Produtividade

Como alcançar mais Produtividade no trabalho em equipe

Para alcançar os objetivos em um escritório de advocacia, a produtividade no trabalho em equipe é essencial. Para isso, é importante que exista uma base administrativa sólida, que se estruture na organização, transparência e constância dos procedimentos.

Portanto, é imprescindível que os gestores do escritório de advocacia estabeleçam procedimentos internos que visem minimizar os riscos e otimizar o tempo. 

Nesse artigo, vamos falar como a produtividade no trabalho em equipe pode aumentar a eficiência das operações realizadas durante as rotinas jurídicas. Confira!

O que é a produtividade no trabalho?

Antes de entendermos como funciona a produtividade no trabalho em equipe, devemos entender, primeiramente, no que consiste a produtividade no trabalho.

A produtividade no trabalho é a medida da eficiência de um indivíduo ou de uma equipe em realizar suas tarefas em um determinado período de tempo. Em outras palavras, é a relação entre a quantidade de trabalho realizado e o tempo e recursos necessários para realizá-lo.

Para ser produtivo no trabalho, é importante ter um planejamento claro e organizado das tarefas a serem realizadas, estabelecer prioridades e definir prazos realistas. Além disso, é fundamental ter um ambiente adequado e os recursos necessários para desempenhar as atividades.

Uma das principais formas de aumentar a produtividade no trabalho é através da automação e da tecnologia, que podem ajudar a reduzir o tempo necessário para realizar tarefas repetitivas e rotineiras.

A adoção de ferramentas digitais também pode facilitar a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe.

Uma dessas ferramentas é o Business Intelligence.O uso de Business Intelligence (BI) no planejamento permite que os escritórios jurídicos tenham uma visão mais ampla e precisa do seu negócio. Dessa forma, impacta diretamente na tomada de decisões assertivas e com soluções altamente eficazes.

Confira o vídeo abaixo e entenda como esta ferramenta funciona:

O que define fator de produtividade para uma equipe de trabalho?

O fator de produtividade para uma equipe de trabalho é definido pela capacidade da equipe de realizar suas tarefas de forma eficiente e eficaz. Para medir o fator de produtividade de uma equipe, se consideram vários aspectos, como:

  • A quantidade de trabalho realizado em um determinado período de tempo;
  • A qualidade do trabalho produzido;
  • O uso adequado dos recursos disponíveis;
  • A capacidade de colaboração e comunicação entre os membros da equipe.

Além disso, outros fatores podem influenciar o fator de produtividade de uma equipe, como a motivação dos membros, a liderança e a cultura organizacional da empresa. 

Uma liderança eficaz e uma cultura de trabalho positiva podem incentivar a equipe a trabalhar de forma mais produtiva e colaborativa, enquanto uma cultura tóxica ou uma liderança fraca podem afetar negativamente a produtividade.

É importante lembrar que a produtividade não deve ser medida apenas em termos quantitativos, mas também qualitativos. 

Uma equipe pode produzir muito em um curto período de tempo, mas se a qualidade for baixa isso não significa que a equipe seja produtiva. Portanto, é essencial que a qualidade do trabalho seja avaliada juntamente com a quantidade.

Lista com os aspectos que auxiliam e prejudicam a produtividade no trabalho em equipe
Produtividade no trabalho em equipe

Como estimular a produtividade da equipe?

Com isso, é importante lembrar que a produtividade não deve ser medida apenas em termos de quantidade de trabalho realizado, mas também em termos de qualidade.

Um trabalho bem feito e com atenção aos detalhes é mais importante do que uma grande quantidade de tarefas realizadas sem a devida qualidade.

Portanto, é essencial que as empresas incentivem a produtividade dos funcionários por meio de um ambiente de trabalho saudável e com oportunidades de desenvolvimento profissional. 

Quando os colaboradores se sentem valorizados e motivados, a tendência é que a produtividade aumente naturalmente. Existem várias maneiras de estimular a produtividade em equipe.

Aqui estão algumas dicas!

1. Estabeleça metas claras e realistas

Em primeiro lugar, é importante que sejam definidas metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado para que todos na equipe saibam o que é esperado e possam trabalhar juntos para alcançá-las.

2. Promova a comunicação eficaz

A fim de manter a equipe motivada e engajada, é fundamental estabelecer uma comunicação clara e eficaz. Certifique-se de que todos os membros da equipe tenham um canal aberto para se comunicar e compartilhar informações importantes com frequência.

3. Defina papéis e responsabilidades

É importante que cada membro da equipe saiba exatamente qual é o seu papel e quais são as suas responsabilidades. Isso ajuda a garantir que todos estejam trabalhando na mesma direção e evita conflitos.

4. Incentive a colaboração

Quando os membros da equipe trabalham juntos e colaboram uns com os outros, eles podem compartilhar ideias e conhecimentos e trabalhar de maneira mais eficiente. Certifique-se de que a equipe esteja trabalhando em conjunto em projetos e tarefas.

5. Reconheça e recompense o bom desempenho

Quando reconhecemos e recompensamos os membros da equipe pelo seu bom desempenho, eles se sentem motivados e valorizados. Certifique-se de reconhecer e celebrar o trabalho árduo e as conquistas da equipe.

6. Crie um ambiente de trabalho positivo

Um ambiente de trabalho positivo mantém a equipe motivada e produtiva. Certifique-se de que a equipe esteja trabalhando em um ambiente agradável e que as relações interpessoais sejam saudáveis e respeitosas.

7. Ofereça treinamento e desenvolvimento

O desenvolvimento contínuo é importante para manter a equipe atualizada e capacitada. Ofereça treinamentos e oportunidades de aprendizado para que a equipe possa crescer e se desenvolver profissionalmente.

O que é Taskscore?

Com o sistema taskscore (pontuação por tarefas) é possível ver com clareza o aumento na produtividade no trabalho em equipe no escritório de advocacia, apresentando ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.

Sendo assim, o sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.

Damos a pontuação previamente a cada tarefa, em geral, de 0 a 200 pontos, considerando uma pontuação maior para tarefas mais complexas e demoradas, e uma pontuação menor para tarefas simples e rápidas.

Sendo assim, as principais vantagens da Pontuação por Tarefas são:

  • Aumento impressionante da produtividade;
  • Maior autonomia e autogestão de cada pessoa;
  • Aumento da motivação;
  • Flexibilidade de horários;
  • Gerenciamento adequado ao trabalho remoto em conformidade com as leis trabalhistas;
  • Aumento da receita do escritório;
  • Possibilidade de recompensar melhor quem entrega mais trabalho;
  • Ter controle e supervisão total sem o gestor ser invasivo.

Como a gestão por tarefas aumenta a produtividade no escritório de advocacia?

Enquanto a equipe comercial busca novos clientes e atende às demandas existentes, surgem diversas tarefas que se precisa realizar. Essas tarefas incluem desde conversas com os clientes, até a assinatura de contratos e honorários. 

Além disso, há uma grande quantidade de tarefas relacionadas à interação com o juiz e entre os membros da equipe.

De acordo com um estudo realizado pela ADVBOX, em média um processo judicial requer entre 30 e 70 tarefas. 

Nesse sentido, levando em consideração que há um estoque de 1000 processos ativos, é possível planejar com precisão a quantidade de recursos humanos necessários e a demanda de tarefas. 

Isso ocorre porque, ao longo das fases de prospecção, produção e execução, esses 1000 processos terão em média entre 4000 e 6000 tarefas. Ter conhecimento desses dados sobre a rotina do escritório facilita muito a sua gestão.

Portanto, a adoção do sistema taskscore em um escritório de advocacia representa uma mudança significativa, estabelecendo padrões de produtividade para os colaboradores.

Principalmente porque o sistema permite que o colaborador saiba antecipadamente a quantidade de trabalho que a equipe espera que ele entregue.

O que pode ser feito para motivar uma equipe?

A liderança em uma equipe jurídica tem como uma das principais responsabilidades manter os membros motivados e fazê-los alcançar um desempenho acima do mínimo esperado.

No entanto, isso não é algo fácil de conseguir no dia a dia e pode se tornar cansativo.

As teorias sobre motivação enfatizam principalmente duas causas positivas: o reconhecimento pelo trabalho realizado e a oportunidade de obter recompensas em troca de esforços superiores, sejam elas financeiras ou não.

O primeiro passo para alcançar alta produtividade na advocacia por meio da pontuação é digitalizar o escritório. No entanto, não estamos apenas nos referindo a transferir documentos para o computador. Estamos falando de algo maior e mais impactante, que realmente traga melhorias.

Como alcançar mais Produtividade no trabalho em equipe
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Sharlon Fraga