Você sabe os aspectos que devem ser considerados para um bom gerenciamento de escritórios de advocacia remoto?

A saber, na ADVBOX nós trabalhamos o apoio aos nossos clientes, olhando com atenção para três elementos chave: boa prospecção, alta produtividade e ótima qualidade.

Dessa forma, na nossa opinião, são nesses três pontos que o gestor jurídico deve colocar toda sua energia.

Pensando nisso, resolvemos escrever essas dicas para auxiliá-lo na gestão do seu escritório. São práticas testadas que se tornaram comprovadamente eficazes, pois utilizamos até os dias atuais no nosso escritório.

O que é gestão de escritório de advocacia?

“Se você não pode medir, não pode gerenciar.”

Essa frase é de Peter Druker, o expoente da Administração Contemporânea e líder da Escola Neo Clássica.

Ou seja, a gestão do escritório de advocacia corresponde a administração, organização e acompanhamento das atividades do negócio, além dos resultados, finanças, clientes e equipe.

Desse modo, sem entender os ciclos dos seus produtos e serviços e a demanda das pessoas por ele, não poderá gerenciar o seu escritório.

Todavia, se quiser registrar e acompanhar tudo, não terá tempo suficiente pra fazer isso nem que leve a vida inteira.

Por isso, é preciso selecionar as principais métricas do negócio e acompanhar permanentemente.

Além disso, sem uma boa gestão que o escritório não traz retorno financeiro e não oferece um serviço de excelência aos seus clientes, deixando-os insatisfeitos e com uma imagem ruim do serviço.

gestao por tarefas em 6 passos para escritórios de advocacia

Como funciona a estrutura de um escritório de advocacia?

Portanto, a divisão de setores de um escritório vai depender das áreas do Direito com os quais os donos e sócios pretendem atuar.

Isto é, os advogados devem atuar nas áreas que são especialistas, proporcionando qualidade e sucesso nas demandas.

Além disso, existem outros setores que não dizem respeito ao aspecto jurídico, mas são essenciais para o funcionamento e desenvolvimento do negócio, sendo alguns deles: setor comercial, controladoria jurídica, financeiro, RH, marketing, entre outros.

Como gerenciar um escritório de advocacia?

A advocacia está se modernizando pela era digital que vivemos.

Desse modo, atualmente, o advogado lida com novas práticas no gerenciamento de escritórios de advocacia remoto.

Além disso, existem ferramentas tecnológicas para auxílio no dia-a-dia, como os softwares jurídicos, novos modelos menos hierárquicos são adotados no negócio, como a gestão horizontal.

Além do mais, diante dos avanços tecnológicos, o home office virou uma realidade, a qual foi intensificada com a pandemia do Covid-19.

Ter um gerenciamento de escritórios de advocacia remoto de qualidade é essencial para o sucesso, proporcionando mais renda para o negócio e, além disso, uma melhor qualidade de vida aos colaboradores, que ficam motivados e engajados realizando suas tarefas diariamente.

Em suma, um escritório de advocacia deve ser visto como empresa. Portanto, ele deve ser organizado como tal, estipulando processos e jornadas internas bem definidas e integradas.

Entretanto, promover a estrutura e organização do modo como atividades irão se desenvolver pode se tornar uma tarefa mais árdua do que as próprias demandas judiciais.

Como trabalhar remotamente como advogado?

Você sabe por onde começar a ter um bom gerenciamento de escritórios de advocacia remoto?

A princípio, é importante compreender em qual perfil de escritório o seu se encaixa: intimista e personalizado ou ágil e barato?

Além disso, é fundamental estabelecer qual será a sua área de atuação, bem como a forma que será projetada a jornada do cliente e a gestão de tarefas do escritório.

Dessa forma, reunimos algumas metodologias e práticas que o gestor não deve abrir mão para realizar uma boa gestão, sendo elas:

1. Aspectos chave para um escritório de sucesso

Existem três pontos que o gestor jurídico deve colocar a sua energia: boa prospecção, alta produtividade e ótima qualidade.

A boa prospecção precisa cuidar de canais de aquisição de clientes com baixo custo, focando no canal com mais eficiência para o escritório.

Entretanto, também se refere também a conseguir os melhores clientes. Por “melhores clientes”, entenda aqueles que estão mais adequados aquele tipo de ação que o seu escritório faz melhor.

A alta produtividade se refere ao volume de trabalho que a equipe é capaz de atender, se relacionando com diversos fatores como: motivação da equipe; reconhecimento e recompensa pelo alto desempenho; treinamento de ingresso e atualização; estrutura de tecnologia que a equipe possui à disposição; ausência de períodos de trabalho ociosos e de interrupções desnecessárias, entre outros.

Por fim, a ótima qualidade. A qualidade se relaciona com dois aspectos: o aspecto técnico-jurídico e aspecto operacional.

O aspecto técnico jurídico corresponde à alta qualificação dos advogados para atuar na argumentação e defesa dos clientes com conhecimento jurídico refinado e atualizado.

Por outro lado, o aspecto operacional diz respeito à Controladoria Jurídica, a qual iremos falar posteriormente, que é o setor do escritório responsável pela operação diária.

Ciclo do gerenciamento remoto de escritórios de advocacia para gerar alta produtividade
Gerenciamento remoto de escritórios de advocacia

2. Modelo horizontal de gerenciamento de escritório de advocacia remoto

A maioria dos escritórios ainda possui um modelo hierárquico, de gestão vertical, que concentra todas as decisões do negócio nos sócios e gestores.

Contudo, esse modelo caracteriza inúmeras desvantagens para a advocacia nos dias de hoje.

Isso porque além de ser um modelo rígido, fazendo com que os colaboradores tenham receio de acesso aos sócios e gestores, estes também desenvolvem uma certa preocupação em delegar tarefas a equipe, tendo um dia-a-dia extremamente pesado.

Além do mais, nesse modelo de negócio a equipe não possui autonomia e não participa de decisões importantes, ficando desmotivada e menos engajada por tais aspectos.

Atualmente muitos escritórios já adotaram a gestão horizontal, não possuindo hierarquia e relação de poder, mas sim uma estrutura distribuída em círculos que são autogeridos e colaboradores com mais autonomia e responsabilidade.

Cada círculo possui sempre dois líderes: um líder de operação e outro focado nas pessoas e suas necessidades. Sendo assim, nessas posições de liderança há revezamento e não há remuneração maior para exercer esses papéis.

As decisões são tomadas não por consenso, como em algumas empresas, mas por consentimento. Isto é: se não há uma objeção fundamentada para uma decisão, ela é aprovada.

Ademais, os treinamentos iniciais para novos e de reciclagem para antigos são feitos de forma compartilhada, bem como as contratações e demissões de qualquer colaborador do círculo.

Atualmente, escritórios que estão ligados à importância de um bom gerenciamento de escritórios de advocacia remoto já estão migrando para este modelo horizontal, buscando favorecer o crescimento e o desenvolvimento do negócio, e por conseguinte evitando a saída de colaboradores valiosos.

3. Aplique metodologias e procedimentos

Delegar tarefas tarefas pode parecer algo simples. Todavia, se torna uma tarefa difícil se for feita por gestores de modelo vertical, acostumados a não confiarem nos seus colaboradores e optando por sempre estarem a par de tudo.

Adam Smith já demonstrou que a divisão do trabalho é absurdamente mais produtiva que o trabalho individual. Posto isso, a linha de produção também se aplica ao trabalho intelectual em escritórios de advocacia.

Evoluir do trabalho solitário, individualizado e lento para um um trabalho em equipe eficiente tem 2 requisitos:

Adotar um método coletivo de distribuição de tarefas associado à comunicação padronizada é o segredo do sucesso do negócio.

Nós da ADVBOX acreditamos muito no Sistema de Pontuação por Tarefas, pois reúne a eficiência do checklist, a precisão da comunicação padronizada do sistema processualizado.

4. Invista no gerenciamento de escritório de advocacia remoto

A modalidade home office deixou de ser uma tendência, se transformando em uma necessidade nas profissões. Com a advocacia não foi diferente.

Ela já avançava de forma eficaz, contudo, com a pandemia do Covid-19 migrar para a modalidade remota foi inevitável, trazendo desafios para gestores acostumados à advocacia artesanal, onde só a presença física faz a equipe ser produtiva.

No entanto, existem ferramentas que permitem que você leve o seu escritório literalmente “no bolso”. A advocacia é uma profissão, em sua maior parte, de produção intelectual. Ou seja, o advogado precisa produzir.

Não importa se as petições estão sendo feitas atrás de no escritório ou no jardim de sua casa de praia. O importante é que as petições sejam feitas dentro dos prazos processuais.

E é exatamente nesse ponto que a ADVBOX pode auxiliar estes profissionais através do Sistema de Pontuação por Tarefas, sendo perfeitamente possível levar o escritório para qualquer lugar.

Prazos, históricos processuais, documentos digitalizados, informações dos clientes, entre outros, são acessíveis de qualquer lugar e de modo que o gestor possa acompanhar relatórios de produtividade de todos os colaboradores com apenas alguns cliques.

Dessa maneira, as rotinas do escritório são previamente planejadas no sistema, possibilitando que os colaboradores saibam exatamente o que fazer e não fiquem dependendo de ordens ou e-mails para realizarem suas tarefas.

Usando a ferramenta certa e com qualidade, fica mais simples organizar as atividades e monitorar a execução por cada um da equipe, mesmo à distância.

5. Invista na gestão de pessoas

Colaboradores sobrecarregados, desmotivados, alta rotatividade no escritório e baixa produtividade são alguns dos problemas que um baixo gerenciamento de escritórios de advocacia remoto causa.

Para garantir bons resultados para o seu negócio, o gestor deve criar práticas para manter a equipe produtiva, engajada e em busca de ótimos resultados.

Dar feedbacks positivos e negativos, realizar treinamentos constantes, ter reuniões mensais para organizar o sprint seguinte, investir em um plano de carreira, são algumas das disposições que devem ser acrescentadas ao gerenciamento de escritórios de advocacia remoto.

Um escritório com uma equipe alinhada, em sintonia, produtiva e motivada, além de colaborar para melhores resultados, evita a perda de clientes e uma má impressão do serviço.

Em suma, a equipe de colaboradores é um dos principais ativos de qualquer negócio e por isso a gestão de pessoas não deve ser ignorada, mas sim receber atenção especial.

6. Descomplique a gestão financeira

Com a complexidade e competitividade do mercado atual, todos os setores de uma empresa precisam receber o devido cuidado, principalmente as questões financeiras, que são as que manterão a saúde do funcionamento do escritório.

Traçar uma estratégia financeira eficiente é fundamental para o sucesso dos negócios. E na hora de fazer esse planejamento é importante ter alguns cuidados.

O ideal é, como em qualquer setor de trabalho, que a equipe envolvida tenha domínio da contabilidade e demonstrações financeiras, inclusive conseguindo visualizar possibilidades de futuros investimentos que tragam retorno positivo para as finanças do negócio.

Mesmo cercado de bons profissionais capacitados e com todas as informações sob controle, é importante que o advogado, como dono do escritório, também entenda pelo menos um pouco do assunto.

Se realmente não domina a área, busque conhecimento!

É importante saber alguns conceitos técnicos básicos como fluxo de caixa, lucro, etc., para assim poder avaliar o que está sendo planejado, monitorar as atividades e até mesmo cobrar resultados.

Uma solução incrível para isto é usar uma plataforma que facilite tal gestão com um menu financeiro eficaz. É um meio de simplificar um setor que é complexo. Além disso, a compreensão visual inspira estratégias e novas ideias.

Sendo assim, podemos citar alguns passos importantes para melhorar a gestão financeira do seu escritório, como:

Atualmente, um bom software jurídico auxilia no dia-a-dia do sistema financeiro não apenas no controle do fluxo de caixa, mas também na tomada de decisões, tendo em vista que gera relatórios financeiros que orientam a ação do gestor.

7. Invista na gestão de tempo para ter mais produtividade

“Dinheiro e poder se recupera, o tempo não.” (Napoleão Bonaparte)

É inegável que a posse de maior valor de qualquer ser humano é o tempo. Esse é o único investimento que não pode ser recuperado.

O primeiro passo para ter mais tempo livre na agenda através da gestão de tempo na advocacia é digitalizar o seu escritório. É com a digitalização que você poderá transformar seu fluxo de trabalho em algo muito mais ágil.

Ademais, falando de relacionamento com o cliente, este pode ser muitas vezes cuidado pelo CRM. Com este foco no cliente e com técnicas de automação, seu atendimento ficará mais ágil, eficaz e satisfatório, otimizando o tempo do advogado nas tarefas de rotina e economizando horas para focar em tarefas técnicas.

Além disso, investir na automatização do back office, como por exemplo o controle de intimações, é um ótima forma de ganhar em tempo e produtividade.

Por fim, não podemos deixar de citar a Controladoria Jurídica, a qual corresponde a um setor estratégico que possui funções de controle e organização dentro do escritório.

Em outras palavras, a controladoria cuida das atividades não automatizadas do back office, que são indispensáveis, mas que não necessariamente se relacionam com o ato de advogar. 

O papel da controladoria consiste em atuar em atividades essenciais e críticas do escritório, como: contratação de correspondentes, controle dos prazos judiciais, digitalização de documentos, análise de desempenho da equipe, entre outras. 

8. Utilize ferramentas de organização

Com um bom software jurídico para escritórios, a análise de métricas pode alavancar os resultados do escritório sem mais tarefas.

Sabemos que problemas de produtividade em escritórios não é novidade para os advogados. Os cursos de Direito no país não fornecem conhecimentos sobre gestão e negócios e sem um trabalho de gestão orientado por métricas, aumentam as chances de sofrer com baixa produtividade e sobrecarga no escritório.

Outro aspecto importante da gestão baseada em dados e métricas é a possibilidade de deixar a equipe sem sobrecarga de tarefas e carga horária identificando os pontos exatos na performance e otimizando diretamente a produção, o que um bom software jurídico como o da ADVBOX faz.

O que é advocacia remota?

O mercado jurídico brasileiro mudou drasticamente nos últimos anos. Os advogados se veem na necessidade de inovar nessa área com mais de um milhão de profissionais hoje.

No caminho das inovações, temos acompanhado o surgimento dos escritórios digitais e softwares para advogados como ferramentas indispensáveis para se destacar.

Sendo assim, um software jurídico corresponde a um sistema desenvolvido para atender e auxiliar um escritório de advocacia.

O sistema pode oferecer isso de diversas maneiras, como:

Essas são algumas das funcionalidades que o software jurídico da ADVBOX possui. Todavia, para conhecer todo o impacto do nosso sistema na sua advocacia, entre em contato conosco e faça o teste para você mesmo comprovar!

9. Tenha o Sistema de Pontuação por Tarefas

Imagine uma forma de gestão de equipes que permita você gerenciar sua equipe com total controle e supervisão. Além disso, imagine que esse sistema proporcione mais autonomia, liberdade, aumento de rendimentos e flexibilidade de horários, com uma gestão menos invasiva.

Em suma, isso existe! E se chama Sistema Taskscore, uma metodologia de gestão de equipes baseada em produtividade (pontuação por tarefas), perfeita para advocacia.

Com o Sistema Taskscore (pontuação por tarefas) é possível ver com clareza o aumento na produtividade geral do escritório, apresentando ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.

Esse sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.

A consequência da adoção integral deste sistema em substituição do controle de horários de entrada e saída dos funcionários e colaboradores é bastante impactante.

As principais vantagens da Pontuação por Tarefas são:

Sendo assim, com o Sistema Taskscore (Pontuação por Tarefas), os resultados podem ser acompanhados em tempo real pelo gestor, evitando erros podem vir a comprometer o sucesso do negócio.

10. Aposte em uma solução integrada para gerenciamento de escritório de advocacia remoto

A melhor forma de fazer um bom gerenciamento de escritórios de advocacia remoto é utilizando um software jurídico que seja completo e integrado que seja pensado para a rotina de advogados, reunindo diferentes tipos de demandas que um escritório necessita.

Com as funcionalidades oferecidas no sistema da ADVBOX, já citadas anteriormente, é possível englobar diferentes segmentos do escritório em um só lugar, unificando dados e informações e evitando que estes se percam com o tempo.

11. Aspectos do gerenciamento de escritório de advocacia remoto

Quando falamos em gerenciamento de escritórios de advocacia remoto, podemos falar nos inúmeros benefícios que essa modalidade oferece.

Alguns deles são economia de tempo, flexibilização de horários e a redução de gastos para manter a sede física do escritório, além de possibilitar que gestor e colaboradores trabalhem à distância.

Iniciando a estratégia

Como já citado anteriormente, o primeiro passo para um bom gerenciamento de escritórios de advocacia remoto é considerar a digitalização do escritório para que a equipe e o gestor possam acessá-lo pelo computador.

Dessa forma, é possível trabalhar e acompanhar o desenvolvimento do escritório de qualquer lugar do mundo, desde que se tenha acesso à internet. Para isso, é necessário que a plataforma para advogados ofereça o recurso de gestão eletrônica de documentos (GED).

Assim, é possível armazenar dados e documentos na nuvem, tornando as pilhas de papéis do escritório em arquivos digitais. A GED dos softwares de gestão é bastante segura, pois oferece o controle do fluxo de documentos e também sua organização. Inclusive, o processo de digitalização pode ser realizado de maneira simples e sem gastos excessivos.

Como funciona o nosso gerenciamento de escritório de advocacia remoto

A advocacia é processualizada. Há uma sequência comum e repetível de entradas de novos casos que passam pelas mesmas etapas até a conclusão.

Sendo assim, realizar reuniões internas de forma semanal, chamadas de sprint semanais, são ineficazes.

Apostamos no Sistema de Pontuação por Tarefas, em metas, em relação de confiança entre equipe e em recompensas justas por produtividade. Além do mais, reuniões mensais devem ser realizadas para organizar a competência do mês seguinte e apresentar os resultados do mês anterior.

12. Qualificação profissional

A qualificação profissional dos colaboradores deve também receber atenção do gestor. Conhecimento é sempre bom.

Isto posto, treinamentos devem ser feitos de forma compartilhada, proporcionando muitas vezes novas ideias, parcerias e sugestões durante o treinamento.

É importante que todos os colaboradores estejam envolvidos e aprendendo ou retomando conteúdos que já tinham sido esquecidos, aspectos que um bom gerenciamento de escritórios de advocacia remoto possibilita.

13. Trabalhar corretamente (ética)

Por fim e não menos importante: o trabalho de gerenciamento de escritórios de advocacia remoto sempre deve ser feito da forma correta, com ética, respeito, transparência e verdade. O gestor nunca deve prometer o que não poderá cumprir.

O escritório na maioria das vezes leva o nome dos sócios e gestores consigo. Qualquer deslize pode manchar a reputação do negócio e deixar clientes insatisfeitos, passando essa ideia para as outras pessoas e vindo a prejudicar o sucesso.

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Mulher sorrindo com link de teste gratuito software de gestão advocacia

O escritório digital e a digitalização do escritório de advocacia consistem na centralização das informações de um escritório.

Dessa forma, ao digitalizar o seu escritório, você será capaz de alcançar inúmeras vantagens de negócio. Dentre elas, estão o aumento da produtividade, da aquisição novos clientes de forma rápida e consistente e da receita mensal do escritório.

O que é um escritório digital?

Antes de explicar melhor o que é o escritório digital, é importante pontuar o que ele não é.

Sendo assim, quando falamos em escritório digital é comum que se confunda esse conceito com web service ou com escritórios online na advocacia.

Os três conceitos diferem e possuem objetivos, tarefas e práticas distintas entre si, servindo a diferentes portes de escritórios e necessidades dos seus negócios.

Abaixo, listamos as diferenças entre esses três conceitos:

1. Escritório Digital

O escritório digital passa a existir quando é feita toda a digitalização das informações que possibilitam a prestação de serviço.

Todavia, é possível que um escritório tenha as suas informações digitalizadas e continue atendendo presencialmente no balcão e limitando o atendimento à atuação local (ou seja, na região em que está localizado fisicamente).

A saber, as informações que podem ser digitalizadas são a sequência de tarefas ou fluxo de tarefas, o nível de produtividade diário, semanal e mensal, a taxa de procedência e improcedência de processos, os dados financeiros, registros de atendimento e de cadastro dos clientes, fotos de petições, contratos e outros documentos que são utilizados rotineiramente no escritório.

Pontos principais do escritório digital:

Dessa maneira, é possível que o escritório seja completamente gerenciável pela internet, com fácil acessibilidade e fluxo de trabalho fluente.

Isto é, o escritório digital possibilita o acesso de todas as informações do escritório de qualquer lugar com conexão à internet.

Duas listas sobre um fundo branco com as características do Escritório virtual e do Escritório Online

2. Escritório Online na advocacia

Os escritórios online também se valem dos benefícios trazidos por escritórios digitais e pela digitalização na advocacia. Contudo, se diferenciam do web service na medida em que são 100% virtuais. Ou seja, todas as operações acontecem no âmbito digital.

Desde o marketing até o relacionamento com os clientes e a realização e produção dos processos, gestão da equipe e relacionamento com advogados parceiros, tudo acontece no de maneira digital.

Basicamente, em um escritório online existe a possibilidade de que a colaboração de outros advogados e funcionários seja realizada eventualmente de forma remota, pois os documentos e informações dos processos estão na nuvem, e podem ser acessados de qualquer lugar.

Pontos principais:

Entretanto, há várias limitações para que o trabalho remoto se torne comum, especialmente na produtividade e na manutenção de um fluxo de trabalho adequado e fluente.

Enfim, nesse modelo ainda há necessidade da equipe estar presencialmente disposta, e também de haver um atendimento no balcão no escritório, pois há clientes que realizam a contratação presencialmente.

3. Web Service

Podemos comparar web service na advocacia com um “e-commerce de advogados ou escritórios”. Ou seja, consiste na prestação de serviço através da internet, englobando desde o marketing até o relacionamento com os clientes.

Desse modo, ao disponibilizar web service no seu escritório, você estará fornecendo o acesso ao seu serviço através da internet. Mas isso não significa que você realizará o trabalho totalmente pela web, como no caso do escritório digital. 

Ocorre da mesma forma que uma loja de camisetas que vende através da internet mas produz no âmbito físico.

Entretanto, vale ressaltar ainda que escritórios locais ou escritórios de atuação nacional podem obter muitas vantagens e melhorar seus resultados com o web service.

Além disso, web service, via de regra, é potencializado pelo escritório digital ou digitalização de escritório de advocacia.

Quais os pontos principais do escritório digital?

Abaixo, listaremos alguns dos principais ganhos que a Advocacia Digital fornece através da implementação do modelo de Escritório Digital.

1. Acelerar o atendimento ao cliente gera mais indicações: como fazer isso centralizando as informações dele em um escritório digital?

O primeiro problema que o escritório digital soluciona é a falta de centralização das informações, já que isso resulta imediatamente na demora no atendimento ao cliente.

Ou seja, ela é uma das principais responsáveis pela redução no número recomendações (famoso “boca-a-boca”), de clientes para novos clientes. Essa queda nas recomendações pode acontecer em diversos momentos.

Por exemplo, quando o cliente vai até o escritório buscar informações sobre o seu caso ou processo e se depara com uma busca interminável por essas informações, desorganização de pastas, falta de clareza sobre quem está trabalhando no processo, atendente precisando ligar para o advogado para saber o que fazer, etc.

A percepção do cliente de que o escritório está desorganizado causa muita insatisfação.

Além de centralizar as informações, o advogado também pode colocar em prática outras melhorias inovadoras no atendimento. Uma delas é a automação de relacionamento com clientes presente em plataformas de advocacia digital.

Com ela, você pode programar mensagens automáticas para seus clientes para notificá-los do andamento de seus processos. Isso diminui muito a quantidade de atendimentos após o fechamento de contrato.

2. Ter mais tempo para conquistar novos processos, diminuir a sobrecarga e surpreender seus clientes, gerando mais indicações

Outro problema muito comum em escritórios de advocacia é o atendimento reativo. Afinal, quase todos os advogados já ouviram a frase “como está o meu processo, doutor?“, não é mesmo?

Essa frase não é apenas algo comum entre todos os escritórios, mas também um sintoma de que o atendimento realizado depende de uma iniciativa do cliente de chegar até o escritório, e não o contrário. 

Outro sintoma muito comum desse modelo de atendimento é o número de ligações cada vez maior de clientes para o escritório. Já que existe um grande tempo dedicado pelo advogado para conversar no telefone com eles explicando o que está acontecendo isso se torna prejudicial para a produtividade.

Sem mencionar os clientes que aparecem de surpresa no escritório em momentos em que não há disponibilidade para realizar o atendimento.

A digitalização das informações do escritório possibilita um atendimento ativo em que o escritório vai até o cliente com as informações que ele precisa.

Ou seja, são enviadas mensagens automáticas com informações para o cliente sobre o seu caso ou processo, reduzindo significativamente o número de ligações e a insatisfação dos clientes.

Com o atendimento dessa forma, ele perceberá que está sendo lembrado, bem atendido e valorizado mesmo depois da assinatura do contrato e do acerto de honorários.

Em contrapartida, sem que o escritório tenha as informações digitalizadas é inviável a prestação de atendimento ativo automatizado.

Isso porque seria necessário que o advogado entrasse em contato com cada cliente a cada nova movimentação processual para explicar o que está acontecendo.

3. Escolhendo e conquistando clientes novos, melhores e mais rentáveis com facilidade

Já imaginou poder escolher os seus clientes?

É através da obtenção de métricas e análise desses dados que se possibilita aos escritórios de advocacia, de qualquer tamanho, a seleção exata do seu público-alvo.

Além disso, também orienta a conquista de clientes e a especialização do advogado para casos mais rentáveis. Em outras palavras, a análise de métricas possibilita uma série de ganhos estratégicos para expandir o sucesso do escritório e obter mais resultados.

Desse modo, com a utilização das ferramentas adequadas, a obtenção de métricas e análise para elaboração de um planejamento estratégico se torna fácil.

Gráficos criados por softwares de advocacia digital, de forma automática, podem ser entregues todos os dias, ou então mensalmente, para os advogados, preenchendo as lacunas de formação em gestão que as universidades brasileiras apresentam.

4. Organização do trabalho para aumentar a produtividade

É através da análise de métricas que os procedimentos internos podem ser melhorados, reduzindo a quantidade de erros operacionais e, consequentemente, aumentando os índices de procedência e ganho nos casos atendido.

Isto é, melhorar procedimentos internos significa dizer que todas as tarefas realizadas dentro do escritório são feitas da melhor maneira possível.

Isso quer dizer que são realizadas com a maior efetividade e com registro de todos os problemas e imprevistos que podem acontecer no dia-a-dia do escritório.

Para isso é preciso ter um sistema que possibilite  ao gestor visualizar de forma clara,  precisa e objetiva as tarefas realizadas por cada colaborador.

Cumprindo justamente com essa função, a ADVBOX possui o Sistema Taskscore, uma ferramenta que está sendo utilizada por escritórios de advocacia de todo o Brasil.

Com o Taskscore o gestor só precisa de um clique para analisar as métricas do escritório, saber o que cada um está produzindo e resolver problemas de forma rápida e eficiente.

Acesse o artigo Taskscore: Alta produtividade na advocacia para saber mais sobre o sistema Taskscore. 

5. Obtenção de métricas, análise de performance e aumento na produtividade

É através do registro de procedimentos internos (as tarefas realizadas dentro do escritório) que se possibilita o aumento na produtividade da equipe através do uso de um escritório digital.

No momento em que todas as tarefas são registradas na plataforma, o gestor terá em mãos os dados de produtividade individuais.

Ou seja, poderá verificar quem está sobrecarregado, ou ainda, quem não assume tantas responsabilidades na equipe.

Entretanto, mesmo para advogados que trabalham individualmente, analisar as métricas de performance no escritório impacta positivamente a produtividade. Isso porque permite que o advogado compreenda quais são as suas dificuldades.

Assim, fica muito claro quais as tarefas que levam mais tempo para serem realizadas e quais possuem maior destreza.

Além disso, o mapeamento das tarefas que são realizadas auxilia na definição de foco e urgência de atividades e aponta quais são as áreas que necessitam de maior estudo ou treinamento. Contudo, é preciso uma ferramenta eficiente para colocar todas essas ideias em prática!

6. Redução de custos: o uso do Home Office de forma inteligente

O home office como estratégia de redução de custo em escritório de advocacia é válido para escritórios de diferentes portes.

No caso do advogado que trabalha sozinho há uma redução nos gastos de deslocamento até a sede. Assim há custos apenas no caso em que for necessário o atendimento presencial a clientes.

Para escritórios que contam com colaboradores, sejam de médio ou grande porte, o home office também contribui para redução de custos.

Ele possibilita que seja construída uma sede mais enxuta e que trará menos despesas de manutenção, defasagem de equipamento, contas de luz, água e internet.

Além disso, contribuirá para redução nos gastos de vale-transporte e custos rescisórios. A retenção de talentos é maior com o home office, pois existe a satisfação dos colaboradores em trabalhar de forma remota.

Não precisar se deslocar e poder administrar tarefas pessoais e profissionais de acordo com a necessidade acrescenta muito na qualidade de vida.

7. Aumentando de motivação e a produtividade com o uso do Home Office

Como já comentamos, o home office possibilita o aumento na qualidade de vida. Tanto do advogado que trabalha sozinho quanto de equipes maiores em escritórios de advocacia.

Isso se deve principalmente à falta de percepção sobre a importância de estar presente fisicamente no escritório de advocacia. Ao acessar as informações necessárias pelo computador o advogado pode fazer isso de onde quer que esteja.

Isso também facilita a organização da agenda do profissional ao longo da semana para cumprir suas demandas profissionais e pessoais.

Se um colaborador do advogado precisa entregar o número X de petições ao longo da semana, o que impede ele de realizar essas tarefas à noite, ou no final do dia, e tirar a tarde para organizar questões de sua vida pessoal?

Além disso, há a questão da energia, motivação, disposição e inspiração para realização do trabalho.

Muitas vezes nos encontramos indispostos para trabalhar no horário comercial e altamente produtivos no final do dia. Mas, infelizmente, no final do dia normalmente estamos presos no trânsito no trajeto para casa.

8. Multiplicando o alcance a clientes em potencial para escritórios no interior ou cidades pequenas

Nas últimas décadas, houve um aumento do acesso ao ensino superior e o Direito é uma das graduações mais procuradas. O Brasil já atingiu a marca de mais de um milhão de advogados em exercício. Competir nas cidades grandes se torna inviável para diversos profissionais devido aos altos custos e questões pessoais.

Por isso, quebrar as barreiras geográficas e adotar o atendimento à distância de clientes são estratégias que solucionam dificuldades de abertura de novos escritórios.

Facilita também no atendimento de clientes que se mudaram e na recomendações de clientes em outras cidades. Sem falar nos brasileiros que moram em outros países ou então estrangeiros que possuem questões em andamento no Brasil.

Enfim, uma série de situações que exigem a quebra de barreiras físicas é agraciada com os recursos digitais. E o atendimento à distância proporcionado pelo escritório digital mantém a alta qualidade de atendimento.

Uma das maiores vantagens é o fortalecimento da relação advogado/cliente mesmo com a maior rapidez dos atendimentos.

9. Gerenciando o escritório quando há necessidade de se ausentar sem prejudicar o negócio

Outra vantagem possibilitada pelo escritório digital e que está relacionada à quebra das barreiras geográficas na advocacia é a necessidade que alguns advogados possuem em se ausentar do escritório físico sem abandoná-lo.

Isso significa que, através do escritório digital, é possível realizar viagens ou se ausentar. Ou seja, diante de imprevistos, o advogado não deixará o trabalho urgente e necessário para trás.

Isso acontece porque com o Taskscore o advogado tem a tranquilidade de saber o que cada colaborador do escritório está desenvolvendo durante sua ausência.

Dessa forma, o escritório poderá continuar com as atividades, o relacionamento com cliente será mantido e, caso haja alguma necessidade urgente de interferência do advogado no escritório, poderá fazer isso remotamente.

Imagine você estar na praia dos seus sonhos e saber exatamente o que está acontecendo no seu escritório.

A Advocacia Digital também significa isso: ter qualidade de vida e continuar crescendo profissionalmente.

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Saber responder a respeito do caminho que o negócio precisa atingir para obter sucesso é desafiador. Somente líderes que entendem a importância da gestão estratégica de escritórios de advocacia é que conseguem estabelecer um plano consistente que vai chegar aos objetivos. 

No entanto, para advogados e sócios de negócios jurídicos, nem sempre é fácil estabelecer um planejamento com estratégia. Muitas vezes isso acontece porque esse não é um tema abordado costumeiramente nos cursos de Direito.

Como consequência, o tema não é familiar aos advogados que muitas vezes precisam aprender, na prática, sobre gestão estratégica de escritórios de advocacia e as melhores maneiras de criar planejamentos que vão orientar o negócio como um todo. 

Pontos como estes são respondidos quando há um planejamento adequado:

Agora pense se essas três perguntas podem ser respondidas considerando a atual realidade do escritório em que você trabalha. Se ainda não é possível ter respostas para as questões, então continue acompanhando este conteúdo.

Vamos abordar os desafios que são enfrentados para elaborar uma gestão estratégica e como obter sucesso no negócio ao realizar essa organização. Descubra como a tecnologia e os recursos inteligentes podem ser tornar decisivos para um planejamento efetivo. 

 Continue a leitura para compreender cada um desses pontos. 

Como fazer a gestão estratégica de escritórios de advocacia?

O caminho que não deve ser seguido pelo negócio precisa estar presente no planejamento. Por essa razão, uma gestão estratégica de escritórios de advocacia permite que lideranças, sócios e gestores compreendam tudo o que deve ser evitado.

Fazer estudos de mercado, descobrir tendências e estabelecer metas fazem parte dos pontos cruciais nessa trajetória de sucesso de um negócio jurídico. No entanto, talvez você esteja se perguntando sobre como descobrir as informações que serão pertinentes ao seu planejamento.

Analisar o mercado, observar o que a concorrência está fazendo e analisar a realidade da região em que o escritório atua pode ser uma tarefa complexa. Porém, com a ajuda de recursos tecnológicos, essa atividade pode ser assertiva em diferentes pontos. 

Escritórios jurídicos que contam com softwares desenvolvidos exclusivamente para o mercado já estão à frente quando o assunto é gestão estratégica. Isso porque algumas dessas ferramentas disponibilizam recursos de business intelligence (ou inteligência de negócios, em português).

Talvez você ainda não tenha ouvido falar a respeito desse conjunto de práticas que capta, reúne, trata e analisa dados. Em resumo, uma ferramenta com business intelligence transforma informações que serão relevantes para o negócio. 

Ter esses dados consistentes auxilia a gestão estratégica de escritório de advocacia no planejamento. Assim, se destaca a melhor maneira de colocar o negócio no caminho a ser percorrido com o objetivo de alcançar resultados. 

Aliás, muito se fala que os dados são o novo petróleo. As informações que podem ser captadas do mercado consolidam o escritório como competivivo. Ao enxergar tendências que, talvez, os concorrentes ainda não tenham percebido.  

Agilidade é a chave para conseguir se destacar e, somente com o suporte da tecnologia e do cruzamento de dados inteligentes é que esse planejamento pode ser consolidado.

Mas afinal, como funciona o business intelligence? 

Mais do que conhecer na teoria o que as práticas de inteligência de negócios são capazes de fazer, é importante ter segurança para aplicá-las na realidade do seu escritório de advocacia. 

De forma resumida, podemos afirmar que ao utilizar business intelligence, todos os setores do negócio se beneficiam. Da recepção, até o financeiro, passando pela gestão estratégica de escritórios de advocacia. 

Os recursos inteligentes da ferramenta – que no caso de clientes da ADVBOX estão disponíveis na versão Elite – fazem uma verdadeira varredura de dados que poderão ser usados no planejamento e no dia a dia do escritório. 

Por exemplo, ao utilizar business intelligence você tem vantagens como:

Esses são apenas alguns dos pontos que podem ser mapeados pela ferramenta e incluídos no planejamento.

Isso só acontece quando o escritório entende a necessidade de centralizar todas as informações em um único ambiente. Fazer a gestão dos dados e utilizá-los a favor do crescimento do negócio é essencial para que a organização se mantenha viva em um mercado tão concorrido. 

Por exemplo, imagine um cenário em que o escritório passa a atender mais a processos de determinada área do Direito. No entanto, sem consultar os dados, não percebe que aquele segmento precisa de mais atenção e investimentos. 

Sem colocar os esforços necessários para a área, talvez o escritório perca novos clientes ou, até mesmo, diminua a qualidade do atendimento para dar conta de um volume não planejado de processos. 

A importância do planejamento e da gestão estratégica de escritórios de advocacia
A importância do planejamento e da gestão estratégica de escritórios de advocacia

O que é missão no planejamento estratégico do escritório de advocacia?

No entanto, a partir do exemplo anterior, sabe-se que quando há uma análise feita por meio de recursos tecnológicos, como é o caso de business intelligence, torna-se mais efetiva a observação do que é tendência e para onde devem ser aplicados os recursos e investimentos do negócio. 

O planejamento acontece com mais segurança quando se utilizam dados de forma inteligente. Além disso, outro fator que permite uma gestão estratégica de escritórios de advocacia se conecta com a automação dos negócios.

Ou seja, o uso cada vez mais frequente de softwares jurídicos abre oportunidades para que gestores possam ser muito mais eficientes no acompanhamento e organização dos escritórios. 

De modo geral, ferramentas de automação garantem que as equipes possam agilizar as tarefas que podem ser automatizadas, como por exemplo, questões relacionadas a agendas e monitoramento de dados dos processos. Com isso, os profissionais ganham tempo para se dedicar aos processos em si. 

Como consequência, os negócios e advogados ganham tempo e produtividade. Aliás, esse é um dos temas mais recorrentes quando se fala em gestão estratégica de escritórios de advocacia.

Cada vez mais profissionais de relevância no mercado têm buscado escritórios que permitam uma jornada de trabalho flexível, que considere mais as entregas do que propriamente o tempo trabalhado.

Para que gestores possam oferecer essa prática e, ao mesmo tempo, tenham controle a respeito do que acontece no escritório, a automação é decisiva. Metodologias de produtividade e tecnologia para acompanhamento de tarefas são importantes para garantir a qualidade e o bom atendimento. 

Como aplicar a automação para a produtividade dos escritórios?

Ao incluir todas as tarefas que precisam ser realizadas em um software jurídico, quem faz parte da gestão estratégica de escritórios de advocacia consegue visualizar com exatidão o que deve ser feito. Prazos, cronogramas e relevância de cada tarefa estão disponíveis para que todos acompanhem.

Dessa maneira, os advogados e outros membros da equipe podem realizar suas atividades de acordo com a prioridade estabelecida pelas lideranças. Com isso, é possível evitar que prazos sejam perdidos ou que tarefas que não têm o mesmo nível de urgência ou relevância sejam realizadas antes de outras. 

A facilidade de incluir todas as atividades em um único ambiente também passa pela agilidade no acompanhamento dos gestores. Não é necessário, por exemplo, fazer acompanhamentos individuais com a equipe. Afinal, todas as informações sobre o status da demanda e como a atividade está sendo realizada estão disponíveis em poucos cliques. 

Para os advogados os benefícios também vão além da organização. Ao utilizar a metodologia de pontuação por tarefas da ADVBOX – chamada de Taskscore – cada atividade recebe uma pontuação. 

O escritório de advocacia pode determinar que, ao acumular determinada quantidade de pontos, o profissional é beneficiado com premiações que podem ir desde folgas a outros prêmios. 

A partir dessas medidas, ganha a cultura organizacional do negócio e, como consequência, a retenção de talentos também acontece no escritório. 

A longo prazo, esse tipo de ação beneficia diretamente a gestão estratégica de escritórios de advocacia. Afinal, os profissionais se mantém motivados, não há uma alta rotatividade e os clientes conseguem perceber os benefícios na prática, com um bom atendimento e processos que são atendidos com excelência. 

O que é estratégia de gestão?

Anotados todos os pontos que citamos no texto, é necessário colocá-los em prática. Estabelecer uma gestão estratégica de escritórios de advocacia é determinante para o sucesso do negócio. 

Sempre é tempo para começar. Mesmo que a organização esteja no mercado há muito tempo ou se não há um planejamento neste sentido. Por outro lado, se o seu escritório está dando os primeiros passos, aproveite esse momento para começar com um entendimento geral do mercado, garantindo decisões muito mais estratégicas. 

Aliás, contar com um software jurídico deve ser a medida inicial. A tecnologia precisa fazer parte da rotina com o objetivo de facilitar e promover inteligência para o negócio. Não há estratégia de gestão sem automação e recursos inteligentes. 

Por essa razão, a ADVBOX quer que você experimente de maneira prática os benefícios de contar com o melhor software jurídico do mercado. 

Os recursos da ADVBOX estão disponíveis para teste gratuito durante 7 dias. Comece agora mesmo a verdadeira revolução de dados, organização e produtividade no seu escritório. 

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Gestores de escritórios de advocacia têm em suas mãos grandes desafios. Entre eles, está a necessidade de controlar a jornada de trabalho da equipe e garantir, por consequência, que a produtividade dos times seja alta. 

A legislação aponta que a jornada de trabalho máxima de um advogado é de quatro horas diárias ou 20 horas semanais. Entretanto, existem exceções no caso de acordos, convenções coletivas ou, ainda, quando há dedicação exclusiva.

No caso de exclusividade, o artigo 12 do Regulamento Geral do Estatuto da Advocacia e da OAB, dispõe que serão remuneradas as horas trabalhadas que excederem a jornada de 8 horas diárias. 

Por isso, mais do que destacar a questão legal sobre a jornada de trabalho, este post tem como objetivo auxiliar gestores e áreas de controladoria a compreenderem como utilizar o período de trabalho dos colaboradores da melhor forma. 

Nos últimos anos, as tendências na administração de negócios e recursos humanos têm ganhado outras vertentes. E uma delas é o incentivo aos colaboradores a considerar as entregas mais valiosas do que propriamente a quantidade de horas trabalhadas. 

Em um cenário em que o trabalho pode acontecer em qualquer lugar do mundo, é decisivo que o escritório comece a olhar para possibilidades como a metodologia de trabalho que leva em consideração as entregas e não as horas da jornada de trabalho. 

Por isso, quer entender como operacionalizar um escritório de advocacia que prioriza a mensuração do trabalho intelectual é a grande chave deste post.

Continue a leitura para compreender como fazer com a ajuda da tecnologia. 

Qual a jornada de trabalho?

A jornada de trabalho que considera uma metodologia de produtividade é diferente se comparada com um negócio que busca basicamente o cumprimento das horas trabalhadas. 

Sendo assim, ao estimular a realização das atividades por meio de uma pontuação, os gestores permitem que a equipe tenha mais autonomia e flexibilidade de horários.

Além disso, o método garante mais rendimento e facilidade no controle da equipe sem que as lideranças tenham que ser invasivas. 

Portanto, vamos entender como funciona a pontuação de tarefas e como ela se destaca em relação ao acompanhamento tradicional, feito por horas da jornada de trabalho. 

Metodologia Taskscore

Um estudo confirmou que, em média, um processo judicial pode ser dividido entre 30 e 70 tarefas.

Na prática isso significa que, ao aplicar uma metodologia que considera a pontuação por atividades, esse processo será dividido de forma que as tarefas recebam um peso diferente. 

Sendo assim, pessoa responsável pela atividade de cadastro das tarefas no escritório poderá realizar a divisão. E, dessa maneira, cada uma das ações recebe uma pontuação. 

alta produtividade na advocacia

Para isso, o peso dado para cada uma das atividades leva em consideração a dificuldade para executar e tempo para ser realizada.

A partir da pontuação estabelecida e os processos cadastrados inicia-se a verdadeira gestão feita por meio da metodologia Taskscore. 

A jornada de trabalho do advogado com Taskscore

Assim, o profissional passa a ter a sua jornada de trabalho acompanhada por meio da entrega das suas tarefas, ou seja, por meio de produtividade.

jornada de trabalho

Na advocacia, quando o controle da jornada de trabalho é feito de forma exclusiva pelo tempo, a produtividade cai. Advogados que são limitados ao horário e não possuem chances de aumentar seus ganhos com entregas feitas de acordo com a importância, se desmotivam.

Na divisão por tarefas o advogado tem benefícios como:

Benefícios de acompanhar a jornada de trabalho por Taskscore: visão de gestores

Para gestores, acompanhar a jornada de trabalho por meio da metodologia de Taskscore também traz inúmeros benefícios.

O fato de poder dividir as atividades entre todos os advogados e saber exatamente o que cada profissional precisa fazer permite um acompanhamento pontual, sem ser invasivo. 

Além disso, em uma era que os dados são valiosos, ter informações precisas sobre como está o andamento de cada uma das ações é fundamental.

Assim, com o Taskscore, gestores evitam que prazos sejam perdidos, conseguem responder às dúvidas de clientes, além de evitar a sobrecarga de colaboradores. 

Ao contar com ADVBOX, advogados e gestores podem realizar o acompanhamento de todas as tarefas em um único dashboard, o qual é atualizado em tempo real e de fácil entendimento.

Sendo assim, faça o o teste de 7 dias gratuitos para compreender como a ADVBOX pode transformar a maneira como seu escritório lida com as atividades e a jornada de trabalho.

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Questões relacionadas à produtividade e organização do tempo têm sido cada vez mais comentadas nos últimos anos e, no meio jurídico, não é diferente. Sendo assim, fazer uma boa gestão de tempo na advocacia é primordial por inúmeros fatores.

Por isso, ter uma boa organização do tempo que você passa no escritório é decisivo para trabalhar de maneira mais eficiente e, como consequência, ter mais produtividade e tempo para se dedicar também à vida pessoal. 

Isso porque quando há falhas na gestão de tempo na advocacia, os profissionais colocam em risco sua qualidade de vida, o tempo com a família, momentos de lazer e, não menos importante, as próprias entregas no trabalho.

Estamos o tempo todo conectados e recebendo estímulos por toda a parte que podem nos tirar do foco para entregar algo que é importante, como mensagens no WhatsApp, e-mails, notificações em redes sociais, etc.

Todos esses fatores podem se tornar vilões quando o assunto é gestão de tempo na advocacia. 

Por isso, se você sente que pode ter muito mais produtividade e assertividade nas suas entregas, continue a leitura desse post no blog. Nele vamos trazer dicas sobre:

Vamos juntos para uma melhor gestão de tempo na advocacia?

Como fazer a gestão de tempo na advocacia?

Talvez essa seja a principal pergunta que você está se fazendo depois de ler a introdução deste post. Afinal, essa é uma profissão com pouca rotina e, por isso, a gestão de tempo na advocacia pode ser um desafio. 

Sim, é desafiador, mas é possível alcançar melhores índices de produtividade ao adotar algumas práticas de gestão de tempo.

Desde o início da pandemia, muitos profissionais da advocacia começaram a trabalhar home office e isso representou um grande desafio, afinal, questões pessoais e profissionais se interligaram de maneira ainda mais importante. 

É por isso que, nunca foi fundamental falar e pensar sobre a gestão de tempo na advocacia. E, para começar, um importante passo é ter clareza sobre a importância das atividades que você realiza no seu dia a dia.

Aliás, o autor Christian Barbosa, especialista em gestão de tempo e autor do livro “Tríade do Tempo” orienta que as pessoas façam a seguinte divisão das suas tarefas:

Segundo o autor, deveríamos dedicar 70% do tempo às tarefas importantes, 20% às urgentes e 10% às circunstanciais.  

Gestão do tempo na advocacia

Tipos de tarefas

Sendo assim, esse é um bom primeiro passo para conseguir caminhar para uma boa gestão de tempo na advocacia. 

Isso porque sabemos que muitas vezes as tarefas urgentes acabam tomando uma boa parte dos nossos dias, como clientes que ligam fora de hora e surgem com alguma emergência, por exemplo.

Mas você pode tentar evitar que esses pedidos urgentes tornem-se frequentes. Uma dica é, por exemplo, estabelecer horários do dia em que eles podem entrar em contato.

Por isso, estabeleça também o meio de comunicação que será usado para os pedidos fora de hora: e-mail, WhatsApp, ligação… qual funciona melhor para a sua rotina?

Ao determinar esses pontos iniciais nas trocas com os clientes, você já reduz muito o número de tarefas urgentes para conseguir se dedicar às importantes. 

Quais são as etapas do processo de gestão de tempo?

Estabelecer uma rotina é um passo importante para que a sua gestão de tempo na advocacia aconteça da melhor forma. 

Ao identificar o que funciona melhor para o seu dia a dia, você consegue fazer uma boa divisão entre as questões relacionadas à sua vida pessoal e também à profissional. 

Equilíbrio na rotina do escritório

Sendo assim, lembre-se que é fundamental ter um equilíbrio entre as rotinas relacionadas ao escritório com os momentos da vida pessoal. 

Excesso de trabalho está longe de significar alta produtividade e uma gestão de tempo eficiente. Normalmente esse cenário está conectado à sobrecarga dos profissionais. 

Por isso, a recomendação de especialistas em gestão de tempo é que se organize uma rotina que contemple os dois lados de forma saudável. 

Por exemplo, sabe-se que atividades físicas, além de auxiliarem a manter o corpo saudável, também são essenciais para uma boa saúde mental. 

Assim, uma dica, nesse caso, é colocar na agenda a prática de atividades físicas. Para muitos profissionais, ao organizar uma rotina na agenda, fica muito mais fácil visualizar o que deve ser feito no dia. 

Não importa se você usa uma agenda de papel ou recursos como o Google Agenda. Estabeleça como prioridade organizar a sua semana (ou mês) incluindo não apenas as tarefas relacionadas ao trabalho.

Este é um erro que muitos profissionais cometem: incluem na agenda apenas os compromissos de trabalho. Com isso, não visualizam os espaços de tempo para momentos de lazer. 

A gestão de tempo na advocacia precisa ser feita com equilíbrio. E estabelecer uma rotina que inclua todos esses pontos é primordial para começar. 

Como usar o seu tempo?

Essa é uma pergunta que talvez você se faça: como usar o tempo? E agora o que vamos falar é sobre fugir da procrastinação.

Muitas vezes algumas tarefas repetitivas – pequenas ou grandes – acabam sendo deixadas de lado. Porém, essas pequenas atividades de rotina podem se tornar um problema na gestão de tempo na advocacia. 

alta produtividade na advocacia

Por exemplo, uma simples conferência de prazos no site de um tribunal ou uma petição que deveria ter sido organizada, podem se tornar grandes problemas se você procrastinar. 

Imagine que você deixou essas atividades pequenas de lado e, quando o prazo estava quase estourando, você abriu o site e ele estava fora do ar. 

O que não deveria se tornar uma emergência, se tornou um problema muito mais grave que você precisará resolver. 

Por isso, tente resolver questões fáceis logo no início do seu dia. Você terá a impressão de ter sido muito mais produtivo ao colocar como concluídas as tarefas na sua agenda. 

Mas lembre-se que a procrastinação é da natureza humana e ela vai acontecer! Não se culpe se você não for totalmente produtivo em um dia de trabalho. 

O que não deveria acontecer é ter longos períodos de baixa produtividade e alta procrastinação. 

Como usar o tempo de forma inteligente?

Agora que já falamos sobre dividir o tempo entre tarefas importantes, urgentes e circunstanciais, vamos entender como ferramentas podem ser essenciais na gestão do tempo na advocacia. 

Se o seu escritório de advocacia não conta com um software para auxiliar na gestão das tarefas e organização da empresa, provavelmente você está gastando tempo de maneira desnecessária. 

Assim, um software jurídico permite que você faça a gestão do escritório de maneira inteligente, deixando tempo suficiente para as tarefas importantes.

Afinal, são as tarefas importantes que vão fazer o seu escritório voar ainda mais longe. 

Clientes da ADVBOX, por exemplo, contam com inúmeras facilidades que garantem mais produtividade para o dia a dia das equipes de advogados. 

Sistema de Pontuação por Tarefas

O sistema Taskscore, de gestão de tarefas, garante uma importante visão de gestão de tempo na advocacia. 

Ao aplicar a metodologia exclusiva da ADVBOX, você tem uma visão completa de todas as tarefas que precisam ser executadas, com prazos e pontuação de acordo com a prioridade. 

Com uma visão global é possível visualizar as atividades, administrar de forma mais inteligente o tempo e, como consequência, ter mais produtividade. 

Na metodologia é possível metrificar as atividades de acordo com:

Se você quer conferir a funcionalidade da ADVBOX no dia a dia do seu escritório para compreender como o Taskscore pode ser decisivo para a gestão do tempo na advocacia, teste gratuitamente por 7 dias.

Outro benefício que está diretamente conectado com a gestão de tempo na advocacia é a possibilidade de eliminar processos manuais. 

Ao contar com um software de advocacia, você ganha tempo pesquisando informações sobre os processos. 

Clientes ADVBOX recebem dados sobre o andamento dos processos de maneira automatizada, o que garante agilidade na tomada de decisão e acompanhamento dos casos dos clientes.

Lembre-se que, ao contratar uma ferramenta jurídica, você deve se certificar que ela seja de uso simples e prático. 

Ferramentas complexas podem prejudicar a sua produtividade. É por isso que você deve testar as funcionalidades e entender se elas fazem sentido para o seu dia a dia. 

Quais são os princípios da gestão do tempo?

A última etapa dessa nossa conversa sobre gestão de tempo na advocacia fala sobre processos. Ter processos definidos está entre os princípios da gestão do tempo.

Não importa o tamanho do seu escritório de advocacia. Se você não tem processos definidos, provavelmente vai perder um tempo importante no seu dia a dia. 

Ao padronizar atividades, você torna o fluxo de trabalho mais assertivo, elimina boa parte do tempo ocioso e evita muitos retrabalhos. 

Documente os processos e revisite sempre que for necessário para entender se atualizações precisam ser feitas. 

E não esqueça que, para contar com uma boa gestão de tempo na advocacia, a ADVBOX é a parceira ideal para a sua organização.

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Administrar o escritório de advocacia pode se tornar um grande desafio. Profissionais do Direito muitas vezes não estão preparados para essa tarefa. 

Muitas vezes esse sentimento é causado pela própria formação. Por exemplo, nas faculdades de Direito o tema administrar o escritório é passado de forma superficial. Aliás, é por isso que muitos profissionais chegam ao mercado com dúvidas. E essas dúvidas podem se transformar em problemas sérios de gestão. 

Não importa o tamanho do seu negócio. Ele vai precisar ser administrado. É possível que você precise de ajuda de outros profissionais.

Entretanto, lembre-se que esse é um assunto estratégico. Como profissional da advocacia é recomendado que você tenha conhecimento sobre como administrar o escritório. 

Dessa maneira, reunimos nesse post 7 dicas imprescindíveis. Elas são válidas para qualquer momento do escritório. 

Tome nota das informações que trazemos neste post. Nós vamos abordar questões como:

Continue a leitura para entender cada um dos pontos que listamos. 

O que consiste em administrar o escritório?

Administrar o escritório de advocacia exige uma visão completa do negócio. Finanças, equipe, clientes, prazos e processos. Todos esses pontos precisam estar conectados. 

Porém, há um ponto inicial que precisa ser destacado. As finanças do escritório. Vamos começar nosso post falando sobre elas. 

administrar o escritório

Nesse sentido, é muito comum que advogados que estão iniciando tenham dificuldades. Misturar finanças pessoais com as da empresa não é recomendado. 

Aliás, é muito comum que isso aconteça. Ao fazer isso, fica difícil saber qual o lucro real do negócio. 

Por isso, a primeira dica para administrar o escritório é separar as contas. A conta do negócio deve ser diferente da conta dos sócios. 

Depois que essa etapa estiver concluída, vamos à organização financeira. É indispensável ter um controle de todas as finanças do escritório. 

Administrar o escritório exige ter conhecimento sobre:

Esse é o fluxo de caixa. Administrar o escritório exige que esse controle seja feito com rigor. Afinal, é só tendo clareza sobre esses números é que decisões poderão ser tomadas.

Por exemplo, imagine não saber ao certo quanto se ganha e quanto se gasta. Sem essa informação, como definir quais os investimentos do escritório?

Aliás, nós ainda vamos falar sobre planejamento neste post de forma mais detalhada. Porém, é indispensável conhecer as finanças para conduzir o escritório para o crescimento. 

Administrar o escritório: 7 dicas para ter sucesso
Administrar o escritório: 7 dicas para ter sucesso

Qual o melhor software jurídico para advogados?

A fim de auxiliar advogados nessa tarefa, contar com a tecnologia é importante. Afinal, com recursos de inteligência artificial fica mais fácil administrar o escritório. 

Um software jurídico é um grande aliado nesses casos. Com uma ferramenta desenvolvida para o setor é mais simples ter visibilidade dos dados. 

Dessa forma, um software permite ter as informações financeiras no mesmo ambiente. Por exemplo, datas de cobrança de honorários, contratos, contas a pagar e receber. Como resultado, todos os dados podem ser visualizados em tabelas. Previsões, gastos e tudo que está relacionado às finanças. 

Clientes ADVBOX, por exemplo, têm todos esses recursos. Que ainda estão concentrados em um ambiente totalmente seguro.  

Quais são os passos para uma boa gestão de escritório?

Depois que falamos sobre finanças, chegou a hora de abordar o planejamento. No tópico anterior destacamos que esses pontos estão conectados. 

Administrar o escritório de advocacia exige dedicar tempo para o planejamento. Sem saber para onde ir fica difícil mensurar o que é preciso conquistar.

Para que o escritório tenha sucesso é importante ter metas. Por exemplo, você sabe responder perguntas como:

Sem dúvida essas são apenas algumas perguntas. Mas existem várias outras que podem fazer sentido para administrar o escritório, tudo varia de acordo com a sua realidade. No entanto, o importante é determinar metas. E elas devem ser reais, alcançáveis, específicas, mensuráveis. 

Além disso, elas devem ter prazos muito bem estabelecidos. Pouco adianta fazer o planejamento e administrar o escritório sem estabelecer o tempo. 

Seja como for, lembre-se de outro ponto importante. As pessoas que fazem parte da sua equipe devem conhecer esse planejamento. 

É indispensável ter transparência ao comunicar o que está sendo pensado. Afinal, administrar o escritório é também contar com todo o time. Metas são alcançadas em conjunto. 

Como funciona a estrutura de um escritório de advocacia?

Em terceiro lugar, vamos abordar como administrar o escritório com foco em definir a especialidade do negócio. Essa questão está muito ligada à estrutura do escritório.

Esse também é um erro muito comum. Porém, ele pode gerar problemas futuros muito graves. 

Por exemplo, sem saber qual a área que vai atender, clientes com diferentes demandas aparecerão. E isso vai fazer com que você não consiga focar naquela área que realmente faz sentido para o seu negócio. 

Administrar o escritório sem um foco de atuação desvia de uma especialização. Os clientes podem perceber isso e não sentirem segurança no seu trabalho.

O que não pode faltar em um escritório de advocacia?

Captar clientes é um desafio. É por isso que administrar o escritório também deve contemplar o marketing jurídico. 

Aliás, ter estratégias de divulgação é definitivo para que o seu negócio seja conhecido. Porém, para isso há uma série de regras que devem ser respeitadas.

Administrar o escritório com olhar para o marketing pode ser decisivo para o fechamento de contratos. 

Nesse sentido, nossa recomendação é que você esteja presente. Produza conteúdos e mostre a relevância do que você sabe. Um software jurídico pode ser um aliado. Com informações sobre seus clientes, fica mais fácil produzir conteúdo assertivo. 

Por exemplo, é possível segmentar as pessoas que já contrataram o seu serviço. E com esses dados criar comunicações que atraiam clientes com as mesmas dores. 

Esteja presente com seus clientes

Da mesma forma que é importante atrair novos clientes, é fundamental estar próximo de quem já está no escritório. 

Por isso, administrar o escritório também deve contemplar ações de encantamento. Mostrar para os clientes que os profissionais estão sempre presentes. 

Lembre-se que o perfil dos clientes mudou muito nos últimos anos. Dessa forma, invista em tecnologia.

Aliás, otimizar o tempo que o cliente gasta com as demandas dos processos é importante. E isso também vale para os advogados. 

Por exemplo, imagine que você envia atualizações dos processos por mensagens. O cliente tem a confiança de que sua demanda está sendo acompanhada.

Por outro lado, o advogado poupa tempo de ligações e reuniões. Um software jurídico permite a automação do envio de atualizações de processos. 

O mesmo vale para questões financeiras. A tecnologia pode facilitar cobranças e envio de boletos para os clientes. 

Mais tempo e assertividade para os dois lados.

Como organizar um escritório de advogados?

Você já deve ter percebido que administrar o escritório exige organização. Aliás, é nesse ponto que vamos comentar agora. 

Organizar processos é essencial para o bom andamento do escritório de advocacia. Todos os pontos que envolvem a gestão precisam ser conectados. 

Por exemplo, ao administrar o escritório identifique todas as rotinas diárias das pessoas envolvidas. Perceba se há gargalos que estão tomando mais tempo ou gastando recursos. 

Antes de mais nada, entenda se há atividades que podem ser automatizadas. O foco de um escritório deve estar na resolução dos problemas.

Para isso, busque que os profissionais estejam concentrados em atividades de alto valor agregado. A produtividade deve ser o foco. 

Acima de tudo, tenha clareza e documente esses processos. Apresente para a equipe e certifique-se que todos seguem as orientações.

Tecnologia para administrar o escritório

Por fim, os seis pontos anteriores se conectam. A tecnologia é uma grande aliada para administrar o escritório. 

Clientes ADVBOX conseguem ter uma visão completa de todos os processos, rotinas e demandas. Tudo em um único ambiente.

Aliás, esse é um dos grandes diferenciais de um software desenvolvido exclusivamente para o meio jurídico. O suporte à produtividade da equipe é um dos pontos altos da tecnologia.

Nesse sentido a ADVBOX oferece uma metodologia focada em produtividade. Com o Taskscore é possível determinar pontuações para todas as atividades do escritório. 

Os profissionais realizam suas demandas de acordo com as prioridades. E o melhor: são reconhecidos por isso. 

Por outro lado, para quem faz a administração do escritório os benefícios são inúmeros. É possível verificar o andamento de todas as etapas de forma contínua. Não há necessidade, por exemplo, de procurar as pessoas da equipe de forma individualizada. Tudo está disponível em nuvem e com segurança.

Desse modo, faça o teste gratuito da ADVBOX durante 7 dias. Entenda na prática como o software funciona e pode beneficiar seu escritório. 

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A falta de cultura de gestão na advocacia pode levar os negócios a sérios problemas. Quando não há uma compreensão sobre a necessidade de um gerenciamento de escritório, falhas graves de execução podem acontecer. 

Sendo assim, a advocacia se modernizou e os processos, dados e organização passaram a ser uma necessidade urgente. Escritórios que não têm visão das informações perdem muito. 

Por exemplo, perdem na captação de novos clientes, no atendimento de excelência e também na produtividade das equipes.

É por isso que um gerenciamento de escritório é tão importante. Afinal, com pessoas analisando de forma criteriosa a gestão do negócio, os processos fluem de outra maneira. 

Aliás, é responsabilidade de quem faz o gerenciamento de escritório atentar o seu olhar para três pilares muito importantes para o trabalho na advocacia:

Em resumo, esses são os três pontos que não podem ser negligenciados por um gerenciamento de escritório de advocacia. Nós vamos detalhá-los no decorrer desse texto. 

Além disso, prepare-se para descobrir como uma boa gestão também interfere em questões como:

Continue a leitura desse post para compreender como cada um desses pontos se conecta ao gerenciamento de escritório. 

O que é gerenciamento de escritório?

É possível que você já tenha ouvido a frase: se não pode medir, não pode gerenciar. Essa frase é de Peter Drucker, austríaco considerado o pai da administração e da gestão moderna.  

Essa frase é especialmente importante para qualquer tipo de negócio. Na advocacia não é diferente.

E quando começamos a falar em gerenciamento de escritório, não podemos desvincular da necessidade de ter informações. Sem dados fica praticamente impossível tomar decisões. 

É por isso que, se você quer ser um escritório liderança, precisa ter pessoas focadas na gestão. Esses profissionais serão os responsáveis por uma visão 360º de tudo o que acontece no negócio. 

Prospecção de clientes

Por exemplo, vamos pensar na prospecção dos clientes. Hoje você tem uma visão sobre quanto custa para captar um cliente? Quão eficiente esse processo é na sua realidade?

Uma visão de dados de gerenciamento de escritório precisa ter esses dados para argumentar investimentos. 

E isso se conecta diretamente ao que mencionamos no início deste texto, quando falamos em boa prospecção. 

Cuidar de todas as etapas de captação por meio de marketing jurídico até o fechamento de contrato é essencial. Desde que essa seja a melhor estratégia para o seu escritório de advocacia. 

É fundamental que o gerenciamento de escritório leve em conta que o canal de aquisição de clientes deve ser de baixo custo e alta eficiência. 

E, nesse sentido, vale desde o uso dos canais digitais para a prospecção até o off-line. Se o presencial ainda funciona para a realidade do seu escritório, mantenha-o ativo. 

O importante é que o custo seja baixo para que isso não interfira no fluxo de caixa geral do negócio. 

E para ter essas informações e começar a medir os investimentos, quem faz a gestão precisa ter acesso a todos os dados. 

É nesse cenário que a tecnologia torna-se aliada dos gestores. E entram em cena as técnicas de Business Intelligence, ou inteligência de dados, em português. 

Por meio da organização, detalhamento e análise dos dados, gestores de escritórios podem tomar as decisões que precisam para situações como:

Esses três pontos estão mais conectados às questões de prospecção de clientes. Porém, as técnicas de Business Intelligence se estendem para todo gerenciamento de escritório. 

Aliás, é possível atuar com dados, inclusive quando falamos de produtividade das equipes e excelência no atendimento.  

Como organizar processos no escritório?

Outro pilar muito importante do gerenciamento de escritório está relacionado à alta produtividade. Ou seja, a capacidade do negócio de atender mais clientes com menos recursos. 

Gestores precisam se preocupar com isso, afinal, é a produtividade e a entrega da equipe que determinam o sucesso dos clientes. 

Contar com recursos que permitam o incentivo e a recompensa pelo alto desempenho são essenciais para o andamento do escritório. 

A ADVBOX, por exemplo, oferece aos seus clientes a metodologia Taskscore, que permite a designação de pontos para as tarefas dos advogados. 

De acordo com as entregas, os profissionais são beneficiados com prêmios. Isso está diretamente conectado à produtividade e à alta qualidade do serviço prestado. 

Além disso, quem faz o gerenciamento do escritório também precisa estar atento para que não existam entraves nos processos.

Documentar e revisar os processos e torná-los claros para toda a equipe elimina barreiras de comunicação e torna a equipe muito mais integrada. 

Aliás, permitir que a equipe faça reciclagens constantes e utilize tecnologias que tornem seu dia a dia mais fácil e produtivo também torna o escritório mais eficiente. 

Afinal, quanto menos tempo um time gasta em um processo, mais barato fica para o escritório. Como consequência, as entregas são melhores e os clientes ficam satisfeitos.

Gerenciamento de escritório de advocacia: como se tornar mais estratégico
Gerenciamento de escritório de advocacia: como se tornar mais estratégico

Hiperespecialização e o gerenciamento de escritório

Antes de abordar questões relacionadas à produtividade da equipe, é importante destacar que o gerenciamento de escritório também está conectado à área escolhida para atuar. 

Uma tendência que tem chamado atenção na advocacia é a hiperespecialização. O foco, nesse caso, é a completa satisfação dos clientes que veem no escritório o ponto focal para atender suas necessidades. 

Diferentemente de atender somente uma grande área, como Direito Tributário, na hiperespecialização o escritório se aprofunda nas necessidades do perfil de cliente. 

Com isso, o seu escritório se torna muito mais estratégico para o público, pois considera todas as particularidades e necessidades dos clientes. 

Mais uma vez, para alcançar esse nível de excelência, os dados são essenciais. Afinal, conhecer os clientes e entender suas reais necessidades é a chave do sucesso para a hiperespecialização. 

Quem faz esse gerenciamento de escritório nesse nível de granularidade já sai na frente dos concorrentes em muitas etapas.

Além disso, ganha também em motivação da equipe que tem muito mais organização e clareza sobre os tipos de processos que serão atendidos pelo escritório. 

Como a organização do escritório pode ajudar na qualidade?

É possível que você esteja se perguntando, depois de descobrir mais sobre os três pilares do gerenciamento do escritório, como fazer toda essa organização?

Nesse sentido, a indicação é uma tendência mundial: contar com uma controladoria jurídica. Ao designar pessoas que vão se dedicar a esse setor, você ganha uma visão estratégica de gerenciamento de escritório. 

As pessoas responsáveis pela controladoria jurídica têm como foco:

Ao contar com uma controladoria jurídica, o escritório dá passos importantes com relação à organização frente aos concorrentes. 

Por isso, se você ainda não estabeleceu esse sistema no seu negócio, considere realizá-lo. 

Lembre que o setor de controladoria também precisa ter acesso aos dados para a tomada de decisão. É por isso que a contratação de um software jurídico é tão importante em todas as etapas que mencionamos do gerenciamento de escritório. 

O que é gestão de escritório?

Em resumo, fazer o gerenciamento do escritório passa pela visualização completa de tudo o que acontece no negócio. Todas as etapas conectadas. 

Nesse sentido entra o conceito de escritório digital. Nele, todas as etapas – desde a captação e prospecção dos clientes, formalização dos contratos até o atendimento e fechamento do processo acontecem de maneira digital. 

De forma prática, se o cliente não quiser, ele não precisa sequer ir até a sede física da empresa para assinar o contrato. Tudo acontece online. A partir de qualquer lugar do mundo. 

Essa é uma tendência que se tornou ainda mais forte desde a pandemia da Covid-19 e está exigindo ainda mais atenção de quem faz o gerenciamento de escritório. 

Afinal, todo o controle acontece online e ferramentas tecnológicas tornam-se indispensáveis. 

É por isso que, se você quer fazer o melhor gerenciamento de escritório com o suporte da melhor ferramenta disponível no mercado, conte com a ADVBOX.

Faça o teste gratuito do nosso software jurídico durante 7 dias e veja como a tecnologia conecta todas as etapas: da prospecção dos clientes aos contatos e processos. 

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Fazer a liderança de pessoas em um escritório de advocacia exige preparação. Ao contrário do que muitos pensam, a liderança não é necessariamente um dom natural.

Desenvolver habilidades de líder pode ser aprendido. E, principalmente, aprimorado. Aliás, o desenvolvimento de conhecimento em liderança de pessoas é imprescindível.

No entanto, nem todos os escritórios de advocacia percebem essa necessidade. Deixar de lado questões relacionadas à gestão de pessoas pode representar um risco.

Cada vez mais os escritórios de advocacia precisam ser entendidos como um negócio completo. Afinal, o crescimento dos escritórios é um indicador de quanto essa situação tem evoluído.

Ainda mais no momento de transformação que estamos passando. Profissionais não procuram mais apenas um escritório para trabalhar.

Há uma busca por estilos de gestão que permitam que os advogados tenham autonomia. Além disso, profissionais buscam reconhecimento e serem ouvidos nas etapas dos processos.

A advocacia deixou de apenas correr contra prazos. E é por isso que a liderança de pessoas precisa ser considerada no planejamento estratégico do escritório.

É por isso que criamos esse postblog da ADVBOX. Ele vai te ajudar a entender mais como fazer a liderança de pessoas e:

Continue a leitura para compreender mais sobre cada um dos pontos.

Como começar a fazer a liderança de pessoas no escritório de advocacia?

O primeiro passo na liderança de pessoas consiste em estabelecer a cultura organizacional. Afinal, é por meio dela que se orienta o comportamento esperado dentro do negócio.

A cultura é formada pelas normas, atitudes, valores e expectativas do negócio. E acima de tudo, ela deve ser compartilhada com todas as pessoas que fazem parte do escritório.

E é importante destacar que a liderança de pessoas precisa conduzir a comunicação da cultura. Afinal, pouco adianta estabelecer os valores e normas se eles não forem aplicados no dia a dia.

Como mencionamos no início do texto, cada vez mais profissionais buscam escritórios com base em valores. E acima de tudo, os valores do negócio precisam coincidir com valores pessoais.

Nesse sentido os desafios da liderança de pessoas começam na contratação. Afinal, é papel do gestor apresentar a cultura do escritório e entender se o candidato se conecta a ela.

De fato é necessário observar além das habilidades técnicas dos candidatos. Muitas vezes um ótimo advogado vai ter mais facilidade em produzir peças.

Por outro lado, esse mesmo profissional pode ter dificuldades com relação ao atendimento aos clientes.

Em uma equipe que há liderança de pessoas, esses perfis se complementam. Ou seja, cada profissional é valorizado de acordo com suas habilidades.

Aliás, esse é um dos benefícios de uma gestão horizontal na advocacia. Ou seja, quando há uma visão de tomada de decisão em conjunto.

Num modelo horizontal todos os profissionais conseguem auxiliar na resolução de problemas. Essa não é mais apenas uma questão restrita às lideranças.

Neste cenário, cada profissional contribui com seus conhecimentos. Ganha-se em autonomia, responsabilidade e senso de “dono” do negócio.

O que é liderança e gestão de pessoas?


Na liderança de pessoas em um escritório de advocacia é importante ter clareza dos objetivos. Assim como falamos antes, sobre compartilhar valores.

É fundamental que as lideranças tenham clareza sobre onde o escritório quer chegar. Isso vai ser decisivo para a trajetória de todos os profissionais.

Cada demanda que surge no escritório precisa ser contextualizada. É necessário ter um objetivo, um porquê para que ela aconteça.

É nesse sentido que a comunicação ganha ainda mais espaço. A liderança de pessoas precisa saber comunicar o que se quer alcançar.

O resultado esperado é que toda a equipe terá clareza sobre o rumo que o negócio está tomando. Com essa transparência, a liderança de pessoas ganha uma equipe mais motivada.

Além disso, pessoas que trabalham com mais motivação têm resultados melhores. Afinal, elas sentem-se “donas” do negócio e vão em busca das metas definidas.

Com o propósito de tornar mais clara essa determinação de objetivos e tarefas existem metodologias.

São essas metodologias que vão facilitar o caminho da liderança de pessoas e seus liderados.

Um dos métodos que podem ser aplicados na advocacia é o 5W2H. Ele consiste em responder às seguintes perguntas:

A partir das respostas dessas perguntas você e seu time têm um plano de ação. Deixe que o time busque as respostas e conduza o caminho para as soluções.

É papel da liderança de pessoas acompanhar de perto o trabalho. Porém, busque não interferir em cada etapa.

Como líder, evite o microgerenciamento. Fazer o acompanhamento tão próximo pode tornar exaustivo e burocrático.

Além disso, na percepção dos advogados, esse microgerenciamento pode ser confundido com insegurança. Lembre-se que é fundamental confiar na equipe.

Como saber se estou sendo um bom líder?

Como comentamos no bloco anterior, a liderança de pessoas deve incentivar a autogestão. Porém, isso não significa não acompanhar as entregas dos times.

Uma boa ferramenta para esse acompanhamento é oferecer feedbacks. Por meio dessas conversas individuais ou em grupo é possível:

Porém, lembre-se que um feedback precisa ser estruturado. É importante ter clareza sobre o que se quer compartilhar.

E, acima de tudo, é decisivo que a liderança também esteja pronta para ouvir. Afinal, o feedback pode ser uma via de mão dupla.

Ao estruturar um feedback leve em consideração pontos como:

  1. Contexto: ou seja, em qual momento a ação foi percebida. Relacione o problema – ou o elogio – a um momento específico para que a pessoa tenha clareza sobre o que você está falando.
  2. Aponte o comportamento: mostre o que aconteceu e como você se sentiu sobre determinada ação. Por exemplo: “notei que você foi rude com o colega ao transmitir a informação sobre os prazos”.
  3. Destaque o impacto: deixe claro qual o impacto daquela ação no andamento do projeto ou das rotinas do escritório.
  4. Indique expectativas e construa a relação futura: conduza o feedback para que a pessoa possa melhorar o comportamento em uma situação semelhante no futuro. Sugira melhorias e apresente como isso será importante para o desenvolvimento dela.

A liderança de pessoas deve considerar também que um feedback deve ser feito no tempo certo. Enviar essa mensagem muito tempo depois pode perder o sentido.

Além disso, sempre que for um feedback negativo, faça de forma particular. Para algumas pessoas, mesmo feedbacks construtivos podem ser difíceis.

Por isso, busque ambientes reservados para isso. Se possível, não mencione apenas aspectos negativos do comportamento.

Busque exemplos de pontos positivos que essa pessoa trouxe para o escritório.

E acima de tudo, crie uma cultura de feedbacks. Quando todo o negócio está conectado e entende a importância das trocas, esse momento torna-se mais fluido.

Como liderar outras pessoas?

A liderança de pessoas é um desafio. Mas você pode tornar esse trabalho ainda mais assertivo com a tecnologia.

Escritórios de advocacia que contam com um software jurídico têm em mãos uma ferramenta importantíssima.

Clientes da ADVBOX, por exemplo, são beneficiados pela metodologia Taskscore. A partir dela, cada tarefa do escritório é cadastrada e recebe uma pontuação.

Os advogados recebem suas demandas por meio da ferramenta e fazem a autogestão das atividades.

Como a pontuação determina a prioridade da entrega e seus prazos, cada profissional organiza sua agenda para atender às tarefas.

Benefício para os advogados, que são reconhecidos por suas entregas. Afinal, cada pontuação pode ser revertida em reconhecimentos.

Cursos, dias de folga, participação em eventos. Esses são apenas algumas das vantagens que podem ser aplicadas em uma gestão de pontos.

Por outro lado, a liderança de pessoas do escritório pode fazer uma gestão muito menos invasiva. Afinal, todas as entregas e status das demandas estão descritas no sistema.

Ou seja, basta acompanhar os dados disponibilizados pelo software na nuvem. As cobranças acontecem de maneira muito mais pontual.

Líderes ganham muito mais tempo de gestão e advogados podem organizar suas tarefas com autonomia.

A metodologia Taskscore pode revolucionar seu escritório de advocacia. Faça o teste gratuito de 7 dias e comprove os resultados.

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Planejar uma viagem, conhecer novas culturas, montar o roteiro de um passeio e até mesmo sonhar em praticar um esporte radical no outro lado do mundo instiga você?

A questão que se apresenta nesse caso é basicamente como conciliar isso com a rotina de advogado. Fazer o que nos dá prazer às vezes fica difícil se temos responsabilidades a cumprir.

A advocacia, no geral, tem sido uma profissão que prende o profissional a um ambiente de trabalho com exaustivas rotinas. O sonho de todo profissional do direito com espírito aventureiro é conseguir conciliar suas fantasias com a rotina de advogado, sem aquele peso ou frustração.

Com os escritórios digitais, o gerenciamento remoto é a estratégia que mais tem chamado atenção para este tipo de advogado.

Através de estratégias pensadas na medida para as necessidades aventureiras do profissional, é possível construir o gerenciamento remoto através da digitalização das informações de todo o escritório.

Assim, comunicar-se com clientes, parceiros, colegas de trabalho e colaboradores torna-se muito mais tangível. O trabalho artesanal é posto de lado. O que ganha espaço é um serviço totalmente digitalizado, podendo ser feito de qualquer lugar do mundo.

Quer transformar suas aventuras tão sonhadas em realidade?

Então não dê ouvidos para terceiros e vá em busca da sua felicidade. Não há como negar que um estilo de vida aventureiro é altamente inspirador. Esse processo de renovação deve fazer sentido unicamente e exclusivamente para você.

Basta entender um pouco mais sobre o gerenciamento remoto; O aprendizado não é difícil e também não custa caro ! Aliás, é mais um recurso da Advocacia digital que traz ótimos resultados com um alto custo benefício.

Baixe nosso e-book sobre gerenciamento remoto e em poucos minutos já se sentirá mais tranquilo em poder gerenciar seu escritório de qualquer lugar do mundo com acesso à internet.

Fale conosco e saiba mais!

Atender às mudanças tão constantes na área jurídica exige de advogados muito mais do que conhecimento sempre atualizado. Ter uma gestão estratégica de escritório de advocacia tornou-se indispensável. 

Tratar o escritório como uma empresa completa é o primeiro passo que você deve tomar para assegurar um crescimento sustentável e orientado às metas propostas. 

E é nesse sentido que entra a necessidade de uma gestão estratégica de escritório de advocacia. Afinal, com pessoas olhando para os resultados e acompanhando de perto os objetivos, a empresa ganha em competitividade. 

Porém, levar práticas muito comuns da área de administração para o setor jurídico, muitas vezes, pode ser complexo. 

Afinal, profissionais da área do Direito muitas vezes não estão conectados a esses conceitos. 

Porém, contar com essa visão dentro do escritório permite uma boa gestão que leva a:

Quer entender mais sobre como a gestão estratégica de escritório de advocacia pode ser um diferencial para a sua empresa? 

Continue lendo esse conteúdo da ADVBOX e tire todas as suas dúvidas com a gente!

O que é gestão estratégica de escritório de advocacia?

Ter uma gestão estratégica de escritório de advocacia inclui, de maneira geral, uma visão que torna a empresa jurídica otimizada e focada em controlar falhas. 

Nós sabemos que erros são inevitáveis em qualquer empresa. Mas ter uma gestão estratégica permite aprender com essas situações e levar o desenvolvimento do escritório sempre para patamares mais altos. 

Quando erros e inconsistências não são corrigidos você tem um problema grave e pode colocar o seu escritório em uma espiral que pode levar a perder clientes e dinheiro. 

É por isso que a pessoa – ou equipe – responsável pela gestão estratégica de escritório de advocacia precisa olhar para o todo. 

Desde a captação dos clientes, fechamento de contratos e acompanhamento dos processos. Todas as áreas de um escritório estão interligadas e precisam funcionar muito bem juntas. 

1. Finanças pessoais x profissional

Por exemplo, é muito comum que advogados que ainda estão estruturando o seu escritório misturem suas finanças pessoais e as profissionais. 

Esse é um erro muito comum que pode levar a problemas muito mais sérios de gestão no decorrer do andamento da empresa, ao longo dos anos. 

Por isso, desde o início do seu escritório jurídico – não importa o tamanho da empresa – é indispensável definir processos que vão auxiliar nas tomadas de decisão e cumprimento das metas. 

Ainda nesse sentido, organizar os custos é outra medida que uma boa gestão estratégica de escritório de advocacia precisa tomar. 

Isso porque, quando se tem uma visão de todos os gastos da empresa, torna-se mais fácil compreender onde é possível fazer cortes no orçamento e, também, aplicar os investimentos. 

Gestão estratégica de escritório de advocacia
Gestão estratégica de escritório de advocacia

Quais são os passos para uma boa gestão de escritório?

Agora que você já compreendeu de forma geral a importância de uma gestão estratégica de escritório de advocacia, vamos te explicar quais os passos que são decisivos para que o seu escritório se adeque aos processos. 

O início do trabalho de gestão está conectado a ter controle sobre o que acontece no escritório de maneira global. 

Muitas vezes as pessoas que fazem a gestão estratégica de escritório de advocacia têm dificuldades em compreender quais atividades estão sendo realizadas pela equipe. 

Sem essa visão global é muito mais complexo definir quais áreas estão sendo mais produtivas e se existem falhas que podem ser corrigidas de maneira mais estratégica.

Além disso, quando a gestão compreende a produtividade do time, torna-se muito mais fácil fazer as cobranças pontuais e também valorizar profissionais que estão desempenhando bem suas funções. 

Nesse sentido, a recomendação é contar com o apoio da tecnologia. Um software jurídico pode garantir uma visão estratégica com relação ao gerenciamento de tarefas. 

Taskscore (Pontuação por Tarefas)

A ADVBOX, por exemplo, oferece aos seus clientes a metodologia de Taskscore. A partir dela é possível determinar pontuação para a realização de tarefas do escritório. 

Ao estabelecer os pontos, os gestores podem acompanhar a produtividade das entregas sem, necessariamente, ter que fazer cobranças diretas aos colaboradores.

Isso porque todas as informações estão disponíveis no software e o acompanhamento pode ser feito de qualquer lugar, com a segurança necessária dos dados armazenados em nuvem. 

Com essa metodologia, fica muito mais fácil acompanhar entregas e evita-se que o escritório perca prazos importantes que podem representar no aparecimento problemas com os clientes. 

Outro benefício do uso de pontuação por tarefas para a gestão estratégica do escritório de advocacia está no aumento da receita da empresa de maneira global. 

Afinal, ao determinar as tarefas e incluir pontuação para a sua realização, o escritório se torna muito mais produtivo e com foco nas entregas para os clientes. 

Com isso, ganha-se em entregas de qualidade, satisfação de quem contratou o escritório e, como consequência, o fechamento de novos contratos. 

Outro ponto está na motivação da equipe. Ao ser reconhecida por entregas estratégicas, a qualidade das demandas e a produtividade aumenta. 

Quais os setores de um escritório de advocacia?

Entre os setores jurídicos que se tornam indispensáveis para uma gestão estratégica de escritório de advocacia, aparece a controladoria jurídica. 

Afinal, para fazer o acompanhamento de todos os processos que envolvem o escritório, é necessário ter uma equipe que realize uma organização eficiente e conecte todos os setores. 

A partir da equipe responsável pela controladoria, há uma parametrização de todas as atividades. Por exemplo:

É importante que a pessoa responsável pela controladoria, ou seja, o controller jurídico, tenha um perfil de gestão e que, mesmo com formação em advocacia, também tenha perfil de liderança e habilidades de gestão e administração. 

Para que o trabalho da controladoria jurídica aconteça de maneira ainda mais eficiente, é indispensável que os responsáveis pela área contem com um software jurídico. 

Afinal, com o auxílio da tecnologia, o trabalho do controller jurídico leva para outro patamar a gestão estratégica de escritório de advocacia. 

Esse profissional consegue acompanhar todas as questões relacionadas à produtividade do escritório, como comentamos anteriormente com uma metodologia de pontuação por tarefas. 

Outro benefício é ter os dados de todas as áreas disponíveis para fazer comparações, traçar metas, novos objetivos e avaliar se os planos da empresa estão sendo cumpridos. 

Clientes ADVBOX, por exemplo, têm os dados necessários disponíveis nos painéis de Business Intelligence (BI ou inteligência de negócios). 

A partir dos dados que a inteligência artificial da ADVBOX faz o cruzamento, os profissionais do escritório têm à disposição informações relevantes como:

Essas são apenas algumas das respostas que a pessoa responsável pela gestão estratégica de escritório de advocacia alcança ao ter um software que a auxilie na tomada de decisões. 

Como organizar a rotina na advocacia?

Para fechar nossas dicas para uma gestão estratégica de escritório de advocacia, também é importante enfatizar sobre a rotina para estabelecer processos. 

Manter a qualidade do trabalho depende das ações relacionadas aos critérios estabelecidos desde o início das atividades da empresa. 

Por isso, é importante que todo o escritório esteja conectado para que as informações circulem de maneira correta e atendendo aos padrões de qualidade estabelecidos. 

Empresas de advocacia que fizeram a transição para um escritório digital ganham – e muito – quando o assunto é gestão estratégica de escritório de advocacia. 

Afinal, com todas as áreas conectadas e realizando suas atividades digitais, aumenta a satisfação do cliente e as perspectivas de conquistar novos contratos a partir de um trabalho muito mais organizado.

E para que o seu escritório torne-se digital, é importante salientar que todas as etapas e processos precisam estar digitalizadas e funcionando em nuvem. 

De nada adianta, por exemplo, você ter uma excelente comunicação e marketing digital, conquistar clientes por meio das ações e o setor de fechamento de contratos ainda exigir que o cliente vá ao escritório para assinar o início da prestação de serviços.

É nesse sentido que o time da ADVBOX está preparado para auxiliar o seu escritório a dar um passo além no atendimento e benefícios aos clientes e parceiros. 

Com a ADVBOX, a equipe jurídica deixa de lado as inúmeras pilhas de documentos e processos para dar lugar à uma organização sistemática digital.

Todas as informações do escritório estão disponíveis de maneira segura e eficiente para serem acessadas de onde – e quando – você precisar. 

Para saber mais sobre como a ADVBOX pode auxiliar na gestão estratégica de escritório de advocacia, solicite o teste gratuito da plataforma durante 7 dias. Use e comprove os benefícios.

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