
Você já pensou em ter um escritório de advocacia digital? Como montar um escritório de advocacia digital é a questão central deste guia, que vai te orientar em cada etapa do processo.
Neste guia, será possível descobrir como planejar, executar e gerenciar um escritório de advocacia digital.
Além disso, serão oferecidas dicas para definir o nicho, escolher as melhores ferramentas, divulgar os serviços e atender os clientes de forma profissional e segura.
Para isso, basta acompanhar este guia e saber tudo sobre como montar um escritório de advocacia digital. Portanto, não perca tempo e comece a transformar o sonho em realidade. Acompanhe!
O que é um escritório digital?
Um escritório digital é uma ferramenta que funciona totalmente online, sem a necessidade de um espaço físico.
Além disso, essa inovação utiliza recursos tecnológicos para realizar todas as atividades do setor jurídico. Como, por exemplo atendimento ao cliente, gestão de processos, redação de petições, assinatura de documentos, etc.
Esse tipo de escritório oferece vantagens como redução de custos, maior produtividade, flexibilidade de horários e locais de trabalho, e maior satisfação dos clientes.
Portanto, para saber como montar um escritório de advocacia digital, é preciso se adaptar à nuvem. Usando, desse modo, essas soluções tecnológicas para oferecer produtos e serviços de melhor qualidade e produtividade.
Como estruturar escritório de advocacia?
Como montar um escritório de advocacia digital é um grande desafio. Afinal, requer que se saiba quais são as suas áreas fundamentais e como elas podem se beneficiar da tecnologia.
Assim, para garantir a qualidade dos serviços prestados aos clientes, é preciso que o escritório tenha uma estrutura bem definida e organizada, que contemple as seguintes áreas fundamentais:
- Front office;
- Marketing jurídico;
- Negociação de contratos de honorários;
- Atendimento pós-venda;
- Back office;
- Produção jurídica;
- Controladoria jurídica;
- RH;
- Financeiro;
- Tecnologia da Informação (TI).
1. Front office
O setor de front office, que interage diretamente com os clientes, representa a primeira impressão do escritório e é fundamental na construção da imagem e reputação corporativa.
2. Marketing jurídico
O marketing jurídico, que é responsável pela divulgação e promoção do escritório de advocacia, tem como objetivo atrair e fidelizar clientes, além de fortalecer a marca e a autoridade no mercado.
3. Negociação de contratos de honorários
A negociação de contratos de honorários define os termos dos serviços jurídicos e os valores de pagamento, estabelecendo uma relação de confiança com o cliente.
4. Atendimento pós-venda
O atendimento pós-venda mantém o relacionamento com os clientes após a conclusão dos serviços jurídicos, gerando novas oportunidades de negócio.
5. Back office
O back office oferece suporte administrativo e operacional ao escritório de advocacia, envolvendo as funções de gestão, planejamento, controle, organização e execução das atividades internas.
6. Produção jurídica
A produção jurídica é realizada por advogados especializados, garantindo a criação de documentos legais como petições e contratos com proficiência técnica e conformidade legislativa.
7. Controladoria jurídica
A controladoria jurídica supervisiona os processos dos clientes, garantindo a qualidade e o cumprimento dos padrões dos serviços prestados, além de coordenar e mensurar a eficácia operacional do escritório.
8. RH
A área de recursos humanos (RH) gerencia as pessoas, envolvendo o recrutamento, a seleção, a contratação, a capacitação, a avaliação, a remuneração e a motivação dos colaboradores.
9. Financeiro
A área financeira administra as finanças, envolvendo o fluxo de caixa, o faturamento, as contas a pagar e a receber, a cobrança, o planejamento tributário e o orçamento.
10. Tecnologia da Informação (TI)
O setor de Tecnologia da Informação (TI) é responsável por selecionar, implementar, administrar e modernizar os sistemas, equipamentos e ferramentas tecnológicas, como softwares jurídicos, plataformas de comunicação, entre outros.
Como montar seu escritório de advocacia digital?
Se você quer saber como montar um escritório de advocacia digital, o primeiro passo é fazer a transformação digital do seu escritório atual.
A transformação digital é um processo que visa adaptar o seu escritório de advocacia às novas demandas e oportunidades do mercado, usando a tecnologia como aliada.
Para fazer essa transformação digital, é necessário seguir quatro etapas: adoção, engajamento, otimização e expansão. A seguir, veja cada uma delas em detalhes.
1. Adoção
A primeira etapa é a adoção, que consiste em preparar o seu escritório para a mudança. Para isso, primeiramente é preciso convencer a equipe e o gestor.
Nessa etapa, é fundamental mostrar a importância da transformação digital e a necessidade de fazer esse processo de transição.
Além disso, é necessário apresentar os benefícios, os desafios e os resultados da mudança, mostrando como a tecnologia pode melhorar o seu escritório.
Em seguida, é preciso procurar um software que atenda todas as necessidades do seu escritório.
Depois de escolher o software, é necessário migrar todos os dados e documentos dos processos e clientes, com a ajuda da empresa de software, que garante a segurança e a integridade das suas informações.
Por fim, é preciso treinar a sua equipe para usar a plataforma, seguindo o novo perfil de trabalho e o novo modelo de gestão. Essa etapa deve levar em torno de um a três meses, pois é um período de adaptação de um novo sistema.
2. Engajamento
A segunda etapa é o engajamento, que consiste em fazer toda a comunicação do escritório passar pelo sistema.
Esse hábito deve ser comum a todos, mas pode haver resistência de alguns membros da equipe, que evitam essa transição e insistem em enviar as tarefas por outros meios, como e-mail ou WhatsApp.
Para evitar esse problema, é essencial que todos os advogados do escritório, inclusive os sócios, acessem o mesmo canal, no mesmo sistema, todos os dias, para ver as suas tarefas e demandas.
No entanto, isso pode levar algum tempo, pois é preciso se familiarizar e dominar o sistema. Isso pode acontecer em qualquer escritório ou organização, não só na advocacia.
Por isso, é importante usar todos os recursos disponíveis, como vídeos tutoriais, tour guiado e central de ajuda, para aprender a usar o sistema e o seu trabalho. Dessa forma, você se torna um expert no software de gestão do seu escritório.
3. Otimização
Na terceira etapa, os usuários dominam as funcionalidades avançadas do software jurídico e integram diferentes softwares para criar rotinas mais eficientes.
Nessa fase, os usuários já dominam as funcionalidades básicas do software e passam a explorar as funcionalidades mais avançadas.
Além disso, eles criam rotinas mais ágeis, integrando o software jurídico com outros sistemas que usam no seu trabalho.
Isso melhora o seu desempenho e o seu procedimento, pois eles conseguem aplicar metodologias mais assertivas e mais ágeis com base nas funcionalidades do software.
Logo, é possível descobrir formas próprias de trabalhar dentro do sistema, adaptando-o às suas necessidades e preferências.
Isso faz com que o vocabulário da equipe mude em relação ao uso do software. Assim, a otimização é a fase em que os usuários se tornam experts no software jurídico e aproveitam todos os seus benefícios.
4. Expansão
A quarta e última etapa é a expansão, que é nesse momento que toda a equipe normaliza o uso da ferramenta e se sente confortável e confiante para trabalhar com ela.
Nessa fase, a equipe já está familiarizada com o funcionamento da ferramenta e percebe os benefícios que ela traz para o seu trabalho.
Além disso, a ferramenta permite que a equipe aumente a sua produtividade, pois reduz o tempo e o esforço necessários para resolver os casos.
Com isso, a equipe pode se dedicar a outras atividades que geram mais valor para o negócio, como o marketing, o fechamento de contratos, a prospecção de novos clientes e o aumento do estoque do escritório.
Assim, a fase de expansão representa o momento em que a equipe aproveita ao máximo o potencial da ferramenta e alcança melhores resultados.
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