A Matriz de Eisenhower é uma das técnicas de produtividade mais conhecidas do mundo. Inclusive, ela é perfeitamente aplicável em equipes jurídicas e na rotina de profissionais autônomos da área do Direito.
Embora existam diversos métodos, esse é um dos que mais ajuda as pessoas a definirem as suas prioridades no dia a dia e a organizar o seu tempo. Por isso, é uma das mais “queridas” por quem deseja melhorar a produtividade.
Nesse artigo, você aprenderá sobre a Matriz de Eisenhower e verá como ela pode contribuir para melhorar a produtividade no escritório. Acompanhe!
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma técnica de produtividade criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Trata-se de uma ferramenta elaborada para priorizar tarefas e orientar processos de tomada de decisão, sejam pessoais ou dentro de organizações.
Esse método contribui para categorizar as atividades que devem ser realizadas de acordo com 2 critérios básicos: urgência e importância.
Então, o intuito dele é priorizar tarefas importantes e urgentes, contribuindo para evitar que você perca tempo com atividades desnecessárias. Assim, é possível realizar uma triagem dos seus afazeres e gerenciar melhor o seu tempo, focando no que realmente é importante.
Cabe deixar claro desde o início que as tarefas consideradas importantes são as que têm relação com o alcance de uma meta ou objetivo. Por outro lado, as urgentes estão ligadas ao prazo que elas têm para a sua finalização.
Tendo isso em vista, você deve utilizar a Matriz de Eisenhower para organizar a sua rotina, separar as suas atividades e priorizá-las em grau de importância e urgência. Dessa forma, é possível realizar uma gestão de tempo eficiente e melhorar a produtividade.
Para que serve a Matriz de Eisenhower?
Conforme mencionado anteriormente, a Matriz de Eisenhower serve para organizar os afazeres e utilizar o tempo nas atividades que realmente importam. Assim, você usa o seu foco e a sua energia primeiro nas tarefas importantes e urgentes, deixando para o final as de menor interesse para alcançar as suas metas e objetivos.
Embora ela seja muito utilizada em ambientes corporativos e profissionais, esse método pode ser aplicado para tarefas pessoais e domésticas, contribuindo para a organização de sua agenda pessoal.
Diante disso, é possível ganhar em produtividade, pois evita-se a falta de foco e a realização de afazeres desnecessários.
Em suma, a Matriz de Eisenhower serve para:
- Organizar as atividades conforme a urgência e a importância de cada uma;
- Garantir clareza nas atividades;
- Resolver possíveis imprevistos e problemas que surgem no dia a dia;
- Melhorar a produtividade;
- Manter o dia a dia organizado;
- Tornar a execução de processos mais ágil;
- Diminuir o tempo de tomada de decisões;
- Otimizar processos;
- Garantir foco no que realmente importa.
Importante ter em mente que esse método pode ser usado para planejar tarefas diárias, semanais e mensais. Ademais, é possível aplicá-lo em todos os setores do escritório, tanto de forma coletiva ou individual.
Quais são os benefícios da Matriz de Eisenhower?
Utilizar a Matriz de Eisenhower no escritório pode trazer muitos benefícios para as equipes e o desempenho individual de cada um dos colaboradores. Veja abaixo alguns dos benefícios deste método de produtividade!
Melhora o lucro
Esse método serve para priorizar tarefas importantes e urgentes na equipe. Ao utilizar o tempo e os esforços no que realmente traz resultados para o escritório, é possível verificar uma melhora significativa no lucro.
Aumenta a produtividade
A Matriz de Eisenhower mantém os trabalhadores focados nas tarefas importantes, o que contribui para a melhora na produtividade. Utilizar esse método permite maior clareza e organização das atividades, evitando-se, assim, que imprevistos ou atividades não essenciais prejudiquem a performance dos trabalhadores.
Contribui para tornar os colaboradores mais eficientes
Trabalhadores mais produtivos são mais eficientes em seus trabalhos e funções. Isso aumenta a satisfação profissional, o que é fundamental para manter os bons talentos e se destacar dos concorrentes.
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Quais são as vantagens desse método de produtividade?
A principal vantagem da Matriz de Eisenhower é que ela é muito eficiente para organizar o tempo e a agenda do dia, semana ou mês. Desse modo, é possível manter a rotina em ordem e direcionar o foco no que importa.
Outrossim, trata-se de uma técnica de fácil aplicação. Não é preciso adquirir ferramentas para isso. Inclusive, é possível utilizar apenas papel e caneta, se desejar.
Ela é interessante para gerenciar o tempo com qualidade e definir prioridades. Logo, contribui para reduzir o estresse, a ansiedade e a desenvolver critérios para separar as suas obrigações.
Quais são as desvantagens?
Por outro lado, a desvantagem da Matriz de Eisenhower é a dificuldade de determinar o grau de importância e urgência das tarefas de maneira precisa. Esse é talvez o principal obstáculo para as pessoas. Diante de uma imensidão de tarefas que parecem ser importantes ou urgentes, como saber o que priorizar?
Outro problema é em relação aos imprevistos. Nem sempre é possível lidar imediatamente com todas as questões urgentes que surgem sem comprometer a agenda e a execução de outras tarefas importantes.
Como distinguir as tarefas importantes das urgentes?
A princípio, muitos podem acreditar que urgência e importância são sinônimos. Afinal, se algo é urgente, parece ser importante realizá-lo o quanto antes. Entretanto, os termos possuem diferenças.
É fundamental distingui-los, principalmente no momento de aplicá-los na Matriz de Eisenhower. Somente assim é que você consegue identificar tarefas que exigem atenção imediata das que podem ser resolvidas em outro momento ou até delegadas a terceiros.
Veja abaixo como distinguir cada uma delas.
Tarefas urgentes
As tarefas urgentes demandam atenção imediata. Ou seja, quando algo é urgente, é preciso executá-lo o quanto antes. Isso porque, se for deixado para um momento posterior, pode acarretar em prejuízos.
Tratam-se de tarefas que não se pode evitar e, quanto mais adiar o prazo, maior a pressão psicológica para realizá-las.
Exemplos de tarefas urgentes seriam:
- Consertar um determinado equipamento essencial para o trabalho;
- Cumprir prazos judiciais;
- Concluir uma peça processual com prazo de última hora, etc.
Ou seja, essas atividades possuem um prazo para serem finalizadas. Se somente você puder realizá-las, faça-as imediatamente. Caso qualquer pessoa possa resolvê-las, avalie a possibilidade de delegá-las.
Tarefas importantes
Por outro lado, as tarefas importantes podem não exigir cumprimento imediato. Contudo, elas são fundamentais para o escritório alcançar as metas de longo prazo.
Lembre-se que o fato delas não serem urgentes não as caracteriza como menos importantes! É preciso entender quais atividades realmente são essenciais para alcançar os resultados que pretende.
Alguns exemplos de tarefas importantes podem ser:
- Estabelecer contatos profissionais para criar uma base de parcerias;
- Realizar análise de processos internos;
- Estruturar uma estratégia de marketing jurídico nas redes sociais, etc.
Ou seja, elas são fundamentais para o sucesso do negócio, mesmo que não tenham um prazo determinado.
Somente quando souber distinguir as tarefas urgentes e importantes é que você pode separá-las nos 4 quadrantes da Matriz de Eisenhower. Confira no próximo tópico quais são eles!
Como é dividida a Matriz de Eisenhower?
Ter uma lista de tarefas pode deixar toda pessoa ansiosa e se sentindo pressionada. A Matriz de Eisenhower surge como uma solução para separar essas atividades, melhorando a organização e a gestão do tempo.
Para categorizar as demandas, o presidente estadunidense criou o conceito dos quadrantes, separando-as em: fazer, agendar, delegar ou eliminar. Então, a Matriz de Eisenhower possui 4 quadrantes. São eles:
- É importante e urgente: faça;
- É importante, mas não é urgente: agende;
- Não é importante, mas é urgente: delegue;
- Não é importante e nem urgente: elimine.
Veja abaixo uma explicação sobre cada um dos quadrantes.
Quadrante 1: fazer
Nesse primeiro quadro, você deve colocar as tarefas que são urgentes e importantes. Quando uma demanda precisa ser feita de imediato sob pena de acarretar prejuízos para as suas metas e objetivos, coloque-as nesse quadrante. Geralmente, são as que estão em primeiro plano, causando estresse na equipe.
Quadrante 2: agendar
Aqui, coloque as tarefas que são importantes, mas que não são urgentes. Mesmo que elas não precisem ser executadas de imediato, elas têm impacto significativo nas suas metas a longo prazo.
Por isso, são importantes, mas podem ser agendadas para um outro momento. Evite a procrastinação, pois isso pode prejudicar os seus resultados.
O ideal é realizá-las logo após finalizar as tarefas do primeiro quadrante. Você pode hierarquizá-las em grau de importância ou dificuldade, por exemplo, e utilizar outras técnicas para executá-las, como a do Pomodoro ou do Princípio de Pareto.
Quadrante 3: delegar
No terceiro quadro, você coloca todas as tarefas urgentes, mas que não são importantes. Embora precise concluí-las de imediato, elas não afetam os seus objetivos e metas a longo prazo.
Como elas não exigem habilidades específicas, você pode delegá-las para outros membros da equipe ou profissionais freelancers, por exemplo.
Vale lembrar que delegar tarefas é uma maneira eficiente de gerenciar o tempo e a carga de trabalho.
Quadrante 4: eliminar
Por último, após verificar a lista de tarefas e distribuí-las entre os 3 primeiros quadros, utilize este último para colocar as que sobraram, que provavelmente são as tarefas que não são nem urgentes e nem importantes.
Tais atividades apenas atrapalham a realização de suas metas. Mesmo que pareçam interessantes, elas não agregam no resultado final.
A Matriz de Eisenhower é apenas 1 dos métodos de produtividade que existem. Outros bastante conhecidos são: Pomodoro, Get Things Done, KanBan, dentre outros. Quer conhecer outras técnicas que podem melhorar a sua produtividade? Confira o vídeo abaixo!
Quais ferramentas podem ajudar a construir a Matriz de Eisenhower?
Embora seja possível realizá-la de forma manual em um papel, existem algumas ferramentas que possibilitam criar a Matriz de Eisenhower.
Além de poder utilizar o próprio Google Sheets ou as planilhas Google, muitos recorrem a aplicativos como o Trello e o Asana.
O ideal é testar as possibilidades e utilizar a que mais agradar a você, se trabalhar sozinho, ou a equipe, se trabalhar em um escritório. Dentre as alternativas, o Trello, por exemplo, é gratuito e possui diversas funcionalidades. Além de possibilitar a separação das tarefas em quadros, ele permite, por exemplo, atribuir cores às tarefas, o que pode ajudar a identificar o que é importante e urgente.
Lembre-se que a tecnologia pode ser a sua aliada na organização e gestão de tempo. Sendo assim, busque usar uma ferramenta para fazer a Matriz de Eisenhower em vez de fazer tudo manualmente, pois acaba sendo muito mais eficaz.
Enquanto você lê esse artigo, aproveite e já reserve um tempo para ver outros posts que podem melhorar a produtividade no escritório!
- Produtividade pessoal: veja 7 passos para conseguir aumentá-la!
- Ferramentas de produtividade: descubra algumas delas!
- Causas da improdutividade: entenda quais são e como evitar!
4 dicas para usar a Matriz de Eisenhower com eficiência!
Para aplicar esse método de produtividade de forma eficiente, confira as dicas abaixo!
1. Separe tarefas pessoais das profissionais
Muitas pessoas costumam utilizar uma mesma agenda para adicionar as tarefas pessoais e as demandas relacionadas ao trabalho.
Uma dica para manter os afazeres em ordem é fazer uma lista apenas com as atividades pessoais e outra com as demandas relacionadas ao escritório. Desse modo, você foca nas tarefas profissionais no horário de trabalho e realiza as atividades pessoais antes ou após isso.
2.Primeiro elimine, depois priorize
Embora você possa preencher os 4 quadrantes na ordem deles, é possível também iniciar a organização das tarefas pelo último quadro. Ou seja, você pode analisar as suas tarefas e, logo de início, definir as que devem ser eliminadas. Assim, as que sobrarem, coloque-as em cada um dos outros 3 quadrantes.
3.Limite as tarefas em cada quadrante
Para evitar desorganização e ansiedade por causa da grande quantidade de tarefas, uma sugestão é limitar um determinado número de tarefas por quadrante.
Assim, você evita se sobrecarregar e não se perde no momento de ranqueá-las. Evite adicionar muitas atividades por dia. Dessa forma, você pode comprometer a qualidade ou ficar estressado pela alta carga de trabalho.
4. Combine outros métodos de produtividade
A Matriz de Eisenhower é uma das mais interessantes para definir o grau de urgência e importância das suas tarefas. Contudo, você pode utilizar outros métodos de produtividade, como o Pomodoro, para gerenciar o tempo que usa para executar cada uma das suas demandas.
Desse modo, você evita ficar muito tempo em uma mesma tarefa e organiza melhor o seu tempo.
Em síntese, a Matriz de Eisenhower é uma das técnicas de produtividade que os gestores de equipes ou os próprios colaboradores individualmente podem aplicar para melhorar os resultados coletivos e individuais. Além de ajudar na produtividade, contribui para a organização e clareza. Por isso, se fizer sentido para o escritório, aplique esse método para conseguir fazer o negócio crescer ainda mais!
Por último, aproveite para conhecer e entender o círculo vicioso da improdutividade!
