Como se constrói uma carreira de sucesso? Muitas respostas diferentes podem surgir para essa pergunta.
O certo é que, para uma carreira começar a alcançar níveis acima da média e trazer resultados, o importante é que se analise o que foi feito antes mirando o depois. Você tem as bases necessárias para ser um advogado bem-sucedido?
A força de vontade é um dos quesitos mais importantes, mas não é o único. Isso porque dedicação sozinha não faz uma boa jornada.
Ou seja, para que se possa colher resultados concretos no futuro, a carreira precisará estar solidificada em um bom alicerce.
É comum que, ao abrir um escritório, os advogados escolham os sócios baseados em afinidade ou na área do direito que atuam. Esse tipo de atitude não está errada, mas requer um certo cuidado extra.
Uma vez que a profissão não escapa de impostos, despesas e receitas, é preciso que se veja o escritório como uma empresa.
Por isso, os sócios deverão estar cientes de tudo o que é preciso cuidar:
Financeiro;
Atendimento;
Relacionamento com clientes;
Entre outros.
Isso implica entender que todo o escritório, no final das contas, é um empreendimento com altos e baixos, que vai muito além de só ajuizar ações.
É muito mais fácil ser referência na área que gosta, do que na que culturalmente se vê como a que traz mais recursos financeiros.
E por que disso?
Quem faz o que gosta muito provavelmente não se sentirá tão desgastado quando precisar pesquisar e elaborar estratégias criativas para solucionar os problemas.
Da mesma forma, se sentirá muito mais à vontade para ter iniciativas e inovar na profissão quando for necessário. Além disso, será capaz de identificar mais rápido as mudanças do mercado e as implicações que elas causarão na legislação.
Trabalhando na área que se gosta, por pior que seja a tarefa, ela sempre será bem feita.
Una a emoção com a razão. Atue na área que ama, mas pense estrategicamente
Tendo identificado a área que mais se conecta, que desperta aquela vontade de aprender mais, ir em congressos e ouvir palestras, chegou a hora de pensar com a razão.
Prepare-se e trace os objetivos e metas que espera do escritório. É importante que esses objetivos estejam baseados na realidade de onde quer chegar. Portanto, não é só o número de clientes e processos ativos, mas a estrutura do escritório como um todo. Número de funcionários, número de sócios, aporte financeiro, etc.
Tudo isso a curto, médio e longo prazo. Identificadas as metas e objetivos, estabeleça períodos e aplique análises. Como o Ciclo PDCA, por exemplo.
O Ciclo PDCA é uma forma de gestão de processos baseada em quatro fases.
Usa-se esse Ciclo na gestão de qualidade e é um grande facilitador de estratégias. Se aplicará em cada novo passo a se tomar dentro do escritório, tais como a eficiência do setor de atendimento ou daquele setor que possui um advogado cuidando de muitos processos.
Basicamente, os passos a se seguir são:
Planejar (Plan). Fixam-se os objetivos, identificando problemas, estabelecendo metas, analisando como o serviço está sendo feito e como deverá ser melhorado;
Fazer (Do). Execução do planejamento, com anotações das análises;
Checar (Check). Identificar se o setor está cumprindo com os objetivos ou não e o por quê;
Agir (Action). A partir da checagem, é possível ver se os objetivos foram cumpridos. Em caso negativo, eles deverão ser melhorados, reiniciando-se as etapas.
O advogado bem-sucedido consegue enxergar gargalos
Como ensina-se a advocacia para não ser uma empresa, muitas vezes a administração de um escritório se torna difícil.
O que se deve ter em mente é que problemas como os de financeiro, atendimento ou de gestão de trabalho sempre surgem. Não importa a área. A diferença está no que você faz para minimizá-los.
O certo é que seguindo um planejamento e analisando cada setor, os gargalos do escritório serão evidenciados e, assim, poderão ser evitados.
De nada adianta, por exemplo, entregar milhares de clientes para um advogado que não compreende o fluxo de trabalho do escritório. Ou não sabe a importância de se ter um livro caixa.
Tenha em mente que o escritório é como o corpo humano. Cada setor é um órgão essencial para mantê-lo vivo. Quando um órgão não funcionar bem, todos os outros sofrerão as consequências.
Mesmo que pareça difícil fazer essas análises, comece desde a abertura do escritório. Caso já tenha aberto, não se preocupe. Nunca é tarde para que o escritório seja reorganizado. A ADVBOX, por exemplo, possui consultores específicos, que auxiliam no planejamento de áreas como atendimento, financeiro e gestão de tarefas.
Afinal, para ser um advogado bem-sucedido é preciso fazer o que se ama. Mas sempre pensando para frente, analisando consequências e extraindo lições.
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A capacidade de um escritório de advocacia prosperar está intimamente ligada à sua habilidade de coletar, analisar e aplicar dados de forma inteligente. Desse modo, a inteligência de negócios (ou Business Intelligence) emerge como uma ferramenta poderosa e indispensável.
Mas afinal, o que é inteligência de negócios e como ela pode beneficiar seu escritório? Assim, preparamos um artigo completo sobre o tema para ajudá-lo a implementar estratégias assertivas para o mercado jurídico.
Ficou interessado? Então, continue lendo e saiba mais!
O que é inteligência de negócios?
A saber, a inteligência de negócios ou Business Intelligence é um conjunto de estratégias, processos e tecnologias utilizadas para transformar dados brutos em informações significativas e acionáveis para a tomada de decisões estratégicas.
Desse modo, a inteligência de negócios na advocacia digital refere-se ao uso estratégico de dados e tecnologias de análise para melhorar a eficiência, a tomada de decisões e os resultados nas operações jurídicas on-line.
Dessa maneira, a advocacia digital abrange a prestação de serviços jurídicos por meio de plataformas on-line, comunicações eletrônicas e uso intensivo de tecnologia para gerenciar casos, interagir com clientes e realizar pesquisas legais.
O BI na advocacia digital envolve a coleta e análise sistemática de dados relacionados aos casos jurídicos, decisões judiciais, jurisprudência, legislação e, além disso, métricas de desempenho dos advogados.
Dessa maneira, esses dados são organizados e transformados em informações acionáveis para orientar estratégias jurídicas.
2. Monitoramento de Desempenho e Eficiência
Por meio de ferramentas de BI, os escritórios de advocacia podem monitorar o desempenho de suas operações digitais.
Ou seja, isso inclui análise do tempo gasto em cada fase de um processo legal, identificação de gargalos ou áreas de melhoria na prestação de serviços, e avaliação da eficiência dos advogados em diferentes tipos de casos.
3. Previsão de Tendências Jurídicas
A análise preditiva é uma parte importante da inteligência de negócios na advocacia digital. Assim, os dados históricos podem ser utilizados para prever tendências legais, antecipar decisões judiciais e ajudar os advogados a desenvolver estratégias mais eficazes para seus clientes.
4. Melhoria da Experiência do Cliente
Por outro lado, o BI pode ser aplicado para entender melhor as necessidades e preferências dos clientes.
Até porque, com dados analíticos sobre o comportamento dos clientes, os advogados conseguem personalizar seus serviços, oferecer insights relevantes e melhorar a experiência geral do cliente no ambiente digital.
5. Gestão Estratégica de Casos
Além disso, com a inteligência de negócios, os advogados podem tomar decisões mais informadas sobre como gerenciar cada caso. Ou seja, isso inclui atribuir recursos adequados, estimar prazos e custos com maior precisão, e identificar potenciais riscos ou oportunidades em tempo hábil.
6. Compliance e Gerenciamento de Riscos
Por fim, o Business Intelligence na advocacia digital também é útil para garantir o compliance regulatório e o gerenciamento de riscos legais.
Então, os dados analíticos podem ajudar os advogados a identificar áreas de não conformidade e implementar medidas proativas para mitigar riscos legais.
Em resumo, a inteligência de negócios na advocacia digital é uma abordagem inovadora que permite aos escritórios aproveitar ao máximo os recursos digitais disponíveis.
Ao adotar estratégias baseadas em dados, os advogados podem melhorar a eficiência operacional, oferecer melhores serviços aos clientes e manter uma vantagem competitiva no cenário jurídico cada vez mais digitalizado.
Qual a importância do Business Intelligence?
A importância da inteligência de negócios reside na capacidade de proporcionar insights que impulsionam o crescimento e a eficiência das organizações.
Basear decisões em dados concretos e análises precisas, ao invés de intuições ou suposições;
Antecipar tendências de mercado, identificar oportunidades de crescimento e evitar ameaças competitivas;
Identificar gargalos operacionais, reduzir custos desnecessários e otimizar recursos;
Compreender melhor o comportamento do cliente, personalizar experiências e aumentar a satisfação;
Personalizar serviços jurídicos e aumentar a satisfação do cliente.
Em suma, a inteligência de negócios está se tornando uma ferramenta essencial para profissionais e organizações no mercado jurídico, permitindo uma abordagem mais estratégica, eficiente e orientada por dados para a prática do direito e a gestão de questões legais.
Então, os profissionais que aproveitam plenamente o potencial da BI têm a oportunidade de se destacar em um ambiente jurídico cada vez mais complexo e dinâmico.
Ferramentas e tecnologias de inteligência de negócios na advocacia!
Na advocacia contemporânea, o uso de ferramentas e tecnologias de inteligência de negócios (BI) está se tornando fundamental para melhorar a eficiência, a precisão e a competitividade dos escritórios.
Confira a seguir algumas das principais ferramentas e tecnologias de BI que estão sendo aplicadas na advocacia.
1. Sistemas de Gestão de Casos (Case Management Systems)
Os sistemas de gestão de casos são uma parte essencial da BI na advocacia. Eles permitem que os advogados organizem e gerenciem todos os aspectos de um caso, desde detalhes do cliente e documentos legais até prazos e atividades.
Esses sistemas podem gerar relatórios detalhados sobre o status dos casos e o desempenho da equipe, fornecendo insights valiosos para a gestão.
2. Análise Preditiva
A análise preditiva utiliza algoritmos avançados para identificar padrões em dados jurídicos históricos e prever resultados futuros. Isso pode ser especialmente útil na avaliação de riscos legais, antecipação de tendências judiciais e tomada de decisões estratégicas.
3. Ferramentas de E-Discovery
As ferramentas de e-discovery são utilizadas para identificar, coletar, preservar, processar e revisar eletronicamente documentos e dados relevantes para processos legais.
Dessa forma, elas possuem recursos de BI que facilitam a busca por informações importantes em grandes volumes de dados, economizando tempo e recursos.
4. Dashboards e Relatórios Personalizados
Os dashboards e relatórios personalizados oferecem uma visão consolidada e visualmente atraente das métricas jurídicas essenciais, como desempenho da equipe, status dos casos, tempo gasto em diferentes atividades e custos associados.
Além disso, essas ferramentas permitem uma análise mais rápida e eficaz das operações do escritório.
5. Business Intelligence Legal (Legal BI) Integrado aos Sistemas de Gestão
Algumas empresas estão desenvolvendo soluções de BI específicas para o setor jurídico, integrando análises avançadas diretamente aos sistemas de gestão de casos.
Portanto, permite uma abordagem mais holística da inteligência de negócios na advocacia, combinando dados operacionais e jurídicos para insights mais abrangentes.
6. Tecnologias de Reconhecimento de Texto (OCR) e Processamento de Linguagem Natural (NLP)
As tecnologias de OCR e NLP são usadas para digitalizar e extrair informações de documentos físicos e eletrônicos, facilitando a pesquisa e análise de conteúdo. Isso é especialmente útil em casos de descoberta de documentos e revisão de contratos.
7. Plataformas de Colaboração e Comunicação
As plataformas de colaboração e comunicação, como software de videoconferência e colaboração em tempo real, permitem uma interação eficiente entre advogados, clientes e equipes remotas.
Essas ferramentas são essenciais para a advocacia moderna, especialmente em um ambiente de trabalho distribuído.
8. Analytics Jurídico
Algumas plataformas oferecem recursos analíticos avançados específicos para o setor jurídico, incluindo análise de custos, previsão de resultados de casos, análise de performance de advogados e métricas de satisfação do cliente.
Inteligência de negócios com o software jurídico da ADVBOX!
A ADVBOX é uma plataforma de software jurídico que oferece recursos avançados para escritórios de advocacia, e integrar inteligência de negócios (BI) com essa ferramenta pode trazer diversos benefícios.
Então, algumas maneiras de aplicar inteligência de negócios usando o software jurídico da ADVBOX incluem as listadas a seguir.
1. Análise de Desempenho da Equipe
Use o software ADVBOX para monitorar o desempenho individual e coletivo da equipe jurídica.
Acompanhe métricas como número de casos concluídos, tempo médio de resposta aos clientes, taxas de sucesso em processos, entre outros. Com base nesses dados, você pode identificar advogados mais eficientes, áreas de melhoria e oportunidades de capacitação.
2. Gestão de Casos e Prazos
Nossa plataforma também permite o gerenciamento completo de casos jurídicos. Então, utilize recursos de BI para analisar o status dos casos, identificar prazos críticos e priorizar tarefas.
Dashboards personalizados podem fornecer uma visão abrangente do fluxo de trabalho do escritório, permitindo uma gestão mais eficiente e pró-ativa.
3. Análise de Custos e Rentabilidade
Utilize o software para acompanhar os custos associados a cada caso e calcular a rentabilidade de diferentes tipos de serviços jurídicos. Com esses dados, você pode tomar decisões informadas sobre preços, alocação de recursos e estratégias de crescimento financeiro.
4. Gestão de Relacionamento com Clientes (CRM)
A ADVBOX inclui funcionalidades de CRM para gerenciar relacionamentos com clientes.
Analise dados sobre as interações com os clientes, preferências e histórico de casos para oferecer serviços mais personalizados e aumentar a satisfação do cliente. Identifique oportunidades de cross-selling e up-selling com base em padrões de comportamento.
5. Análise Preditiva e Antecipação de Tendências
Aplique técnicas de análise preditiva usando os dados armazenados na ADVBOX para antecipar tendências legais, prever resultados de casos e identificar potenciais riscos ou oportunidades. Assim, isso pode ajudar na tomada de decisões estratégicas e na mitigação de possíveis impactos negativos.
6. Dashboards e Relatórios Personalizados
Crie dashboards e relatórios personalizados para visualizar dados importantes de forma clara e concisa. Isso facilita o acompanhamento de métricas-chave e comunicação de insights para toda a equipe do escritório.
7. Automação de Processos e Workflow
Utilize recursos de BI para identificar oportunidades de automação em processos jurídicos. Analise os fluxos de trabalho existentes, identifique atividades repetitivas ou manuais e implemente soluções automatizadas para melhorar a eficiência operacional.
8. Avaliação de Satisfação do Cliente
Realize pesquisas de satisfação do cliente e analise os resultados para identificar áreas de melhoria nos serviços prestados.
A satisfação do cliente é essencial para o êxito de um escritório de advocacia e a inteligência de negócios pode ajudar a melhorar continuamente a experiência do cliente.
Ao integrar inteligência de negócios com o software jurídico, você poderá transformar dados em insights acionáveis que impulsionam a eficiência operacional, melhoram o atendimento ao cliente e fortalecem a posição competitiva do seu escritório de advocacia.
Por fim, certifique-se de explorar todas as funcionalidades oferecidas pela ADVBOX e adaptar as estratégias de BI às necessidades específicas do seu escritório.
Como implementar a inteligência de negócios no seu escritório de advocacia?
Implementar inteligência de negócios (BI) em um escritório de advocacia pode ser um processo estratégico que requer planejamento e investimento adequados.
Então, a seguir estão algumas etapas importantes para implementar com sucesso a inteligência de negócios em seu escritório de advocacia. Veja só!
1. Defina Objetivos Claros
Primeiramente, identifique claramente os objetivos que você deseja alcançar com a implementação da inteligência de negócios.
Isso poderia incluir melhorar a eficiência operacional, otimizar a gestão de casos, entender melhor as necessidades dos clientes, entre outros.
2. Avalie Suas Necessidades e Recursos
Analise as necessidades específicas do seu escritório de advocacia e avalie quais recursos de BI serão mais benéficos. Considere fatores como o volume de casos, tamanho da equipe, tipos de clientes e áreas de prática.
3. Escolha as Ferramentas Adequadas de BI
Pesquise e selecione as ferramentas de BI mais adequadas às suas necessidades. Isso pode incluir sistemas de gestão de casos com recursos analíticos, ferramentas de análise preditiva, dashboards personalizados, ferramentas de e-discovery, entre outros.
Além disso, certifique-se de escolher soluções que se integrem facilmente ao seu ambiente de trabalho existente.
4. Integre Dados de Forma Centralizada
Para obter o máximo benefício da inteligência de negócios, é essencial integrar dados de diversas fontes em um local centralizado e acessível.
Isso pode incluir dados de clientes, informações de casos, registros jurídicos, dados financeiros, entre outros. A integração de dados permite uma análise mais abrangente e insights mais precisos.
5. Capacite sua Equipe
Investir em treinamento e capacitação é crucial para o sucesso da implementação de BI. Certifique-se de que sua equipe esteja familiarizada com as ferramentas e técnicas de análise que estão sendo introduzidas. Isso ajudará a garantir uma adoção eficaz e o uso otimizado das novas tecnologias.
6. Comece com Projetos Piloto
Considere iniciar com projetos piloto antes de implementar totalmente a inteligência de negócios em todo o escritório. Isso permite testar a eficácia das soluções escolhidas e fazer ajustes conforme necessário antes da implementação em larga escala.
Isso pode incluir taxas de resolução de casos, tempo médio de resposta aos clientes, eficiência operacional, satisfação do cliente, entre outros. Acompanhe regularmente essas métricas para avaliar o impacto das iniciativas de BI.
8. Promova uma Cultura de Dados
Encoraje uma cultura de dados em seu escritório, onde a tomada de decisões seja baseada em evidências e insights provenientes da análise de dados. Incentive a colaboração entre os membros da equipe para compartilhar aprendizados e melhores práticas relacionadas ao uso de BI.
9. Esteja Aberto a Ajustes e Melhorias
A implementação de inteligência de negócios é um processo contínuo. Esteja aberto a ajustes e melhorias conforme o escritório evolui e novas necessidades surgem. A evolução constante garantirá que sua prática jurídica permaneça competitiva e eficiente no longo prazo.
Potencialize a inteligência de negócios jurídicos com a ADVBOX!
Portanto, implementar inteligência de negócios em um escritório de advocacia pode proporcionar benefícios significativos, desde a melhoria da eficiência operacional até a prestação de serviços jurídicos mais precisos e personalizados.
Assim, com uma abordagem estratégica e compromisso com a análise de dados, você estará melhor posicionado para enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades em um mercado jurídico em constante evolução.
Assim, a inteligência de negócios é um catalisador para o sucesso jurídico na era digital. Ao adotar uma abordagem orientada por dados, os escritórios podem transformar informações em insights valiosos, impulsionando a inovação, eficiência operacional e vantagem competitiva.
Então, se você ainda não explorou o potencial da inteligência de negócios em seu escritório, agora é o momento ideal para começar a colher os benefícios que ela pode oferecer.
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Mais conhecimento para você!
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Administrar um escritório de advocacia exige atenção a pontos que vão além do conhecimento na área jurídica escolhida para o atendimento aos clientes.
Erros de gestão podem acontecer no processo – e é natural que eles ocorram. Mas é importante ter clareza sobre como ajustá-los e, no melhor dos cenários, evitar para que esses problemas nem apareçam na rotina do seu escritório.
Sendo assim, nosso objetivo com esse conteúdo é ajudar que a sua empresa não cometa esses erros de gestão e consiga se manter saudável.
O primeiro passo você já está dando, que é a busca por conhecimentos específicos sobre o assunto. Ter atenção ao que é novidade na administração de escritórios e um olhar atento sobre como estão acontecendo os processos na sua empresa é determinante para compreender os erros e corrigi-los.
Por isso, continue a leitura desse conteúdo. Vamos juntos compreender como deixar os principais erros de gestão longe do seu escritório de advocacia.
Quais os principais erros das empresas?
Falta de foco com relação à área de atuação do escritório de advocacia. Entre os erros de gestão, este está entre os mais graves e, se você está passando por isso, considere corrigir o mais rápido possível.
Desta forma, quando não temos clareza sobre qual ou quais áreas a equipe de advogados tem conhecimento para atuar, erros graves com relação ao atendimento de clientes e o funcionamento do escritório podem acontecer.
Uma visão muito generalista dos profissionais pode ser decisiva para que as pessoas que contrataram o serviço não sejam clientes recorrentes. E, por falar nisso, outro erro que é recorrente na gestão é não conhecer o público-alvo do escritório.
Por isso, esses dois pontos estão relacionados. Não há como determinar quem são as pessoas-chave que podem procurar o escritório sem ter a visão sobre a área de atendimento.
Considere realizar um estudo de personas e organizar um plano de marketing jurídico.
A propósito, esse é outro erro de gestão muito comum. Muitos escritórios de advocacia não colocam na lista de prioridades definir as estratégias de marketing que vão aproximar a empresa de novos clientes.
Entender quais são os conteúdos mais atrativos para publicar no blog, redes sociais e newsletter do escritório é uma estratégia importante. Assim, pode-se atingir as pessoas que têm mais chances de contratar os serviços da equipe jurídica.
Isso porque com um sistema de CRM, como o disponível na ADVBOX, fica muito mais fácil ter relatórios. Esses podem ser sobre os perfis de clientes ativos no escritório e assim segmentar personas e determinar os perfis.
Análise financeira: quais os erros da empresa?
Questões ligadas ao financeiro da empresa são sensíveis e também estão sujeitas a erros de gestão. No caso de um escritório de advocacia, talvez um dos problemas mais comuns está na falta de organização e tempo para dedicar a essas questões.
Misturar dinheiro pessoal com o da empresa é um dos erros de gestão mais conhecidos. Mas a falta de acompanhamento dedicado ao financeiro leva à desinformação sobre contas a pagar, honorários pendentes, salários da equipe e gastos com a manutenção do escritório.
Ao contar com um software dedicado ao mundo jurídico que gerencie também as questões financeiras, o seu escritório de advocacia ganha tempo e conhecimento sobre o cenário atual da empresa. A ADVBOX, por exemplo, integrou à ferramenta uma área específica para realizar o acompanhamento em tempo real da saúde financeira do escritório, com relatórios e gráficos específicos.
Em um teste gratuito de 7 dias na ferramenta você poderá colocar em prática os benefícios de uma visão completa sobre o sistema financeiro da sua empresa e se proteger de muitos erros ocasionados pela falta de controle da área.
O que é gestão de erros?
De forma prática, o que é a gestão de erros? Agora que você já acompanhou no conteúdo os principais erros de empresas de advocacia e sabe como corrigi-los ou evitá-los, vamos entender como estrutura o processo de gestão de erros.
Para começar, é importante entender que erros vão acontecer e normalmente eles podem ser um aprendizado para que o seu escritório dê passos diferentes no caminho da inovação. Ou seja, leve os erros a sério e seja flexível para voltar atrás em algumas decisões.
Não tenha medo de errar, mas tenha consciência que, ao identificar o problema você precisará aprender com ele, documentar o que não aconteceu como esperado e apostar na solução.
Ter uma gestão data driven que leva em conta os dados para a tomada de decisões pode ser uma das estratégias para utilizar na gestão de erros do escritório.
Um acompanhamento detalhado e seguro das informações sobre o que acontece com os processos de cada cliente é decisivo para evitar ao máximo problemas.
Para isso, é indispensável implantar na empresa um software de advocacia que será responsável pela automação e insights sobre o que acontece no escritório.
Ao tornar alguns processos automatizados, funções tornam-se mais práticas e assertivas, economizando tempo e também garantindo mais produtividade às equipes de advogados.
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Aprender a distribuir as atividades do seu escritório de advocacia não está entre as tarefas mais fáceis. Dependendo do seu perfil profissional, talvez seja mais simples ou desafiador repassar para outros integrantes do time as ações que precisam ser feitas.
Mas acredite: na carreira jurídica é fundamental aprender técnicas de delegação de tarefas.
Sendo assim, ao compreender a importância de delegar as atividades, você evita problemas sérios que podem levar aos excessos no trabalho, como a síndrome de Burnout.
Fazer uma gestão do tempo com qualidade é a chave do sucesso para evitar rotinas estafantes que são o primeiro passo para o início da síndrome.
Mas de forma prática, você sabe o que é a delegação de tarefas? Basicamente trata-se de permitir que outros profissionais que trabalham no escritório possam desempenhar atividades – de forma completa ou divididas em sub-tarefas – que antes eram feitas somente por você.
Sim, essa divisão pode gerar insegurança.
Mas nesse post vamos te dar insights importantes para que a delegação de tarefas aconteça de forma tranquila e tenha como resultado uma equipe muito mais integrada e alcançando o sucesso como time.
Qual a importância da delegação de tarefas?
Além de evitar a sobrecarga de uma única pessoa – que pode ser você ou outro integrante do time jurídico – a delegação de tarefas aumenta o engajamento do escritório.
Isso acontece porque ao compartilhar uma ação que antes era exclusiva de alguém, você permite que a resolução daquela atividade aconteça a partir de um novo olhar. Experiências jurídicas de pessoas diferentes no escritório podem ser muito ricas na hora de resolver alguma questão.
Por isso, incentive que a delegação de tarefas aconteça de forma natural no escritório e acompanhe os resultados desse trabalho realizado em conjunto. Aproveite ainda para pedir que as pessoas envolvidas em determinada tarefa possam compartilhar feedbacks e aprendizados.
Como delegar uma função?
Quando chegar o momento de delegar uma tarefa ou uma função no seu escritório de advocacia, você deve se preparar com antecedência. Observe as pessoas que formam o seu time e entenda o perfil de cada uma delas.
Saiba que muitas vezes aquele profissional pode não ter a habilidade necessária para desenvolver uma atividade específica. Porém, lembre-se que na delegação de tarefas também existe a etapa de aprendizagem e desenvolvimento da capacidade de resolver a demanda.
Por isso, gestores e líderes quando vão delegar uma função precisam estar conscientes que precisarão praticar o desapego.
É natural ter apreensão ao entregar a atividade para outra pessoa, mas coloque a etapa de delegação dentro de um plano e respeite cada etapa.
Você vai precisar de um planejamento: comece por uma atividade mais simples e evolua alguns degraus durante o processo. Acredite, ao planejar a distribuição das ações, você e seu time vão ganhar tempo e o aprendizado será muito mais tranquilo para seus liderados.
Duas vantagens e dois riscos da delegação de tarefas
Se você fez um planejamento para a delegação de tarefas, já deu um primeiro passo importante. Mas aqui também cabem alguns alertas para que a experiência de compartilhar atividades não seja traumática para a sua equipe jurídica.
1. Falta de comunicação
Um dos principais problemas que podem aparecer em uma delegação de tarefas é a falta de comunicação. Por isso, recomendamos que você documente cada etapa: como ela vai acontecer, quais os resultados esperados, as metas e objetivos.
Comunique de forma clara para a pessoa que será a nova responsável pela execução da demanda. Tire as dúvidas e mostre-se disponível para trocas.
2. Espectativa
Outro risco da delegação de tarefas está na expectativa da liderança que está repassando a atividade para outra pessoa.
É claro que você vai desejar que se conclua a tarefa corretamente. Porém, esse outro profissional poderá ter meios diferentes dos seus para chegar ao resultado.
Por isso, tente não comparar como você faria em relação ao que a pessoa está fazendo. Isso vai ajudar no desapego da função e também a não ter frustrações pelo caminho.
Agora que apresentamos dois riscos sobre a delegação de tarefas, também vamos compartilhar dois – dos muitos benefícios – que você terá ao colocar em prática a divisão de atividades.
Economia de tempo: seu escritório vai ganhar muito ao dividir as atividades de uma mesma demanda macro com mais pessoas. Afinal, quanto mais profissionais dedicados para que essa entrega aconteça, mais rápido ela estará concluída;
Melhora do clima organizacional: transforme o espírito de time do seu escritório ao dividir as funções. As pessoas sentirão que para que determinada atividade seja concluída com sucesso, o trabalho de cada um é importante. Evitando a sobrecarga de uma única pessoa você compartilha o trabalho e também as conquistas. Pode acreditar que todos ficarão muito mais empolgados em ver uma causa ganha quando cada um fez a sua parte para aquela vitória.
A metodologia perfeita para a delegação de tarefas
Até agora você compreendeu a importância da delegação de tarefas, seus riscos e benefícios para o clima organizacional do escritório. Mas talvez tenham ficado algumas dúvidas sobre como colocar a delegação de tarefas na prática.
A metodologia de taskscore pode ser decisiva para que a delegação de tarefas seja um sucesso na sua empresa.
Ao contrário de métodos que fazem a gestão somente por atividade concluída, com a taskscore líderes podem determinar pontuações específicas para cada entrega.
Por exemplo, você pode subdividir uma tarefa macro, que até então estava sob sua responsabilidade, em várias demandas menores e distribuir entre o time. Essas informações são colocadas no software jurídico e cada atividade tem pontos específicos.
Ao concluir a ação, o advogado que realizou a tarefa recebe os pontos que podem ser convertidos em benefícios como, por exemplo, a realização de um curso, a possibilidade de tirar uma folga ou flexibilizar o horário de trabalho.
E tudo isso só acontece com a ajuda da tecnologia.
Além de tornar fácil a visualização das atividades que foram completadas, o líder do escritório pode acompanhar como está a demanda de cada advogado sem ser invasivo de forma exagerada.
O sistema de Taskscore está disponível para clientes ADVBOX. Para conhecer mais e aplicar na prática em seu escritório, faça o teste gratuito de 7 dias da ferramenta.
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