Os avanços tecnológicos estão cada vez mais presentes no ambiente de trabalho, possibilitando maior eficiência em diferentes setores. No ambiente jurídico saber como fazer assinatura digital pode ser uma ótima maneira de aumentar a produtividade do escritório.
Isso porque, processos mais ágeis tendem a acelerar as diferentes etapas que envolvem o meio jurídico. Assim, além das assinaturas, a tecnologia pode estar presente na otimização de tarefas, gestão de qualidade e outras iniciativas.
Mas o que exatamente é a assinatura digital e como ela pode beneficiar os profissionais e os escritórios de advocacia? Neste artigo, vamos explorar tudo o que você precisa saber sobre o tema e porque ela se tornou uma ferramenta indispensável para a advocacia. Confira!
O que é assinatura digital?
De modo geral, a assinatura digital é uma tecnologia que permite aos usuários assinarem documentos de forma eletrônica, substituindo as assinaturas manuscritas tradicionais.
Para isso, tem como base técnicas criptográficas avançadas, que tem o objetivo de garantir a segurança e a validade dos documentos assinados.
Ao contrário das assinaturas manuscritas, que podem ser facilmente falsificadas ou adulteradas, a alternativa digital oferece um nível muito mais alto de segurança e autenticidade.
Isso ocorre porque a assinatura digital é vinculada a um certificado exclusivo, que é emitido por uma Autoridade de Certificação confiável.
Com isso, ela funciona para verificar a identidade do signatário e garantir que o documento não tenha sido adulterado desde a assinatura.
Além disso, a assinatura digital tem proteção por criptografia, garantindo que as informações contidas no documento sejam codificadas de forma a torná-las praticamente impossíveis de serem interceptadas por terceiros.
Vale destacar também que cada assinatura digital tem acompanhamento por metadados que registram informações como a hora e a data da assinatura, o endereço IP do signatário e o certificado digital utilizado.
Logo, permite que as partes envolvidas possam verificar a autenticidade da assinatura e rastrear qualquer atividade suspeita.
Em resumo, a assinatura digital oferece uma forma segura, conveniente e eficiente de assinar documentos eletronicamente, eliminando a necessidade de papel e simplificando os processos de negócios.
Por isso, a utilização é ampla em uma variedade de setores, incluindo o jurídico, financeiro, governamental e comercial, com reconhecimento legalmente e validação em muitas jurisdições ao redor do mundo.
Por que saber como fazer assinatura digital?
Depois de entender o que é a assinatura digital, compreender seus benefícios para o ambiente jurídico é ainda mais simples. Certamente, com a proteção por criptografia os documentos, torna-se extremamente difícil para qualquer pessoa alterá-los ou falsificá-los.
Isso garante a maior autenticidade e segurança dos documentos, proporcionando tranquilidade tanto para os advogados quanto para seus clientes.
Além disso, com a assinatura digital os advogados e clientes podem assinar documentos instantaneamente, de qualquer lugar do mundo, economizando tempo e reduzindo custos operacionais.
Essa alternativa é essencial para agilizar etapas e garantir processos mais eficientes, proporcionando a produtividade máxima no escritório de advocacia.
Portanto, facilita a colaboração entre advogados, clientes e outras partes envolvidas em um caso. Afinal, os documentos podem ser compartilhados eletronicamente e assinados de forma rápida e eficiente, eliminando a necessidade de enviar cópias físicas de um lado para o outro.
A maioria das jurisdições reconhece a validade jurídica da assinatura digital, desde que seja utilizada uma tecnologia confiável que cumpra os requisitos legais.
Isso significa que os advogados podem assinar contratos, petições e outros documentos importantes digitalmente, sem se preocupar com questões de conformidade legal.
Em paralelo a todos esses benefícios, reduzir o uso de papel é uma preocupação cada vez maior para muitos escritórios de advocacia. Assim, ao adotar a assinatura digital, os advogados podem fazer sua parte para reduzir o consumo de papel e minimizar o impacto ambiental de suas operações.
Por fim, a alta competitividade no setor jurídico faz com que escritórios e profissionais desenvolvam gestões cada vez mais eficientes. Ou seja, encontrar alternativas aliadas à tecnologia pode ajudar a melhorar os resultados e a satisfação dos clientes.
Como utilizar essa alternativa na advocacia?
Como você pode ver, a utilização da assinatura digital na advocacia oferece uma série de benefícios significativos, otimizando processos e aumentando a eficiência.
Sendo assim, uma das principais formas de utilização da assinatura digital na advocacia é na assinatura de contratos, procurações, petições e outros documentos legais.
Os advogados e clientes podem assinar digitalmente esses documentos, eliminando a necessidade de impressão, assinatura manual e escaneamento, poupando tempo e recursos.
Além disso, a assinatura digital facilita a coleta de assinaturas de clientes e outras partes envolvidas em um caso.
Os profissionais da área podem enviar documentos para assinatura eletrônica, permitindo que os signatários assinem de forma remota e conveniente, sem a necessidade de encontros presenciais. Isso é especialmente útil em casos em que as partes estão geograficamente distantes ou quando é necessário obter assinaturas rapidamente.
Outra maneira de utilizar a assinatura digital na advocacia é na formalização de acordos e transações online.
Ou seja, advogados podem utilizar plataformas de assinatura digital para assinar contratos de prestação de serviços, acordos de confidencialidade, entre outros documentos, oferecendo um processo mais ágil e seguro para seus clientes.
Ademais, a assinatura digital é fundamental para a implementação de processos de trabalho remotos e digitais, permitindo que advogados e suas equipes assinem e compartilhem documentos de forma segura, mesmo quando não estão no mesmo local físico.
Isso aumenta a flexibilidade e a acessibilidade, possibilitando que o trabalho jurídico, com uma realização de forma mais eficiente e colaborativa.
Como você pode ver, a assinatura digital é muito mais do que apenas uma conveniência tecnológica, é uma ferramenta essencial para a advocacia. Portanto, não deixe de aproveitar todos os benefícios que a assinatura digital tem a oferecer e leve sua prática jurídica para o próximo nível.
Como fazer assinatura digital?
Como profissional da advocacia, depois de conhecer todos esses benefícios, certamente você deve estar ansioso para saber como colocá-la em prática, não é mesmo? Por isso, separamos 6 passos essenciais para criar assinaturas digitais, confira!
- Escolha uma plataforma: existem várias plataformas online que oferecem serviços de assinatura digital, como Adobe Sign, DocuSign, HelloSign, entre outras. Escolha aquela que melhor se adapte às suas necessidades e orçamento;
- Faça o upload do documento: após se registrar na plataforma de sua escolha, você precisará fazer o upload do documento que deseja assinar digitalmente;
- Adicione sua assinatura: uma vez que o documento esteja carregado, você terá a opção de adicionar sua assinatura digital. Você pode fazer isso usando o mouse para desenhar sua assinatura diretamente na tela, usando um estilo de fonte de assinatura, ou carregando uma imagem da sua assinatura;
- Posicione e dimensione sua assinatura: depois de criar sua assinatura digital, você pode posicioná-la no documento conforme necessário. A maioria das plataformas permite que você redimensione e ajuste a posição da assinatura para que ela se encaixe perfeitamente no documento;
- Assine o documento: uma vez que sua assinatura esteja no lugar certo, você pode finalizar o processo clicando em “Assinar” ou “Concluir”. Isso geralmente envolve concordar com os termos da assinatura digital e confirmar sua identidade;
- Compartilhe o documento assinado: depois de assinar o documento, você pode baixá-lo para o seu computador ou compartilhá-lo diretamente com outras partes envolvidas no processo. O documento assinado digitalmente terá todas as garantias de autenticidade e integridade oferecidas pela tecnologia.
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