Segundo o dicionário, gerenciar é organizar, planejar e executar atividades que facilitem o processo de trabalho. Partindo desse conceito, o gerenciamento de produção é uma atividade bem mais ampla dentro de um processo produtivo e, consequentemente, muito importante para qualquer escritório.
Devido a essa importância, você vai descobrir neste artigo:
- O que é gerenciamento de produção;
- Quais os objetivos do gerenciamento de produção;
- Quais são os processos de gerenciamento;
- Quais são as etapas da gestão de produção;
- Como a tecnologia pode ajudar na gestão de produção;
- Quais os benefícios da gestão da produção.
Siga com a leitura e veja como adotar a gestão da produção no seu escritório jurídico!
O que é gerenciamento de produção?
A gestão da produção é uma prática que supervisiona todo o ciclo produtivo de uma empresa ou escritório, desde a entrada das matérias-primas, insumos, a produção em si, até a distribuição do produto final.
Com isso, o gerenciamento de produção é um processo fundamental para toda e qualquer atividade comercial, inclusive para escritórios de advocacia.
Quais os objetivos do gerenciamento de produção?
A ferramenta de gerenciamento de produção tem como principal objetivo o controle de todos os processos da cadeia produtiva.
No caso de um escritório de advocacia, isso inclui a disponibilidade, o manuseio e controle dos materiais, a produção em si, a gestão da qualidade até as etapas finais com o cliente, como a entrega dos processos finalizados.
Por meio desse controle, se estabelece uma padronização de processos que aumenta a eficácia operacional da empresa, a produtividade, a qualidade da produção final, a otimização dos custos de produção e a eficiência das entregas.
Quais são os processos de gerenciamento?
Primeiramente, existem processos importantes para atingir um excelente gerenciamento produtivo que consiga alcançar os objetivos do escritório de advocacia e garanta a satisfação dos clientes.
O planejamento da produção é o primeiro elemento.
Esse item planeja todo o processo produtivo do escritório e alinha as demandas com os suprimentos necessários para se alcançar uma produção contínua e eficaz e clientes satisfeitos.
Ademais, ele trabalha em conjunto com a equipe comercial e financeira, pois se estrutura a partir da projeção das vendas e dos custos da produtividade. Portanto, a falta desse planejamento pode gerar paradas na produção, atrasos nas entregas, desperdícios e baixa produtividade.
A organização dá continuidade ao planejamento. Ela define as tarefas, os recursos materiais, humanos e tecnológicos e cria um roteiro de produção, podendo, inclusive, verificar falhas e reestruturar os processos do escritório, caso seja necessário.
Na sequência ao planejamento e à organização, é hora de executar a produção. A execução coloca em prática as metas estabelecidas no planejamento, que podem ser desde diárias até mensais.
Nesse momento, também entra o comando do processo, baseado no trabalho do líder ou do gestor da equipe. É ele quem organiza as funções, a hierarquia, acompanha e motiva a equipe envolvida no trabalho.
Aliás, também cabe a ele lidar com as pressões da atividade, identificar as possíveis falhas que possam acontecer durante o trabalho no escritório e as oportunidades de melhorias.
Por fim, o monitoramento completa os processos fundamentais para se alcançar um gerenciamento produtivo adequado na empresa de advocacia. Ele avalia o desempenho dos colaboradores no escritório, o consumo dos materiais, o desperdício, assim como vários indicadores de qualidade da produção.
Quais são as etapas da gestão de produção?
Os elementos apresentados anteriormente norteiam de forma geral a gestão da produção do escritório. Entretanto, como essa gestão deve se implantar, detalhadamente e por etapas, da melhor maneira? Pois bem, existem algumas dicas.
1. Antecipação
Em primeiro lugar, é importante se antecipar à demanda, ou seja, prever o potencial de vendas do escritório, de forma que ele se prepare para adotar as ações mais importantes que supram esse cenário.
Desse modo, é imprescindível o envolvimento do setor comercial do escritório de advocacia da equipe de planejamento e do controle de produção para garantir a produtividade dentro do necessário.
2. Adequação
Já em segundo lugar, é preciso ajustar a demanda à produção, avaliando se ele está preparado para produzir conforme o exigido.
Nesse sentido, é preciso avaliar algumas questões como os materiais disponíveis, a força de trabalho, os recursos financeiros e a tecnologia empregada.
3. Estratégia produtiva
Logo após ter certeza que o escritório possui a capacidade de produção exigida, é preciso pensar na estratégia produtiva adequada, pois é ela que trará resultados positivos desde a produção até a entrega dos produtos finais.
Nesse sentido, ações como o papel de cada colaborador e a produtividade diária da empresa advocatícia fazem parte dessa ação estratégica.
4. Produção programada
Programar a produção do escritório é a quarta etapa. Ver, por exemplo, quais materiais são necessários para os processos e avaliar se a produção atenderá os clientes sem atrasos. Importante também avaliar se não haverá urgências que influenciarão a programação.
5. Execução e controle
Com a programação da produção definida, o próximo passo é executar e controlar a produtividade. Nesse caso, o controle serve para verificar, por exemplo, se os colaboradores estão usando os recursos disponíveis de forma correta e se os processos estão parados por algum motivo.
Cabe ao líder ou gestor da equipe fazer esse controle e responder rapidamente aos problemas que surjam nessa etapa, garantindo o cumprimento das metas produtivas.
6. Monitoramento de resultados
Finalmente, é necessário monitorar os resultados obtidos, verificando se todo o planejamento foi seguido e surtiu o efeito desejado. Dessa maneira, erros são identificados e é possível rever o processo de produção, melhorando a qualidade do serviço oferecido e motivando a equipe do escritório.
Como a tecnologia pode ajudar na gestão de produção?
A tecnologia tem uma participação importante para garantir uma excelente gestão da produção. Com ela, todas as operações de um escritório são melhor controladas, priorizando a qualidade do trabalho e o bom atendimento ao cliente.
Por exemplo, em um escritório jurídico os cálculos de prazos processuais, emissão de notas fiscais de honorários, gestão de pessoas e gestão financeira podem ser beneficiado com as tecnologias digitais, geralmente por meio de softwares específicos.
Embora elas tenham chegado para o melhor controle do processo de produção, as tecnologias nem sempre são adotadas nos escritórios, em função dos receios quanto aos custos delas. No entanto, existem algumas tecnologias no mercado com preços bem acessíveis.
Quais os benefícios da gestão da produção?
A boa gestão da produção garante vários benefícios para os escritórios de advocacia.
Entre eles:
- Mais agilidade, com melhor execução das atividades;
- Mais produtividade, com entregas antes do prazo;
- Melhor gestão financeira, com menos desperdícios.
Mas uma das maiores vantagens de uma boa gestão da produção é a qualidade dos produtos e serviços finais oferecidos. Ou seja, todo o trabalho gerencial foca na satisfação do consumidor, que acaba sendo um cliente fiel e um divulgador voluntário da empresa.
Tendo em vista o crescimento de um mercado altamente competitivo, os escritórios jurídicos devem oferecer diferenciais para se destacarem e o gerenciamento de produção é um bom começo. Afinal, é por meio dele que qualquer empresa alcança seus objetivos internos e externos.
