É muito comum entre escritórios, principalmente os que estão iniciando no mercado, a prática de assinar um software de gestão jurídica e utilizar apenas um usuário entre toda a equipe.

A princípio, esse pode parecer uma boa opção para economizar dinheiro. Afinal, muitos softwares cobram um valor adicional por usuário cadastrado. Contudo, a longo, ou até mesmo médio, prazo essa atitude pode trazer diversos problemas.

Com apenas um usuário sendo utilizado é muito difícil que o gestor identifique quem são os responsáveis pela realização de cada tarefa. Assim, o que parecia uma boa solução acaba afetando diretamente a produtividade individual da equipe do escritório.

Além disso, com a dificuldade de gestão individual dos colaboradores, o escritório observará em pouco tempo a diminuição da qualidade da sua produção jurídica.

Nesse post vamos falar um pouco mais sobre os prejuízos trazidos por esse tipo de atitude e explicar como os software de gestão jurídica pode ser um grande aliado para o crescimento do seu escritório de advocacia.

Boa leitura!

O que são softwares jurídicos?

Softwares jurídicos são sistemas tecnológicos que otimizam o trabalho de produção jurídica realizados pelas equipes dos escritórios de advocacia.

Desse modo, tarefas que normalmente exigem muito tempo para serem realizadas como análise de dados ou elaboração de planilhas financeiras são facilitadas pela utilização de um software de gestão jurídica.

Contudo, a maioria desses sistemas são desenvolvidos para serem utilizados de forma individual, ou seja, com cada colaborador tendo um usuário específico. Quando mais de uma pessoa utiliza o mesmo usuário as funcionalidades desses sistemas ficam comprometidas.

Em outras palavras, essa atitude gera um sem fim de transtornos!

Esses transtornos refletem, principalmente, na falta de controle sobre a qualidade do trabalho realizado. Alguns dos mais comuns são:

Portanto, na intenção de fazer economia, alguns escritórios acabam por perder dinheiro em razão dos problemas ocasionados pela falta de organização que o compartilhamento de usuários no software de gestão jurídica causa.

Entretanto, muitos gestores não percebem esse prejuízo já que ele não é imediato e ocorre a longo prazo. É interessante notar que usuários individuais permitem tanto a análise individual quanto a coletiva de desempenho da equipe.

Confira a seguir como é o software de gestão individual pode auxiliar nessas duas análises!

1. Análise coletiva de desempenho

Com usuários individuais o gestor do escritório é capaz de analisar todas as falhas operacionais e corrigi-las rapidamente.

Ou seja, caso perceba que há alguma tarefa que demanda mais tempo do que está sendo dedicado a ela, o gestor pode tomar a iniciativa de realinhar o fluxo de trabalho a fim de que os colaboradores possam dedicar a ela o tempo necessário.

Da mesma forma isso pode ser realizado com relação à qualidade da produção. Caso seja percebida uma queda na qualidade do que é realizado pela equipe, o gestor pode identificar o fator determinante e buscar soluções.

2. Análise individual de desempenho

Do mesmo modo é possível identificar problemas ligados a indivíduos específicos.

Com usuário individuais o gestor pode ver o que cada um está produzindo e identificar quem está fora do ritmo dentro da equipe. Assim, é mais fácil perceber se o problema tem relação com esforço aplicado ou com algo mais geral que está afetando o desempenho do colaborador.

É sempre muito importante que o gestor lembre-se que seus colaboradores são humanos e, por isso, possuem problemas pessoais. Dessa forma, quando a queda na produtividade for percebida é crucial conversar com o indivíduo e compreender o que está causando isso.

Contudo, a identificação ágil dessas questões é capaz de modificar totalmente a dinâmica de produção do seu time jurídico.

Qual a função de um gestor jurídico?

O gestor jurídico é o responsável por garantir que o escritório de advocacia mantenha seu funcionamento eficiente e lidar com entraves a isso.

Assim, cabe a esse profissional verificar o que pode ser melhorado no fluxo de trabalho da equipe e, se for o caso, adequar algum colaborador que demonstre melhor desenvoltura em outra função.

As escolhas realizadas pelo gestor agora irão influenciar muito o futuro do escritório e da sua equipe. Ou seja, sempre que uma decisão parecer vantajosa no presente, é preciso realizar um exercício de previsão e analisar os impactos no futuro.

Caso o gestor não tenha esse tipo de atenção poderá precisar lidar com um bola de neve de problemas e prejuízos causada por um lapso do passado. A utilização de usuários compartilhados se enquadra nessa categoria.

Todo software de gestão jurídica é idealizado para ser usado em um fluxo de trabalho dinâmico. Dessa maneira, utilizá-los de maneira inadequada pode levar o gestor a imaginar que fez uma má escolha na contratação, mas a culpa pode não ser do sistema em si.

Ou seja, não caia na cilada de tentar baratear algo que certamente lhe trará muitos prejuízos no futuro. Para evitar isso faça o cadastro de todos os colaboradores para ter um sistema de distribuição de tarefas organizado e aproveitar todas as possibilidades trazidas pelo software contratado.

Mas você sabe como escolher o software de gestão jurídica adequado para o seu escritório?

Como escolher software jurídico?

Como gestor jurídico, você sabe que a escolha do software jurídico certo para o seu escritório é uma tarefa importante.

O software correto irá ajudar a melhorar a produtividade do seu time, a aumentar a eficiência no fluxo de trabalho e a garantir que seu escritório esteja sempre alinhado às melhores práticas no gerenciamento de documentos e processos.

Existem algumas dicas que podem ajudar até mesmo os gestores menos experientes a realizarem uma escolha de software de gestão jurídica acertada!

1. Analise suas necessidades

O primeiro passo é identificar quais são suas necessidades específicas. Analise quais áreas do seu escritório precisam de maior automação, o que o seu escritório faz melhor e quais são as áreas que precisam melhorar.

2. Pesquise seu mercado

Depois de ter definido suas necessidades, é hora de pesquisar os produtos do mercado. Examine como cada software se encaixa em suas necessidades e faça uma lista de possíveis opções. Não se esqueça de considerar os recursos, funcionalidades, preços e suporte.

3. Solicite demonstrações e testes

Peça demonstrações e testes dos produtos que você está considerando. Os testes oferecem uma ótima oportunidade para você ver como o software se comporta em seu próprio ambiente.

Muitos softwares têm período gratuito de testes, utilize esse período para testar todas as funcionalidades oferecidas e analisar como elas se enquadram na realidade do seu escritório.

4. Avalie o suporte

O suporte é uma parte importante de qualquer software. É importante que você escolha um fornecedor que ofereça suporte adequado para garantir que seu escritório esteja sempre funcionando corretamente.

5. Monitorar a atualização

Certifique-se de que o software que você está usando esteja sempre atualizado. Isso garantirá que você esteja usando as versões mais recentes e seguras do software.

Assim você evita atrasos na produção e problemas relacionados à segurança no tratamento de dados dos seus clientes. Esse é um aspecto ao qual muitos gestores não prestam atenção, mas que é crucial para a autoridade e bom funcionamento do escritório.

Qual é o melhor software jurídico?

O melhor software jurídico é aquele que oferece à sua equipe a melhor solução para suas necessidades jurídicas. É importante que o software seja fácil de usar, ofereça recursos avançados e seja intuitivo para que a gestão e os processos sejam simplificados.

O software de gestão jurídica deve fornecer às equipes as ferramentas e recursos necessários para gerenciar processos, organizar documentos, acompanhar andamentos e muito mais. Ele deve também se integrar com outras plataformas para simplificar ainda mais o trabalho.

Além disso, o software jurídico deve ser seguro para armazenar e gerenciar todos os dados relacionados aos processos jurídicos. A ferramenta deve também oferecer recursos de pesquisa, para que a equipe possa encontrar rapidamente informações relevantes e manter o controle de todos os processos.

O software de gestão jurídica deve oferecer ainda serviços de suporte ao cliente, para que a equipe possa obter assistência de qualidade a qualquer momento.

Ainda por cima, é importante que a ferramenta ofereça recursos avançados como análise de dados e Business Intelligence para que a equipe possa obter insights úteis para tomar melhores decisões.

Ao escolher a melhor solução de software jurídico, é importante verificar se a plataforma atende às necessidades do seu escritório. Assim, você pode assegurar que as informações estejam sempre seguras e que a equipe possa aproveitar ao máximo as funcionalidades oferecidas pelo software.

Contudo, pode ser que após ler todo esse artigo e perceber os diversos detalhes que precisam ser analisados você esteja se perguntando sobre a importância de utilizar tecnologia na produção jurídica. Saiba que ela é essencial.

Siga a leitura para saber mais!

O que é tecnologia jurídica?

A tecnologia jurídica é uma área de pesquisa que aproveita as últimas tecnologias para automatizar e melhorar os processos jurídicos.

Ela pode ser usada para melhorar a eficiência, a precisão, a segurança e a qualidade dos serviços jurídicos. A tecnologia jurídica ajuda os advogados e outros profissionais a se adaptarem ao rápido crescimento de informações e casos jurídicos.

Assim, a tecnologia torna possível o gerenciamento eficiente e seguro de documentos, dados e informações jurídicas.

Ela também oferece uma variedade de ferramentas tecnológicas, como sistemas de gerenciamento de documentos, gerenciamento de processos e inteligência artificial, para ajudar os profissionais a identificar e gerir casos com maior eficiência.

A tecnologia também permite que os advogados se mantenham atualizados sobre as leis e regulamentos, ajudando-os a tomar decisões informadas e orientar seus clientes de forma mais eficaz.

Ela também facilita a monitorização de casos e a obtenção de informações relevantes.

A tecnologia jurídica é uma área em rápido crescimento e é cada vez mais usada para melhorar o desempenho dos serviços jurídicos. Ela pode ajudar os advogados a se adaptarem às mudanças na área e aumentar a eficiência, a segurança e a qualidade de seus serviços.

Uma das grandes inovações referentes à tecnologia jurídica é o Business Intelligence. Com ele é possível automatizar o fluxo de trabalho do escritório e tornar mais eficiente o seu crescimento.

O que é um Business Intelligence?

Business Intelligence (também conhecido pela sigla BI) é uma abordagem estratégica muito utilizada no mundo empresarial e que está cada vez presente no mercado jurídico.

Sua função é ajudar os escritórios a obterem vantagem competitiva, tomando decisões mais inteligentes e baseadas em dados, métricas e estatísticas.

Ele fornece uma visão de análise de dados que permite que as organizações obtenham informações valiosas para melhorar suas operações, alcançar metas e tomar decisões que não sejam baseadas apenas na intuição.

A Business Intelligence realiza a coleta e análise de dados a partir de fontes internas e externas. Este processo de análise de dados ajuda os escritórios a identificarem tendências, desenvolver insights e prever resultados futuros.

Por exemplo, os gestores podem usar a Business Intelligence para acompanhar padrões de comportamento dos clientes, monitorar os desempenhos dos serviços oferecidos e entender como melhorar sua atuação jurídica.

Em resumo, a Business Intelligence oferece aos gestores um auxílio para a tomada decisões de negócios mais assertivas. Ela permite que eles, a partir da análise do dados apresentados, melhorem as operações internas, alcancem as metas e objetivos mais rapidamente e mantenha a competitividade no mercado.

Escolha o software de gestão jurídica mais adequado à realidade do seu escritório, faça a divisão de usuários de maneira adequada e desfrute de todas as possibilidades trazidas pela tecnologia jurídica.

Gestão de serviços jurídicos: Mulher sorrindo e apontando para letriero de teste gratuito

Com o desenvolvimento de software para advogados, a análise de métricas se tornou uma ferramenta essencial para alavancar os resultados dos escritórios de advocacia sem que seja necessário um aumento na carga de trabalho.

Ainda que seja fundamental que qualquer gestor de escritório tenha conhecimento sobre as práticas de gestão e negócios, os cursos de Direito no Brasil não fornecem aprendizado voltado para essa área.

Dessa forma, essa falta de saber molda um cenário em que os problemas de produtividade das equipes são frequentes e a sua resolução escassa. Contudo, o que muitos não sabem é que um software para advogados adequado é capaz de solucionar essa questão.

Como medir a produtividade de um advogado?

Existem diversas técnicas para aumentar a produtividade das equipes dos escritórios de advocacia, algumas delas são eficazes e outras não. Contudo, o que é compartilhado entre todas as que trazem resultados satisfatórios é a utilização de dados e métricas na sua estruturação.

Se o escritório não conta com um trabalho sério de orientação da gestão a partir de métricas, as chances da sua equipe sofrer com baixa produtividade e sobrecarga aumentam de forma significativa.

A análise de métricas traz a segurança necessária para que o escritório elabore um fluxo de trabalho capaz de aumentar a produtividade dos colaboradores. Isso ao mesmo tempo que diminui a quantidade de tarefas pelas quais cada um é responsável.

A melhor maneira de resolver isso, afinal, é com um software para advogados.

Com efeito, existem muitas opções de software para advogados disponíveis no mercado atualmente. Mas os que apresentam os melhores resultados na produtividade dos escritórios são os que contam com o sistema Taskscore, ou Pontuação por Tarefas.

Uma das grandes vantagens desse sistema é a sua elasticidade. Ele permite que cada escritório desenvolva sua própria rotina de trabalho sem precisar se enquadrar em modelos que não levam em conta as singularidades de cada equipe.

alta produtividade na advocacia

Quais são os passos para uma boa gestão de escritório?

Para evitar desgastes e improdutividade, é fundamental que o gestor acompanhe a produtividade dos colaboradores do escritório de forma séria e comprometida. Ele deve ter consciência de tudo referente ao fluxo de trabalho que acontece no escritório.

Assim, é através da análise de produtividade que o gestor pode compreender a fonte dos problemas da produção jurídica. Ou seja, sejam eles relacionados ao baixo engajamento em determinadas tarefas, sobrecarga de trabalho ou falta de treinamento.

É muito fácil determinar a origem de qualquer problema com uma análise de métricas eficaz. Desse modo, a dificuldade para encontrar a origem da improdutividade da equipe do seu escritório deixa de existir.

Em outras palavras, para realizar essa análise de forma adequada, basta registrar todas as tarefas realizadas pelo seu time e mapear os resultados de produção utilizando um software para advogados. Desse modo, o gestor é capaz de ter acesso aos dados necessários de forma simples e rápida.

Como informatizar escritório de advocacia?

Um dos aspectos que mais chama a atenção quando utilizamos um sistema de gestão do trabalho baseado em dados e métricas e com o suporte de um software para advogados é a possibilidade de produzir mais trabalhando menos.

Dessa forma, ao invés de aumentar muito a carga de trabalho da equipe ou do próprio advogado, em casos de advogados que trabalham sozinhos ou apenas com sócios, com tarefas e aumento na carga horária, é possível identificar os pontos exatos na performance e otimizar diretamente a produção.

Uma das métricas úteis nesse caso é o percentual de receita por serviço. Sobretudo porque achar os serviços que trazem mais retorno e investir neles gera um resultado muito positivo sem o aumento de tarefas ou carga horária.

Em outras palavras a melhor forma de fazer isso é com o auxílio de um software para advogados. É sempre mais simples realizar tarefas se temos em nossas mãos as ferramentas adequadas, ao contrário é como tentar descascar uma laranja com uma colher.

Afinal, com ele as dificuldades específicas da equipe são facilmente identificadas. com a rápida percepção, pode-se realizar treinamentos e cursos com mais precisão e menos erros de qualificação, acelerando a resolução de problemas gerenciais e de conhecimento jurídico propriamente dito.

Lista com vantagens do taskscore em um Software para advogados
Software para advogados: Produzindo mais, trabalhando menos

Uma nova realidade para o seu escritório

Trabalhar com estratégias tecnológicas para o empreendedorismo da advocacia pode levar seu escritório a resultados que você nem mesmo esperava. Inclusive, conforme os resultados crescem, o bem estar individual dos colaboradores, do gestor ou dos sócios, também aumenta.

Do mesmo modo, as fontes das falhas de produtividade são encontradas com muita facilidade. Aliás, aplicando a análise de métricas de produtividade na gestão, é possível obter retornos em um período de 15 até 30 dias.

Como montar um escritório digital?

Pensando em levar um pouco do conhecimento adquirido em nossos anos de atuação, a ADVBOX preparou um guia completo com diversos materiais que vão auxiliar seu escritório a atingir seus objetivos através da tecnologia digital.

Confira a seguir!

1. Software Jurídico: 16 critérios fundamentais para encontrar o melhor software para advogados!

O primeiro material indicado trata-se de um guia completo para o momento de escolha do software para advogados que será utilizado no seu escritório. Afinal, é fundamental que todo investimento realizado no escritório seja certeiro.

Gastar dinheiro com um software que não será capaz de suprir as necessidades básicas da gestão do escritório representa um grande retrocesso na busca pelos objetivos almejados.

O crescimento de um escritório deve ser entendido como uma escalada, todos os passo dados devem ser certeiros ou corre-se o risco de dispensar energia em algo que será prejudicial em um futuro breve.

Acima de tudo, esse é um momento essencial e que muitas vezes é menosprezado pelos gestores. Nesse post apresentamos os 16 critérios fundamentais que devem ser levados em consideração no momento da escolha do software para advogados para que surpresas desagradáveis não surjam no futuro.

2. DropBox ou ADVBOX: qual sistema oferece melhor custo benefício em armazenamento digital?

Nesse post você encontrará uma análise criteriosa entre dois softwares muito utilizados nos escritórios de advocacia da atualidade: Dropbox e ADVBOX. 

A análise é realizada de forma técnica, demonstrando os benefícios trazidos por cada um dos sistemas para a gestão dos escritórios e quais seus pontos fracos. Desse modo o gestor tem em mãos um material valioso que irá ajudar no planejamento de investimentos futuros.

Conhecer as diversas possibilidades trazidas por cada software disponível é essencial para que se realize bons investimentos e se garanta o crescimento do escritório de advocacia.

3. Como a gestão digital é decisiva na produtividade do escritório e fundamental para qualquer software para advogados

Trazendo uma importante relação entre as novas formas de gestão possibilitadas pela tecnologia digital e as novas modalidades de trabalho também possibilitadas pelas inovações tecnológicas, esse post avalia como a gestão jurídica digital é fundamental no novo cenário da advocacia.

Com as mudanças trazidas pela popularização da tecnologia digital surgiram diversas técnicas inovadoras para aumentar a produtividade das equipe jurídicas, conhecer esse cenário é muito importante para que busca relevância no mercado.

4. Integradas todas as Intimações eletrônicas do Eproc Projudi e PJE com ADVBOX

Centralização é a palavra chave para uma advocacia otimizada e capaz de atingir resultados cada vez melhores! Na verdade, podemos entender que a centralização de dados se tornou central na nossa sociedade como um todo, principalmente devido ao protagonismo que a internet alcançou.

E é sobre a integração de intimações proporcionada pela ADVBOX que esse post fala, não perca a chance de se manter informado sobre as possibilidades trazidas por essa inovação e compreender melhor as vantagens que a tecnologia proporciona à sua advocacia.

5. 3 funções fantásticas da ADVBOX para otimizar escritórios

Todo gestor busca a otimização do seu escritório, afinal, no mundo em que vivemos atualmente é preciso sempre fazer mais em menos tempo.

Mas nem sempre essa é uma tarefa simples e as implicações dessa busca incansável pode nem sempre ser agradáveis. Por esse motivo reunimos nesse artigo 3 funções de otimização que a ADVBOX proporciona para o seu escritório.

6. O diferencial da ADVBOX

Sabemos que existem muitos que só acreditam no que dizemos quando encontram evidências que comprovem.

É por isso que nesse post trazemos as 15 funcionalidades disponíveis na ADVBOX que a tornam o melhor software para advogados disponível no mercado!

7. Mudar de software para advogados ficou muito simples com os 4 produtos de ativação da ADVBOX

Para os escritórios que já utilizam algum software para advogados mas não estão satisfeitos surge sempre a dúvida se o investimento vale a pena, afinal pode ser um tarefa um tanto ingrata.

Pensando nisso, desenvolvemos esse artigo para demonstrar como a ADVBOX desenvolveu 4 produtos de ativação para simplificar a mudança de software para advogados e garantir a otimização dos seus resultados.

8. O escritório digital e o software para advogados viabilizando o home office na advocacia

As mudanças trazidas pela tecnologia digital foram intensificadas com a pandemia de Covid-19. Uma das principais delas é a banalização do home office no mercado de trabalho mundial.

Nesse post, analisamos como a migração para o escritório digital torna a possibilidade do home office algo simples de ser implementado.

9. Advocacia na Era Digital: Como utilizar ferramentas do software para advogados para potencializar seu escritório

Como falamos até o momento, a advocacia digital traz diversas oportunidades para potencializar os resultados dos escritórios de advocacia. Porém, nem sempre é claro como realizar isso.

Desse modo, produzimos esse artigo que aborda a utilização das ferramentas tecnológicas na advocacia e a melhor forma de usufruir de todas as possibilidades trazidas pela tecnologia para o mercado jurídico.

10. Advocacia Digital permite obter métricas de performance de todos os setores do seu escritório

Dando continuidade ao processo de otimização através da utilização de dados e métricas, preparamos esse post para mostrar as melhores estratégias para obtê-los através da utilização do software para advogados.

Leia para garantir uma gestão jurídica eficaz e obter os resultados almejados para o escritório.

11. Maturidade Digital do Escritório

Entraremos agora na seção recomendação de vídeos.

Você já parou para pensar sobre como anda a maturidade digital do seu escritório? Contar com uma equipe com alta maturidade digital é a chave para ter um escritório escalável, afinal estamos na era da tecnologia digital.

A Maturidade Digital é uma qualidade tanto individual quanto um índice metrificável que pode servir para orientar empresas, escritórios ou organizações, atualmente não é possível gerenciar uma equipe eficiente sem que essa conte com maturidade digital.

Nesse vídeo, o CEO da ADVBOX, Eduardo Koetz, ensina como aumentar a Maturidade Digital do seu escritório, individual e coletivamente. Assista para se surpreender com as possibilidades de otimização para seu escritório.

12. Advogue com robôs na equipe

Falar em trabalhar com robôs pode parecer algo utópico e distante da realidade, mas isso é um engano.

É cada vez mais comum que empresas e escritórios contem com sistemas que utilizam robôs, também conhecidos como bots, para otimizar processos. 

Na advocacia isso não é diferente. A maior parte dos softwares para advogados já contam com esse tipo de otimização e até mesmo o judiciário brasileiro já os utiliza para garantir maior eficiência em seus sistemas.

Assista o vídeo para entender melhor como os robôs funcionam e como ees podem auxiliar seu escritório.

13. Engajamento da Equipe no Escritório Digital – Fase de Engajamento

O engajamento digital é a primeira fase para que um escritório de advocacia comum se torne um Escritório Digital.

Compreender como  esse processo se estabelece é fundamental caso o gestor busque otimizar seu escritório e garantir relevância no mercado jurídico.

Assista o vídeo para saber como preparar sua equipe para iniciar a migração digital da melhor maneira possível.

14. Transição para o Escritório Digital – Fase de Adoção

Nossa última recomendação é uma sequência da anterior.

Aqui já saímos da fase de engajamento e adentramos na fa de adoção, momento em que a transição já se iniciou e a tecnologia já faz parte do dia a dia da equipe, mas ainda há muito a se trabalhar.

Confira no vídeo as vantagens trazidas por essa fase e como se preparar para as próximas.

Mais conhecimento para você!

Por aqui estamos sempre abordando assuntos quentes e relevantes para os profissionais do Direito. Confira outros textos que também podem te interessar:

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Mulher sorrindo com link de teste gratuito software para advogados

As modalidades de trabalho híbrido ou 100% home office ganharam ainda mais espaço no último ano por causa da pandemia de Coronavírus. Com os escritórios de advocacia não foi diferente.

Mas a adaptação aos novos modelos exige desafios que antes não estavam na rotina. Entre eles, a gestão remota das equipes. 

Entender como manter a produtividade dos times com o trabalho em home office está na lista de preocupações de líderes e gestores de qualquer área.

E, no caso de advogados, essa nova rotina ainda exige cuidados especiais para evitar falhas graves como a perda de prazos de processos e a manutenção da qualidade no atendimento de clientes. 

Esses e outros pontos, como a manutenção do clima organizacional, a preocupação com as pessoas que fazem parte da equipe e as estratégias de comunicação, entraram na lista de trabalho de líderes que precisam fazer uma gestão remota. 

Acompanhar esse novo momento não é simples e exige atualização constante. Contar com metodologias específicas que vão auxiliar na condução de uma gestão remota são primordiais para um trabalho de sucesso. 

Por isso, continue nesse post para entender como manter a sua equipe produtiva mesmo que trabalhando de forma remota. 

Como fazer gestão remota?

Ainda que estejamos falando sobre fazer a gestão remota dos times, é importante lembrar que tudo que vamos falar engloba a gestão de pessoas. E isso vale para qualquer área de trabalho.

Mas, nesse conteúdo vamos focar no trabalho remoto com os escritórios de advocacia.  

Ao contar com um time de advogados trabalhando no regime híbrido ou em home office, entenda que você precisará ter um líder ou gestor com os olhos voltados para essa missão.

Contar com esse profissional é indispensável para um melhor acompanhamento da equipe, e acima de tudo, garantir a produtividade de todos. Mesmo a distância.  

Esse profissional precisa considerar a capacidade de cada integrante do time, observar suas habilidades e competências e estabelecer uma comunicação direta com as equipes.

Além de acompanhar os prazos e demandas de cada pessoa e estabelecer ritos para o compartilhamento de informações, é importante observar como cada advogado está lidando com esse novo cenário.

E, acima de tudo atentar-se para questões como a sobrecarga de trabalho ou o burnout.

Por outro lado, a equipe de advogados também precisa fazer adaptações na sua estratégia de trabalho, aprendendo mais sobre autogestão.

Profissionais que trabalham tanto no modelo híbrido, no tradicional ou no 100% home office precisam estar aptos para realizar a melhor gestão do tempo possível. 

E a autogestão conectada à gestão remota de equipes tem muita relação com entregas de valor para suas lideranças.

Como fazer gestão remota na prática?

Por isso, se você é um advogado e precisa adaptar o seu dia a dia à nova realidade do trabalho home office, anote as dicas que vamos passar agora:

Tenha uma rotina

Trabalhar a partir de casa pode ser um grande motivo para tornar mais difícil manter uma rotina. Afinal, são muitas distrações e tarefas em um único espaço.

Por isso, para fazer uma autogestão inteligente, comece investindo em estratégias para ter uma rotina. Escolha qual o formato que faz sentido para você e comece a aplicar no seu dia a dia para evitar distrações e ter uma rotina eficiente. 

Autogestão

Autogestão também se conecta com a organização física e virtual: na advocacia a perda de um prazo pode se tornar um problema gravíssimo.

É por isso que os advogados precisam ter consciência sobre a importância da organização das tarefas para que nada passe despercebido. 

Organização física

E essa dica nós podemos dividir em duas etapas. A primeira é sobre a organização física. Seja a mesa do escritório ou, ainda, a mesa que você utiliza para trabalhar em casa, mantenha o espaço organizado.

Aquelas pilhas e mais pilhas de processos impressos que marcaram o imaginário de quem se interessava pela área do Direito estão cada vez mais distantes da realidade de um advogado que se preocupa com o futuro. 

É por isso que recomendamos que  você mantenha sempre a sua estação de trabalho organizada. Deixe de lado a bagunça e, para isso, aposte na tecnologia como aliada.

Digitalização de arquivos

Os advogados que utilizam o serviço de digitalização dos arquivos, oferecido pela ADVBOX, podem incluir todos os documentos que precisam no software e acessá-los sempre que precisar, de qualquer lugar do mundo. 

E o principal: todos os arquivos são salvos em ambientes extremamente seguros que conferem a confidencialidade necessária para os processos. 

Taskscore (Pontuação por Tarefas)

Ainda falando sobre autogestão para advogados que estão trabalhando no sistema remoto, é importante que esses profissionais tenham uma organização sistêmica de suas tarefas.

É aqui que entra em cena a metodologia Taskscore para o dia a dia de quem lida com o meio jurídico. 

O método, disponível para clientes da ADVBOX permite que os advogados tenham uma visão completa sobre quais são suas tarefas.

Conseguem acompanhar o status de projetos, receber alertas sobre prazos e, ainda, recebem pontuações de acordo com a entrega de cada atividade. 

alta produtividade na advocacia

Com um sistema que considera a produtividade da equipe a partir das entregas – e não das horas trabalhadas – fica muito mais fácil saber como está o trabalho da equipe.

Além disso, o recebimento de pontos a partir de atividades concluídas torna-se um estímulo para que os advogados busquem entregar suas demandas para receber benefícios.

E esses benefícios vão desde folgas, até a incentivos para a realização de cursos e participação em eventos. 

Benefícios da tecnologia

Para que um advogado possa fazer uma boa autogestão é fundamental contar com o apoio da tecnologia.

Softwares jurídicos que estão no mercado permitem que os advogados acompanhem em tempo real todas as suas ações.

Clientes que contam com a ADVBOX, por exemplo, recebem informações atualizadas sobre processos. Tudo isso com a ajuda de recursos de inteligência artificial.

Além disso, um bom software jurídico vai ajudar o advogado a manter seus clientes sempre bem informados a respeito das ações, tudo isso de maneira automatizada. 

Como liderar de forma remota?

Depois de ler mais sobre como os advogados podem lidar melhor com a gestão remota, talvez agora você esteja se perguntando como, de forma prática, os gestores devem preparar o escritório de advocacia para esse modelo de trabalho? 

Acompanhe na lista algumas ações que podem ser aplicadas:

Dê feedbacks

Se o seu escritório ainda não conta com uma rotina de feedbacks entre advogados, experimente começar com algumas ações nesse sentido.

Explique a importância de receber e também de dar feedbacks e favoreça para que esse ambiente seja empático e – acolhedor.

Documente processos

Se a documentação já era importante antes do trabalho remoto ganhar mais força, agora ela tornou-se indispensável. Estabeleça processos transparentes e compartilhe com toda a equipe.

Organize as rotinas internas, o fluxo de trabalho e compartilhe com todos.

Mas lembre-se que a gestão remota exige uma constante atualização, nem sempre um processo que funcionava muito bem até o ano passado ainda faz sentido agora.

Incentive a comunicação

Hoje contamos com uma infinidade de serviços que permitem a comunicação entre os times.

WhatsApp, Telegram, Skype, Slack, entre tantos outros, estão disponíveis para a troca de informações.

A plataforma da ADVBOX também oferece recursos ideais para que aconteça a comunicação interna e também com os clientes.

Como gestor, você precisa entender qual método funciona melhor no seu escritório e definir qual será o canal oficial de comunicação.

Evite que as equipes utilizem canais diferentes, afinal isso pode se tornar um problema com a perda de informações que foram compartilhadas fora dos canais determinados como os oficiais.

Conte com ferramentas apropriadas

Para manter a organização do escritório e acompanhar prazos, metas e até mesmo dados financeiros da empresa, lembre-se de contar com um software jurídico.

Com uma ferramenta adequada e criada a partir das necessidades de escritórios de advocacia, você e o seu time conseguem ter uma visão sistêmica do que está acontecendo em cada área.

A ADVBOX, por exemplo, oferece inúmeros recursos que vão manter seu escritório sempre organizado e acessível em qualquer lugar do mundo. 

Como formar equipes remotas?

Formar e manter equipes que vão trabalhar em home office também estão entre os desafios de quem faz a gestão remota.

Por isso, observe o quanto os advogados do seu escritório estão conseguindo estabelecer prioridades e realizar a autogestão.

Ao perceber dificuldades em alguma pessoa, demonstre empatia e busque auxiliar nas dúvidas que possam surgir. 

Lembre-se que nem todas as pessoas vão se acostumar totalmente com o trabalho remoto.

Por isso, considere se o escritório pode oferecer um modelo híbrido, com advogados trabalhando alguns dias da semana de casa e outros do escritório. 

E com relação às tarefas que precisam ser realizadas pelas equipes, uma maneira muito eficaz de realizar o acompanhamento durante a gestão remota é contando com uma metodologia, como é o caso do Sistema Taskscore. 

Com ele, você realiza uma gestão dos colaboradores com base em índices de produtividade. As tarefas que devem ser realizadas são pontuadas, o que permite a metrificação do trabalho intelectual de cada advogado.

Utilizando a metodologia há um aumento na produtividade, na autonomia e autogestão das equipes. Além disso, o escritório pode definir recompensas a partir do atingimento de pontos no sistema, o que reflete na motivação dos colaboradores.

Gestão remota

Como mencionamos no início deste texto, é possível, por exemplo, definir folgas ou outros benefícios como reconhecimento ao trabalho desenvolvido. 

Outra vantagem de contar com a metodologia de Taskscore no seu escritório é que líderes conseguem ter uma visão completa de como está o andamento das atividades sem serem invasivos.

A ferramenta é o recurso perfeito para auxiliar a gestão remota, afinal, é possível acompanhar de qualquer lugar os resultados de cada integrante da equipe. Tudo isso em tempo real. 

Business Intelligence

Utilize os recursos de business intelligence (ou inteligência de negócios) para ter informações reais sobre como está o andamento de cada etapa dos processos vinculados ao seu escritório.

A partir de dados que são consistentes e reais, torna-se muito mais fácil tomar decisões e orientar a sua equipe, mesmo fazendo a gestão remota. 

Líderes que buscam suporte nos recursos de business intelligence ganham muito em produtividade, na mensuração de resultados, além de aumentarem os insights para tornar o escritório muito mais competitivo no mercado.  

A ADVBOX pode fazer parte dessa etapa de tomada de decisão da sua empresa.

Se você se interessou por nossa metodologia de Taskscore e também quer conhecer mais sobre nossos recursos de BI para a sua gestão remota ficar ainda mais eficiente, teste durante 7 dias gratuitos.

Você vai conhecer todos os benefícios de contar com um software completo para o seu escritório de advocacia. 

trial

No universo empresarial e também na gestão de escritórios de advocacia advocacia, a realização dos trabalhos de gestão e empreendedorismo com base em métricas se mostra cada vez mais vantajosa.

Ao mesmo tempo, as inovações no âmbito digital contribuem muito para isso. Muitas oportunidades de crescimento dos negócios passam despercebidas sem a devida análise da produção.

Medir a performance do escritório e da equipe e seus resultados fornece uma série de oportunidades para o seu desenvolvimento.

Conheça algumas vantagens de medir a performance do escritório reunindo os dados de produtividade em uma plataforma digital de qualidade.

gestao por tarefas em 6 passos para escritórios de advocacia

Maior produtividade na gestão de escritórios de advocacia

A otimização da produtividade da equipe do escritório é capaz de contribuir bastante para o aumento da receita. Isso porque os custos com remuneração das pessoas para a equipe é o investimento mais significativo do escritório.

A melhor maneira de otimizar a produtividade da equipe é através da análise da performance individual dos membros do escritório.

Sem essa organização, é comum passarem despercebidos problemas na produtividade de algum colaborador.

Isso pode ser feito com plataformas que permitem o cadastramento de tarefas por parte dos colaboradores. Assim, conforme são realizadas as tarefas, são obtidos registros que permitem examinar a produção da equipe.

Eliminação de problemas na produtividade

Através da análise detalhada da produtividade em uma plataforma digital eficiente, é possível identificar e eliminar os “furos” na produção do escritório.

Tais furos podem estar em algum setor, tipo de processo, membro da equipe ou em algum serviço específico.

Geralmente ocorrem devido à problemas como falta de treinamento da equipe, gasto de tempo com tarefas menos importantes, uso de ferramentas inadequadas, alto índice de improcedência e indeferimento em casos específicos, entre outras causas eventuais.

Performando mais sem sobrecarga de trabalho

Um dos aspectos mais impressionantes do trabalho de gestão de escritórios de advocacia baseado em dados e métricas é a possibilidade de produzir mais sem se sobrecarregar.

Assim, ao invés de abarrotar a equipe com tarefas e carga horária, é possível identificar os pontos exatos na performance e otimizar diretamente a produção.

Gestão de escritórios de advocacia

Dessa forma, as fontes das falhas de produtividade são encontradas com verdadeira facilidade e aplicando a análise de produtividade e gestão de equipe por tarefas, é possível obter ótimos resultados em poucos meses. 

Aumentando a receita com a análise dos serviços

Outra vantagem de medir a performance é a possibilidade de identificar os serviços que contribuem mais para a receita.

Para isso, é necessário medir a porcentagem de receita por serviço. Ou seja, quanto determinado serviço contribui para o escritório gerar de receita.

Não saber quais serviços são responsáveis por determinada porcentagem da receita é desperdiçar chances de aumentar a rentabilidade da produção.

Contudo, é possível identificar os serviços que geram mais receita e então direcionar maior atenção e investimentos para eles. Além disso, é possível eliminar gastos desnecessários identificando os serviços que custam caro e trazem pouco retorno.

Melhor organização financeira

Medir a performance interfere diretamente na organização financeira e na projeção de investimentos.

Com a ferramenta adequada, fica muito mais fácil identificar e eliminar problemas que impactam a receita.e a organização do setor financeiro do escritório através de métricas.

Tais métricas são importantíssimas para entender o que a produção da equipe propicia para o caixa do escritório.

Uma nova realidade pro escritório

Trabalhar com estratégias tecnológicas para o empreendedorismo da advocacia pode levar seu escritório a resultados que você nem mesmo esperava.

Quer saber como colocar em prática? Baixe nosso guia Advocacia de Resultados: Como analisar as métricas do seu escritório e saiba como por em prática hoje mesmo.

Fale conosco e saiba mais!

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Vídeo descritivo sobre Direito e Economia: intervenção do Judiciário na Economia, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube e também a parte 2, mas se preferir, segue o roteiro…

Qual é o objetivo do Poder Judiciário?

Um advogado experiente sabe que o principal objetivo do Poder Judiciário não é a justiça, mas sim a paz social e a preservação da riqueza do estado. Sendo assim, isso implica o bom funcionamento da economia.

Pense comigo: o PIB do país é a soma de 4 coisas:

  1. Consumo das famílias;
  2. Investimentos;
  3. Gastos do Governo;
  4. Saldo das Importações e Exportações.

Trabalhadores e aposentados são os geradores de demanda. Aumentar seus rendimentos significa ampliar o consumo do país. Por outro lado, as empresas são as geradoras de investimentos. Já os gastos do governo são os salários dos funcionários, as obras e licitações, os gastos das Forças Armadas e, inclusive, os gastos com o Poder Judiciário, os quais no Brasil são em média 2% do PIB.

Quais são as formas de intervenção do Estado?

Ademais, o Estado intervém de várias maneiras na economia brasileira, sendo o Judiciário uma delas.

Inicialmente foi com a Justiça do Trabalho. O governo percebeu que ao condenar muito as empresas a pagarem maiores direitos aos trabalhadores, a população passou a ter mais dinheiro na mão.

À vista disso, quanto mais compram, mais as empresas vendem. Todavia, chega a um ponto que as famílias param de gastar e passam a economizar.

Posto isso, com salários crescendo e a demanda estagnada, as empresas ficam sufocadas.

O Estado percebeu, então, que ao reduzir o valor das condenações a economia volta a crescer, tendo em vista que sobra dinheiro para investir. Dessa forma, o Estado passou a usar a Justiça do Trabalho para essa “gangorra”: ora aumentar a renda dos trabalhadores e a demanda da economia; ora reduzindo a renda e aumentando a margem das empresas para investirem.

No entanto, isso foi só o começo.

Qual a relação do Estado com o INSS?

O Estado percebeu que pode influenciar mais nessa balança. Ao desalinhar as decisões da Justiça Federal com as do INSS, criou o enorme Mercado Previdenciário.

Pense o seguinte: Se o Judiciário acompanhar exatamente as decisões do INSS em tudo, existiriam advogados previdenciários? A resposta é não.

Vale salientar que na maioria dos países não há esse desalinhamento.

Assim sendo, se criou um grande estoque de processos previdenciários com valores em atraso. O Estado criou uma dívida interna gigantesca, usando esta para incentivar ou desincentivar o consumo.

Quanto mais complexas as regras dos benefícios, mais motivos para intervir na economia.

Qual a relação do Direito Tributário com a economia?

Além disso, algo parecido foi feito com o Direito Tributário, tendo em vista que ninguém sabe se está pagando certo os impostos.

Várias teses tributárias geram um grande estoque de processos com dezenas de julgamentos pendentes que podem derramar dinheiro no caixa de milhares de empresas ou reduzir fortemente os tributos, o que é um grande incentivo ao investimento.

Isso acontece no Direito do Consumidor, de Trânsito, Imobiliário, Bancário e também no Administrativo.

Qual a influência da Repercussão geral do STF?

Nos últimos 4 anos o Judiciário tem incentivado o investimento, favorecendo empresas. Ademais, reduziu as condenações trabalhistas e previdenciárias e reduziu as cobranças de impostos das empresas.

Para confirmar isto, basta acompanhar as decisões de Repercussão Geral do STF.

Assim sendo, acompanhar essas informações é essencial para definir a estratégia do escritório de advocacia. Então, se você é advogado da área social e anda chateado com a jurisprudência desfavorável: calma, dias melhores virão.

Por outro lado, se você é advogado da área empresarial e acredita que a jurisprudência será favorável para sempre, está muito enganado. Cuidado, faça uma reserva.

Lembre-se sempre que a Justiça em um país capitalista é cíclica e refém das necessidades do mercado.

É fácil ser advogado no Brasil?

É melhor viver e advogar em um país onde quase toda a população é pobre, mas tudo que é necessário é muito barato, ou é melhor viver e advogar em um país que a grande maioria da sociedade é rica, mas tudo que é necessário é caro?

Sendo assim, compare as duas situações hipotéticas:

Você é o dono de um escritório de advocacia ou de uma empresa. Na situação 1, seu negócio fica localizado em uma cidade onde todos ganham bem. Se parar qualquer pessoa na rua, esta terá R$ 1.000,00 para gastar sem pensar.

Por outro lado, na situação 2, seu negócio é localizado em uma cidade onde todos ganham mal. Se parar alguém aleatório, vai ser difícil que tenha mais que R$ 10,00 na carteira.

Responda: em qual situação o seu negócio tem mais chance de evoluir?

Talvez na situação 1, pois será muito fácil vender seus serviços por um bom valor. No entanto, para viver nessa cidade seus empregados devem que ganhar bem, pois possivelmente tudo irá ser caro, certo?

Todavia, se você, como empregador, pagar bem à todos, irá sobrar muito pouco de dinheiro, ou quase nada, para seu sustento.

É muito difícil empreender no Brasil?

Esse é o dilema do empresário.

Ele possui interesse que seus clientes recebam muito bem, mas também que seus empregados ganhem mal. Quanto mais empregados, maior é o interesse para pagar mal.

Se você não possui empregados e advoga sozinho, é perfeito viver na situação 1. Por outro lado, se você emprega 100 advogados, então talvez seja melhor a situação 2.

Posto isso, o Judiciário cria incentivos e desincentivos ao consumo e ao investimento, podendo ser feito de forma segmentada.

O STJ, STF e TST podem suavemente favorecer um setor específico da economia, reduzindo condenações.

Já o Judiciário pode fazer isso apenas com um ou alguns setores da economia, como restringir condenações trabalhistas apenas contra montadoras, bancos, agronegócios e aplicativos.

Tal atitude irá favorecer o crescimento desses setores. É como se algumas empresas estivessem na situação 1 para vender, mas na situação 2 para pagar os seus trabalhadores na mesma cidade.

Qual a importância da análise econômica do Direito?

Essa análise econômica do Direito pesa cada vez mais nas decisões do Judiciário e em todas as áreas do Direito.

Para definir uma estratégia de atuação do escritório é importante estar ciente não apenas do momento da economia, mas também de quais setores estão se favorecendo com as decisões tomadas pelos Tribunais Superiores e qual é a tendência.

Não é necessário mudar de área do Direito, mas escolher o público certo, tendo em vista que cada público se liga a um setor da economia.

O mercado tende ao exagero e a extrema concentração. Sem as correções do Estado e do Judiciário, o mercado entra em crise, colapsa e não consegue mais sair dessa crise.

À vista disso, o Poder Judiciário aprendeu a não realizar cortes drásticos nas decisões, pois precisa intervir suavemente para que a economia atinja o máximo do seu potencial.

Após as Reformas Trabalhista e Previdenciária, por exemplo, o Judiciário acompanhou o Governo e cortou custos através de julgamentos, mas dentro de um limite que não acabou com o mercado jurídico trabalhista e previdenciário. No entanto, apertou bastante.

Esse é o ajuste fino da economia feito pelo Judiciário, o qual o bom gestor jurídico precisa conhecer e acompanhar as posições dos Ministros do TST, STJ e STF. Além disso, é necessário acompanhar as noticias e entender como está a economia.

Por fim, para concluir, falta responder a pergunta inicial: Qual é a melhor situação para os advogados?

Com certeza a opção 1, pois quanto maior a renda da população e quanto maior o salário geral dos trabalhadores, mais prosperidade terão os escritórios de advocacia, os quais são dependentes da condição das famílias e das empresas.

Direito e Economia

O ADVBOX trará novos conhecimentos sobre Direito, Tecnologia e Gestão, apresentando temas inovadores para advogados e advogadas pensarem na sua profissão com uma visão aprimorada de negócios.

O programa será composto por episódios que vão ao ar todas as terças-feiras, às 17h.

Para assistir este episódio sobre Direito e Economia, basta clicar aqui.

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direito e economia

Vídeo descritivo de Como organizar o Onboarding do escritório em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

Como o colaborador pode ter um bom desempenho?

Estudos mostram que todo novo trabalhador em escritório demora de 3 a 6 meses para atingir o seu ótimo desempenho. No entanto, com um treinamento inicial adequado esse tempo pode reduzir para 1 mês apenas.

Como novos advogados e colaboradores são recebidos quando começam a trabalhar no seu escritório? Seu escritório não tem um treinamento inicial estruturado?

O que é onboarding de uma empresa?

Aqui na ADVBOX, depois que criamos o onboarding, nossa rotatividade de pessoal caiu 3x e conseguimos crescer muito mais rápido.

Além disso, nosso onboarding é totalmente aplicável em escritórios de advocacia e estruturamos ele de um jeito que não atrapalhasse nenhum colaborador no seu dia a dia, integrando os advogados mais experientes no processo.

Isso ocorreu como um efeito colateral com um sentimento de valorização, melhorando o clima e fortalecendo a auto estima do time.

O plano de onboarding adaptado para um escritório de advocacia seria assim:

Durante a primeira semana, cada dia pela manhã há 2 palestras de 1h30.

Primeiro dia

No primeiro dia, o sócio fundador relata a história do escritório, modo de atuação, público que atende e um pouco da cultura e valores. Ademais, menciona também sobre cultura de alta produtividade e mais algum tema que seja essencial importância.

É muito importante que o sócio diretor fale com todos participantes do onboarding, na primeira hora, do primeiro dia, e que o assunto seja a parte cultural e de valores para destacar bem aos novos.

Segundo dia

No segundo dia pela manhã, o sócio fundador explica os setores, apresenta a estrutura organizacional e a comunicação interna do escritório. Além disso, aborda sobre como são realizados os procedimentos e quem é responsável por cada demanda.

Terceiro dia

No terceiro dia, o foco é o atendimento ao cliente, e também se fala sobre qualidade e a Controladoria Jurídica.

Quarto dia

No quarto dia, se aborda as linhas gerais da estratégia comercial, marketing e negociação de contratos.

Quinto dia

No último dia da semana, se inicia uma visão geral da matéria de Direito em que o colaborador irá trabalhar, os livros que são base de trabalho para o escritório.

Ademais, é realizada a entrega de um plano de estudos dessa área para o período de experiência, dando um norte para o colaborador seguir sozinho.

Primeira semana no Onboarding

Durante as tardes desta primeira semana é entregue uma lista de tarefas padrão que inclui vídeos do Youtube, blog posts sobre os temas abordados e, eventualmente, algum mini curso ou seminário gravado.

Vale salientar que cada conteúdo desse é atribuído como tarefa do advogado ou colaborador.

Todo esse conteúdo é alternado com atividades prática, colocando o novo colaborador a assistir atividades do colega antigo e aos poucos realizando as tarefas operacionais.

Fim do Onboarding

Ao final do período de experiência, encerra-se o onboarding com uma avaliação individual feita diretamente pelo responsável do setor do colaborador novo. Uma reunião “one one”, de auto avaliação.

Faça um onboarding no seu escritório. Tenho certeza que os novos membros se sentirão mais acolhido e o resultado ser atingido muito mais rápido, sem causar estresse a ninguém.

Como organizar o Onboarding do Escritório

O ADVBOX trará novos conhecimentos sobre Direito, Tecnologia e Gestão, apresentando temas inovadores para advogados e advogadas pensarem na sua profissão com uma visão aprimorada de negócios.

O programa será composto por episódios que vão ao ar todas as terças-feiras, às 17h.

Para assistir este episódio sobre como organizar o onboarding do escritório, basta clicar aqui.

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Onboarding

Atender às mudanças tão constantes na área jurídica exige de advogados muito mais do que conhecimento sempre atualizado. Ter uma gestão estratégica de escritório de advocacia tornou-se indispensável. 

Tratar o escritório como uma empresa completa é o primeiro passo que você deve tomar para assegurar um crescimento sustentável e orientado às metas propostas. 

E é nesse sentido que entra a necessidade de uma gestão estratégica de escritório de advocacia. Afinal, com pessoas olhando para os resultados e acompanhando de perto os objetivos, a empresa ganha em competitividade. 

Porém, levar práticas muito comuns da área de administração para o setor jurídico, muitas vezes, pode ser complexo. 

Afinal, profissionais da área do Direito muitas vezes não estão conectados a esses conceitos. 

Porém, contar com essa visão dentro do escritório permite uma boa gestão que leva a:

Quer entender mais sobre como a gestão estratégica de escritório de advocacia pode ser um diferencial para a sua empresa? 

Continue lendo esse conteúdo da ADVBOX e tire todas as suas dúvidas com a gente!

O que é gestão estratégica de escritório de advocacia?

Ter uma gestão estratégica de escritório de advocacia inclui, de maneira geral, uma visão que torna a empresa jurídica otimizada e focada em controlar falhas. 

Nós sabemos que erros são inevitáveis em qualquer empresa. Mas ter uma gestão estratégica permite aprender com essas situações e levar o desenvolvimento do escritório sempre para patamares mais altos. 

Quando erros e inconsistências não são corrigidos você tem um problema grave e pode colocar o seu escritório em uma espiral que pode levar a perder clientes e dinheiro. 

É por isso que a pessoa – ou equipe – responsável pela gestão estratégica de escritório de advocacia precisa olhar para o todo. 

Desde a captação dos clientes, fechamento de contratos e acompanhamento dos processos. Todas as áreas de um escritório estão interligadas e precisam funcionar muito bem juntas. 

1. Finanças pessoais x profissional

Por exemplo, é muito comum que advogados que ainda estão estruturando o seu escritório misturem suas finanças pessoais e as profissionais. 

Esse é um erro muito comum que pode levar a problemas muito mais sérios de gestão no decorrer do andamento da empresa, ao longo dos anos. 

Por isso, desde o início do seu escritório jurídico – não importa o tamanho da empresa – é indispensável definir processos que vão auxiliar nas tomadas de decisão e cumprimento das metas. 

Ainda nesse sentido, organizar os custos é outra medida que uma boa gestão estratégica de escritório de advocacia precisa tomar. 

Isso porque, quando se tem uma visão de todos os gastos da empresa, torna-se mais fácil compreender onde é possível fazer cortes no orçamento e, também, aplicar os investimentos. 

Gestão estratégica de escritório de advocacia
Gestão estratégica de escritório de advocacia

Quais são os passos para uma boa gestão de escritório?

Agora que você já compreendeu de forma geral a importância de uma gestão estratégica de escritório de advocacia, vamos te explicar quais os passos que são decisivos para que o seu escritório se adeque aos processos. 

O início do trabalho de gestão está conectado a ter controle sobre o que acontece no escritório de maneira global. 

Muitas vezes as pessoas que fazem a gestão estratégica de escritório de advocacia têm dificuldades em compreender quais atividades estão sendo realizadas pela equipe. 

Sem essa visão global é muito mais complexo definir quais áreas estão sendo mais produtivas e se existem falhas que podem ser corrigidas de maneira mais estratégica.

Além disso, quando a gestão compreende a produtividade do time, torna-se muito mais fácil fazer as cobranças pontuais e também valorizar profissionais que estão desempenhando bem suas funções. 

Nesse sentido, a recomendação é contar com o apoio da tecnologia. Um software jurídico pode garantir uma visão estratégica com relação ao gerenciamento de tarefas. 

Taskscore (Pontuação por Tarefas)

A ADVBOX, por exemplo, oferece aos seus clientes a metodologia de Taskscore. A partir dela é possível determinar pontuação para a realização de tarefas do escritório. 

Ao estabelecer os pontos, os gestores podem acompanhar a produtividade das entregas sem, necessariamente, ter que fazer cobranças diretas aos colaboradores.

Isso porque todas as informações estão disponíveis no software e o acompanhamento pode ser feito de qualquer lugar, com a segurança necessária dos dados armazenados em nuvem. 

Com essa metodologia, fica muito mais fácil acompanhar entregas e evita-se que o escritório perca prazos importantes que podem representar no aparecimento problemas com os clientes. 

Outro benefício do uso de pontuação por tarefas para a gestão estratégica do escritório de advocacia está no aumento da receita da empresa de maneira global. 

Afinal, ao determinar as tarefas e incluir pontuação para a sua realização, o escritório se torna muito mais produtivo e com foco nas entregas para os clientes. 

Com isso, ganha-se em entregas de qualidade, satisfação de quem contratou o escritório e, como consequência, o fechamento de novos contratos. 

Outro ponto está na motivação da equipe. Ao ser reconhecida por entregas estratégicas, a qualidade das demandas e a produtividade aumenta. 

Quais os setores de um escritório de advocacia?

Entre os setores jurídicos que se tornam indispensáveis para uma gestão estratégica de escritório de advocacia, aparece a controladoria jurídica. 

Afinal, para fazer o acompanhamento de todos os processos que envolvem o escritório, é necessário ter uma equipe que realize uma organização eficiente e conecte todos os setores. 

A partir da equipe responsável pela controladoria, há uma parametrização de todas as atividades. Por exemplo:

É importante que a pessoa responsável pela controladoria, ou seja, o controller jurídico, tenha um perfil de gestão e que, mesmo com formação em advocacia, também tenha perfil de liderança e habilidades de gestão e administração. 

Para que o trabalho da controladoria jurídica aconteça de maneira ainda mais eficiente, é indispensável que os responsáveis pela área contem com um software jurídico. 

Afinal, com o auxílio da tecnologia, o trabalho do controller jurídico leva para outro patamar a gestão estratégica de escritório de advocacia. 

Esse profissional consegue acompanhar todas as questões relacionadas à produtividade do escritório, como comentamos anteriormente com uma metodologia de pontuação por tarefas. 

Outro benefício é ter os dados de todas as áreas disponíveis para fazer comparações, traçar metas, novos objetivos e avaliar se os planos da empresa estão sendo cumpridos. 

Clientes ADVBOX, por exemplo, têm os dados necessários disponíveis nos painéis de Business Intelligence (BI ou inteligência de negócios). 

A partir dos dados que a inteligência artificial da ADVBOX faz o cruzamento, os profissionais do escritório têm à disposição informações relevantes como:

Essas são apenas algumas das respostas que a pessoa responsável pela gestão estratégica de escritório de advocacia alcança ao ter um software que a auxilie na tomada de decisões. 

Como organizar a rotina na advocacia?

Para fechar nossas dicas para uma gestão estratégica de escritório de advocacia, também é importante enfatizar sobre a rotina para estabelecer processos. 

Manter a qualidade do trabalho depende das ações relacionadas aos critérios estabelecidos desde o início das atividades da empresa. 

Por isso, é importante que todo o escritório esteja conectado para que as informações circulem de maneira correta e atendendo aos padrões de qualidade estabelecidos. 

Empresas de advocacia que fizeram a transição para um escritório digital ganham – e muito – quando o assunto é gestão estratégica de escritório de advocacia. 

Afinal, com todas as áreas conectadas e realizando suas atividades digitais, aumenta a satisfação do cliente e as perspectivas de conquistar novos contratos a partir de um trabalho muito mais organizado.

E para que o seu escritório torne-se digital, é importante salientar que todas as etapas e processos precisam estar digitalizadas e funcionando em nuvem. 

De nada adianta, por exemplo, você ter uma excelente comunicação e marketing digital, conquistar clientes por meio das ações e o setor de fechamento de contratos ainda exigir que o cliente vá ao escritório para assinar o início da prestação de serviços.

É nesse sentido que o time da ADVBOX está preparado para auxiliar o seu escritório a dar um passo além no atendimento e benefícios aos clientes e parceiros. 

Com a ADVBOX, a equipe jurídica deixa de lado as inúmeras pilhas de documentos e processos para dar lugar à uma organização sistemática digital.

Todas as informações do escritório estão disponíveis de maneira segura e eficiente para serem acessadas de onde – e quando – você precisar. 

Para saber mais sobre como a ADVBOX pode auxiliar na gestão estratégica de escritório de advocacia, solicite o teste gratuito da plataforma durante 7 dias. Use e comprove os benefícios.

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Já imaginou um mundo em que as equipes dos escritórios de advocacia fosse repleta de advogados ágeis?

Em que todo o trabalho rotineiro do escritório, aquele que é feito praticamente no modo “piloto-automático”, pudesse ser feito em um tempo quase insignificante ou mesmo tirado da sua rotina, como advogados ágeis?

É com essa mentalidade, a de possibilitar cada vez mais advogados ágeis, que aqui na ADVBOX nós nos esforçamos para construir um mundo assim.

Como a ADVBOX possibilita advogados ágeis?

Tarefas mecânicas ficam para nosso software. Enquanto isso, tarefas que exigem pensamento, reflexão, discernimento, ponderação, ou seja, conhecimento humano, são destinadas às pessoas.

Pode parecer algo simples, ou óbvio em um primeiro momento, e realmente é. Mas pense um pouco: você sabe dizer como tornar isso possível e gerar cada vez mais advogados ágeis?

Para facilitar sua compreensão e permitir que você entenda como isso é possível e também por onde deve-se começar, listamos alguns exemplos de tarefa rotineiras que podem ser realocadas para que elas tomem menos tempo no seu dia-a-dia.

Como fazer a realocação de tarefas?

A primeira coisa que deve ser feita é estruturar a delegação de tarefas no seu escritório de advocacia. Dessa forma será possível ter em sua equipe advogados ágeis.

No seu dia a dia, o gestor de equipes jurídicas costuma gastar muito do seu tempo com a explicação de estratégias e distribuição de tarefas entre o time.

Além disso, acompanhar o andamento dessas demandas e remediar aquelas que não estão funcionando, seja com explicações o remanejamentos, também é um empecilho para contar com uma equipe de advogados ágeis.

Não é difícil perceber que a elaboração de estratégias e a busca por soluções para os problemas não previstos são as etapas que mais exigem articulação humana. Enquanto isso, as demais não apresentam muita complexidade, mas ainda assim demandam muito tempo do gestor.

gestao por tarefas em 6 passos para escritórios de advocacia

Qual a solução e como ter mais advogados ágeis na equipe?

Para diminuir o tempo gasto com esse tipo de tarefas é só aplicar uma solução não muito complexa. É preciso ter em seu escritório um sistema predeterminado, que proporcione um fluxo automatizado de trabalho.

Por exemplo, a secretária do escritório ou até mesmo o advogado realizam o atendimento inicial do cliente e geram a procuração no sistema.

A partir daí, e essa ação gera uma série de outras tarefas pré-programadas que serão atribuídas a seus responsáveis conforme as demandas forem surgindo no dia a dia da equipe.

Essa pequena alteração na rotina já é capaz de gerar um time coeso e com advogados ágeis que irão otimizar o fluxo de trabalho do escritório.

Como alterar o fluxo gera uma equipe de advogados ágeis?

A resposta para essa questão é simples.

Vejamos. Ao invés do gestor passar duas ou três, ou até mais, horas avisando cada um dos membros do time sobre o novo processo e o que cada um deles deve fazer, o próprio sistema gera essas tarefas e notifica a equipe.

São diversas as formas existentes para realizar essa melhoria. Pode ser a partir de algum tipo de acordo offline entre os membros da equipe ou em uma reunião e anotado em um painel que fique visível para todos.

A maneira mais efetiva para realizar essa otimização é a através de um software jurídico especializado.

Como o relacionamento com os clientes influencia na otimização da equipe?

Outro ponto essencial para que sua equipe seja formada principalmente por advogados ágeis é o relacionamento com os cliente. É fundamental os esforços em ações que erem impactos relevantes no relacionamento com os cliente.

Em outros artigos aqui no blog da ADVBOX já abordamos algumas práticas que podem melhorar o relacionamento entre os escritórios de advocacia e seus clientes.

Uma da principais práticas e que gera um impacto imediato na obtenção de uma equipe de advogados ágeis é a automação do relacionamentos para uma comunicação mais simples e padronizada.

Que tipo de automação no atendimento pode gerar uma equipe com advogados ágeis?

Uma das principais automações que deve ser aplicada no escritório para se adquirir uma comunicação mais ágil e simplificada com os clientes são as notificações de movimentação processual.

Toda vez que um processo for movimentado o cliente é notificado por e-mail ou por SMS de forma automática. Dessa forma, a equipe fica livre para outras atividades e advogados ágeis se tornam uma realidade no seu escritório.

Quer resultados ainda mais impressionantes? É só organizar essa a automação a partir de uma linguagem acessível ao clientes leigos, os resultados são ainda mais impressionantes.

Como essa automação otimiza a o fluxo de trabalho da equipe do escritório?

Com esse tipo de automação no relacionamento, o escritório consegue se antecipar às dúvidas dos clientes. O resultado é uma diminuição significativa na ansiedade dos clientes.

O número de ligações desesperadas diante de movimentações como “Ciência com renúncia de prazo” e que normalmente gera pavor nos clientes é diminuída significativamente.

Além da óbvia otimização do fluxo de trabalho da equipe, esse tipo de automação também tem o poder de fortalecer o relacionamento entre escritório e seus clientes. Isso porque os cliente sintam-se lembrados não apenas na hora de assinar o contrato e receber os honorários.

Como iniciar essas mudanças no seu escritório?

Após ler esse artigo sentiu-se inclinado a exercitar a mudança de hábitos e adquirir um equipe repleta de advogados ágeis? Além disso, está em busca de novas formas para se dedicar ao seu tempo aplicado em tarefas que exigem maior qualidade na sua execução?

É só conferir o texto publicado anteriormente aqui no blog sobre técnicas para atender mais demandas em menos tempo. Trata-se de um guia inicial que irá abordar como é possível se tornar um advogado ágil ou então potencializar a agilidade que sua equipe já tem.

TRIAL

No nosso dia a dia é comum que se perca tempo com algumas questões que poderiam se resolver rapidamente, não é mesmo? Por isso, eu pergunto a você: como você configura procuração e o Contrato de Honorários no seu escritório?

Se você está aqui é porque já conhece ou ouviu falar da ADVBOX, mas já viu como é simples criar documentos automatizados dentro da plataforma?

A plataforma oferece procurações e contratos de honorários em alguns segundos, o que acaba sendo mais rápido e com menos trabalho que no Word. Pois além de deixar o modelo salvo, ao escolher o cliente, a plataforma já pega o banco de dados do escritório e deixa prontinho.

Mas é claro que primeiro precisamos configurar eles, vamos ver como é o passo a passo de cada um:

Para configurar documentos você deve acessar o menu configurações, clicar na aba Documentos, após isso deve clicar no botão verde no canto superior direito Adicionar novo documento.

Você vai ver os tipos de documentos, Procuração, Contrato de honorários e Documento livre.

Procuração

Começando com a Procuração, siga:

  1. Escolha título da Procuração que vai no topo do documento, os dados do(s) outorgante(s) e outorgado(s) o sistema gerará automaticamente;
  2. Escreva no corpo do documento, no caso de procuração os poderes e finalidades (o ideal é copiar do seu modelo já utilizado no escritório);
  3. Para adicionar cabeçalho e rodapé: caso marque o checkbox o sistema puxará os dados de contato do seu escritório. Caso não queira adicionar cabeçalho ou rodapé deverá desmarcar o checkbox;
  4. Para que se gere o documento ao cadastrar um novo cliente ou processo, você deverá deixar o checkbox marcado. Abaixo você pode especificar em qual grupo de ação se deve gerar como padrão ou também se não informar, se gerará em todos os grupos.

Na opção INSERIR CAMPO você pode programar para que a ADVBOX traga a informação correta já cadastrada no cadastro de clientes e de processos.

Com eles você não precisará digitar os dados de cada cliente do escritório, assim como as datas, toda a vez que gerar um novo documento, as opções são:

Para inserir qualquer um destes campos, basta deixar o cursor no lugar que deseja inserir e clicar na opção desejada na lista nas configurações do documento.

Contrato de Honorários

O contrato de honorários é bem parecido, veja:

  1. Tipo de documento: Contrato de honorários;
  2. Escolha o nome para o documento para ir no título do contrato, podendo usar referência a um grupo de ação ou especialidade, por exemplo, “contrato de honorários de inventário litigioso”;
  3. Escreva o objeto de contrato no primeiro campo, e no segundo campo a cláusula de honorários, que deverá “encaixar” com o seguinte texto padrão que o modelo segue: “Em remuneração pelos serviços, o CONTRATADO receberá do CONTRATANTE”;
  4. Para o tipo de documento Contrato de honorários aparecerá a opção para cláusula de honorários e abaixo os checkbox para identificar quem será o responsável pelas custas e produção de provas: advogado contratado ou contratante;
  5. Descrever quais as áreas de atuação, pois caso o processo seja gerado através do menu de processos, puxará o grupo de ação informado neste campo;
  6. Para adicionar cabeçalho e rodapé, se não informar, puxará os dados de contato do seu escritório. Caso não queira adicionar cabeçalho ou rodapé deverá desmarcar o checkbox;
  7. Para que o documento seja gerado ao cadastrar um novo cliente ou processo, você deverá deixar o checkbox marcado. Abaixo você pode especificar em qual grupo de ação ele deve ser gerado ou também se não informar, ele será gerado em todos os grupos.

O número de campos pode variar de acordo com o tipo de documento escolhido, por isso, avalie antes qual deles se adéqua às suas necessidades.

Nos campos de número 3 e 6, você terá a opção de inserir campos automáticos, onde você não precisará digitar os dados de cada cliente, igual à da aba Procuração.

Após fazer as alterações não esqueça de clicar em salvar documento.

Viu como é super fácil? Vem pra ADVBOX fazer o seu!

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cta cadastro 03

No início eles parecem inofensivos: alguns contratos, algumas procurações.

Aos poucos a gaveta de documentos do seu escritório de advocacia se transforma em um armário e, quando você menos notar, estará fazendo uma reforma para ter uma sala inteira dedicada aos arquivos.

Um verdadeiro pesadelo, envolto por obras e documentos perdidos.

A solução? Digitalização. Mas isso acaba por trazer outros problemas. Revisa-se pasta por pasta, escaneando o que falta e devolvendo os originais aos clientes.

Alguns armários ficam, mas o volume é menor. Até que um dia seu computador estraga ou é roubado. O backup é antigo demais, se é que ele existe.

O cenário não é nada bom, não é mesmo?

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Como resolver o impasse da papelada do escritório de advocacia?

Digitalizar os arquivos do escritório de advocacia continua sendo a solução. Porém, é necessário que se aplique medidas de segurança.

É preciso que se faça o backup frequente, de preferência salvo em uma nuvem (cloud), longe de  máquinas que sofram os mesmos riscos do seu computador ou servidor.

A maioria das pessoas já estão familiarizadas com a nuvem: se trata de uma rede de servidores que se pode acessar de qualquer lugar pela internet.

Por ser uma rede, possui maior segurança de dados, pois se um servidor apresentar algum tipo de defeito, outro irá disponibilizar os mesmos documentos automaticamente.

Papelada do escritório

Se fornece esse tipo de serviço por ferramentas de gerenciamento de arquivos que não se instalam no seu computador.

Um exemplo é o ADVBOX que acessa-se com um login de onde você estiver.

Os dados são protegidos a partir do seu login e os documentos alocados na nuvem – uma rede de servidores especializada e segura. Assim, não importa a capacidade de processamento do seu computador, ele apenas precisa ter acesso à internet.

A nuvem é uma excelente tecnologia e um facilitador dentro do escritório.

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