Escritórios dependem de pessoas, cada uma com suas características, bagagem de vida e experiências. Ao envolver esta diversidade de perfis, é necessário que se faça um acompanhamento de produtividade. Assim, detecta e resolve problemas no desempenho da equipe e que possam prejudicar o negócio.
Para entender melhor como funciona e como fazer o acompanhamento de produtividade no seu escritório de advocacia, você confere neste post:
- Qual é o significado de produtividade;
- O que é controle de produtividade;
- Como fazer o acompanhamento de produtividade;
- Como a tecnologia pode ajudar na produtividade;
- Quais são os principais indicadores de produtividade.
Qual é o significado de produtividade?
A produtividade é a relação entre o que se produz, o tempo gasto e os recursos investidos nesse processo.
O conceito parece simples, porém, é bem mais complexo do que isso, pois nem todos os colaboradores são iguais e produzem da mesma forma. Alguns produzirão mais do que outros e cada um tem seu próprio tempo para concluir o trabalho com sucesso.
Entretanto, isso não significa que um colaborador é melhor do que outro, mas sim que as características diferenciadas deles precisam conviver dentro de um processo produtivo, desde que o resultado final do trabalho seja positivo.
O que é controle de produtividade?
O controle ou acompanhamento de produtividade vai garantir justamente esse resultado final positivo, considerando a diversidade de perfis de colaboradores.
A ferramenta vai acompanhar e avaliar o desempenho e rendimento da equipe em sua jornada de trabalho e como eles afetam a empresa como um todo.
Essa ferramenta identifica os acertos, as falhas e os pontos a melhorar no grupo. Ou seja, ela permite que se compreendam os problemas que precisam de solução e que se identifiquem os aspectos positivos que devem se incentivar, elevando a qualidade da gestão.
O acompanhamento de produtividade torna-se um grande diferencial para um escritório de advocacia, pois por meio de métodos e tecnologias é possível identificar o que influencia o dia a dia dos colaboradores, seja de forma negativa ou positiva.
Por outro lado, é importante ter em mente que a empresa deve ter limites para fazer esse acompanhamento para que não cause constrangimentos ao colaborador e à equipe.
Como fazer o acompanhamento de produtividade?
São inúmeras as ferramentas tecnicas e tecnologias para realizar o controle e monitoramento de produtividade em seu escritório. Em primeiro lugar, entre as técnicas, é importante definir metas, pois com elas é possível medir se o escritório está atingindo ou não o que se estabeleceu.
Estabelecer prioridades para as tarefas também ajuda muito no controle produtivo . Apostar em níveis de prioridade para cada demanda que chega no escritório é uma forma de organizar o trabalho entre os colaboradores e atingir os objetivos da empresa.
A técnica de liderança faz a diferença no monitoramento, pois o líder consegue fazer a leitura da produtividade da equipe, identificando onde é possível realizar melhorias. Ele ouve o colaborador e oferece feedbacks construtivos no sentido de melhorar a produtividade.
Aliás, a cultura de feedbacks é uma das técnicas muito importantes para o controle da produtividade. O diálogo transparente e aberto entre empresa e funcionário garante uma relação mais humanizada e um aumento da produtividade.
Outra técnica interessante é estabelecer horários em que o colaborador não atenderá nem telefonemas nem os colegas, o que em um escritório de advocacia, devido à complexidade e profundidade do trabalho, pode ser uma boa alternativa para o controle da produtividade.
Por fim, uma técnica que ajuda no monitoramento da produtividade é o uso de agendas no dia a dia, sejam virtuais ou físicas. Com elas, o colaborador pode definir suas atribuições futuras e otimizar o aproveitamento do seu tempo.
Uma dica importante é lembrar que reuniões não são a chave do sucesso no controle da produtividade. Às vezes, basta um telefonema ou e-mail para resolver problemas simples. No entanto, caso precise fazer a reunião, a pauta deve ser objetiva e clara para todos.
Como a tecnologia pode ajudar na produtividade?
Mas não são apenas as técnicas que vão oferecer um melhor acompanhamento de produtividade no seu escritório. As tecnologias melhoraram esse monitoramento também. Nesse sentido, os softwares, tanto pagos quanto gratuitos, despontam como ferramentas fundamentais.
Eles podem organizar e agendar as tarefas, controlar o ponto digital, compartilhar diversos arquivos, administrar melhor o tempo, melhorar a comunicação, entre outras facilidades que ajudam no monitoramento da produtividade do time e aumentam a lucratividade da empresa.
1. Trello
Ferramentas como o Trello, por exemplo, organizam e separam as tarefas, permitindo que os escritórios verifiquem como a equipe lida com metas e tarefas estipuladas. Com isso, seu escritório consegue gerenciar tanto equipes – presenciais e remotas – quanto os projetos.
2. Genyo
Já a tecnologia Genyo faz o controle do ponto digital para o acompanhamento de produtividade. Plataforma respaldada pelo Governo brasileiro, ela automatiza horas-trabalhadas, intervalos e horas-extras, demonstrando como cada colaborador gerencia melhor o seu tempo.
3. Evernote
O agendamento de tarefas também ajuda bastante, tendo na ferramenta Evernote um destaque nesse sentido. A tecnologia pode ser instalada até mesmo em smartphones e facilita, dessa forma, a lembrança de compromissos importantes.
4. Google Drive
Muito conhecido, o Google Drive traz benefícios para o trabalho no escritório, e, consequentemente, para o controle da produtividade. Com ele, é possível criar e compartilhar entre os colaboradores diversos arquivos. O resultado é a economia de tempo, a atualização de dados e a integração da equipe.
5. Skype
A melhoria da comunicação vem com ferramentas também já conhecidas nos escritórios, como, por exemplo, o Skype. Ele possibilita realizar reuniões on-line, ligações e trocas de mensagens textuais. Com isso, a comunicação se torna mais fácil, facilitando, além disso, o controle da produtividade.
6. Rescue Time
Por fim, com as atividades cada vez mais ligadas ao mundo digital, o Rescue Time é um software que ajuda a controlar o tempo despendido pelo colaborador na internet, evitando as distrações na navegação por sites e redes sociais e colaborando para o acompanhamento de produtividade.
7. Software Jurídico
Ainda que as tecnologias apresentadas acima sejam extremamente úteis, é inegável que a melhor opção é um sistema que agregue as diversas funcionalidade necessárias.
Nesse sentido, os softwares jurídicos se destacam como ótimas alternativas para o gerenciamento da produtividade jurídica. Contudo, é importante analisar as diversas opções disponíveis para definir qual atende melhor às necessidades do seu escritório.
Verifica-se que as tecnologias são aliadas importantes nesse monitoramento, entretanto, elas devem vir sempre acompanhadas do trabalho dos líderes, pois eles também são agentes importantes nesse controle.
Quais são os principais indicadores de produtividade?
Os indicadores de produtividade são parâmetros importantes para esse controle.
Por meio deles, os líderes podem avaliar as performances dos colaboradores de maneira justa e identificar oportunidades ou falhas na empresa. Tempo, qualidade do trabalho e cumprimento de metas estão entre as variáveis consideradas nos indicadores.
Existem muitos indicadores que podem controlar a produtividade, mas para escolher o mais adequado, os líderes precisam conhecer bem seu segmento e seus colaboradores.
Entre os principais indicadores e que podem ser muito bem aplicados em escritórios de advocacia estão: os de qualidade, estratégicos e de capacidade. Confira no que consistem tais indicadores:
- Indicadores de qualidade: esses indicadores mensuram se as metas estipuladas foram atingidas. É um dos principais tipos de indicadores de desempenho de processo;
- Indicadores estratégicos: este indicador cruza as metas estabelecidas na estratégia com os resultados alcançados. Assim, é possível verificar se a estratégia deve continuar ou deve ser revista;
- Indicadores de capacidade: com eles é possível avaliar se as metas foram atingidas ou superadas no tempo proposto. Esses dados também permitem avaliar se é viável exigir mais do grupo.
Você verificou até aqui que fazer o acompanhamento de produtividade por meio de técnicas e tecnologias é importante para a sobrevivência da empresa. Mas, antes de tudo, é preciso alinhar os fatores de controle adequados para um escritório de advocacia para que os resultados sejam precisos.
