No início eles parecem inofensivos: alguns contratos, algumas procurações.
Aos poucos a gaveta de documentos do seu escritório de advocacia se transforma em um armário e, quando você menos notar, estará fazendo uma reforma para ter uma sala inteira dedicada aos arquivos.
Um verdadeiro pesadelo, envolto por obras e documentos perdidos.
A solução? Digitalização. Mas isso acaba por trazer outros problemas. Revisa-se pasta por pasta, escaneando o que falta e devolvendo os originais aos clientes.
Alguns armários ficam, mas o volume é menor. Até que um dia seu computador estraga ou é roubado. O backup é antigo demais, se é que ele existe.
O cenário não é nada bom, não é mesmo?
Como resolver o impasse da papelada do escritório de advocacia?
Digitalizar os arquivos do escritório de advocacia continua sendo a solução. Porém, é necessário que se aplique medidas de segurança.
É preciso que se faça o backup frequente, de preferência salvo em uma nuvem (cloud), longe de máquinas que sofram os mesmos riscos do seu computador ou servidor.
A maioria das pessoas já estão familiarizadas com a nuvem: se trata de uma rede de servidores que se pode acessar de qualquer lugar pela internet.
Por ser uma rede, possui maior segurança de dados, pois se um servidor apresentar algum tipo de defeito, outro irá disponibilizar os mesmos documentos automaticamente.
Se fornece esse tipo de serviço por ferramentas de gerenciamento de arquivos que não se instalam no seu computador.
Um exemplo é o ADVBOX que acessa-se com um login de onde você estiver.
Os dados são protegidos a partir do seu login e os documentos alocados na nuvem – uma rede de servidores especializada e segura. Assim, não importa a capacidade de processamento do seu computador, ele apenas precisa ter acesso à internet.
A nuvem é uma excelente tecnologia e um facilitador dentro do escritório.
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