Como a ADVBOX pode ajudar com os indicadores de desempenho do seu escritório?

Os indicadores de desempenho são ferramentas essenciais para a gestão de qualquer escritório de advocacia. Eles fornecem informações valiosas sobre o desempenho do escritório, permitindo, assim, que os gestores identifiquem áreas onde podem melhorar e tomar medidas para alcançar seus objetivos.

A ADVBOX é um software de gestão para escritórios de advocacia que oferece uma variedade de recursos para acompanhar o crescimento do seu escritório, incluindo os indicadores de desempenho.

Neste artigo, vamos discutir sobre eles e como a ADVBOX pode ajudar seu escritório a acompanhar indicadores de desempenho.

O que são indicadores de desempenho?

Conhecidos também como KPIs (Key Performance Indicators), são métricas para avaliar o desempenho de uma empresa, departamento, equipe ou indivíduo.

Essas medidas são fundamentais para a gestão, pois oferecem insights valiosos sobre o que está funcionando eficientemente e quais aspectos necessitam de aprimoramento.

Isto é, esses indicadores podem ser aplicados para avaliar diversas dimensões do desempenho, incluindo:

Produtividade;
Qualidade;
Satisfação do cliente;
Retorno sobre o investimento (ROI).

1. Produtividade

Mede a quantidade de tarefas ou atividades concluídas em um período específico. Ele fornece, assim, uma visão clara da eficiência operacional e da capacidade de entrega em determinado intervalo de tempo.

2. Qualidade

Avalia o quão bem os produtos ou serviços são fornecidos. Ou seja, isso inclui a conformidade com padrões predefinidos, a satisfação do cliente e a ausência de defeitos. A saber, a qualidade é essencial para manter a competitividade e a reputação da empresa no mercado.

3. Satisfação do cliente

Mede a percepção dos clientes em relação aos produtos, serviços e experiências fornecidos pela empresa. Essa métrica é crucial, uma vez que clientes satisfeitos tendem a permanecer fiéis à marca e podem se tornar defensores da empresa.

4. Retorno sobre o investimento (ROI)

Avalia o rendimento financeiro obtido a partir dos investimentos realizados pela empresa. Em outras palavras, é vital para determinar a eficácia dos recursos alocados em projetos, campanhas de marketing ou desenvolvimento de produtos, contribuindo para decisões mais estratégicas.

Portanto, ao fornecer informações concretas e mensuráveis, eles capacitam os gestores a tomar decisões embasadas, identificar áreas de melhoria e otimizar o desempenho global da empresa.

A implementação eficaz desses KPIs são apenas promove a eficiência operacional, mas também impulsiona a inovação e a competitividade no cenário empresarial.

Quais os principais indicadores de desempenho?

A saber, existem inúmeros que podem ser empregados para avaliar a saúde e eficiência de uma empresa. Dentre eles, alguns dos principais são:

Receita;
Custos;
Lucro;
Margem de lucro;
Turnover;
Satisfação do cliente;
Recomendação do cliente.

1. Receita

Representa o montante total de dinheiro que a empresa gera em um período específico. Ou seja, é um indicador fundamental para mensurar o sucesso financeiro e a capacidade da empresa em gerar negócios.

2. Custos

Refere-se ao total de despesas incorridas pela empresa durante um determinado intervalo de tempo. Afinal, monitorar os custos é crucial para garantir a sustentabilidade financeira e identificar áreas onde é possível otimizar os gastos.

3. Lucro

Calcula a diferença entre a receita total e os custos. Portanto, o lucro é um indicador central para avaliar a viabilidade econômica de uma empresa.

4. Margem de lucro

Expressa o lucro como uma porcentagem da receita, proporcionando, assim, uma visão mais granular da rentabilidade. Ou seja, essa métrica é valiosa para comparar a eficiência financeira ao longo do tempo e em relação a concorrentes.

5. Turnover

Reflete a porcentagem de funcionários que deixam a empresa em um período determinado. Dessa forma, esse indicador te ajuda a entender a rotatividade de pessoal e pode estar relacionado a questões de satisfação e engajamento dos colaboradores.

6. Satisfação do cliente

Avalia o grau de contentamento dos clientes em relação aos produtos, serviços e interações com a empresa. Ou seja, uma satisfação positiva contribui para a fidelização do cliente e a reputação da marca.

7. Recomendação do cliente

Mede a probabilidade de um cliente recomendar os produtos ou serviços da empresa a outras pessoas. Isto é, isso está diretamente ligado à construção de uma base de clientes leais e à expansão por meio do boca a boca positivo.

A escolha dos mais adequados deve estar alinhada aos objetivos específicos da empresa. Por exemplo, uma organização focada em aumentar a receita pode concentrar-se em KPIs como receita, custo de aquisição de clientes e custo de retenção de clientes.

Por outro lado, uma empresa centrada na melhoria da satisfação do cliente pode priorizar a satisfação do cliente, a recomendação do cliente e o monitoramento de reclamações.

Esses KPIs não devem ser escolhidos de forma arbitrária. A seleção cuidadosa e o monitoramento regular dessas métricas são essenciais para que a empresa identifique áreas de melhoria em seu desempenho e tome medidas estratégicas para alcançar seus objetivos.

Importância dos KPIs no seu escritório

Eles fornecem informações valiosas sobre o desempenho do escritório;
Eles ajudam os gestores a identificar áreas onde o escritório pode melhorar;
Eles podem ser usados para comparar o desempenho do escritório com o de seus concorrentes;
Eles podem ser usados para tomar decisões mais informadas sobre o futuro do escritório.

Para lhe ajudar a implementar os KPIs de maneira mais eficiente no seu escritório, indicamos:

Definir seus objetivos: o primeiro passo é definir seus objetivos para o escritório. Isso ajudará você a escolher os KPIs de desempenho mais adequados;
Selecione os indicadores certos: existem muitos diferentes que podem ser usados. Selecione os que são mais relevantes para seus objetivos;
Colete dados: você precisa coletar dados para acompanhar seus objetivos. Isso pode ser feito manualmente ou usando um software de gestão;
Analise os dados: depois de coletar dados, você precisa analisá-los para identificar áreas onde pode melhorar;
Tome medidas: use os dados para tomar medidas para melhorar o desempenho do escritório.

Indicadores de desempenho com a ADVBOX

A ADVBOX, nosso software de gestão para escritórios de advocacia, oferece uma gama abrangente de recursos para monitorar e aprimorar o desempenho do seu escritório, incluindo KPIs essenciais.

1. Pontuação por tarefas

A pontuação por tarefas é uma metodologia que pode ajudar a superar esse desafio. Essa metodologia mede a produtividade com base em três critérios: o tempo dedicado a cada tarefa, sua complexidade e seu valor.

A ADVBOX é um software de gestão para escritórios de advocacia que oferece uma solução de pontuação por tarefas. Essa solução, conhecida como Sistema Taskscore, é uma ferramenta dinâmica e inovadora que pode ajudar os escritórios de advocacia a melhorar sua produtividade e resultados.

O Sistema Taskscore é baseado em três etapas:

Definição do valor de cada tarefa: o gestor define o valor de cada tarefa com base em critérios como tempo, complexidade ou importância para o cliente;
Coleta automática de dados: a ADVBOX coleta automaticamente dados relacionados ao tempo gasto em cada tarefa;
Análise dos dados: a pontuação por tarefas é calculada com base nos dados coletados.

Além disso, ele oferece uma série de benefícios como: maior controle e supervisão, aumento da autonomia e flexibilidade e recompensa por produtividade.

Com base em uma metodologia inovadora, o sistema oferece uma visão precisa do desempenho da equipe, permitindo que os gestores tomem decisões mais informadas e eficazes. Conheça mais sobre essa metodologia em: Cartilha de Gestão por Tarefas.

2. Business Intelligence

A oferta da ADVBOX de um conjunto robusto de ferramentas e técnicas de Business Intelligence (BI) proporciona uma abordagem eficaz para a coleta, análise e visualização de dados no contexto da gestão jurídica.

Os recursos de BI proporcionam aos gestores uma visão clara e concisa, tornando mais fácil a identificação de tendências, oportunidades estratégicas e áreas que necessitam de melhorias.

O Business Intelligence, ao se valer da coleta e análise de dados, oferece insights valiosos que podem ser aplicados para otimizar integralmente os processos judiciais, funcionando também como um indicador de desempenho.

Com a ADVBOX, é possível incorporar funcionalidades específicas para BI, ampliando significativamente os benefícios para o seu escritório de advocacia.

Nossa plataforma simplifica a coleta de dados de maneira sistemática, rastreando o progresso de cada caso e documentando informações relevantes de forma organizada.

Além de agilizar a tomada de decisões, essa integração possibilita a identificação proativa de potenciais gargalos no processo.

Ao assistir esse nosso vídeo, você terá uma visão ainda mais aprofundada de como o Business Intelligence pela ADVBOX pode transformar a eficiência e eficácia na gestão jurídica.

Por fim, ao incorporar a ADVBOX na gestão do seu escritório, você não apenas otimiza o monitoramento de indicadores de desempenho, mas também fortalece a base para tomadas de decisões informadas e estratégicas.

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Vídeo descritivo do episódio sobre Indicadores de Produtividade, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

O que é um indicador de produtividade?

Promover, demitir, dar feedback, aconselhamento, identificar problemas estruturais, adotar metodologia nova de trabalho e encontrar onde está a improdutividade: tudo isso e muito mais você consegue com Indicadores de Produtividade.

À vista disso, o resultado para o escritório é o aumento da margem e rentabilidade.

Menos de 100 processos por colaborador ou 200 processos por advogado indicam problemas de produtividade.

Quais são os indicadores de produtividade no trabalho?

Com o Sistema de Pontuação por Tarefas seu escritório possui a ferramenta ideal para fazer um raio X nesse problema, identificando quem está produzindo menos que os demais.

Quando se identifica um colaborador com uma pontuação baixa o gestor precisa ligar um alerta, tendo em vista que a pessoa que faz poucos pontos no sistema com certeza possui problemas para resolver.

É comum alguém reportar que está trabalhando mais de 8 horas por dia, mas não consegue alcançar o mínimo de pontos no sistema.

À vista disso, conclui-se que este fato pode acontecer por 4 situações:

Falta de bons equipamentos e sistemas;
Pontuação da tarefa menor do que deve ser;
Problema na metodologia de trabalho;
Falta de engajamento do colaborador.

No entanto, como descobrir o motivo e resolver isso?

O volume de tarefas realizadas no mês identifica se as tarefas estão com pontuação baixa.

Muitas tarefas cumpridas, mas poucos pontos, podem indicar baixa pontuação da tarefa.

Todavia, poucas tarefas e poucos pontos, mas muito trabalho, podem demandar correção no fluxo de trabalho.

Um exemplo comum é o caso do colaborador responsável por ler as intimações judiciais. O padrão é este membro da equipe atribuir tarefas para outras pessoas, mas não para si mesmo.

Qual é o fluxo correto do processo de trabalho?

Isso pode acontecer em outras posições também. Contudo, basta adotar um fluxo diferente que garanta a atribuição de tarefas para si. Neste exemplo, a tarefa para cada tribunal que precisa verificar semanalmente resolveria.

PASSO 1 – Análise detalhada das tarefas.

Olhar a lista das tarefas cumpridas do colaborador nos últimos 3 meses.

PASSO 2 – Assistir o colaborador realizando na prática as 3 principais tarefas do dia a dia.

Dessa forma o gestor consegue acompanhar quanto tempo demora para estas tarefas serem realizadas.

PASSO 3 – Calcular o tempo que demora e em média quantas são realizadas por dia.

E assim, ver quanto tempo trabalha por dia.

1. Análise da lista de tarefas

Ao realizar a análise da lista de tarefas, o gestor irá obter um panorama completo do trabalho do colaborador, bem como seu ritmo, suas responsabilidades e sua rotina diária.

É um ótimo panorama geral para análise de desempenho.

Além disso, pode acontecer de ver que um advogado está só com tarefas simples que poderiam ser feitas por estagiários ou assistentes.

2. Assistir o colaborador trabalhando

É tarefa do gestor verificar como a tarefa está sendo realizada.

Pare por uma ou duas horas, peça para o colaborador abrir a tela do computador e realizar a tarefa de forma que você possa ver. Não interrompa nem comente nada nessa hora, apenas assista e anote.

Ao final, várias são as considerações a se fazer:

Se o colaborador precisa aprender mais sobre o Direito material ou processual;
Se está utilizando os modelos de petição adequados;
Se é lento ao pesquisar jurisprudência;
Se possui dificuldade de compreender o caso;
Se perde muito tempo com formatação ou preenchendo dados que o software emite automático.

Por outro lado, o gestor pode validar que o colaborador está realizando certo a tarefa.

Ao assistir e cronometrar a tarefa sendo realizada, o gestor e o colaborador irão chegar a um entendimento comum:

Ou realmente a tarefa demora mais para ser realizada e é preciso aumentar os pontos;
Ou a pontuação da tarefa está certa e não é esse o problema.

O gestor ainda irá perceber que o sistema ou o computador são lentos e precisa viabilizar a aquisição de aparelhagem melhor ou até mesmo eliminar essa questão da solução.

Verificar o tempo de inicialização do computador e velocidade de processamento é fundamental. Peça para o seu colaborador ligar e desligar a máquina, além de verificar a configuração do computador.

Etapa 2: Analisar a rotina e as condições de trabalho do colaborador

Problemas de metodologia de trabalho são basicamente auto gerenciamento e auto organização.

Não saber priorizar as tarefas, perder muito tempo em conversas com colegas, ser interrompido excessivamente, ter dificuldade de atenção e concentração, não trabalhar com um sistema de checklist, se distrair facilmente com redes sociais, se envolver em tarefas de outros membros, misturar tarefas de estudo no horário de trabalho, enfim, centenas de motivos para perder o foco nas entregas.

Como montar um indicador de produtividade?

Como identificar isso em um procedimento de indicadores de produtividade? Abrindo o navegador e lendo o histórico de navegação. Nesse ponto já se identificam algumas distrações.

Além disso, é positivo caso a pessoa permita abrir o Whatsapp e ver o volume de conversas. Caso não permita, deixar esse ponto pendente.

Ademais, ver o uso de atalhos, sites favoritos, pasta de downloads. Tudo isso permite ao gestor ajudar e dar um bom aconselhamento ao colaborador.

Pode parecer invasivo, mas se a pessoa é madura e está realmente disposta a crescer, com certeza não terá vergonha nem problemas de compartilhar essas informações.

Como deve ser a relação dos gestores e trabalhadores?

Por fim, mas não menos importante, é a conversa livre e sincera que abra espaço para a situação pessoal do colaborador, prioridades de vida, problemas e dificuldades.

Isso não para virar uma sessão de justificativa, bem como para que o gestor fique com pena, mas para gerar empatia, compreensão e coleguismo.

Tomada de decisão do escritório

Os indicadores de produtividade são como um mapa para encontrar os problemas de improdutividade individual e da equipe e também são os fundamentos para demitir, manter ou promover colaboradores.

Promova quem mantém alta produtividade sem perder qualidade.

Demita quem após 15 dias de um processo de feedback como esse ainda possua hábitos improdutivos. Este tipo de colaborador provavelmente não está feliz no escritório e está baixando o resultado de toda equipe.

Ao fazer isso, o gestor mais impulsivo poderá ficar com vontade de exonerar rapidamente este colaborador. No entanto, gerenciar com inteligência é ser um desenvolvedor de pessoas.

Tolerar os erros, reconhecer que ninguém é perfeito e lembrar que o colaborador não é dono do negócio é importante nesse momento.

Durante a história da administração de empresas a produtividade sempre foi medida apenas pelo resultado final da produção de uma equipe.

Sistema de Pontuação por Tarefas

Vale salientar que o Sistema de Pontuação por Tarefas é revolucionário, tendo em vista que permite quantificar e metrificar a produtividade individualmente e pode alçar a sua gestão a um nível superior.

Indicadores de Produtividade

A ADVBOX trará novos conhecimentos sobre Direito, Tecnologia e Gestão, apresentando temas inovadores para advogados e advogadas pensarem na sua profissão com uma visão aprimorada de negócios.

Para assistir esse episódio, basta clicar aqui.

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