Quanto mais organizado o processo de trabalho, melhor é a produtividade. Portanto, a função de um Workflow, ou fluxo de trabalho, é fundamental para que os escritórios jurídicos atinjam os melhores resultados em serviços oferecidos aos clientes.
Atualmente, ele tem na tecnologia um grande aliado, organizando as tarefas e gerenciando as atividades, de forma que os colaboradores trabalhem de forma padronizada e o escritório atinja suas metas.
Assim, este artigo esclarece:
- Como definir fluxo de trabalho?
- Para que serve o fluxo de trabalho?
- Quais são as etapas do fluxo de trabalho?
Acompanhe este post e verifique o que é quais os passos para implantar um fluxo de trabalho no escritório advocatício.
Como definir fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho é um conjunto organizado de atividades padrão que devem ser seguidas com o intuito de se cumprir tarefas ou projetos. Ou seja, este fluxo detalha todo o processo diário de trabalho que deve ser realizado com sucesso.
Com ele, as atribuições e tarefas para cada colaborador ficam mais organizadas e claras, resultando em serviços e produções mais ágeis.
Ademais, a agilidade ganhou mais força ainda com as tecnologias aplicadas ao fluxo de trabalho, especialmente o uso de gerenciadores de tarefas que revolucionou a distribuição, execução e gestão das atividades.
Para que serve o fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho é uma ferramenta fundamental para a gestão de escritório de advocacia, pois com ele evitam-se riscos nas atividades, prejuízos nos serviços fornecidos aos clientes e nos resultados do negócio como um todo.
Com ele, escritórios se tornam competitivos diante de um mercado cada vez mais concorrido no Direito.
Em suma, veja com detalhes por que ele é importante.
- Produtividade;
- Autogerenciamento;
- Qualidade;
- Cultura;
- Monitoramento;
- Visibilidade.
1. Produtividade
O fluxo de trabalho esclarece o que todos os envolvidos no escritório devem fazer, além de quando e como. Esta padronização evita erros durante o processo de trabalho que poderiam causar atrasos e prejudicar a produtividade.
2. Autogerenciamento
O fluxo padronizado permite que os colaboradores autogerenciem seus processos, em especial por meio das plataformas de gerenciamento. Por sua vez, gestores também têm na tecnologia a possibilidade de se dedicar a outras atividades.
3. Qualidade
O padrão do fluxo de trabalho vai refletir no padrão de qualidade de todos os serviços oferecidos pelo escritório.
4. Cultura
O fluxo de trabalho, ao promover autonomia e responsabilidade entre os colaboradores do escritório, ajuda-os a crescer profissionalmente, estabelecendo uma cultura organizacional positiva.
5. Monitoramento
Com o fluxo bem organizado e cada passo das atividades registrado, pode-se monitorar o desempenho de cada colaborador, no sentido de ajustar atrasos ou erros nos processos de trabalho.
6. Visibilidade
O fluxo de trabalho permite uma visão em tempo real dos processos realizados pelos colaboradores dos escritórios. Como resultado, gestores podem analisar e implementar melhorias na eficiência da equipe.
Esses são apenas alguns tópicos que deixam claro para que serve o fluxo do trabalho. Outros deles envolvem:
- Processos mais ágeis;
- Menos achismos;
- Incentivar o potencial da equipe;
- Alocar recursos;
- Coleta automática de informações;
- Evitar a duplicidade de trabalhos;
- Evitar dados isolados, centralizando-os.
Quais são as etapas do fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho deve seguir algumas orientações para sua construção, desde a etapa do planejamento até a implantação da automatização por meio de ferramentas de gestão digital do processo.
Basicamente, a construção visa ações como conhecimento, gerenciamento e mensuração,
Então quais seriam essas etapas?
- Objetivo;
- Público;
- Revisão;
- Identificação;
- Reformulação;
- Medição;
- Aprimoramento.
1. Objetivo
Antes de tudo, defina o propósito do fluxo de trabalho para o escritório. Qual seria o objetivo? Melhorar o desempenho dos colaboradores ou a rentabilidade do negócio? Foque nas escolhas.
2. Público
O fluxo de trabalho a ser criado é direcionado ao público interno do escritório ou atingirá o cliente? Portanto, pense nisso ao desenvolver o processo.
3. Revisão
Para criar o fluxos de trabalho do escritório, primeiramente é preciso coletar informações.
Ou seja, é necessário rever como está o processo atual, pois só depois disso pode-se ter em mente o desenho que se quer dar ao processo.
Questione quem é o responsável pela execução de determinadas tarefas e como são realizadas, assim como os recursos necessários para as atividades.
4. Identificação
A revisão trará um panorama dos erros cometidos no processo de trabalho do escritório.
Por isso, identifique se há erros nas informações repassadas, se existe retrabalho ou processos que prejudiquem o fluxo, se os prazos são justos e se as tarefas condizem com o potencial de cada profissional envolvido.
E, principalmente, avalie se há atividades que podem se beneficiar das tecnologias.
5. Reformulação
Após o levantamento do processo atual e dos erros cometidos, pode-se, então, reformular os fluxos de trabalho do escritório jurídico. Ou seja, focar em tudo aquilo que pode agregar valor aos processos de trabalho e, consequentemente, aos serviços oferecidos aos clientes.
Na atualidade, uma ferramenta de valor para o fluxo de trabalho nos escritórios jurídicos são os softwares de gestão que permitem um controle do fluxo e que as equipes concluam as tarefas com facilidade e autonomia.
Dentro desse contexto, o software jurídico da ADVBOX é ideal, pois controla o fluxo de trabalho em tempo real, gerenciando todos os processos com eficiência, segurança e praticidade.
Dessa forma, há melhoria da qualidade dos serviços jurídicos, redução de custos e aumento de produtividade.
Uma das funcionalidades do software ADVBOX é o Taskscore (sistema de pontuação por tarefas) que gerencia a divisão de tarefas, um dos pontos fundamentais do fluxo de trabalho.
Em suma, com o Taskscore todas as tarefas dos profissionais são cadastradas no sistema. Com isso, cada colaborador do escritório sabe quais são suas atividades, sempre de olho em prioridades e prazos.
A partir daí, as tarefas são gerenciadas automaticamente e recebem pontuações que podem até mesmo premiar os profissionais que alcançam seus objetivos.
Resumindo, as vantagens do sistema são:
- Aumento da produtividade e da receita do escritório;
- Melhoria da motivação;
- Autogerenciamento do colaborador;
- Horários flexíveis;
- Medições das pontuações por tarefas desempenhadas;
- Possibilidades de premiações por trabalho entregue;
- Controle das atividades pelo gestor sem ser invasivo.
6. Medição
Após a reformulação, adote métricas para mensurar os resultados alcançados verificando questões como problemas com prazos, custos e produtividade individual ou a da equipe.
Algumas métricas que podem ser adotadas são:
- Cycle time: é o número de dias para que a equipe realize uma tarefa e que pode ser a base para se identificar os atrasos;
- Lead Time: é o tempo em que uma tarefa ficou pendente por algum problema e que permite a avaliação quanto à gestão de crise do escritório;
- Vazão: monitora o volume de trabalho entregue pelo escritório em um período de tempo, indicando o nível de produtividade e os problemas relativos a ele;
- Trabalho em progresso: monitora os trabalhos em andamento e que não foram concluídos, verificando se é preciso reformular o fluxo junto às equipes.
7. Aprimoramento
Conhecendo o desempenho obtido com o fluxo de trabalho, fica mais fácil verificar as falhas e de que forma pode-se melhorar o processo. Ou seja, há necessidade de um aprimoramento constante para o aumento da produtividade.
Compreender e implantar um fluxo de trabalho trará não só organização do escritório jurídico e as atividades de cada colaborador como incidirá sobre uma melhor produtividade do negócio e clientes mais satisfeitos.
Certamente você pode pensar que a adoção do sistema não é fácil, mas atualmente, com uma mãozinha da tecnologia o processo se torna mais fácil do que parece e impulsionará o crescimento do escritório.
Pense agora como está o fluxo no seu escritório e o que pode melhorar. Talvez você se surpreenda.
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