As exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) ainda deixam muitas empresas preocupadas e sem saber como se adequar aos seus ditames legais. Afinal, existem punições para aqueles que não as respeitarem.
Do mesmo modo, os escritórios de advocacia precisam prestar atenção a isso, uma vez que eles não estão imunes a essa legislação. Desse modo, é fundamental que eles realizem os devidos ajustes.
Para evitar grandes prejuízos e eventuais condenações pecuniárias prevista pela lei, é urgente que os escritórios de advocacia tomem medidas a fim de se adequar às exigências da LGPD.
Ou seja, escritórios que ainda não passaram por esse processo precisam realizá-lo o mais rápido possível. Assim, tendo isso como prioridade, os gestores de escritórios serão capazes de realizar o alinhamento legal rapidamente e não correr maiores riscos.
Se seu escritório também é um dos que não correu atrás das adequações necessárias é crucial que você coloque isso no topo da sua agenda.
Acompanhe a leitura desse artigo para entender um pouco mais sobre a LGPD, além compreender quais as exigências dessa lei para os escritórios de advocacia!
O que é LGPD e qual seu objetivo?
A LGPD (Lei 13.709/2018) é uma lei promulgada no ano de 2020 e inspirada principalmente no Regulamento Geral de Proteção de Dados Europeu (GDPR).
Devido à todas as mudanças que a massificação da internet trouxe para nossa sociedade foi necessário legislar sobre o que ocorre com os dados dos usuários. Dessa forma, a Europa estabeleceu uma legislação para regulamentar a utilização de todos esses dados pessoais dos cidadãos.
Com isso, a União Europeia consegue evitar a utilização inadequada dos dados.
Em outras palavras, a GDPR definiu conceitos que servem para prevenir que alguém faça o uso inadequado de todas informações pessoais recolhidas diariamente na internet evitando, assim, maiores prejuízos para os usuários.
Dada a urgência dessa questão o judiciário brasileiro também precisou agir nesse sentido, por isso é possível afirmar que a lei brasileira também tem um intuito muito semelhante à sua contraparte europeia.
Ou seja, a LGPD define a relação entre os dados pessoais sensíveis e determina o cuidado que é preciso ter com eles. Além disso, ela também sugere punições para as empresas que desrespeitarem as exigências da LGPD.
Isto é, a legislação não se priva a trazer sugestões. Ela define normas para que todos que têm acesso a dados pessoais na internet sigam. Isso para garantir a proteção e uma utilização segura dos dados dos indivíduos.
Apesar de ser mandatório o cumprimento das exigências da LGPD, ainda há muitas empresas e escritórios de advocacia que não se adaptaram a essa realidade. Gestores devem rever essa situação o mais rápido possível.
Do contrário, eles poderão sofrer punições previstas em lei.
O que é LGPD na advocacia?
Os advogados lidam diariamente com dados pessoais e confidenciais dos seus clientes, sejam eles pessoa física ou jurídica.
Muitas dessas informações são compartilhadas entre os colegas do escritório e algumas delas podem ser acessadas até mesmo por funcionários de outros setores, como a recepção, o administrativo e os estagiários.
Além disso, os profissionais também trabalham a todo instante com a juntada de documentos em sistemas processuais. Tais arquivos muitas vezes contém informações íntimas dos representados.
O escritório precisará lidar com uma grande crise se esses dados sejam vazados ou perdidos. Ou seja, o prejuízo acarretado pela não adequação às exigências da LGPD pode ser desastroso.
O escritório precisa ter noção da criticidade da situação e estabelecer um procedimento bem definido em relação à solicitação dos dados dos clientes, ao processo de armazenamento e à sua exclusão ou a forma como são solicitados.
Além disso, esses profissionais também precisam se preocupar com o modo como será feita a remoção desses dados quando o contrato não for firmado ou o cliente resolver não dar continuidade ao seu caso no escritório.
Outra questão que deve ser verificada se dá em relação ao sistema de armazenamento dessas informações. O software utilizado é eficiente ou possui vulnerabilidades? Caso os dados do escritório não estejam protegidos talvez seja uma boa opção trocá-lo.
Como você pode ver, dado que as exigências da LGPD vão impactar os escritórios de advocacia, é preciso realizar diversos questionamentos nesse tema. Quem antes não tinha um bom tratamento e controle dos dados dos clientes agora deverá se atentar a esses aspectos para garantir a proteção deles.
Desse modo, realizar um mapeamento dos processos em relação ao recebimento e armazenamento dos dados e compreender toda a trajetória que eles percorrem desde o recebimento até a exclusão é uma tarefa primordial.
Quando se aplica a LGPD?
A LGPD é aplicada a qualquer tratamento de dados realizado por pessoa física ou jurídica. Por se tratar de uma lei brasileira essa operação precisa ocorrer em território nacional, mas independe o país onde os dados estejam localizados.
Apesar das diversas exigências da LGPD, é inegável que ela trouxe importantes benefícios para os escritórios de advocacia, em especial para aqueles que tratam de informações confidenciais.
Isso ocorre principalmente porque essa legislação estabelece padrões de segurança para a proteção de dados pessoais, estabelecendo direitos e deveres às partes envolvidas em seu tratamento.
Ou seja, ela oferece segurança e transparência aos clientes, reduzindo o risco de vazamento de dados e de violação de direitos.
Além disso, os escritórios de advocacia contarão com melhores condições de proteção de dados e informações confidenciais, o que torna o seu trabalho mais seguro e eficiente.
Por meio da LGPD, os escritórios de advocacia podem também contar com a confiança e estabilidade de seus clientes, pois eles terão a certeza de que seus dados estão seguros e protegidos.
Portanto, a LGPD é um grande passo para a segurança dos escritórios de advocacia, oferecendo benefícios como maior confiança dos clientes, melhor proteção de dados e informações confidenciais e menos riscos de violação de direitos.
Acompanhe abaixo algumas dessas vantagens de maneira mais detalhada!
1. Revisão das ações de coletas de dados
Para atender às exigências da LGPD o escritório precisará analisar como ocorria até então a coleta e o armazenamento dos dados, além da sua exclusão
Esse processo de adaptação trará para os gestores e demais membros do time jurídico um melhor entendimento sobre alguns processos internos ao funcionamento do escritório que muitas vezes passam despercebidos.
Após a análise inicial, o gestor precisa identificar qual o programa usado para o tratamento de todos os dados e avaliar se será necessário realizar sua troca.
Procure entender se a ferramenta realiza atualizações constantes de modo a garantir uma proteção cada vez mais eficiente das informações nele contidas. Também é essencial saber se ele está atualizada conforme as exigências da LGPD.
De nada adianta o gestor mudar totalmente a forma como lida com dados se a plataforma utilizada para isso não atende aos requisitos mínimos.
Em outras palavras, contar com um software eficiente é fundamental para evitar os prejuízos e as punições previstas em lei pela perda ou pelo vazamento das informações arquivadas.
2. Criação de um processo eficiente
Após a análise do modo como seu escritório lidava com os dados dos clientes até então, o gestor poderá então reavaliar as antigas atitudes e criar um processo de captação, armazenamento, utilização e exclusão de dados que concorde com os novos regramentos.
Assim é possível repensar todo o trabalho dos profissionais que compõem o time jurídico e modificar atividades nocivas à produção jurídica que eventualmente sejam identificadas.
É sempre saudável analisar antigos processos e reestruturá-los quando necessário. A gestão de um escritório de advocacia precisa ser dinâmica e em constante atualização. Cabe ao gestor estar sempre atento à possibilidades para esse tipo de revisão.
Dessa maneira, essa é uma chance de avaliar todos os procedimentos realizada internamente ao escritório, com foco principal, é claro, aqueles que se relacionam com o tratamento de dados e informações.
3. Melhora a organização do escritório
Era comum, até a implementação da LGPD, que escritórios não tivessem um padrão para a coleta, o armazenamento e a exclusão dos dados e informações. Ouse seja, cada advogado realiza essas ações como bem preferia.
Contudo, com a implementação de um processo específico, todos os colaboradores de um equipe jurídica terão que seguir o padrão que for definido pelos gestores.
Assim, o escritório ganha com um fluxo de trabalho mais organizado e eficiente. Além disso, isso é capaz de evitar desentendimentos entre os profissionais e desorganização interna.
Desse modo, sabendo quais atitudes devem ser tomadas em cada caso específico, os profissionais ficam mais produtivos pois sabem .
4. Melhora na reputação do escritório
Ter uma boa reputação é fundamental para escritórios de advocacia. Afinal, quem irá contratar um escritório no qual não confia?
Entretanto, quando fica claro aos seus clientes e ao público geral que o seu escritório está buscando se adequar às exigências da LGPD há um acréscimo de confiança no trabalho prestado.
Com isso, além de melhorar a reputação da sua banca, as indicações dos seu clientes para outras pessoas irá aumentar, gerando um novo fluxo de captação de leads.
Como implantar a LGPD no escritório de advocacia?
É responsabilidade do gestor jurídico dos escritório de advocacia implantar as diretrizes da LGPD. Desse modo, os direitos de privacidade dos clientes são respeitados.
A primeira etapa para implementar a LGPD é criar um conjunto de políticas de segurança de dados. Essas políticas devem especificar como os dados pessoais serão coletados, tratados e armazenados, bem como estabelecer diretrizes para o uso adequado dos mesmos.
Após isso, o gestor também precisa implementar uma série de medidas técnicas e administrativas para garantir que os dados pessoais sejam tratados de forma adequada.
Finalmente, é também muito importante que o gestor treine sua equipe quanto às diretrizes da LGPD . Assim, é possível educá-los sobre os direitos de privacidade de seus clientes.
Dessa maneira, eles serão capazes de tomar as medidas necessárias para garantir que os dados pessoais de seus clientes sejam tratados de forma segura.
Acompanhe abaixo algumas dessas medidas explicadas de forma mais detalhada!
1. Treine sua equipe
O primeiro passo é capacitar sua equipe. Dentre as diversas possibilidades de especialização , os responsáveis por receber e tratar os dados e informações do escritório podem optar por aprimorar seus conhecimentos em segurança da informação, privacidade e proteção de dados.
Além disso, todos os membros da equipe que lidam com informações de clientes, incluindo até mesmo as pessoas responsáveis pelo atendimento inicial, devem ser treinados para evitar usá-las de maneira que prejudique o escritório.
Reforce essa cultura de proteção de dados, analise os processos do escritório para aprimorá-los. O ideal é que todos do escritórios tenham pelo menos um conhecimento básico sobre o tema.
2. Seja solícito com o cliente
O gestor também deve considerar adotar canais de comunicação eficientes com os clientes. Afinal, são eles os proprietários dos dados fornecidos e, logo, os maiores interessados nesses processos.
Desse modo, o escritório precisa buscar meios seguros para o envio de dados e informações quando esses forem solicitados.
3. Pense em um controle de acesso aos dados do escritório
Possuir uma política de acesso aos dados, com dispositivos com senhas fortes e outras alternativas similares, reforça a proteção e o cuidado que a empresa possui com os dados e informações.
Além disso, demonstra aos clientes o compromisso que o escritório tem em relação ao tema.
Tenha também cuidados adicionais em relação aos contratos de honorários e de trabalho dos seus colaboradores, prevendo cláusulas que visem assegurar que o escritório poderá ter acesso aos dados dos contratantes.
4. Reavalie os dispositivos utilizados
Em muitos escritórios colaboradores podem utilizar equipamentos particulares, principalmente se eles atuam à distância. Contudo, esse é uma falha de segurança que deve ser avaliada.
Nesse caso, é importante ter regras claras sobre a utilização dos equipamentos, pois acessos indevidos podem prejudicar a proteção dos dados.
O mais adequado é que os colaboradores tenham equipamento de uso exclusivo para sua atuação profissional.
5. Revise os contratos do escritório
Revise os contratos com os clientes e com os colaboradores do escritório para incluir cláusulas de adesão às exigências da LGPD.
Elabore termos de consentimento sobre a utilização dos dados deles para que tenham ciência sobre a maneira que eles serão tratados pelo escritório.
As exigências da LGPD precisam ser verificadas com urgência por todos os escritórios de advocacia. Desse modo, todos poderão ter uma atuação mais responsável em relação aos dados de terceiros e assim, evitar sanções.
