Com tantas opções de softwares de armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem disponíveis atualmente é comum surgirem dúvidas quanto a melhor escolha para utilizar no escritório. Um dos mais conhecidos é o Dropbox. Mas você sabe se, entre DropBox ou ADVBOX, qual oferece o melhor custo benefício em armazenamento digital?

Prometendo facilitação do fluxo de trabalho e com valores que, a princípio, podem se considerar atrativos, o Dropbox é um dos softwares mais utilizados por escritórios das mais diferentes áreas de atuação.

Apesar de muito eficiente, a falta de foco do Dropbox em uma área de atuação em particular pode atrapalhar profissionais que buscam crescimento em mercados voltados para nichos específicos. Como é o caso da advocacia.

Como é o fluxo de trabalho do advogado?

O fluxo de trabalho do advogado não é compartilhado por nenhum outro profissional. Os prazos curtos, e nem sempre esperados, o contato com diversos clientes e a quantidade massiva de documentos com os quais é preciso lidar, fazem do profissional do Direito um caso único.

Por serem quase de exclusividade do meio advocatício, a maioria dos softwares de gestão de escritórios não conta com as ferramentas adequadas para lidar com essas questões. É o caso do Dropbox, que tem seu foco voltado quase que unicamente para o armazenamento e compartilhamento de arquivos.

Uma ótima opção para esse caso é a ADVBOX, que além de contar com o sistema de armazenamento em nuvem, também conta com diversas ferramentas desenvolvidas pensando nas especificidades do meio jurídico.

A seguir vamos detalhar as principais diferenças entre essas duas ferramentas com relação a esses três pontos, principais responsáveis por diferenciar o cotidiano dos advogados dos demais profissionais.

Dropbox conta com sistema de controle de prazos?

A resposta é simples: não. Como dito anteriormente, o Dropbox volta-se quase que exclusivamente para o armazenamento e o compartilhamento de arquivos, com o objetivo de se tornar útil em contextos diversos.

Apesar de prazos estarem presentes no cotidiano da maioria dos profissionais, eles funcionam de maneira distinta em cada um desses cenários. Assim como acontece na advocacia, existem diversas profissões que têm que lidar com rotinas de prazo muito distintas.

Isso faz com que seja muito difícil desenvolver uma ferramenta de gestão de prazos que seja adaptável a diversos cenários. Existem alguns softwares que abarcam esse cenário, mas normalmente se voltam para contextos não tão específicos, e sim para um fluxo de prazos compartilhado com diversas áreas.

Para que serve a controladoria jurídica?

Apresentando uma perspectiva diferente, a ADVBOX é desenvolvida com foco no cotidiano profissional dos escritórios de advocacia. 

A princípio pode parecer que voltar-se para um nicho específico é menos eficiente do que abarcar um público mais amplo. Porém, com uma visão focada surge a possibilidade de desenvolver ferramentas exclusivas para as demandas características do contexto em questão. 

Diferentemente do Dropbox, a ADVBOX conta com diversas ferramentas que podem auxiliar na implementação de uma controladoria jurídica no escritório de advocacia, setor essencial para o funcionamento adequado do dia a dia do escritório.

Entre suas principais atribuições, a controladoria jurídica é responsável por:

• Controle de prazos;
• Gerenciamento do recolhimento de custas;
• Análise dos dados e resultados;
• Recebimento e verificação de autenticidade de documentos;
• Cobrança de protocolos de recursos;
• Suporte ao atendimento aos clientes.

Esses são alguns dos elementos essenciais para o bom funcionamento do fluxo de trabalho do seu escritório e, consequentemente, da administração dos prazos.

Dropbox tem controladoria jurídica?

A ADVBOX apresenta soluções para cada um desses tópicos, servindo como o suporte necessário para o funcionamento da controladoria jurídica.

Caso seu escritório esteja utilizando o Dropbox para fazer a gestão do fluxo de trabalho, será preciso a contratação de outra ferramenta apenas para a administração da controladoria jurídica, encarecendo o processo de implementação e dificultando o atendimento aos prazos.

A utilização de diversas ferramentas para uma mesma tarefa pode gerar ruídos na comunicação entre os membros da equipe e levar fatalmente a não observação de datas limites.

Como não perder prazos na advocacia?

Todo advogado sabe o que significa perder um prazo durante a tramitação de um processo, seja ele referente a um recurso ou qualquer outra movimentação. Portanto, é essencial que se elimine qualquer possibilidade disso ocorrer.

Evitar a utilização de diversos softwares para uma mesma função é algo a ser feito.

Além disso, a dependência de ferramentas diferentes para cada setor do escritório também é causadora de ruídos na comunicação. A presença de mais de um software na realização das diversas tarefas impede a centralização de informações.

Como fazer centralização de dados?

Com informações espalhadas por diferentes arquivos, sejam eles físicos ou digitais, a produtividade de sua equipe tende a ser reduzida. Os espaços de tempo necessários para acessar diferentes arquivos impede a atribuição necessária de foco para a realização das tarefas.

O Dropbox até oferece uma certa centralização dos documentos a todos que têm acesso à conta do escritório, porém, ela não é pensada de forma a atender as demandas específicas do meio advocatício, sendo necessário novamente a utilização de outras ferramentas.

Já no caso da ADVBOX, todas as informações e documentos necessários estão sempre à mão de qualquer um dos colaboradores do escritório. 

Apesar da agilidade trazida pela centralização de dados e documentos favorecer todos os setores do escritório, o setor de atendimento é um dos mais beneficiados por esse processo. Sua dependência do acesso rápido às informações torna essencial a utilização de um software completo.

Como os softwares de gestão podem ajudar no atendimento ao público?

Um atendimento bem realizado é a garantia do bem estar e satisfação do seu cliente. Esse deve ser um dos principais pontos fortes de todo escritório.

Seus clientes estarão passando por um momento estressante, repleto de incertezas e gerador de muita ansiedade. Uma equipe preparada para auxiliá-los a lidar com as dificuldades tem a capacidade de gerar um laço de fidelidade entre as partes.

Esse é o ponto-chave!

É muito mais custoso para o escritório conquistar novos clientes do que manter o vínculo com os clientes antigos, portanto o investimento na fidelização de clientes deve ser sempre uma prioridade.

Como realizar atendimentos satisfatórios?

A melhor forma de realizar atendimentos satisfatórios é ter em mente que devido à quantidade de clientes que cada escritório comporta, será muito difícil guardar as informações sem o auxílio de um arquivo.

Como dito antes, o Dropbox tem como foco principal o armazenamento e compartilhamento de documentos, tornando-o uma ótima opção para armazenar informações. Porém, o acesso rápido a essas informações pode ser comprometido, uma vez que o software não conta com CRM integrado.

Com um CRM adequado é possível centralizar todas as informações referentes aos clientes, possibilitando mais agilidade tanto no atendimento quanto na consulta por informações.

ADVBOX tem CRM integrado?

À vista disso, a ADVBOX é o único software jurídico que conta com CRM integrado. Dessa forma, além da centralização das informações, possibilitando um bom atendimento, a comunicação com os demais setores também é otimizada, auxiliando na rápida resolução de problemas.

Uma comunicação fluida dentro de um escritório é responsável por diminuir o estresse tanto da equipe quanto dos clientes, facilitando entendimento das situações que precisam de solução. É possível até mesmo antever demandas vindouras, acelerando sua resolução e mantendo a produtividade em alta.

Como já dito antes, por ter um foco muito amplo, o Dropbox encontra dificuldade em resolver questões relacionadas a nichos específicos dentro do mundo profissional. Para realidades desse tipo é necessário buscar softwares especializados.

Como é o atendimento na área jurídica?

Assim como acontece com o controle de prazos, o atendimento ao cliente na área jurídica é repleto de especificidades. 

Os advogados costumam ter relacionamentos mais próximos com seus clientes do que a maioria dos outros profissionais. Isso faz com que seja essencial para o advogado desenvolver estratégias para atender a todas as necessidades que surgirem, sem que isso aumente a carga de trabalho de forma excessiva.

Um colaborador sobrecarregado estará envolto em frustração e terá dificuldade de lidar com suas tarefas no período de tempo adequado, levando a atrasos e insatisfações por parte tanto dos clientes quanto do restante da equipe.

Tendo essas informações fica evidente que o atendimento ao cliente em um escritório não deve ser negligenciado e que a escolha de um software de gestão adequado é parte essencial nesse processo.

O terceiro aspecto a ser analisado está intrinsecamente ligado ao acesso rápido de informações no atendimento. Trata-se da gestão, armazenamento e compartilhamento de documentos e informações.

O Dropbox é o melhor software para fazer a gestão de arquivos?

É comum que com o passar do tempo seu escritório reúna e tenha que administrar uma quantidade expressiva de papéis e documentos. São arquivos diversos que precisam estar devidamente arquivados e protegidos.

Os arquivos variam de processos a documentos pessoais de clientes ou até mesmo boletos e comprovantes de pagamento do setor financeiro. Caso o escritório ainda utilize arquivo físico será necessária uma sala inteira somente para o armazenamento de toda essa papelada. 

Com o passar do tempo isso, inevitavelmente, se tornará um inconveniente. Gastos com manutenção e aluguel desse espaço podem tomar fatias significativas do orçamento, impedindo o investimento em outras áreas que ocasionalmente necessitem.

Vale a pena investir em arquivo digital?

O investimento em um arquivo digital resolve não só essa questão como também pode trazer um alívio financeiro com a diminuição da necessidade de impressões, descarte de folhas e manutenção dos equipamentos de impressão.

Com a digitalização dos documentos, a comunicação com seus clientes é agilizada, diminuindo a necessidade de presença física do cliente no escritório. Com os meios de comunicação atuais, como email ou Whatsapp, é possível fazer a transferência de valores e arquivos de modo fácil, rápido e seguro.

Qual a importância ecológica da digitalização?

Outro benefício trazido pela digitalização do arquivo de seu escritório que não deve ser desconsiderada diz respeito à importância ecológica dessa medida. A redução do consumo de papel impacta diretamente no desmatamento florestal.

Só na ADVBOX são anexadas ao sistema cerca de 800 mil páginas por mês. Isso equivale a mais de 1000 árvores que deixam de ser derrubadas todo ano. Se todo escritório de advocacia fizesse a transição para o modelo digital estaríamos dando um grande passo para a preservação de nossas florestas.

Como dito anteriormente, o Dropbox tem no armazenamento e compartilhamento de documentos seu principal foco, buscando atender a maior parcela possível do mercado. Levando apenas esse aspecto em consideração, trata-se de um software eficiente e capaz de atingir os objetivos a que se propõe.

Porém, sua funcionalidade fica novamente comprometida por não contar com outras ferramentas específicas, como um CRM integrado ou a possibilidade de integração entre os diversos setores do escritório, como o financeiro, o comercial ou de atendimento.

Dropbox tem bom custo-benefício?

Como dito ainda no primeiro parágrafo, os valores do Dropbox podem aparecer atrativos a princípio, mas é preciso analisar de forma mais cuidadosa antes de tomar qualquer decisão.

Antes de falar sobre os planos disponibilizados pelo Dropbox, cabe ressaltar que os valores de assinatura são apresentados em dólar. A cobrança em moeda estrangeira pode gerar inconvenientes devido às variações do câmbio.

Quais os planos do Dropbox?

Os planos do Dropbox são divididos entre dois tipos, para pessoas físicas e para equipes. Para pessoas físicas são apresentadas duas alternativa de assinatura:

• Professional – U$16,58/mês;
• Professional + eSign – U$24,99/mês.

Por serem voltados para indivíduos que trabalham por conta própria, nenhum desses planos traz as ferramentas necessárias para uma gestão eficaz do seu escritório. O mais evidente é, sem sombra de dúvidas, a impossibilidade de adicionar outros usuários.

Cabe ressaltar também que, com a conversão dos valores, o plano mais caro se aproxima de R$150,00 mensais, valor que, dada a atual situação econômica, pode comprometer uma parcela considerável do orçamento do profissional liberal.

Quais os planos para empresas do Dropbox?

No caso dos planos voltados para equipes, são três alternativas de assinatura:

• Standard – U$12,50/mês por usuário;
• Advanced – U$20,00 por mês por usuário;
• Standard + DocSend – U$50,00 por mês por usuário.

Sendo assim, no plano mais básico, e consequentemente com menos ferramentas disponíveis, o Dropbox requer um investimento que gira em torno de R$70,00 mensais por usuário, valor que até poderia ser atrativo se estivéssemos pensando em um plano individual.

Ademais, no caso de equipes, o investimento cresce exponencialmente. Em um escritório com 10 usuários o valor pode chegar a R$700 mensais, o que dará ao final do ano um montante de R$8.400 destinados apenas para a assinatura do Dropbox.

Aliás, não podemos esquecer que estamos falando do plano mais básico. Caso o escritório decida pelo plano com maior número de funcionalidades terá que desembolsar quase R$260 por usuário, resultando em R$2.600 mensais e mais de R$30.000 anuais.

Dropbox tem limite de usuários?

O limite de usuários talvez seja um dos principais pontos-fraco do Dropbox. Conforme seu escritório for crescendo você precisará reservar uma parcela cada vez maior do rendimento e destiná-la ao software utilizado para gestão do escritório.

Ademais, é importante sempre ressaltar que esses valores aos quais nos referimos estão diretamente vinculados ao câmbio do dólar, logo, poderão sofrer alterações constantes. 

Tanto a economia nacional, quanto o cenário mundial atual, instigam a todos a buscar cautela e buscar estabilidade, uma mudança brusca do valor do dólar pode obrigar uma reorganização financeira para a qual o escritório pode não estar preparado.

Tem diferença de funcionalidade entre os planos de assinatura?

Outro fator que pode gerar estresse com relação aos planos do Dropbox é a variedade de funcionalidades entre eles. Assim, muitas funcionalidades oferecidas pelo software dependem do plano que você escolher.

Por isso, essa variabilidade na oferta de funcionalidades requer do gestor muito mais atenção e disposição de tempo no momento da escolha do plano mais adequado.

Sendo assim, a escolha equivocada pode levar ao estrangulamento do fluxo de trabalho, surtindo o efeito contrário ao buscado no momento de contratar um software para auxiliar na gestão do escritório.

ADVBOX tem bom custo-benefício?

Diferente do Dropbox, os valores da ADVBOX são fixados em real, o que facilita muito o planejamento financeiro do escritório. Assim, como não é preciso realizar conversão de moedas, é possível realizar planejamentos de longo prazo facilmente.

Sendo assim, a ADVBOX apresenta três planos diferentes, cada qual levando em consideração as necessidades de escritórios de diferentes tamanhos. São eles:

• Banca Jurídica – R$295,00/mês;
• Banca Max – R$650,00/mês;
• Banca Elite – R$1.200,00/mês.

Os preços da ADVBOX são melhores que o Dropbox?

Dessa forma, se compararmos com os preços ofertados pelo Dropbox perceberemos que o investimento necessário é significativamente menor. Também vale ressaltar o que foi dito anteriormente sobre o foco no desenvolvimento do software.

Sendo assim, por ser desenvolvido tendo como foco escritórios de advocacia, a ADVBOX traz diversas funcionalidades exclusivas que irão facilitar seu cotidiano profissional, como o CRM integrado, o controle automático de prazos, a pontuação por tarefas, o Business Intelligence, entre outras.

Aliás, todas essas ferramentas são essenciais para a modernização dos escritórios jurídicos. O modelo de advocacia artesanal já não tem mais espaço, é preciso realizar a conversão para a advocacia digital o quanto antes.

Quais as diferenças entre ADVBOX e Dropbox?

Uma das principais diferenças entre os dois softwares é a diferença com relação ao limite de usuários. Enquanto no Dropbox é preciso pagar uma mensalidade por usuário no escritório, na ADVBOX não há limite de usuário.

Dessa forma, é possível planejar o crescimento do escritório a longo prazo sem ser preciso se preocupar com o aumento de custo conforme a equipe for aumentando.

Sendo assim, o investimento anual necessário para manter a assinatura da ADVBOX torna-se muito menor em comparação com os valores utilizados pelo Dropbox. 

Qual software gera o melhor investimento?

Para a assinatura do plano Banca Jurídica será necessário um investimento de R$3.540 por ano, muito inferior aos R$8.400 exigidos pelo plano mais básico do Dropbox. 

Assim, se seu escritório precisa de um número maior de funcionalidades você provavelmente teria optado pelo plano Standard+DocSend do Dropbox, cujo investimento anual seria de R$30.000. Já a Banca Elite da ADVBOX traz mais funcionalidades por menos da metade do preço.

Ademais, além da comparação entre os valores necessários para o investimento devemos sempre lembrar da importância das funcionalidades específicas de cada software.

Como já foi mencionado um pouco mais acima, a ADVBOX foi desenvolvida para o cotidiano do escritório de advogados, investindo em funcionalidades essenciais para realizar a conversão para a advocacia digital e auxiliar a manter a produtividade da equipe em alta.

O que é pontuação por tarefas e B. I.?

A pontuação por tarefas traz mais liberdade para os colaboradores, possibilitando a autogestão. Dessa forma, esse modelo de gestão valoriza o profissional permitindo que ele decida como estruturar sua rotina diária, possibilitando o seu bem estar.

Entretanto, por outro lado, o Business Intelligence (B. I.), utiliza a integração e centralização de documentos e informações para produzir dados que nortearão todos os setores do seu escritório, alinhando o funcionamento de toda a equipe.

Sendo assim, é evidente que dispor do software adequado vai lhe trazer não só alívio financeiro como a otimização da produtividade de sua equipe, resultando na garantia de crescimento do escritório.

Qual dos softwares apresenta o melhor custo-benefício?

Mas afinal, entre Dropbox e ADVBOX, qual apresenta o melhor custo-benefício? A resposta para essa questão deve ser medida de acordo com o que se pretende para o futuro do escritório de advocacia.

Dessa forma, tratando-se de um escritório que ainda esteja preso à advocacia artesanal e não tenha pretensões de acompanhar os avanços tecnológicos e fazer a transição para a advocacia digital, um serviço que ofereça apenas armazenamento de arquivos pode soar interessante.

Porém, devemos lembrar que por mais que os valores necessários para a assinatura de qualquer plano do Dropbox aparentem ser mais atrativos, ao fim eles se mostram muito elevados, como já foi demonstrado.

Escritórios analógicos ainda são viáveis?

Além disso, também é preciso considerar que um escritório que não pretende se atualizar tecnologicamente terá diminuição de sua renda em um futuro próximo. Isso pode tornar ainda maior a fatia do orçamento necessário para manter as assinaturas em dia.

A ausência de métodos e ferramentas voltados especificamente para o meio advocatício também acaba aumentando o custo. Isso porque será necessário contratar outros serviços para suprir as demandas.

Assim, no caso de tratar-se de um escritório que deseja realizar a transição digital, ou que já a tenha iniciado, diversos fatores devem ser levados em conta.

Por exemplo: a necessidade de centralização de informações e documentos impossibilita a contratação de diversos softwares.

Posso usar mais de um software no meu escritório?

É necessário utilizar apenas um software que faça a integração de todos os setores do escritório, construindo meios de comunicação eficientes que possibilitem um fluxo de trabalho satisfatório. Dessa forma, a integração se dará através das estratégias adotadas com as funcionalidades disponíveis. 

Se essas funcionalidades foram desenvolvidas visando o mercado advocatício, a estruturação dessas estratégias é facilitada, uma vez que não é necessário realizar adaptações para atender a demandas específicas dessa área profissional.

Assim, por último, é necessário fazer um planejamento financeiro que seja estável, que não seja surpreendido com o acréscimo de valores inesperados devido a situações que fujam ao seu controle, como o cenário político internacional.

Qual software tem o melhor custo-benefício?

Tendo em vista esses três pontos é possível afirmar que a ADVBOX tem um ótimo custo-benefício para escritórios de advocacia, independente do seu tamanho. 

Além disso, os valores são inferiores aos apresentados pelo Dropbox, além de que a quantidade de ferramentas específicas para resolver as demandas da advocacia profissional e a centralização de dados fazem a diferença no cotidiano do escritório.

Ademais, há ainda uma última vantagem da ADVBOX que vale a pena ser mencionada é seu teste gratuito de 7 dias. Dessa forma, é possível apresentar o software para a sua equipe e tirar dúvidas quanto a sua implementação.

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