Para alcançar os objetivos em um escritório de advocacia, a produtividade no trabalho em equipe é essencial. Para isso, é importante que exista uma base administrativa sólida, que se estruture na organização, transparência e constância dos procedimentos.
Portanto, é imprescindível que os gestores do escritório de advocacia estabeleçam procedimentos internos que visem minimizar os riscos e otimizar o tempo.
Nesse artigo, vamos falar como a produtividade no trabalho em equipe pode aumentar a eficiência das operações realizadas durante as rotinas jurídicas. Confira!
O que é a produtividade no trabalho?
Antes de entendermos como funciona a produtividade no trabalho em equipe, devemos entender, primeiramente, no que consiste a produtividade no trabalho.
A produtividade no trabalho é a medida da eficiência de um indivíduo ou de uma equipe em realizar suas tarefas em um determinado período de tempo. Em outras palavras, é a relação entre a quantidade de trabalho realizado e o tempo e recursos necessários para realizá-lo.
Para ser produtivo no trabalho, é importante ter um planejamento claro e organizado das tarefas a serem realizadas, estabelecer prioridades e definir prazos realistas. Além disso, é fundamental ter um ambiente adequado e os recursos necessários para desempenhar as atividades.
Uma das principais formas de aumentar a produtividade no trabalho é através da automação e da tecnologia, que podem ajudar a reduzir o tempo necessário para realizar tarefas repetitivas e rotineiras.
A adoção de ferramentas digitais também pode facilitar a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe.
Uma dessas ferramentas é o Business Intelligence.O uso de Business Intelligence (BI) no planejamento permite que os escritórios jurídicos tenham uma visão mais ampla e precisa do seu negócio. Dessa forma, impacta diretamente na tomada de decisões assertivas e com soluções altamente eficazes.
Confira o vídeo abaixo e entenda como esta ferramenta funciona:
O que define fator de produtividade para uma equipe de trabalho?
O fator de produtividade para uma equipe de trabalho é definido pela capacidade da equipe de realizar suas tarefas de forma eficiente e eficaz. Para medir o fator de produtividade de uma equipe, se consideram vários aspectos, como:
- A quantidade de trabalho realizado em um determinado período de tempo;
- A qualidade do trabalho produzido;
- O uso adequado dos recursos disponíveis;
- A capacidade de colaboração e comunicação entre os membros da equipe.
Além disso, outros fatores podem influenciar o fator de produtividade de uma equipe, como a motivação dos membros, a liderança e a cultura organizacional da empresa.
Uma liderança eficaz e uma cultura de trabalho positiva podem incentivar a equipe a trabalhar de forma mais produtiva e colaborativa, enquanto uma cultura tóxica ou uma liderança fraca podem afetar negativamente a produtividade.
É importante lembrar que a produtividade não deve ser medida apenas em termos quantitativos, mas também qualitativos.
Uma equipe pode produzir muito em um curto período de tempo, mas se a qualidade for baixa isso não significa que a equipe seja produtiva. Portanto, é essencial que a qualidade do trabalho seja avaliada juntamente com a quantidade.
Como estimular a produtividade da equipe?
Com isso, é importante lembrar que a produtividade não deve ser medida apenas em termos de quantidade de trabalho realizado, mas também em termos de qualidade.
Um trabalho bem feito e com atenção aos detalhes é mais importante do que uma grande quantidade de tarefas realizadas sem a devida qualidade.
Portanto, é essencial que as empresas incentivem a produtividade dos funcionários por meio de um ambiente de trabalho saudável e com oportunidades de desenvolvimento profissional.
Quando os colaboradores se sentem valorizados e motivados, a tendência é que a produtividade aumente naturalmente. Existem várias maneiras de estimular a produtividade em equipe.
Aqui estão algumas dicas!
1. Estabeleça metas claras e realistas
Em primeiro lugar, é importante que sejam definidas metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado para que todos na equipe saibam o que é esperado e possam trabalhar juntos para alcançá-las.
2. Promova a comunicação eficaz
A fim de manter a equipe motivada e engajada, é fundamental estabelecer uma comunicação clara e eficaz. Certifique-se de que todos os membros da equipe tenham um canal aberto para se comunicar e compartilhar informações importantes com frequência.
3. Defina papéis e responsabilidades
É importante que cada membro da equipe saiba exatamente qual é o seu papel e quais são as suas responsabilidades. Isso ajuda a garantir que todos estejam trabalhando na mesma direção e evita conflitos.
4. Incentive a colaboração
Quando os membros da equipe trabalham juntos e colaboram uns com os outros, eles podem compartilhar ideias e conhecimentos e trabalhar de maneira mais eficiente. Certifique-se de que a equipe esteja trabalhando em conjunto em projetos e tarefas.
5. Reconheça e recompense o bom desempenho
Quando reconhecemos e recompensamos os membros da equipe pelo seu bom desempenho, eles se sentem motivados e valorizados. Certifique-se de reconhecer e celebrar o trabalho árduo e as conquistas da equipe.
6. Crie um ambiente de trabalho positivo
Um ambiente de trabalho positivo mantém a equipe motivada e produtiva. Certifique-se de que a equipe esteja trabalhando em um ambiente agradável e que as relações interpessoais sejam saudáveis e respeitosas.
7. Ofereça treinamento e desenvolvimento
O desenvolvimento contínuo é importante para manter a equipe atualizada e capacitada. Ofereça treinamentos e oportunidades de aprendizado para que a equipe possa crescer e se desenvolver profissionalmente.
O que é Taskscore?
Com o sistema taskscore (pontuação por tarefas) é possível ver com clareza o aumento na produtividade no trabalho em equipe no escritório de advocacia, apresentando ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.
Sendo assim, o sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.
Damos a pontuação previamente a cada tarefa, em geral, de 0 a 200 pontos, considerando uma pontuação maior para tarefas mais complexas e demoradas, e uma pontuação menor para tarefas simples e rápidas.
Sendo assim, as principais vantagens da Pontuação por Tarefas são:
- Aumento impressionante da produtividade;
- Maior autonomia e autogestão de cada pessoa;
- Aumento da motivação;
- Flexibilidade de horários;
- Gerenciamento adequado ao trabalho remoto em conformidade com as leis trabalhistas;
- Aumento da receita do escritório;
- Possibilidade de recompensar melhor quem entrega mais trabalho;
- Ter controle e supervisão total sem o gestor ser invasivo.
Como a gestão por tarefas aumenta a produtividade no escritório de advocacia?
Enquanto a equipe comercial busca novos clientes e atende às demandas existentes, surgem diversas tarefas que se precisa realizar. Essas tarefas incluem desde conversas com os clientes, até a assinatura de contratos e honorários.
Além disso, há uma grande quantidade de tarefas relacionadas à interação com o juiz e entre os membros da equipe.
De acordo com um estudo realizado pela ADVBOX, em média um processo judicial requer entre 30 e 70 tarefas.
Nesse sentido, levando em consideração que há um estoque de 1000 processos ativos, é possível planejar com precisão a quantidade de recursos humanos necessários e a demanda de tarefas.
Isso ocorre porque, ao longo das fases de prospecção, produção e execução, esses 1000 processos terão em média entre 4000 e 6000 tarefas. Ter conhecimento desses dados sobre a rotina do escritório facilita muito a sua gestão.
Portanto, a adoção do sistema taskscore em um escritório de advocacia representa uma mudança significativa, estabelecendo padrões de produtividade para os colaboradores.
Principalmente porque o sistema permite que o colaborador saiba antecipadamente a quantidade de trabalho que a equipe espera que ele entregue.
O que pode ser feito para motivar uma equipe?
A liderança em uma equipe jurídica tem como uma das principais responsabilidades manter os membros motivados e fazê-los alcançar um desempenho acima do mínimo esperado.
No entanto, isso não é algo fácil de conseguir no dia a dia e pode se tornar cansativo.
As teorias sobre motivação enfatizam principalmente duas causas positivas: o reconhecimento pelo trabalho realizado e a oportunidade de obter recompensas em troca de esforços superiores, sejam elas financeiras ou não.
O primeiro passo para alcançar alta produtividade na advocacia por meio da pontuação é digitalizar o escritório. No entanto, não estamos apenas nos referindo a transferir documentos para o computador. Estamos falando de algo maior e mais impactante, que realmente traga melhorias.