No início do relacionamento do Direito com a tecnologia, escolher as opções de software jurídico era uma tarefa simples. Até porque, não tinha muitas opções no mercado.
Porém, na atualidade, escolher o melhor software para o seu escritório é uma iniciativa que demanda tempo e pesquisa.
Sabemos que se dev fazer essa escolha a partir de muitos critérios de análise, para que no final do processo você tenha um sistema que realmente atenda às suas necessidades e que facilite o seu dia a dia no escritório de advocacia.
Qual o melhor sistema para escritório de advocacia?
Mas afinal, qual o melhor: ADVBOX ou Astrea?
A verdade é que é muito comum ver advogados gestores iniciarem a busca por um software jurídico sem previamente traçar um objetivo estratégico.
Com a alta demanda surge a necessidade de automatizar os processos. O gestor começa a sua busca sem de fato entender qual o papel de um software dentro do escritório.
Por isso, antes de iniciarmos nossa análise comparativa entre a ADVBOX e a Astrea, precisamos compreender a funcionalidade do software jurídico, bem como aquilo que ele visa otimizar nos escritórios.
Qual o papel do Software Jurídico?
Antes dos sistemas jurídicos se popularizarem no mercado, utilizar planilhas para cadastro de clientes, processos e financeiro era o único meio de gestão para os advogados.
Porém, de acordo com o aumento do número de informações, a agilidade e automatização se tornaram necessários. Assim, as planilhas se transformaram em uma solução completamente inviável.
Dito isso, entendemos que em um primeiro momento o software jurídico tinha como objetivo facilitar o armazenamento de informações, além de automatizar alguns processos internos do escritório.
No entanto, com o auxílio de novas tecnologias como Business Intelligence e a Inteligência Artificial, o software jurídico tem a missão de melhorar a qualidade de vida dos advogados e ajudar o gestor a transformar o seu escritório em uma empresa escalável.
Um software jurídico é uma tecnologia que, quando utilizada da maneira correta, pode tornar os processos de qualquer escritório de advocacia em atividades mais simples, eficazes e fáceis.
Ele tem como seu maior objetivo trazer automação às tarefas e otimizar os procedimentos específicos da profissão dos advogados.
De modo que eles tenham mais tempo para pensar em estratégias de negócio para o seu escritório.
Para alcançar esse objetivo, o software precisa ter funcionalidades que servem para auxiliar o advogado gestor. São elas:
1. Monitoramento e gerenciamento de processos
Iniciaremos nossa descrição pelo básico.
O software deve fazer o monitoramento dos tribunais.
Essa é uma parte essencial do trabalho do advogado, que quando se faz manualmente pode ser muito arriscada, pois existe uma grande possibilidade de que algo passe despercebido.
Além disso, para bons resultados, é fundamental que o escritório tenha controle do histórico de seus processos. No entanto, fazer isso de forma manual é um desperdício de uma das coisas mais importantes para qualquer banca: o tempo.
Quando um software jurídico entrega o monitoramento processual automaticamente, o escritório de advocacia passa a contar com um robô.
Ele acompanha os sites dos tribunais. Assim, a cada novo andamento processual, o advogado recebe uma notificação.
Dessa forma o advogado responsável fica a par de toda nova atualização do processo e pode se preparar sem se preocupar com qualquer imprevisto.
2. Gestão de produtividade da equipe
Existem muitas tarefas a se realizar nos escritórios, e os gestores costumam ter uma certa resistência em delegar essas tarefas aos colaboradores e organizá-las. Esse, é também um dos problemas que o software jurídico ajuda a resolver.
Um bom software jurídico deve te dar a opção de delegar as tarefas entre os profissionais de forma direta e eficiente. Desse modo, facilita e agiliza a comunicação interna do seu escritório.
E, como consequência do controle de processos e tarefas, o advogado gestor conseguirá ter controle sobre a produtividade da sua equipe.
O Software jurídico possibilita que você tenha uma visão 360º de todos os processos e tarefas, permitindo que haja o entendimento do que precisa se fazer e o que cada colaborador irá fazer.
3. Gestão do financeiro
Existe também um outro ponto que é essencial para qualquer escritório de advocacia: a gestão do financeiro.
Infelizmente, na faculdade de direito não se ensina sobre a gestão financeira do escritório. Por isso, esse muitas vezes é um grande problema para os gestores.
Então, se você, assim como muitos advogados, possui dificuldades em ter controle das finanças do seu escritório, o software jurídico é a melhor opção para ter uma boa gestão das suas finanças.
Com o software jurídico você consegue controlar as despesas, receitas e honorários. Assim, você consegue avaliar o desempenho do seu escritório e garantir a sua saúde financeira.
4. Gestão de clientes
O software jurídico também deve funcionar como um CRM completo nos escritórios.
Na advocacia, centralizar as informações do cliente em apenas um local, além de ser mais prático, torna o atendimento mais ágil e eficaz.
Isso porque, dessa forma, o advogado tem acesso a todos os dados importantes para entender melhor quem são os clientes. Bem como quais são seus canais de comunicação, seu processo e qual a sua preocupação.
Tendo o detalhamento dessas informações no software jurídico, o escritório consegue uma série de vantagens e benefícios como por exemplo: fidelização de clientes, mais indicações, redução de custos com atendimento ao cliente e menos trabalho.
Além de otimizar, é claro, o tempo dos colaboradores para que consigam focar em tarefas mais importantes.
5. Análise de dados (BI)
E para gestão do escritório, outro ponto também importante e que o software jurídico fornece é a análise de dados.
O software jurídico tem o objetivo de te auxiliar na gestão do escritório e sabemos que uma gestão sem análise de dados, é uma gestão cega.
No software jurídico você terá todas as informações do seu escritório, que poderá se usar para tomadas de decisões estratégicas para o seu negócio.
Por isso, entendendo essa importância, o software jurídico transforma os dados que podem ser difíceis de se interpretar, em gráficos.
Dessa forma o gestor consegue de fato, acompanhar a evolução do seu escritório e entender quais são os gargalos das operações internas E, dessa forma, solucioná-los antes que haja um prejuízo.
Ou até mesmo, identificar quais decisões trouxeram bons resultados, e então investir em ações que contribuam com a eficácia das mesmas.
ADVBOX ou Astrea: Qual o melhor software para o seu escritório?
Após entendermos algumas das finalidades de um software jurídico no escritório de advocacia, podemos começar a análise comparativa a partir dos tópicos que se levantaram.
Aqui iremos descrever o que cada software proporciona aos seus usuários e a usabilidade dessas ferramentas.
1 – ADVBOX ou Astrea: Monitoramento e gerenciamento de processos
Já falamos aqui que o software jurídico deve possibilitar o monitoramento e gerenciamento de processos.
O ideal é que nessa parte, se autoatize tudo pois existem diversos riscos quando feito manualmente.
Seja ADVBOX ou Astrea, ambos os softwares possuem automatização dos processos.
A diferença é que no Astrea, quando o processo muda de instância é necessário que no software se faça essa mudança manualmente para continuar recebendo atualizações dos andamentos.
Já na ADVBOX, isso é automático. Quando o processo muda de instância os andamentos são puxados automaticamente, sem necessidade de ação manual.
Outra diferença também importante é que, no Astrea, não se visualizam os históricos das publicações com as tarefas.
Nova atualização no processo
Já no software da ADVBOX, as publicações se vinculam às tarefas que deverão se fazer a partir de uma nova atualização no processo.
Esse detalhe é importante, pois justifica e localiza a razão de cada tarefa feita pelo advogado em relação aos processos do escritório.
Com a ADVBOX, no histórico de tarefas é possível que se veja todas as tarefas finalizadas, editadas e pendentes, além das mudanças de fase e etapa.
Além disso, o software jurídico Astrea não possui integração com o INSS Administrativo, SEEU, PJe, EPROC e com Projudi.
Por outro lado, a ADVBOX possui integração com todos.
No software jurídico, seja da ADVBOX ou Astrea, o menu “Processos” conta com filtros de busca.
A diferença é que o menu “Processos” do Astrea, possui filtros mais limitados.
Enquanto os filtros da ADVBOX permitem uma visualização completa dos andamentos dos processos do escritório.
Logo, eles possibilitam que seja visualizado de forma muito precisa, a organização dos processos por fase processual, etapa e tribunal.
Sendo assim, a partir dos filtros são gerados relatórios que são importantes para a organização e gestão da base de processos.
Gráfico de volume por fase
O menu processos da ADVBOX conta ainda com um gráfico de volume por fase, o que permite que o gestor saiba como estão distribuídos os processos no seu escritório.
O Gráfico é feito a partir das Fases Processuais:
Além disso, no menu “Processos” você consegue visualizar o gráfico de Meta. Assim, ao cadastrar um novo processo no sistema e selecionar seu Grupo de Ação, esse processo será somado a meta do respectivo grupo.
Além das diferenças já citadas, no Astrea há a diferenciação entre “Caso” e “Processo”.
Na ADVBOX não existe isso, tudo é processo, o que muda é a fase processual (judicial ou extrajudicial.
2 – ADVBOX ou Astrea: Gestão de produtividade da equipe
Já foi falado aqui da importância que o software jurídico tem quando o assunto é a produtividade da equipe.
O software deve ter a possibilidade de delegar tarefas e facilitar a comunicação interna dos escritórios.
Ambos os softwares, a ADVBOX e o Astrea, possuem métodos de gestão de produtividade, a diferença é o método com o qual essa gestão é feita.
No Astrea, o método de metrificação de produtividade é o Timesheet. Já na ADVBOX, o método ultilizado é o Taskscore.
Existe uma grande diferença entre os dois métodos de gestão. Essas diferenças devem ser levadas em consideração ao escolher o melhor software para o seu escritório.
Timesheet
O Timesheet metrifica a produtividade através do controle das horas de produção ,e já é considerado por muitos especialistas um método ultrapassado.
Taskscore – Pontuação por Tarefas
O Taskscore é o sistema de pontuação por tarefas, ele metrifica as tarefas concluídas pelos colaboradores.
Nesse método cada tarefa possui uma pontuação, que é baseada na complexidade da tarefa e o que demanda para que elas sejam concluídas.
Aliás, nós temos um artigo que descreve os principais benefícios do TaskScore para a advocacia, como o aumento da produtividade, motivação e qualidade de vida de todos da equipe.
O fato é que, como o software jurídico do Astrea é o TimeSheet, o cálculo de honorários precisa ser feito manualmente.
Cálculo em tempo real
Já na ADVBOX, com o TaskScore, o cálculo dos honorários é feito em tempo real de forma automática.
O que poupa muito tempo dos colaboradores que não precisam se preocupar com esse pequeno, mas importante detalhe, pois o software já faz isso por ele.
Nos dois sistemas, ADVBOX ou Astrea, é possível visualizar as demandas na tela inicial.
O que diferencia é que na ADVBOX, já na tela inicial é possível realizar filtros e relatórios de produtividade.
Além de que, a visualização é mais clean devido ao layout mais objetivo:
Outra diferença é que o Astrea não possui a visualização de tarefas no modelo Kanban:
Seja na ADVBOX ou Astrea, o gestor consegue criar tarefas personalizadas, conforme a necessidade do escritório.
Além disso, a ADVBOX, possui outras funcionalidades que o Astrea não possui:
No Astrea as alterações feitas e o usuários que as fez não ficam registradas no sistema.
O Astrea também não possui o registro com a data e o horário de acessos dos usuários.
Outro fator que também dificulta a gestão da produtividade é que no Astrea os planos mensais possuem usuários limitados.
Dessa maneira, caso haja a necessidade de mais usuários, novos logins são cobrados por um alto valor.
Usuários ilimitados
Na ADVBOX os usuários são ilimitados.
Pois entende-se que, ao cobrar por usuários, o software de gestão abandona uma das suas principais funções, que é a capacidade de realizar a gestão da produtividade dos colaboradores.
Sendo assim, a ADVBOX permite que o gestor inclua como usuários todos os funcionários do escritório.
Inclusive, com as informações do RH, como salários, jornada de trabalho, cargo e etc. O que nenhum outro sistema do mercado oferece.
3 – ADVBOX ou ASTREA: Gestão do financeiro
Todo advogado gestor sabe a importância da gestão financeira em um escritório.
Por isso, ao pensar em contratar ADVBOX ou Astrea, é necessário que essa funcionalidade seja levada em consideração.
A usabilidade desse menu deve ser prática e intuitiva, pois o objetivo é facilitar a gestão.
Seja na ADVBOX ou Astrea, o menu financeiro conta a disponibilidade de registrar no sistema as despesas, receitas e os honorários.
O que muda de um software para o outro é que, o menu Financeiro da ADVBOX possui mais recursos para uma gestão financeira completa.
Apesar de menos recursos, a usabilidade do menu Financeiro do Astrea tende a ser mais complexa, o que pode dificultar a gestão.
Isso porque, mesmo lançando as entradas e saídas, o gestor não tem recursos visuais para prever e planejar as estratégias para o escritório a partir do menu Financeiro.
Já na ADVBOX, o menu Financeiro permite que o gestor saiba o que esperar dos próximos meses.
Dessa forma, você consegue visualizar de forma fácil e lógica:
- O saldo previsto para o mês: A soma de todas as receitas e despesas;
- A Receber esta semana: A soma de todas as receitas que tenham a data de vencimento na semana atual;
- A pagar esta semana: A soma de todas as despesas que tenham a data de vencimento na semana atual.
Outro ponto em comum, é que em ambos os softwares é possível emitir relatórios do financeiro.
Entretanto, como o menu financeiro da ADVBOX possui mais recursos para a gestão, os relatórios também são mais completos.
Como em quase todos os menu’s, o menu Financeiro da ADVBOX e do Astrea possuem filtros para buscas mais avançadas.
A diferença novamente é que os filtros da ADVBOX são mais robustos e possuem mais opções.
4 – ADVBOX ou ASTREA: Gestão de clientes
O bom relacionamento com clientes faz toda a diferença e influencia positivamente no sucesso do escritório.
Por isso, é importante que o software jurídico seja também um CMR para realizar a gestão dos clientes do escritório.
No Astrea, o menu que armazena os dados dos clientes é chamado de “Contatos”, já na ADVBOX, o menu leva o nome de “Pessoas”. Assim, eles possuem algumas diferenças.
No menu “Contatos” do Astrea, você consegue armazenar os dados de cadastro do seu cliente, que poderão ser tanto de pessoas físicas quanto jurídicas.
Além disso, no menu o contato do cliente é vinculado ao seu processo e as despesas.
No menu é possível realizar apenas 3 filtros (clientes, só contatos e só usuários) e 2 relatórios (ficha resumida e ficha completa).
CRM da ADVBOX
O CRM da ADVBOX, foi pensado para aumentar a satisfação do cliente, além de possibilitar que todas as informações estejam ao alcance de todos de forma rápida.
Na ADVBOX todos os atendimentos são cadastrados como clientes, e são abertos processos rápidos para registros.
Além disso, também são criadas tarefas para os responsáveis pelo atendimento, essas são, então, vinculadas ao cadastro do cliente.
Desse modo, quem atuar no processo terá todas as informações do cliente organizadas.
No menu “Pessoas” da ADVBOX, através de gráficos você consegue segmentar seus clientes por origem, faixa etária e profissão.
Esses dados são muito úteis para realizar o marketing jurídico pago. Além de também serem utilizados para que a equipe de advogados conheça melhor o público que é atendido pelo escritório.
Os relatórios no menu da ADVBOX são gerados a partir de vários filtros, como por exemplo: a cidade, estado, data de cadastro e origem do cliente.
Sendo assim, neste menu é possível não somente armazenar informações, mas também gerenciá-las.
E os gráficos ajudam a direcionar melhor os investimentos nos canais de prospecção do escritório.
No Astrea é possível criar a “Área do cliente”.
A importância da experiência do cliente
A ADVBOX não possui, pois entende-se que essa é uma forma de atendimento reativo. O que, na maioria das vezes, cria uma má experiência para o cliente, que prefere um atendimento proativo por parte do escritório.
Além de que, essa área possui muitos campos de informações específicas, sendo necessário que o advogado perca um certo tempo para atualizá-los.
Com o atendimento proativo, o escritório além de ter mais controle sobre o atendimento, melhora a taxa de retenção e a reputação do escritório.
5 – ADVBOX ou Astrea: Análise de dados (BI)
As decisões de um gestor não devem ser baseadas em achismos ou crenças. Decisões que trazem bons resultados são baseadas nos dados reais do escritório.
Nessa parte da análise precisamos ressaltar que O Astrea não possui Business Intelligence.
No software, o gerenciamento é feito manualmente por etiquetas, parametrizando em uma determinada cor as tarefas, os processos e as pessoas.
Essas etiquetas poluem a visibilidade e confundem o usuário.
BI
Como a ADVBOX possui o BI, tudo já é parametrizado.O BI é um sistema de análise de dados.
Na ADVBOX esse sistema é utilizado para cruzar os dados do CRM e do Menu Rede com os dados dos processos e do financeiro do escritório, gerando assim, através do cruzamento de dados, informações necessárias para a gestão do escritório.
Permitindo uma visão completa de todos os dados do escritório. Também é possível controlar o andamento dos processos por safras, a partir do fechamento de contrato até o arquivamento, obtendo dados sobre o tempo de duração dos processos, por exemplo.
Os custos são separados por pessoal, meio de produção e os custos externos ao escritório, no caso os tributos e taxas bancárias em relação a cada grupo de ação.
Além dessas diferenças, existem algumas coisas que gostaríamos de ressaltar:
- O gerador de documentos do Astrea é mais limitado. Já a ADVBOX possui o menu “Modelo” onde é possível cadastrar diversos modelos de contratos, procurações e peças processuais. Ao clicar em gerar um modelo, as informações do cliente escolhido são preenchidas automaticamente;
- O Astrea tem aplicativo para celular, a ADVBOX não possui. A tendência é que a advocacia se torne cada vez mais digital, e a experiência de trabalhar no computador é a melhor opção. O aplicativo de celular é mais usado para consultas rápidas, o que também é possível fazer acessando a ADVBOX pelo navegador;
- No Astrea, os usuários recebem por email as tarefas e os processos, na ADVBOX há o recebimento apenas das tarefas. O excesso de notificações polui a caixa de entrada do email e descentraliza o trabalho, dificultando a gestão e organização do gestor;
- Caso você precise, no Astrea as horas de treinamento são cobradas. Na ADVBOX, o treinamento e migração são gratuitos.
Qual o melhor software jurídico do mercado?
Como você deve ter visto com o nosso artigo, tanto a ADVBOX quanto o ASTREA possuem inúmeras utilidades para os seus clientes. No entanto, um deles soube se aperfeiçoar e incrementar o software para as novas necessidades impostas aos advogados.
Há pontos similares entre ambos os softwares jurídicos. Mas é notável como a ADVBOX se destaca para facilitar a gestão do escritório. Principalmente por possuir ferramentas mais completas, com mais opções de uso.
Para agilizar a comunicação entre os setores, é válido relembrar que a ADVBOX é capaz de atualizar automaticamente todos os dados do andamento processual.
Portanto, se você está buscando um software jurídico não apenas para aprimorar a gestão do escritório, mas também agilizar a comunicação, já sabe que a ADVBOX é muito mais completa para isso.
Assim, para finalizar é importante que você saiba que o ASTREA não oferece aos seus clientes relatórios de gestão. Assim, não há o compartilhamento prático quanto aos clientes cadastrados por período, sua origem. Muito menos os processos ganhos ou perdidos.
Enfim, o software jurídico ASTREA não possui nenhum relatório de gestão do cliente para o advogado. Além disso, não há suporte às estratégias, uma vez que a plataforma possui poucos gráficos e dashboards.
Por sua vez, a ADVBOX garante total suporte às estratégias de gestão. Pois, o software jurídico possui relatórios gerenciais capazes de fornecer completo controle do escritório.
Portanto, com a ADVBOX o advogado pode acessar facilmente a origem dos clientes, seus cadastros por data. Além, para maior gestão, as tarefas pendentes e atrasadas.
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