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Muitas vezes associamos o planejamento somente ao período de final de ano com o objetivo de organizar as metas para o próximo ano.

Esse hábito é comum em várias empresas, incluindo escritórios de advocacia. Mas, o que é importante ressaltar é que não é necessário esperar o início de um novo período para fazer um planejamento para a sua companhia.

Por isso, não importa em que momento você está lendo esse conteúdo. Se você sentiu necessidade de iniciar ou reorganizar o planejamento da sua empresa, essa é a hora de colocar em prática.

Por isso, mais do que falar sobre a importância do planejamento para escritórios de advocacia, nós queremos te trazer 3 conselhos sobre como aplicar os objetivos colocados no plano em ação.

O que é um planejamento e qual a sua importância?

Em uma empresa de advocacia um planejamento vai trazer um norte. Assim, sócios e todas as pessoas integrantes da equipe entendam onde o escritório vai chegar e o plano de ação para isso acontecer.

Para que isso aconteça é importante que o planejamento seja documentado e nele estejam escritas as metas mensuráveis. Por exemplo, se o objetivo é conquistar num período de 6 meses 20 novos clientes, é fundamental que se escreva todos os passos para que isso aconteça.

Mas lembre-se que para chegar nesse número, todos os integrantes do escritório devem fazer uma análise criteriosa das metas e estabelecer marcos para as conquistas que estão sendo previstas.

De nada adianta listar a meta e não incluir todas as pessoas responsáveis pela realização daquele objetivo e, principalmente, determinar uma periodicidade para o acompanhamento.

Se o prazo para alcançar os 20 novos clientes é de 6 meses, não é saudável esperar o 5° mês de execução do planejamento para realizar uma análise de como o plano está sendo trabalhado.

Como planejar advocacia?

Para continuar compreendendo como fazer um planejamento estratégico para o seu escritório de advocacia, vamos te explicar uma das técnicas que se pode aplicar para esse momento tão importante da empresa.

Assim sendo, talvez você já tenha ouvido sobre a análise SWOT. Essa é uma técnica que tem como objetivo levantar aspectos internos e externos da organização. Assim, ela tem foco em se inserir em um mercado, estabilizar-se no negócio e ainda destacar-se entre os concorrentes. A sigla quer dizer:

Strengths (Forças);
Weaknesses (Fraquezas);
Opportunities (Oportunidades);
Threats (Ameaças).

Vamos entender como analisar cada um desses 4 pontos?

Forças

Aqui você e a sua equipe devem listar quais as vantagens competitivas que o escritório possui, considerando o ambiente interno. Por exemplo: o escritório conta com profissionais de destaque em uma área específica do Direito.

Fraquezas

Agora chegará a vez de encontrar os pontos fracos do escritório.

Lembrem-se que vocês precisam ser extremamente francos neste momento e avaliar com muita cautela quais os desafios que a empresa enfrenta e descrevê-los detalhadamente. É importante buscar o máximo de sinceridade nesse momento porque, ao reconhecer as fraquezas, sua equipe poderá enxergar como combater esses problemas e encontrar pontos de melhoria.

Ademais, um exemplo aqui podem ser reclamações constantes que se recebem pelo escritório no atendimento aos clientes. Talvez as pessoas estejam insatisfeitas com a forma como a comunicação com os clientes acontece e a demora no repasse de informações sobre os processos.

Oportunidades

Esse é o momento de olhar para o mercado e enxergar as oportunidades que existem e ainda não se explorou.

Aqui é possível incluir a possibilidade de contratar uma nova ferramenta de tecnologia que vai ajudar na análise da operação ou considerar algum ramo de atuação que está em uma crescente na área do Direito e que ainda não é atendido pela empresa. Importante: nesse momento é fundamental ter atenção e não se perder em “tendências passageiras”.

Ameaças

Aqui vale um cuidado redobrado ao preencher essa etapa da análise SWOT. Observe junto com seu time se há alguma crescente de escritórios concorrentes que podem se tornar uma ameaça ou alguma nova legislação que pode interferir no seu negócio caso você não esteja capacitado para isso.

Ao terminar a lista de todas as etapas da análise SWOT, basta cruzar os dados e iniciar o seu planejamento estratégico. Acredite! Esse é um primeiro passo importantíssimo para construir os objetivos e determinar as metas que deverão ser alcançadas pelo escritório.

Quais são os objetivos de um planejamento?

Talvez depois do que explicamos acima sobre a importância do planejamento você esteja se perguntando como fazer o acompanhamento de todas essas etapas que citamos para alcançar os objetivos.

A resposta é: com tecnologia! Ao contar com um software jurídico, desenvolvido com foco no mercado de escritórios de advocacia, acompanhar em tempo real como estão sendo trabalhados os objetivos da empresa fica muito mais fácil.

Com a ADVBOX, por exemplo, todas as atividades do escritório podem ser distribuídas utilizando a metodologia inteligente de Taskscore.

Com esse formato, as equipes do escritório recebem as tarefas separadas e organizadas de acordo com uma pontuação e as entregas das tarefas ficam documentadas. O mesmo acontece com os relatórios de término das atividades que são visualizados de maneira ágil.

Taskscore e a gestão por tarefas aumenta a produtividade no seu escritório

Dessa forma, toda a equipe de gestão consegue acompanhar o status de cada uma das demandas e enxergar se as entregas estão correspondendo às expectativas para o cumprimento do que foi planejado.

Faça um teste de 7 dias gratuitos da ADBOX e entenda na prática como um software jurídico é decisivo para um planejamento de qualidade para a sua empresa.

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Vídeo descritivo sobre quanto vale um escritório de advocacia, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

Definir o valor de um escritório pode ser muito útil para se pensar em uma fusão ou aquisição por outro advogado ou sociedade. Bem como caso um advogado venha a falecer.

O estoque de processos é um grande patrimônio que o advogado, como sócio, pode deixar para os seus herdeiros.

Como definir Valuation?

O Valuation de empresas é uma matéria que pertence à contabilidade, realizando um levantamento sobre os ativos da empresa, como móveis, imóveis, automóveis, créditos, dívidas, receita anual e fluxo de caixa.

Este balanço patrimonial entra na soma. Todavia, os escritórios de advocacia tem peculiaridades e limitações.

Sendo assim, uma dessas peculiaridades é que não se pode vender em um M&A para qualquer pessoa, sendo proibido pessoas que não são advogados ingressarem na sociedade.

Por outro lado, o que mais importa para um escritório é a sua demanda.

Deve-se fazer o cálculo sobre o estoque de processos em produção e execução, de forma que leve ao valor mais aproximado da realidade possível.

Para isso, é preciso detalhar esse estoque, segmentar por tipo de ação e área do Direito, obtendo uma média de honorários para cada segmento e utilizando os processos arquivados dos últimos anos.

Ademais, em caso do escritório operar com contratos de risco, é preciso ainda que se multiplique pela taxa de processos ganhos em relação aos perdidos.

Como resultado, se obterá o valor médio de honorários para cada processo em cada grupo de ação.

Art. 22, § 3º, do Estatuto da OAB

De acordo com o Art. 22, § 3º, do Estatuto da OAB, deve-se 1/3 dos honorários no início do processo, 2/3 até a sentença e o restante até o final.

Esta proporção é justa em relação aos custos assumidos em cada fase e o trabalho investido.

Portanto, é preciso multiplicar o número de processos de cada grupo de ação entre assinatura do contrato e antes da sentença pelo fator 0,33 e o valor médio de honorários de cada grupo de ação.

Na fórmula: número de processos x 0,33 x média dos honorários, seguindo para multiplicar o número de processos dos grupos de ação entre a sentença e o trânsito em julgado pelo fator 0,67 e o valor médio de honorários de cada grupo de ação;
Na fórmula: número de processos x 0,67 x média de honorários e, por fim, multiplicar o número de processos de cada grupo de ação entre o trânsito em julgado e a quitação dos honorários finais, bem como a condenação sem fração pelo valor médio de honorários de cada grupo de ação;
Na fórmula: número de processos x média de honorários x 1.

Assim sendo, ao final, será possível obter o valor presente do estoque inteiro de processos que poderá servir como base confiável para negociação para aplicação dessa fórmula.

Em um escritório com 2 mil processos, sendo 500 em cada área do Direito, como por exemplo: Trabalhista, Cível, Previdenciário e Administrativo, com 100 de cada área em fase recursal e outros 100 em fase de execução.

Média de honorários

Ao analisar os arquivados, encontramos os seguintes valores de média de honorários:

Trabalhista – R$ 20.000,00;
Previdenciário – R$ 15.000,00;
Cível – R$ 8.000,00;
Administrativo – R$ 10.000,00.

Dessa forma, incluindo os processos que podem ser perdidos.

Com essas informações em mãos, basta aplicar a fórmula para cada grupo de ação:

Trabalhista instrução = 300 x 0,33 x 20000 = R$ 1.980.000,00;
Trabalhista Recursal = 100 x 0,67 x 20000 = R$ 1.340.000,00;
Trabalhista Execução = 100 x 20000 = R$ 2.000.000,00.

À vista disso, pode-se realizar o mesmo cálculo para cada área do Direito.

Se você preferir um valor mais exato, é válido realizar o cálculo de liquidação e aplicar a liquidação esperada nos processos de execução, como por exemplo:

Área Cível:

Instrução = 300 x 0,33 x 8000 = R$ 792.000,00;

Recursal = 100 x 0,67 x 8000 = R$ 536.000,00;

Execução = 100 x 8000 = R$ 800.000,00.

Área Previdenciária:

Instrução = 300 x 0,33 x 15000 = R$ 1.485.000,00;

Recursal = 100 x 0,67 x 15000 = R$ 1.005.000,00;

Execução = 100 x 15000 = R$ 1.500.000,00.

Área Administrativa:

Instrução = 300 x 0,33 x 10000 = R$ 990.000,00;

Recursal = 100 x 0,67 x 10000 = R$ 670.000,00;

Execução = 100 x 10000 = R$ 1.000.000,00.

Neste exemplo, o escritório de advocacia teria uma receita projetada em valor presente de R$ 5.300.000,00.

Qual é o principal objetivo do Business Intelligence?

Sendo assim, para obter um valor preciso do estoque de processos, é relevante considerar os custos, o que pode ser feito através de uma análise detalhada do financeiro ou pela ferramenta de Business Intelligence da ADVBOX.

Esta ferramenta calcula os custos de um escritório com base nas despesas do ano anterior, tendo precisão extremamente relevante.

Contudo, seguindo no exemplo, considerando um custo médio de R$ 1.000,00 por processo, teremos 1200 processos em fase de instrução, com custo total de R$ 1.200.000,00, mais 400 em fase recursal, com custo de R$ 266.400,00, mais 300 em fase de execução, com custo de R$ 133.200,00, totalizando R$ 1.600.000,00 de custos.

Dessa forma, pode-se chegar a um estoque de processos no valor de R$ 3.700.000,00.

Por isso, se você está interessado em levantar o valor de um escritório de advocacia, independente do motivo, seja para negociação de percentual de sociedade, compra e venda de estoque de processos, para se aposentar, entre outros, você pode contratar uma empresa de contabilidade, a qual irá utilizar métodos aplicados à empresas comerciais.

Por outro lado, você mesmo pode levantar estes dados com a ferramenta de Business Intelligence da ADVBOX, podendo contatar nossos vendedores para encomendar essa avaliação certificada pela ADVBOX.

Além disso, é necessário enfatizar que a avaliação dos estoques de processos é uma parte do Valuation que estará presente caso a caso como dívidas, créditos, passivo trabalhista e contratos futuros.

Como funciona a receita de um escritório de advocacia?

Todavia, a receita dos escritórios de advocacia é totalmente baseada em honorários, sendo uma forma simples e fácil de alcançar um valor justo.

Como classificar um Ativo Intangível?

Na advocacia, os chamados Ativos Intangíveis tem muito valor, como por exemplo a capacidade técnica e operacional da equipe, o desenvolvimento pessoal, especialmente das lideranças, expertise e experiência.

Há advogados que atuam artesanalmente que não formam equity, com seus casos e clientes totalmente ligados e dependentes a sua pessoa, o que torna impossível calcular um valor exato, especialmente em áreas que cobram os honorários antecipadamente, como Direito Penal e Família.

O que são Ativos Estruturais?

Para ter um Valuation, é preciso ter uma operação estruturada que seja possível rodar sem a presença pessoal do advogado. Por isso, os Ativos Estruturais são fundamentais.

Os Ativos Estruturais são procedimentos mapeados, como banco de dados organizado e atualizado, sistema financeiro e administrativo compreensível, canais de aquisição de clientes consolidados, softwares para organização eficiente das informações e procedimentos do negócio, site, lista de contatos e outros ativos de marketing digital, contratos fixos firmados com empresas, entre outros.

Todos esses fatores são fundamentais para valorizar o seu escritório. Quanto mais organizadas estas informações, mais credibilidade elas terão e maior será o valor que outros advogados ou escritórios estarão dispostos a pagar por ele.

Isso porque é mais fácil fazer uma transição na operação do escritório mantendo processos e clientes sem mudar nada.

Certamente especialistas em contabilidade não estarão acostumados com este método, pois estão acostumados com o fluxo de caixa descontado ou múltiplos de mercado ou, ainda, avaliação patrimonial, bem como a receita anual multiplicada.

Contudo, nós da ADVBOX não acreditamos que essas metodologias façam sentido para a advocacia pelas peculiaridades do mundo jurídico.

Como é uma ferramenta de Business Intelligence?

Na ADVBOX é possível realizar esta avaliação para escritórios através do Sistema de Business Intelligence, o qual faz a maioria dos cálculos automaticamente, segmentando o estoque de processos e cruzando com os dados financeiros históricos.

Em suma, o estoque de processos é um dos maiores patrimônios do advogado, devendo ser bem gerenciado, a fim de garantir direitos futuros para si e seus dependentes.

Sendo assim, deve ser considerado um patrimônio, como uma casa, por exemplo.

Se você cuidar, realizar manutenção, investir em estrutura, o seu patrimônio será mais valorizado.

Quanto vale um escritório?

A ADVBOX trará novos conhecimentos sobre Direito, Tecnologia e Gestão, apresentando temas inovadores para advogados e advogadas pensarem na sua profissão com uma visão aprimorada de negócios.

Para assistir o episódio 8 basta clicar aqui.

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Referências

Valuation, um guia prático. José Odalio dos Santos. Saraiva. 2017.