Você sabe qual é a importância de organizar processos internos do escritório de advocacia? Por mais que pareça ser uma tarefa secundária, esse é um dos pontos que fazem com que o seu negócio se torne mais produtivo no dia a dia.
Contudo, para que isso aconteça, é preciso saber organizar processos internos, e conhecer ferramentas que facilitem esse trabalho. No texto abaixo você vai conferir tudo isso e entender a importância dessa organização para o seu escritório. Venha conferir!
Quais são os processos internos do escritório de advocacia?
Vários pontos podem acabar se enquadrando como processos internos do escritório, e não apenas processos jurídicos de fato. A rotina do lugar como um todo, e os procedimentos necessários para que ela ocorra bem, fazem parte desses processos.
É importante entender que os processos internos de um escritório acabam variando de acordo com alguns fatores básicos. Tamanho da empresa, especializações, serviços oferecidos, entre outros pontos, influenciam nessa questão.
De maneira geral, alguns dos procedimentos que se pode considerar como processos internos são os seguintes:
- Uso de softwares para gerenciar arquivos e casos, otimizando o seu funcionamento;
- Organização de arquivos e de novos casos, facilitando que se encontrem no futuro;
- Processos de controladoria;
- Previsões financeiras.
Como realizar a organização dos processos internos?
Enfim, vamos falar sobre as etapas para ajudar na organização dos processos internos do seu escritório. Abaixo, você vai conferir algumas dicas que irão fazer com que o seu time tenha condições de se organizar e garantir um melhor funcionamento como um todo. Confira!
1. Mapeamento
A primeira etapa para conhecer os processos internos do escritório é a de mapear os procedimentos feitos por cada equipe. O time de marketing, jurídico, entre outros, precisam ter sua atuação detalhada para que se tenha uma visão geral do que se faz.
Dessa forma, é possível que se entenda como cada time atua, e como se pode melhorar cada processo no futuro. Porém, para isso, é preciso que se entenda os processos realizados por cada equipe, e detalhá-lo para facilitar a identificação de erros.
O time responsável por atender clientes, por exemplo, passa pela etapa de recolher e registrar dados, consultar advogados, além de cobrar os devedores. Essas etapas (que variam de acordo com o escritório) devem contar com detalhes mais específicos de funcionamento.
De toda maneira, mapear os processos internos do escritório, e entender como se faz, são essenciais para que se melhorem eles. Cada negócio tem suas particularidades, porém, todos precisam passar por essa etapa para progredirem.
2. Melhorias
Chegou a etapa de pensar nas melhorias que se pode implementar nos processos internos do seu escritório. Já que já se fez o mapeamento, é possível que se identifique quais pontos sofrem com algumas falhas que se pode aprimorar.
O registro dos dados de seus clientes, por exemplo, pode se fazer em uma plataforma mais rápida, ainda não utilizada pelo escritório. Dessa forma, é possível otimizar o fluxo de trabalho e tornar a realização de determinadas tarefas mais tranquila.
Além disso, pensar em etapas que se pode encurtar, ou em processos extras que se pode incluir também é importante. Tudo vai depender como o seu escritório já atua e quais falhas vai se identificar no processo.
Em todo caso, a sua gestão tende a melhorar quando se identificar pontos de aprimoramento em áreas específicas. Seja para otimizar fluxos de funcionamento ou fazer pequenos ajustes, ainda assim, as melhorias são sempre bem-vindas.
3. Indicadores
Após as melhorias, é interessante definir quais indicadores serão utilizados pelo seu escritório para avaliar seu progresso. Quais números serão considerados, quando é um patamar satisfatório, entre outros pontos, precisam ser pensados.
São vários os indicadores de desempenho que podemos levar em consideração para diferentes tarefas. O atendimento ao cliente, por exemplo, pode ser otimizado diminuindo o seu tempo, e para isso, você verifica os indicadores de tempo.
Em todo caso, desenvolva estratégias e sempre esteja atento aos indicadores que são úteis de fato para alcançar seus objetivos. Adaptar o seu escritório de acordo com as necessidades exclusivas dele é o que faz seu o crescimento acontecer.
4. Prática
Agora que você já sabe quais melhorias precisam ser implementadas, chegou o momento de colocar em prática. Para isso, é interessante também gerenciar os prazos para que determinadas tarefas sejam realizadas pela sua equipe.
Ter um cronograma ajuda o seu time a organizar o que deve ser feito e quando isso precisa ser entregue. Para isso, é interessante contar com ferramentas que podem ajudar na organização do escritório, como o Trello, por exemplo.
Em todo caso, com um cronograma estabelecido, é possível fornecer a atenção necessária para a realização de tarefas mais urgentes. Tudo isso, junto da estratégia para colocar seu planejamento em prática, vão fazer o seu escritório funcionar melhor.
5. Observação
É muito difícil que o seu escritório consiga acertar todos os detalhes necessários para se criar uma estratégia perfeita para organizar processos internos. Por esse motivo, é necessário que um período de observação seja feito pela sua equipe.
Entender o que deu certo na sua estratégia, pontos que podem ser melhorados, entre outras questões, é algo indispensável. Contudo, isso só pode ser feito após um período de observação, onde é possível acompanhar os pontos positivos e negativos de tudo.
Em todo caso, para ajustar a sua estratégia de acordo com o que é necessário para que o seu sucesso seja alcançado, a observação é crucial. Por isso, não deixe de acompanhar de perto os indicadores que foram escolhidos para medir o êxito das suas tarefas.
Qual é a importância de se organizar processos internos no escritório?
A organização dos processos internos do escritório é importante para te ajudar a superar concorrentes no mercado. Hoje, o mercado jurídico está extremamente competitivo, e por isso, é necessário buscar formas de se destacar.
Mostrar que o seu escritório é relevante e pode oferecer um serviço de qualidade e organizado é essencial nesse cenário. E para que isso aconteça, é interessante que a organização de processos internos do escritório aconteça.
Ou seja, a organização de processos internos é um diferencial competitivo para o seu escritório no mercado. Manter processos organizados ajudam a manter o serviço rápido e de maior qualidade, o que ajuda a aumentar o nível de satisfação dos clientes.
Enfim, a gestão e organização do escritório não pode ser ignorada pelos responsáveis por realizarem essa tarefa. Por esse motivo os processos internos não podem ficar desorganizados, afinal de contas, impactam em todas as áreas do seu escritório.
Que ferramenta pode ajudar a organizar os processos internos do escritório?
Para ajudar a organizar processos internos do escritório de advocacia, é interessante contar com um software jurídico ao seu lado. Essa ferramenta é capaz de otimizar uma série de procedimentos que podem ajudar a melhorar o seu fluxo de trabalho.
O sistema ADVBOX, por exemplo, conta com funcionalidades de integração com o Poder Judiciário, o que agiliza uma série de procedimentos. Além disso, a possibilidade de integrar a agenda dos seus advogados com as de seus clientes também é possível.
Outro ponto importante é que a ferramenta conta com o sistema de pontuação por tarefas, capaz de tornar mais transparentes as metas para cada membro da equipe. Além disso, por meio dele, é possível basear a remuneração de todo o seu time.
De toda forma, um software jurídico torna possível que os processos internos do escritório sejam organizados de maneira mais efetiva. Contar com essa ferramenta ao seu lado é imprescindível para quem quer tornar o seu time mais produtivo e eficiente.
Aproveite agora mesmo a oportunidade de testar o sistema ADVBOX para melhorar os processos internos do seu escritório!
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