Gestão remota: como manter a produtividade da equipe

As modalidades de trabalho híbrido ou 100% home office ganharam ainda mais espaço no último ano por causa da pandemia de Coronavírus. Com os escritórios de advocacia não foi diferente.

Mas a adaptação aos novos modelos exige desafios que antes não estavam na rotina. Entre eles, a gestão remota das equipes.

Entender como manter a produtividade dos times com o trabalho em home office está na lista de preocupações de líderes e gestores de qualquer área.

E, no caso de advogados, essa nova rotina ainda exige cuidados especiais para evitar falhas graves como a perda de prazos de processos e a manutenção da qualidade no atendimento de clientes.

Esses e outros pontos, como a manutenção do clima organizacional, a preocupação com as pessoas que fazem parte da equipe e as estratégias de comunicação, entraram na lista de trabalho de líderes que precisam fazer uma gestão remota.

Acompanhar esse novo momento não é simples e exige atualização constante. Contar com metodologias específicas que vão auxiliar na condução de uma gestão remota são primordiais para um trabalho de sucesso.

Por isso, continue nesse post para entender como manter a sua equipe produtiva mesmo que trabalhando de forma remota.

Como fazer gestão remota?

Ainda que estejamos falando sobre fazer a gestão remota dos times, é importante lembrar que tudo que vamos falar engloba a gestão de pessoas. E isso vale para qualquer área de trabalho.

Mas, nesse conteúdo vamos focar no trabalho remoto com os escritórios de advocacia.

Ao contar com um time de advogados trabalhando no regime híbrido ou em home office, entenda que você precisará ter um líder ou gestor com os olhos voltados para essa missão.

Contar com esse profissional é indispensável para um melhor acompanhamento da equipe, e acima de tudo, garantir a produtividade de todos. Mesmo a distância.

Esse profissional precisa considerar a capacidade de cada integrante do time, observar suas habilidades e competências e estabelecer uma comunicação direta com as equipes.

Além de acompanhar os prazos e demandas de cada pessoa e estabelecer ritos para o compartilhamento de informações, é importante observar como cada advogado está lidando com esse novo cenário.

E, acima de tudo atentar-se para questões como a sobrecarga de trabalho ou o burnout.

Por outro lado, a equipe de advogados também precisa fazer adaptações na sua estratégia de trabalho, aprendendo mais sobre autogestão.

Profissionais que trabalham tanto no modelo híbrido, no tradicional ou no 100% home office precisam estar aptos para realizar a melhor gestão do tempo possível.

E a autogestão conectada à gestão remota de equipes tem muita relação com entregas de valor para suas lideranças.

Como fazer gestão remota na prática?

Por isso, se você é um advogado e precisa adaptar o seu dia a dia à nova realidade do trabalho home office, anote as dicas que vamos passar agora:

Tenha uma rotina

Trabalhar a partir de casa pode ser um grande motivo para tornar mais difícil manter uma rotina. Afinal, são muitas distrações e tarefas em um único espaço.

Por isso, para fazer uma autogestão inteligente, comece investindo em estratégias para ter uma rotina. Escolha qual o formato que faz sentido para você e comece a aplicar no seu dia a dia para evitar distrações e ter uma rotina eficiente.

Autogestão

Autogestão também se conecta com a organização física e virtual: na advocacia a perda de um prazo pode se tornar um problema gravíssimo.

É por isso que os advogados precisam ter consciência sobre a importância da organização das tarefas para que nada passe despercebido.

Organização física

E essa dica nós podemos dividir em duas etapas. A primeira é sobre a organização física. Seja a mesa do escritório ou, ainda, a mesa que você utiliza para trabalhar em casa, mantenha o espaço organizado.

Aquelas pilhas e mais pilhas de processos impressos que marcaram o imaginário de quem se interessava pela área do Direito estão cada vez mais distantes da realidade de um advogado que se preocupa com o futuro.

É por isso que recomendamos que você mantenha sempre a sua estação de trabalho organizada. Deixe de lado a bagunça e, para isso, aposte na tecnologia como aliada.

Digitalização de arquivos

Os advogados que utilizam o serviço de digitalização dos arquivos, oferecido pela ADVBOX, podem incluir todos os documentos que precisam no software e acessá-los sempre que precisar, de qualquer lugar do mundo.

E o principal: todos os arquivos são salvos em ambientes extremamente seguros que conferem a confidencialidade necessária para os processos.

Taskscore (Pontuação por Tarefas)

Ainda falando sobre autogestão para advogados que estão trabalhando no sistema remoto, é importante que esses profissionais tenham uma organização sistêmica de suas tarefas.

É aqui que entra em cena a metodologia Taskscore para o dia a dia de quem lida com o meio jurídico.

O método, disponível para clientes da ADVBOX permite que os advogados tenham uma visão completa sobre quais são suas tarefas.

Conseguem acompanhar o status de projetos, receber alertas sobre prazos e, ainda, recebem pontuações de acordo com a entrega de cada atividade.

Com um sistema que considera a produtividade da equipe a partir das entregas – e não das horas trabalhadas – fica muito mais fácil saber como está o trabalho da equipe.

Além disso, o recebimento de pontos a partir de atividades concluídas torna-se um estímulo para que os advogados busquem entregar suas demandas para receber benefícios.

E esses benefícios vão desde folgas, até a incentivos para a realização de cursos e participação em eventos.

Benefícios da tecnologia

Para que um advogado possa fazer uma boa autogestão é fundamental contar com o apoio da tecnologia.

Softwares jurídicos que estão no mercado permitem que os advogados acompanhem em tempo real todas as suas ações.

Clientes que contam com a ADVBOX, por exemplo, recebem informações atualizadas sobre processos. Tudo isso com a ajuda de recursos de inteligência artificial.

Além disso, um bom software jurídico vai ajudar o advogado a manter seus clientes sempre bem informados a respeito das ações, tudo isso de maneira automatizada.

Como liderar de forma remota?

Depois de ler mais sobre como os advogados podem lidar melhor com a gestão remota, talvez agora você esteja se perguntando como, de forma prática, os gestores devem preparar o escritório de advocacia para esse modelo de trabalho?

Acompanhe na lista algumas ações que podem ser aplicadas:

Dê feedbacks

Se o seu escritório ainda não conta com uma rotina de feedbacks entre advogados, experimente começar com algumas ações nesse sentido.

Explique a importância de receber e também de dar feedbacks e favoreça para que esse ambiente seja empático e – acolhedor.

Documente processos

Se a documentação já era importante antes do trabalho remoto ganhar mais força, agora ela tornou-se indispensável. Estabeleça processos transparentes e compartilhe com toda a equipe.

Organize as rotinas internas, o fluxo de trabalho e compartilhe com todos.

Mas lembre-se que a gestão remota exige uma constante atualização, nem sempre um processo que funcionava muito bem até o ano passado ainda faz sentido agora.

Incentive a comunicação

Hoje contamos com uma infinidade de serviços que permitem a comunicação entre os times.

WhatsApp, Telegram, Skype, Slack, entre tantos outros, estão disponíveis para a troca de informações.

A plataforma da ADVBOX também oferece recursos ideais para que aconteça a comunicação interna e também com os clientes.

Como gestor, você precisa entender qual método funciona melhor no seu escritório e definir qual será o canal oficial de comunicação.

Evite que as equipes utilizem canais diferentes, afinal isso pode se tornar um problema com a perda de informações que foram compartilhadas fora dos canais determinados como os oficiais.

Conte com ferramentas apropriadas

Para manter a organização do escritório e acompanhar prazos, metas e até mesmo dados financeiros da empresa, lembre-se de contar com um software jurídico.

Com uma ferramenta adequada e criada a partir das necessidades de escritórios de advocacia, você e o seu time conseguem ter uma visão sistêmica do que está acontecendo em cada área.

A ADVBOX, por exemplo, oferece inúmeros recursos que vão manter seu escritório sempre organizado e acessível em qualquer lugar do mundo.

Como formar equipes remotas?

Formar e manter equipes que vão trabalhar em home office também estão entre os desafios de quem faz a gestão remota.

Por isso, observe o quanto os advogados do seu escritório estão conseguindo estabelecer prioridades e realizar a autogestão.

Ao perceber dificuldades em alguma pessoa, demonstre empatia e busque auxiliar nas dúvidas que possam surgir.

Lembre-se que nem todas as pessoas vão se acostumar totalmente com o trabalho remoto.

Por isso, considere se o escritório pode oferecer um modelo híbrido, com advogados trabalhando alguns dias da semana de casa e outros do escritório.

E com relação às tarefas que precisam ser realizadas pelas equipes, uma maneira muito eficaz de realizar o acompanhamento durante a gestão remota é contando com uma metodologia, como é o caso do Sistema Taskscore.

Com ele, você realiza uma gestão dos colaboradores com base em índices de produtividade. As tarefas que devem ser realizadas são pontuadas, o que permite a metrificação do trabalho intelectual de cada advogado.

Utilizando a metodologia há um aumento na produtividade, na autonomia e autogestão das equipes. Além disso, o escritório pode definir recompensas a partir do atingimento de pontos no sistema, o que reflete na motivação dos colaboradores.

Como mencionamos no início deste texto, é possível, por exemplo, definir folgas ou outros benefícios como reconhecimento ao trabalho desenvolvido.

Outra vantagem de contar com a metodologia de Taskscore no seu escritório é que líderes conseguem ter uma visão completa de como está o andamento das atividades sem serem invasivos.

A ferramenta é o recurso perfeito para auxiliar a gestão remota, afinal, é possível acompanhar de qualquer lugar os resultados de cada integrante da equipe. Tudo isso em tempo real.

Business Intelligence

Utilize os recursos de business intelligence (ou inteligência de negócios) para ter informações reais sobre como está o andamento de cada etapa dos processos vinculados ao seu escritório.

A partir de dados que são consistentes e reais, torna-se muito mais fácil tomar decisões e orientar a sua equipe, mesmo fazendo a gestão remota.

Líderes que buscam suporte nos recursos de business intelligence ganham muito em produtividade, na mensuração de resultados, além de aumentarem os insights para tornar o escritório muito mais competitivo no mercado.

A ADVBOX pode fazer parte dessa etapa de tomada de decisão da sua empresa.

Se você se interessou por nossa metodologia de Taskscore e também quer conhecer mais sobre nossos recursos de BI para a sua gestão remota ficar ainda mais eficiente, teste durante 7 dias gratuitos.

Você vai conhecer todos os benefícios de contar com um software completo para o seu escritório de advocacia.

O dia a dia de um escritório de advocacia exige um acompanhamento minucioso de cada detalhe das ações dos clientes. Assim, ter em mãos as informações atualizadas dos andamentos processuais é um desafio que pode ser facilitado com o uso da tecnologia.

Acompanhar de forma manual cada processo exige muito mais tempo das equipes de advogados e representa um esforço enorme.

Além disso, como em muitos casos o sistema judiciário do Brasil é vagaroso, é possível que alguns detalhes dos processos caiam no esquecimento e prazos sejam perdidos porque algum dos andamentos processuais não foi verificado a tempo.

Sendo assim, para evitar falhas e tornar o acompanhamento dos andamentos processuais mais fácil para todo o escritório de advocacia, acompanhe este post. Iremos explicar como a inteligência artificial é a grande aliada de advogados para manter dados dos processos sempre atualizados.

Quais são os andamentos processuais?

Muitos são os andamentos processuais e cada um deles pode interferir diretamente na tomada de decisão durante uma ação.

Para o advogado é imprescindível ter essas informações sempre atualizadas, mas também é importante que os clientes tenham acesso às novidades do processo.

Sendo assim, para que esse fluxo aconteça de forma automatizada e com a garantia de dados consistentes e confiáveis, o mais recomendado é que o escritório de advocacia conte com recursos tecnológicos.

A ADVBOX, ferramenta completa para gestão de escritórios de advocacia, oferece essa opção entre as suas soluções. Clientes da ferramenta contam com robôs que fazem uma verdadeira varredura no PJe, Esaj, Projudi, Apolo, Eproc e todos os outros tribunais brasileiros.

Como saber os andamentos processuais?

Ao contar com a consulta de andamentos processuais da ADVBOX, o cliente tem à disposição 280 robôs que capturam as informações dos tribunais brasileiros. Assim, os dados relevantes aos processos cadastrados pelo escritório no sistema da ADVBOX são atualizados de forma automatizada na plataforma.

Isto é, os advogados recebem automaticamente os dados de andamentos processuais sem precisar fazer buscas manuais. Na ADVBOX esse recurso faz parte dos serviços premium da ferramenta. Se você já é cliente, solicite o upgrade do seu plano.

Benefícios de automatizar os andamentos processuais

Agora que você já compreendeu como os robôs estão revolucionando o meio jurídico, vamos entender como o seu escritório pode se tornar muito mais competitivo ao contar com a automatização dos andamentos processuais.

Evita a sobrecarga da equipe

Ao contar com processos que são atualizados de forma automatizada a sua equipe jurídica ganha tempo. Realizar esse trabalho de maneira manual pode incorrer em erros e falhas no acompanhamento do processo.

Além disso, ao automatizar os andamentos processuais, você permite que a sua equipe jurídica dedique o tempo às estratégias do processo e aos detalhes que mais importam de cada ação.

Consultar manualmente em cada tribunal pode gerar sobrecarga de trabalho e tornar improdutivo o andamento das equipes, prejudicando as demandas.

Diferencial para clientes

Ao contar com inteligência artificial para acompanhar os andamentos processuais do seu escritório, você mostra para seus clientes que está sempre atento à ação que está sob sua responsabilidade.

Esse é um grande diferencial do seu trabalho e que pode se tornar um diferencial competitivo e muitos clientes podem procurar seu escritório por causa disso.

Recursos tecnológicos em escritórios de advocacia, como é o caso da ADVBOX, ainda permitem que você automatize o envio de mensagens para os clientes sempre que houver alguma movimentação no processo.

Dessa forma, você estabelece uma comunicação eficiente e evita ligações e reuniões desnecessárias que podem ser resolvidas com comunicados assíncronos.

Agilidade na tomada de decisões

Imagine que se o seu escritório de advocacia precisar consultar cada um dos processos de forma manual. Os dados de movimentação das ações chegarão de maneira muito mais demorada.

Isso pode interferir diretamente na tomada de decisões e nas estratégias que os advogados previram para cada processo.

Assim, com a consulta de andamentos processuais feita de forma automatizada você coloca em prática o conceito data driven no seu escritório e toma decisões com base em dados precisos que chegam em tempo real diretamente no seu software jurídico.

Organização do escritório

O último ponto da nossa lista de vantagens ao contar com a consulta automatizada de andamentos processuais é a organização.

Sem dúvida esse ponto irá revolucionar a forma como o seu escritório gerencia as ações e torna os processos mais eficientes. A organização é um fator decisivo para que os times de advogados tornem-se mais produtivos e conectados às estratégias de cada cliente.

Assim, acompanhamentos manuais podem gerar erros graves ou inconsistências de dados.

Com a leitura do andamento dos processos feita por robôs e a inteligência artificial você consegue reunir todos os dados do processo do cliente em um único ambiente que pode ser acessado com segurança de qualquer lugar do mundo.

Essa organização é determinante: evita papeladas desnecessárias que podem ser perdidas e ainda garante uma visualização mais fácil de todo o histórico de ações de cada cliente.

O atendimento ao cliente é um ativo muito importante e que deve estar no centro das atenções de qualquer negócio, independente do seu ramo de atuação.

Ademais, some à isso a estruturação de um setor de Customer Success e uma parte considerável dos problemas relacionados aos clientes estará resolvido.

Por isso, preparar bem sua equipe e treiná-la para que ela obtenha expertise no cuidado com os clientes e manutenção dessas pessoas na sua base é decisivo para o sucesso de qualquer empresa.

Além disso, dar a devida atenção a isso pode diminuir, e em muitos casos até mesmo eliminar, problemas diversos.

Se engana o advogado que acredita que no ramo da advocacia as coisas são diferentes. Já se foi o tempo em que um escritório de advocacia precisava investir apenas em conhecimento técnico jurídico, a fidelização e retenção de clientes é de extrema importância para os escritórios atuais.

A fidelização de clientes é importante na advocacia?

Se deve entender que conseguir uma gama ampla de clientes fidelizados como um dos pontos chave do alicerce de qualquer escritório. É isso que vai garantir uma rotatividade orgânica e saudável de processos.

Nem todo cliente irá precisar dos serviços de um escritório de advocacia de forma constante, a maioria das pessoas necessita desses serviços apenas ocasionalmente. E é nessas ocasiões esporádicas que a fidelização age: um cliente satisfeito irá retornar ao escritório, não procura outro.

E a maneira mais eficaz de se ter uma boa base fidelizada é contar com uma área voltada para Customer Success no escritório. Tendo isso como base, trataremos nesse artigo de quão fundamental o Customer Success tem se tornado e o porquê da ADVBOX ter adotado essa estratégia.

O que é o Customer Success?

Caso você ainda não conheça ou tenha familiaridade com o conceito de Customer Success, não é preciso se preocupar!

Por isso, dedicaremos a primeira parte desse artigo à contextualização da metodologia, bem como explicar como o Customer Success pode, e deve, se aplicar no dia a dia do seu escritório.

De forma muito resumida e simplificada, o Customer Success se trata de uma área da empresa responsável por garantir o sucesso dos clientes. Ou seja, uma parte do time focada unicamente em garantir que o cliente que utiliza seus serviços terá sempre a melhor experiência possível.

O conceito de Customer Success surgiu em 1997, na empresa Vantive Corporation, uma fornecedora de CRM On Premise.

Criou-se a metodologia com o objetivo de atender os clientes com ações organizadas e concretas que sejam capazes de atender a todas as necessidades e objetivos da pessoa atendida. Além disso, deve-se sempre volar o olhar a oferecer a melhor experiência durante o período de prestação do serviço.

Porque a ADVBOX implementou o sistema de Customer Success?

Por isso, sabendo de quão essencial é o setor de Customer Success e da importância adquirida por ele na atual conjuntura, a ADVBOX compreendeu desde cedo que para garantir o sucesso de nossas operações seria preciso adotar a metodologia em nosso fluxo de atendimento ao cliente.

Sendo assim, na ADVBOX contamos com uma área de Customer Success bem estruturada e com objetivo de auxiliar os advogados e demais clientes no dia-a-dia. Ainda, devem ser sanadas todas e quaisquer dúvidas que possam surgir com relação ao uso do nosso sistema.

Assim, vamos juntos entender como funcionou a implantação do sistema de Customer Success na ADVBOX e de que forma o seu escritório também pode ser beneficiado por ela.

O que faz o customer success?

Os escritórios de advocacia que decidirem por implantar Customer Success precisam ter em mente que é preciso que ele venha acompanhado de uma mudança completa de cultura empresarial e de mentalidade por parte da equipe profissional.

Por isso, é de extrema importância que todo a equipe do escritório saiba sobre a implementação dessa metodologia. Além disso, devem saber sobre a criação da equipe que será responsável por realizar o acompanhamento do cliente durante todo o tempo em que ele permanecer no escritório.

Ademais, é fundamental que todos compreendam a importância do sistema e como ele se articula às demais atividades do escritório. Dessa forma, todos poderão contribuir para que os objetivos do Customer Success sejam atingidos.

O conceito de sucesso para um cliente de um escritório de advocacia está ligado à causa ganha?

É muito importante reforçar que o conceito de sucesso para o cliente de um escritório não está necessariamente ligado ao fato de ele ganhar a causa que o está levando aos serviços do escritório.

É isso mesmo, o resultado da ação em trânsito não está conectado de forma direta ao sucesso dela.

Por isso, é de extrema importância que a equipe do escritório que é responsável por implementar a metodologia de Customer Success consiga levar a sempre melhor experiência para os seus clientes.

Sendo assim, vale frisar que isso também está muito ligado à gestão de qualidade.

O que é sucesso para o cliente de um escritório de advocacia?

O sucesso para um cliente de um escritório de advocacia deve ser entendido de forma muito mais ampla.

Por exemplo: As informações que o cliente necessita sejam encaminhadas de forma precisa e simples. Esse é o ponto de ação do sistema de Customer Success.

Durante o andamento de uma ação, é comum que o cliente se sinta fragilizado e em estado de ansiedade.

Por isso, ter um canal efetivo de comunicação, que busque sempre evitar que as pessoas sintam abandonadas pelo advogado ou que fiquem com dúvida sobre o andamento das ações, pode gerar a sensação de satisfação necessária para que o sucesso seja alcançado.

Uma das maneiras mais simples e indicadas para auxiliar na implementação de estratégias de Customer Success é com o auxílio de um software jurídico. A automatização de mensagens com informações relevantes ao cliente é uma das ferramentas que pode fazer a diferença no dia a dia da relação profissional.

Porque uma empresa deveria se preocupar com ações de customer success?

A partir de agora iremos nos deter em explicar como as ações de Customer Success aplicadas na prática do dia a dia se tornaram diferenciais na atuação da ADVBOX e na relação com os clientes.

A metodologia de Customer Success teve papel fundamental para auxiliar no processo empregado por nossa gestão de descentralizar as tarefas do nosso cotidiano profissional.

O resultado foi a aceleração do resultado final, que é a declaração de procedência do caso.

Entre todas as ações relativas à metodologia de Customer Success adotadas pela ADVBOX, uma das que mostrou um maior resultado positivo é o canal informativo de SMS.

Essa ação é responsável por manter o cliente sempre informado sobre o andamento do seu processo. Sendo assim, esse é um diferencial muito importante, pois é capaz de gerar muita satisfação nos clientes. Como consequência, resulta em um ciclo de fidelização e de novas indicações.

Qual o objetivo do Customer Success na ADVBOX?

O objetivo da área de Customer Success ou consultoria de sucesso do cliente da ADVBOX está em garantir que todas as pessoas que utilizam diariamente nosso software consigam aproveitar de forma global e efetiva as nossas ferramentas.

Sendo assim, isso se dá a partir da compreensão de todas as necessidades dos nossos clientes e escritórios em que atuamos. Aplicamos todas as estratégias necessárias para suprir as demandas trazidas pela realidade do escritório.

O que o Customer Success da ADVBOX se esforça para alcançar é permitir que você, seja gestor ou advogado, e o seu escritório, atinjam os melhores resultados possíveis com as ferramentas que disponibilizamos em nosso software.

Esse é o time que está sempre ocupado em pensar soluções para melhorar a vida profissional de todos os nossos clientes, permitindo que todos atinjam os seus objetivos.

Esses objetivos podem reduzir a jornada de trabalho, a melhor organização dos seus processos, a melhoria do fluxo de trabalho ou o aumento da receita do escritório. Isso porque utilizando ao máximo a plataforma e todos os benefícios que ela é capaz de proporcionar, isso é possível.

Como os clientes acessam o Customer Success na ADVBOX?

O Customer Success atua toda vez que algum cliente da ADVBOX tem alguma dúvida sobre a utilização do software ou de alguma ferramenta específica. Ou seja, esse é o canal oficial de comunicação de nossos clientes com a ADVBOX.

O Customer Success deve estar disponível para auxiliar os clientes no que for preciso. Tudo isso sem que seja preciso conversar com diversos atendentes e setores no processo de atendimento.

Ademais, os meios de comunicação oficiais dos nossos clientes com a equipe de Customer Success da ADVBOX são as páginas de contato, redes sociais ou pelo endereço de e-mail: relacionamento@advbox.com.br.

Como implementar o customer success no escritório de advocacia?

Agora você já está familiarizado com a metodologia de Customer Success e sabe como a ADVBOX aplicou o método na sua realidade para fazer o atendimento de seus clientes.

Por isso, vamos dar algumas dicas sobre como implementar a área no seu escritório e se beneficiar das vantagens de ter profissionais atentos a toda a experiência de atendimento do cliente.

Assim, um ponto muito importante e que deve ser destacado é que o profissional Customer Success do seu escritório não precisa, necessariamente, ser da do meio da advocacia.

É importante frisar que os advogados podem se beneficiar de maneira muito importante se adotarem alguns conceitos de Customer Success em suas rotinas profissionais.

Estratégias de Customer Sucess

A pessoa que vai atuar no setor em seu escritório precisa estar munida das informações necessárias para que possa realizar sua atuação de maneira satisfatória.

Por exemplo: a contratação de um software jurídico pode ajudar na organização dos dados necessários para que se faça a realização de uma análise criteriosa dos clientes, para que se compreenda seus perfis e se estabeleça um plano de ação coeso e eficiente.

Qual a importância de fazer a análise precisa dos clientes?

Realizar uma análise precisa dos clientes possibilita uma noção clara de quais os perfis deixaram de ser clientes, qual o gasto médio para conquistá-los e mantê-los com o escritório.

A partir disso, é possível encontrar as melhores formas para realizar a comunicação com essas pessoas.

Durante todo o processo de construção do time do Customer Success você provavelmente sentirá a necessidade do suporte de um time de marketing jurídico.

Sendo assim, ter um setor voltado ao Marketing possibilitará um suporte completo ao Customer Success.

Por isso, para saber mais sobre como realizar a implementação do setor de Marketing Jurídico, acesse este artigo.

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Aprender a distribuir as atividades do seu escritório de advocacia não está entre as tarefas mais fáceis. Dependendo do seu perfil profissional, talvez seja mais simples ou desafiador repassar para outros integrantes do time as ações que precisam ser feitas.

Mas acredite: na carreira jurídica é fundamental aprender técnicas de delegação de tarefas.

Sendo assim, ao compreender a importância de delegar as atividades, você evita problemas sérios que podem levar aos excessos no trabalho, como a síndrome de Burnout.

Fazer uma gestão do tempo com qualidade é a chave do sucesso para evitar rotinas estafantes que são o primeiro passo para o início da síndrome.

Mas de forma prática, você sabe o que é a delegação de tarefas? Basicamente trata-se de permitir que outros profissionais que trabalham no escritório possam desempenhar atividades – de forma completa ou divididas em sub-tarefas – que antes eram feitas somente por você.

Sim, essa divisão pode gerar insegurança.

Mas nesse post vamos te dar insights importantes para que a delegação de tarefas aconteça de forma tranquila e tenha como resultado uma equipe muito mais integrada e alcançando o sucesso como time.

Qual a importância da delegação de tarefas?

Além de evitar a sobrecarga de uma única pessoa – que pode ser você ou outro integrante do time jurídico – a delegação de tarefas aumenta o engajamento do escritório.

Isso acontece porque ao compartilhar uma ação que antes era exclusiva de alguém, você permite que a resolução daquela atividade aconteça a partir de um novo olhar. Experiências jurídicas de pessoas diferentes no escritório podem ser muito ricas na hora de resolver alguma questão.

Por isso, incentive que a delegação de tarefas aconteça de forma natural no escritório e acompanhe os resultados desse trabalho realizado em conjunto. Aproveite ainda para pedir que as pessoas envolvidas em determinada tarefa possam compartilhar feedbacks e aprendizados.

Como delegar uma função?

Quando chegar o momento de delegar uma tarefa ou uma função no seu escritório de advocacia, você deve se preparar com antecedência. Observe as pessoas que formam o seu time e entenda o perfil de cada uma delas.

Saiba que muitas vezes aquele profissional pode não ter a habilidade necessária para desenvolver uma atividade específica. Porém, lembre-se que na delegação de tarefas também existe a etapa de aprendizagem e desenvolvimento da capacidade de resolver a demanda.

Por isso, gestores e líderes quando vão delegar uma função precisam estar conscientes que precisarão praticar o desapego.

É natural ter apreensão ao entregar a atividade para outra pessoa, mas coloque a etapa de delegação dentro de um plano e respeite cada etapa.

Você vai precisar de um planejamento: comece por uma atividade mais simples e evolua alguns degraus durante o processo. Acredite, ao planejar a distribuição das ações, você e seu time vão ganhar tempo e o aprendizado será muito mais tranquilo para seus liderados.

Duas vantagens e dois riscos da delegação de tarefas

Se você fez um planejamento para a delegação de tarefas, já deu um primeiro passo importante. Mas aqui também cabem alguns alertas para que a experiência de compartilhar atividades não seja traumática para a sua equipe jurídica.

1. Falta de comunicação

Um dos principais problemas que podem aparecer em uma delegação de tarefas é a falta de comunicação. Por isso, recomendamos que você documente cada etapa: como ela vai acontecer, quais os resultados esperados, as metas e objetivos.

Comunique de forma clara para a pessoa que será a nova responsável pela execução da demanda. Tire as dúvidas e mostre-se disponível para trocas.

2. Espectativa

Outro risco da delegação de tarefas está na expectativa da liderança que está repassando a atividade para outra pessoa.

É claro que você vai desejar que se conclua a tarefa corretamente. Porém, esse outro profissional poderá ter meios diferentes dos seus para chegar ao resultado.

Por isso, tente não comparar como você faria em relação ao que a pessoa está fazendo. Isso vai ajudar no desapego da função e também a não ter frustrações pelo caminho.

Agora que apresentamos dois riscos sobre a delegação de tarefas, também vamos compartilhar dois – dos muitos benefícios – que você terá ao colocar em prática a divisão de atividades.

Economia de tempo: seu escritório vai ganhar muito ao dividir as atividades de uma mesma demanda macro com mais pessoas. Afinal, quanto mais profissionais dedicados para que essa entrega aconteça, mais rápido ela estará concluída;
Melhora do clima organizacional: transforme o espírito de time do seu escritório ao dividir as funções. As pessoas sentirão que para que determinada atividade seja concluída com sucesso, o trabalho de cada um é importante. Evitando a sobrecarga de uma única pessoa você compartilha o trabalho e também as conquistas. Pode acreditar que todos ficarão muito mais empolgados em ver uma causa ganha quando cada um fez a sua parte para aquela vitória.

A metodologia perfeita para a delegação de tarefas

Até agora você compreendeu a importância da delegação de tarefas, seus riscos e benefícios para o clima organizacional do escritório. Mas talvez tenham ficado algumas dúvidas sobre como colocar a delegação de tarefas na prática.

A metodologia de taskscore pode ser decisiva para que a delegação de tarefas seja um sucesso na sua empresa.

Ao contrário de métodos que fazem a gestão somente por atividade concluída, com a taskscore líderes podem determinar pontuações específicas para cada entrega.

Por exemplo, você pode subdividir uma tarefa macro, que até então estava sob sua responsabilidade, em várias demandas menores e distribuir entre o time. Essas informações são colocadas no software jurídico e cada atividade tem pontos específicos.

Ao concluir a ação, o advogado que realizou a tarefa recebe os pontos que podem ser convertidos em benefícios como, por exemplo, a realização de um curso, a possibilidade de tirar uma folga ou flexibilizar o horário de trabalho.

E tudo isso só acontece com a ajuda da tecnologia.

Além de tornar fácil a visualização das atividades que foram completadas, o líder do escritório pode acompanhar como está a demanda de cada advogado sem ser invasivo de forma exagerada.

O sistema de Taskscore está disponível para clientes ADVBOX. Para conhecer mais e aplicar na prática em seu escritório, faça o teste gratuito de 7 dias da ferramenta.