Nos deparamos muito frequentemente com advogados com altos níveis de estresse.
Assim, para o gestor, há ainda a dificuldade de engajar a equipe, acompanhar a produtividade do advogado, que pode não apresentar o resultado esperado e ter dificuldades de realizar tarefas diárias.
A consequência é ainda mais sobrecarga para um ou alguns poucos profissionais do escritório. Pois eles tendem a absorver o trabalho dos colegas que não conseguem realizar a autogestão sozinhos.
Momento de resolução do problema
Sendo assim, é nesse momento que se deve buscar uma solução. Reestruturar o escritório com rapidez e ter um melhor gerenciamento sobre a produtividade do advogado.
Para isso, um dos primeiros passos é procurar uma forma de acompanhar a produtividade do advogado e da equipe. Ademais, é importante que se faça isso sem perder muito tempo com relatórios e análises de atividades.
Na Koetz Advocacia, por exemplo, é aplicada a gestão de RH com pontuação por tarefas, pois notou-se que muitas horas de trabalho não significam alta produtividade do advogado.
Assim, é imprescindível marcar uma conversa ou reuniões semanais para discutir pontos a serem melhorados no escritório. Também é interessante traçar metas para novas ações, ações ajuizadas, sentenças procedentes, recursos providos e improvidos e honorários advocatícios.
As consequências na produtividade do advogado
A partir deste momento, os próximos passos podem ser estudados junto de cada colaborador para fins de conferência da sua produtividade.
Dessa forma, é possível traçar metas diárias, semanais e mensais, conforme melhor para cada função. Assim, cada um terá melhor aproveitamento do tempo, além de autogestão sobre o que vem sendo produzido e dando retorno ao escritório.
Ademais, temos ainda a situação dos escritórios de grandes cidades, nas quais o trânsito para se deslocar até o trabalho toma muito tempo e gera muito estresse.
Hoje em dia muitos escritórios adotaram o home office no modelo parcial, dividindo a semana entre trabalho em casa e no escritório. Por isso, na prática há uma diminuição do estresse da equipe, o que também aumenta a produtividade do advogado.
Entretanto, como vou motivar os funcionários, diminuir o estresse, cumprir as metas e aumentar o rendimento? Através da análise de métricas do escritório.
Ao possuir dados relevantes e tratados sobre o que está acontecendo, como a produtividade do advogado, do time ou os resultados financeiros, é possível tomar decisões com menor índice de erros.
Isso reduzirá o estresse do gestor e da equipe, aumentando a produção de todos.
Sistema de Pontuação por Tarefas
Imagine uma forma de gestão de equipes que permita você gerenciar sua equipe com total controle e supervisão.
Imagine também que este mesmo sistema permita você e seu pessoal terem mais autonomia, liberdade, aumento de rendimentos e flexibilidade de horários.
Simultaneamente, imagine também que tudo isso aconteça sem ser invasivo, aumentando o controle sem que a equipe ache que você exagerou na supervisão.
Em suma, isso existe! E se chama Sistema Taskscore, uma metodologia de gestão de equipes baseada em produtividade (pontuação por tarefas), perfeita para advocacia.
Vantagens do Sistema Taskscore
Com o sistema taskscore (pontuação por tarefas) é possível ver com clareza o aumento na produtividade geral do escritório, apresentando ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.
Simultaneamente, o sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.
A pontuação é dada previamente a cada tarefa, em geral, de 0 a 200 pontos, considerando uma pontuação maior para tarefas mais complexas e demoradas, e uma pontuação menor para tarefas simples e rápidas.
A consequência da adoção integral deste sistema em substituição do controle de horários de entrada e saída dos funcionários e colaboradores é bastante impactante.
As principais vantagens da Pontuação por Tarefas são:
- Aumento impressionante da Produtividade;
- Maior Autonomia e Autogestão de cada pessoa;
- Aumento da Motivação;
- Flexibilidade de Horários;
- Gerenciamento Adequado ao Trabalho Remoto em conformidade com as leis trabalhistas;
- Aumento da Receita do Escritório;
- Possibilidade de Recompensar melhor quem entrega mais trabalho;
- Ter controle e supervisão total sem o gestor ser invasivo.
Taskscore no Trabalho Jurídico dos Advogados
Você sente que não consegue adquirir uma alta produtividade na sua advocacia?
Não tem conseguido que a equipe do seu escritório atinja os resultados que gostaria?
Está sobrecarregado em função de muitas tarefas e sente colegas de trabalho sem demanda?
Se você respondeu sim para alguma destas questões ou para todas, continue a leitura deste artigo.
Segundo a Lei de Pareto, 80% das causas geram 20% dos resultados. Isso também acontece nas equipes jurídicas.
Há uma tendência natural que as tarefas se concentrem em cerca de 20% da equipe, e o sistema taskscore consegue evitar isso, ou pelo menos amenizar e melhorar muito.
Enquanto a equipe comercial atua na prospecção e no atendimento, vai gerando inúmeras tarefas realizadas.
Desde a conversa com os clientes, os fechamentos de contrato, a elaboração da procurações e contratos de honorários e sua assinatura.
Entretanto, surgem volumosas tarefas da relação com o juiz, e ainda mais volumosas tarefas das relações entre a própria equipe.
Em estudo realizado pela ADVBOX, verificou-se que em média, um processo judicial demanda entre 30 e 70 tarefas.
Em um estoque de 1000 processos ativos, é possível planejar exatamente quanto é o recurso de pessoal necessário, e quando ele será demandado.
1000 processos terão em média entre 4000 e 6000 tarefas ao longo das fases de prospecção, produção e execução. Sabendo os dados da rotina do seu escritório, o gerenciamento fica muito mais fácil.
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