Saber responder a respeito do caminho que o negócio precisa atingir para obter sucesso é desafiador. Somente líderes que entendem a importância da gestão estratégica de escritórios de advocacia é que conseguem estabelecer um plano consistente que vai chegar aos objetivos.
No entanto, para advogados e sócios de negócios jurídicos, nem sempre é fácil estabelecer um planejamento com estratégia. Muitas vezes isso acontece porque esse não é um tema abordado costumeiramente nos cursos de Direito.
Como consequência, o tema não é familiar aos advogados que muitas vezes precisam aprender, na prática, sobre gestão estratégica de escritórios de advocacia e as melhores maneiras de criar planejamentos que vão orientar o negócio como um todo.
Pontos como estes são respondidos quando há um planejamento adequado:
Qual o momento atual do escritório?
Para onde o escritório está caminhando?
Quais as maneiras de chegar até o que está no planejado?
Agora pense se essas três perguntas podem ser respondidas considerando a atual realidade do escritório em que você trabalha. Se ainda não é possível ter respostas para as questões, então continue acompanhando este conteúdo.
Vamos abordar os desafios que são enfrentados para elaborar uma gestão estratégica e como obter sucesso no negócio ao realizar essa organização. Descubra como a tecnologia e os recursos inteligentes podem ser tornar decisivos para um planejamento efetivo.
Continue a leitura para compreender cada um desses pontos.
Como fazer a gestão estratégica de escritórios de advocacia?
O caminho que não deve ser seguido pelo negócio precisa estar presente no planejamento. Por essa razão, uma gestão estratégica de escritórios de advocacia permite que lideranças, sócios e gestores compreendam tudo o que deve ser evitado.
Fazer estudos de mercado, descobrir tendências e estabelecer metas fazem parte dos pontos cruciais nessa trajetória de sucesso de um negócio jurídico. No entanto, talvez você esteja se perguntando sobre como descobrir as informações que serão pertinentes ao seu planejamento.
Analisar o mercado, observar o que a concorrência está fazendo e analisar a realidade da região em que o escritório atua pode ser uma tarefa complexa. Porém, com a ajuda de recursos tecnológicos, essa atividade pode ser assertiva em diferentes pontos.
Escritórios jurídicos que contam com softwares desenvolvidos exclusivamente para o mercado já estão à frente quando o assunto é gestão estratégica. Isso porque algumas dessas ferramentas disponibilizam recursos de business intelligence (ou inteligência de negócios, em português).
Talvez você ainda não tenha ouvido falar a respeito desse conjunto de práticas que capta, reúne, trata e analisa dados. Em resumo, uma ferramenta com business intelligence transforma informações que serão relevantes para o negócio.
Ter esses dados consistentes auxilia a gestão estratégica de escritório de advocacia no planejamento. Assim, se destaca a melhor maneira de colocar o negócio no caminho a ser percorrido com o objetivo de alcançar resultados.
Aliás, muito se fala que os dados são o novo petróleo. As informações que podem ser captadas do mercado consolidam o escritório como competivivo. Ao enxergar tendências que, talvez, os concorrentes ainda não tenham percebido.
Agilidade é a chave para conseguir se destacar e, somente com o suporte da tecnologia e do cruzamento de dados inteligentes é que esse planejamento pode ser consolidado.
Mas afinal, como funciona o business intelligence?
Mais do que conhecer na teoria o que as práticas de inteligência de negócios são capazes de fazer, é importante ter segurança para aplicá-las na realidade do seu escritório de advocacia.
De forma resumida, podemos afirmar que ao utilizar business intelligence, todos os setores do negócio se beneficiam. Da recepção, até o financeiro, passando pela gestão estratégica de escritórios de advocacia.
Os recursos inteligentes da ferramenta – que no caso de clientes da ADVBOX estão disponíveis na versão Elite – fazem uma verdadeira varredura de dados que poderão ser usados no planejamento e no dia a dia do escritório.
Por exemplo, ao utilizar business intelligence você tem vantagens como:
Analisar o comportamento dos clientes;
Identificar tendências de mercado;
Encontrar problemas ou necessidade de investimento em determinados setores do negócio;
Coletar dados a respeito de concorrentes;
Acompanhar em tempo real o desempenho do escritório;
Identificar oportunidades para aumentar os rendimentos.
Esses são apenas alguns dos pontos que podem ser mapeados pela ferramenta e incluídos no planejamento.
Isso só acontece quando o escritório entende a necessidade de centralizar todas as informações em um único ambiente. Fazer a gestão dos dados e utilizá-los a favor do crescimento do negócio é essencial para que a organização se mantenha viva em um mercado tão concorrido.
Por exemplo, imagine um cenário em que o escritório passa a atender mais a processos de determinada área do Direito. No entanto, sem consultar os dados, não percebe que aquele segmento precisa de mais atenção e investimentos.
Sem colocar os esforços necessários para a área, talvez o escritório perca novos clientes ou, até mesmo, diminua a qualidade do atendimento para dar conta de um volume não planejado de processos.
A importância do planejamento e da gestão estratégica de escritórios de advocacia
O que é missão no planejamento estratégico do escritório de advocacia?
No entanto, a partir do exemplo anterior, sabe-se que quando há uma análise feita por meio de recursos tecnológicos, como é o caso de business intelligence, torna-se mais efetiva a observação do que é tendência e para onde devem ser aplicados os recursos e investimentos do negócio.
O planejamento acontece com mais segurança quando se utilizam dados de forma inteligente. Além disso, outro fator que permite uma gestão estratégica de escritórios de advocacia se conecta com a automação dos negócios.
Ou seja, o uso cada vez mais frequente de softwares jurídicos abre oportunidades para que gestores possam ser muito mais eficientes no acompanhamento e organização dos escritórios.
De modo geral, ferramentas de automação garantem que as equipes possam agilizar as tarefas que podem ser automatizadas, como por exemplo, questões relacionadas a agendas e monitoramento de dados dos processos. Com isso, os profissionais ganham tempo para se dedicar aos processos em si.
Como consequência, os negócios e advogadosganham tempo e produtividade. Aliás, esse é um dos temas mais recorrentes quando se fala em gestão estratégica de escritórios de advocacia.
Cada vez mais profissionais de relevância no mercado têm buscado escritórios que permitam uma jornada de trabalho flexível, que considere mais as entregas do que propriamente o tempo trabalhado.
Para que gestores possam oferecer essa prática e, ao mesmo tempo, tenham controle a respeito do que acontece no escritório, a automação é decisiva. Metodologias de produtividade e tecnologia para acompanhamento de tarefas são importantes para garantir a qualidade e o bom atendimento.
Como aplicar a automação para a produtividade dos escritórios?
Ao incluir todas as tarefas que precisam ser realizadas em um software jurídico, quem faz parte da gestão estratégica de escritórios de advocacia consegue visualizar com exatidão o que deve ser feito. Prazos, cronogramas e relevância de cada tarefa estão disponíveis para que todos acompanhem.
Dessa maneira, os advogados e outros membros da equipe podem realizar suas atividades de acordo com a prioridade estabelecida pelas lideranças. Com isso, é possível evitar que prazos sejam perdidos ou que tarefas que não têm o mesmo nível de urgência ou relevância sejam realizadas antes de outras.
A facilidade de incluir todas as atividades em um único ambiente também passa pela agilidade no acompanhamento dos gestores. Não é necessário, por exemplo, fazer acompanhamentos individuais com a equipe. Afinal, todas as informações sobre o status da demanda e como a atividade está sendo realizada estão disponíveis em poucos cliques.
Para os advogados os benefícios também vão além da organização. Ao utilizar a metodologia de pontuação por tarefas da ADVBOX – chamada de Taskscore – cada atividade recebe uma pontuação.
O escritório de advocacia pode determinar que, ao acumular determinada quantidade de pontos, o profissional é beneficiado com premiações que podem ir desde folgas a outros prêmios.
A partir dessas medidas, ganha a cultura organizacional do negócio e, como consequência, a retenção de talentos também acontece no escritório.
A longo prazo, esse tipo de ação beneficia diretamente a gestão estratégica de escritórios de advocacia. Afinal, os profissionais se mantém motivados, não há uma alta rotatividade e os clientes conseguem perceber os benefícios na prática, com um bom atendimento e processos que são atendidos com excelência.
O que é estratégia de gestão?
Anotados todos os pontos que citamos no texto, é necessário colocá-los em prática. Estabelecer uma gestão estratégica de escritórios de advocacia é determinante para o sucesso do negócio.
Sempre é tempo para começar. Mesmo que a organização esteja no mercado há muito tempo ou se não há um planejamento neste sentido. Por outro lado, se o seu escritório está dando os primeiros passos, aproveite esse momento para começar com um entendimento geral do mercado, garantindo decisões muito mais estratégicas.
Aliás, contar com um software jurídico deve ser a medida inicial. A tecnologia precisa fazer parte da rotina com o objetivo de facilitar e promover inteligência para o negócio. Não há estratégia de gestão sem automação e recursos inteligentes.
Por essa razão, a ADVBOX quer que você experimente de maneira prática os benefícios de contar com o melhor software jurídico do mercado.
Os recursos da ADVBOX estão disponíveis para teste gratuito durante 7 dias. Comece agora mesmo a verdadeira revolução de dados, organização e produtividade no seu escritório.
Questões relacionadas à produtividade e organização do tempo têm sido cada vez mais comentadas nos últimos anos e, no meio jurídico, não é diferente. Sendo assim, fazer uma boa gestão de tempo na advocacia é primordial por inúmeros fatores.
Por isso, ter uma boa organização do tempo que você passa no escritório é decisivo para trabalhar de maneira mais eficiente e, como consequência, ter mais produtividade e tempo para se dedicar também à vida pessoal.
Isso porque quando há falhas na gestão de tempo na advocacia, os profissionais colocam em risco sua qualidade de vida, o tempo com a família, momentos de lazer e, não menos importante, as próprias entregas no trabalho.
Estamos o tempo todo conectados e recebendo estímulos por toda a parte que podem nos tirar do foco para entregar algo que é importante, como mensagens no WhatsApp, e-mails, notificações em redes sociais, etc.
Todos esses fatores podem se tornar vilões quando o assunto é gestão de tempo na advocacia.
Por isso, se você sente que pode ter muito mais produtividade e assertividade nas suas entregas, continue a leitura desse post no blog. Nele vamos trazer dicas sobre:
Vamos juntos para uma melhor gestão de tempo na advocacia?
Como fazer a gestão de tempo na advocacia?
Talvez essa seja a principal pergunta que você está se fazendo depois de ler a introdução deste post. Afinal, essa é uma profissão com pouca rotina e, por isso, a gestão de tempo na advocacia pode ser um desafio.
Sim, é desafiador, mas é possível alcançar melhores índices de produtividade ao adotar algumas práticas de gestão de tempo.
Desde o início da pandemia, muitos profissionais da advocacia começaram a trabalhar home office e isso representou um grande desafio, afinal, questões pessoais e profissionais se interligaram de maneira ainda mais importante.
É por isso que, nunca foi fundamental falar e pensar sobre a gestão de tempo na advocacia. E, para começar, um importante passo é ter clareza sobre a importância das atividades que você realiza no seu dia a dia.
Aliás, o autor Christian Barbosa, especialista em gestão de tempo e autor do livro “Tríade do Tempo” orienta que as pessoas façam a seguinte divisão das suas tarefas:
Tarefas importantes: aquelas que são significativas para nossa vida ou trabalho. Elas estão relacionadas aos objetivos e sonhos que desejamos alcançar.
Tarefas urgentes: aquelas não previstas. Surgem de última hora e normalmente são um fator de estresse.
Tarefas circunstanciais: são aquelas desnecessárias, onde apenas jogamos nosso tempo fora, de maneira inútil. Não agregam valor nem à nossa vida pessoal, nem à profissional.
Segundo o autor, deveríamos dedicar 70% do tempo às tarefas importantes, 20% às urgentes e 10% às circunstanciais.
Tipos de tarefas
Sendo assim, esse é um bom primeiro passo para conseguir caminhar para uma boa gestão de tempo na advocacia.
Isso porque sabemos que muitas vezes as tarefas urgentes acabam tomando uma boa parte dos nossos dias, como clientes que ligam fora de hora e surgem com alguma emergência, por exemplo.
Mas você pode tentar evitar que esses pedidos urgentes tornem-se frequentes. Uma dica é, por exemplo, estabelecer horários do dia em que eles podem entrar em contato.
Por isso, estabeleça também o meio de comunicação que será usado para os pedidos fora de hora: e-mail, WhatsApp, ligação… qual funciona melhor para a sua rotina?
Ao determinar esses pontos iniciais nas trocas com os clientes, você já reduz muito o número de tarefas urgentes para conseguir se dedicar às importantes.
Quais são as etapas do processo de gestão de tempo?
Estabelecer uma rotina é um passo importante para que a sua gestão de tempo na advocacia aconteça da melhor forma.
Ao identificar o que funciona melhor para o seu dia a dia, você consegue fazer uma boa divisão entre as questões relacionadas à sua vida pessoal e também à profissional.
Equilíbrio na rotina do escritório
Sendo assim, lembre-se que é fundamental ter um equilíbrio entre as rotinas relacionadas ao escritório com os momentos da vida pessoal.
Excesso de trabalho está longe de significar alta produtividade e uma gestão de tempo eficiente. Normalmente esse cenário está conectado à sobrecarga dos profissionais.
Por isso, a recomendação de especialistas em gestão de tempo é que se organize uma rotina que contemple os dois lados de forma saudável.
Por exemplo, sabe-se que atividades físicas, além de auxiliarem a manter o corpo saudável, também são essenciais para uma boa saúde mental.
Assim, uma dica, nesse caso, é colocar na agenda a prática de atividades físicas. Para muitos profissionais, ao organizar uma rotina na agenda, fica muito mais fácil visualizar o que deve ser feito no dia.
Não importa se você usa uma agenda de papel ou recursos como o Google Agenda. Estabeleça como prioridade organizar a sua semana (ou mês) incluindo não apenas as tarefas relacionadas ao trabalho.
Este é um erro que muitos profissionais cometem: incluem na agenda apenas os compromissos de trabalho. Com isso, não visualizam os espaços de tempo para momentos de lazer.
A gestão de tempo na advocacia precisa ser feita com equilíbrio. E estabelecer uma rotina que inclua todos esses pontos é primordial para começar.
Como usar o seu tempo?
Essa é uma pergunta que talvez você se faça: como usar o tempo? E agora o que vamos falar é sobre fugir da procrastinação.
Muitas vezes algumas tarefas repetitivas – pequenas ou grandes – acabam sendo deixadas de lado. Porém, essas pequenas atividades de rotina podem se tornar um problema na gestão de tempo na advocacia.
Por exemplo, uma simples conferência de prazos no site de um tribunal ou uma petição que deveria ter sido organizada, podem se tornar grandes problemas se você procrastinar.
Imagine que você deixou essas atividades pequenas de lado e, quando o prazo estava quase estourando, você abriu o site e ele estava fora do ar.
O que não deveria se tornar uma emergência, se tornou um problema muito mais grave que você precisará resolver.
Por isso, tente resolver questões fáceis logo no início do seu dia. Você terá a impressão de ter sido muito mais produtivo ao colocar como concluídas as tarefas na sua agenda.
Mas lembre-se que a procrastinação é da natureza humana e ela vai acontecer! Não se culpe se você não for totalmente produtivo em um dia de trabalho.
O que não deveria acontecer é ter longos períodos de baixa produtividade e alta procrastinação.
Como usar o tempo de forma inteligente?
Agora que já falamos sobre dividir o tempo entre tarefas importantes, urgentes e circunstanciais, vamos entender como ferramentas podem ser essenciais na gestão do tempo na advocacia.
Se o seu escritório de advocacia não conta com um software para auxiliar na gestão das tarefas e organização da empresa, provavelmente você está gastando tempo de maneira desnecessária.
Assim, um software jurídico permite que você faça a gestão do escritório de maneira inteligente, deixando tempo suficiente para as tarefas importantes.
Afinal, são as tarefas importantes que vão fazer o seu escritório voar ainda mais longe.
Clientes da ADVBOX, por exemplo, contam com inúmeras facilidades que garantem mais produtividade para o dia a dia das equipes de advogados.
Sistema de Pontuação por Tarefas
O sistema Taskscore, de gestão de tarefas, garante uma importante visão de gestão de tempo na advocacia.
Ao aplicar a metodologia exclusiva da ADVBOX, você tem uma visão completa de todas as tarefas que precisam ser executadas, com prazos e pontuação de acordo com a prioridade.
Com uma visão global é possível visualizar as atividades, administrar de forma mais inteligente o tempo e, como consequência, ter mais produtividade.
Na metodologia é possível metrificar as atividades de acordo com:
Tempo de duração da execução da tarefa;
Complexidade da tarefa, avaliando o nível de dificuldade.
Se você quer conferir a funcionalidade da ADVBOX no dia a dia do seu escritório para compreender como o Taskscore pode ser decisivo para a gestão do tempo na advocacia, teste gratuitamente por 7 dias.
Outro benefício que está diretamente conectado com a gestão de tempo na advocacia é a possibilidade de eliminar processos manuais.
Ao contar com um software de advocacia, você ganha tempo pesquisando informações sobre os processos.
Clientes ADVBOX recebem dados sobre o andamento dos processos de maneira automatizada, o que garante agilidade na tomada de decisão e acompanhamento dos casos dos clientes.
Lembre-se que, ao contratar uma ferramenta jurídica, você deve se certificar que ela seja de uso simples e prático.
Ferramentas complexas podem prejudicar a sua produtividade. É por isso que você deve testar as funcionalidades e entender se elas fazem sentido para o seu dia a dia.
Quais são os princípios da gestão do tempo?
A última etapa dessa nossa conversa sobre gestão de tempo na advocacia fala sobre processos. Ter processos definidos está entre os princípios da gestão do tempo.
Não importa o tamanho do seu escritório de advocacia. Se você não tem processos definidos, provavelmente vai perder um tempo importante no seu dia a dia.
Ao padronizar atividades, você torna o fluxo de trabalho mais assertivo, elimina boa parte do tempo ocioso e evita muitos retrabalhos.
Documente os processos e revisite sempre que for necessário para entender se atualizações precisam ser feitas.
E não esqueça que, para contar com uma boa gestão de tempo na advocacia, a ADVBOX é a parceira ideal para a sua organização.
A baixa produtividade é um dos maiores problemas a serem enfrentados na gestão jurídica. A fim de otimizar os ganhos do escritórios, é necessário investir em técnicas que tenham impacto direto na produção da equipe.
É provável que medir a produtividade pessoal em escritórios de advocacia seja o principal desafio enfrentado pela administração de pessoal dos escritórios.
Ter plena consciência de como cada membro do time jurídico tem agido profissionalmente é o primeiro passo para desenvolver estratégias que levem qualquer Banca a alcançar suas metas e objetivos. Ou seja, não é possível ter um escritório de advocacia relevante no mercado ignorando esse aspecto.
Por isso, continue a leitura do artigo para descobrir como identificar e resolver a baixa produtividade na sua equipe!
Como identificar baixa produtividade?
É preciso utilizar metodologias inovadoras e adaptadas à realidade do mercado jurídico atual para que a baixa produtividade seja percebida rapidamente. Embora ainda seja muito presente em escritórios de advocacia, a observação “a olho nu” deve ser evitada ao máximo para evitar distorções.
Acontece que o acompanhamento da produtividade através do horário de trabalho muitas vezes ainda é realizado de forma analógica e além de ilusória é altamente insuficiente. Sem dúvida que em um mundo cada vez mais integrado digitalmente é preciso pensar em soluções igualmente alinhadas com a tecnologia disponível.
Com o propósito de demonstrar alta produtividade, os membros da equipe do escritório acabam por empregarem sua agilidade na realização de tarefas secundárias. Portanto, os colaboradores deixam de lado tarefas mais importantes e muitas vezes urgentes.
A saber, é importante sempre ter em mente que quanto mais tempo demorar para realizar uma tarefa, menos trabalho o colaborador terá que assumir.
O que afeta a produtividade?
Diversos fatores podem afetar, direta ou indiretamente, a produtividade de uma equipe. Contudo, há um fator essencial e que muitas vezes é ignorado pelos gestores. A produtividadedeve ser entendida como um processo completo, não apenas como um fim a ser analisado.
Em outras palavras, o gestor não pode se preocupar unicamente com a análise dos dados referentes à produção do seu time sem imaginar formas para que ele seja capaz de performar melhor. Cobrar que os colaboradores produzam mais sem proporcionar o ambiente adequado para isso não irá funcionar.
A menos que a equipe do escritório atue em um espaço propício, com o suporte necessário por parte dos gestores, os resultados não irão melhorar. E é importante frisar que isso vai desde relações sadias até a utilização de técnicas e metodologias que garantam um fazer jurídico eficaz e prazeroso.
Como acabar com a baixa produtividade?
Como dito anteriormente, é preciso pensar em todo o fluxo de trabalho antes de buscar uma análise pura dos dados disponíveis. Continuar utilizando os mesmos métodos de trabalho e de controle que já são utilizados há décadas não é uma solução eficaz.
Ou seja, é necessário tirar o foco do controle de horários e passar a utilizar o controle de produtividade individual. Com o intuito de valorizar o esforço de cada membro da equipe e acabar com distorções e injustiças, essa mudança pode trazer efeitos surpreendentes para os escritórios de advocacia.
O advento da tecnologia digital e da internet como protagonistas na vida cotidiana trouxeram possibilidades imensas e diversas. Por consequência, negar a utilização delas para o nosso próprio benefício pode trazer consequências muito negativas.
Como identificar baixa produtividade?
Após entender que o controle da produtividade deve ser compreendido como um processo completo e que são necessárias novas metodologias para realizar seu controle, é importante compreender melhor essas técnicas.
A fim de elucidar o assunto, trataremos aqui especificamente do controle de produtividade a partir de tarefas. Além disso, é fundamental frisar que o controle da produtividade com foco em tarefas não exclui o controle de horários.
Entretanto, ele permite uma grande flexibilização e exclui de maneira muito efetiva a baixa produtividade nos escritórios. Já que o cumprimento de horários não será mais central, o colaborador poderá adaptar a rotina de trabalho às suas necessidades pessoais, garantindo a melhoria na qualidade de vida e na motivação profissional.
Isso por que o profissional será o responsável por entregar as tarefas a ele designadas e, dessa forma, poderá criar as condições ideais de trabalho.
Com um fluxo bem desenhado, os colaboradores são capazes de produzir mais com um esforço menor, visto que a prioridade será pelo cumprimento das tarefas mais urgentes.
O que estimula a produtividade?
A valorização do esforço pessoal é peça fundamental para que o próprio colaborador se preocupe com a própria produtividade. Como mencionado anteriormente, os escritórios de advocacia precisam utilizar metodologias inovadoras que possibilitam esse aspecto.
Uma das soluções mais utilizadas atualmente e que é capaz de cumprir com essa obrigação é a atribuição de pontuação por tarefa realizada, técnica também conhecida como Taskscore ou Pontuação por Tarefas.
Com ela, cada colaborador recebe uma pontuação específica de acordo com a complexidade da tarefa realizada. Como resultado, o gestor é capaz de observar a produtividade individual dos membros da sua equipe e os profissionais tendem a priorizar as tarefas mais importante e complexas.
Por consequência, o acúmulo de atividades tende a diminuir consideravelmente e o fluxo de trabalho é otimizado de maneira quase automática. Em contrapartida, ao gestor cabe apenas a análise das métricas e pequenos ajustes esporádicos.
Que consequências um baixo desempenho pode trazer?
Por outro lado, um baixo desempenho pessoal pode acarretar em um fluxo engessado que irá afetar consideravelmente os resultados almejados pelo escritório. Somado a um método antiquado de controle de produtividade isso acarreta, além do baixo desempenho no mercado, a inúmeras injustiças entre os membros da equipe.
É provável que o gestor tenda a observar profissionais que não parecem estar se esforçando, como aquele que vai diversas vezes tomar café durante o expediente, e entenda que ele é um dos responsáveis pela baixa produtividade do escritório.
No entanto, devido às diversas personalidades profissionais existentes, isso pode ser enganoso. Cada colaborador tem um ritmo próprio de produção e identificar essas variações a “olho nu” pode se mostrar muito complexo.
Da mesma forma, o colaborador que está o tempo todo na frente do computador não é necessariamente o que mais produz no escritório.
À vista disso, a pontuação por tarefas também auxilia o gestor a evitar essas distorções, já que apresenta a produtividade real e de forma acertada de cada um dos membros do time jurídico.
O que gera produtividade?
Implantar a Pontuação por Tarefas, ou Taskscore, no escritório é o primeiro passo para ter uma equipe motivada e elevar a produtividade do seu time. Sendo assim, no vídeo a seguir é possível compreender como esse processo ocorre, além de diversas dicas sobre sua aplicação.
Além disso, o vídeo também explica o conceito de Ciclo da Improdutividade e apresenta soluções simples e eficazes para isso.
Esse ciclo tem relação direta com diversos dos temas que tratamos até aqui, como a motivação da equipe e a utilização de técnicas que deem conta das exigências no cenário contemporâneo da advocacia.
Resolver o problema da baixa produtividade nas equipe jurídicas pode parecer assustador a princípio, mas com o conhecimento, técnicas e ferramentas adequadas se mostra muito mais fácil do que parece originalmente.
Desse modo, se o gestor tem certeza sobre as atitudes que está tomando, os objetivos e metas traçados para o escritório se mostram cada vez mais próximos e tangíveis.
Vídeo descritivo sobre Direito e Economia: intervenção do Judiciário na Economia,em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.
Um advogado experiente sabe que o principal objetivo do Poder Judiciário não é a justiça, mas sim a paz sociale a preservação da riqueza do estado. Sendo assim, isso implica o bom funcionamento da economia.
Trabalhadores e aposentados são os geradores de demanda. Aumentar seus rendimentos significa ampliar o consumo do país. Por outro lado, as empresas são as geradoras de investimentos. Já os gastos do governo são os salários dos funcionários, as obras e licitações, os gastos das Forças Armadas e, inclusive, os gastos com o Poder Judiciário, os quais no Brasil são em média 2% do PIB.
Quais são as formas de intervenção do Estado?
Ademais, o Estado intervém de várias maneiras na economia brasileira, sendo o Judiciário uma delas.
Inicialmente foi com a Justiça do Trabalho. O governo percebeu que ao condenar muito as empresas a pagarem maiores direitos aos trabalhadores, a população passou a ter mais dinheiro na mão.
À vista disso, quanto mais compram, mais as empresas vendem. Todavia, chega a um ponto que as famílias param de gastar e passam a economizar.
Posto isso, com salários crescendo e a demanda estagnada, as empresas ficam sufocadas.
O Estado percebeu, então, que ao reduzir o valor das condenações a economia volta a crescer, tendo em vista que sobra dinheiro para investir. Dessa forma, o Estado passou a usar a Justiça do Trabalho para essa “gangorra”: ora aumentar a renda dos trabalhadores e a demanda da economia; ora reduzindo a renda e aumentando a margem das empresas para investirem.
No entanto, isso foi só o começo.
Qual a relação do Estado com o INSS?
O Estado percebeu que pode influenciar mais nessa balança. Ao desalinhar as decisões da Justiça Federal com as do INSS, criou o enorme Mercado Previdenciário.
Pense o seguinte: Se o Judiciário acompanhar exatamente as decisões do INSS em tudo, existiriam advogados previdenciários? A resposta é não.
Vale salientar que na maioria dos países não há esse desalinhamento.
Assim sendo, se criou um grande estoque de processos previdenciários com valores em atraso. O Estado criou uma dívida interna gigantesca, usando esta para incentivar ou desincentivar o consumo.
Quanto mais complexas as regras dos benefícios, mais motivos para intervir na economia.
Qual a relação do Direito Tributário com a economia?
Além disso, algo parecido foi feito com o Direito Tributário, tendo em vista que ninguém sabe se está pagando certo os impostos.
Várias teses tributárias geram um grande estoque de processos com dezenas de julgamentos pendentes que podem derramar dinheiro no caixa de milhares de empresas ou reduzir fortemente os tributos, o que é um grande incentivo ao investimento.
Isso acontece no Direito do Consumidor, de Trânsito, Imobiliário, Bancário e também no Administrativo.
Qual a influência da Repercussão geral do STF?
Nos últimos 4 anos o Judiciário tem incentivado o investimento, favorecendo empresas. Ademais, reduziu as condenações trabalhistas e previdenciárias e reduziu as cobranças de impostos das empresas.
Assim sendo, acompanhar essas informações é essencial para definir a estratégia do escritório de advocacia. Então, se você é advogado da área social e anda chateado com a jurisprudência desfavorável: calma, dias melhores virão.
Por outro lado, se você é advogado da área empresarial e acredita que a jurisprudência será favorável para sempre, está muito enganado. Cuidado, faça uma reserva.
Lembre-se sempre que a Justiça em um país capitalista é cíclica e refém das necessidades do mercado.
É fácil ser advogado no Brasil?
É melhor viver e advogar em um país onde quase toda a população é pobre, mas tudo que é necessário é muito barato, ou é melhor viver e advogar em um país que a grande maioria da sociedade é rica, mas tudo que é necessário é caro?
Sendo assim, compare as duas situações hipotéticas:
Você é o dono de um escritório de advocacia ou de uma empresa. Na situação 1, seu negócio fica localizado em uma cidade onde todos ganham bem. Se parar qualquer pessoa na rua, esta terá R$ 1.000,00 para gastar sem pensar.
Por outro lado, na situação 2, seu negócio é localizado em uma cidade onde todos ganham mal. Se parar alguém aleatório, vai ser difícil que tenha mais que R$ 10,00 na carteira.
Responda: em qual situação o seu negócio tem mais chance de evoluir?
Talvez na situação 1, pois será muito fácil vender seus serviços por um bom valor. No entanto, para viver nessa cidade seus empregados devem que ganhar bem, pois possivelmente tudo irá ser caro, certo?
Todavia, se você, como empregador, pagar bem à todos, irá sobrar muito pouco de dinheiro, ou quase nada, para seu sustento.
É muito difícil empreender no Brasil?
Esse é o dilema do empresário.
Ele possui interesse que seus clientes recebam muito bem, mas também que seus empregados ganhem mal. Quanto mais empregados, maior é o interesse para pagar mal.
Se você não possui empregados e advoga sozinho, é perfeito viver na situação 1. Por outro lado, se você emprega 100 advogados, então talvez seja melhor a situação 2.
Posto isso, o Judiciário cria incentivos e desincentivos ao consumo e ao investimento, podendo ser feito de forma segmentada.
O STJ, STF e TST podem suavemente favorecer um setor específico da economia, reduzindo condenações.
Já o Judiciário pode fazer isso apenas com um ou alguns setores da economia, como restringir condenações trabalhistas apenas contra montadoras, bancos, agronegócios e aplicativos.
Tal atitude irá favorecer o crescimento desses setores. É como se algumas empresas estivessem na situação 1 para vender, mas na situação 2 para pagar os seus trabalhadores na mesma cidade.
Qual a importância da análise econômica do Direito?
Essa análise econômica do Direito pesa cada vez mais nas decisões do Judiciário e em todas as áreas do Direito.
Para definir uma estratégia de atuação do escritório é importante estar ciente não apenas do momento da economia, mas também de quais setores estão se favorecendo com as decisões tomadas pelos Tribunais Superiores e qual é a tendência.
Não é necessário mudar de área do Direito, mas escolher o público certo, tendo em vista que cada público se liga a um setor da economia.
O mercado tende ao exagero e a extrema concentração. Sem as correções do Estado e do Judiciário, o mercado entra em crise, colapsa e não consegue mais sair dessa crise.
À vista disso, o Poder Judiciário aprendeu a não realizar cortes drásticos nas decisões, pois precisa intervir suavemente para que a economia atinja o máximo do seu potencial.
Após as Reformas Trabalhista e Previdenciária, por exemplo, o Judiciário acompanhou o Governo e cortou custos através de julgamentos, mas dentro de um limite que não acabou com o mercado jurídico trabalhista e previdenciário. No entanto, apertou bastante.
Esse é o ajuste fino da economia feito pelo Judiciário, o qual o bom gestor jurídico precisa conhecer e acompanhar as posições dos Ministros do TST, STJ e STF. Além disso, é necessário acompanhar as noticias e entender como está a economia.
Por fim, para concluir, falta responder a pergunta inicial: Qual é a melhor situação para os advogados?
Com certeza a opção 1, pois quanto maior a renda da população e quanto maior o salário geral dos trabalhadores, mais prosperidade terão os escritórios de advocacia, os quais são dependentes da condição das famílias e das empresas.
Direito e Economia
O ADVBOX trará novos conhecimentos sobre Direito, Tecnologia e Gestão, apresentando temas inovadores para advogados e advogadas pensarem na sua profissão com uma visão aprimorada de negócios.
O programa será composto por episódios que vão ao ar todas as terças-feiras, às 17h.
Para assistir este episódio sobre Direito e Economia, basta clicar aqui.
Não esqueça de conferir a Parte 2, basta clicar aqui.
Não perca essa oportunidade de aprimorar seus conhecimentos, inscreva-se no Canal do Youtube da ADVBOX e ative o sino para ser notificado de todos os episódios!
Planejar uma viagem, conhecer novas culturas, montar o roteiro de um passeio e até mesmo sonhar em praticar um esporte radical no outro lado do mundo instiga você?
A questão que se apresenta nesse caso é basicamente como conciliar isso com a rotina de advogado. Fazer o que nos dá prazer às vezes fica difícil se temos responsabilidades a cumprir.
A advocacia, no geral, tem sido uma profissão que prende o profissional a um ambiente de trabalho com exaustivas rotinas. O sonho de todo profissional do direito com espírito aventureiro é conseguir conciliar suas fantasias com a rotina de advogado, sem aquele peso ou frustração.
Com os escritórios digitais, o gerenciamento remoto é a estratégia que mais tem chamado atenção para este tipo de advogado.
Através de estratégias pensadas na medida para as necessidades aventureiras do profissional, é possível construir o gerenciamento remoto através da digitalização das informações de todo o escritório.
Assim, comunicar-se com clientes, parceiros, colegas de trabalho e colaboradores torna-se muito mais tangível. O trabalho artesanal é posto de lado. O que ganha espaço é um serviço totalmente digitalizado, podendo ser feito de qualquer lugar do mundo.
Quer transformar suas aventuras tão sonhadas em realidade?
Então não dê ouvidos para terceiros e vá em busca da sua felicidade. Não há como negar que um estilo de vida aventureiro é altamente inspirador. Esse processo de renovação deve fazer sentido unicamente e exclusivamente para você.
Basta entender um pouco mais sobre o gerenciamento remoto; O aprendizado não é difícil e também não custa caro ! Aliás, é mais um recurso da Advocacia digital que traz ótimos resultados com um alto custo benefício.
Baixe nosso e-book sobre gerenciamento remoto e em poucos minutos já se sentirá mais tranquilo em poder gerenciar seu escritório de qualquer lugar do mundo com acesso à internet.
Fale conosco e saiba mais!
O que é Governança Corporativa?
A prática da Governança Corporativa nas empresas e instituições não é nova. Porém, a sua importância ao longo dos últimos anos vem crescendo vorazmente. Assim como sua implementação em escritórios de advocacia.
O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) conceitua a governança corporativa como um “sistema pelo qual as empresas e demais organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo os relacionamentos entre sócios, conselho de administração, diretoria, órgãos de fiscalização e controle e demais partes interessadas”.
De forma simplificada, Governança Corporativa envolve a maneira como se dão as relações de poder e de gestão de uma corporação. Este modelo é responsável ainda por todo o desdobramento dessas relações de poder e gestão por toda a companhia. Desde o topo até a ponta.
O que pode representar a diferença entre o sucesso ou fracasso de qualquer negócio.
Governança Corporativa em Escritórios de Advocacia
Neste aspecto, o escritório de advocacia, não se diferencia em nada de qualquer corporação. A não ser pela capacidade jurídica de seus sócios. O que pode trazer um grau de sofisticação maior nas relações entre os sócios.
O nível de maturidade administrativa de um escritório de advocacia está diretamente ligado ao grau de sofisticação das relações de poder e de gestão da sociedade.
É fundamental para qualquer sociedade que pretenda permanecer no jogo, manter um bom nível de governança.
Se você fizer parte de um departamento jurídico de uma grande empresa esse artigo também é pra você. Provavelmente sua companhia já possui um modelo de Governança Corporativa rodando e esse texto será extremamente útil.
Então, que critérios devo observar? Como o software jurídico pode ajudar meu escritório ou meu departamento jurídico?
Para alcançar um bom nível de governança na sua sociedade, alguns princípios básicos de Governança Corporativa devem ser observados.
Transparência
Todos os sócios devem ter acesso às informações relevantes do escritório. Observe que estou falando não apenas de manter uma base de dados acessível. Mais importante ainda é fornecer informações de qualidade que possam ser úteis ao desenvolvimento da sociedade.
O melhor software jurídico é aquele que permite o acesso a uma base de dados confiável dos seus clientes, dos processos e de funcionamento da rotina do escritório.
Além de uma estrutura de BI (Business Intelligence) que possa agregar inteligência aos processos internos do escritório. Não adianta ter um volume relevante de dados se você não transformá-lo em inteligência.
Os relatórios do software jurídico devem auxiliá-lo. Parece óbvio, mas nem sempre o é. O mais importante na escolha do software jurídico é saber se os relatórios disponíveis realmente serão úteis.
Neste quesito vale lembrar a máxima de que o bom é inimigo do ótimo. Mais importante do que ter um grande volume de relatórios é ter relatórios que possam agregar valor a dinâmica do escritório. Vou te dar alguns exemplos de relatórios que podem realmente agregar valor:
Tempo médio das demandas processuais;
Custo de aquisição de clientes (CAC);
Produtividade média individual e de equipe;
Média de honorários por grupos de ação.
Entretanto, atenção, estes são exemplos bem básicos de indicadores. Se, atualmente, você não mede nem estes. Pode estar perdendo uma grande oportunidade e inclusive pondo sua sociedade em risco.
Equidade
A equidade caracteriza-se pelo tratamento justo e isonômico de todos os sócios e demais partes interessadas. Deve-se levar em consideração não apenas seus direitos e deveres, mas também necessidades, interesses e expectativas.
Em uma sociedade de advocacia que deve buscar a justiça de maneira incansável, como ser mais justo com cada sócio? Como ser mais justo com cada associado? Qual o melhor software jurídico pra isso?
No cenário atual não faz mais sentido que um software jurídico proporcione apenas controle de prazos processuais. Se seu software jurídico não controla a produtividade do seu time, já passou do tempo de buscar uma nova ferramenta.
A percepção de meritocracia pelo time é fundamental para o crescimento da sua sociedade.
De maneira simples, meritocracia nada mais é que o reconhecimento pelo esforço empreendido. Esse reconhecimento pode se dar de várias formas. Mas sabe como nunca vai haver meritocracia? Se não houver medição. Um time que não é medido, não vê seu esforço, não tem base de comparação, nem é visto pelo seu gestor.
Um método bastante inovador de medição da produtividade é o sistema Taskscore. Esse sistema aplica a gameficação em sua abordagem utilizando a pontuação por tarefas. Tornando a busca por produtividade muito mais intuitiva e dinâmica. Taskscore: Alta produtividade na advocacia
Prestação de Contas Responsável (Accountability)
Para que não se tenha consequências legais indesejadas é essencial um bom controle de contas. Os sócios do escritório precisam prestar contas de sua atuação de forma clara, concisa e assertiva. Devendo assumir integralmente as consequências de seus atos e omissões.
É necessário, portanto, agir com diligência e responsabilidade quanto ao seu papel na sociedade jurídica.
Você vai me dizer que seu contador cuida disso pra você. Não é isso?
Mas é importante lembrar que a responsabilidade de fornecer os dados corretos é dos sócios. Mais que isso, a responsabilidade pela assertividade da prestação de contas é personalíssima. Não pode ser delegada ao contador.
Então sua próxima pergunta será: O que o software jurídico ideal deve proporcionar no quesito accountability?
Demonstrativos de Resultado de Exercício: Essencial para saber se o seu escritório dá lucro ou acumula prejuízos. Leia nosso artigo sobre as diferenças do DFC e DRE;
Receitas e Despesas: Este relatório é importante não só para a gestão financeira de rotina, mas também para declaração do imposto de renda.
Saiba mais sobre os relatórios essenciais para um escritório de advocacia.
Responsabilidade Corporativa
Todos os sócios e associados devem zelar pela viabilidade da sociedade. Para que você obtenha um bom nível de governança corporativa, não basta que os sócios estejam focados na viabilidade da sociedade. Todos os colaboradores precisam cultivar a cultura de zelo pela saúde financeira e administrativa do escritório.
Para que você consiga mudar a cultura organizacional da sociedade jurídica você precisará de ferramentas que facilitem a obtenção desse resultado.
Para isso é importante contar com um software jurídico que possibilite rastrear todo o histórico de movimentação da rotina do seu escritório.
Onde seja possível auditar procedimentos realizados por cada membro da equipe. Sem isso torna-se praticamente impossível fazer uma gestão tão eficiente da responsabilidade de cada colaborador. Tornando bem mais difícil a implantação de uma cultura organizacional responsável.
Uma dica extra pra você que leu até aqui. A maioria dos softwares jurídicos, existentes no mercado, cobra por usuário adicionado. O que pode encarecer bastante a mensalidade da plataforma.
Dê preferência a softwares que não cobrem por usuário. Assim torna-se mais viável que cada colaborador possua usuário. Permitindo a você monitorar sistematicamente os procedimentos de cada colaborador.
Além disso, estes todos os recursos que mencionei são funções que um software jurídico gratuito infelizmente não fará por você. Então avalie a possibilidade de despender de algum orçamento para adquirir um bom software.
Gostou do conteúdo? Conheça a plataforma ADVBOX e ingresse nas possibilidades da Governança Corporativa para Escritórios de Advocacia!
Sabemos que para muitos advogados os temas que possuem relação com a gestão empresarial são vistos como complexos, desinteressantes e até mesmo desgastantes para se lidar no dia a dia.
Por isso, neste post vamos tentar fugir do óbvio.
Falar das dificuldades encontradas na advocacia nos limitando apenas às matérias jurídicas seria muito repetitivo. Afinal, não há ninguém melhor do que os próprios advogados para conhecerem as muitas dificuldades enfrentadas cotidianamente no setor jurídico.
Ademais, a proposta nesse artigo é falar sobre como é possível aumentar a colaboração e facilitar aquilo que consideramos um dos maiores contratempos encarados por advogados no exercício de sua carreira: o exercício da gestão empresarial nos escritórios de advocacia.
Como utilizar a gestão empresarial no escritório de advocacia?
Para quem não está inserido na área, ter conhecimentos específicos sobre gestão empresarial pode ser um verdadeiro desafio. Isso fica evidente principalmente quando chega o momento tão esperado em que o advogado vai montar o seu escritório de advocacia.
Aliás, quando dizemos “montar” não estamos nos referindo nem de longe à escolha do lugar, do mobiliário ou de outras tantas decisões estruturais.
O que estamos querendo falar aqui é sobre a parte gerencial do seu escritório, aquela que está ligada à gestão empresarial. Como é possível montar um negócio com mais segurança, deixando para trás as escolhas erradas que podem render anos de preocupação e investimentos equivocados?
Esses questionamentos se mostram mais intensos e evidentes principalmente em dois momentos específicos: Em primeiro lugar, na hora de abrir o escritório de forma propriamente dita e, em segundo lugar, no momento de expandir seu negócio e gerenciar uma equipe grande.
Como a gestão empresarial afeta a formação da equipe do escritório?
E por falar em formação do time, é importante que desde o início do seu escritório, a sua gestão empresarial também considere pontos importantes com relação a esse tema.
Entre esses pontos, destacamos a importância da manutenção da cultura organizacional do escritório, e além disso também formas de manter a sua equipe motivada. Com isso é possível evitar o aumento do turnover e permite que você mantenha os talentos atuando na sua operação.
Agora, vamos às dicas que reunimos por meio de diversas análises estratégicas e do acompanhamento da gestão empresarial aplicada no negócio e nos escritórios dos nossos principais clientes.
Quais os benefícios da gestão empresarial?
No momento de abrir um escritório de advocacia, muitas vezes os advogados esquecem que esse também é um negócio, assim como qualquer outro.
E, como já comentamos no início desse texto, é comum faltar conhecimento específico e estratégico para esses profissionais sobre como uma empresa deve ser conduzida, algo que vai muito além do conhecimento jurídico, também muito valioso, mas insuficiente para essa situação.
É fundamental que o advogado que decide abrir seu próprio escritório tenha noções práticas e efetivas sobre como ter um negócio mais eficiente e que inove no que diz respeito ao assunto gestão empresarial.
E se o advogado não conhece gestão empresarial?
Pode ser que o advogado não tenha todas as habilidades necessárias de gestão empresarial e, até mesmo, que não tenha tempo no momento para adquirir e desenvolver novas práticas. Mas é importante ter em mente que elas serão decisivas para o sucesso do seu escritório.
Se esse for o seu caso, a principal indicação que podemos lhe conceder é que você encontre uma outra pessoa que tenha esses conhecimentos que lhe faltam para ser sua sócia. Esse é um ponto decisivo, afinal, alguém deve ter um olhar treinado e apurado no que tange à gestão empresarial.
Preste atenção a isso, pois será muito importante contar com esse conhecimento prático desde o início para que o seu escritório tenha benefícios como:
Processos estruturados e definidos de trabalho;
Metas a longo, médio e curto prazos bem estipuladas;
Uma visão estratégica de todas as áreas da empresa, indo do financeiro até os recursos humanos.
Esses são apenas três pontos dentre os principais que seu escritório terá como benefícios se desde o princípio você se preocupar com a gestão empresarial, não a deixando relegada a uma preocupação de segundo escalão.
Qual a importância da gestão em uma organização?
Agora que você já sabe quais são os objetivos em se ter a gestão empresarial bem organizada no seu escritório de advocacia, vamos falar sobre a importância de contar com essa estrutura.
Mas antes de nos aprofundarmos no assunto é importante entender como as empresas e escritórios jurídicos normalmente começam sua trajetória no mercado.
A grande maioria dos advogados iniciantes trabalham ou sozinhos ou apenas com uma secretária ou um estagiário. Isso pode acontecer por diversas razões que vão desde as condições financeiras, que não costumam ser favoráveis, até dificuldades de gestão ou encontro de talentos qualificados.
O advogado que trabalha sozinho precisa pensar em gestão empresarial?
Você se engana se pensa que por estar trabalhando sozinho não vai ser preciso se preocupar com as questões relacionadas à gestão empresarial do seu escritório. Esse é um erro muito comum e que deve ser evitado, pois pode ser fatal.
Contar com essa visão ampla e voltada à gestão empresarial desde cedo, vai lhe preparar para que, no momento em que seu time crescer, você tenha foco e saiba como conduzir o seu escritório em diversos pontos estratégicos, tais como:
Controle de prazos;
Status e andamento dos processos;
Comunicação com os clientes;
Estratégias de marketing jurídico;
Rotinas internas do escritório.
Esses são só alguns dos pontos nos quais uma boa gestão empresarial irá atuar para auxiliar seu escritório a obter ainda mais sucesso.
O que é necessário para uma boa gestão empresarial?
Agora vamos entrar em uma etapa um pouco mais técnica e prática sobre o tema da gestão empresarial. Vamos buscar entender juntos o que é necessário para que esse processo ocorra de forma satisfatória.
De maneira geral, o suporte de um software especializado e que tenha recursos pensados especificamente para a área jurídica é o caminho correto para auxiliar os seus processos de gestão empresarial.
Com um bom software, como é o caso da ADVBOX, agendamentos, atribuição de tarefas, prazos, lembretes e acompanhamento de produtividade tornarão a gestão extremamente simples e eficiente. Caso se interesse, já comentamos aqui no blog sobre como o teamwork entre atendimento e advogado pode aumentar a sua produtividade.
É possível trabalhar sozinho e aplicar a gestão empresarial?
As dicas que trouxemos ao longo desse texto são essenciais para todo advogado que deseja conhecer a melhor forma para montar um escritório de advocacia de maneira satisfatória.
Porém, se a dificuldade surgir por trabalhar sozinho e precisar dar conta de tudo isso, a organização particular e o cuidado com a própria produtividade podem se mostrar um grande desafio.
Afinal de contas, nesses casos, o advogado é líder de si próprio. Cabe a ele planejar, executar, coordenar e realizar todas as tarefas necessárias para a realização de seu trabalho. Nesse caso, o profissional precisará ter muita disciplina para ser produtivo sem se sobrecarregar.
Para essas situações, percebemos que os indicadores de produtividade que são proporcionados pela tecnologia digital são excelentes ferramentas, pois permitem a visualização do processo como um todo, dando a verdadeira noção sobre sua carga de trabalho.
Como os indicadores de produtividade auxiliam na organização pessoal?
Além disso tudo, essas técnicas mantém registradas as tarefas futuras, o que diminui o estresse pois cobra menos da memória pessoal, deixando o pensamento livre para coisas mais complexas ou que já passaram.
Ou seja, mostra em detalhes o quanto se produziu e traz satisfação e sensação de dever cumprido. Para isso, o ideal é sempre ter uma agenda organizada, de forma a evitar que o advogado não precise ficar se preocupando em lembrar de tudo que precisa fazer.
Além disso, ao contar com recursos de tecnologia, o advogado pode contar “pontos” de produtividade a cada tarefa, o que também colabora para a sensação de cumprimento dos objetivos.
Depois de algum tempo, é possível até mesmo criar comparativos para enxergar com mais facilidade o quanto se evoluiu. Outro ponto que se beneficia por meio do uso da tecnologia é que ela permite identificar rapidamente quando algo está prejudicando a produtividade.
Qual a relação entre gerenciamento de equipes e a gestão empresarial?
Agora, se o seu escritório de advocacia já conta com uma equipe maior, a gestão empresarial é ainda mais importante e decisiva. Quanto mais pessoas envolvidas, maior a necessidade de reforçar questões de processos, produtividade, motivação da equipe e também a cultura da empresa.
Não são poucos os escritórios de advocacia que perdem bons profissionais porque não se preocuparam, com antecedência, com relação às questões que citamos acima. Se você já percebeu que precisa olhar para essa situação, então entenda o quanto a tecnologia pode dar o suporte que a sua empresa precisa para voar ainda mais alto. Montar uma equipe não consiste apenas na escolha de pessoas com o conhecimento acadêmico e prático para executar tarefas pré-determinadas. Quanto maiores as equipes, mais os gestores de escritórios de advocacia precisam encontrar talentos com responsabilidade e capacidade de pensar de forma estratégica o próprio trabalho.
Quais problemas podem surgir?
Com a equipe já constituída, é possível que diversos problemas apareçam. Entre eles, está a perda de prazos, pessoas jogando a responsabilidade de erros umas para as outras, baixa produtividade de alguns membros e sobrecarga de trabalho de outros.
E a maior dificuldade aqui é que estas questões aparecerão apenas em resultados e conflitos, mas não serão reveladas completamente se o gestor não estiver preparado. É por isso que é essencial manter uma agenda de tarefas individual, para que cada membro da equipe tenha pontos de produtividade atrelados a cada uma das tarefas.
Além disso, essa visão geral pode se traduzir em relatório e indicadores no final do mês.
Como essa visão ampla auxilia o escritório?
Com esse tipo de visão do trabalho dos membros das equipes de escritórios de advocacia é possível identificar em que altura do processo se encontram os problemas. Quando houver alguma inconsistência, será muito mais fácil identificar o responsável e ensiná-lo a realizar a tarefa da maneira certa.
Todos esses pontos dizem muito sobre a importância da gestão empresarial que está completamente atrelada à cultura do seu escritório.
Para complementar esse tema, vamos falar com mais detalhes sobre como você pode impulsionar a sua gestão empresarial utilizando uma metodologia que foca na motivação.
Utilize o Taskscore na sua gestão empresarial
Como mencionamos anteriormente, a sua gestão empresarial ganha outra dimensão quando o suporte vem de um recurso tecnológico.
Clientes ADVBOX, por exemplo, contam com a metodologia Taskscore. O recurso permite que gestores distribuam as tarefas relacionadas aos processos e atribuam pontos para cada uma delas. A partir dessa pontuação, cada advogado conhece em detalhes as demandas que precisam ser cumpridas e vai acumulando pontos de acordo com as suas entregas.
Esses pontos, que vêm a partir das entregas, podem ser transformados em benefícios que podem ir desde gratificações a períodos de folga ou outros recursos que estão atrelados à cultura da empresa.
O sistema permite que todos os colaboradores tenham muito mais autonomia e, consequentemente, flexibilidade de horários e entregas.
Como o taskscore ajuda a metrificar o trabalho?
Ao saber exatamente quais tarefas devem ser realizadas e a pontuação de cada uma delas, o advogado utiliza a metodologia para metrificar seu trabalho e fazer as entregas de acordo com a necessidade.
De forma geral, o método Taskscore atua diretamente na gestão empresarial nos seguintes pontos:
Aumento de produtividade;
Maior autonomia e autogestão de cada colaborador;
Aumento da motivação;
Flexibilidade de horários;
Gerenciamento adequado ao trabalho remoto em conformidade com as leis trabalhistas;
Aumento da receita do escritório;
Possibilidade de recompensar melhor quem entrega mais trabalho;
Ter controle e supervisão total sem o gestor ser invasivo.
Tenha indicadores e faça a melhor gestão
Independente de qual estágio se encontra o seu escritório, é fundamental manter registros, organizações e indicadores da produtividade.
Com esse tipo de ferramenta de gestão você terá mais liberdade para atuar em questões complexas, que exigem verdadeira dedicação e tempo.
Por exemplo, se dedicar aos processos grandes ou treinar a sua equipe sem sacrificar o seu tempo livre.
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Os advogados que tem ADVBOX tem a rotina de trabalho mais eficiente e facilitada. Essa é uma de nossas motivações iniciais.
No entanto, deixar o dia a dia mais simples não envolve apenas a administração digital dos processos, mas também conseguir a satisfação dos clientes através da eficiência em cada etapa, o que pode ser um diferencial para os advogados que tem ADVBOX.
Somos movidos pela inovação em todos os âmbitos possíveis do exercício da advocacia. Assim, fazer com que os clientes dos nossos clientes também sejam mais satisfeitos faz parte do nosso trabalho.
O atendimento pode ser uma das etapas mais complexas, pois envolve paciência, dinamismo e uma boa dose de antecipação. Afinal, como satisfazer mais o seu cliente do que antecipar suas necessidades e entregar resultados antes mesmo que ele pense nos problemas e dúvidas que possui?
Os advogados que tem ADVBOX contam com três funcionalidades que surpreendem e satisfazem os seus clientes. Confira!
Acompanhamento do processo em tempo real
O cliente poderá acompanhar o andamento de seu processo assim que ocorrerem movimentações, sem se obrigar a lidar com a complexidade de consultas processuais dos tribunais, pois as registram-se as movimentaçõe pelo escritório no processo do cliente dentro da ADVBOX.
Se faz a entrega da informação com o suporte de outras duas funcionalidades.
Automação de relacionamento
Como avisar todos os seus clientes de todas as movimentações que ocorrem em seus processos, sem ocupar muitas horas do seu dia e sem aumentar a conta de telefone?
Os advogados que tem ADVBOX contam com uma solução inovadora e que em breve se tornará indispensável: automação de relacionamento.
Com essa funcionalidade, sempre que houver movimentação nos processos cadastrados dentro da plataforma, o cliente será notificado. A notificação pode acontecer por e-mail ou por SMS e informará precisamente o que se fez.
Assim o cliente está sempre informado sobre o andamento do processo. Sua necessidade é antecipada e a informação chega a ele antes mesmo que ele se preocupe com isso.
Link explicativo sem juridiquês
Ao receber um SMS informando que houve “juntada de agravo de instrumento” o cliente pode ficar confuso. Isso poderia gerar inúmeros telefonemas e e-mails desesperados de clientes que não compreendem as etapas processuais e a linguagem utilizada pelos profissionais do Direito.
Por isso, os advogados que tem ADVBOX contam também com a disponibilização de links explicativos, que traduzem cada informação enviada para os clientes a fim de fazê-los compreender o que está acontecendo com seus processos, o que, consequentemente, os mantém tranquilos, com sensação de acolhimento pelo advogado.
Com a ADVBOX, o atendimento com os seus clientes se transforma em algo mais eficiente e prático. Gostou? Para maiores informações, entre em contato conosco!
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A ADVBOX está sempre inovando para atender às necessidades dos clientes, trazendo resultados para o seu escritório.
A evolução das novas tecnologias faz com que as mudanças aconteçam com cada vez mais frequência. Por isso, preparamos uma série de funcionalidades para deixar a sua experiência na ADVBOX cada vez mais intuitiva, ágil e segura.
Entre as funcionalidades que o software jurídico da ADVBOX conta: Business Intelligence, Pontuação por Tarefas, disparo de SMS ou E-mail no histórico da ADVBOX, envio de notificação para o gestor ao excluir uma tarefa e melhorias e atualizações nos servidores, para que os seus comandos sejam respondidos com ainda mais agilidade, entre outras.
Muita coisa mudou nos últimos anos, e por isso, decidimos inovar para que os nossos usuários possam contar com o que há de mais avançado na tecnologia, para melhorar os resultados do escritório.
Vamos explicar cada atualização para que os leitores desfrutem ao máximo das novidades feitas especialmente para melhorar a sua experiência no software.
Mais informação – Menu Pessoas
O Menu Pessoas conta com novos campos para que os dados fiquem o mais completos possíveis.
Os clientes podem acrescentar no cadastro: NOME DA MÃE, PIS, CTPS E CID.
Mais Segurança – Menu Processos
O Menu Processos mostra o disparo de SMS e E-mail no histórico.
Dessa forma, o advogado sempre sabe o que foi ou não enviado. Assim, fica mais fácil ter o controle do escritório, independente de onde estiver!
Ainda falando em SMS, essa ferramenta inclui a parte contrária envolvida, para evitar qualquer equívoco na hora de informar o cliente.
Outra funcionalidade que o sistema ADVBOX conta é o acréscimo do campo ‘Honorários’ no Menu Processos. Sendo assim, fica mais fácil de fazer o controle das finanças do escritório.
Para os gestores, há ainda uma outra inovação, agora é possível desfazer a alteração da fase do processo. O que agiliza muito a rotina, e faz o advogado ganhar tempo! Também já é possível cumprir, editar, responder e remover a tarefa dentro do histórico do processo.
Não perca mais prazos – Menu Painel
Pensando no maior ‘temor’ dos advogados que é a perda de prazo, o Menu Painel mostra a data do término de um compromisso, e quando informado, controla o vencimento deixando a data em vermelho.
No Menu Painel tem outra novidade que é o acréscimo de um botão para responder a tarefa. Isso faz com que a informação fique centralizada e todos se entendam.
Quando uma tarefa é respondida fora da ADVBOX pode haver confusão. Dessa forma, é mais fácil o entendimento de ambas as partes.
Mais facilidade – Menu Agenda
No Menu Agenda é possível visualizar o compromisso por data ou prazo fatal. Assim, fica mais fácil organizar a sua rotina, e evita a perda de prazos.
Mais Organização – Menu Financeiro
O Menu Financeiro mostra todos os lançamentos pela data de vencimento, facilitando a visualização e organização das suas cobranças.
O Menu conta com uma padronização para mostrar todos os registros pelo vencimento.
Além disso, possui o campo “Competência” para os novos lançamentos.
Tudo isso para que você consiga ter um maior controle das finanças do escritório.
Mais Controle – Tarefas
O Menu Tarefas conta com uma interface que deixa totalmente intuitiva a atribuição de tarefas.
Ademais, o Menu foi possibilitar ao gestor saber se uma tarefa foi excluída. Sempre que alguém excluir uma tarefa o gestor recebe uma notificação. Dessa forma, fica fácil de saber tudo o que está acontecendo no escritório, mesmo quando você não estiver presente.
Mais inovação
Para garantir que os usuários tenham a melhor experiência possível a ADVBOX não para de inovar.
Você consegue fazer tudo que já fazia, só que ainda mais rápido e com menos chances de ter qualquer tipo de problema.
A ADVBOX evolui com a mesma velocidade que o mercado exige e vamos seguir trazendo inovações para que o seu escritório esteja sempre um passo à frente. E para que você consiga sempre alcançar os melhores resultados.
Qual é o melhor Software Jurídico?
Por isso, a ADVBOX preparou algumas dicas e critérios para você tomar a decisão certa e não se arrepender da plataforma que adquirir.
Layout atualizado e amigável;
Opte por ter mais que as funcionalidades comuns;
Quais são as funcionalidades e diferenciais importantes então?
Quais as funcionalidades diferenciais para o mundo do Direito Corporativo?
Descarte softwares jurídicos ultrapassados e descomprometidos com novas melhorias;
Selecione 3 sistemas para escritórios para realizar o teste;
Faça o melhor negócio e mantenha o custo controlado;
Faça bem feito o test drive;
Home Office: Entenda o que é necessário ter no sistema de gestão para viabilizar;
Tudo deve ser centralizado. Tudo digital. Advocacia onipresente;
Evolução no controle financeiro;
Controle de produtividade por pontuação por tarefas;
Software de Gestão Gratuito x Software de Gestão Pago;
Gameficação – Produtividade medida com pontuação por tarefas;
Automações para escritórios de advocacia;
Treinamento e suporte ao novo Sistema de Gestão.
1. Layout atualizado e amigável
O layout do sistema de gestão para o seu escritório deve ser agradável, permitindo agilidade para acessar todos os dados e informações. Dessa forma, você deve gostar e se identificar com ele.
Além disso, atualmente o layout fala muito sobre um sistema e sobre o sua equipe de desenvolvimento. O usuário mais atento percebe quando está acessando um software estilo anos 90 ou algum software mais atualizado.
Seguimos diretrizes internacionais de design, com critérios que exigem ser visualmente limpos e usualmente eficientes, constando todas as informações necessárias acessíveis em 3 cliques, sem poluir o layout.
Todavia, nem todos os softwares jurídicos seguem estas diretrizes.
Layout anos 90
Em realidade, ainda existe mais de um sistema de gestão com layout totalmente “retrô”, isso mesmo, anos 90.
Em geral, estas empresas atendem escritórios convencionais, com sistema offline, ligado em rede interna do escritório. Ademais, possuem um público altamente conservador que reclama muito com qualquer mudança, engessando inovações.
Há empresas líderes no mercado jurídico que resolveram começar um novo sistema do zero na última década, pois desistiu de inovar no antigo.
Para você visualizar melhor ao que estou me referindo, segue alguns exemplos:
Estilo anos 90, época que os sistemas de gestão para escritórios de advocacia se popularizaram, continuando ativos no mercado brasileiro com aparência do Windows 1995.
São muito utilizados em escritórios conservadores e tradicionais, em geral fechados para a implantação de novas tecnologias. Aprecie:
É importante que a experiência com o software jurídico seja agradável, leve e fácil para o gosto do usuário.
Para isto, a ferramenta que você usar precisa ter uma aparência limpa, com elementos de fácil identificação, onde seja possível executar qualquer tipo de atividade com poucos cliques.
Com um software jurídico super completo, você precisará de tempo de adaptação e até treinamento para dominá-lo. Contudo, ao menos as funções básicas precisam ser simples e de rápido aprendizado.
Porém, gosto é gosto…
Estilo é estilo…
E o estilo anos 2000 também marcou os softwares jurídicos. Notamos algumas evoluções no visual dos softwares para advogados dos anos 2000 e otimizações em seus layouts. Percebe as diferenças?
Agora você já conhece os estilos de layout de sistemas de gestão para escritórios existentes no mercado. Portanto, defina o seu estilo e procure no google pelo nome do sistema + a palavra “telas”.
Assim você poderá conferir se faz o seu gosto antes mesmo de abrir o período de teste.
2. Opte por ter mais que as funcionalidades comuns para um software jurídico
Escolhido o estilo de layout? Então vamos tratar das funcionalidades do software jurídico ideal para gestão do seu escritório.
A grande maioria dos sistemas de gestão para advogadospossui funções básicas de forma padrão. Qualquer empresa sem o mínimo de conhecimento sobre as necessidades do dia a dia do advogado pode criar um sistema como este.
Este é o motivo de existirem mais de 100 sistemas no mercado atualmente.
Por isso, parece monótono procurar as diferenças entre os softwares jurídicos. Mas a ADVBOX preparou alguns diferenciais para você:
Leitura de intimações de todos os tribunais do Brasil;
Automatizações em 5 diferentes subsistemas de gestão;
Compartilhamento de processos para parcerias;
Arquivo de documentos na nuvem;
Delegação de tarefas e controle de prazos;
Relatórios gerenciais.
Bom, essas são as funcionalidades é o que qualquer software jurídico para a advocacia precisa ter.
É até engraçado citar estas funções, pois é óbvio que o sistema deve ter. Aliás, se parar por ai você já deve descartar, pois um software precisa te oferecer muito mais do que isso.
3. Quais são as funcionalidades e diferenciais importantes então?
Vamos tratar de escritórios de advocacia que atendem pessoas físicas. Áreas como Direito Trabalhista, Cível, Previdenciário, Consumidor, Família e Sucessões, Bancário, e todas as demais em que se atende a população em geral.
Também entram aqui os escritórios que atendem micro e pequenas empresas.
Importante ter automação de atendimento aos clientes, especialmente por email e sms, pois é uma função que fideliza e dá segurança aos clientes, também otimizando o tempo do advogado e seus colaboradores.
É importante poder emitir cobranças no cartão de crédito ou boletos, parcelando ou não, para reduzir seu tempo gasto em cobranças.
A automatização de petições e gestão de conhecimento é um ativo que está sendo gerido também dentro dos softwares. Melhor ainda se puder digitar as petições por voz, ato que reduziria as incidências de ler nos advogados.
Integração com aplicativos de agendas de celular, como Google Agenda, Apple Calendar, etc.
A distribuição automática de intimações é bastante relevante para escritórios que possuem acima de 250 processos, pois agilizam muito o planejamento semanal e controle de prazos.
Estas são funcionalidades que já estão presente em pelo menos 20% dos softwares jurídicos do mercado brasileiro. Portanto, assinar um sistema que não tenha estas funções, é estar ultrapassado.
4. E as funcionalidades diferenciais para o mundo do Direito Corporativo?
Já para os escritórios que atendem departamentos jurídicos de grandes empresas, é preciso valorizar algumas outras questões, entre as quais listamos as seguintes:
Análise gerencial de contencioso de massa;
Inteligência Artificial na leitura de intimações;
Gerenciamento de conhecimento, através da gestão de modelos de petições coletivo;
Vinculação de casos a contratos de honorários por homem-hora;
Usuários ilimitados para manutenção do registro de tarefas, mesmo depois de rescisão de contrato de trabalho.
Estas são funcionalidades aplicáveis a grandes escritórios com mais de 3000 processos ativos, que atuam com contencioso de massa. Apesar de serem altamente relevantes e facilitadores do trabalho, aumentam demais o custo da mensalidade.
No caso de escritórios com menos de 3000 processos, as funcionalidades como Inteligência Artificial, sistema de centro de custos e conciliação bancária, se tornam sem sentido e servem apenas para elevar o gasto do escritório com a tecnologia.
5. Descarte softwares jurídicos ultrapassados e descomprometidos com novas melhorias
Outro ponto importante, é descartar os sistemas jurídicos que pararam de evoluir e inovar. Como já dito anteriormente, a ADVBOX não para de inovar.
Em geral, se você visualizar o layout já poderá ter alguma noção disto, mas também é possível verificar pela lista de funcionalidades do sistema.
Caso nessas funcionalidades não constem as novidades que citamos no ponto acima, ou algumas outras que sua pesquisa poderá trazer, se trata de um um software jurídico desatualizado.
As lawtechs (empresas de softwares jurídicos) estão evoluindo muito de 2017 em diante e muitas novas funções podem surgir a cada mês. Dessa forma, pense no que faz mais sentido para o seu escritório.
Em geral, os sistemas são feitos com foco maior para escritórios que atuam a favor de pessoas físicas ou que atuam a favor de grandes empresas e corporações. Identifique esta característica para decidir o melhor software jurídico para o seu escritório, inclusive porque as melhorias futuras com certeza seguirão a mesma linha.
6. Selecione 3 sistemas de gestão para fazer o teste
Escolher 3 sistemas de gestão para fazer o teste é o ideal. Se achar muito, teste no mínimo 2 softwares jurídicos.
Sim, nós aconselhamos que os interessados no nosso sistema testem os demais por dois motivos:
Porque confiamos muito na qualidade do nosso sistema, bem como na sua ótima usabilidade;
Porque é melhor para nós e para o escritório interessado que escolha o melhor para o seu dia a dia. Caso contrário, a chance de cancelar é muito alta.
Teste agora o software jurídico ADVBOX e visualize todos os benefícios para seu escritório!
Estamos recebendo um grande número de escritórios todos os dias para realização de implantações. A partir disso, visamos a satisfação dos nossos clientes desde o início.
Ao final do período de testes, faça a sua reflexão sobre tudo que o software jurídico e a empresa como um todo pode agregar para seu escritório, incluindo treinamento em gestão e marketing para sua equipe.
IMPORTANTE: Filtre bem o que é real e o que é “papo de vendedor”, pois com o aumento da concorrência, vendedores podem tomar atitudes anti éticas, trazendo inverdades sobre os concorrentes, o que poderá prejudicar sua escolha. Verifique as informações que estiverem colocando a sua escolha em dúvida.
7. Faça o melhor negócio e mantenha o custo controlado
Evite assumir custos desnecessários, mas invista sem medo quando perceber boas vantagens para economia de tempo, organização e melhoria da interação com os seus clientes.
Entenda que contratar é apenas o início. Depois você precisará dedicar algumas horas das próximas semanas para engajar a equipe no novo software jurídico.
Ter uma pessoa que acompanhe seu escritório por no mínimo 30 dias é altamente relevante para não tomar todo o seu tempo e causar mais problemas do que resolver.
Uma coisa é muito importante: Muitos escritórios pensam em compartilhar usuários quando o software jurídico para o seu escritório for utilizado e cobra a mais por usuário, ou seja, 1 usuário para uma ou mais pessoas.
Se for para fazer isso, nem contrate.
Já citamos acima, mas ressalvamos o fato que se você tem uma equipe e pensa em crescer, uma questão é fundamental para o sistema: ter direito a usuários ilimitados.
Pense bem, se você quer organizar as tarefas e delegar com segurança, ao compartilhar um usuário você perde toda a possibilidade de controle e registro, para poder gerenciar e cobrar cada pessoa.
8. Faça bem feito o test drive
Após compreender isso, é muito importante que você use o período de teste, também conhecido também como trial.
Muito semelhante a um test drive de carros, o trial de um software jurídico libera para você a versão completa da plataforma durante um período específico (geralmente 7 dias) para você saber se aquele produto realmente vai ajudar a crescer e fornecer tudo o que está precisando.
Dessa forma, você se livra do risco de contratar um software jurídico e se arrepender.
Após o período de teste, você poderá tomar três diferentes decisões:
Contratar a plataforma;
Voltar ao modelo gratuito, com limitações (dependendo de cada caso, pode ser o suficiente);
Testar outra plataforma.
Essas são as principais questões para se fazer uma boa escolha. Mas quais funcionalidades vão, de fato, transformar sua vida e alavancar sua carreira na advocacia? É isso que trataremos a partir de agora.
9. Home Office: Entenda o que é necessário ter no software jurídico de escritório para viabilizar
Se optar por esse caminho, você poderá trabalhar sem se prender ao horário comercial. Se você se sente mais produtivo das cinco da tarde até a meia-noite, por que começar a trabalhar às oito da manhã?
E mesmo que a aplicação não possa ser integral ou parcial, é uma ótima saída para situações emergenciais.
A mais importante característica de um bom programa de gestão jurídica é a possibilidade de manter seu escritório acessível de qualquer lugarque possua acesso à internet.
Isto é, a capacidade de armazenar todas as informações dos seus clientes e processos, permitindo o fim de documentos, arquivos e pastas físicas ocupando espaço no seu escritório.
Junto a isso, é necessário que, com um login e senha próprio do usuário, você consiga ter acesso à todas essas informações de qualquer lugar do mundo, a qualquer tempo.
Consequentemente, também é importante que o software jurídico seja uma plataforma digital e online, sem necessidade de nenhum tipo de download ou instalação para funcionar em um computador específico.
Dessa forma, na ausência do seu computador ou notebook, você consegue exercer as mesmas funções em qualquer outro dispositivo que esteja ao seu dispor.
É a total independência geográfica do seu escritório. A onipresença não é um termo exagerado, uma vez que você realmente vai conseguir ter completa habilidade de trabalho em todo o planeta.
11. Evolução no controle financeiro
Um dos maiores problemas relacionados à gestão em escritórios de advocacia é a falta de cuidado com as finanças.
As faculdades e universidades de Direito, infelizmente, não abordam empreendedorismo ou a administração. É preciso tratar o escritório de advocacia com a qualidade de gestão de qualquer outra empresa.
Cuidar adequadamente de suas finanças é um diferencial que vai dar a você muita vantagem para não fazer parte deste grupo.
Portanto, opte por um sistema de gestão e Controladoria Jurídica que possua área de controle financeiro, gerenciando as cobranças de honorários por cartão de crédito e boleto (também é possível mesmo sem existir CNPJ), além do controle de custos, previsão de honorários, gráficos de lucratividade, pendências de inadimplentes, entre outros.
Quanto mais completo for esse painel, mais fácil será para você perceber como está o sucesso do seu negócio. Mais do que isso, você terá maior clareza em compreender quais atividades estão gerando mais lucro e quais não estão. Sendo assim, saberá no que deve investir para potencializar esse sucesso.
12. Controle de produtividade por pontuação por tarefas
Este é um ponto que não apenas trará maior sucesso para o seu escritório, mas também mais motivação e qualidade de vida para todos colaboradores da equipe. Além de evitar problemas em relacionamentos pessoais com colegas ou sócios.
É muito importante o uso de um software de gerenciamento que permita vários usuários (cada um ter seu login e senha) e que permita transparência entre todos os membros da equipe (ou pelo menos uma visão geral para o advogado gestor).
Dessa forma,todas as atividades serão registradas. Quem recebeu a tarefa, quem cumpriu, quem atrasou, quem produziu mais, quem produziu menos. Tudo isso estará devidamente documentado.
Isso evita a sensação de injustiça quando um colaborador trabalha muito e outro está um pouco displicente. Mais do que isso, permite que se pense em formas de identificar o problema de algum membro do time e estudar maneiras de capacitá-lo para reestabelecer a sua produtividade.
O controle de produtividade auxilia muito no mérito individual e extingue qualquer problema que cause dúvidas entre a equipe. Não há motivos para passar por falsas acusações, omissões ou conflitos no ambiente de trabalho se tudo estiver registrado.
13. Software jurídico Gratuito x Sistema de Gestão Pago
Com buscas rápidas, é bem fácil encontrar softwares jurídicos gratuitos, quanto pagos. Mas afinal, qual a real diferença entre eles?
O primeiro ponto é a centralização de funcionalidades. Hoje, você consegue executar praticamente tudo o que é necessário para gerir seu escritório sem gastar sequer R$ 1,00 para isto. Todavia, poderá ter uma incrível dor de cabeça para administrar diferentes plataformas.
Você pode, por exemplo, usar a agenda do Google para marcar compromissos, o Excel para manter a lista de clientes e processos, outro arquivo de Excel para a gestão financeira, grupos em Whatsapp ou messenger para circulação de tarefas entre sócios e colaboradores, o Trello para organizar tarefas do dia, entre outros.
O segundo ponto é a limitação de funcionalidades. Como mencionei acima, a ADVBOX jamais recomendará trabalhar com diversos softwares diferentes. Portanto, é preciso encontrar um único software que atenda pelo menos 90% das suas necessidades. E esse sistema de gestão provavelmente terá um custo de contratação.
Porém, também é muito provável que ele possua uma versão gratuita. E essa é nossa primeira grande dica: Dê preferência para softwares jurídicos que apresentem uma versão sem custos, mesmo que com suas funcionalidades limitadas.
14. Gameficação – Produtividade medida com pontuação por tarefas
É interessante optar por um software jurídico que permita pontuação por tarefas. Ou seja, para cada tarefa é aplicado um valor de pontos que seja justo e relativo à complexidade da tarefa e ao tempo de execução da mesma.
O que é mais importante? Trabalhar mais tempo ou ter mais resultado? Estabelecer como critério a pontuação e não a carga horária é um estimulo para que se trabalhe melhor, de maneira mais rápida e focando em resultados.
Esse é um conceito que virou tendência mundial no mundo dos negócios chamado gameficação. Ou seja, tornar a rotina de trabalho em uma espécie de jogo, onde é estabelecido um número mínimo de pontos por mês (ou por semana) para cada integrante.
Essa estratégia pode, inclusive, ajudar você a criar recompensas que estimulem os setores ou colaboradores do escritório. Que tal uma bonificação em dinheiro para quem superar a pontuação em 30%? Ou que tal dar um dia de folga para o colaborador com a maior pontuação da semana?
Assista o vídeo da metodologia de pontuação por tarefas utilizada pela ADVBOX que vem trazendo resultados extraordinários para centenas de escritórios em todo Brasil:
15. Automações
Outra característica importante em um sistema digital é a possibilidade de automatizar algumas atividades, como disparos automáticos de emails e SMS.
No caso de softwares jurídicos, é muito importante que essa possibilidade exista, por exemplo, para notificar seu cliente sobre movimentações de processos.
Imagine seu cliente receber uma mensagem avisando sobre o andamento da ação assim que ela ocorre, sem precisar de nenhuma intervenção sua. O seu tempo será poupado e o seu atendimento será elogiado.
Outro exemplo está relacionado às pontuações, já abordadas anteriormente. É importante que, ao marcar uma tarefa como concluída, a pontuação seja atribuída ao usuário de maneira automática.
Enfim, qualquer tarefa que não exija interpretação, raciocínio complexo ou pensamento subjetivo pode ser automatizada. Consequentemente, isso torna o trabalho mais ágil e deixa você com mais tempo livre para trabalhar em atividades que uma programação não consegue resolver.
16. Treinamento e suporte na implantação do novo software jurídico
Por fim, é necessário certificar que você não estará sozinho. Imagine o quanto será desagradável contratar um sistema de gestão para escritório de advocacia e não receber qualquer orientação sobre a sua melhor funcionalidade.
Sendo assim, o treinamento de 30 dias para implantação é fundamental, pois mais que aprender onde clicar, a equipe precisa engajar no uso.
É essencial saber que você terá treinamento e meios para dominar as funções, ajudar a resolver problemas, solucionar dúvidas e acompanhar sua evolução com o uso do sistema de gestão para escritório de advocacia.
Também é interessante que o treinamento seja atualizado e disponível a hora que você puder, 24 horas por dia,afinal, ninguém na advocacia tem tempo sobrando.
A abertura de uma chamada para ser respondido apenas por email deve resolver sua necessidade.
Opte por um atendimento que seja em tempo real, como em chats e, quando mais complexas, por videoconferências. Dessa forma, em uma conversa real, o aproveitamento do seu atendimento será muito maior e mais esclarecedor.
Qual sistema de gestão de escritório possui isso tudo?
Milhares de softwares amparam os mais variados nichos atualmente no mercado brasileiro.
Entre em contato agora mesmo e teste a experiência que somente a ADVBOX pode dar para a sua advocacia!
Mais conhecimento para você!
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Os softwares jurídicos assumem um papel fundamental no futuro do Direito, emergindo como ferramentas incontornáveis tanto para advogados independentes quanto para escritórios de advocacia.
Neste artigo, vamos falar um pouco sobre algumas opções disponíveis no mercado. Nosso objetivo é oferecer aos profissionais a oportunidade de amplificar a produtividade e otimizar a administração de suas tarefas.
Além disso, serão compartilhadas informações preciosas com o potencial de revolucionar a maneira como você dirige seu escritório. Confira o texto e saiba como assegurar uma prática jurídica mais eficiente e eficaz.
O que é um software jurídico?
Um software jurídico é uma ferramenta desenvolvida para atender às demandas do campo jurídico. Ele proporciona suporte e agilidade às atividades de profissionais do direito, como advogados, departamentos jurídicos e juristas.
Nesse sentido, sua principal função é simplificar a gestão de processos, documentos, prazos e comunicações relacionadas a casos legais.
Esse tipo de software oferece uma variedade de recursos para otimizar as operações legais. Assim, com funções de gerenciamento de casos, permite que informações cruciais sejam organizadas e acessadas de maneira eficiente.
Além disso, o agendamento e o acompanhamento de prazos importantes são simplificados, minimizando o risco de perdas.
Ele também ajuda a armazenar e gerenciar documentos legais, o que contribui para a organização e a rápida recuperação de informações relevantes. Além disso, muitos softwares oferecem a automação de documentos, agilizando a criação de contratos, petições e outros materiais padronizados.
A comunicação com os clientes também é aprimorada por meio de recursos que permitem o compartilhamento seguro de atualizações sobre o progresso dos casos. Alguns softwares ainda oferecem acesso a bases de dados jurídicas para auxiliar na pesquisa de jurisprudência e leis.
Uma outra vantagem dos softwares jurídicos é a análise de dados. Ela proporciona insights sobre o desempenho da prática jurídica e estratégias eficazes. Além disso, o software ajuda a administrar aspectos financeiros, como honorários, despesas e faturamento.
A segurança é uma consideração fundamental, e muitos softwares implementam medidas robustas para proteger informações sensíveis. Assim, garantem a conformidade com regulamentações de privacidade.
Em resumo, os softwares jurídicos têm o potencial de aumentar a eficiência, reduzir erros e melhorar a organização no campo jurídico. Ou seja, são ferramentas essenciais para profissionais que buscam otimizar suas práticas e oferecer um serviço mais eficaz aos clientes.
Quanto custa um software jurídico?
Determinar o custo de um software jurídico envolve diversos fatores que variam de acordo com as necessidades e tamanho do escritório de advocacia ou do profissional do direito.
Ou seja, os preços podem variar significativamente, indo desde soluções básicas até sistemas mais completos e personalizados.
Geralmente, os modelos de preços para softwares jurídicos incluem assinaturas mensais ou anuais, licenças perpétuas ou baseadas em nuvem.
As assinaturas mensais ou anuais são comuns para softwares baseados em nuvem, onde os usuários pagam um valor recorrente para acesso contínuo aos serviços. Já as licenças perpétuas, envolvem um pagamento único pelo software, mas podem exigir taxas adicionais para atualizações e suporte.
Além disso, o custo de um software jurídico também pode depender das funcionalidades oferecidas. Soluções mais simples podem ser mais acessíveis, mas podem não atender a todas as necessidades de um escritório complexo.
Por outro lado, sistemas mais completos e personalizados tendem a ser mais caros, pois oferecem uma gama mais ampla de recursos adaptados às demandas específicas do usuário.
Além disso, é importante considerar o número de usuários que terão acesso ao software, pois muitos fornecedores baseiam seus preços na quantidade de licenças necessárias.
É recomendável, portanto, fazer uma análise detalhada das opções disponíveis no mercado. Deve-se considerar os recursos essenciais para suas atividades, a reputação do fornecedor em termos de suporte e atualizações, bem como as avaliações de outros usuários.
Com isso, avaliar o custo benefício é fundamental para garantir que o investimento no software jurídico seja condizente com os benefícios proporcionados, resultando em uma prática jurídica mais eficiente e organizada.
Quais são os softwares jurídicos?
Portanto, identificar o software jurídico mais adequado para as necessidades do seu escritório envolve estar atento a cinco aspectos essenciais que são cruciais em qualquer plataforma de gestão jurídica. São eles:
Gerenciamento de casos;
Controle de prazos;
Gestão financeira;
Armazenamento de documentos;
Automação de tarefas.
Abaixo, falaremos um pouco sobre cada um desses aspectos.
1. Gerenciamento de casos
O gerenciamento de casos em um software jurídico é uma função central que permite aos profissionais do direito organizar e acompanhar todos os detalhes relacionados aos casos legais.
Por meio dessa ferramenta, é possível registrar informações cruciais sobre cada processo. Isso resulta em uma visão clara do andamento de cada caso, facilitando a tomada de decisões informadas e o cumprimento de prazos.
Além disso, o gerenciamento de casos em um software jurídico possibilita a colaboração eficiente entre membros da equipe. Assim, todos acessam as informações pertinentes e contribuem para o caso de maneira coordenada.
Isso não apenas aumenta a produtividade, mas também melhora a qualidade do serviço prestado aos clientes. Em última análise, essa funcionalidade otimiza a prática jurídica, proporcionando um fluxo de trabalho mais organizado e eficaz.
2. Controle de Prazos
O controle de prazos é um dos aspectos mais vitais da prática jurídica e desempenha um papel crucial nos softwares jurídicos.
Essas soluções oferecem recursos que permitem aos profissionais do direito gerenciar de maneira eficiente os prazos associados a processos, audiências e outras atividades legais.
Sendo assim, por meio de lembretes automatizados e calendários integrados, os softwares jurídicos garantem que nenhum prazo seja perdido.
Além disso, eles permitem a atribuição de tarefas e responsabilidades, facilitando a colaboração entre membros da equipe.
3. Gestão Financeira
A gestão financeira é outro componente crucial em qualquer escritório de advocacia. Sendo assim, os softwares jurídicos modernos desempenham um papel fundamental nesse aspecto.
Ao integrar recursos financeiros, esses sistemas permitem o controle eficiente de despesas, receitas, faturamento e pagamentos. Por meio de ferramentas de geração de relatórios e análise, os profissionais podem obter insights claros sobre a saúde financeira do escritório.
Além disso, a integração de funcionalidades financeiras com outros aspectos do software jurídico, como gerenciamento de casos e controle de prazos, permite uma visão completa da performance do escritório.
Isso não apenas simplifica a administração financeira, mas também contribui para uma tomada de decisão mais informada e estratégica.
4. Armazenamento de Documentos
Na esfera jurídica, há uma grande quantidade de documentos, como contratos, petições, pareceres e correspondências, entre outros. Portanto, um software jurídico eficiente deve oferecer um sistema de armazenamento seguro e bem estruturado.
Além disso, ele deve facilitar o acesso aos documentos necessários, permitindo compartilhamento com colegas de equipe e possibilitando o acompanhamento de todas as versões e modificações realizadas.
5. Automação de Tarefas
A automação de tarefas repetitivas e cotidianas tem o potencial de otimizar o uso do tempo e aumentar a eficácia do escritório.
Por isso, é crucial verificar se o software oferece recursos de automação, tais como a criação automática de documentos, lembretes automáticos de prazos, preenchimento automático de informações e integração com outros sistemas, visando eliminar tarefas manuais.
Além dessas funcionalidades, é relevante considerar as necessidades específicas do seu escritório, como a possibilidade de integração com outros softwares ou a aderência às regulamentações de proteção de dados.
Em suma, ter uma compreensão clara das suas necessidades é essencial para comparar diferentes opções de software jurídico e assegurar a escolha daquela que melhor atenda aos seus requisitos e objetivos.
Quais as principais vantagens da ADBVBOX?
A ADVBOX abarca todas as funcionalidades essenciais presentes nos softwares jurídicos do mercado atual. Nosso enfoque está direcionado a escritórios de advocacia que atendem tanto indivíduos como empresas.
O cenário de salas repletas de arquivos, anotações em cadernos e agendas repletas de contatos de clientes frequentemente gera mais desafios do que soluções e benefícios. Esses métodos se mostram suscetíveis a extravios, complicados de organizar e demandam um esforço árduo para manutenção.
Vale destacar que nossa abordagem transcende a simples digitalização e gestão de documentos e dados. Consequentemente, desenvolvemos o software de gestão ADVBOX com o propósito de efetivar melhorias que abarcam desde a otimização da organização até aprimoramentos na qualidade de vida do advogado.
Nossa meta é viabilizar uma prática jurídica que supere as expectativas dos próprios advogados ao optarem por essa profissão. Entre as principais ferramentas oferecidas pela ADVBOX, destacam-se:
Os recursos da ADVBOX para a advocacia são vastos. É por isso que inúmeros escritórios e advogados estão incorporando a ADVBOX às suas rotinas, alavancando o crescimento com ênfase na qualidade.
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