Com o crescimento de diferentes escritórios, se mostra cada vez mais importante o desenvolvimento de um serviço de qualidade e personalizado. Para isso, é fundamental que os líderes se atentem a produtividade e eficiência de todos os advogados.
A partir disso, fica evidente a necessidade de uma boa gestão de escritório de advocacia, com foco no controle dos melhores resultados. Desse modo, aumentar as possibilidades de mais rentabilidade, êxito e reconhecimento do escritório.
Para entender mais sobre produtividade e eficiência, preparamos o conteúdo a seguir com diferentes observações sobre o tema. Com isso, confira a importância do controle, os indicadores a serem analisados e como melhorar os resultados do seu escritório.
O que é eficiência e produtividade?
De modo geral, produtividade e eficiência devem caminhar lado a lado. Afinal, juntas elas ajudam a garantir ao profissional ou escritório o melhor alcance em termos de resultados e reconhecimento.
Para isso, entender o que significa cada um desses termos é muito importante. Assim, a produtividade é a tentativa de conseguir realizar pequenas e grandes atividades com o menor custo e tempo possível.
Já a eficiência está diretamente ligada ao tempo de execução. Ou seja, um trabalho eficiente é aquele que é concluído dentro do prazo estabelecido, utilizando dos recursos necessários e sem desenvolver imprevistos.
Portanto, a produtividade e eficiência são pontos essenciais para garantir o trabalho de qualidade prestado dentro de um escritório. Logo, garantir uma boa satisfação aos clientes e prospectar novos e maiores honorários.
Como calcular produtividade e eficiência?
De modo geral, tanto um pequeno como um grande escritório possuem serviços jurídicos e público-alvo bem determinados. Portanto, para obter melhores resultados e honorários é importante desenvolver uma boa produtividade e eficiência.
Entretanto, é válido destacar que a produtividade e eficiência precisam caminhar lado a lado dentro de um escritório. Ou seja, a grande quantidade de casos não deve sobrepor a eficiência dos resultados.
Sendo assim, o equilíbrio entre produtividade e eficiência precisa ser capaz de possibilitar um bom ambiente de trabalho, proporcionando bons resultados e maiores honorários. Por isso, seu controle é fundamental para reduzir custos e gerar mais rentabilidade.
Assim como, expandir o mercado do escritório, aumentando o número de novos clientes, casos e criando uma maior reputação para todos os profissionais envolvidos. Além disso, o trabalho eficiente gera um diferencial competitivo importante perante ao mercado.
Com isso, é papel fundamental de um líder identificar os pontos negativos e positivos de cada advogado e determinar as tarefas ideais para cada um. A partir disso, definir um tempo de execução e proporcionar autonomia a seus liderados.
Quais são as principais dificuldades para se medir a produtividade?
Agora que você já sabe a importância de controlar a produtividade e eficiência do seu escritório, vamos entender alguns indicadores importantes. De modo geral, para atingir a produtividade máxima são necessárias coesão em diferentes fatores.
1. Nível de qualidade
Um dos principais indicadores a serem analisados para entender a produtividade e eficiência de um escritório é o nível de qualidade das entregas. Ou seja, entender as possibilidades reais de cada caso e como eles são finalizados.
A partir dessa iniciativa é possível compreender quais foram as atitudes tomadas por cada profissional ao analisar o caso. Sendo assim, ter uma noção sobre a qualidade do serviço prestado pelo escritório.
2. Entregas no prazo
Outro indicador muito importante para a produtividade e eficiência é se atentar aos prazos e entregas. Afinal, esse controle é fundamental para garantir que as etapas de cada caso tenham o andamento esperado ou adequado.
Desse modo, garantir aos clientes o nível de satisfação esperado mesmo sem a entrega de um resultado final. Para isso, é muito importante que os advogados e outros profissionais tenham um bom conhecimento de cada processo e tarefa.
3. Capacidade de produção
Um terceiro indicador capaz de proporcionar uma visão sobre a produtividade e eficiência é a capacidade de produção do escritório. Para isso, é importante entender bem sobre as possibilidades gerais, analisando a quantidade e qualidade dos profissionais.
Ou seja, identificando dentro do quadro de advogados a produção ideal que o escritório pode ter para não afetar a entrega final a cada cliente. Assim, criar uma rede de planejamento, determinando cada tarefa ao profissional indicado.
Como melhorar a produtividade do escritório?
Depois de conhecer 3 indicadores fundamentais a serem analisados para entender a produtividade e eficiência, vamos conhecer as ações para melhorar os resultados. Para isso, é preciso se atentar principalmente em 4 pontos, são eles:
- Organize as tarefas;
- Desenvolva um planejamento;
- Automatize processos;
- Valorize a comunicação.
1. Organização de tarefas
Para aumentar a produtividade e eficiência de um escritório a organização de tarefas é essencial. Desse modo, cada profissional passa a ter o conhecimento claro sobre as obrigações de curto, médio e longo prazo.
Sendo assim, pode proporcionar aos colaboradores uma maior autonomia de gerir suas atividades, garantindo que eles cumpram os prazos. Além disso, essa estratégia é importante para diminuir erros, ruídos de comunicação e trabalho dobrado.
Ou seja, cada um passa a entender melhor sua função e suas necessidades, podendo se especializar em uma ou mais áreas, além de estimular a troca de conhecimentos.
2. Desenvolvimento de planejamento
O planejamento é um fator-chave para conquistar a produtividade e eficiência desejada dentro do escritório. Portanto, através do planejamento é possível determinar os próximos passos dentro de um processo e principalmente para o escritório.
Com isso, o planejamento deve envolver não só os casos geridos pelo escritório com datas e atualizações como também objetivos a serem cumpridos. Dessa forma, é possível garantir uma gestão de qualidade.
3. Automatização de processos
Certamente uma das principais maneiras de aumentar a produtividade e eficiência de um escritório é o investimento em tecnologia. Com isso, através de softwares de qualidade, como o sistema Taskscore é possível gerir melhor as demandas diárias.
Para isso, a ADVBOX utiliza o Taskscore, capaz de garantir uma maior produtividade e eficiência para os diferentes escritórios. A partir desse sistema é possível ter uma visão ampla sobre o andamento das atividades e garantir maior autonomia a cada profissional.
Desse modo, o escritório passa a ter um funcionamento muito mais eficaz e com menores dificuldades de gestão. Assim, um importante aliado para o desenvolvimento de um melhor ambiente de trabalho, garantir melhores resultados e mais rentabilidade.
4. Boa comunicação interna
Por fim, outro importante fator para alcançar a produtividade e eficiência dentro do escritório é a busca constante pela melhor comunicação interna. Ou seja, garantir que os objetivos e valores dos escritórios sejam passados e entendidos por todos os profissionais.
A partir disso, o papel do líder de motivar e engajar todos os colaboradores se apresenta de maneira muito mais simples. No entanto, a boa comunicação também deve estar presente entre os colaboradores, incentivando a troca de conhecimentos e experiências.
Assim, mesmo em um ambiente competitivo é fundamental que todos estejam focados em desempenhar com qualidade suas funções em busca de um objetivo em comum.
Conclusão
Com todas as informações apresentadas é possível entender a importância da busca constante pela produtividade e eficiência dentro de um escritório. A partir disso, o processo de alcançar melhores resultados e maiores ganhos se torna mais fácil.
Assim, a produtividade e eficiência estão diretamente ligadas a uma boa gestão, que consegue ter conhecimento claro sobre prazos, qualidade e entregas. Desse modo, identificar problemas nesses indicadores ajuda a encontrar possíveis alterações que precisam ser feitas no trabalho diário do escritório.
Além disso, através do conteúdo é possível conhecer também 4 fatores que podem ser fundamentais para a melhora da produtividade e eficiência. Com isso, o investimento em automatização e planejamento ajuda a garantir uma melhor gestão em curto e longo prazo.
