É comum ter problemas em escritórios de advocacia que podem impactar a eficiência e o sucesso da prática jurídica. Em vista disso, neste artigo, iremos explorar os diversos obstáculos que os advogados enfrentam e apresentaremos soluções eficazes para superá-los.

Esses problemas vão desde as questões relacionadas à gestão, como o controle de processos e de tarefas, e até desafios mais amplos, como a concorrência e as mudanças no cenário jurídico. E que devem ser previamente identificados para que decisões estratégicas sejam tomadas.

Nesse contexto, a busca por soluções eficientes é essencial para otimizar a prática jurídica, aprimorar a experiência do cliente e impulsionar os resultados do escritório de advocacia. Dessa forma, estaremos preparados para enfrentar os problemas em escritórios de advocacia.

Portanto, com o foco na excelência e na superação de problemas, este artigo oferecerá insights valiosos e práticas comprovadas para que os advogados e os escritórios possam enfrentar seus desafios de frente, se tornarem mais resilientes e bem-sucedidos no exercício da advocacia.

Quais são os desafios para o advogado em 2023?

Segundo a publicação da página Migalhas no dia 24 de janeiro deste ano, as principais tendências em questão de desafios que os advogados terão que enfrentar em 2023 são:

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Qual a maior dificuldade dos advogados?

A gestão eficiente é um dos pilares fundamentais para o bom funcionamento de um escritório de advocacia, mas também pode ser uma área propensa a enfrentar diversos problemas e desafios, que precisam de ações estratégias para serem superados.

Entre os problemas em escritórios de advocacia mais comuns, já citados anteriormente, que são relacionados à gestão, estão a falta de organização, a dificuldade em gerenciar prazos e tarefas, bem como a falta de eficiência nos processos internos.

Além disso, problemas de comunicação interna e externa, de gestão de equipe e a não aderência às inovações e tecnologias podem levar a erros e retrabalhos, prejudicando a eficiência e colocando o escritório em uma desvantagem competitiva no mercado jurídico.

Com isso, a identificação e a compreensão dos problemas na gestão são passos fundamentais para implementar mudanças positivas e alcançar um ambiente de trabalho mais produtivo e eficiente. E em consequência, transforma-los em oportunidades de crescimento e sucesso.

Problemas em escritórios de advocacia: erros comuns e como evitá-los

Mesmo tendo experiência, os advogados podem cometer erros por causa de sua rotina corrida nos escritórios de advocacia. E para evitar que isso aconteça, é essencial que o gestor adote hábitos produtivos que beneficiem toda a equipe. Alguns deles são:

  1. Não esclarecer a forma de cobrança;
  2. Falta de controle financeiro adequado;
  3. Não aproveitar a tecnologia;
  4. Não utilizar um software jurídico;
  5. Não cumprir com os prazos definidos.

1. Não esclarecer a forma de cobrança

É essencial explicar aos clientes, de forma transparente, como os serviços do escritório de advocacia serão cobrados, pois muitos fora da área de Direito não possuem conhecimento sobre os honorários. E essas informações, quando mal esclarecidas podem trazer problemas.

2. Falta de controle financeiro adequado

A ausência de um controle financeiro pode prejudicar o crescimento do escritório, tornando difícil saber a margem de lucro em cada negociação. Isso porque os ganhos são incertos enquanto os custos são predeterminados e invariáveis.

3. Não aproveitar a tecnologia

Com o volume de processos nos grandes escritórios, não aproveitar tecnologias como plataformas, aplicativos, internet e software jurídico é um grande erro. Pois ela é uma aliada poderosa para automatizar tarefas e resolver problemas no escritório de advocacia. 

4. Não utilizar um software jurídico;

O uso de um software jurídico é crucial para uma administração eficiente, e a busca de um sistema completo, como ADVBOX, deve ser uma preocupação constante do gestor. Pois a ausência deste limita o crescimento do escritório.

5. Não cumprir com os prazos definidos

O não cumprimento dos prazos é um erro comum entre os escritórios de advocacia e pode acarretar em punições e/ou multas. Nesse caso, automatizar processos é uma das estratégias para evitar esses problemas no escritório de advocacia.

Contudo, é fundamental evitar esses erros, e adotar práticas modernas e tecnológicas que otimizem a gestão do escritório e o relacionamento com os clientes. E, dessa maneira, ter uma advocacia mais eficiente, organizada e bem-sucedida.

Quais são os principais desafios da profissão de advogado?

Os advogados empreendedores enfrentam problemas no escritório de advocacia únicos, relacionados ao gerenciamento jurídico. Isso porque, além de atuarem como profissionais do direito, precisam lidar com questões de gestão e administração.

Devido a falta de experiência desses profissionais em aspectos empresariais, problemas na precificação dos serviços, no controle de custos e na aquisição de clientes podem surgir prejudicando o crescimento do escritório de advocacia.

Outro desafio comum é encontrar um equilíbrio entre as atividades jurídicas e as tarefas de gerenciamento. As quais, sem um planejamento adequado, gera sobrecarga de trabalho que pode prejudicar a qualidade dos serviços prestados.

Para enfrentar esses problemas no escritório de advocacia, advogados empreendedores podem buscar capacitação em gestão e contar com soluções, como a ADVBOX. E, assim, oferecer um serviço jurídico de excelência enquanto administram o negócio de forma eficaz.

ADVBOX: potencializando a gestão e resolvendo problemas no escritório de advocacia

ADVBOX é um sistema completo que potencializa a gestão de escritórios de advocacia. Com recursos avançados, automatiza tarefas e agiliza processos, isso possibilita que os advogados foquem em atividades estratégicas e superem os desafios, comuns porém importantes.

O software jurídico oferece soluções eficientes para a resolução de problemas no escritório de advocacia. Com a análise de dados e a inteligência artificial (IA), auxilia na identificação de riscos e na tomada de decisões embasadas e eficazes, trazendo à luz a solução dos problemas.

Através da ADVBOX, é possível gerenciar prazos, compromissos e tarefas de forma organizada, evitando atrasos e perda de informações. Além disso, a plataforma permite o acesso remoto a processos e documentos, facilitando a comunicação com clientes e equipe.

Assim, com o apoio da ADVBOX, advogados podem enfrentar quaisquer problemas no escritório de advocacia, não apenas os de 2023, com mais confiança e eficiência, otimizando recursos e melhorando a experiência do cliente.

Conclusão

Em resumo, uma gestão eficiente é de extrema relevância para que os profissionais do Direito enfrentem os diversos problemas no escritório de advocacia. E através de estratégias inovadoras, é possível superar os desafios e construir bases sólidas para o sucesso.

Diante dos desafios que encontramos na gestão, é fundamental identificar e evitar os erros comuns que podem impactar de maneira negativa o escritório de advocacia. Entretanto, com atenção e planejamento, é possível adotar práticas que impulsionem o crescimento e a produtividade.

Além disso, os advogados empreendedores encontram desafios únicos ao gerir os seus escritórios. No entanto, com resiliência e uma visão estratégica, conseguem transformar esses Problemas no Escritório de Advocacia em oportunidades para alavancar os seus negócios.

E, por fim, através de uma abordagem integrada e de funcionalidades avançadas, ADVBOX é uma aliada essencial para os advogados que buscam alcançar o máximo desempenho em suas atividades jurídicas. Com nossas ferramentas você estará preparado para enfrentar problemas no escritório de advocacia.

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O desenvolvimento de um trabalho de qualidade dentro do escritório de advocacia passa pelo desempenho dos profissionais envolvidos. Por isso, colocar em prática a busca pela qualificação de equipe é fundamental. 

Desse modo, é possível tornar o escritório mais atrativo para os advogados, criando um ambiente de trabalho mais colaborativo. Assim, ter os melhores talentos a disposição auxilia na qualidade dos serviços jurídicos oferecidos e consequentemente nos melhores resultados. 

Pensando nisso, preparamos o conteúdo a seguir com tudo o que você precisa saber sobre qualificação de equipe. Portanto, conheça a importância desse investimento, seus benefícios e como desenvolver esse processo.

Porque capacitar minha equipe?

Antes de conhecer os passos para a qualificação de equipe é importante entender por que investir nessa prática. De modo geral, é fundamental para proporcionar uma melhor organização dentro do escritório. 

Assim, será mais fácil passar aos profissionais os objetivos, desafios e cultura do escritório. Sendo assim, criar uma melhor reputação, se destacando entre o competitivo mercado do Direito e oferecendo um melhor serviço de atendimento ao cliente.

Além disso, a capacitação dos profissionais auxilia no desempenho aprimorado, com um conhecimento mais aprofundado sobre suas responsabilidades e tarefas. Assim como, facilita a adaptação a novos serviços jurídicos, por ter em mãos colaboradores melhores qualificados e multifuncionais. 

Outro ponto importante é que essa iniciativa ajuda a melhorar a comunicação e interação entre os colaboradores. Com isso, aumentando a interação e troca de experiências, desenvolvendo um ambiente mais acolhedor e satisfatório.

O investimento em qualificação de equipe também é importante para diminuir os erros durante os processos, diminuindo custos e otimizando tarefas. Em paralelo, auxilia no aumento dos honorários e da rentabilidade.

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Quais são os benefícios da qualificação profissional?

Agora que você já conhece alguns dos motivos para investir na qualificação de equipe, confira uma lista com os principais benefícios dessa prática. 

1. Melhoria do desempenho Individual

Um dos benefícios mais evidentes da busca pela qualificação de equipe é o aumento dos conhecimentos teóricos e técnicos por parte dos profissionais. Desse modo, eles passam a possuir uma maior diversidade de habilidades, seja de relacionamento interpessoal como expertise para o desenvolvimento dentro de um processo. 

Com isso, profissionais mais qualificados proporcionam uma equipe mais completa e capaz de enfrentar os mais diferentes desafios. Logo, favorece para o crescimento do escritório, abrindo possibilidades de oferecer novos serviços jurídicos, sem que a qualidade da entrega seja afetada.

2. Aumento da produtividade

Com profissionais mais qualificados e conhecedores de suas funções, o escritório pode ter um aumento considerável da produtividade. Ou seja, são mais capazes de realizar tarefas complexas, otimizando tempo de produção, proporcionando maior assertividade e êxito.

3. Redução de erros

A capacitação de profissionais dentro do escritório da advocacia, aliada a uma gestão de qualidade é fundamental para a redução de erros dentro do ambiente de trabalho.Assim, demanda dos gestores menores gastos com recursos, diminuindo o retrabalho, horas extras e muito mais. 

4. Atração e retenção de talentos

Outro benefício muito importante da qualificação de equipe é a possibilidade de atrair mais e os melhores talentos para o seu escritório. Afinal, os profissionais desejam trabalhar em um local que favoreça o seu desenvolvimento de carreira, no qual tenha muito a aprender e ensinar. 

Com isso, a retenção de talentos torna-se mais viável ao escritório, criando profissionais mais engajados e motivados para o sucesso do trabalho desenvolvido.

Desse modo, também ajuda a diminuir os índices de turnover, impactando na necessidade de novas contratações constantes e tempo de adaptação com a equipe.

5. Fortalecimento da cultura organizacional

Por fim, outro benefício da busca pela capacitação dos profissionais é tornar a cultura organizacional mais forte. Sendo assim, os colaboradores passam a entender melhor a visão, objetivos e valores do escritório. 

Além disso, cria uma maior sensação de importância para o desenvolvimento do trabalho diário, criando profissionais mais engajados e dispostos a tornar o escritório cada vez mais respeitado e renomado. 

Como qualificar a equipe?

Depois de conhecer os benefícios da qualificação de equipe, ficou interessado em obter esses resultados para o seu escritório, não é mesmo? Portanto, separamos um passo a passo com tudo o que você precisa fazer para facilitar esse processo. Confira!

1. Analise as necessidades do seu escritório

O primeiro passo para a qualificação de equipe é entender do que o seu escritório precisa. Ou seja, estude os pontos de melhorias que ele apresenta, como habilidades que devam ser aprimoradas, ferramentas e muito mais. 

Para isso, procure conversar com os profissionais de diferentes setores do escritório, entendendo suas principais queixas e deixando o espaço aberto a sugestões. Afinal, a interação com os colaboradores será essencial para o sucesso do processo de capacitação e treinamento.

2. Defina metas e prazos

Já o segundo passo é determinar onde você deseja chegar com esse investimento. Com isso, determine algumas metas e prazos para serem alcançados. Essa iniciativa vai auxiliar a manter um bom nível de engajamento de todos os profissionais envolvidos. 

Portanto, procure estabelecer objetivos factíveis aos colaboradores, apresentando os pontos positivos dessa prática, tanto para o escritório como para o crescimento profissional de cada um.

3. Determine os métodos de capacitação dos profissionais

São várias as maneiras de passar aos colaboradores mais conhecimento, assim, é muito importante escolher as que melhores se encaixam no perfil dos seus liderados. Desse modo, pode ser interessante investir em mais debates entre equipes, treinamentos presenciais, workshops, palestras e cursos.

Vale destacar que a quantidade de alternativas escolhidas não necessariamente significa um maior sucesso. Portanto, o essencial é proporcionar à equipe treinamentos de qualidade, que visam o desenvolvimento profissional interno e externo.

4. Incentive a participação dos profissionais

Como dito anteriormente, o processo de qualificação de equipe só é realizável com a participação efetiva dos profissionais. Por isso, é muito importante incentivar os colaboradores a adotarem esse programa. 

Desse modo, pode ser interessante a criação de benefícios de acordo com o desenvolvimento dos profissionais e avaliações regulares de desempenho.

Com isso, a prática do feedback, apontando pontos a serem melhorados e elogios é fundamental para direcionar os colaboradores, criando mais motivação a eles a seguirem em busca de mais conhecimentos e habilidades.

5. Analise os resultados periodicamente

Por fim, o quinto passo para o desenvolvimento de qualificação de equipe é fazer com regularidade a análise sobre os resultados apresentados. Esse estudo deve levar em consideração o crescimento coletivo e individual dos profissionais. 

A partir desses dados é possível encontrar iniciativas que não estão surtindo os efeitos esperados, escolhendo novas alternativas para alcançar as metas determinadas anteriormente. Além disso, essa prática é fundamental para manter os planejamentos alinhados e principalmente o engajamento alto da equipe. 

Para facilitar esse processo é muito interessante utilizar ferramentas de gestão, como o Taskscore. O sistema utilizado pela ADVBOX tem a capacidade de oferecer uma gestão sobre o desempenho do escritório e dos profissionais envolvidos. 

Sendo assim, oferecer uma visão macro para os gestores sobre o andamento de processos, etapas e desempenho de cada profissional. Com isso, auxilia na melhora dos resultados em tempo real, além de facilitar a segurança das informações.

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A competitividade cada vez maior em diferentes segmentos cria a necessidade de aprimoramento e crescimento. Por isso, buscar expandir o escritório é uma maneira de se destacar na advocacia, gerando mais autoridade e alcançando uma maior clientela. 

Desse modo, o crescimento do escritório pode envolver diferentes estratégias, seja um aumento físico ou geográfico, investindo em uma gestão digital. Em geral, é muito importante planejamento, estudos e tempo de adaptação. 

Pensando nisso, preparamos o conteúdo a seguir com tudo o que você precisa saber sobre como expandir o escritório. Conheça também os motivos e os benefícios que podem ser desencadeados por essa expansão. 

Como expandir um escritório de advocacia?

Antes de conhecer como e as principais vantagens de expandir o escritório é importante entender os motivos que podem levar a esse passo. De modo geral, são várias as razões para essa escolha, como aumento da demanda por serviços jurídicos.

Com isso, caso o escritório esteja passando por um crescimento de demanda, será necessário sua expansão física, de colaboradores ou automação do trabalho.

Para isso, é fundamental a implementação de uma gestão de qualidade, que visa interação com softwares jurídicos capazes de otimizar o trabalho diário.

Outro motivo muito comum é a diversificação de serviços em decorrência da grande competitividade do setor. Sendo assim, adicionar novas especializações é uma maneira de aproveitar novas oportunidades de negócios, fortalecendo a marca do escritório e aumentando a quantidade de possíveis clientes. 

Além disso, a busca pela cobertura geográfica ampliada é um dos principais motivos, buscando atender clientes em diferentes regiões do país ou do mundo.

Entretanto, essa expansão não necessariamente precisa ser física. Afinal, cada vez mais os escritórios têm optado por uma gestão digital, garantindo a produtividade máxima mesmo com atendimentos remotos. 

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Por que abrir um escritório de advocacia?

Agora que você já conhece alguns dos principais motivos que influenciam na busca para expandir o escritório, que tal conhecer seus principais benefícios. Confira cada um deles detalhadamente a seguir.

1. Crescimento do número de clientes 

Certamente, um dos primeiros e principais benefícios ao optar por expandir o escritório é alcançar um expressivo crescimento do número de clientes. Afinal, a área de atuação passa a ser maior, principalmente a partir do investimento em marketing jurídico. 

Portanto, é muito importante que o escritório que deseja se expandir tenha uma forte presença no ambiente digital, seja em com sites e redes sociais como com sistemas que facilitem a interação com clientes, como reuniões virtuais.

Além disso, a expansão pode ser primordial para alcançar um público mais amplo, conquistando diferentes perfis de clientes. 

2. Diversificação de serviços oferecidos

A expansão do seu escritório também pode proporcionar uma grande diversificação dos serviços jurídicos oferecidos. Com isso, é possível investir em novas áreas, contratando novos profissionais ou investindo na especialização ou plano de carreira dos talentos já contratados. 

Portanto, o aumento dos serviços tem ligação direta com todos os outros benefícios, impactando no aumento de clientes, receitas, competitividade e valorização da marca. Assim, é ponto chave para o crescimento do escritório como um todo, melhorando a qualidade da entrega como a reputação.

3. Aumento da competitividade

Outro benefício de expandir o escritório é tornar ele mais competitivo. Afinal, além de poder oferecer uma variedade maior de serviços jurídicos, ele pode concorrer com uma maior quantidade de escritórios. 

Desse modo, a competitividade saudável entre diferentes escritórios ajuda a proporcionar aos clientes um serviço de maior qualidade. Sendo assim, cumprir com as expectativas criadas ainda no início de cada processo. 

Portanto, a competitividade cria a necessidade do escritório encontrar alternativas para desenvolver o seu negócio. Com isso, é muito importante buscar novos e melhores profissionais, além de ferramentas que auxiliem a segurança de dados e comunicação.

4. Aumento das receitas

Como dito anteriormente, todos os benefícios citados até agora influenciam diretamente no aumento das receitas do escritório. A partir disso, o dinheiro pode, e deve, ser realocado para o desenvolvimento contínuo do ambiente de trabalho. 

Para isso, é muito importante aprimorar as ferramentas utilizadas para a gestão, buscando principalmente atingir uma alta produtividade. Logo, o sistema Taskscore, desenvolvido pela ADVBOX, pode ser uma ótima escolha.

Afinal, ele tem a capacidade de proporcionar aos profissionais e gestores do escritório uma visão ampla sobre todas as atividades realizadas.

Desse modo, auxilia no controle de desempenho, averiguando as etapas dos processos e pontos que podem ser aperfeiçoados para obter os melhores resultados possíveis. 

5. Fortalecimento da marca

Por fim, a expansão pode resultar em maior visibilidade e reconhecimento no mercado. Sendo assim, criar uma ótima reputação e imagem, tornando o escritório respeitado por concorrentes e clientes. 

Sendo assim, o processo de contratação de talentos se torna mais atrativo, sendo local de desejo para os melhores profissionais da área. 

Como expandir o escritório?

Vamos conhecer na prática quais são os passos para você e seu escritório alcançarem os benefícios citados anteriormente? Para isso, confira o passo a passo que desenvolvemos e busque desenvolver e expandir o escritório.

Entretanto, é muito importante ter o conhecimento de que esse processo é contínuo e gradual, necessitando de tempo e investimento em estudos, profissionais e tecnologia. 

1° passo: defina seus objetivos

O primeiro passo para expandir o escritório é determinar os objetivos e metas a serem alcançados. Assim, essa etapa funciona para definir o crescimento de receitas, clientes, serviços oferecidos e os setores que irão receber o investimento.

Com o planejamento desenvolvido será mais fácil direcionar as prioridades para uma expansão de qualidade, sem afetar o trabalho diário e as entregas. 

2° passo: realize pesquisa de mercado

Já o segundo passo, com o planejamento e objetivos em mãos, é realizar uma pesquisa detalhada do mercado para identificar oportunidades de expansão. A partir dessas informações é possível determinar quais as necessidades dos clientes, as principais oportunidades de mercado e como os concorrentes estão se comportando.

3° passo: escolha a estratégia de expansão

A escolha da estratégia está relacionada ao direcionamento que você dará ao escritório. Ou seja, se deseja expandir a equipe de profissionais, aumentar o número de filiais espalhadas pela região ou investir em desenvolvimento tecnológico, proporcionando uma gestão digital e remota.

4° passo: invista em capacitação e treinamento

Durante todo o processo de expansão será necessário o trabalho colaborativo de todos os profissionais do escritório. Por isso, é muito importante fazer com que eles se sintam parte do projeto, os tornando cada vez mais motivados e engajados. 

Para isso, é fundamental o investimento em capacitação e treinamento para aperfeiçoamento sobre as novas diretrizes do escritório. Desse modo, poderão entender os objetivos, as novas ferramentas e o modus operandi do escritório.

5° passo: monitore resultados

Por fim, o último passo para expandir o escritório com sucesso é monitorar os resultados das ações realizadas. Com isso, entender se a base de clientes, receitas, reputação e outros segmentos estão seguindo o planejamento estabelecido. 

Esse passo é essencial para direcionar a expansão, cuidando para que os possíveis erros sejam encontrados de forma rápida, diminuindo as probabilidades de prejuízos. Para isso, procure analisar os números e resultados, mas também conversar com profissionais de diferentes áreas, para passarem suas sugestões sobre possíveis alterações nos processos de expansão.

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Os profissionais da advocacia estão cada vez mais interagindo com os ambientes virtuais. Com isso, a busca por uma gestão digital do escritório tem sido a chave para encontrar novas oportunidades de serviços jurídicos, atraindo mais clientes e conquistando autoridade.

Desse modo, para obter melhores resultados é fundamental o investimento em tecnologias de ponta, como em ferramentas capazes de facilitar a organização de processos e informações. 

Para você entender tudo sobre gestão digital do escritório, preparamos o conteúdo a seguir com as principais informações sobre o tema. Assim, entenda como desenvolver essa gestão e os benefícios mais claros dessa iniciativa. 

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O que é gestão digital do escritório?

De modo geral, a gestão digital do escritório está diretamente relacionada à tecnologia. Com isso, ferramentas que auxiliam na otimização do trabalho diário, além da organização de processos, dados e, consequentemente, melhora a eficiência das operações do escritório.

A gestão digital envolve acima de tudo a interação entre os diferentes setores, aproximando equipes e diminuindo ruídos de comunicação. Desse modo, tem como principal objetivo a automação de tarefas, criando fácil acesso a diferentes informações.

Vale destacar que a gestão digital pode ser desenvolvida em diferentes áreas do escritório, como gestão de documentos, comunicação interna, gerenciamento financeiro, de produção e principalmente, no marketing jurídico.

Portanto, é um investimento que tende a favorecer o crescimento do escritório como um todo, facilitando a organização de diferentes equipes, proporcionando serviços jurídicos mais assertivos e melhores resultados. 

Quais os benefícios de uma gestão digital do escritório?

Certamente um dos principais benefícios da gestão digital é o aumento da produtividade dentro do escritório. Afinal, os profissionais passam a ter um acesso mais rápido a dados, facilitando a comunicação, reduzindo o tempo gasto para execução de cada etapa.

Além disso, uma gestão de qualidade de maneira permite uma redução de custos, seja pela diminuição de gastos com espaço físico ou até mesmo a dependência de papel. Outro benefício é a flexibilização do trabalho, através dos acessos remotos. 

Com isso, é possível que os profissionais envolvidos no escritório possam realizar suas funções em qualquer lugar. Em paralelo a isso, o escritório passa a ser mais atrativo para os melhores talentos, criando possibilidades de crescimento mútuo.

Através das plataformas de comunicação e gestão, a comunicação clara, rápida e eficiente ajuda a melhorar a interação e colaboração entre os profissionais do escritório. Sendo assim, um benefício que tende a impactar na melhoria do engajamento e ambiente de trabalho.

Por fim, outro importante benefício de optar por uma gestão digital de escritório é proporcionar uma maior segurança de dados, utilizando recursos capazes de armazenar e proteger informações confidenciais. 

Como fazer gestão digital do escritório?

Agora que você já sabe o que é e as vantagens de implementar uma gestão digital do escritório, vamos conhecer os passos necessários para sua realização. Confira a seguir o passo a passo ideal para o sucesso dessa nova empreitada:

  1. Entenda as necessidades;
  2. Desenvolva um planejamento;
  3. Escolha as ferramentas certas;
  4. Invista em capacitação e treinamento;
  5. Automatize processos;
  6. Monitore os resultados.

1. Entenda as necessidades

O primeiro passo para o desenvolvimento de uma gestão digital é estudar o que o seu escritório precisa. Por isso, identifique pontos a serem melhorados em diferentes áreas. Para isso, faça uma análise dos processos atuais, encontrando as tarefas que mais necessitam de tempo para execução. 

Para o sucesso dessa primeira etapa é muito importante o contato direto com diferentes colaboradores do escritório. Afinal, eles terão a maior capacidade de apresentar demandas que necessitam de automação e melhorias. 

Logo, procure realizar reuniões com líderes de equipes e outros profissionais, deixando eles livres para apresentarem sugestões e realizarem questionamentos. Desse modo, os colaboradores podem se sentir ainda mais valorizados e parte pertencente ao funcionamento de sucesso do escritório.

2. Desenvolva um planejamento

Após entender as necessidades do seu escritório é hora de criar um planejamento para implementação. Com isso, estabeleça as primeiras equipes que terão acesso às novas tecnologias, determinando prazos e objetivos para auxiliar no desenvolvimento da iniciativa.

Essa estratégia é muito importante para criar um direcionamento para todos os envolvidos e facilitar o entendimento sobre as novas diretrizes. Além disso, o planejamento ajuda a entender as possibilidades de investimento, criando uma lista de prioridades que proporcione obter o sucesso desejado.

3. Escolha as ferramentas certas

Agora que você já tem um planejamento com metas em mãos, chegou a hora de escolher as ferramentas ideais para o sucesso da gestão digital. Por isso, escolha sistemas que sejam fáceis de serem compreendidos mas que principalmente facilitem o trabalho diário. 

Para isso, o sistema Taskscore é excelente. Afinal, o software jurídico tem a capacidade de oferecer uma visão ampla sobre todos os processos do escritório, apresentando o desempenho de todos os profissionais, facilitando a análise de desempenho e organização.

4. Invista em capacitação e treinamento

Nenhuma gestão, seja digital ou não, funciona sem a colaboração e entendimento dos profissionais envolvidos. Portanto, um dos passos principais de implantação do sistema é o investimento em políticas de capacitação e treinamento constante. 

Com isso, crie conteúdos, palestras, reuniões e workshops capazes de apresentar as ferramentas, mostrando muito além de como é o funcionamento, mas também as vantagens do seu uso. 

Essa iniciativa será fundamental para atrair e engajar os colaboradores para o sucesso da gestão. Afinal, todos desejam ferramentas que sejam capazes de facilitar o trabalho, criando um ambiente mais saudável e produtivo.

5. Automatize processos

A quinta etapa da gestão digital do escritório é onde você pode começar a implementar as ferramentas e automatizar os processos. Com isso, com todos os profissionais alinhados e os objetivos traçados, comece a incluir o software em paralelo às tarefas tradicionais. 

Essa troca de trabalho progressiva será fundamental para que durante o período de transição a qualidade dos serviços oferecidos não sejam afetados. Além disso, é fundamental para o bom fluxo de organização, diminuindo riscos de ruído de comunicação, erros e perda de informações. 

6. Monitore resultados

Por fim, o último passo para colocar em prática a gestão digital é desenvolver o acompanhamento regular dos resultados obtidos, principalmente nos primeiros meses de implementação. 

Com isso, é possível analisar em tempo real a eficiência dos processos desenvolvidos, garantindo a produtividade do escritório. A partir do estudo constante também fica mais fácil encontrar pontos de melhorias que só são encontrados na prática, além de entender quais equipes, profissionais ou fases que estão apresentando maior dificuldade de adaptação.

Portanto, a gestão digital do escritório é um processo contínuo. No qual são feitos ajustes constantes, sempre buscando se adaptar às oportunidades e identificando gargalos que afetam a eficiência de todo o processo.

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O advogado pode trabalhar de qualquer lugar sem ter maiores dificuldades? Essa pergunta causa dúvidas em diversos profissionais da área, por não ser tão simples de ser respondida. Isso porque, vai depender do advogado e também de suas necessidades.

Porém, de maneira geral, a resposta para essa questão e outras ligadas a essa área é simples. Apesar disso, alguns pontos precisam ser esclarecidos sobre modelos disponíveis e o que é necessário para se adaptar a essa nova rotina.

No texto a seguir, falamos um pouco mais sobre isso e outros pontos importantes sobre trabalhar de qualquer lugar. Confira!

O advogado pode trabalhar de qualquer lugar?

De maneira direta, podemos dizer que o advogado pode trabalhar de qualquer lugar, não existindo impeditivo para isso. Contudo, para que isso aconteça, é necessário que o próprio profissional consiga se adaptar a esse tipo de rotina, relativamente nova.

Antes da pandemia, eram raros os casos de pessoas que trabalhavam longe de suas empresas ou escritórios. Porém, isso se tornou comum, e, pelo que parece, acabou se tornando uma tendência que veio para ficar em nossa realidade.

Segundo matéria publicada pela Folha, diversas empresas mantiveram seus funcionários em regime home office. Caixa, Banco do Brasil e Correios são alguns bons exemplos de órgãos públicos que não voltaram 100% presencialmente com seus funcionários.

E para o advogado, isso também pode acontecer, já que não é necessária a sua presença física em boa parte dos casos. Dessa forma, o profissional pode ter mais tempo para organizar sua rotina, conciliar com outras áreas e ter maior qualidade de vida.

Quais são as formas de trabalho remoto no mercado jurídico?

Entre as formas de trabalho remoto, existem algumas alternativas interessantes para os advogados. Abaixo, vamos apresentar das opções mais comuns adotadas atualmente, e você, de acordo com suas necessidades, pode escolher a melhor para o seu caso. Confira!

1. Home office

O home office é a maneira de trabalhar de qualquer lugar mais famosa, desde que a pandemia teve início. De toda forma, ela consiste em o advogado utilizar o espaço de sua casa para realizar o seu serviço, por meio de aparelhos eletrônicos.

Ela conta com diversos benefícios, possibilitando uma maior conciliação do trabalho com outras áreas, por exemplo. Por esse motivo, é um dos modelos de serviço favoritos do público em geral, não ficando restrito apenas aos advogados.

Em todo caso, apesar de ser positivo, é preciso estar atento a alguns pontos quando falamos sobre home office, sendo eles:

2. Híbrido

O trabalho híbrido é outra modalidade comum de serviço, e é um meio termo entre o home office e o presencial. Aqui, o advogado precisa comparecer à empresa, ou ao local do seu cliente, com alguma frequência, que deve ser combinado entre as duas partes.

Por mais que o serviço do advogado possa ser feito de maneira remota, ainda assim, as relações pessoais são importantes. Manter um vínculo mais próximo, inclusive, pode te ajudar a fidelizar mais clientes, ajudando as finanças do seu escritório.

De toda forma, os escritórios híbridos estão ganhando cada vez mais espaço por conta de toda a sua praticidade. É possível trabalhar de qualquer lugar, porém, nesse modelo, você também precisa, às vezes, comparecer à sede apenas para fortalecer laços.

3. Coworking

O coworking é uma modalidade de home office diferenciada, pois você não trabalha de sua casa. Aqui, o seu escritório divide espaço com outros tipos de empresas, que alugam um espaço, de acordo com a sua necessidade, para realizar diversas atividades.

Aqui, você pode escolher uma sala própria, apenas uma mesa, seja para trabalhos longos ou apenas uma reunião. Dessa maneira, você não precisa manter os gastos de alugar um espaço físico fixo, e sim, apenas de acordo com a sua demanda.

Além disso, o modelo de trabalho em coworking pode ser importante para ajudar a conquistar clientes. Isso porque, outros modelos de negócios dividem o espaço com seu escritório, logo, pode ser que uma aproximação direta aconteça ali mesmo.

Sendo assim, além do ponto de vista econômico, o modelo em coworking também pode ajudar a aumentar os ganhos. Tudo isso é essencial para quem está precisando aumentar a sua cartela de clientes sem precisar investir muito nisso.

4. Nômade digital

Essa alternativa é para quem, realmente, está pretendendo trabalhar de qualquer lugar do Brasil ou do mundo. O nômade digital é aquele profissional, que pode ser um advogado, que não conta nem mesmo com um endereço fixo.

Se o seu desejo é trabalhar enquanto viaja, essa pode ser a alternativa perfeita, e saiba que isso é possível. Se isso não vai comprometer a realização do seu serviço, não existe motivo para não conseguir trabalhar em diversos locais do mundo.

Tudo vai depender das suas necessidades e dos seus clientes, e, se não for um problema, e for da sua vontade, é totalmente possível. Essa é uma boa alternativa para pessoas que querem continuar ativas no mercado, mas que, também, querem viajar.

GERENCIAMENTO DE EQUIPES JURÍDICAS DE RESULTADOS

O que é preciso para o advogado trabalhar de qualquer lugar?

Para trabalhar de qualquer lugar, o advogado precisa estar atento a alguns pontos básicos. Abaixo, vamos falar sobre três aspectos que não podem ser ignorados por quem pretende se manter produtivo independente do lugar. Confira! 

1. Organização

Ter organização no escritório, além da rotina, é algo essencial para não enfrentar dificuldades em trabalhar de qualquer lugar. É preciso ter um espaço totalmente voltado para o serviço, para garantir que vai manter a produtividade em alta.

Além disso, é preciso organizar a sua rotina para que outras áreas não sejam prejudicadas pelo home office. Realizar tarefas domésticas, não interromper seus estudos, entre outros pontos, precisam ser analisados com bastante cuidado.

De toda forma, é interessante fazer testes para checar como você consegue produzir melhor estando em qualquer lugar. Veja o que te distrai, o que prejudica o seu foco, entre outros aspectos, para que consiga se manter produtivo mesmo em locais diferentes.

2. Ferramentas poderosas

É muito importante que, para trabalhar de qualquer lugar, você tenha, pelo menos, alguma familiaridade com algumas ferramentas digitais. Leve em consideração que será por meio delas que você irá realizar o seu serviço e se comunicar com equipe e clientes.

Dessa maneira, é preciso conhecer ferramentas de videochamada, produtividade, gestão, entre outras. Todas elas são fáceis de serem encontradas, contudo, você precisa fazer a sua parte e buscar ter um maior conhecimento sobre o seu funcionamento.

Essa é uma tarefa básica para quem pretende trabalhar como advogado digital, por isso, não deixe de se qualificar. Não precisa se tornar um especialista no uso de todas elas, mas, pelo menos as funcionalidades básicas, precisam ser assimiladas.

3. Software jurídico

Um dos pontos para garantir que você consiga trabalhar de qualquer lugar é contando com um software jurídico de qualidade. Dessa maneira, você deve conseguir realizar todas as suas atividades sem maiores problemas, mantendo a sua produtividade em alta.

Caso trabalhe com uma equipe, isso se torna ainda mais necessário, pois facilita o compartilhamento de dados. Além disso, torna possível verificar se toda a sua equipe está sendo produtiva e batendo as metas que foram estabelecidas em conjunto.

O Taskscore ADVBOX, por exemplo, determina uma pontuação para a realização de determinadas tarefas. Esses pontos são calculados de acordo com o tamanho do que deve ser feito, além da complexidade do serviço a ser prestado.

A ferramenta atualiza automaticamente, e torna possível verificar o progresso de toda a equipe do escritório. Além disso, serve como motivador e aumenta o engajamento dos advogados, por notarem todo o seu progresso de acordo com as metas.

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Escolher o software jurídico adequado para o seu escritório é uma decisão crucial que pode impactar diretamente a eficiência e o desempenho de suas atividades.

Afinal, com a crescente digitalização do setor jurídico e a necessidade de gerenciar com eficácia as demandas cada vez mais complexas, a escolha de uma solução tecnológica eficiente se torna essencial.

No entanto, diante da ampla gama de opções disponíveis no mercado, é fundamental considerar uma série de fatores antes de tomar uma decisão.

Como escolher um software jurídico?

Ao buscar um software jurídico para o seu escritório de advocacia ou departamento jurídico, é fundamental identificar claramente suas necessidades específicas.

Isto é, essa etapa é essencial para direcionar sua pesquisa e garantir que o software escolhido atenda aos requisitos do seu negócio.

Dessa forma, comece fazendo uma lista das principais funcionalidades que você precisa. Ou seja, considere quais são as áreas de atuação do seu escritório e quais tarefas e processos precisam ser executados de maneira eficiente.

Quais os melhores softwares jurídicos?

Assim, para saber qual o melhor software jurídico para a realidade do seu escritório basta prestar atenção a 5 aspectos fundamentais para qualquer plataforma de gestão jurídica.

São eles:

  1. Gerenciamento de casos;
  2. Controle de prazos;
  3. Gestão financeira;
  4. Armazenamento de documentos;
  5. Automação de tarefa.

1. Gerenciamento de casos

Um bom software deve permitir que você acompanhe e gerencie todos os aspectos relacionados aos casos em andamento.

Isso inclui informações sobre os clientes, partes envolvidas, prazos, tarefas, documentos e atividades relacionadas ao caso. 

2. Controle de prazos

O controle de prazos é crucial no campo jurídico.

Ou seja, um software eficiente deve ter recursos para ajudá-lo a monitorar e gerenciar prazos importantes, evitando a perda de prazos e garantindo que todas as atividades sejam realizadas no tempo adequado.

3. Gestão financeira

O gerenciamento financeiro é uma parte essencial da administração de um escritório de advocacia.

Em outras palavras, o software deve ser capaz de lidar com faturamento, controle de despesas, registro de horas trabalhadas, emissão de notas fiscais, geração de relatórios financeiros e outras tarefas relacionadas.

4. Armazenamento de documentos

A área jurídica envolve um grande volume de documentos, como contratos, petições, pareceres e correspondências, por exemplo.

Dessa maneira, um bom software jurídico deve fornecer um sistema de armazenamento seguro e organizado.

Além disso, deve permitir que você acesse facilmente os documentos necessários, compartilhe-os com colegas de equipe e mantenha um registro de todas as versões e alterações.

5. Automação de tarefas

A automação de tarefas rotineiras e repetitivas pode economizar tempo e aumentar a eficiência do escritório.

Desse modo, verifique se o software oferece recursos de automação, como geração automática de documentos, lembretes automáticos de prazos, preenchimento automático de informações e integração com outros sistemas para eliminar tarefas manuais.

Além dessas funcionalidades, leve em consideração os requisitos específicos do seu escritório, como a necessidade de integração com outros softwares ou a exigência de conformidade com regulamentações de proteção de dados.

Em outras palavras, é importante ter clareza sobre suas necessidades para facilitar a comparação entre diferentes opções de software jurídico e garantir que você escolha aquele que melhor atenda aos seus requisitos e objetivos.

O que faz um software jurídico?

Como visto, ter um sistema otimizado é essencial para qualquer escritório de advocacia. Dessa forma, é importante analisar algumas características específicas antes de escolher um software jurídico.

1. Avalie a usabilidade e a interface do software

Ao escolher um software jurídico, a usabilidade e a interface são aspectos essenciais a serem considerados.

Um software intuitivo e fácil de usar é fundamental para garantir uma transição suave e eficiente para o novo sistema em seu escritório de advocacia ou departamento jurídico.

Uma interface amigável permite que você e sua equipe naveguem pelo software de forma simples e rápida, sem a necessidade de um treinamento extensivo.

A curva de aprendizado deve ser suave, permitindo que você comece a usar o software de maneira produtiva em pouco tempo.

Uma maneira de avaliar a usabilidade e a interface de um software jurídico é aproveitar as versões de teste ou as demonstrações oferecidas por algumas empresas.

arte de ebook de meios de produção na advocacia

2. Design visual atraente

Embora a estética não seja o único fator a ser considerado, um design visual atraente pode melhorar a experiência do usuário.

Cores, fontes e layout agradáveis aos olhos podem tornar o uso do software mais agradável e atraente.

3. Documentação e suporte

Verifique se o software possui uma documentação clara e abrangente, como manuais do usuário, tutoriais em vídeo ou FAQs (Perguntas Frequentes). Esses recursos podem ajudar a entender melhor a utilização do software.

Além disso, considere a disponibilidade de suporte ao cliente eficiente, caso você precise de assistência durante a implementação e o uso do software.

4. Capacidade de personalização do software

Ao selecionar um software jurídico, é importante considerar a capacidade de personalização para atender às necessidades específicas do seu escritório de advocacia ou departamento jurídico.

Cada escritório tem seus próprios fluxos de trabalho e demandas únicas, portanto, encontrar um software que possa ser personalizado é fundamental para otimizar a eficiência e a produtividade.

A personalização permite adaptar o software às suas preferências e processos internos, tornando-o mais adequado às suas necessidades.

Qual o melhor software jurídico para advogados?

Uma característica que se destaca é a possibilidade de personalização do sftware escolhido. Confira a seguir com mais detalhes.

1. Configuração de campos personalizados

Verifique se o software permite criar campos personalizados para armazenar informações relevantes para o seu escritório. Isso é particularmente útil quando você tem requisitos específicos ou precisa coletar dados personalizados.

2. Fluxos de trabalho automatizados

Avalie se o software oferece recursos de automação que permitem criar fluxos de trabalho personalizados.

Essa funcionalidade permite automatizar tarefas repetitivas e agilizar processos, como por exemplo, configurar um fluxo de trabalho para o gerenciamento de prazos, onde o software envia automaticamente lembretes para as atividades pendentes, evitando erros e atrasos.

3. Relatórios personalizados

Verifique se o software possui recursos de geração de relatórios personalizados. Isso permite que você crie relatórios adaptados às necessidades específicas do seu escritório, como análises de desempenho, relatórios financeiros ou relatórios sobre o status dos casos.

4. Integração com outros sistemas

Considere se o software permite integrações com outros sistemas que você já utiliza. Isso é especialmente importante quando você precisa compartilhar dados entre diferentes aplicativos.

Ao considerar a personalização, é importante levar em conta as necessidades presentes e futuras do seu escritório.

Lembre-se de que o software deve ser flexível e adaptável o suficiente para acompanhar as mudanças nas demandas do seu escritório.

Ao garantir a personalização adequada, você poderá aproveitar ao máximo o software jurídico escolhido e adequá-lo às suas necessidades específicas.

O que é segurança de software?

No contexto jurídico, a segurança dos dados desempenha um papel fundamental. É essencial garantir que o software utilizado ofereça recursos robustos de segurança para proteger as informações sensíveis.

Recursos como criptografia, controle de acesso e backups regulares ajudam a minimizar os riscos de acesso não autorizado e perda de dados.

Além disso, é importante que o software esteja em conformidade com as regulamentações de proteção de dados relevantes, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil ou o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na União Europeia, a fim de garantir a privacidade e a integridade dos dados jurídicos.

Ao considerar esses aspectos, os profissionais do direito podem tomar medidas proativas para preservar a confidencialidade e a segurança das informações confiadas a eles.

1. Suporte ao cliente

Ao adquirir um software, é fundamental verificar se o fornecedor oferece um suporte técnico confiável e eficiente. Ter acesso a uma equipe de suporte experiente e prontamente disponível é essencial para garantir uma implementação tranquila e um uso eficiente do software.

Além disso, em caso de problemas ou dúvidas, contar com orientação especializada pode minimizar interrupções e maximizar a produtividade.

Portanto, ao avaliar opções de software, leve em consideração a qualidade e a disponibilidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor, para garantir uma experiência positiva e uma parceria sólida ao longo do tempo.

2. Avalie o custo-benefício

Ao escolher um software, é importante considerar o custo em relação aos recursos e benefícios que ele oferece.

Embora seja tentador optar pelo software mais barato, é essencial avaliar se o investimento se alinha ao orçamento do seu escritório e se realmente atende às suas necessidades.

Analise cuidadosamente os recursos disponíveis e verifique se eles são relevantes para a sua prática jurídica.

Além do custo inicial, leve em conta os benefícios a longo prazo que o software pode proporcionar.

Um software eficiente pode economizar tempo significativo em tarefas repetitivas, permitindo que você e sua equipe se concentrem em atividades mais estratégicas.

Além disso, um bom software pode aumentar a produtividade, melhorando a colaboração, organização e acesso rápido às informações necessárias.

Considere também os benefícios intangíveis, como a melhoria da qualidade do trabalho e a satisfação do cliente. Um software bem escolhido pode impactar positivamente a reputação do seu escritório e gerar resultados melhores para seus clientes.

Portanto, ao avaliar o custo do software, é fundamental ter em mente tanto o investimento financeiro imediato quanto os benefícios a longo prazo, garantindo uma escolha que equilibre o orçamento e proporcione um retorno satisfatório sobre o investimento.

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Vídeo descritivo sobre gratificação por resultados, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

Como funciona a jornada de trabalho?

Para que complicar? O caminho mais fácil é definir salário fixo e um horário para jornada de trabalho.

Cada colaborador sabe o que tem que fazer, afinal, todos são adultos.

Gratificação é um motivo que pode gerar incômodo, bem como dar trabalho para o setor financeiro e o contador.

Esse exemplo é de uma gestão que leva à estagnação, afinal de contas todas as pessoas querem crescer e ser valorizadas pelo seu esforço, tendo gratificação por resultados.

Qual a importância do sistema de recompensa?

O ramo da advocacia tem melhorado muito com indicadores de produtividade e gratificação por resultados.

Sendo assim, podemos citar dois casos reais:

Jeferson implantou um sistema de remuneração para recompensar o colaborador que trouxesse clientes. Essa gratificação corresponde à R$ 200,00 por cada contrato novo.

Ao implantar essa metodologia no seu escritório, o qual possui 21 colaboradores, no primeiro mês cada colaborador trouxe em média 3 clientes.

O número de contratos fechados progrediu de 25 para 80 no mês.

À vista disso, a equipe cresceu, chegando à 50 pessoas.

Ao invés de gastar com marketing, o gestor investiu na própria equipe e conseguiu valorizar o seu time, bem como desenvolver o crescimento do escritório.

Após um tempo, a responsável pelo financeiro, Ana, criticou a sua gestão, fundamentando que a folha de pagamento tinha praticamente dobrado e que seria preciso cortar as gratificações.

Todavia, Jeferson fez uma revisão nas contas e concluiu que era verdade, a folha de pagamento tinha dobrado. Contudo, a receita do negócio tinha triplicado.

Posto isso, tirar a gratificação seria um retrocesso para o escritório a longo prazo.

O segundo caso é referente a um escritório de advocacia atuante em Direito Previdenciário, o qual estava com sérios problemas na qualidade da produção jurídica.

Consultoria de gestão

À vista disso, foi feita uma consultoria de gestão que reuniu todos os colaboradores separadamente.

Como resposta, todos disseram que o gestor estava ganhando muito dinheiro, ostentando seu consumo pessoal, mas não proporcionava nenhuma chance de crescimento à sua equipe.

Dessa forma, foi feita uma reunião onde o gestor reconheceu o erro, justificando que a sua mentalidade era de que no início da sua carreira ele teria sofrido recebendo um valor baixo ao fim do mês.

No entanto, sabia que a forma certa de conduzir o negócio era compartilhando uma parte dos honorários de sucumbência com toda a equipe de advogados de acordo com a produtividade e o percentual de processos ganhos.

A qualidade do trabalho se elevou de forma imediata e os processos mais difíceis passaram a ser ganhos.

Deste modo, a equipe gerou uma enorme motivação nos litígios e cresceu de forma significativa.

Em suma, esses são dois casos muito comuns em escritórios de advocacia. Todavia, nem sempre terminam com um final feliz, como nos exemplos.

Quais são as necessidades humanas?

A tradição da advocacia atualmente é ignorar a necessidade de crescimento e perder os melhores talentos por mero desleixo e medo de não proporcionar a gratificação por resultados.

Abram Maslow e Clayton Alderfer, psicólogos de comportamento, estudaram as necessidades humanas.

Sendo assim, elas são divididas entre:

Ser uma versão melhor que a de ontem, progredir na vida, desafiar-se, constituem a natureza humana. Dessa maneira, proporcionar uma chance de gratificação por resultados pelo maior esforço é muito saudável e motivador.

O escritório só tem a crescer com isso, desde que obtenha de fato retorno em receita.

Quais os tipos de gratificação?

Os modelos de gratificação mais usados atualmente na advocacia são:

  1. Apenas dos honorários de sucumbência;
  2. Honorários contratuais;
  3. Todos os honorários em casos que atua;
  4. Todos os honorários que o escritório recebe.
  1. Gratificação fixa pelo mínimo;
  2. Gratificação fixa mais bônus com limite;
  3. Gratificação pela conversão de pontos por dinheiro.

As gratificações por percentual de honorários são restritas aos advogados, dificultando muito o crescimento do escritório, considerando que os advogados já estabelecidos ficam com receio de dividir o que já tem garantido, desequilibrando o ingresso de profissionais de outras áreas.

Essas áreas podem corresponder ao Marketing, Financeiro, RH, Administração, por exemplo.

Além do mais, os advogados podem gerar compromissos com a equipe em meses que o caixa fechar no vermelho.

Deste modo, a participação nos honorários de sucumbência é o menos prejudicial ao escritório, podendo ser um fator de engajamento na qualidade dos processos.

Já a participação em honorários contratuais, se for fixada a remuneração por processos que atua, o controle financeiro fica extremamente trabalhoso com o tempo, desestimulando a cooperação e gerando competitividade interna, bem como apego dos advogados aos processos em que tem direito a parte dos honorários.

Por outro lado, a gratificação sobre todos os honorários configura uma sociedade e tende a fazer deste advogado um sócio de serviço, o que não faz sentido para quem não é sócio do negócio.

O que é gratificação de desempenho?

Contudo, a gratificação por resultados pela pontuação por tarefas é mais dinâmica e eficiente, porque não adia para um futuro incerto o retorno pelo trabalho realizado no presente.

Ela permite uma satisfação imediata à equipe, sendo universal, pois é possível equilibrar o esforço de todos os colaboradores do escritório, sejam advogados, colaboradores jurídicos ou especialistas de outras áreas.

Dessa maneira, a pontuação por tarefas permite a máxima colaboração da equipe em todos os processos que tramitam no escritório, acabando com o apego a determinados casos, eliminando a competitividade.

Gratificação por resultados

A gratificação por um mínimo de pontos tem a vantagem de equilibrar a distribuição das tarefas entre todos na equipe, evitando o acúmulo de trabalho sobre poucas pessoas e gerando um ambiente de alta produtividade, mas sem pressão alguma.

Já a gratificação mínima com bônus por faixas de pontos cria um ambiente similar, mas que incentiva uma produtividade mais alta.

Apesar de não gerar pressão, permite aos mais intensos no trabalho um retorno sobre o aumento da entrega mínima e a gratificação pela conversão de pontos em dinheiro.

É o modelo mais agressivo de produtividade, ao qual recomendamos estipular um limite máximo de pontos no mês, sob pena de uma tendência à jornadas excessivas, o que compromete a qualidade de vida e do trabalho.

Como gerenciar tarefas de equipe?

É interessante estipular pontos para área de marketing e negociação de contratos com base nos resultados entregues, como por exemplo tarefas de convencimento, as quais são consideradas com nível 4 de complexidade e só são confirmadas com o fechamento do contrato.

Outro exemplo é a geração de oportunidade de contratação pelo marketing para as atividades de organização interna do escritório, como rotinas financeiras e de RH, assim como demandas de cobrança, pagamentos e idas ao banco também devem receber pontuação.

Da mesma forma, as demandas de atendimento aos clientes precisam ser pontuadas também, o que ajudará a medir a quantidade de trabalho investido nessas tarefas. Assim como tarefas de orientação dos mais experientes aos mais novos, as quais demandam tempo diariamente.

Essas tarefas são fundamentais para equilibrar a gratificação por tempo de trabalho, incentivando ainda mais a cooperação.

É válida também a criação de pontuação negativa para padronizar comportamentos equivocados ou algum erro no trabalho, como omissão ou desleixo.

O que é o ponto de negativa?

A pontuação negativa, mesmo que sejam pequenos pontos, gera um efeito importante para inibir comportamentos, recurso que sem a pontuação por tarefas o gestor não dispõe.

Em suma, o sistema de controle de horas é ineficiente e tende a improdutividade na advocacia. Muitos escritórios não percebem que estão imersos em uma rotina improdutiva e desmotivadora.

Caso o seu escritório viva esta realidade, proponha a mudança e a adoção da gratificação por resultados, seja pela participação nos honorários, mensal ou anualmente ou pela pontuação por tarefas.

Mas faça algo imediatamente, pois certamente você não irá se arrepender!

Gratificação por Resultados

A ADVBOX trará novos conhecimentos sobre Direito, Tecnologia e Gestão, apresentando temas inovadores para advogados e advogadas pensarem na sua profissão com uma visão aprimorada de negócios.

Para assistir o episódio 9 basta clicar aqui.

Não perca essa oportunidade de aprimorar seus conhecimentos, inscreva-se no Canal do Youtube da ADVBOX e ative o sino para ser notificado de todos os episódios!

escritório hibrido

Vida de advogado não é fácil. Além de saber sobre leis, jurisprudência e procedimentos, é preciso saber como conduzir o trabalho em um escritório de advocacia. Abrir e manter um escritório não é uma tarefa simples.

Falaremos aqui sobre ferramentas para potencializar seu escritório e ajudar nessa complexa missão de advogar e ser gestor simultaneamente.

Como na profissão de advogado dificilmente há uma renda fixa, é preciso buscar formas para se manter firme. Vários acabam buscando trabalhos como correspondente ou dativo para tentar aumentar a sua renda, mas isso não é suficiente.

Por isso, muitos sentem a necessidade de potencializar o seu negócio por meio de inovações no modelo do escritório. Nos procedimentos, nas práticas, e até mesmo nas formas de geração de demanda e atendimento.

E um ótimo caminho para iniciar essa inovação é fazer a digitalização do escritório de advocacia.

A área jurídica, como um todo, tem um conservadorismo muito enraizado e caminha lentamente para a digitalização. Mas por ser a advocacia uma área essencialmente informacional, transformar setores e métodos é mais fácil do que se pensa.

Se você faz parte do grupo que quer passar por essa transformação, veja em quais pontos você pode começar e quais ferramentas podem lhe ajudar.

Ferramentas para potencializar seu escritório

Digitalização de documentos e informações na nuvem

O primeiro passo a ser dado é a digitalização de documentos e informações. Afinal, não tem como se ter uma digitalização real mantendo-se preso a papéis, pastas e arquivos físicos.

O ideal é que todos os documentos sejam escaneados e salvos em uma nuvem, ficando disponíveis sempre que preciso.

Essa centralização de documentos em uma base digital facilita o trabalho do advogado e traz uma enorme economia ao escritório.

Ferramentas para potencializar seu escritório

O espaço físico que antes era necessário para armazenamento de tudo o que foi digitalizado não será mais necessário. Com isso, o advogado poderá ter uma redução (ou extinção) do valor pago no aluguel do escritório.

Também é essencial possuir em uma base online os cadastros de clientes e processos. De preferência, com o máximo de informações possíveis para tornar mais ágil o desenvolvimento do trabalho no escritório.

Assim, tudo o que for necessário para contatar o cliente, fazer uma consulta, ou até mesmo uma análise para peticionar, estará em um único lugar à mão do advogado. Por isso, a nuvem é uma ferramenta indispensável para que todas essas mudanças ocorram.

Gamificação do serviço

Após isso, é natural sentir a necessidade de também organizar o fluxo de trabalho e a produção jurídica. Até porque, mudando a forma de acesso a tudo isso que foi inserido na nuvem, a mudança na rotina de trabalho é consequência.

O gerenciamento online da rotina do escritório proporciona um controle real de quem está produzindo e do que está sendo produzido. Isso resulta em uma maior capacidade de controle e de percepção do que pode ser desenvolvido para aumentar a produtividade da equipe. O que proporciona condições para um aumento no número de demandas suportadas pelo escritório.

Já existem ferramentas digitais que permitem fazer esse controle e, ainda, atribuir pontos às tarefas desenvolvidas no escritório. Com isso, se pode definir metas de produtividade.

Esse método de trabalho por metas foca em produção, e não para cumprimento de carga horária. O resultado é uma melhor condição de vida e de trabalho para todos da equipe, já que poderão produzir nos momentos em que estiverem com maior disposição, aumentando seu rendimento.

Sem falar que, com isso, pode-se pensar na adesão ao home office parcial ou total, forma de trabalho que também traz enorme satisfação aos profissionais.

Com a ferramenta certa para essa finalidade, o escritório oferecerá aos seus membros um método muito mais agradável de produção.

Por meio da gamificação – cumprimento de uma atividade que gera uma pontuação e o atingimento de um objetivo – o dia a dia da equipe se tornará muito mais interessante e desafiador.

Métricas e metas

E por falar em atingimento de metas, a digitalização do escritório oferece ao advogado métricas para definir as metas a serem alcançadas.

Afinal, como seria possível definir que meta é apropriada para um colaborador ou para uma equipe se nunca foi medida qual é a atual produtividade desse membro do time ou do escritório?

E não se fala apenas de metas de produção, mas também de metas de quantidade de processos que se deseja mover no mês. É possível definir metas para novas ações, usar estratégias para gerar essa demanda e depois medir se atingiu ou não esse objetivo.

Além de metas, existem várias outras métricas que um bom software pode oferecer para o escritório.. Quantidade de procedência que se tem nas ações, de clientes que atraiu de uma determinada origem, de ações que possui em andamento, de processos finalizados e arquivados, entre outras.

Isso é muito importante para enxergar onde o escritório está e para onde se quer que ele vá. Se a procedência está baixa, identificar a razão disso e resolver é essencial para que se tenha renome, indicações e recebimento de honorários de sucumbência.

Se houveram muitos clientes vindos de uma determinada origem, é bom manter essa origem ativa e enviando clientes. Por outro lado, se não está tendo retorno, é importante rever esse investimento e pensar em uma nova estratégia. Saber se tem mais processos ativos do que finalizados é importante para fazer uma análise do fluxo de caixa do escritório.

E por aí vai… O foco é ter dados para analisar e, com base neles, traçar estratégias para atingir os objetivos que se pretende.

Automação de atendimento

Um problema grave e recorrente em escritórios convencionais de advocacia é não ter um atendimento proativo. A maioria faz um atendimento reativo. Ou seja, se o cliente liga perguntando sobre o andamento do processo, ele é respondido.

O problema disso é que a falta de proatividade no atendimento pode causar uma sensação de abandono ao cliente. Ele pode pensar que o advogado não está cuidando com afinco do caso dele. Ou que ele tem que ficar ligando o tempo todo, se não, não terá notícias e o processo não vai andar.

Manter um atendimento de qualidade é garantir a manutenção do cliente e até mesmo ter indicações por parte dele.

Advogados até entendam e percebam isso. Mas não sabem como fazer um atendimento proativo sem comprometer seu tempo. É aqui que entra outra ferramenta digital: um software para enviar mensagens automatizadas para os clientes com informações sobre o andamento dos seus processos.

Além dessa automação do atendimento gerar maior satisfação do cliente, ela poupará muito tempo do advogado. Ele não precisará atender diversas ligações ou visitas do cliente apenas para atualizá-lo sobre o processo, permitindo que se invista esse tempo em outras atividades urgentes.

Controle financeiro

Por último, mas não menos importante, está o uso de boas ferramentas digitais para gestão financeira. Não ter controle financeiro pode tanto causar falta de dinheiro para investir no negócio quanto gerar multas ou pagamento de altos impostos por uma declaração de renda feita de forma incorreta.

Qualquer uma das duas opções é péssima para um negócio em crescimento. Então é bom estar sempre de olho nas contas!

O ideal é que se tenha formas fáceis de organizar despesas e receitas do escritório, sem complicações. Assim, na hora da declaração de IR não haverá nenhum susto. Melhor ainda, há capacidade de boas deduções para fazer tudo da forma correta sem sentir tanto no bolso.

É claro que existem muitas outras ferramentas para potencializar seu escritório úteis (e indispensáveis). Aqui, exploramos algumas opções. Mas é sempre bom aprender ainda mais, caso você transformar o seu negócio, com sucesso, o quanto antes.

Se é isso que você quer, baixe nossa lista de ferramentas indispensáveis para colocar o Escritório Digital em prática!

Gestão de serviços jurídicos: Mulher sorrindo e apontando para letriero de teste gratuito

A maioria dos advogados já sabe que sem a tecnologia fica complicado ganhar em produtividade na rotina de uma equipe jurídica.

Dessa forma, tarefas corriqueiras como acompanhamento de prazos processuais, além de gerenciar as tarefas não técnicas no escritório, acabam atrapalhando o desempenho da equipe e fazendo-a render menos.

Com a ADVBOX, Drs. e Dras. estão conseguindo potencializar os resultados de toda a equipe jurídica, já que é possível gerenciar as tarefas de forma online de todos os documentos do seu escritório.

Além disso, os prazos são todos controlados no próprio sistema. Isso dá espaço para que a equipe possa atuar com foco maior nas suas peças, por exemplo ou ainda, pode dar mais atenção ao atendimento e fechamento de contratos.

Pontuação por Tarefas

Mas o que a ADVBOX tem de diferente dos outros sistemas de gestão jurídica?

A ADVBOX possui o sistema de pontuação por tarefas, o exclusivo TaskScore.

Sendo assim, o TaskScore foi desenvolvido por advogados, para advogados.

Aliás, quem melhor do que um colega para saber quais as principais demandas do dia a dia na advocacia, não é?

Como funciona o gerenciamento da Equipe pelo TaskScore?

O TaskScore apresenta ao gestor de escritório e a equipe jurídica um resultado em tempo real sobre gerenciar as tarefas desenvolvidas por todos.

Por exemplo, você pode controlar simultaneamente as metas e produtividade de cada colaborador do escritório.

gerenciar as tarefas

A vantagem é o controle por pontuação, para saber se a produção está acontecendo. Você pode, por exemplo, definir uma pontuação para cada tarefa e estipular uma pontuação mínima ao final do mês para cada função dentro do escritório.

A pontuação é dada previamente a cada tarefa, em geral de 0 a 200 pontos. Você pode estabelecer uma pontuação maior para tarefas mais complexas e menor para as corriqueiras e fáceis.

Esse sistema também possibilita a substituição do controle de horários, dando autonomia para a equipe jurídica, o que faz ela render muito mais em produtividade, sem ficar preza aos horários.

Sistema de Pontuação por Tarefas

Imagine uma forma de gestão de equipes que permita você gerenciar as tarefas da sua equipe com total controle e supervisão.

Imagine também que este mesmo sistema permita você e seu pessoal terem mais autonomia, liberdade, aumento de rendimentos e flexibilidade de horários.

Simultaneamente, imagine também que tudo isso aconteça sem ser invasivo, aumentando o controle sem que a equipe ache que você exagerou na supervisão.

Em suma, isso existe! E se chama Sistema Taskscore, uma metodologia de gestão de equipes baseada em produtividade (pontuação por tarefas), perfeita para gerenciar as tarefas da advocacia.

Vantagens do Sistema Taskscore

Com o sistema taskscore (pontuação por tarefas) é possível ver com clareza o aumento na produtividade geral do escritório, apresentando ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.

Simultaneamente, o sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.

A pontuação é dada previamente a cada tarefa, em geral, de 0 a 200 pontos, considerando uma pontuação maior para tarefas mais complexas e demoradas, e uma pontuação menor para tarefas simples e rápidas.

A consequência da adoção integral deste sistema em substituição do controle de horários de entrada e saída dos funcionários e colaboradores é  bastante impactante.

As principais vantagens da Pontuação por Tarefas são:

Taskscore no Trabalho Jurídico dos Advogados

Você sente que não consegue adquirir uma alta produtividade na sua advocacia?

Não tem conseguido que a equipe do seu escritório atinja os resultados que gostaria?

Está sobrecarregado em função de gerenciar as tarefas e sente colegas de trabalho sem demanda?

Se você respondeu sim para alguma destas questões ou para todas, continue a leitura deste artigo.

Segundo a Lei de Pareto, 80% das causas geram 20% dos resultados. Isso também acontece nas equipes jurídicas.

Há uma tendência natural que as tarefas se concentrem em cerca de 20% da equipe, e o sistema taskscore consegue evitar isso, ou pelo menos amenizar e melhorar muito.

Enquanto a equipe comercial atua na prospecção e no atendimento, vai gerando inúmeras tarefas realizadas.

Desde a conversa com os clientes, os fechamentos de contrato, a elaboração da procurações e contratos de honorários e sua assinatura.

Entretanto, surgem volumosas tarefas da relação com o juiz, e ainda mais volumosas tarefas das relações entre a própria equipe.

Em estudo realizado pela ADVBOX, verificou-se que em média, um processo judicial demanda entre 30 e 70 tarefas.

Em um estoque de 1000 processos ativos, é possível planejar exatamente quanto é o recurso de pessoal necessário, e quando ele será demandado.

1000 processos terão em média entre 4000 e 6000 tarefas ao longo das fases de prospecção, produção e execução. Sabendo os dados da rotina do seu escritório, o gerenciamento fica muito mais fácil.

Qual o impacto no ROI (Retorno sobre Investimento) do seu escritório?

O que a equipe jurídica nota ao iniciar o trabalho com ADVBOX?

Primeiramente a equipe jurídica apresenta maior organização, sabendo que o gestor pode verificar todas as atividades que são produzidas diariamente.

Assim, o gestor cria um relacionamento de maior confiança na equipe. Com a segurança dos dados, fica mais tranquilo devido a essa forma de atuação.

É importante reiterar que a atuação digital, se for uma opção 100% digital, pode reduzir custos com infraestrutura em até 150 vezes.

O volume de tarefas já qualificadas pendentes em cada fase do procedimento jurídico torna-se mais ágil.

A sua satisfação aumenta ao ver a produtividade dobrando e os resultados do desfecho de cada atividade sendo potencializados acima da média esperada.

Venha para a ADVBOX e conquiste a oportunidade de fazer parte de uma advocacia de resultados aliando a tecnologia com o melhor que a advocacia pode oferecer.

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A ADVBOX lançou uma série de vídeos com dicas especiais do CEO Eduardo Koetz, para fazer a equipe dos escritórios de advocacia produzir mais.

Todos os métodos sugeridos por ele, já foram testados e aprovados por advogados de todo o Brasil!

Como produzir mais na advocacia?

1 – É preciso medir o desempenho para motivar e fazer a equipe produzir mais!

A série começa com o vídeo – ‘Como Motivar advogados a produzir mais’!

Motivar as equipes jurídicas é uma missão fundamental e pouco explorada pela maioria dos escritórios. O gestor que conhece esse segredo, consegue multiplicar os seus resultados em menos tempo.

Por isso, vamos revelar algumas dicas de ouro capazes de aumentar o desempenho da equipe através da motivação!

Após anos de experiência concluímos que a motivação passa por 4 requisitos básicos

Esses são itens subjetivos, difíceis de serem medidos, no entanto, é possível medir tudo isso, levando em conta a produtividade de cada colaborador.

É normal que o gestor tenha receio no início em fazer esse cálculo temendo constranger a equipe. No entanto, ao medir o desempenho do colaborador é possível apresentar para ele, o quanto produz. E esse número o motiva a produzir mais!

2 – Metas e recompensas motivam e deixam o trabalho claro para todos!

Ao ter uma meta diária de desempenho fica claro para o colaborador o que o gestor espera que ele produza, para que o escritório possa crescer e proporcionar condições de trabalho ainda melhores para toda a equipe.

Ao mesmo tempo, fica fácil para o gestor medir de forma objetiva o que cada trabalhador vem produzindo e o resultado efetivo que cada um traz para o escritório.

Pontuação por Tarefas

A partir dessa visualização o gestor pode estipular recompensas para os colaboradores baseadas na produtividade, recompensando o colaborador que vem a produzir mais.

As gratificações motivam a equipe a produzir mais e melhor, pela certeza de que todo o esforço será recompensado de forma objetiva.

3 – Ninguém fica sobrecarregado

Quando o gestor mede o desempenho de cada colaborador, ele percebe de forma visual quem está com acúmulo de tarefas.

Dessa forma, é possível fazer um remanejamento na equipe e descolocar aquela pessoa que está mais livre para ajudar aquele que está sobrecarregado.

Produzir mais

Assim, o fluxo de trabalho no escritório flui melhor, as tarefas são realizadas dentro dos prazos esperados e ninguém fica com excesso de trabalho.

Essa ação ainda motiva o colaborador que estava sobrecarregado, pois ele sente que faz parte de uma equipe e que vai poder contar com os colegas de trabalho quando necessário.

Consequentemente estará pronto para ajudar sempre que alguém precisar.

4 – Como estipular a meta correta?

Na hora de estipular as metas o primeiro passo é entender que elas precisam ser alcançáveis, o gestor não pode estipular uma meta que não pode ser cumprida dentro do período estipulado. Isso desmotiva a equipe, que passa a desconfiar do sistema adotado.

Por outro lado, as metas devem ser desafiadoras, estipular uma meta mensal que pode ser batida em uma semana vai desmotivar a equipe, pois os colaboradores vão perceber que não precisam dar o seu melhor para estarem naquele escritório, o que gera acomodação.

O mais importante de tudo é que as metas sejam objetivas e mensuráveis, ou seja, algo que possa ser medido e visualizado por todos.

Por exemplo, o gestor não pode colocar como meta que os colaboradores trabalhem menos estressados, porque é impossível medir o nível de estresse de cada um.

Para medir o desempenho de forma eficaz é preciso ter um sistema de metrificação eficiente, simples de ser visualizado e compreendido por todos. Difícil de encontrar um sistema com essas características, correto?

Você já conhece o Sistema Taskscore?

Esse pensamento estaria correto, há 2 anos antes, no entanto, hoje existe o Taskscore: Alta produtividade na advocacia, que possui todos os recursos necessários para medir a produtividade da equipe de forma eficaz, simples e objetiva!

produzir mais

Imagine uma forma de gestão de equipes que permita você gerenciar sua equipe com total controle e supervisão.

Imagine também que este mesmo sistema permita você e seu pessoal terem mais autonomia, liberdade, aumento de rendimentos e flexibilidade de horários.

Simultaneamente, imagine também que tudo isso aconteça sem ser invasivo, aumentando o controle sem que a equipe ache que você exagerou na supervisão.

Em suma, isso existe! E se chama Sistema Taskscore, uma metodologia de gestão de equipes baseada em produtividade (pontuação por tarefas), perfeita para advocacia.

Vantagens do Sistema Taskscore

Com o sistema taskscore (pontuação por tarefas) é possível que o seu colaborador venha a produzir mais, apresentando ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.

Simultaneamente, o sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.

A pontuação é dada previamente a cada tarefa, em geral, de 0 a 200 pontos, considerando uma pontuação maior para tarefas mais complexas e demoradas, e uma pontuação menor para tarefas simples e rápidas.

A consequência da adoção integral deste sistema em substituição do controle de horários de entrada e saída dos funcionários e colaboradores é  bastante impactante.

As principais vantagens da Pontuação por Tarefas são:

Taskscore no Trabalho Jurídico dos Advogados

Você sente que não consegue adquirir uma alta produtividade na sua advocacia?

Não tem conseguido que a equipe do seu escritório atinja os resultados que gostaria?

Está sobrecarregado em função de muitas tarefas e sente colegas de trabalho sem demanda?

Se você respondeu sim para alguma destas questões ou para todas, continue a leitura deste artigo.

Segundo a Lei de Pareto, 80% das causas geram 20% dos resultados. Isso também acontece nas equipes jurídicas.

Há uma tendência natural que as tarefas se concentrem em cerca de 20% da equipe, e o sistema taskscore consegue evitar isso, ou pelo menos amenizar e melhorar muito.

Enquanto a equipe comercial atua na prospecção e no atendimento, vai gerando inúmeras tarefas realizadas.

Desde a conversa com os clientes, os fechamentos de contrato, a elaboração da procurações e contratos de honorários e sua assinatura.

Entretanto, surgem volumosas tarefas da relação com o juiz, e ainda mais volumosas tarefas das relações entre a própria equipe.

Em estudo realizado pela ADVBOX, verificou-se que em média, um processo judicial demanda entre 30 e 70 tarefas.

Em um estoque de 1000 processos ativos, é possível planejar exatamente quanto é o recurso de pessoal necessário, e quando ele será demandado.

1000 processos terão em média entre 4000 e 6000 tarefas ao longo das fases de prospecção, produção e execução. Sabendo os dados da rotina do seu escritório, o gerenciamento fica muito mais fácil.

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