Cada vez mais a advocacia exige que os negócios jurídicos tenham organização, controle e produtividade. É nesse cenário que aparece a necessidade de fazer um controle de fluxo de trabalho.

Se você nunca ouviu falar sobre esse conceito, não se preocupe! Neste conteúdo vamos abordá-lo em detalhes e tirar todas as suas dúvidas. 

Em resumo, acompanhar fluxos de trabalho faz parte de uma visão de gestão de negócios que é decisiva para que o seu escritório torne-se mais produtivo e focado na resolução das tarefas. 

Sabe-se que um dos problemas mais graves registrados por escritórios de advocacia está relacionado à perda de processos, principalmente quando o assunto se conecta aos prazos. 

Por essa razão, um controle de fluxo de trabalho é tão importante. Com um acompanhamento por parte das lideranças do escritório, torna-se mais efetivo o aumento de produtividade e, como consequência, as melhores entregas por parte da equipe. 

O reflexo deste trabalho se dá em diversos pontos. O primeiro refere-se ao time interno, que sente-se valorizado ao perceber que suas entregas estão acontecendo e sendo reconhecidas.

O segundo ponto se conecta à experiência do cliente. Imagine que as pessoas que contratam o seu escritório são impactadas negativamente por prazos que se perdem, como no exemplo do início deste texto. 

Se esse problema é eliminado a partir da organização, a percepção de valor do escritório muda completamente. 

É por isso que esse texto foi produzido pensando em auxiliar você, que é líder de um negócio na área jurídica, a colocar em prática um controle de fluxo de trabalho. 

Tome nota das nossas dicas e comece agora mesmo uma verdadeira revolução na produtividade do escritório. 

Vamos juntos?

Como fazer o controle de fluxo de trabalho?

De maneira geral, o controle de fluxo de trabalho trata especificamente dos processos que vão conduzir a atuação de cada profissional dentro do escritório de advocacia. 

Desenhar e estabelecer esses processos é imprescindível para o bom andamento do negócio. Isso porque eles vão conduzir a maneira pela qual cada advogado deve atuar. 

Ter esses padrões vai auxiliar sempre que um novo integrante chegar à equipe. Afinal, ao criar os processos previamente, você reduz custos e tempo de treinamento das pessoas.

Ao chegarem ao time, elas precisarão estudar os fluxos de trabalho durante a sua recepção ao escritório. Dúvidas pontuais serão sanadas, mas o trabalho mais elaborado já estará pronto. 

É muito importante que cada uma das etapas seja detalhada no processo de controle de fluxo de trabalho. Isso significa que você precisa descrever, com precisão, informações como:

Sobre esse último tópico, é importante destacar que o seu fluxo de trabalho deve estar totalmente conectado às metas e objetivos do escritório. E estas devem ser realistas e adequadas à realidade que o negócio vive. 

Isso é importante porque, muitas vezes, metas que não estão conectadas com o que poderá ser entregue podem frustrar as equipes. E esse fato pode, de certa maneira, colocar em risco o andamento do controle de fluxo de trabalho na advocacia. 

alta produtividade na advocacia

Importante! Se o seu escritório ainda não tem documentado os objetivos e não tem clareza a respeito deles, é essencial que esse planejamento aconteça de forma prioritária. 

Ou seja, antes de criar fluxos de trabalho, aprove o planejamento geral do escritório de advocacia. 

Quais são as etapas para otimizar um fluxo de trabalho?

Agora vamos para a parte prática! Colocar em ação o controle de fluxo de trabalho para o seu escritório de advocacia. 

Essa tarefa é muito importante e é essencial que a comunicação seja o principal meio para transmissão dos conhecimentos. Afinal, todos os integrantes da equipe precisam estar conectados ao mesmo fluxo e não podem sobrar dúvidas a respeito dele. 

Aliás, dependendo da estrutura do seu escritório de advocacia, essa tarefa pode ficar sob a responsabilidade do setor de controladoria. 

De maneira geral, os profissionais que fazem parte da controladoria estão conectados a todas as áreas do negócio. E, dentro do controle de fluxo de trabalho, todos os profissionais – do atendimento ao financeiro – precisam ser contemplados. 

Não existe uma regra para elaborar o fluxo de trabalho. Tudo vai depender das necessidades do escritório. O essencial é que ele seja colocado em prática e atenda às expectativas.

Afinal, é importante reforçar que a organização deve ser a base para a elaboração do fluxo. Como resultado final, espera-se alcançar resultados como:

Em resumo, esses são apenas alguns dos pontos elencados. No entanto, outros objetivos podem ser listados pela sua equipe. Mas lembre-se que estes devem também estar priorizados no planejamento geral do escritório. 

Controle de fluxo de trabalho: otimize tempo com equipes mais produtivas
Controle de fluxo de trabalho: otimize tempo com equipes mais produtivas

O que são ferramentas de fluxo?

Para que o controle de fluxo de trabalho aconteça, ferramentas são essenciais. Inúmeras são as ferramentas tecnológicas que podem auxiliar no desenho dos fluxos. 

Aliás, o início do trabalho pode se dar em ferramentas como o Miro, um sistema que permite a criação de fluxos de trabalho. A vantagem é que ele pode ser usado de maneira compartilhada. 

No entanto, essa ferramenta vai ajudar no momento de esquematizar o processo. Para colocá-lo em prática, nossa recomendação é que você conte com um software jurídico que vai permitir a integração de todas as áreas do escritório.

De – quase – nada adianta você ter cada setor do seu negócio levando informações para ferramentas diferentes. Aliás, é essencial que as áreas se conversem em um mesmo sistema. 

Em resumo, essa medida garante, principalmente, facilidade no controle de fluxo de trabalho e também na visualização das informações.

Imagine a sua vida como gestor do escritório tendo que abrir dois ou mais sistemas todos os dias para compreender se as informações estão sendo transmitidas de forma correta, cumprindo o fluxo de trabalho. 

Essa atividade não seria em nada produtiva, além de causar problemas sérios com relação ao cruzamento de dados. No entanto, as chances de erros de análises são altíssimas nesses casos. 

É por isso que contar com um software jurídico, desenvolvido especificamente para escritórios de advocacia, é essencial para que o seu controle de fluxo de trabalho dê certo. 

Como criar um workflow de trabalho?

A resposta para essa pergunta é: tenha uma metodologia para a distribuição das tarefas. Por exemplo, clientes da ADVBOX contam com o TaskScore, um método exclusivo para divisão de tarefas. 

Afinal, por meio dele os gestores e responsáveis pela controladoria do escritório fazem o controle do fluxo de trabalho em tempo real. As tarefas de cada um dos profissionais são cadastradas no sistema. 

A partir do cadastro, cada advogado e membro da equipe sabe exatamente o que deve ser feito, considerando prioridade, prazos e urgências na demanda. As tarefas recebem pontuações específicas e estas podem ser utilizadas para reconhecer e premiar os profissionais. 

Imagine que, a partir deste cenário, você como gestor não precisa se preocupar em acompanhar individualmente cada integrante da equipe.

As tarefas são distribuídas e a sua execução pode ser vista em tempo real. Ou seja, você só precisa acionar o advogado em caso de dúvidas ou se perceber que algum prazo pode não ser cumprido a tempo.

Além disso, como a metodologia inclui pontuação para cada tarefa, os profissionais podem receber prêmios a partir do acúmulo de pontos. Isso auxilia a gestão para o caso de premiar pessoas que estão cumprindo o fluxo de trabalho conforme o esperado. 

Benefícios práticos do controle de fluxo de trabalho

O reflexo de aplicar uma metodologia como o TaskScore no controle de fluxo de trabalho permite que todo o planejamento do escritório seja acompanhado de maneira clara. 

Dessa forma, você, como gestor, pode confirmar se tudo o que está sendo realizado está cumprindo o planejamento estabelecido pelo escritório. 

Outro benefício está na percepção dos clientes. Com o acompanhamento tão próximo das demandas, os riscos de perder prazos ou enviar processos com erros reduzem significativamente.

Ou seja, todos os lados ganham com um controle de fluxo de trabalho adequado. No entanto, é essencial destacar que, assim como todos os processos, os fluxos também devem ser ajustados sempre que necessário.

O objetivo, como já mencionamos anteriormente, é que o controle de fluxo de trabalho acompanhe as necessidades e planejamento do negócio. 

Aliás, para colocar em prática o fluxo de trabalho, o seu escritório de advocacia pode começar com a contratação da melhor ferramenta. 

A ADVBOX oferece um teste gratuito durante 7 dias da ferramenta. Aproveite para incluir a tecnologia na organização de todo o seu escritório e entenda na prática os benefícios.

Com o software jurídico todas as áreas do negócio permanecem conectadas, facilitando e otimizando o dia a dia de todos os profissionais, com destaque para líderes, sócios e gestores. 

Experimente agora mesmo!

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A transformação digital que o meio jurídico tem passado nos últimos anos tem permitido verdadeiras revoluções na área. Uma delas é a possibilidade de fazer a gestão remota de pessoas. 

Aliás, esse é um tema que se tornou muito recorrente, principalmente após a pandemia de Covid-19. A possibilidade de oferecer vagas flexíveis com relação ao local de trabalho ganham cada vez mais espaço entre os profissionais da área do Direito. 

Afinal, escritórios de advocacia que permitem o trabalho remoto, abrem espaço para a contratação de advogados e outros integrantes da equipe com currículos e experiências diferenciadas. 

E tudo isso com a vantagem de que determinado profissional não tenha que estar vivendo na mesma cidade que o escritório tem sede. Até porque, alguns negócios já tornaram-se 100% digitais e deixaram de contar com um espaço físico para receber seus colaboradores. 

Porém, ao mesmo tempo que as vantagens de permitir vagas em home office são enormes, os desafios da gestão remota também são grandes. 

Se o seu escritório está considerando a oferta de oportunidades flexíveis com relação ao modelo de trabalho, ou se já existem colaboradores nessa situação, entenda que processos precisam ser atualizados. 

É por isso que a ADVBOX elaborou esse conteúdo. Nosso objetivo é te ajudar a compreender como o home office pode ser determinante para o seu escritório, sem perder produtividade e entregas de qualidade. 

Continue a leitura para descobrir:

Vamos entender juntos cada um destes pontos?

O que é gestão remota de pessoas?

De forma resumida, a gestão remota de pessoas reúne as ações que lideranças precisam tomar para acompanhar os profissionais que não estão trabalhando diretamente na sede do escritório. 

E essas estratégias valem para equipes 100% home office ou também, para modelos híbridos de trabalho. Nestes casos, o escritório pode determinar que, em alguns dias da semana, os profissionais devem comparecer à sede física. 

No entanto, contar com advogados que atuam completamente a distância, muitas vezes em cidades diferentes da sede do escritório, está cada vez mais comum.

Oferecer esse tipo de vaga torna-se um diferencial para o negócio. Aliás, muitos profissionais passaram a aceitar somente oportunidades que permitam a flexibilidade geográfica. 

Na área do Direito, principalmente após a transformação digital, em que muitos órgãos públicos passaram a disponibilizar as informações de processos em tempo real, essa realidade é cada dia mais possível de ser administrada. 

Porém, é importante ressaltar que, apesar das facilidades, os gestores dos escritórios precisam ficar atentos com relação aos times que estão atuando de maneira online. 

Fazer a gestão remota de pessoas inclui uma atenção especial. Principalmente quando o assunto se relaciona às entregas e ao formato de trabalho. 

Alguns acordos devem ser realizados. Apesar de ser a distância, e como consequência, uma rotina mais flexível. Por exemplo:

Para que o trabalho remoto se torne tão produtivo quanto o presencial, a organização precisa ser a palavra-chave. 

Como fazer a gestão remota de pessoas no seu escritório de advocacia
Como fazer a gestão remota de pessoas no seu escritório de advocacia

Como trabalhar de forma remota?

Trabalhar de forma remota precisa estar conectado à tecnologia. Sem o suporte de uma ferramenta, é impraticável oferecer vagas remotas. 

Isso porque, softwares jurídicos – como é o caso da ADVBOX – permitem uma integração completa do escritório de advocacia. 

Por exemplo, a partir da inclusão de todos os dados do negócio em uma ferramenta, qualquer pessoa, a partir de qualquer lugar do mundo pode executar as tarefas do escritório. 

Aliás, essa é uma das premissas da ADVBOX. Permitir que todos os dados estejam conectados para que gestores possam fazer o acompanhamento das tarefas.

Por exemplo, uma das ações essenciais para um escritório que quer fazer a gestão remota de pessoas, é permitir que os documentos de todos os clientes sejam disponibilizados online

Ao utilizar um software jurídico, essas informações são coletadas e disponibilizadas de maneira organizada. Cada cliente ganha um ambiente único e seguro com os dados do seu processo. 

Com isso, elimina-se um problema muito recorrente de escritórios em suas sedes físicas: a perda de documentos ou a dificuldade de encontrar informações em meio à papelada. 

No entanto, essa é a primeira vantagem que podemos listar ao utilizar a tecnologia para a gestão de equipes remotas. Outro benefício está na integração das informações. 

Se o seu escritório conta com um time de controladoria jurídica, certamente essa equipe está preocupada em fazer a conexão do atendimento, com o financeiro, suporte técnico e gestão. 

Para que todas as informações de cada um desses setores seja compartilhada com segurança e agilidade, um software jurídico deve ser utilizado. 

Afinal, somente dessa forma é que o time financeiro consegue sinalizar que há pagamentos pendentes por parte de um cliente e, até mesmo o atendimento pode destacar que há prazos que estão para vencer. 

Metodologia para divisão de tarefas e produtividade

Agora que você já sabe que a inserção da tecnologia para a gestão remota de pessoas é indispensável, vamos entender como uma metodologia de divisão de tarefas vai facilitar todo o andamento estratégico do escritório. 

Imagine que, ao contar com times atuando de forma remota, você precise determinar as atividades que cada advogado vai realizar. Essa divisão pode ser feita por meio de reuniões. 

No entanto, muitas reuniões podem ser cansativas. Por isso, os clientes da ADVBOX têm a facilidade de organizar suas agendas a partir da divisão de tarefas na metodologia TaskScore

Por meio dela, as lideranças do escritório cadastram tarefas que devem ser realizadas. Cada tarefa ganha uma pontuação diferente, de acordo com a sua prioridade, prazo e/ou importância. 

Ao nomear a pessoa responsável pela tarefa, o advogado já sabe o que precisa fazer. Se houver dúvidas, ele entra em contato com o gestor e faz os alinhamentos necessários. 

Somente esse recurso já garante um aumento significativo de produtividade de toda a equipe. Além do mais, quando falamos em times remotos, o benefício da flexibilidade de horários ganha ainda mais pontos. 

Afinal, nesse caso os advogados não são cobrados pelo tempo que estão à disposição do escritório todos os dias, mas sim, a partir das entregas. 

Isso torna o acompanhamento da gestão muito mais fácil. Sem a cobrança por horários na gestão remota de pessoas, cada profissional determina sua agenda, desde que cumpra com os prazos. 

Esse cuidado se reflete na manutenção das equipes. Profissionais que compreendem os benefícios do trabalho remoto têm a tendência de permanecer mais tempo nos escritórios. 

Por isso, como consequência, a rotatividade das equipes é menor, gerando menos custos para o negócio de maneira geral. 

Quais estratégias para liderar a equipe em trabalho remoto?

Por fim, é essencial falar sobre comunicação. Uma gestão remota de pessoas que acontece de forma eficiente só ganha esse espaço quando todos os lados se comunicam de forma adequada.

E, mais uma vez, a tecnologia precisa ser o suporte que o seu escritório vai contar para realizar essa atividade. Lembre-se de padronizar sempre toda e qualquer troca de informações com os times que atuam remotamente. 

Esse ponto é essencial. Ao permitir que dados sejam trocados em diferentes fontes, o risco de que as informações se percam é muito alto.

O mesmo vale para as trocas com os clientes. Desde o início oriente o seu time que atua home office a utilizar o software jurídico para enviar informações e automatizar a conversa com os clientes. 

Escritórios que utilizam a ADVBOX contam com esses recursos, o que garante fluidez na comunicação e segurança de que todos os dados se mantenham organizados e disponíveis para toda a equipe. 

Por exemplo, a ferramenta permite que as informações sobre andamento de processos sejam enviados automaticamente para todos os clientes. Isso aumenta a produtividade da equipe e eliminando ruídos de comunicação com as pessoas que contrataram o escritório.

É por essa razão que, se o seu escritório está pensando em começar uma gestão remota de pessoas, o essencial é que a ferramenta de integração da equipe seja contratada e testada com antecedência. 

Afinal, quando todo o processo já está determinado, fica muito mais fácil orientar as equipes sobre como trabalhar e quais são as atividades essenciais. 

Teste a ADVOBOX na prática

A ADVBOX está pronta para que o seu escritório de advocacia dê os próximos passos com relação à gestão remota de pessoas. O sistema foi desenvolvido para que os times remotos conectem e realizem tarefas, sem importar a distância geográfica a partir da sede do escritório. 

Como base, o software jurídico da ADVBOX foi planejado para atender todas as necessidades do mundo jurídico. Por essa razão, você pode testá-lo agora mesmo, durante 7 dias gratuitos

Confira na prática como a integração da sua equipe remota vai acontecer de forma muito mais fluida com os recursos da ADVBOX.

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