Em um mundo cada vez mais orientado por dados, a capacidade de analisar e interpretar informações tornou-se uma ferramenta valiosa para empresas em busca de crescimento e eficiência.
A ADVBOX, sempre preocupada com a inovação do campo jurídico, reconhece essa necessidade e, por meio do sistema Taskscore, busca desvendar os padrões ocultos no comportamento de seus clientes.
Sendo assim, esse artigo explora uma pesquisa recente realizada pela ADVBOX, a qual mergulha profundamente nos dados de 2.128 clientes registrados ao longo de 2023.
A pesquisa teve como objetivo não apenas entender o uso do sistema Taskscore, mas também identificar tendências e oportunidades para otimizar o serviço oferecido.
Assim, é possível compreender a relação existente entre o uso do Sistema de Pontuação por Tarefas, também chamado de Taskscore, e os resultados positivos obtidos pelos escritórios de advocacia.
Este estudo não é apenas um testemunho do compromisso da ADVBOX com a transparência e a melhoria contínua, mas também uma janela para o potencial inexplorado que reside nos dados.
Ao abraçar a complexidade e as nuances dos números, a ADVBOX está pavimentando o caminho para um futuro mais informado e estratégico para si e para seus clientes.
O que é Taskscore?
O Taskscore é um sistema que oferece uma solução abrangente para a gestão de tarefas e produtividade em escritórios de advocacia.
Ele permite que os usuários acompanhem o progresso das tarefas, priorizem atividades e avaliem o desempenho com base em métricas objetivas.
Assim, ao integrar análises detalhadas e feedback em tempo real, o Taskscore ajuda a otimizar processos, aumentar a eficiência e promover uma cultura de transparência e responsabilidade dentro das organizações jurídicas.
Desse modo, o primeiro fato que é relevante de se destacar é que, de acordo com o estudo, a utilização ativa do Taskscore afeta positivamente diversos aspectos dos escritórios observados.
Por exemplo, os tópicos a seguir observam quatro aspectos fundamentais para o bom funcionamento de um escritório de advocacia:
- Número de colaboradores;
- Receita;
- Produtividade;
- Número de processos ativos.
Com base nesses fatores é possível analisar a saúde dos escritórios e saber o que é preciso modificar ou manter para que se alcance as metas estabelecidas.
Acompanhe a seguir o detalhamento de cada um deles!
1. Uso da Pontuação por Tarefas x Número de colaboradores
O tamanho da equipe de um escritório de advocacia é fator fundamental para o seu crescimento. Afinal, não é possível escalar a produção sem que haja mão de obra apta a realizá-la.
Por outro lado, uma equipe numerosa se torna um desafio para o gestor. Quanto mais pessoas a se gerenciar, maior a demanda de atenção do profissional. Dessa forma, é fundamental que se utilize ferramentas que otimizem o dia a dia profissional.
Com o sistema de Pontuação por Tarefas, por exemplo, o gestor é capaz de visualizar toda a produção jurídica ao mesmo tempo que dá liberdade para que seus colaboradores atuem.
O resultado, como fica evidente no Gráfico 01, é que quanto mais se utiliza a Pontuação por Tarefas, maior a capacidade de administrar uma equipe numerosa.
Em outras palavras, os escritórios que aproveitam todas as funcionalidades do Taskscore são os que estão mais propensos a terem equipes com mais de 21 integrantes.
2. Uso da Pontuação por Tarefas x Receita
Por outro lado, temos a relação entre o uso da Pontuação por Tarefas e a receita gerada pelo escritório.
Ou seja, para ter mais receita é necessário um maior número de colaboradores na equipe para que o escritório possa produzir mais. Contudo, apenas ter mais colaboradores não é sinônimo de sucesso se não for possível realizar uma gestão eficaz.
O que a pesquisa realizada foi capaz de demonstrar é que existe uma tendência entre a utilização efetiva da Pontuação por Tarefas e o aumento de receita do escritório.
Como pode ser observado no Gráfico 02, os escritórios que não utilizam a Pontuação por Tarefas não ultrapassam a barreira de R$ 1.000.000,00 de receita, e mesmo os que passam de R$ 300.000,00 representam menos de 6% do total.
Por outro lado, mais de 50% dos hard users ultrapassam os R$ 300.000,00 de receita e quase 20% ficam acima de R$ 1.000.000,00.
Isto é, quanto mais se aposta em sistemas inovadores de gestão, maiores as chances de um escritório de advocacia gerar cada vez mais receita.
3. Uso da Pontuação por Tarefas x Produtividade
Em terceiro lugar temos a relação entre o Uso da Pontuação por Tarefas e a produtividade dos colaboradores da equipe.
Aqui, cabe chamar a atenção para dois fatores:
- A produtividade é medida de acordo com o número de processos ativos que cada colaborador tem sob sua responsabilidade;
- Ou seja, ela está relacionada diretamente à quantidade de colaboradores ativos e à receita do escritório, fatores observados nos tópicos anteriores.
Assim, percebemos aqui uma relação direta entre a utilização da Pontuação por Tarefas e a melhoria nos critérios avaliados.
É fácil observar que escritórios que dão maior foco à gestão a partir do Taskscore são capazes de ter uma produção jurídica mais efetiva, com cada colaborador conseguindo executar um maior número de tarefas nos processos que estão sob sua responsabilidade.
Em um primeiro momento, pode parecer que isso não tem relação com a qualidade da produção executada pelo escritório, contudo, quando observamos o Gráfico 02 percebemos que ele se alinha diretamente ao Gráfico 03.
Em outras palavras, os escritórios que apresentam maior produtividade geram mais receita.
4. Uso da Pontuação por Tarefas x Número de processo ativos
Por fim, vale a pena considerar o número de processos ativos que um escritório consegue manter.
Afinal, se o mercado da advocacia se assemelha cada vez mais a uma indústria, os processos podem ser entendidos como a matéria-prima que dá corpo à produção.
Assim, da mesma forma que já foi observado nos tópicos anteriores, os escritórios que mais utilizam a Pontuação por tarefas são aqueles que melhor têm condições de manter uma produção elevada, ou seja, contam com um número maior de processos ativos, como pode ser visto no Gráfico 04.
Por exemplo, 25% dos escritórios analisados que não utilizam o sistema possuem menos de 100 processos ativos, enquanto entre aqueles que utilizam de forma aprofundada esse percentual é de apenas 0,4%.
Por outro lado, mais de 55% dos escritórios que fazem uso total do Taskscore possuem mais de 1.000 processos ativos. Isto é, há um aumento de mais de 10 vezes no total do escopo de produção.
Em outras palavras, escritórios que fazem uso intenso da Pontuação por Tarefas têm 10 vezes mais chances de obterem resultados positivos.
Dessa forma, após observarmos os dados apresentados nos 4 tópicos acima, percebemos que uma relação estável entre o número de colaboradores, a receita, a produtividade e o número de processos ativos, é o que torna um escritório saudável e apto ao crescimento.
Além disso, a utilização do Taskscore é a maneira mais eficaz de otimizar o alinhamento entre esses 4 fatores.
Isto é, utilizar o Taskscore de maneira intensiva é apostar no sucesso do seu escritório de advocacia em um mercado jurídico cada vez mais complexo e competitivo!
Como medir a produtividade dos colaboradores?
Para exemplificar ainda mais a relação entre o tamanho da equipe jurídica de um escritório e o seu crescimento apresentaremos a seguir dois gráficos que explicitam essa constante.
1. Número de colaboradores x Receita
Dentre os escritórios analisados fica claro que existe uma relação direta entre o tamanho do time do escritório e a sua capacidade de geração de receita.
Por exemplo, escritórios que contenham apenas 1 ou 2 colaboradores representam apenas 0,1% do grupo que alcançou uma receita maior que 2,5 milhões, enquanto 33% dos escritórios com mais de 21 pessoas na equipe alcançaram esse mesmo patamar.
Se observarmos o Gráfico 05 de maneira inversa, também somos capazes de perceber que mais de 80% dos escritórios com equipe com 2 ou menos membros não foram capazes de ultrapassar a receita de R$ 20.000,00.
2. Número de colaboradores x Número de processos ativos
Por outro lado, como já era de se esperar, escritórios com uma equipe mais robusta possuem uma massa de processos mais sólida.
Claro que esse é um resultado bastante óbvio, afinal, quanto mais pessoas, mais trabalho é possível de se realizar. Contudo, chama atenção o abismo existente entre as duas realidades.
Como se pode observar no gráfico Gráfico 06, mais de 90% dos escritórios que possuem mais 1.000 processos ativos contam com mais de 21 colaboradores em sua equipe. Além disso, quase 50% dos escritórios com no máximo 2 colaboradores não conseguem ultrapassar 100 processos ativos.
Em outras palavras, é sempre bom lembrar que quanto maior a capacidade de administrar proativamente um grande número de processos, maior a receita gerada pela banca jurídica.
Por fim, também é importante lembrar o que já foi explicitado anteriormente: escritórios que utilizam a Pontuação por Tarefas tendem a ter mais colaboradores. Isto é, existe uma relação direta entre a utilização da Pontuação por Tarefas e a rentabilidade positiva de um escritório!
Quais os fatores de produtividade?
Por fim, é importante visualizar como os fatores apresentados até aqui interagem com a produtividade das equipes jurídicas.
Para realizar essa averiguação se utilizou a seguinte equação: (Número de processos ativos ÷ Número de colaboradores). Ou seja, escritórios mais produtivos são aqueles em que cada membro da equipe é capaz de ser responsável por um maior número de processos simultaneamente.
Assim, cabe salientar que para que isso seja possível é preciso estar munido de ferramentas que possibilitem esse fluxo de trabalho sem que isso exija um esforço maior do que a equipe é capaz de lidar.
Desse modo, salientamos novamente que todos os escritórios analisados são clientes ADVBOX e, em sua maioria, fazem uso efetivo do Sistema de Pontuação por Tarefas. Inclusive, como já foi demonstrado anteriormente, aqueles que o fazem apresentam sempre os melhores resultados.
1. Produtividade x Uso da pontuação por tarefas
Entre os escritórios analisados fica evidente que aqueles que não fazem uso do sistema Taskscore apresentam os piores resultados de produtividade. Em 49% desse grupo, os colaboradores são responsáveis por menos de 50 processos cada um.
Não é difícil compreender que, ao não utilizar o sistema, os colaboradores estão menos preparados para lidar com a demanda de tarefas oriundas de cada processo.
Ou seja, a falta de otimização no fluxo de trabalho torna mais desgastante o dia a dia e limita a capacidade produtiva da equipe.
2. Produtividade x Número de colaboradores
Para confirmar o que se observou até agora, é interessante observar também a relação existente entre o tamanho da equipe de um escritório jurídico e sua produtividade.
Contudo, frisa-se que não se trata apenas de um crescimento contínuo de produtividade conforme o número de colaboradores aumenta, o que já seria esperado, mas sim que existe crescimento cada vez mais elevado conforme o volume de profissionais dedicados.
Ou seja, quanto maior o time jurídico, mais processos ativos por colaborador.
Entende-se que equipes mais volumosas são capazes de organizar fluxos de trabalhos melhor definidos, o que otimiza a produção e a sua qualidade.
Entretanto, esse passa a ser um desafio para os gestores. Afinal, equipes maiores requerem mais demandas gerenciais.
Assim, novamente se chama a atenção para a importância da utilização de ferramentas que possibilitem o gerenciamento eficaz, como a Pontuação por Tarefas.
É interessante observar que, ao possibilitar a autogestão, o Taskscore facilita o trabalho do gestor, uma vez que os próprios colaboradores são capazes de organizar seu fluxo próprio de trabalho, sem que seja necessário a sua atenção total.
3. Produtividade x Receita
Como já foi observado anteriormente, a capacidade de geração de receita de um escritório está diretamente ligada à produtividade da sua equipe.
De acordo com o Gráfico 09, 33,3% dos escritórios com alta produtividade possuem uma receita estimada em mais 2,5 milhões. Por outro lado, quase 40% dos escritórios com baixa produtividade não ultrapassam R$ 20.000,00 de receita.
Ou seja, a chance de um escritório com baixa produtividade ter problemas financeiros e não conseguir alcançar uma margem interessante de lucro é altíssima, enquanto escritórios com alta produtividade podem adquirir facilmente uma receita que supere as expectativas.
4. Produtividade x Processo ativos
O último dado aqui apresentado diz respeito à relação entre produtividade e quantidade de processos ativos, o que, como já mencionado diversas vezes, está intimamente ligado ao sucesso operacional de um escritório.
Este é um dos gráficos que traz mais claramente a divisão existente entre alta e baixa produtividade.
Por um lado, temos quase 85% dos escritórios com alta produtividade com mais de 1.000 processos ativos. Já por outro lado, 97% dos escritórios com baixa produtividade não conseguem ultrapassar os 100 processos ativos.
Assim como demonstrado no tópico anterior, o último grupo está em um situação muito delicada e enfrentará diversos problemas em um futuro próximo caso não tomem medidas para melhorar sua produtividade.
Pontuação por Tarefas e o sucesso dos escritórios de advocacia!
Ter ferramentas que auxiliem tanto na gestão jurídica quanto no fluxo de produção é fundamental para que um escritório de advocacia alcance o sucesso almejado.
Ou seja, a Pontuação por Tarefas é um excelente aliada nessa missão, afinal, ela foi desenvolvida para proporcionar tanto aos gestores quanto aos colaboradores um dia a dia profissional otimizado e capaz de alavancar os seus resultados.
Como ficou evidente nos dados apresentados até aqui, não é possível atingir o sucesso no mercado jurídico sem que todos os patamares estejam alinhados e funcionando perfeitamente.
Além disso, desconsiderar qualquer um desses aspectos traz consequências muito negativas até mesmo para a continuidade do funcionamento da atividade jurídica de um escritório.
Portanto, aplique o Sistema de Pontuação por Tarefas na sua banca jurídica e descubra a transformação agora mesmo!
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