Como aumentar a produtividade: estratégias para equipes eficientes

A produtividade é, indiscutivelmente, o pulso vital de qualquer equipe de trabalho. Atualmente, onde a eficiência é crucial, entender como aumentar a produtividade se torna um desafio e uma necessidade essencial para empresas e equipes.

Portanto, este artigo é dedicado a desvendar estratégias e abordagens que podem transformar a produtividade da sua equipe, impulsionando-a a novos patamares de sucesso.

Ademais, vamos explorar desde técnicas fundamentais até inovações tecnológicas, todas planejadas para potencializar o desempenho diário.

Além disso, compreender como aumentar a produtividade vai além de simplesmente fazer mais em menos tempo; é uma questão de otimizar recursos, elevar a satisfação no trabalho e alcançar resultados notáveis de maneira sustentável e inteligente.

Por fim, prepare-se para mergulhar em ideias que podem revitalizar a dinâmica de trabalho da sua equipe, tornando-a não apenas mais produtiva, mas também mais motivada e alinhada com os objetivos da sua organização.

Qual o segredo para aumentar a produtividade?

Aumentar a produtividade no ambiente de trabalho é um objetivo comum, mas qual é o verdadeiro segredo por trás disso? De fato, a resposta pode ser mais simples do que parece.

Primeiramente, ao compreender como aumentar a produtividade, percebemos que a chave está em criar um ambiente que promova a eficiência e a motivação. Dessa forma, elementos cruciais incluem:

Cultura Organizacional Positiva: por um lado um ambiente de trabalho que encoraje o crescimento, a aprendizagem e o apoio mútuo pode aumentar significativamente a produtividade. Assim, quando os funcionários se sentem valorizados e parte de uma equipe, eles tendem a ser mais produtivos;
Clareza nos Objetivos: definir metas claras e alcançáveis é essencial. Então, quando os membros da equipe sabem o que é esperado deles e entendem como seu trabalho contribui para os objetivos gerais da empresa, eles trabalham com maior propósito e direção;
Ferramentas e Recursos Adequados: além disso, dispor das ferramentas certas é fundamental. Isso inclui não apenas equipamentos físicos, mas também acesso a softwares e plataformas que facilitam a comunicação e a gestão de tarefas.

Finalmente, focar nesses aspectos pode transformar o ambiente de trabalho, tornando-o mais propício para uma produtividade elevada. Portanto, ao adotar essas práticas, as organizações podem desbloquear o potencial de suas equipes, conduzindo-as a um desempenho superior.

O que pode aumentar a produtividade no trabalho?

Para desvendar como aumentar a produtividade no ambiente de trabalho, é crucial focar em estratégias que elevem a eficiência da equipe. Assim, aqui estão algumas abordagens eficazes:

Comunicação Eficaz: inicialmente, uma comunicação clara e aberta é fundamental. Isso envolve estabelecer canais de comunicação eficientes e garantir que todos na equipe estejam alinhados e informados. Dessa forma, reuniões regulares, atualizações por e-mail e o uso de plataformas de comunicação digital podem ser muito úteis nesse processo;
Autonomia e Responsabilidade: além disso, dar aos membros da equipe mais controle sobre seu trabalho pode aumentar significativamente a produtividade. Tal abordagem envolve confiar neles para tomar decisões e assumir responsabilidades, o que pode resultar em maior envolvimento e dedicação ao trabalho;
Pausas Estratégicas: adicionalmente, encorajar intervalos regulares é essencial para prevenir a exaustão e manter os níveis de energia elevados. Pausas curtas ao longo do dia podem efetivamente melhorar a concentração e a eficácia;
Ambiente de Trabalho Confortável: outro ponto importante é um local de trabalho bem organizado e ergonomicamente correto pode fazer uma grande diferença na produtividade. Isso abrange desde a disposição física do escritório até o fornecimento de equipamentos adequados para cada tarefa;
Treinamento e Desenvolvimento Contínuos: por fim, investir na capacitação da equipe aumenta a competência e a motivação. Oferecer oportunidades de aprendizado e desenvolvimento profissional pode trazer melhorias significativas no desempenho da equipe.

Portanto, ao implementar essas estratégias, cria-se um ambiente de trabalho onde a questão de como aumentar a produtividade é respondida com ações práticas e tangíveis que beneficiam toda a equipe.

Como aumentar a produtividade no dia a dia?

A busca por como aumentar a produtividade no dia a dia exige a adoção de práticas e rotinas que potencializem o desempenho individual e coletivo. Dessa forma, aqui estão algumas estratégias eficazes:

Definir Prioridades Diárias: primeiramente, inicie o dia estabelecendo quais são as tarefas mais críticas. Identificar o que precisa ser feito e a ordem de execução é fundamental para focar nas atividades mais importantes;
Técnica de Gestão do Tempo: além disso, adote métodos como a Técnica Pomodoro ou o Método GTD (Getting Things Done) para otimizar a administração do tempo. Estas técnicas são essenciais para manter o foco e melhorar a produtividade ao longo do dia;
Minimizar Interrupções: adicionalmente, crie períodos de trabalho ininterruptos. Desligar notificações desnecessárias e informar os colegas sobre seus momentos de concentração intensa pode ser extremamente útil;
Ambiente de Trabalho Organizado: outro ponto importante é um espaço de trabalho limpo e bem arranjado é crucial para aumentar a concentração e a eficiência. Dedicar tempo para organizar sua área de trabalho pode trazer grandes benefícios;
Cuidado com a Saúde Física e Mental: por fim, o bem-estar é diretamente proporcional à produtividade. Manter uma rotina de exercícios físicos, alimentação equilibrada e sono adequado é essencial para conservar a energia e a concentração;
Avaliação e Ajustes Constantes: consequentemente, no término de cada dia, é vital reservar um momento para avaliar o que foi feito e identificar possíveis melhorias. Esses ajustes contínuos podem levar a um aumento sustentável da produtividade.

Incorporar essas práticas no dia a dia responde efetivamente à questão de como aumentar a produtividade, favorecendo um desempenho mais eficiente e gratificante.

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Como aumentar a produtividade com o uso de tecnologia?

No mundo digital atual, a tecnologia é fundamental para entender como aumentar a produtividade. As ferramentas tecnológicas adequadas podem revolucionar a eficiência e a eficácia de uma equipe. Dessa forma, exploramos algumas maneiras de usar a tecnologia para impulsionar a produtividade:

Softwares de Gestão de Tarefas: inicialmente, ferramentas de gestão de tarefas, como a ADVBOX, são essenciais para gerenciar projetos e tarefas de maneira eficiente, proporcionando visibilidade clara do progresso e prazos;
Ferramentas de Comunicação Online: além disso, essas plataformas como Slack, Microsoft Teams e Zoom são cruciais para facilitar a comunicação rápida e eficaz, especialmente para equipes remotas ou híbridas;
Automatização de Processos Repetitivos: adicionalmente, a automação, por meio de softwares como Zapier ou IFTTT, é uma ótima maneira de economizar horas de trabalho manual, permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas;
Soluções em Nuvem para Acesso Remoto: da mesma forma, ferramentas como Google Drive ou Dropbox são fundamentais para proporcionar acesso fácil e seguro a documentos e informações de qualquer lugar;
Ferramentas de Rastreamento do Tempo: por fim, aplicativos como RescueTime ou Toggl são indispensáveis para entender em que as horas de trabalho estão sendo gastas, viabilizando otimizações para melhorar a produtividade.

Assim, ao integrar essas tecnologias no cotidiano, as equipes podem solucionar o desafio de como aumentar a produtividade, facilitando a colaboração, automatizando tarefas e otimizando a gestão do tempo.

Essas ferramentas não apenas aumentam a eficiência, mas também contribuem para um ambiente de trabalho mais flexível e dinâmico.

Como medir e manter a produtividade da equipe?

Avaliar e manter a produtividade da equipe é crucial quando se busca compreender como aumentar a produtividade. Não basta apenas implementar estratégias; é essencial medir sua eficácia e realizar ajustes contínuos. Portanto, aqui estão algumas abordagens efetivas:

Estabelecimento de KPIs (Key Performance Indicators): inicialmente, é fundamental identificar indicadores-chave de desempenho que reflitam os objetivos do seu negócio. Medir esses indicadores regularmente pode oferecer insights valiosos sobre a eficiência da equipe;
Feedback Contínuo: além disso, fomentar uma cultura de feedback contínuo é importante para identificar áreas de melhoria e reconhecer sucessos. Isso não apenas impulsiona a produtividade, mas também incentiva o desenvolvimento profissional contínuo;
Revisões Periódicas: adicionalmente, realizar avaliações regulares dos processos e desempenho da equipe é essencial. Estas revisões devem ser vistas como oportunidades para celebrar sucessos, aprender com os desafios e ajustar estratégias conforme necessário;
Uso de Ferramentas Analíticas: outro aspecto relevante é utilizar aplicativos e softwares que oferecem análises detalhadas do trabalho é extremamente útil. Eles fornecem dados quantitativos que auxiliam no entendimento da produtividade e eficiência da equipe;
Autogestão: por fim, encorajar os membros da equipe a definir suas próprias metas e realizar autoavaliações é benéfico. Isso promove responsabilidade e comprometimento com a produtividade pessoal e coletiva.

Ao implementar essas práticas, responde-se efetivamente à pergunta sobre como aumentar a produtividade, estabelecendo uma base sólida para a melhoria contínua e o sucesso duradouro da equipe.

Como alcançar a produtividade ideal com a ADVBOX?

Em resumo, compreender como aumentar a produtividade é essencial para qualquer equipe que almeja eficiência e sucesso. Assim, as estratégias abordadas, desde uma comunicação eficaz até a adoção de tecnologias inovadoras, são cruciais para alcançar este objetivo.

Por outro lado, a verdadeira transformação surge com a implementação prática dessas ideias, uma jornada na qual a ADVBOX pode ser um parceiro inestimável.

Dessa forma, com soluções tecnológicas avançadas e personalizadas para as necessidades específicas de escritórios de advocacia, a ADVBOX está pronta para auxiliar sua equipe a alcançar a máxima produtividade.

Portanto, descubra hoje como a ADVBOX pode elevar a eficiência do seu trabalho e impulsioná-lo a novos patamares de sucesso profissional. As possibilidades são amplas e promissoras para aqueles que escolhem essa parceria.

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Advocacia baseada em dados

No universo jurídico, a palavra “gestão” ganha contornos especiais. Gestão escritório advocacia não se refere apenas à organização administrativa; trata-se do coração pulsante que define o sucesso de um escritório.

Entretanto, enquanto a formação em Direito prepara profissionais para os intricados caminhos legais, nem sempre aborda a arte de gerir um negócio.

Dessa forma, dominar essa gestão é mais do que essencial: é uma ferramenta que, quando bem aplicada, eleva a prática jurídica a patamares inéditos de eficiência e satisfação do cliente.

Em suma, no cenário competitivo atual, a habilidade de gerenciar um escritório de advocacia de forma eficaz é o que pode diferenciar um profissional de sucesso de um que enfrenta constantes desafios.

O que é gestão escritório advocacia?

A gestão escritório de advocacia não se limita apenas ao entendimento e aplicação do Direito. Trata-se do processo de administrar eficazmente todas as operações e recursos do escritório para garantir sua eficiência e lucratividade.

Ao contrário do que alguns podem pensar, uma gestão eficaz não é opcional, mas crucial para a sobrevivência e prosperidade do escritório no mercado jurídico competitivo.

Dentro deste cenário, vários componentes se destacam como pilares da gestão. Entre eles, o atendimento ao cliente aparece como um dos mais vitais. Uma vez que a satisfação do cliente se traduz em lealdade e recomendações, é vital gerenciar as interações de maneira profissional e atenciosa.

As finanças, por outro lado, determinam o fluxo de caixa e a saúde financeira do escritório. Dessa forma, um controle rigoroso dos ingressos e despesas é fundamental. Adicionalmente, o marketing jurídico tem o papel de atrair e reter clientes, sendo a vitrine do escritório no mercado.

Em resumo, veja uma lista os componentes-chaves de uma gestão escritório advocacia eficaz:

Atendimento ao cliente;
Finanças;
Marketing jurídico;
Gestão de equipe;
Tecnologia.

Como fazer a gestão escritório advocacia?

Iniciar a gestão escritório advocacia pode parecer uma tarefa assustadora, principalmente sem um roteiro claro. Entretanto, com planejamento e dedicação, é possível criar um ambiente de trabalho eficiente e lucrativo.

Compreender a importância do planejamento é o primeiro passo para garantir uma gestão bem-sucedida. Estabelecer metas claras permite ao escritório um direcionamento, mantendo a equipe alinhada às expectativas. Em resumo:

Definir metas: saber aonde quer chegar é o primeiro passo;
Planejar estratégias: esboçar caminhos para atingir as metas estipuladas;
Implementar ferramentas: usar a tecnologia como aliada na gestão;
Monitorar resultados: avaliar constantemente a eficácia das ações;
Adaptar-se: estar pronto para mudanças e novas demandas.

Dessa forma, uma vez definidas as metas, é vital planejar estratégias para alcançá-las. Por exemplo, se uma das metas é aumentar a clientela, ações de marketing jurídico podem ser fundamentais. Hoje, várias ferramentas tecnológicas auxiliam nesse processo.

Softwares de gestão, por exemplo, oferecem insights valiosos sobre a saúde financeira e operacional do escritório, facilitando decisões informadas.

Além disso, tão importante quanto planejar é monitorar os resultados. Afinal, somente com uma análise contínua é possível identificar pontos de melhoria e adaptar-se às demandas do mercado. Mudanças na legislação, por exemplo, podem exigir atualizações nas estratégias adotadas.

GERENCIAMENTO DE EQUIPES JURÍDICAS DE RESULTADOS

Quais os benefícios de uma boa administração do seu escritório de advocacia?

A gestão escritório advocacia eficaz é mais do que simplesmente organizar tarefas e monitorar finanças. Ela representa a espinha dorsal de um escritório de advocacia de sucesso. Por fim, uma boa gestão pode ser a diferença entre estagnação e crescimento robusto.

Uma das manifestações mais claras disso é a relação direta entre satisfação do cliente e práticas de gestão adequadas. Clientes satisfeitos tendem a retornar e indicar os serviços, o que naturalmente amplia a clientela.

Entretanto, a gestão também é sinônimo de economia. Ao otimizar processos, reduz-se o desperdício de recursos, seja ele tempo, dinheiro ou mão de obra. Dessa forma, investir em uma gestão eficaz pode, a longo prazo, resultar em maior rentabilidade para o escritório.

Além disso, a otimização de tempo é outro ponto-chave. Com processos claros e ferramentas adequadas, a equipe pode focar em atividades que realmente importam, eliminando tarefas redundantes ou desnecessárias.

Em resumo, seguem os benefícios práticos de uma boa gestão:

Maior rentabilidade;
Satisfação do cliente;
Crescimento sustentável;
Otimização de tempo;
Economia de recursos.

Desafios na implementação da coordenação eficaz nos escritórios de advocacia

A implementação de uma gestão escritório advocacia eficaz pode enfrentar vários obstáculos, como:

Resistência à mudança: convencer a equipe do valor da nova gestão;
Seleção de ferramentas: navegar por opções múltiplas para encontrar a ideal.

Primeiramente, é comum encontrar resistência à mudança.

Muitos profissionais, acostumados com rotinas estabelecidas, podem ver novos processos como ameaças ou complicações desnecessárias. Contudo, é fundamental abordar essa resistência com comunicação aberta, mostrando os benefícios da gestão eficiente.

Outro desafio reside na escolha de ferramentas adequadas. Em um mercado repleto de soluções tecnológicas, encontrar a que melhor se adapte às necessidades específicas do escritório é crucial. Porém, essa escolha pode ser complexa, exigindo pesquisa e teste.

Como usar a tecnologia na gestão escritório advocacia?

A gestão escritório advocacia viu uma revolução com o advento da tecnologia.

A era digital, que trouxe consigo uma onda de inovações, é a propulsora dessa mudança. Os escritórios de advocacia, tradicionalmente vistos como ambientes conservadores, começam a compreender a importância de se adaptar a essa nova realidade.

Uma gestão jurídica eficiente, atualmente, depende do uso correto de tecnologias. Softwares especializados, por exemplo, permitem um controle mais preciso de prazos, otimização na organização de processos e facilidade na comunicação interna e com clientes.

Entretanto, a mera aquisição de tecnologia não é suficiente. A chave é compreender e adaptar essas ferramentas às necessidades específicas do escritório.

Por outro lado, plataformas de comunicação, principalmente em tempos de trabalho remoto, tornam-se fundamentais. Elas possibilitam reuniões, alinhamentos e discussões de casos com mais flexibilidade e eficiência.

Além disso, com o crescente volume de dados, sistemas de armazenamento em nuvem são essenciais. Eles garantem a segurança das informações, facilitam o acesso remoto e reduzem custos com infraestrutura física.

Quais ferramentas podem ajudar na administração do escritório?

Veja em seguida uma lista com algumas ferramentas que podem ajudar na gestão escritório advocacia e um pouco mais sobre elas:

Software jurídico;
Plataformas de comunicação;
Sistemas de armazenamento em nuvem;
Gerenciadores de tarefas;
Integrações automatizadas.

1. Como funcionam os softwares jurídicos?

Um software jurídico eficiente, como a ADVBOX, é projetado especificamente para as necessidades dos advogados, facilitando a organização de casos, prazos e informações de clientes.

2. O que são as plataformas de comunicação?

Uma comunicação eficaz é crucial. Optar por softwares que tenham comunicação integrada ao seu sistema é essencial para garantir a troca de informações rápida e eficaz entre a equipe.

Essa comunicação pode acontecer, por exemplo, através da atribuição de tarefas entre os membros da equipe, auxiliando a criar um fluxo interno eficiente e otimizado.

3. De que forma usam-se os sistemas de armazenamento em nuvem auxiliam na administração?

Armazenar documentos e informações cruciais na nuvem não só garante segurança contra perdas, mas também acesso fácil de qualquer local.

Além disso, se o sistema de gerenciamento escolhido pelo gestor já traz o armazenamento em nuvem, a segurança das isnformações contidas nos documentos armazenados é ainda mais eficiente. Afinal, com a utilização de um único sistema diminui-se as probabilidades de vazamentos de dados sensíveis.

4. Quais os principais gerenciadores de tarefas?

Como já mencionado, os softwares jurídicos são os melhores aliados dos gestores de escritórios de advocacia.

Dessa forma, é importante buscar por um sistema que já traga um sistema de gerenciamento de tarefas integrados, o que facilita muito a gestão jurídica dos escritório por ser uma ferramenta pensada para o universo advocatício.

5. Como usar integrações automatizadas otimiza a gestão?

Automatizar processos rotineiros através de integrações pode economizar tempo e reduzir erros, permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.

Isto é, contar com um software que possibilite integrações automatizadas é fundamental para o bom funcionamento do fluxo de trabalho dos colaboradores do escritório.

Gestão em advocacia: pontos-chave para refletir

A gestão de um escritório de advocacia não é apenas uma tendência moderna, mas uma necessidade vital. Ao longo deste artigo, exploramos a definição, a implementação e os benefícios da gestão eficaz, ressaltando sua importância no cenário jurídico atual.

Dessa forma, fica evidente que uma gestão bem planejada e executada pode ser a chave para a diferenciação em um mercado competitivo.

Adotar as práticas mencionadas não apenas eleva a produtividade do escritório, mas também garante a satisfação do cliente e a otimização de recursos.

Entretanto, como apontado, pode haver desafios ao longo do caminho, os quais, com estratégia e foco, podem ser superados.

Por fim, se você está buscando modernizar a gestão do seu escritório, considere ADVBOX como sua parceira estratégica.

Com uma gama de ferramentas desenvolvidas especialmente para a advocacia, a ADVBOX pode ser o diferencial que você procura. Não perca mais tempo: transforme a gestão do seu escritório hoje mesmo!

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Advocacia baseada em dados

O trabalho intelectual do advogado está se adaptando às mudanças tecnológicas e às novas demandas do mercado.

Sendo assim, uma das profissões mais tradicionais e respeitadas, está passando por uma transformação significativa, para se adequar aos novos tempos.

Conforme a própria Constituição Federal de 1988: “o advogado é indispensável à administração da justiça, sendo inviolável por seus atos e manifestações no exercício da profissão, nos limites da lei”.

Neste texto, exploraremos as características essenciais ao intelecto desse profissional na era digital e como o software jurídico desempenha um papel fundamental nesse cenário.

O que é um trabalho intelectual?

Segundo o Dicionário Priberam, a palavra intelecto tem origem etimológica do latim intellectus e significa percepção, conhecimento, entendimento, arte, ciência.

No contexto jurídico, o trabalho intelectual refere-se à aplicação do conhecimento legal, da análise crítica e do raciocínio jurídico para resolver questões legais complexas.

Afinal, os advogados são especialistas em interpretar e aplicar leis, regulamentos e precedentes legais para aconselhar e representar seus clientes, não é mesmo?

Esse tipo de trabalho difere fundamentalmente do trabalho manual, uma vez que se baseia na percepção de pensamentos, em oposição à execução de tarefas físicas.

Quais são os tipos de trabalho intelectual na advocacia?

Na advocacia, existem vários tipos de trabalhos intelectuais, cada um desempenhando um papel fundamental na prestação de serviços jurídicos. Estes incluem:

Pesquisa jurídica;
Elaboração de documentos jurídicos;
Negociação;
Contencioso;
Consultoria jurídica.

1. Pesquisa jurídica

A pesquisa jurídica é a espinha dorsal das atividades intelectuais de um advogado, envolvendo a análise detalhada de instruções, doutrina e disposições legais relacionadas aos casos.

Afinal, isso é essencial para entender como leis e regulamentos se aplicam a cada situação em particular.

O avanço tecnológico facilita o acesso a vastos recursos, agilizando a pesquisa e permitindo que os advogados construam argumentos sólidos baseados em informações atualizadas.

2. Elaboração de documentos jurídicos

A elaboração de documentos jurídicos é uma parte essencial do trabalho do advogado e abrange a criação de contratos, petições, pareceres legais, acordos e outros documentos importantes.

Por isso, a automação desempenha um papel crucial nessa área, como o uso de software jurídico para economizar tempo e evitar erros comuns em documentos legais.

3. Negociação

Advogados frequentemente atuam como mediadores em negociações legais e facilitam acordos entre as partes envolvidas em disputas ou transações legais.

Portanto, a negociação é uma habilidade-chave, e os advogados muitas vezes se baseiam em dados e análises para tomar decisões estratégicas durante esse processo.

O uso de Business Intelligence (BI) pode ser particularmente útil ao analisar dados para obter insights que embasem decisões estratégicas nas negociações.

4. Contencioso

O contencioso é uma representação de clientes em disputas judiciais, ou seja, os advogados apresentam argumentos perante tribunais, juízes e júris para defesa dos interesses do contratante.

Além de serem habilitados intelectualmente na apresentação oral e escrita, os advogados também podem usar um software jurídico para organizar documentos, monitorar prazos, por exemplo

5. Consultoria jurídica

A consultoria jurídica envolve fornecimento de orientações jurídicas estratégicas a empresas e indivíduos.

Sendo assim, os advogados oferecem insights e análises fundamentadas para auxiliar seus clientes na tomada de decisões assertivas.

Desse modo, a gestão de casos jurídicos desempenha um papel importante na organização e no acompanhamento dessas orientações.

À medida que a tecnologia avança, os advogados estão cada vez mais incorporando soluções de software jurídico e ferramentas de análise para aprimorar sua eficiência.

Como é o trabalho de um advogado?

Os advogados desempenham um papel fundamental em nossa sociedade, pois eles são os defensores da justiça, protegendo os direitos de indivíduos e organizações.

No entanto, o trabalho desse profissional é diversificado e desafiador, pois envolve uma combinação de pesquisa, redação, comunicação, negociação e representação legal.

Portanto, eles dedicam tempo significativo para entender as necessidades de seus clientes, analisar informações, desenvolver estratégias jurídicas e, em alguns casos, comparecer a audiências ou julgamentos.

Porém, um desafio enfrentado é a dificuldade em mensurar o tempo gasto em cada atividade, pois o trabalho dos advogados varia em complexidade e duração.

É nesse cenário que o Sistema de Pontuação por Tarefas se torna uma solução eficiente e valiosa.

Benefícios do Sistema de Pontuação por Tarefas

Medição precisa: os advogados podem registrar o tempo gasto em cada tarefa com maior precisão, fator essencial para a cobrança de honorários e alocação de recursos;
Gestão do tempo: o sistema ajuda a identificar áreas em que o tempo está sendo gasto de forma excessiva, permitindo ajustes para aumentar a produtividade;
Estabelecimento de metas e bonificações: com base no desempenho e na pontuação acumulada, é possível estabelecer metas e bonificações, incentivando a produtividade da equipe;
Transparência e responsabilidade: o sistema permite que os membros da equipe registrem todas as suas tarefas e fornece acesso aos gestores, garantindo transparência e responsabilidade.

Quais são as características de um advogado?

Para se destacar na advocacia na era digital, os advogados devem possuir um conjunto diversificado de características que complementem suas habilidades jurídicas e intelectuais.

Afinal, estas características os tornam eficazes na resolução de questões legais, e os capacitam a navegar pelo cenário digital. Veja algumas características essenciais:

Habilidade de pesquisa;
Comunicação clara;
Pensamento crítico;
Adaptabilidade tecnológica;
Ética profissional.

1. Habilidade de pesquisa

A habilidade de pesquisa é uma competência fundamental para os advogados, tanto na era digital quanto em qualquer outra.

Para compreender casos complexos e apresentar argumentos sólidos, os advogados precisam ser mestres em análise e analisar informações jurídicas.

A capacidade de utilizar ferramentas de pesquisa online e bancos de dados jurídicos é ainda mais crítica na era digital, onde a informação está ao alcance dos dedos.

2. Comunicação clara

Os advogados devem ser comunicadores assertivos, seja na escrita ou na fala, pois a capacidade de argumentos articulados e convincentes é essencial para representar os interesses dos clientes.

Na era digital, isso também se estende à comunicação por escrito em e-mails, mensagens e documentos eletrônicos, onde a clareza é ainda mais necessária.

3. Pensamento crítico

O pensamento crítico e o raciocínio jurídico são habilidades cruciais para advogados.

Pois, eles procuram analisar detalhes complexos, identificar questões-chave e desenvolver estratégias jurídicas embasadas.

Então, no cenário atual, o volume de informações pode ser avassalador, tornando o pensamento crítico ainda mais vital para filtrar o que é relevante.

4. Adaptabilidade tecnológica

A era digital trouxe uma série de avanços tecnológicos que afetam diretamente a prática jurídica.

Os advogados precisam se adaptar às novas tecnologias, como software jurídico, sistemas de gerenciamento de casos e comunicação online.

Sendo assim, a habilidade de utilizar essas ferramentas de maneira eficaz melhora a eficiência e a produtividade.

5. Ética profissional

A ética profissional é um pilar fundamental da advocacia, independentemente da época em que atua.

Portanto, os advogados devem manter os mais altos padrões de integridade, confidencialidade e responsabilidade em sua prática.

Na era digital, a ética também se estende ao uso responsável da tecnologia, à proteção dos dados dos clientes e à conformidade com as regulamentações de privacidade.

Ter essas características não apenas ajuda os advogados a ter sucesso na advocacia, mas também a prosperar na era digital em ascensão.

Quais são as funções e habilidades do advogado do futuro?

A pesquisa Futuro das Profissões Jurídicas, realizada pela FGV identificou 27 novas funções emergentes que estão moldando o futuro da advocacia na era digital.

Essas funções se enquadram em 11 categorias, refletindo as mudanças trazidas pelo avanço tecnológico e as novas demandas do setor jurídico. Confira:

Gestão: Gestor de Projetos, Coordenador Jurídico, Gerente de Conhecimento, Gestor de Risco, e Legal Ops;
Negócios: Desenvolvedor de Negócios, Empreendedor Jurídico, Marketing Jurídico e Legal Copywriter;
Inteligência de Dados e Analytics: Analista de Dados jurídico, Arquiteto jurídico e Engenheiro Jurídico;
Regulatório e Relações Institucionais: Advocacia de relações institucionais/governamentais, Advocacy e Analista de Políticas Públicas;
Inovação: Gestor de inovação e Legal Designer;
Proteção de dados: Coordenador de proteção de dados;
Consultivo: Assessor jurídico, Advogado Publicitário, Oficial de transferência de tecnologia, Profissional de Compliance e Consultor de e-discovery;
Negociação: mediador/conciliador;
Contencioso estratégico: disputas/consultoria jurídica;
Outsourcing jurídico: secondment jurídico.

A pesquisa supracitada também enfatiza a importância das “soft skills”, como a capacidade de trabalhar em equipe e se adaptar às mudanças.

Portanto, um sistema de pontuações por tarefas pode ajudar os advogados a acompanhar e melhorar suas habilidades pessoais, à medida que lidam com tarefas relacionadas a projetos e colaboração.

Em resumo, o trabalho intelectual do advogado está evoluindo na era digital, com a necessidade de adaptação a novas tecnologias e a expansão das áreas de atuação.

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Advocacia baseada em dados

A pessoa multitarefas tende a fazer diversas atividades ao mesmo tempo, porém isso não implica aumento da produtividade.

Multitarefas no dia a dia do Escritório

A vida profissional vivida em frente aos computadores tem levado a perda de foco e concentração.

Um estudo realizado por um pesquisador americano acompanhou mil pessoas trabalhando no PC e concluiu que em média:

Se troca de aba de trabalho 37 vezes por hora;
Se verifica o email 1 vez a cada hora;
Se acompanha o whatsapp praticamente em tempo real.

Chegamos ao limite máximo de conexão que o cérebro suporta atualmente, e isso provoca uma perda de foco imensa.

Multitarefa no trabalho intelectual

Advogados são trabalhadores intelectuais, assim como todos os demais operadores do Direito.

Entretanto, advogados trabalham constantemente em um nível de esforço mental acima da média, pois as tarefas de desenvolvem são de nível 4 ou 5 de complexidade.

Segundo a Classificação de Bloom, tarefas que exigem argumentação e convencimento, ou elaboração de idéias e teses, exigem um esforço energético muito maior que as tarefas simples.

O estudo americano concluiu que para tarefas simples, de nível 1, o tempo de retomada da concentração no ponto que havia parado é de 14 segundos.

Mas para tarefas complexas, a média é de 14 minutos para retomar.

Assim, o operador do Direito que trabalha com multitarefa acaba prejudicando sua produtividade.

Danos da multitarefa no trabalho intelectual complexo

O resultado para advogados que trabalham com multitarefa é desastroso, pois perde em produtividade ao mesmo tempo que eleva o desgaste mental.

Assim, o advogado passa a estar constantemente cansado e mesmo assim não vencer o trabalho demandado.

Nessa realidade a tendência é o Burn Out, causada por altos níveis de estresse.

É um problema cada vez mais comum na advocacia, e não necessáriamente causado pelo excesso de trabalho, mas por vícios de autogerenciamento.

Nesse sentido, aprender metodologias de autogestão do próprio trabalho é essencial para a evolução profissional.

Com métodos como a pontuação por tarefas e a controladoria jurídica os escritórios tem conseguido eliminar a multitarefa e melhorar a qualidade de vida dos colaboradores.

A influência da tecnologia na sua equipe e na multitarefa

A tecnologia utilizada por uma equipe influencia diretamente nos seus resultados. Nos últimos 5 anos a tecnologia jurídica mudou radicalmente para melhor.

Usar sistemas que pararam de se desenvolver coloca a sua equipe em um nível de resultados inferior ao normal do mercado.

Sistemas sem automatização de tarefas e com layouts cansativos levam a perda do foco, intensificando ainda mais a multitarefa.

Da mesma forma, sistemas incompletos tendem a tirar o operador jurídico da aba que atua, deslocando o ambiente virtual a que o cérebro se conecta para se concentrar.

Essa troca de ambientes demanda um novo reconhecimento de ambiente e também força o gasto energético dos usuários.

Escritórios que atuam com um software para cada necessidade na realidade perdem produtividade, pois a informação não é fluente e o trabalho é fatiado a cada pequeno intervalo de tempo.

Se for para adotar um software incompleto é melhor não adotar.

Prefira tecnologias completas e soluções integradas no mesmo ambiente para obter resultados mais efetivos para sua equipe de trabalhadores intelectuais.

E preserve a saúde mental de todos evitando o multitarefa.

Aparelhos não são nada sem sistemas

É muito comum que advogados e gestores jurídicos priorizem investimentos em novos computadores, notebooks e aparelhos celulares.

Especialmente no Brasil, onde alguns aparelhos viraram motivo de diferenciação social de classe.

Entretanto, não são priorizados os melhores sistemas para o trabalho.

Desta forma, o advogado muitas vezes é dono de um Iphone ou Samsung de última geração e top de linha, mas utiliza apenas aplicativos e softwares gratuitos.

Este comportamento é bem comum em pessoas que tem baixa maturidade digital e de fato não internalizaram o básico da transformação digital.

Não seja esta pessoa, priorize sistemas eficientes para sua equipe.

Multitarefa e a geração Z

É verdade que a nova geração Z nasceu com o touch screen e vive com as duas telas na sua frente, e que já estão sendo feitos estudos de melhorias cerebrais para lidar com multitasking.

É possível que a geração Z e a próxima avancem no uso do cérebro.

O cérebro humano sempre evoluiu com adoção de novas tecnologias externas mas não será o caso das gerações que atualmente estão no mercado de trabalho.

Existe uma relação muito próxima entre RH e produtividade. O setor de recursos humanos não serve apenas para tratar de contratações e demissões. Ele também contribui para que a empresa seja ainda mais produtiva.

Isso também vale para os escritórios de advocacia. Em um mercado cada vez mais competitivo, é mais que uma obrigação ter funcionários com ótimo desempenho.

Mas, afinal, qual é a relação entre RH e produtividade? Como esse departamento contribui para um melhor desempenho dos colaboradores? Acompanhe a leitura e entenda mais sobre esse assunto!

O que é produtividade no RH?

O Recursos Humanos (RH) é um setor estratégico que geralmente se encarrega das contratações e demissões de colaboradores.

Enquanto algumas empresas possuem uma equipe própria para se encarregar desse trabalho, existem companhias que preferem contratar um RH autônomo para realizar essas tarefas.

Apesar de ser lembrado apenas nesses momentos, existe uma relação entre motivação, RH e produtividade.

Cabe aos profissionais de Recursos Humanos buscar os melhores colaboradores, que tenham interesses alinhados aos do escritório de advocacia. Encontrar profissionais com o perfil desejado pode trazer mais resultados.

Além disso, esse departamento deve ter um papel mais ativo para conseguir reter bons colaboradores na companhia. Ele também precisa garantir que a gestão de pessoas seja realizada com eficiência, de modo a garantir que os funcionários sejam tratados como gostariam.

Pessoas mais felizes são mais motivadas no trabalho. Elas possuem mais vontade de realizar seus deveres, fazendo-os com um propósito maior.

Essa motivação faz com que os colaboradores fiquem mais dispostos a realizar tudo no prazo, o que resulta no aumento da produtividade.

Além disso, uma maior motivação impede o abandono de tarefas e a procrastinação.

Desse modo, a empresa consegue ter ótimos resultados e um contingente de colaboradores que amam o que fazem.

Qual é a função do profissional de RH para a produtividade da empresa?

Os profissionais de RH têm uma função primordial na produtividade da companhia. É trabalho deles reconhecer os profissionais mais adequados para os cargos que as companhias precisam preencher.

Para conseguir encontrar bons colaboradores, o setor precisa saber escutar, tanto as necessidades da companhia quanto dos trabalhadores. Ainda, é essencial que o RH esteja próximo da empresa e dos outros departamentos para entender a fundo o que é feito em cada um deles.

O profissional de RH tem também a função de disseminar a cultura da companhia. Ele deve fazer com que todos conheçam a missão, visão e valores do escritório para o qual trabalha.

Desse modo, ele consegue alinhar suas políticas com os objetivos da organização. O RH deve ser conhecido por toda a empresa, pois ele precisa ouvir os funcionários de todos os setores.

Ao saber dos desejos e necessidades de cada um, é possível implementar políticas para garantir que todos estejam felizes em atuar na companhia.

Como a influência do RH pode aumentar os resultados de uma empresa?

Conforme mencionado, o RH lida diretamente com gestão de pessoas, o que influencia diretamente no engajamento e na produtividade dos colaboradores em uma companhia.

Esse setor é o responsável por pensar em estratégias para garantir que os funcionários se desenvolvam e apresentem uma boa produtividade.

Veja abaixo o que o RH pode fazer para aumentar os resultados da empresa!

Análise de falhas

O RH deve possuir meios para conseguir entender o que ocorre na empresa, bem como os motivos para a diminuição da produtividade dos colaboradores. Uma maneira de encontrar respostas é conversando com os gestores das equipes ou realizando avaliações de desempenho.

Nesses momentos, cabe ao setor verificar o que está errado e buscar soluções para o problema apresentado. A causa da baixa produtividade pode ser, por exemplo: funcionário em cargo errado, baixa motivação, dentre outras.

Sendo assim, o RH precisa estar sempre atento ao pessoal da empresa, buscando manter uma relação próxima a cada um deles para conhecê-los melhor.

Melhora no clima organizacional

Em muitos casos, a falta de produtividade pode ser resultado de um ambiente de trabalho ruim. Nessas situações, os colaboradores podem se sentir desmotivados e até totalmente sem vontade de estar na companhia.

O RH pode investir em um bom clima organizacional e garantir que ele esteja alinhado com a cultura organizacional da empresa.

Evita que o trabalho seja exaustivo

Falando especificamente de escritórios de advocacia, a jornada de trabalho pode ser bem exaustiva. Isso pode prejudicar a produtividade dos colaboradores, principalmente se eles são multitarefas ou possuem uma sobrecarga de trabalho.

A verdade é que nenhuma pessoa consegue manter uma alta produtividade trabalhando por horas seguidas sem pausas.

O RH pode buscar meios de incentivar o descanso, principalmente no horário de almoço. Dessa forma, o profissional consegue recuperar as energias para voltar ao seu trabalho.

Implementação de novas maneiras de trabalho

O RH pode ter um papel essencial na implementação de mudanças relacionadas aos novos modos de trabalho, como no home office ou no estabelecimento de um horário de trabalho flexível.

Mesmo que advogados precisem cumprir prazos, é possível implementar essas estratégias para aumentar a produtividade deles. Inclusive, já existem escritórios que permitem que os profissionais atuem totalmente online.

Existem pessoas que preferem trabalhar mais tarde. Por outro lado, há os que são produtivos de manhã cedo. Aprender a respeitar essas diferenças e dar liberdade para escolherem seus horários pode aumentar a motivação e o engajamento deles.

Aprimoramento profissional dos colaboradores

O setor de RH, quando desempenha um papel ativo na empresa, consegue identificar as necessidades das equipes e buscar meios de aprimorar o trabalho dos colaboradores.

Ou seja, ao conversar com os setores ou com os seus respectivos gestores, ele pode identificar carências e buscar treinamentos para resolvê-las.

Valorização dos profissionais

Esse talvez seja um dos principais trabalhos do setor de Recursos Humanos.

Tenha em mente que um trabalhador, quando se sente valorizado, tende a ser mais engajado e produtivo no seu trabalho. Isso porque ele buscará sempre dar o seu melhor na companhia.

Por isso, é fundamental fazer com que eles mantenham esse sentimento. Além de um bom salário, o RH pode pensar em recompensas como: dia de folga, presente no final do ano, cursos, dentre outras.

Como você pode ter visto, a relação entre RH e produtividade é muito mais próxima do que se imagina.

Quando esse setor atua ativamente na companhia, ele deixa de ter apenas um papel operacional, passando a ter também função estratégica para manter a empresa performando da maneira que ela deseja.

Portanto, não deixe de estruturar o RH do seu escritório para que ele auxilie no crescimento da sua advocacia!

Aproveite para conferir outro artigo do blog! Escritório Digital: o que é e como performar melhor na advocacia?

Escritórios dependem de pessoas, cada uma com suas características, bagagem de vida e experiências. Ao envolver esta diversidade de perfis, é necessário que se faça um acompanhamento de produtividade. Assim, detecta e resolve problemas no desempenho da equipe e que possam prejudicar o negócio.

Para entender melhor como funciona e como fazer o acompanhamento de produtividade no seu escritório de advocacia, você confere neste post:

Qual é o significado de produtividade;
O que é controle de produtividade;
Como fazer o acompanhamento de produtividade;
Como a tecnologia pode ajudar na produtividade;
Quais são os principais indicadores de produtividade.

Qual é o significado de produtividade?

A produtividade é a relação entre o que se produz, o tempo gasto e os recursos investidos nesse processo.

O conceito parece simples, porém, é bem mais complexo do que isso, pois nem todos os colaboradores são iguais e produzem da mesma forma. Alguns produzirão mais do que outros e cada um tem seu próprio tempo para concluir o trabalho com sucesso.

Entretanto, isso não significa que um colaborador é melhor do que outro, mas sim que as características diferenciadas deles precisam conviver dentro de um processo produtivo, desde que o resultado final do trabalho seja positivo.

O que é controle de produtividade?

O controle ou acompanhamento de produtividade vai garantir justamente esse resultado final positivo, considerando a diversidade de perfis de colaboradores.

A ferramenta vai acompanhar e avaliar o desempenho e rendimento da equipe em sua jornada de trabalho e como eles afetam a empresa como um todo.

Essa ferramenta identifica os acertos, as falhas e os pontos a melhorar no grupo. Ou seja, ela permite que se compreendam os problemas que precisam de solução e que se identifiquem os aspectos positivos que devem se incentivar, elevando a qualidade da gestão.

O acompanhamento de produtividade torna-se um grande diferencial para um escritório de advocacia, pois por meio de métodos e tecnologias é possível identificar o que influencia o dia a dia dos colaboradores, seja de forma negativa ou positiva.

Por outro lado, é importante ter em mente que a empresa deve ter limites para fazer esse acompanhamento para que não cause constrangimentos ao colaborador e à equipe.

lista de indicadores para fazer o acompanhamento de produtividade do escritório de advocacia — *Indicadores de desempenho para o acompanhamento de produtividade*

Como fazer o acompanhamento de produtividade?

São inúmeras as ferramentas tecnicas e tecnologias para realizar o controle e monitoramento de produtividade em seu escritório. Em primeiro lugar, entre as técnicas, é importante definir metas, pois com elas é possível medir se o escritório está atingindo ou não o que se estabeleceu.

Estabelecer prioridades para as tarefas também ajuda muito no controle produtivo . Apostar em níveis de prioridade para cada demanda que chega no escritório é uma forma de organizar o trabalho entre os colaboradores e atingir os objetivos da empresa.

A técnica de liderança faz a diferença no monitoramento, pois o líder consegue fazer a leitura da produtividade da equipe, identificando onde é possível realizar melhorias. Ele ouve o colaborador e oferece feedbacks construtivos no sentido de melhorar a produtividade.

Aliás, a cultura de feedbacks é uma das técnicas muito importantes para o controle da produtividade. O diálogo transparente e aberto entre empresa e funcionário garante uma relação mais humanizada e um aumento da produtividade.

Outra técnica interessante é estabelecer horários em que o colaborador não atenderá nem telefonemas nem os colegas, o que em um escritório de advocacia, devido à complexidade e profundidade do trabalho, pode ser uma boa alternativa para o controle da produtividade.

Por fim, uma técnica que ajuda no monitoramento da produtividade é o uso de agendas no dia a dia, sejam virtuais ou físicas. Com elas, o colaborador pode definir suas atribuições futuras e otimizar o aproveitamento do seu tempo.

Uma dica importante é lembrar que reuniões não são a chave do sucesso no controle da produtividade. Às vezes, basta um telefonema ou e-mail para resolver problemas simples. No entanto, caso precise fazer a reunião, a pauta deve ser objetiva e clara para todos.

Como a tecnologia pode ajudar na produtividade?

Mas não são apenas as técnicas que vão oferecer um melhor acompanhamento de produtividade no seu escritório. As tecnologias melhoraram esse monitoramento também. Nesse sentido, os softwares, tanto pagos quanto gratuitos, despontam como ferramentas fundamentais.

Eles podem organizar e agendar as tarefas, controlar o ponto digital, compartilhar diversos arquivos, administrar melhor o tempo, melhorar a comunicação, entre outras facilidades que ajudam no monitoramento da produtividade do time e aumentam a lucratividade da empresa.

1. Trello

Ferramentas como o Trello, por exemplo, organizam e separam as tarefas, permitindo que os escritórios verifiquem como a equipe lida com metas e tarefas estipuladas. Com isso, seu escritório consegue gerenciar tanto equipes – presenciais e remotas – quanto os projetos.

2. Genyo

Já a tecnologia Genyo faz o controle do ponto digital para o acompanhamento de produtividade. Plataforma respaldada pelo Governo brasileiro, ela automatiza horas-trabalhadas, intervalos e horas-extras, demonstrando como cada colaborador gerencia melhor o seu tempo.

3. Evernote

O agendamento de tarefas também ajuda bastante, tendo na ferramenta Evernote um destaque nesse sentido. A tecnologia pode ser instalada até mesmo em smartphones e facilita, dessa forma, a lembrança de compromissos importantes.

4. Google Drive

Muito conhecido, o Google Drive traz benefícios para o trabalho no escritório, e, consequentemente, para o controle da produtividade. Com ele, é possível criar e compartilhar entre os colaboradores diversos arquivos. O resultado é a economia de tempo, a atualização de dados e a integração da equipe.

5. Skype

A melhoria da comunicação vem com ferramentas também já conhecidas nos escritórios, como, por exemplo, o Skype. Ele possibilita realizar reuniões on-line, ligações e trocas de mensagens textuais. Com isso, a comunicação se torna mais fácil, facilitando, além disso, o controle da produtividade.

6. Rescue Time

Por fim, com as atividades cada vez mais ligadas ao mundo digital, o Rescue Time é um software que ajuda a controlar o tempo despendido pelo colaborador na internet, evitando as distrações na navegação por sites e redes sociais e colaborando para o acompanhamento de produtividade.

7. Software Jurídico

Ainda que as tecnologias apresentadas acima sejam extremamente úteis, é inegável que a melhor opção é um sistema que agregue as diversas funcionalidade necessárias.

Nesse sentido, os softwares jurídicos se destacam como ótimas alternativas para o gerenciamento da produtividade jurídica. Contudo, é importante analisar as diversas opções disponíveis para definir qual atende melhor às necessidades do seu escritório.

Verifica-se que as tecnologias são aliadas importantes nesse monitoramento, entretanto, elas devem vir sempre acompanhadas do trabalho dos líderes, pois eles também são agentes importantes nesse controle.

Quais são os principais indicadores de produtividade?

Os indicadores de produtividade são parâmetros importantes para esse controle.

Por meio deles, os líderes podem avaliar as performances dos colaboradores de maneira justa e identificar oportunidades ou falhas na empresa. Tempo, qualidade do trabalho e cumprimento de metas estão entre as variáveis consideradas nos indicadores.

Existem muitos indicadores que podem controlar a produtividade, mas para escolher o mais adequado, os líderes precisam conhecer bem seu segmento e seus colaboradores.

Entre os principais indicadores e que podem ser muito bem aplicados em escritórios de advocacia estão: os de qualidade, estratégicos e de capacidade. Confira no que consistem tais indicadores:

Indicadores de qualidade: esses indicadores mensuram se as metas estipuladas foram atingidas. É um dos principais tipos de indicadores de desempenho de processo;
Indicadores estratégicos: este indicador cruza as metas estabelecidas na estratégia com os resultados alcançados. Assim, é possível verificar se a estratégia deve continuar ou deve ser revista;
Indicadores de capacidade: com eles é possível avaliar se as metas foram atingidas ou superadas no tempo proposto. Esses dados também permitem avaliar se é viável exigir mais do grupo.

Você verificou até aqui que fazer o acompanhamento de produtividade por meio de técnicas e tecnologias é importante para a sobrevivência da empresa. Mas, antes de tudo, é preciso alinhar os fatores de controle adequados para um escritório de advocacia para que os resultados sejam precisos.

O fluxo de trabalho é uma forma de organizar a produtividade na advocacia no dia-a-dia e a sobrecarga. Também reduz o estresse, os erros de trabalho e a necessidade de retrabalho.

O resultado é um aumento na produtividade, nos honorários e na qualidade de vida do advogado. Afinal, quando o fluxo de trabalho tranca, instintivamente o escritório reduz a aquisição de clientes, a fim de esperar “desafogar”.

Outro benefício é a facilitação da dinâmica entre a equipe, aumentando uma boa atmosfera no ambiente de trabalho, dos estagiários e secretariado até a equipe sênior.

Por isso, falaremos aqui sobre aspectos importantes na hora de definir o fluxo de trabalho no seu escritório.

Como ser mais produtivo na advocacia?

No que diz respeito a definição de nosso fluxo de trabalho individual (seja como advogado autônomo ou membro de equipe autogerenciável), os principais desafios são a organização de tarefas e disciplina com as atividades diárias.

Sem essa organização, é muito provável que se estabeleça um ritmo de trabalho bem menor.

Isso porque as tarefas são feitas apenas quando está chegando o final do prazo de entrega. Ou seja, não há antecedências ou planejamento prévio visando um melhor aproveitamento do tempo.

Assim, se cumpre todas as atividades com menos tempo através da padronização da sequência de partes menores das tarefas.

Também é preciso definir no fluxo de trabalho os serviços que exigem mais foco e prioridade. Assim, torna-se possível antecipar ações para garantir a qualidade dos serviços mais importantes para o escritório, elevando assim bastante a produtividade na advocacia.

O que melhorar num escritório de advocacia?

Na Advocacia, podem-se considerar os casos judiciais mais complexos e rentáveis (que podem exigir maior qualificação a respeito das questões jurídicas) como prioridade no fluxo de trabalho.

Atrasando tais tarefas, ocorrem problemas na rotina, na produtividade e no alcance de metas, tanto individuais quanto coletivas.

Quando o fluxo de trabalho está sendo organizado para uma equipe, e não um advogado que trabalha sozinho, é indispensável que essas “partes menores de grandes tarefas” tenham responsáveis e prazos bem definidos, para que a próxima pessoa a “pegar o processo ou cliente” consiga, também, realizar seu trabalho em tempo hábil.

Afinal, em uma versão mais amigável do ditado, tudo que alguém diz ser urgente, é algo que essa pessoa não fez no tempo hábil programado e precisa que você faça em tempo recorde – exceto quando são envolvidas demandas de última hora, que realmente não podiam ser previstas.

Nesse caso, se você possuir um fluxo de trabalho organizado, conseguirá dar conta das demandas extras.

Quais são os desafios no escritório de advocacia?

Muitas vezes, problemas de produtividade no escritório, independente do tamanho da equipe, estão situados no fluxo de trabalho individual.

No caso do fluxo da equipe, isso pode ocorrer devido a delegação inadequada de tarefas para os funcionários. Se alguém possui maior habilidade para certa tarefas, por que delegar tais tarefas a alguém com mais dificuldade nelas?

É a clássica história de promover a gerente alguém que é excelente operacional. Conhecer as habilidades de cada um é uma fonte de ouro para um bom fluxo de trabalho.

A ideia é que a otimização do fluxo de trabalho ocorra com base na análise de produtividade da equipe.

Ou seja: verificar onde o trabalho está trancando, quem está com poucas tarefas, quem está sobrecarregado, quem tem facilidade com certa tarefa e quem tem dificuldade com essa mesma tarefa.

Quem trabalha sozinho pode ver em quais partes do trabalho tem mais dificuldades, podendo descobrir o que precisa melhorar.

Também pode definir a melhor ordem de realização das tarefas, aumentar o senso de prioridade de cada parte e organizar de forma que a realização das atividades que exigem mais reflexão e cuidado fique mais ágil.

O que não pode faltar em um escritório de advocacia?

Qualificar a equipe para conseguir atender casos complexos e de difícil resolução é uma ótima forma de garantir a clientela.

Através da hiperespecialização na advocacia, é possível adquirir os conhecimentos necessários para garantir o sucesso na resolução de tais casos.

Desse modo, seus futuros clientes, e também os atuais, passarão a entender seu escritório como autoridade na área.

O motivo é simples: uma banca de advogados hiperespecializados é capaz de atingir resultados de alta qualidade no trabalho jurídico.

Para chegar lá, é possível utilizar as estratégias de gestão por tarefas e gamificação na advocacia.

Tais estratégias são viabilizadas através de uma plataforma digital que possibilite anexar tarefas e registrar atividades para geração de um banco de informações do fluxo de trabalho.

Com tais informações se consegue visualizar melhor os casos que exigem mais tempo e dedicação, apontando assim as necessidades de hiper especialização nesses casos por parte da equipe.

Qual a rotina de um escritório de advocacia?

Escritórios que não possuem uma organização do fluxo de trabalho podem se encontrar em situações de declínio de honorários e do progresso dos negócios. Juntamente disso, as tarefas ficam mais trabalhosas e fornecem menos rendimentos.

Uma das soluções mais efetivas para resolver tais problemas de produtividade na advocacia está na de análise e controle da produção na equipe.

É através dessa organização do escritório e mapeamento da produtividade que se possibilita a identificação de furos de produção. Ou seja, mapear os procedimentos e olhar para eles de forma analítica.

Assim, o escritório tem em mãos o poder de identificar em qual parte do trabalho está com mais dificuldades e, ao mesmo tempo, como resolvê-las.

Por exemplo: se um advogado identifica que, de forma recorrente, o problema se encontra na produção de provas.

Isso porque o escritório tem dificuldade de obter documentos que são responsabilidade do cliente entregar, o advogado pode focar seus esforços e investimentos em melhorar o relacionamento com o cliente, sem se preocupar com as outras áreas que estão bem.

Estrategicamente, o escritório pode buscar treinamentos nesse sentido, ou criar regras de atendimento que melhorem esse procedimento interno. Delegando as tarefas de forma organizada, poderá atribuir, ainda, que o responsável pelo atendimento use seu tempo para aperfeiçoar o procedimento.

O que é uma gestão de tarefas?

Os escritórios de advocacia tradicionalmente focam a Gestão de Pessoal em controle de horários. Apenas secundariamente adota-se a gestão por tarefas e responsabilidades assumidas e cumpridas ao longo do tempo.

Essa perspectiva de gestão por tempo e horários é uma perspectiva adequada ao final do século passado, em que o Direito e o Judiciário (e, por consequência, a Advocacia) eram organizados em cima de um procedimento físico e não digital.

É o mesmo contexto no qual havia uma série de tarefas e compromissos que não estavam ligados a conhecimento e produção jurídica nem a atendimento do cliente.

Desde tirar carga de processos até tirar cópias, imprimir, corrigir, reimprimir e fazer petições, além de inúmeras outras atividades que retardavam a produtividade na advocacia.

Entretanto, a Advocacia está mudando. As ferramentas digitais estão permitindo ao advogado cumprir cada vez menos tarefas que lhe tiram tempo para trabalhar efetivamente no que importa: produção jurídica e atendimento ao cliente.

Assim, possibilita-se uma melhor adaptação às necessidades dos clientes, do escritório e dos colaboradores.

lista com os benefícios do taskscore para a produtividade na advocacia — *Produtividade na Advocacia: como elevar resultados de equipes*

A gestão por tarefas acaba com inúmeras dificuldades que persistem no modelo de gestão por horários. Por exemplo:

Elimina a pressão do controle de horários;
Melhora a produção jurídica;
Aumenta a qualidade de vida dos colaboradores;
Reduz o estresse na rotina de entregas nos prazos;
Gera flexibilidade no atendimento online dos clientes;
Aumenta a produtividade da equipe;
Permite identificar quem está produzindo mais.

Lendo esses itens, provavelmente vieram à sua mente algumas dificuldades do seu próprio escritório, talvez até com nomes e rostos. Pense, porém, que nem todos esses nomes e rostos são culpados pelas dificuldades, mas sim o sistema adotado pelo escritório.

Agora, veja ponto a ponto como o sistema de gestão por tarefas pode ajudar a superar as dificuldades citadas acima:

1. Elimina a pressão do controle de horários

Não é só o gestor que se estressa com a eventual falta de pontualidade e assiduidade dos colaboradores. Os próprios funcionários também podem sofrer com a pressão gerada pelo controle de horários.

Por um lado, o gestor precisa ficar em cima do livro ponto, chamando atenção de funcionários ou criando punições em razão da falta de cumprimento dos horários.

Por outro, o colaborador não consegue se organizar para cumprir as tarefas do escritório e conciliá-las com as obrigações decorrentes da vida pessoal.

Até mesmo uma atividade como pagar as contas passa a ser um desespero, pois não há tempo na agenda para ir ao banco. Outras atividades pessoais, como consultas médicas e estudo para provas, são deixadas de lado.

Sem a pressão advinda do controle de horários e com uma gestão voltada para o nível de produtividade mensal, ambos ganham: torna-se possível medir a quantidade de trabalho do colaborador para o escritório, mantendo o nível de satisfação do gestor, e ao mesmo tempo o colaborador pode organizar bem suas vidas pessoal e profissional.

2. Melhora a produção jurídica

Nem sempre o horário comercial é o melhor momento para os advogados e operadores do Direito realizarem suas tarefas de produção jurídica. Às vezes, é preciso estar inspirado e concentrado para desenvolver algo e conseguir um resultado excelente.

Poder escrever à noite e deixar a manhã para um exercício físico (em vez de enfrentar o estresse do trânsito), por exemplo, são fatores que ajudam sua equipe a apresentar resultados mais significativos.

3. Aumenta a qualidade de vida dos colaboradores

Um controle de horários rígido é um obstáculo para que os colaboradores possam fazer programações de viagens, passeios, cursos ou até mesmo atividades com a família.

A gestão por tarefas elimina essa rigidez, permitindo que seja negociada a produtividade do colaborador, com possibilidades muito maiores de compensação por ausência.

Imagine a seguinte situação: são 16h40 e o prazo de uma tarefa importante vence no dia seguinte. O gestor está preocupado, mas o colaborador possui um compromisso pessoal às 18h e não poderá trabalhar nesse processo. Ele estará liberado às 20h e, portanto, poderia terminar a tarefa em casa.

Porém, no dia seguinte o gestor só estará presente no escritório até as 10h e não terá condições de corrigir a peça, o que ele entende como fundamental.

Em um modelo de controle por horários, o gestor não tem como resolver esta situação e o colaborador não pode trabalhar nesse processo no horário disponível (de forma legal em relação ao contrato de trabalho estabelecido).

Isso só seria possível se fossem pagos todos os direitos trabalhistas de horas extras e adicional noturno, por exemplo.

Nesse caso, o colaborador ficaria com o tempo “vago” após a entrega do trabalho, que teria que ir para o processo sem a devida revisão pelo gestor.

Já no modelo de gestão por tarefas, é possível utilizar uma plataforma digital para que o colaborador possa acessar o processo em sua casa, terminá-lo no tempo disponível, entregá-lo para revisão e ficar em casa mais algumas horas na manhã seguinte para compensar seu trabalho excedente do dia anterior.

Assim, o gestor poderá revisar o trabalho e o estresse de ambos é eliminado, facilitando a entrega de um ótimo serviço jurídico e gerando alta produtividade na advocacia.

4. Gera flexibilidade no atendimento online dos clientes

Os clientes estão exigindo cada vez mais dos advogados um atendimento online.

Dessa forma, ter colaboradores que façam esse atendimento em uma plataforma digital adequada permite alguma flexibilidade de horários e um melhor registro de seu atendimento.

A ADVBOX, por exemplo, possibilita registrar todo o andamento de um caso, seja ele interno ao escritório (tarefas de preparação e probatória entre colaboradores) ou externo (processos administrativos e judiciais).

Essa funcionalidade independe de onde está a pessoa responsável pelo atendimento, facilitando a resposta rápida aos clientes.

5. Aumenta a produtividade da equipe

O modelo de gestão por tarefas é baseado em um sistema que pontua a realização de cada atividade.

Essa pontuação é atribuída de forma a considerar o tempo gasto na tarefa e a qualificação necessária para realizá-la.

Na ADVBOX, é possível definir um sistema de pontuação que mostre para o colaborador seu desempenho atual e o do mês anterior, além de uma projeção diária sobre a sua meta mensal.

Assim, o colaborador tem uma ideia real do quanto ele produz no mês, podendo fazer um sprint quando estiver atrasado, relaxar quando estiver adiantado ou ainda manter um ritmo de alta produtividade para elevar seu salário e sua gratificação.

6. Permite identificar quem está produzindo mais

O famoso “corpo mole” não tem vez em um modelo de gestão por tarefas. Isso porque torna-se possível medir exatamente quem rende mais e quem rende menos.

Muitas vezes o gestor se surpreende, pois existem profissionais que produzem rapidamente enquanto estão na frente do computador, mas elaboram o que vão fazer durante o café.

Mais uma vez a ADVBOX auxilia nessa tarefa, permitindo ao gestor ver que nem sempre aquele colaborador que fica 8 horas na frente do computador é o que mais produz.

Com isso, o escritório consegue gerar uma remuneração mais justa para seus colaboradores, inclusive premiando aqueles que trazem mais resultados.

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A questão da produtividade no escritório de advocacia é um tema que já é discutido há muitas décadas entre os gestores jurídicos. Porém, nos últimos anos ele vem ganhando cada vez mais espaço no âmbito jurídico.

Isso se dá principalmente pela características únicas que a função advocatícia empreende no mercado jurídico. Na advocacia a máxima “tempo é dinheiro” costuma ter ainda mais força do que em outras profissões.

Dessa forma, gestores e demais profissionais jurídicos costumam estar constantemente atrás de soluções que permitam às equipes elevar suas taxas de produtividade sem que isso influencie necessariamente no aumento de despesas orçamentárias.

Quais são os desafios no escritório de advocacia?

Produzir mais em menos tempo equivale a ter um aumento na entrada de honorários, essa é uma equação fácil de ser compreendida. A grande questão é descobrir como fazer isso.

A natureza do fazer advocatício é ganhar mais pelo seu trabalho. Essa frase pode parecer estranha quando enunciada de forma isolada e descontextualizada, mas com uma análise simples ela passa a fazer muito sentido.

Diferente dos demais operadores do Direito que buscam um emprego estável, como é o caso do serviço público, o advogado vive em uma realidade constantemente agitada e necessária iniciativa.

Com efeito, podemos compreender o advogado como um guerreiro em busca de destaque no campo de batalha. Essa campo de batalha aqui é a representação do mercado jurídico, sempre em movimento, como dito anteriormente.

Qual a rotina de um escritório de advocacia?

A rotina em um escritório de advocacia é constantemente agitada e envolve não somente a execução do fluxo dos processos que estão sob a responsabilidade dos advogados.

Um advogado que busca destaque precisa entender de uma gama diversa de assuntos que vão desde a administração de equipe até a gestão financeira efetiva, passando também por técnicas de marketing e publicidade.

Ou seja, o advogado é um profissional que deve buscar se desafiar de maneira constante. Essa característica é fundamental e não deve ser negligenciada, afinal, como dito anteriormente, ele irá receber mais a depender da melhoria dos seus resultados.

Como melhorar a produtividade no escritório?

Com tudo que já foi dito até aqui é possível perceber que buscar sistemas, métodos e técnicas que aumentem a produtividade da equipe é não só essencial, como fundamental em um escritório de advocacia.

A ausência desse tipo de solução irá resultar em profissionais frustrados que trabalham muito e não recebem de forma equivalente em troca.

Já que é sabido que a frustração e uma das causas principais da perda de produtividade, é possível compreender o ciclo que esses profissionais irão adentrar. É preciso inovar e pensar em soluções que evitem esse tipo de situação.

Com todas as mudanças tecnológicas pelas quais nossa sociedade vem passando nos últimos anos, é compreensível que cada vez mais gestores pensem em soluções fora da caixa. É nesse sentido que o home office tem ganhado força.

Como alavancar o escritório de advocacia?

Pensar em soluções inovadoras que sejam capazes de aumentar a produtividade da equipe do escritório é essencial. Porém, também é preciso compreender a realidade em que estamos inseridos para buscar as oportunidades que nem sempre são claras.

Segundo um levantamento feito pelo Instituo de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), há atualmente no Brasil um total de 20,4 milhões de profissionais que poderiam realizar suas atividades em um sistema de home office, seja híbrido ou integral.

Esse número equivale a quase 25% de todos os trabalhadores ocupados atualmente no mercado brasileiro. Além disso, o estudo também demonstrou que a maior parte desses profissionais possuem ensino superior completo. Ou seja, a categoria de advogados e demais profissionais jurídicos está inserida nesse recorte.

É claro que esse estudo também traz evidências não muito animadoras de um ponto de vista social, como o fato de a maioria desses profissionais se auto declarar branco e residir nas regiões Sudeste e Sul do país. Entretanto, essas características não divergem da situação social do nosso país de forma mais geral.

*Produtividade no escritório de advocacia e gestão por tarefas*

Como crescer meu escritório de advocacia?

Conhecer a realidade que o envolve e pensar fora da caixa pode soar repetitivo, mas esse é um mantra que deve estar presente de forma constante na mente dos gestores de escritórios de advocacia.

Dito isso, vamos analisar os dados apresentados pelo estudo citado acima.

Uma parte considerável do mercado nacional, no qual está inserido o mercado jurídico, poderia ser deslocado para home office, híbrido ou integral, sem que isso afetasse sua capacidade de produção.

O que podemos tirar disso?

Bom, diversos estudos já demonstraram que o home office é capaz de elevar a qualidade de vida dos profissionais que o praticam.

O que acontece quando um profissional conta com mais qualidade vida? Sua motivação e disposição aumentam e isso impacta diretamente na sua produtividade profissional.

Como organizar a rotina de um escritório de advocacia?

São diversos os fatores que influenciam na rotina e no fluxo de trabalho de um escritório de advocacia e a resposta irá depender muito mais de características específicas do que de uma solução generalista.

No entanto, quando tratamos do home office, que como visto aqui pode ser uma excelente ferramenta para o aumento da produtividade de uma equipe de advocacia, é preciso ter em mente que essa modalidade requer adaptações.

A principal delas tem relação com o fato de que a qualidade de vida proveniente do home office é devido a adaptações que o profissional pode realizar em sua rotina pessoal. Ou seja, é preciso compreender que a gestão terá que se adaptar a essa realidade.

Nesse sentido, a autogestão é uma técnica que vem demonstrando enorme sucesso entre as equipes que já adotaram o trabalho remoto. Com ela, importa mais o que o colaborador realiza do que o momento em que realiza.

Em outras palavras, o controle por horários é algo ultrapassado se levarmos em conta a forma como o mercado de trabalho, e especialmente o jurídico, vem se desenhando nos últimos anos e as projeções que são possíveis de se tirar desse movimento.

Autogestão e aumento da produtividade parecem estar intimamente ligados e já não é possível pensar no futuro da advocacia sem considerá-los.

Como promover a produtividade?

Por todos os motivos listados anteriormente que é tão importante que todo escritório de advocacia adote um sistema que tenha como foco melhorar a produtividade de sócios e empregados de forma igualitária.

E é claro que existem inúmeros métodos a serem adotados. Alguns deles podem ser úteis se aplicadas de forma individual enquanto outros tem melhores resultados quando utilizados de forma sistemática por toda a equipe.

Porém, existe um modelo de gestão que é capaz de unir todos os elementos de que tratamos até aqui: possibilidade de home office, autogestão, melhoria na qualidade de vida e alta produtividade.

Parece muita coisa, não é mesmo? Mas é verdade é que isso é possível.

O modelo de gestão por tarefas é ideal para cumprir esse objetivo, principalmente pela flexibilidade de adaptação proporcionada por ele.

Com um modelo que leva em consideração as atividades realizadas por cada um dos colaboradores, a gestão por tarefas permite que os gestores deem atenção ao que realmente importa: o trabalho feito, não o cumprimento de horários.

Da mesma forma que os profissionais tem total liberdade de adaptar sua rotina às suas necessidades profissionais. Se o que importa é o que é feito, em qual turno do dia será feito é apenas um detalhe.

Imagem do eBook Taskscore: gestão por tarefas na advocacia

O que pode melhorar a produtividade?

Atualmente, a gestão de pessoal nos escritórios é feita principalmente pelo controle de horário. Em outras palavras, ainda é realizada da maneira que proporciona a menor quantidade de eficácia possível.

O que acontece é que a gestão por tarefas quase sempre é colocada em segundo plano, quando não é sumariamente ignorada. Isso é péssimo para qualquer setor do mercado profissional, mas se mostra ainda mais devastador no mercado jurídico.

Como já foi tratado aqui, os ganhos de honorários do advogado dependem muito da sua capacidade de produção. Isto é, utilizar um método ultrapassado é jogar dinheiro fora.

Quando tratamos da produção de serviço jurídico, não é o horário que importa, mas sim a produtividade e a entrega de tarefas. Apenas a equipe que atende o público precisa estar disponível em determinados horários, mas o restante dos colaboradores não.

Como incentivar a produtividade?

Imagine que você pudesse receber prêmios apenas por cumprir suas atribuições, seria muito bom, não é mesmo?

Pois é exatamente isso que o sistema de Pontuação por Tarefas proporciona. Esse sistema é totalmente alinhado à gestão por tarefas, sendo inclusive confundido com ela muitas vezes, e traz resultados impressionantes para os escritórios que o utilizam.

Com esse sistema, o colaborador é recompensado com uma pontuação estabelecida previamente por cada um das tarefas que realizar. O gestor do escritório pode, então, determinar metas que quando cumpridas trazem benefícios.

Junte isso a tudo que já mencionamos antes referente à qualidade de vida e você terá uma equipe sedenta por produzir cada vez e que poderá adaptar sua rotina a fim de não elevar sua carga de stress.

Esse sistema, também conhecido por Taskscore, é adaptável a qualquer escritório, independente de seu tamanho ou área de atuação, o que o torna a escolha mais adequando para gestores que entendem que a alta produtividade é a chave para o sucesso.

Quais são as ferramentas de produtividade?

Como já mencionado acima nesse mesmo artigo, existem diversas ferramentas que podem auxiliar na melhoria de produtividade de um escritório de advocacia, alguns tem efeito individual, outros são úteis para a coletividade.

Entre os métodos individuais de produtividade, podemos mencionar os mais conhecidos e utilizados:

Método Pomodoro;
GTD (Get Things Done);
To Do List;
Flow time;
Zen To Done.

Essa são apenas as principais, ainda existem outros métodos disponíveis e que podem ser utilizados de acordo com a adaptação individual de cada profissional.

Porém, quando falamos de gestão de equipes é preciso pensar em métodos que abarquem o grupo completo, não indivíduo por indivíduo. Nesse aspecto a gestão por tarefas alinhada ao sistema de pontuação traz muitas vantagens.

Um dos pontos em que esse sistema se destaca é o fato de que ele está alinhado a conceito que são utilizados para administrar a produtividade de equipes há muito tempo. É o caso da Matriz Eisenhower ou do Método de Pareto.

Portanto, se você já utiliza algum desses conceitos, pode adaptá-los à gestão por tarefas sem ser preciso alterar seu estilo de gerenciamento. Além disso, os benefícios trazidos para os colaboradores também são facilmente perceptíveis.

Com esse sistema, o escritório é capaz de dar muito mais liberdade para os advogados e demais profissionais que compõem sua equipe. E o gestor ainda pode medir efetivamente quem rende mais e quem rende menos.

Assim, é possível recompensar os colaboradores mais produtivos com horários mais flexíveis ou até mesmo com benefícios financeiros ou folgas extra.

Qual é o segredo da produtividade?

Com base em tudo que foi descrito até aqui é possível afirmar que o verdadeiro segredo da produtividade está na liberdade proporcionada pela autogestão somada ao máximo de qualidade de vida que for possível disponibilizar aos profissionais que compõem a equipe do escritório.

E é nesse aspecto que o trabalho remoto, seja integral ou híbrido, surge como a carta na manga a ser utilizada pelos escritórios que não têm medo da inovação.

O sistema de pontos é a base para transformar essa possibilidade em realidade.

O trabalho em home office é uma tendência em termos de aumento de qualidade de vida e produtividade, sem que haja a já conhecida pressão pela cobrança de horários que gera tanto stress.

Se interessou pelo modelo de gestão por tarefas? A plataforma da ADVBOX oferece um sistema de pontuações totalmente focado em aumentar a produtividade no escritório de advocacia.

Entre em contato conosco para saber mais!

Vídeo descritivo do episódio sobre Qualidade Vs Produtividade na Advocacia, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

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Como conciliar Qualidade Vs Produtividade?

O dilema da Qualidade Vs Produtividade é a grande contradição da gestão, o qual precisa ser resolvido para uma organização dar certo.

Organizações públicas e empresas vivem o dilema: acelerar a produtividade ou preservar a qualidade? À vista disso, com a advocacia não é diferente.

Os gestores inexperientes ficam com medo de acelerar a produtividade, cobrar maior volume de entregas dos colaboradores, mudar os fluxos de trabalho para criar uma linha de produção promovendo o trabalho em equipe e inserindo novas tecnologias nos procedimentos internos, pois tem receio de comprometer a qualidade do trabalho.

A questão é: são dois problemas diferentes.

Qual a filosofia do sistema Toyota de produção?

A Toyota é referência mundial em qualidade e foi a primeira montadora do mundo a produzir mais de 10 milhões de carros em 1 ano.

Vale salientar que aqui no nosso Blog ADVBOX já falamos muito sobre produtividade na advocacia, eliminação de interrupções, tempo de trabalho ocioso, fim do trabalho artesanal e cultura de nivelamento pelo menos produtivo com o Sistema de Pontuação por Tarefas.

É verdade que com a pontuação por tarefas sendo recompensada com a gratificação financeira, a produtividade da equipe sempre será alta. No entanto, vamos focar hoje na qualidade do serviço jurídico.

É preciso estabelecer procedimentos de controle de qualidade. O Modelo Toyota de excelência em serviços ensina muito sobre isso.

O conceito de melhoria contínua e PDCA são essenciais. É preciso cuidar dos macroprocedimentos e dos microprocedimentos.

Como gerenciar o fluxo de trabalho?

Em um escritório de advocacia, por exemplo, cada fase do processo precisa ter os seus procedimentos de revisão no fluxo de trabalho. O próximo responsável sempre revisa o trabalho do antecessor e confere os pontos mais importantes.

Lembre-se: qualidade é padrão. É definir quesitos e entregar em conformidade com eles, é ter ausência de defeitos e é fazer o que o cliente espera que seja feito quando contratou a Banca.

O que faz a Controladoria Jurídica?

A Controladoria Jurídica é o controle de qualidade de um escritório. Na fase inicial, faz a conferência de provas e documentos, criando checklists para ingresso de ações ou consultorias e executando os mesmos caso a caso.

Ao ingressar com a petição inicial, faz o saneamento da inicial, conferindo competência de matéria, territorial e de valor, revisando as provas necessárias e providenciando o pagamento das custas ou concessão da Justiça Gratuita.

Ademais, a Controladoria realiza a verificação da validade dos documentos entregues pelos clientes para bloquear falsificações ou manipulações de documentos.

No back office, os advogados precisam fazer um controle de qualidade do mérito. Uma prática assertiva é a revisão completa dos processos perdidos, tendo em vista que ao se repetir um motivo de perda, se leva a questão para uma reunião geral, a fim de se modificar o procedimento e tentar corrigir o problema nos processos em tramitação.

Como organizar o estoque de processos?

Segmentar o estoque de processos por tipo de ação e manter um acompanhamento de julgamentos nos tribunais superiores é fundamental para não se manter um estoque de processos ruins, os quais só geram custos para o escritório.

Fazer a manutenção do contingenciamento é fundamental também para que se tenha uma visão assertiva do futuro do escritório.

Sem dúvida, a produção probatória tem que ser foco da qualidade. Na advocacia, 90% dos casos se resolvem com a prova certa e o escritório deve ter responsáveis por essas provas, não deixando tudo na mão do cliente.

Qual a importância da qualidade no atendimento?

A qualidade do atendimento também é fundamental. Manter a resposta ao cliente em um tempo aceitável ou combinar um tempo máximo de espera e cumprir esse prazo é fator essencial para transparecer a qualidade.

É possível manter a qualidade e acelerar a produtividade. Uma coisa não tem nada a ver com a outra. Todavia, se você quer que a sua advocacia tenha alto padrão de qualidade e consiga manter alto nível de produtividade, então seu escritório certamente precisa da ADVBOX, o melhor software jurídico do Brasil.

Qualidade Vs Produtividade

O ADVBOX trará novos conhecimentos sobre Direito, Tecnologia e Gestão, apresentando temas inovadores para advogados e advogadas pensarem na sua profissão com uma visão aprimorada de negócios.

O programa será composto por episódios que vão ao ar todas as terças-feiras, às 17h.

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O seu escritório de advocacia precisa investir em produtividade para fazer os colaboradores ficarem motivados e assim, trazer mais resultados. O que muitos não sabem é que existem maneiras efetivas para melhorar o desempenho das pessoas sem prejudicar a saúde e o trabalho delas.

Em um mercado competitivo e cheio de obstáculos, ganha quem sabe priorizar e utilizar bem o tempo e os recursos que possui da melhor maneira possível.

Nesse artigo, aprenda a investir em produtividade para que o seu escritório de advocacia consiga alcançar os objetivos que planeja e obter os resultados que almeja!

Qual é o conceito de produtividade?

Antes de explicar como você pode investir em produtividade no escritório, é importante entender o que realmente é produtividade.

De modo simples e direto, produtividade é a capacidade de produzir, gerar, criar, construir ou fazer algo em menos tempo. Ela se relaciona com a quantidade e a qualidade das tarefas que são realizadas em um determinado período de tempo, bem como aos recursos utilizados durante o processo de produção.

É fundamental não confundir produção, que é o ato de produzir alguma coisa, com produtividade, que se relaciona com o aumento ou um bom desempenho dessa produção.

Então, ser produtivo não tem a ver apenas com produzir mais em menos tempo, mas principalmente, produzir mais sem perder a qualidade do que se faz.

Além disso, uma pessoa produtiva é aquela que consegue realizar uma gestão do tempo eficiente, capaz de otimizar a realização das suas tarefas e de sua rotina de trabalho, entregando mais com menos esforço.

Em outros termos, o indivíduo produtivo sabe priorizar o que realmente importa, estabelecendo um grau de relevância e urgência, e não por ordem de complexidade, para o que precisa ser feito. Logo, o conceito se relaciona diretamente com a alta performance no trabalho.

Isso significa que, ao investir em produtividade, o escritório precisa antes criar um bom planejamento que permita realizar o maior número de atividades em um menor tempo e com menos recursos, respeitando prazos e de preferência, antecipando-os.

Contudo, produtividade não é produção em massa, muito menos trabalhar à exaustão, extrapolando o tempo e os recursos que possui. Pelo contrário, é saber utilizar o tempo com eficiência da melhor maneira para conseguir fazer tudo o que precisa ou mais do que o planejado.

O que é a produtividade no trabalho?

A produtividade é essencial para qualquer negócio conseguir obter bons resultados. Sem uma equipe produtiva, como o seu escritório crescerá? Por isso, é essencial prestar atenção a esse fator, visto que ele é que determina se uma organização é eficiente ou precisa de melhorias.

A produtividade contribui para que os colaboradores otimizem o uso do tempo deles. Desse modo, consegue executar de forma eficiente as suas tarefas sem ter a sensação de que precisam de mais tempo para isso.

Outrossim, ela deixa os trabalhadores mais focados. Logo, sabem exatamente o que precisam fazer e o que devem priorizar no dia a dia. O resultado é uma melhora no desempenho, tanto pessoal quanto no do escritório.

Tenha em mente também que pessoas produtivas tendem a se sentirem mais úteis, o que contribui para manter o grau de satisfação deles elevado com o ambiente de trabalho.

Por outro lado, pessoas improdutivas, por utilizar mal o tempo que possuem, além de não trazerem bons resultados, tendem a se sentirem desanimados com o trabalho.

Sendo assim, a produtividade é essencial para garantir o bom desempenho do escritório como um todo, bem como ajuda a manter os colaboradores felizes.

Aproveite e veja como você pode melhorar a produtividade da sua equipe! Baixe o ebook e entenda como o taskscore pode auxiliar nisso!

Por que investir em produtividade?

Existem diversos motivos para você investir em produtividade no escritório. Inclusive, no tópico anterior foi possível compreender algumas razões. Para fortalecer o seu entendimento sobre a importância de se investir em produtividade, veja abaixo algumas considerações.

Evita perdas financeiras

Funcionários produtivos, por trazerem resultados positivos, acabam contribuindo para o aumento dos recursos financeiros do escritório. Por outro lado, os improdutivos podem até fazer com que os recursos sejam desperdiçados.

Por exemplo, um advogado que otimiza bem o seu tempo e sabe exatamente o que precisa fazer pode atender mais clientes e realizar mais processos.

Em suma, quando um trabalhador é produtivo, o escritório alcança os seus objetivos e se mantém financeiramente saudável.

Melhora a satisfação dos clientes

Ao investir em produtividade, os clientes acabam se beneficiando muito. Eles percebem que o seu escritório é produtivo quando a experiência deles e a jornada de compra é tranquila e sem obstáculos.

Em um mercado onde a experiência do cliente tem cada vez mais importância, ter processos internos organizados e colaboradores focados pode ser a solução para atrair ainda mais prospectos e fidelizar os clientes que já conquistou.

Tenha em mente que clientes satisfeitos costumam voltar. Ainda, eles certamente compartilham a experiência positiva que tiveram, indicando o escritório para amigos, familiares e conhecidos.

Contribui para manter os colaboradores felizes

Colaboradores produtivos se sentem desafiados, o que ajuda a mantê-los na equipe, evitando, assim, a evasão de talentos. Eles terminam o expediente com a sensação de que fizeram tudo o que precisavam.

Quando se alinha isso com uma política de reconhecimento e premiação, o escritório pode estimular uma competição saudável, fazendo com que os funcionários realizem os seus deveres com motivação.

Contribui para aprimorar a cultura organizacional

Um escritório de advocacia financeiramente estável e com colaboradores e clientes satisfeitos consegue construir uma cultura organizacional melhor. Desse modo, o clima fica melhor, fazendo com que o escritório seja conhecido como um bom lugar para trabalhar.

Está gostando da leitura até aqui? Confira abaixo outros artigos para melhorar o seu aprendizado sobre o tema:

Lista com as melhorias de investir em produtividade — *Investir em produtividade: como fazer isso na prática?*

Como investir em produtividade na prática?

O seu escritório pode investir em produtividade de diversas maneiras. Felizmente, é possível fazer mudanças simples que já podem melhorar o desempenho das pessoas, aumentando os resultados do escritório.

Lembre-se: investir em produtividade não é exigir mais horas de trabalho ou mais quantidade de tarefas feitas. Pelo contrário, é fazer com que a equipe tenha sabedoria para priorizar o que importa e realize as suas tarefas no tempo que possuem, garantindo a qualidade do serviço e a entrega das tarefas no prazo estabelecido ou até antes disso.

Feito o aviso, veja abaixo como investir em produtividade na prática!

Invista em tecnologia

A tecnologia é essencial para qualquer escritório de advocacia sobreviver no mercado atual. É impossível ter bons resultados se a sua advocacia ainda é artesanal!

Existem diversas ferramentas, como o software jurídico, que permitem que os colaboradores automatizem tarefas, encontrem documentos sem perder tempo e realizem as suas tarefas rapidamente.

Ademais, é possível utilizar diversos aplicativos que podem melhorar ainda mais o gerenciamento de tempo, contribuindo para que nada importante seja esquecido.

Invista em capacitação

Investir em produtividade exige o investimento na capacitação dos colaboradores. Quando as pessoas sabem realizar as suas atividades com eficiência e entendem bem o que precisam executar, a tendência é que elas produzam mais em menos tempo.

Por outro lado, quando não sabem o que fazer ou não entendem os procedimentos que precisam realizar, acabam executando menos do que poderiam.

Sendo assim, é essencial investir sempre na capacitação dos trabalhadores para que eles melhorem o trabalho que realizam.

Evite o retrabalho

Tenha em mente que, em muitos casos, feito é melhor do que perfeito e menos é mais. Em muitas companhias, independente do mercado em que atuam, funcionários acabam tendo que realizar diversas vezes a mesma tarefa, seja por mania de perfeição dos líderes ou por falta de organização e diálogo.

O retrabalho é inimigo da produtividade e apenas deixa os trabalhadores descontentes. Por isso, elimine isso do seu escritório.

Elimine a multitarefa

Outra prática que é comum de ser encontrada em diversas organizações é a multitarefa. Muitos acreditam que ser multitarefa, ou seja, realizar diversas tarefas ao mesmo tempo, é ser produtivo. Pelo contrário, agir assim apenas prejudica.

Evite fazer com que os membros da sua equipe realizem mais de uma tarefa por vez. O foco em uma atividade de cada vez é a chave para um trabalho bem feito.

Cuidado com práticas que apenas prejudicam o desempenho da equipe

Em muitas empresas, gestores e líderes de equipe acabam adotando práticas que podem apenas prejudicar o desempenho dos trabalhadores. Alguns exemplos são: longas reuniões, não dizer claramente metas e objetivos, criar competições tóxicas entre colegas, triangulação, dar ouvidos para fofocas, não eliminar intrigas, dentre outros.

Tais práticas, além de prejudicar o clima no ambiente de trabalho, deixa os trabalhadores descontentes. Ademais, prejudica o desempenho dos membros da equipe. Por isso, elimine-as.

Otimize processos

O seu escritório de advocacia precisa se atentar aos processos internos em todos os setores e buscar melhorias neles. Quando existem procedimentos inúteis ou que não são bem executados, a produtividade dos colaboradores é prejudicada.

Por isso, é fundamental sempre analisar esses processos para mantê-los simples e eficazes, contribuindo para uma excelente entrega de resultados.

Melhore o diálogo

A falta de diálogo é um dos problemas mais graves em organizações. Os prejuízos podem ser diversos, como: retrabalho, intrigas, injustiças, descontentamento e perda de talentos.

Como um gestor, é fundamental se comunicar com clareza e fazer com que todos entendam o que você diz. Ademais, é fundamental ouvir o que os membros da sua equipe tem a dizer. Logo, é preciso dar espaço para que eles se expressem também.

Invista na cultura do feedback

Os feedbacks são essenciais para os trabalhadores terem noção de como estão executando as suas tarefas. Sem os feedbacks, eles não saberão o que estão fazendo de bom e de ruim e principalmente, não melhoram os seus trabalhos.

Eles devem ser utilizados tanto para ressaltar aspectos positivos do desempenho e do trabalho do colaborador quanto para avisar dos pontos negativos, para que ele busque melhorar os atos que precisam de mudanças.

Para melhorar o seu entendimento sobre isso, assista o vídeo em que o CEO da ADVBOX, Eduardo Koetz, dá dicas para melhorar a produtividade do escritório e como os feedbacks podem auxiliar nisso, clicando aqui.

Saúde mental e produtividade: qual é a relação?

Quando uma organização busca investir em produtividade, ela precisa se atentar a um tema que tem estreita relação com isso: a saúde mental.

O seu escritório não pode ter uma visão equivocada sobre a produtividade. Quando se adota medidas ruins, os trabalhadores podem ter problemas sérios, como: ansiedade, irritação ou pior: ficarem com a síndrome de burnout.

Essa síndrome ocorre, dentre diversos motivos, quando o indivíduo trabalha demais até a ponto de se esgotar.

Conforme levantamento do Instituto Ipsos, 53% dos brasileiros declararam que a saúde mental deles piorou nos últimos anos. Isso resulta em trabalhadores desmotivados e improdutivos, o que reflete diretamente no clima organizacional de uma empresa e nos resultados dela.

Um dos motivos para esse resultado é o aumento do volume de trabalho, que se intensificou, principalmente com o home office.

Além disso, o Departamento Intersindical de Estatística e Estudos Socioeconômicos (DIEESE) realizou levantamento que demonstra que 70% dos profissionais brasileiros estão com cargas de trabalho mais altas.

Tal aumento ocorreu por motivos como: redução de times e metas mais rigorosas, dentre outros. Isso pode levar as pessoas à exaustão, fazendo com que as companhias percam competitividade.

Diante desses estudos, é fundamental que os gestores tenham responsabilidade e bom senso no momento de buscar meios de aumentar os resultados do escritório.

Conforme visto, más escolhas podem apenas prejudicar a saúde mental dos funcionários, o que pioraria o desempenho do escritório como um todo.

Logo, evite adotar medidas que aumentariam a carga de trabalho e o estresse dos membros da equipe. Antes de implementar algo novo, pense se a medida realmente ajudaria a melhorar a produtividade dos colaboradores e principalmente, se não prejudicaria a saúde deles.

Conclusão

Após a leitura desse artigo, você entendeu que investir em produtividade é fundamental para melhorar os resultados do escritório. Isso traz diversos impactos positivos para os trabalhadores e para o negócio, que podem ver o seu lucro e competitividade aumentarem.

Entretanto, é preciso ter cuidado e evitar medidas equivocadas, que mesmo que possam parecer interessantes em um primeiro momento, trazem prejuízos imensuráveis. Portanto, tenha sabedoria e melhore a produtividade da sua equipe adotando as atitudes certas!

E se você gostou desse artigo, aproveite e aprenda mais dicas para melhorar o desempenho do seu escritório! Veja agora como reduzir custos e aumentar a produtividade com o home office!