Os documentos de clientes são essenciais para o exercício da advocacia, pois contêm informações importantes sobre as partes envolvidas, os fatos, as provas, os direitos e as obrigações.
Devido a essa importância, surge a necessidade de organizar e armazenar esses dados conforme a legislação vigente.
Para isso, é fundamental que os advogados tenham uma gestão eficiente e segura desses documentos, evitando erros, perdas, fraudes e vazamentos.
Para isso é preciso entender o que é gestão de documentos, quais são os tipos de documentos solicitados, quais tecnologias ajudam a reduzir erros na análise de documentos dos clientes e como um software para gestão de documentos jurídicos pode facilitar o seu trabalho. Acompanhe!
Qual o conceito de gestão de documentos?
A Gestão de documentos é o conjunto de processos e práticas que visam organizar, armazenar, preservar, recuperar e descartar os documentos de uma organização.
É essencial para todo tipo de operação que precisa lidar com a coleta e armazenagem de dados de terceiros, sejam pessoas ou empresas.
No caso dos escritórios de advocacia, a gestão de documentos envolve também a classificação, a indexação, a digitalização, a assinatura, o compartilhamento e a auditoria dos documentos de clientes.
Para elaboração de um simples contrato, por exemplo, é preciso a documentação das partes para garantir a legitimidade, em alguns casos pode ser necessário até os dados de testemunhas.
No meio corporativo, podemos lidar ainda com documentações e dados sensíveis das empresas, que caso vazem, geram altíssimos prejuízos para as partes.
São muitas informações para captar, armazenar e gerir, pois esses dados não podem ser vazados para outros fins.
Do contrário, esses dados podem cair em mãos erradas, ocasionando em fraudes ou golpes que podem causar prejuízos financeiros ou até mesmo risco a integridade física do indivíduo.
Nesse sentido, uma boa gestão de documentos traz diversos benefícios para os advogados, tais como:
- Agilidade na localização e no acesso aos documentos;
- Economia de espaço físico e de recursos materiais;
- Redução de custos com impressão, cópia e transporte de documentos;
- Padronização e controle de qualidade dos documentos;
- Segurança e confidencialidade das informações;
- Cumprimento das normas legais e éticas;
- Melhoria da produtividade e da satisfação dos clientes.
Porém, esse processo tem seus desafios, muitos dos quais as tecnologias atuais vem sendo imprescindíveis para facilitar essas operações.
Tipos de documentos solicitados
Os tipos de documentos solicitados pelos advogados variam de acordo com a área de atuação, ramo do direito, tipo de processo e a fase processual.
No entanto, alguns documentos são comuns a todas as áreas, como:
- Documentos pessoais: RG, CPF, CNH, certidão de nascimento, certidão de casamento, certidão de óbito, etc;
- Documentos profissionais: carteira de trabalho, contracheque, contrato de trabalho, declaração de imposto de renda, etc;
- Documentos patrimoniais: escritura, registro, IPTU, contrato de compra e venda, extrato bancário, etc;
- Documentos processuais: petição inicial, contestação, réplica, recurso, sentença, acórdão, etc.
Esses documentos podem ser solicitados tanto em formato físico quanto digital, dependendo da exigência do órgão ou da instituição, seja qual for o formato, a armazenagem segura é essencial.
Por isso, é importante que os advogados tenham uma cópia digitalizada de todos os documentos de seus clientes, facilitando o envio, o recebimento e o armazenamento dos mesmos.
Lembrando que os documentos e dados coletados de forma digital devem seguir o que está na Lei Geral de Proteção de Dados, ou LGPD.
Quais são as melhores práticas para potencializar o fluxo de documentos?
No meio jurídico, a digitalização tem se acelerado cada vez mais, incorporando os conceitos do direito 4.0.
Nesse sentido, a análise de documentos dos clientes é uma atividade que demanda tempo, atenção e conhecimento dos advogados.
Qualquer erro na análise pode comprometer a qualidade do serviço prestado, gerando prejuízos, insatisfação e responsabilização.
Imagine ter que refazer um contrato inteiro por um simples erro no sobrenome de uma das partes.
Além da burocracia, isso pode acarretar prejuízos financeiros ou mesmo incorrer em perda de algum prazo limite.
Para evitar esses problemas, existem algumas tecnologias que podem auxiliar os advogados na análise de documentos dos clientes, tais como:
1. OCR
OCR é a sigla para Optical Character Recognition, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres.
É uma tecnologia que permite converter imagens de documentos em textos editáveis e pesquisáveis.
Dessa forma, os advogados podem extrair as informações relevantes dos documentos de forma rápida e precisa, sem precisar digitar ou copiar manualmente.
Também facilita posteriormente para encontrar determinados documentos, pois basta pesquisar pelos termos ali contidos.
2. Background Check
Background Check é uma verificação de antecedentes que consiste em consultar diversas fontes de dados públicos e privados para obter informações sobre uma pessoa ou uma empresa.
Essas informações podem incluir dados cadastrais, histórico criminal, situação fiscal, pendências financeiras, participação societária, entre outras.
Pode ser útil para os advogados na hora de avaliar a idoneidade, a credibilidade e o risco de seus clientes, bem como de seus adversários.
Além disso, é uma forma de verificar se as informações que você tem no momento batem com aquelas de outros processos ou documentos em arquivo.
3. Análise de documento
Análise de documento é uma tecnologia que utiliza inteligência artificial para extrair, classificar e comparar as informações contidas nos documentos.
Essa tecnologia pode ajudar os advogados a identificar as cláusulas, os termos, as condições, as obrigações, os direitos, as vantagens e as desvantagens dos contratos, das propostas, das petições, das sentenças, entre outros documentos jurídicos.
Outro uso está no auxílio aos advogados para verificar a veracidade e a legitimidade dos documentos, detectando possíveis fraudes, falsificações, adulterações ou inconsistências.
Existem várias ferramentas no mercado para fazer essa analise, porém, é ideal contar com uma plataforma que seja focada na gestão jurídica.
Assim você terá recursos específicos para o dia a dia de trabalho do seu escritório de advocacia.
Quais são os melhores softwares jurídicos?
Um software para gestão de documentos jurídicos é uma ferramenta que integra todas as funcionalidades mencionadas acima, além de outras, como:
- Armazenamento em nuvem, com backup automático e criptografia de dados;
- Assinatura digital, com validade jurídica e certificação digital;
- Compartilhamento seguro, com controle de acesso e permissões;
- Integração com outros sistemas, como e-mail, agenda, WhatsApp, etc.
Com isso, o software para gestão de documentos jurídicos se torna essencial para os advogados que querem potencializar seus serviços e trabalhar de onde quiser, com segurança, agilidade e eficiência.
ADVBOX: gestão e análise de documentos com segurança e eficiência
Como mencionamos, o ideal é buscar soluções tecnológicas com recursos que sejam específicos para sua atuação.
No caso de um software para gestão e análise de documentos jurídicos, na ADVBOX temos a solução completa para o seu escritório de advocacia.
Nosso software permite que você gerencie e analise os documentos de seus clientes com segurança e eficiência, utilizando as melhores tecnologias do mercado.
Com a ADVBOX, você pode:
- Digitalizar e organizar os documentos de seus clientes em pastas virtuais, com etiquetas e filtros;
- Extrair e comparar as informações dos documentos com precisão e rapidez, usando OCR e inteligência artificial;
- Verificar os antecedentes de seus clientes e adversários, consultando diversas fontes de dados confiáveis;
- Assinar e enviar os documentos de forma eletrônica, com validade jurídica e certificação digital;
- Compartilhar os documentos com seus clientes, colaboradores e parceiros, com controle de acesso e permissões;
- Integrar os documentos com outros sistemas, como e-mail, agenda, WhatsApp, etc.
Além disso, garante a segurança dos seus dados e dos seus clientes, seguindo as normas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e do Código de Ética da OAB (Ordem dos Advogados do Brasil).
Otimize a gestão e a análise de documentos dos seus clientes. Conheça a ADVBOX e descubra como ela pode facilitar o seu trabalho e aumentar a sua produtividade.
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