Entender e analisar os indicadores de BI é essencial para ter uma noção real sobre o negócio e as estratégias que você deseja aplicar. Quanto maior a compreensão dos dados, melhores são as chances de tomar boas decisões.
O business intelligence se tornou um dos principais aliados de companhias de diversos setores do mercado no planejamento estratégico. Além de entender o conceito e saber aplicá-lo, é fundamental verificar o que foi implementado por meio de indicadores e métricas.
Acompanhe a leitura desse artigo, entenda o que são os indicadores de BI e veja os motivos para utilizá-los sempre!
O que é BI?
BI é a sigla para o termo em inglês “business intelligence”. Em português, significa inteligência de negócios. Trata-se de um conceito que envolve a coleta, tratamento e análise de dados, contribuindo para uma tomada de decisão mais eficiente.
Ao contrário do que muitos podem acreditar, o BI não é uma ferramenta! Ou seja, trata-se apenas de um método de tratamento e análise de dados. Contudo, existem diversas ferramentas tecnológicas que possibilitam a aplicação do business intelligence para tratar e analisar as informações de uma empresa.
Esse procedimento já existe há anos. Atualmente, ganhou notoriedade, principalmente com o avanço da tecnologia. Desse modo, o BI possui muita relevância para definir estratégias e implementar melhorias em um negócio, independente do seu tamanho.
Muitos escritórios de advocacia também utilizam o BI para analisar os dados que possui, o que possibilita uma atuação muito mais estratégica e inteligente. Ao mesmo tempo, conseguem entender melhor as necessidades do negócio, visto que o BI contribui para ter uma visão geral do que se pretende melhorar ou implementar.
Se você deseja entender melhor o que é business intelligence, os seus princípios e as vantagens desse conceito, confira outros artigos do blog para aprimorar os seus conhecimentos:
- O que é business intelligence e para que serve? Entenda aqui!
- Como a inteligência de negócios se tornou uma aliada de escritórios de advocacia
O que são os indicadores de BI?
Os indicadores de BI são utilizados para verificar o cumprimento das metas estabelecidas em um negócio.
Ao utilizar o business intelligence no seu escritório, você poderá coletar, estruturar e analisar os dados do negócio, o que pode gerar insights para tomar decisões embasadas na realidade, e não por intuição e suposição.
Você pode aplicar o conceito para tomar decisões em diversos cenários, setores e situações.
Entretanto, não basta apenas organizar e analisar os dados para resolver algo no escritório! Ao tomar decisões, é fundamental utilizar os indicadores que, quando atuam em conjunto com o BI, podem dar informações relevantes sobre o andamento do negócio e da estratégia aplicada.
Qual é a diferença entre métrica e indicador?
Ao falar de indicadores de BI, é possível que muitos entendam que se tratam de métricas. Embora sejam próximos, indicador e métrica não são sinônimos.
As métricas são medidas que servem como suporte aos indicadores. Elas podem se referir a diversos tipos de medidas, como: valor, peso, quantidade, volume, dentre outros tipos quantitativos. Dessa forma, elas funcionam como base para a definição dos indicadores de desempenho.
Por outro lado, os indicadores, muito conhecidos também pelo termo em inglês key performance indicator ou pela sigla KPI, são, como o próprio nome demonstra, indicadores de desempenho. Servem para verificar se o seu escritório de advocacia conseguiu cumprir as metas estabelecidas dentro de um determinado prazo.
Em outras palavras, as métricas se relacionam com as atividades empresariais. Por outro lado, os indicadores abrangem tanto essas atividades quanto os processos internos. Sendo assim, os indicadores dependem de métricas específicas para existir.
Para tornar o entendimento melhor, imagine o setor financeiro do escritório. Alguns exemplos de métricas poderiam ser: faturamento e despesas. Por outro lado, o indicador poderia ser uma equação simples, como: lucro = faturamento – despesas.
No momento de analisar o desempenho dos processos internos, uma métrica a ser utilizada poderia ser: tempo de conclusão de uma determinada tarefa. Ao especificar o indicador, este pode ser o índice de eficiência da produção dessa tarefa.
Os exemplos demonstrados acima ajudam a entender melhor a diferença entre os dois termos.
Por que utilizar os indicadores de BI?
Os indicadores de BI exercem um papel fundamental dentro das estratégias de negócio do seu escritório de advocacia. Isso porque auxiliam na compreensão dos resultados em diversas áreas, aspectos e setores.
Ao fazer uma mudança ou melhoria, é preciso acompanhar os resultados no curto, médio e longo prazo. E é por meio dos indicadores de BI que você entenderá o desempenho das estratégias implementadas, ao contrário da métrica, que auxilia a entender apenas um determinado ponto, como o faturamento, por exemplo.
Em síntese, os indicadores são importantes porque contribuem para supervisionar os principais processos dentro do escritório. É por meio deles que a gestão pode tomar decisões melhores e agir, visto que se basearam em dados para isso.
Veja abaixo a importância dos indicadores de BI em diversos aspectos do escritório de advocacia.
Dá suporte ao acompanhamento das metas
Os indicadores de BI têm a função de dar suporte ao acompanhamento das metas do negócio como um todo.
Desse modo, se o escritório deseja, por exemplo, aumentar a carteira de clientes, o indicador deve possibilitar o acompanhamento dos números alcançados.
As metas precisam dar direcionamento para que os KPIs sejam criados de forma a auxiliar o escritório nesse processo de acompanhamento. Ou seja, devem ser observados de modo que auxilie o negócio a alcançar os objetivos estabelecidos. No longo prazo, o indicador será a base para verificar se a meta foi alcançada.
Contribui para identificar problemas
Os indicadores de BI também possibilitam o acompanhamento de resultados, inclusive em situações em que estão abaixo do esperado. Nesse caso, é preciso se atentar e agir.
Em escritórios de advocacia, que são negócios que prestam serviços e costumam ter diferença no lucro e na quantidade de clientes durante o ano, é normal haver variações, principalmente quando se fala de venda e lucro.
Entretanto, se o baixo desempenho continuar, é preciso investigar os motivos. Diante dessa realidade, os gestores poderão analisar os dados relacionados ao que está ruim e implementar melhorias.
A partir disso, é preciso avaliar o cenário e trabalhar para melhorá-lo, a fim de minimizar problemas e eliminar o que está prejudicando os resultados.
Melhora a compreensão do negócio e do mercado
O principal objetivo do business intelligence é garantir que negócios assumam uma postura analítica e tomem decisões de forma estratégica após verificar os dados que a empresa possui. Nos escritórios de advocacia, o intuito é o mesmo.
Ao utilizar o conceito e definir os indicadores de BI de forma estratégica, é possível entender, de forma contínua, diversos aspectos do negócio.
Logo, os indicadores contribuem para que os gestores tenham uma compreensão clara de como o escritório se comporta em diversos setores, como o comercial e o marketing, por exemplo. Ele deve trabalhar de modo que a definição dos KPIs não seja aleatória e que realmente auxilie o escritório a alcançar os objetivos.
Do mesmo modo, se os indicadores de BI não forem definidos de forma inteligente, todo o trabalho não será estratégico, impossibilitando a analise do que realmente é relevante.
Os escritórios de advocacia, embora funcionem como empresas, possuem características específicas relacionadas ao mercado, mudança nas leis, dentre outras. Sendo assim, o KPI deve auxiliar no acompanhamento e compreensão do negócio, para entender se ele está produtivo dentro da realidade do mercado e se está competitivo.
Quais são as vantagens de utilizar os indicadores de BI?
Existem diversas vantagens em utilizar os indicadores de BI. Até aqui, você já conseguiu entender o quão importante eles são para o seu negócio, certo? Agora veja como eles auxiliam na gestão do seu escritório de advocacia!
Melhora o lucro
Um escritório capaz de gerenciar as suas atividades, principalmente relacionadas a venda de serviços, conseguirá controlar melhor o seu aspecto financeiro. Os indicadores relacionados às vendas possibilitam entender os resultados e trabalhar de modo estratégico para melhorá-los ainda mais.
Ademais, possibilita compreender melhor o ticket médio dos serviços jurídicos, se o público-alvo está comprando ou não e o preço médio oferecido pela concorrência. Em síntese, os indicadores de BI auxiliam a aumentar a rentabilidade no escritório.
Reduz custos operacionais
O trabalho com os indicadores de BI é fundamental para as questões operacionais e gerenciais do escritório.
Para mantê-lo funcionando como o desejado, é preciso investir. Tais investimentos devem ser acompanhados de perto, pois em muitos casos, é possível reduzir custos.
Se um determinado indicador está alto, os gestores podem avaliar o que ocorre para conseguir reduzir as despesas. Em contrapartida, isso pode aumentar o capital do escritório, que pode realizar novos investimentos estratégicos. Isso só é possível se existir um acompanhamento de perto dos indicadores financeiros.
Contribui para tomar decisões inteligentes
Você já entendeu que o business intelligence auxilia na tomada de decisões estratégias para o negócio. Para tomar qualquer atitude, é essencial ter informações concretas e analisá-las de modo eficiente.
O principal benefício em utilizar os indicadores de BI nesse momento é justamente pelo fato de que eles podem auxiliar ainda mais em uma tomada de decisão estratégica.
Isso porque os indicadores demonstram uma realidade que ajuda a entender o negócio de forma ampla, principalmente se existir KPIs em todos os setores do escritório.
Ao ter ciência da realidade do negócio, melhor será a sua base para realizar análises e definir os rumos do escritório.
Como definir os indicadores de BI?
Até este momento, você entendeu o que são os indicadores de BI, qual a importância deles e as vantagens deles para o seu escritório. Porém, como criar os indicadores do seu negócio na prática? Confira abaixo o que fazer!
Identifique as metas do escritório
Para definir os indicadores de BI do escritório, é preciso ter noção das metas e objetivos dele. Você precisa considerá-los, pois os KPIs serão definidos para auxiliar a acompanhar o desenvolvimento do escritório em direção ao que se pretende alcançar.
Em outras palavras, os KPIs são reflexos das metas e servem como um guia para observar a evolução até o alcance delas. Sendo assim, é essencial definir os indicadores ideais para o seu escritório em específico.
Tenha em mente que escritórios de advocacia podem ter indicadores diferentes. Um escritório novo, por exemplo, pode dar preferência para indicadores que demonstrem a quantidade de clientes. Por outro lado, outros negócios podem estabelecer KPIs voltados para a fidelização e eficácia das estratégias de marketing.
Defina os benchmarks
Os benchmarks são interessantes para entender quais são os indicadores que os outros escritórios no mercado utilizam. Desse modo, ele possibilita ter uma perspectiva sobre o que os outros costumam acompanhar.
Se um escritório de mesmo tamanho, nicho e com estratégias semelhantes prioriza um determinado KPI, provavelmente ele também pode ser importante para o seu negócio.
Ao determinar esses comparativos, você pode manter o escritório em um bom nível de competitividade em relação aos concorrentes no mercado.
Verifique a possibilidade de mensuração
Ao definir as métricas, é preciso pensar se elas podem ser acompanhadas de forma contínua. Com os indicadores de BI, isso também é importante, visto que eles representam o desempenho no longo prazo.
Uma dica para melhorar essas análises é escolher sempre KPIs quantitativos em vez de subjetivos. Por exemplo, em vez de escolher indicadores relacionados ao crescimento do escritório, defina os que indiquem o ticket médio, o lucro e a taxa de clientes, dentre outros.
Escolha boas fontes de dados
Por fim, os indicadores de BI precisam de boas fontes. Eles só podem ser definidos e acompanhados se o trabalho de coleta e tratamento de dados for eficiente.
Por isso, escolha dados de fontes confiáveis e principalmente, que sejam relevantes para o que se pretende analisar no escritório.
Você pode utilizar softwares para isso e captar dados de e-mails, redes sociais, sites, dentre outros. Assim, é possível conseguir um bom volume de dados que seja de qualidade, retendo apenas o que é relevante para a estratégia.
Exemplos de indicadores na prática
Existem diversos indicadores que o seu escritório pode criar. Lembre-se que é preciso definir o que realmente importa para o negócio.
Além disso, existem certos KPIs que precisam obrigatoriamente ser acompanhados. Veja abaixo quais são eles:
- Taxa de conversão: quantidade de pessoas que o escritório consegue converter em clientes;
- Custo de aquisição de clientes: investimento feito para conseguir cada um dos novos clientes;
- Ticket médio: valor médio que os clientes gastam com os serviços jurídicos do escritório;
- Receita: total ganho com os serviços jurídicos em um determinado período;
- Taxa de novos clientes: quantidade de novos clientes que chegaram ao escritório em um determinado período.
Dependendo da realidade do seu escritório, talvez alguns desses aspectos não sejam importantes no momento. Inclusive, podem existir outros que sejam necessários e que não foram citados.
Contudo, é importante verificar estes aspectos quando o negócio se desenvolver e principalmente, definir todos os KPIs essenciais para acompanhar o crescimento do escritório.
Você gostou de aprender sobre os indicadores de BI? Então aproveite e entenda o que é a jurimetria small data!
