Migração de dados segura é essencial para manter os escritórios competitivos e em crescimento, sobretudo no meio jurídico, onde ter dados precisos e confiáveis é fundamental para trabalhar bem.
Assim, com o Data-Driven Law impulsionando essa mudança, transferir informações de um sistema para outro com segurança não é só algo necessário.
Essa é uma estratégia essencial para organizar documentos, ter acesso rápido às informações e melhorar a qualidade dos serviços com eficiência.
Por isso, neste texto, vamos simplificar o mundo complexo da transferência de dados nos escritórios de advocacia – e explicar como a ADVBOX pode ajudar a superar os desafios desse processo com tranquilidade.
O que é migração de dados?
A saber, os dados são super importantes nos negócios digitais e também no mundo jurídico. Isto é, o Data-Driven Law, que é basicamente usar dados para tomar decisões legais, está muito em alta hoje em dia.
Em outras palavras, a migração de dados é basicamente mover informações de um lugar para outro, garantindo que esses dados fiquem acessíveis, íntegros e prontos para serem usados. Aliás, no mundo jurídico, entender esse processo é essencial para manter o escritório funcionando bem.
A migração de dados inclui várias etapas, como pegar os dados, limpá-los, checar se estão certos e colocá-los na conta da ADVBOX. Lembre-se: Isso é fundamental para não perder nenhuma informação importante quando você troca o software do escritório.
Afinal, hoje em dia, os escritórios de advocacia lidam com muitos dados, e uma migração segura é fundamental para fazer todas as atividades de forma eficaz e eficiente.
Qual é o propósito da migração de dados?
O motivo de transferir dados em escritórios jurídicos digitais é adotar um sistema que, assim, acompanhe o crescimento desejado e traga benefícios que são essenciais para mantê-lo.
Por exemplo, às vezes, a ideia é melhorar a eficiência operacional. Então, você migra informações legais, contratuais e processuais de sistemas antigos para opções mais avançadas.
Assim, ao fazer isso, os escritórios querem melhorar a gestão de documentos, facilitar o acesso rápido às informações e, consequentemente, aprimorar a qualidade do serviço oferecido, entre outros objetivos de crescimento.
Quais são os tipos de migração de dados existentes?
Existem vários tipos de migração de dados e cada um se adéqua melhor a determinados cenários e necessidades específicas. Porém, alguns ganham destaque no contexto de hoje.
São eles:
- Migração de armazenamento: isso ocorre quando os dados são transferidos de um formato para outro. Por exemplo, ao transformar contratos físicos em arquivos online;
- Migração de aplicativo: acontece quando você troca o aplicativo que está usando, muitas vezes optando, assim, por um mais avançado e funcional;
- Migração de banco de dados: isso acontece quando você move todo o seu banco de dados para outro local. Por exemplo, levando todos os arquivos dos computadores do escritório para uma estrutura na nuvem.
Inclusive, você pode aprender mais sobre a nossa migração de dados visitando este guia.
Quais as etapas de uma migração de dados?
A migração de dados passa por várias etapas, começando com a extração, depois o tratamento, a validação e, por fim, a importação dos dados.
Desse modo, vamos dar uma olhada em cada uma delas:
1 .Extração de dados
- Primeiramente, os dados são retirados do sistema original;
- Nesta fase, informações importantes, como dados de clientes e registros de processos, são organizadas para a transferência;
- O software jurídico da ADVBOX, por exemplo, preenche campos com os dados coletados nas extrações, como nome, CPF, RG, entre outros, conforme elencado abaixo.
Pessoas
- Nome;
- CPF e/ou CNPJ;
- RG;
- Nacionalidade;
- Data De Nascimento;
- Estado Civil;
- Profissão;
- Sexo;
- Celular;
- Telefone;
- E-mail;
- Pais;
- Estado;
- Cidade;
- Bairro;
- Endereço;
- CEP;
- PIS PASEP;
- CTPS;
- CID;
- Nome Da Mãe;
- Origem Do Cliente;
- Anotações Gerais.
Processos
- Nome Do Cliente;
- Parte Contrária;
- Tipo De Ação;
- Grupo De Ação;
- Fase Processual;
- Número Do Processo;
- Processo Originário;
- Tribunal;
- Vara;
- Comarca;
- Protocolo;
- Expectativa/Valor Da Causa;
- Valor Honorários;
- Pasta;
- Data Cadastro;
- Data Fechamento;
- Data Trânsito;
- Data Arquivamento;
- Data Requerimento;
- Responsável;
- Anotações Gerais.
Financeiro
- Tipo (Receita ou Despesa);
- Conta/Cartão;
- Centro De Custo;
- Setor/Unidade;
- Categoria;
- Data De Vencimento;
- Data De Competência;
- Data De Recebimento/Pagamento;
- Descrição;
- Valor;
- Processo;
- Nome Do Cliente.
Agenda
- Data Compromisso;
- Hora Compromisso;
- Data Conclusão;
- Remetente;
- Destinatário;
- Tarefa;
- Descrição;
- Número Do Processo;
- Protocolo;
- Pasta.
2. Tratamento dos dados
- Em segundo lugar, as informações coletadas passam por uma análise detalhada;
- Isso envolve limpeza e padronização para garantir que os dados fiquem consistentes e íntegros.
3. Validação dos dados
- A saber, essa é uma fase crucial em que os dados tratados são verificados pelo cliente;
- O objetivo é garantir que as informações transferidas estejam corretas, completas e atendam, dessse modo, às expectativas, assegurando uma migração sem erros.
4. Importação dos dados
- Por fim, com a validação feita, os dados são enviados para a equipe de programadores;
- Afinal, eles são responsáveis por importar os dados na conta do cliente na ADVBOX;
- Essa etapa é essencial para garantir que as informações estejam prontas e utilizáveis no novo espaço de trabalho.
Como fazer uma migração de dados?
Aqui na ADVBOX, nós organizamos todos os dados dos clientes no sistema. Depois, mineramos todos os dados de tribunais que seu escritório atua. Então, inserimos os dados dos processos vinculados aos seus clientes, deixando tudo organizado.
E, posteriormente, Integramos seu escritório com tribunais, inclusive nos sistemas EPROC, PJE, Projudi e todos os outros, para que as intimações cheguem imediatamente, trazendo todo o conteúdo de despachos e sentenças.
Lembre-se: a migração de dados deve ser feita de forma eficiente e segura, e assim a ADVBOX facilita isso para você.
Nós temos alguns produtos que tornam essa mudança mais eficaz e fácil. Veja só:
- Migração de dados: trazemos dados de processos, da agenda, e tudo relacionado a finanças e cadastros de clientes;
- Armazenamento online (em nuvem): todos os papéis digitalizados vão para a plataforma online. Isso significa que você pode acessá-los de qualquer computador, em qualquer lugar, porque estão guardados na nuvem;
- Mentoria: damos treinamento ao líder e depois à equipe, ensinando a usar o sistema de pontuação por tarefas (Taskscore) no escritório e a implementar o software.
Nossa ferramenta é completa e ajuda seu escritório a crescer de forma segura, organizada e sustentável. Mas, afinal, qual é o passo a passo da migração de dados?
Confira abaixo:
- Avaliação prévia;
- Organização de dados;
- Testes rigorosos;
- Treinamento da equipe.
1. Avaliação prévia
- Antes de começar a transferir os dados, é bom fazer uma análise cuidadosa;
- Então, olhamos profundamente para os dados que já existem, tentando entender como as informações estão organizadas.
2. Organizando os dados
- Aqui, o foco é identificar com precisão e associar de forma estratégica as informações importantes;
- Isso garante uma transição organizada, onde cada dado é colocado no lugar certo no novo sistema;
- Assim, a ideia é evitar perder informações e manter as coisas funcionando durante a transferência.
3. Testes rigorosos
- Fazemos testes extensivos para ter certeza de que os dados estão bons depois da mudança;
- Isso ajuda a identificar qualquer problema nos dados, garantindo que eles continuem íntegros, certinhos e fáceis de usar no novo ambiente;
- Os testes são super importantes para evitar problemas e ter uma mudança tranquila.
4. Treinamento da equipe
- Essa é uma parte muito importante do processo de migração de dados;
- Preparar a equipe para as mudanças que estão vindo ajuda a garantir que todos saibam usar o novo sistema;
- Eles precisam se acostumar com a aparência do software e entender como as coisas vão funcionar;
- Assim, o treinamento facilita para todo mundo aceitar a mudança e garante uma transição sem problemas para a equipe toda.
Considerações importantes
Você vai fazer a migração de dados? Então, confira estas considerações importantes:
- Defina um responsável no seu escritório para acompanhar o processo de migração de dados;
- O atendimento da migração é somente por e-mail;
- A ADVBOX não realiza nenhum tipo de enriquecimento de dados nas informações extraídas dos processos. E considera-se enriquecimento de dados, todas informações que para serem capturadas necessitam de consultas manuais ou individualizadas;
- Após a validação e aprovação da migração, não será possível realizar ajustes nos dados.
Uma peça-chave na expansão dos escritórios
A migração de dados é uma peça-chave na modernização e expansão dos escritórios jurídicos, sendo essencial no cenário do Data-Driven Law. Porém, precisa ser feita de forma organizada, segura e livre de erros.
Nesse contexto, a ADVBOX se destaca como uma solução eficaz, oferecendo produtos que tornam o processo seguro e eficiente, a fim de fortalecer e potencializar o crescimento dos escritórios.
Inclusive, ao escolher a ADVBOX, você simplifica a migração e impulsiona o desenvolvimento contínuo de suas operações.
Afinal, a migração de dados é um passo essencial na jornada para a eficiência operacional e adaptação às exigências do mundo contemporâneo – e nós sabemos como te ajudar nisso.
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