Nos deparamos muito frequentemente com advogados com altos níveis de estresse.

Assim, para o gestor, há ainda a dificuldade de engajar a equipe, acompanhar a produtividade do advogado, que pode não apresentar o resultado esperado e ter dificuldades de realizar tarefas diárias.

A consequência é ainda mais sobrecarga para um ou alguns poucos profissionais do escritório. Pois eles tendem a absorver o trabalho dos colegas que não conseguem realizar a autogestão sozinhos.

Momento de resolução do problema

Sendo assim, é nesse momento que se deve buscar uma solução. Reestruturar o escritório com rapidez e ter um melhor gerenciamento sobre a produtividade do advogado.

Para isso, um dos primeiros passos é procurar uma forma de acompanhar a produtividade do advogado e da equipe. Ademais, é importante que se faça isso sem perder muito tempo com relatórios e análises de atividades.

Na Koetz Advocacia, por exemplo, é aplicada a gestão de RH com pontuação por tarefas, pois notou-se que muitas horas de trabalho não significam alta produtividade do advogado.

alta produtividade na advocacia

Assim, é imprescindível marcar uma conversa ou reuniões semanais para discutir pontos a serem melhorados no escritório. Também é interessante traçar metas para novas ações, ações ajuizadas, sentenças procedentes, recursos providos e improvidos e honorários advocatícios.

As consequências na produtividade do advogado

A partir deste momento, os próximos passos podem ser estudados junto de cada colaborador para fins de conferência da sua produtividade.

Dessa forma, é possível traçar metas diárias, semanais e mensais, conforme melhor para cada função. Assim, cada um terá melhor aproveitamento do tempo, além de autogestão sobre o que vem sendo produzido e dando retorno ao escritório.

Ademais, temos ainda a situação dos escritórios de grandes cidades, nas quais o trânsito para se deslocar até o trabalho toma muito tempo e gera muito estresse.

Hoje em dia muitos escritórios adotaram o home office no modelo parcial, dividindo a semana entre trabalho em casa e no escritório. Por isso, na prática há uma diminuição do estresse da equipe, o que também aumenta a produtividade do advogado.

Produtividade do advogado

Entretanto, como vou motivar os funcionários, diminuir o estresse, cumprir as metas e aumentar o rendimento? Através da análise de métricas do escritório.

Ao possuir dados relevantes e tratados sobre o que está acontecendo, como a produtividade do advogado, do time ou os resultados financeiros, é possível tomar decisões com menor índice de erros.

Isso reduzirá o estresse do gestor e da equipe, aumentando a produção de todos.

Sistema de Pontuação por Tarefas

Imagine uma forma de gestão de equipes que permita você gerenciar sua equipe com total controle e supervisão.

Imagine também que este mesmo sistema permita você e seu pessoal terem mais autonomia, liberdade, aumento de rendimentos e flexibilidade de horários.

Simultaneamente, imagine também que tudo isso aconteça sem ser invasivo, aumentando o controle sem que a equipe ache que você exagerou na supervisão.

Em suma, isso existe! E se chama Sistema Taskscore, uma metodologia de gestão de equipes baseada em produtividade (pontuação por tarefas), perfeita para advocacia.

Vantagens do Sistema Taskscore

Com o sistema taskscore (pontuação por tarefas) é possível ver com clareza o aumento na produtividade geral do escritório, apresentando ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.

Simultaneamente, o sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.

A pontuação é dada previamente a cada tarefa, em geral, de 0 a 200 pontos, considerando uma pontuação maior para tarefas mais complexas e demoradas, e uma pontuação menor para tarefas simples e rápidas.

A consequência da adoção integral deste sistema em substituição do controle de horários de entrada e saída dos funcionários e colaboradores é  bastante impactante.

As principais vantagens da Pontuação por Tarefas são:

Taskscore no Trabalho Jurídico dos Advogados

Você sente que não consegue adquirir uma alta produtividade na sua advocacia?

Não tem conseguido que a equipe do seu escritório atinja os resultados que gostaria?

Está sobrecarregado em função de muitas tarefas e sente colegas de trabalho sem demanda?

Se você respondeu sim para alguma destas questões ou para todas, continue a leitura deste artigo.

Segundo a Lei de Pareto, 80% das causas geram 20% dos resultados. Isso também acontece nas equipes jurídicas.

Há uma tendência natural que as tarefas se concentrem em cerca de 20% da equipe, e o sistema taskscore consegue evitar isso, ou pelo menos amenizar e melhorar muito.

Enquanto a equipe comercial atua na prospecção e no atendimento, vai gerando inúmeras tarefas realizadas.

Desde a conversa com os clientes, os fechamentos de contrato, a elaboração da procurações e contratos de honorários e sua assinatura.

Entretanto, surgem volumosas tarefas da relação com o juiz, e ainda mais volumosas tarefas das relações entre a própria equipe.

Em estudo realizado pela ADVBOX, verificou-se que em média, um processo judicial demanda entre 30 e 70 tarefas.

Em um estoque de 1000 processos ativos, é possível planejar exatamente quanto é o recurso de pessoal necessário, e quando ele será demandado.

1000 processos terão em média entre 4000 e 6000 tarefas ao longo das fases de prospecção, produção e execução. Sabendo os dados da rotina do seu escritório, o gerenciamento fica muito mais fácil.

Fale conosco e saiba mais!

Vídeo descritivo do episódio sobre Indicadores de Produtividade, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

O que é um indicador de produtividade?

Promover, demitir, dar feedback, aconselhamento, identificar problemas estruturais, adotar metodologia nova de trabalho e encontrar onde está a improdutividade: tudo isso e muito mais você consegue com Indicadores de Produtividade.

À vista disso, o resultado para o escritório é o aumento da margem e rentabilidade.

Menos de 100 processos por colaborador ou 200 processos por advogado indicam problemas de produtividade.

Quais são os indicadores de produtividade no trabalho?

Com o Sistema de Pontuação por Tarefas seu escritório possui a ferramenta ideal para fazer um raio X nesse problema, identificando quem está produzindo menos que os demais.

Quando se identifica um colaborador com uma pontuação baixa o gestor precisa ligar um alerta, tendo em vista que a pessoa que faz poucos pontos no sistema com certeza possui problemas para resolver.

É comum alguém reportar que está trabalhando mais de 8 horas por dia, mas não consegue alcançar o mínimo de pontos no sistema.

À vista disso, conclui-se que este fato pode acontecer por 4 situações:

  1. Falta de bons equipamentos e sistemas;
  2. Pontuação da tarefa menor do que deve ser;
  3. Problema na metodologia de trabalho;
  4. Falta de engajamento do colaborador.

No entanto, como descobrir o motivo e resolver isso?

O volume de tarefas realizadas no mês identifica se as tarefas estão com pontuação baixa.

Muitas tarefas cumpridas, mas poucos pontos, podem indicar baixa pontuação da tarefa.

Todavia, poucas tarefas e poucos pontos, mas muito trabalho, podem demandar correção no fluxo de trabalho.

Um exemplo comum é o caso do colaborador responsável por ler as intimações judiciais. O padrão é este membro da equipe atribuir tarefas para outras pessoas, mas não para si mesmo.

Qual é o fluxo correto do processo de trabalho?

Isso pode acontecer em outras posições também. Contudo, basta adotar um fluxo diferente que garanta a atribuição de tarefas para si. Neste exemplo, a tarefa para cada tribunal que precisa verificar semanalmente resolveria.

PASSO 1 – Análise detalhada das tarefas.

Olhar a lista das tarefas cumpridas do colaborador nos últimos 3 meses.

PASSO 2 – Assistir o colaborador realizando na prática as 3 principais tarefas do dia a dia.

Dessa forma o gestor consegue acompanhar quanto tempo demora para estas tarefas serem realizadas.

PASSO 3 – Calcular o tempo que demora e em média quantas são realizadas por dia.

E assim, ver quanto tempo trabalha por dia.

1. Análise da lista de tarefas

Ao realizar a análise da lista de tarefas, o gestor irá obter um panorama completo do trabalho do colaborador, bem como seu ritmo, suas responsabilidades e sua rotina diária.

É um ótimo panorama geral para análise de desempenho.

Além disso, pode acontecer de ver que um advogado está só com tarefas simples que poderiam ser feitas por estagiários ou assistentes.

2. Assistir o colaborador trabalhando

É tarefa do gestor verificar como a tarefa está sendo realizada.

Pare por uma ou duas horas, peça para o colaborador abrir a tela do computador e realizar a tarefa de forma que você possa ver. Não interrompa nem comente nada nessa hora, apenas assista e anote.

Ao final, várias são as considerações a se fazer:

Por outro lado, o gestor pode validar que o colaborador está realizando certo a tarefa.

Ao assistir e cronometrar a tarefa sendo realizada, o gestor e o colaborador irão chegar a um entendimento comum:

O gestor ainda irá perceber que o sistema ou o computador são lentos e precisa viabilizar a aquisição de aparelhagem melhor ou até mesmo eliminar essa questão da solução.

Verificar o tempo de inicialização do computador e velocidade de processamento é fundamental. Peça para o seu colaborador ligar e desligar a máquina, além de verificar a configuração do computador.

Etapa 2: Analisar a rotina e as condições de trabalho do colaborador

Problemas de metodologia de trabalho são basicamente auto gerenciamento e auto organização.

Não saber priorizar as tarefas, perder muito tempo em conversas com colegas, ser interrompido excessivamente, ter dificuldade de atenção e concentração, não trabalhar com um sistema de checklist, se distrair facilmente com redes sociais, se envolver em tarefas de outros membros, misturar tarefas de estudo no horário de trabalho, enfim, centenas de motivos para perder o foco nas entregas.

Indicadores de produtividade

Como montar um indicador de produtividade?

Como identificar isso em um procedimento de indicadores de produtividade? Abrindo o navegador e lendo o histórico de navegação. Nesse ponto já se identificam algumas distrações.

Além disso, é positivo caso a pessoa permita abrir o Whatsapp e ver o volume de conversas. Caso não permita, deixar esse ponto pendente.

Ademais, ver o uso de atalhos, sites favoritos, pasta de downloads. Tudo isso permite ao gestor ajudar e dar um bom aconselhamento ao colaborador.

Pode parecer invasivo, mas se a pessoa é madura e está realmente disposta a crescer, com certeza não terá vergonha nem problemas de compartilhar essas informações.

Como deve ser a relação dos gestores e trabalhadores?

Por fim, mas não menos importante, é a conversa livre e sincera que abra espaço para a situação pessoal do colaborador, prioridades de vida, problemas e dificuldades.

Isso não para virar uma sessão de justificativa, bem como para que o gestor fique com pena, mas para gerar empatia, compreensão e coleguismo.

Tomada de decisão do escritório

Os indicadores de produtividade são como um mapa para encontrar os problemas de improdutividade individual e da equipe e também são os fundamentos para demitir, manter ou promover colaboradores.

Promova quem mantém alta produtividade sem perder qualidade.

Demita quem após 15 dias de um processo de feedback como esse ainda possua hábitos improdutivos. Este tipo de colaborador provavelmente não está feliz no escritório e está baixando o resultado de toda equipe.

Ao fazer isso, o gestor mais impulsivo poderá ficar com vontade de exonerar rapidamente este colaborador. No entanto, gerenciar com inteligência é ser um desenvolvedor de pessoas.

Tolerar os erros, reconhecer que ninguém é perfeito e lembrar que o colaborador não é dono do negócio é importante nesse momento.

Durante a história da administração de empresas a produtividade sempre foi medida apenas pelo resultado final da produção de uma equipe.

Sistema de Pontuação por Tarefas

Vale salientar que o Sistema de Pontuação por Tarefas é revolucionário, tendo em vista que permite quantificar e metrificar a produtividade individualmente e pode alçar a sua gestão a um nível superior.

Indicadores de Produtividade

A ADVBOX trará novos conhecimentos sobre Direito, Tecnologia e Gestão, apresentando temas inovadores para advogados e advogadas pensarem na sua profissão com uma visão aprimorada de negócios.

Para assistir esse episódio, basta clicar aqui.

Não perca essa oportunidade de aprimorar seus conhecimentos, inscreva-se no Canal do Youtube da ADVBOX e ative o sino para ser notificado de todos os episódios!

Como funciona a Pontuação por Tarefas

A pessoa multitarefas tende a fazer diversas atividades ao mesmo tempo, porém isso não implica aumento da produtividade.

Multitarefas no dia a dia do Escritório

A vida profissional vivida em frente aos computadores tem levado a perda de foco e concentração.

Um estudo realizado por um pesquisador americano acompanhou mil pessoas trabalhando no PC e concluiu que em média:

Chegamos ao limite máximo de conexão que o cérebro suporta atualmente, e isso provoca uma perda de foco imensa.

Multitarefa no trabalho intelectual

Advogados são trabalhadores intelectuais, assim como todos os demais operadores do Direito.

Entretanto, advogados trabalham constantemente em um nível de esforço mental acima da média, pois as tarefas de desenvolvem são de nível 4 ou 5 de complexidade.

Segundo a Classificação de Bloom, tarefas que exigem argumentação e convencimento, ou elaboração de idéias e teses, exigem um esforço energético muito maior que as tarefas simples.

O estudo americano concluiu que para tarefas simples, de nível 1, o tempo de retomada da concentração no ponto que havia parado é de 14 segundos.

Mas para tarefas complexas, a média é de 14 minutos para retomar.

Assim, o operador do Direito que trabalha com multitarefa acaba prejudicando sua produtividade.

Danos da multitarefa no trabalho intelectual complexo

O resultado para advogados que trabalham com multitarefa é desastroso, pois perde em produtividade ao mesmo tempo que eleva o desgaste mental.

Assim, o advogado passa a estar constantemente cansado e mesmo assim não vencer o trabalho demandado.

Nessa realidade a tendência é o Burn Out, causada por altos níveis de estresse.

É um problema cada vez mais comum na advocacia, e não necessáriamente causado pelo excesso de trabalho, mas por vícios de autogerenciamento.

Nesse sentido, aprender metodologias de autogestão do próprio trabalho é essencial para a evolução profissional.

Com métodos como a pontuação por tarefas e a controladoria jurídica os escritórios tem conseguido eliminar a multitarefa e melhorar a qualidade de vida dos colaboradores.

A influência da tecnologia na sua equipe e na multitarefa

A tecnologia utilizada por uma equipe influencia diretamente nos seus resultados. Nos últimos 5 anos a tecnologia jurídica mudou radicalmente para melhor.

Usar sistemas que pararam de se desenvolver coloca a sua equipe em um nível de resultados inferior ao normal do mercado.

Sistemas sem automatização de tarefas e com layouts cansativos levam a perda do foco, intensificando ainda mais a multitarefa.

Da mesma forma, sistemas incompletos tendem a tirar o operador jurídico da aba que atua, deslocando o ambiente virtual a que o cérebro se conecta para se concentrar.

alta produtividade na advocacia

Essa troca de ambientes demanda um novo reconhecimento de ambiente e também força o gasto energético dos usuários.

Escritórios que atuam com um software para cada necessidade na realidade perdem produtividade, pois a informação não é fluente e o trabalho é fatiado a cada pequeno intervalo de tempo.

Se for para adotar um software incompleto é melhor não adotar.

Prefira tecnologias completas e soluções integradas no mesmo ambiente para obter resultados mais efetivos para sua equipe de trabalhadores intelectuais.

E preserve a saúde mental de todos evitando o multitarefa.

Aparelhos não são nada sem sistemas

É muito comum que advogados e gestores jurídicos priorizem investimentos em novos computadores, notebooks e aparelhos celulares.

Especialmente no Brasil, onde alguns aparelhos viraram motivo de diferenciação social de classe.

Entretanto, não são priorizados os melhores sistemas para o trabalho.

Desta forma, o advogado muitas vezes é dono de um Iphone ou Samsung de última geração e top de linha, mas utiliza apenas aplicativos e softwares gratuitos.

Este comportamento é bem comum em pessoas que tem baixa maturidade digital e de fato não internalizaram o básico da transformação digital.

Não seja esta pessoa, priorize sistemas eficientes para sua equipe.

Multitarefa e a geração Z

É verdade que a nova geração Z nasceu com o touch screen e vive com as duas telas na sua frente, e que já estão sendo feitos estudos de melhorias cerebrais para lidar com multitasking.

É possível que a geração Z e a próxima avancem no uso do cérebro.

O cérebro humano sempre evoluiu com adoção de novas tecnologias externas mas não será o caso das gerações que atualmente estão no mercado de trabalho.

Existe uma relação muito próxima entre RH e produtividade. O setor de recursos humanos não serve apenas para tratar de contratações e demissões. Ele também contribui para que a empresa seja ainda mais produtiva.

Isso também vale para os escritórios de advocacia. Em um mercado cada vez mais competitivo, é mais que uma obrigação ter funcionários com ótimo desempenho.

Mas, afinal, qual é a relação entre RH e produtividade? Como esse departamento contribui para um melhor desempenho dos colaboradores? Acompanhe a leitura e entenda mais sobre esse assunto!

O que é produtividade no RH?

O Recursos Humanos (RH) é um setor estratégico que geralmente se encarrega das contratações e demissões de colaboradores.

Enquanto algumas empresas possuem uma equipe própria para se encarregar desse trabalho, existem companhias que preferem contratar um RH autônomo para realizar essas tarefas.

Apesar de ser lembrado apenas nesses momentos, existe uma relação entre motivação, RH e produtividade. 

Cabe aos profissionais de Recursos Humanos buscar os melhores colaboradores, que tenham interesses alinhados aos do escritório de advocacia. Encontrar profissionais com o perfil desejado pode trazer mais resultados.

Além disso, esse departamento deve ter um papel mais ativo para conseguir reter bons colaboradores na companhia. Ele também precisa garantir que a gestão de pessoas seja realizada com eficiência, de modo a garantir que os funcionários sejam tratados como gostariam.

Pessoas mais felizes são mais motivadas no trabalho. Elas possuem mais vontade de realizar seus deveres, fazendo-os com um propósito maior.

Essa motivação faz com que os colaboradores fiquem mais dispostos a realizar tudo no prazo, o que resulta no aumento da produtividade. 

Além disso, uma maior motivação impede o abandono de tarefas e a procrastinação.

Desse modo, a empresa consegue ter ótimos resultados e um contingente de colaboradores que amam o que fazem. 

Qual é a função do profissional de RH para a produtividade da empresa?

Os profissionais de RH têm uma função primordial na produtividade da companhia. É trabalho deles reconhecer os profissionais mais adequados para os cargos que as companhias precisam preencher. 

Para conseguir encontrar bons colaboradores, o setor precisa saber escutar, tanto as necessidades da companhia quanto dos trabalhadores.  Ainda, é essencial que o RH esteja próximo da empresa e dos outros departamentos para entender a fundo o que é feito em cada um deles. 

alta produtividade na advocacia

O profissional de RH tem também a função de disseminar a cultura da companhia. Ele deve fazer com que todos conheçam a missão, visão e valores do escritório para o qual trabalha. 

Desse modo, ele consegue alinhar suas políticas com os objetivos da organização. O RH deve ser conhecido por toda a empresa, pois ele precisa ouvir os funcionários de todos os setores.

Ao saber dos desejos e necessidades de cada um, é possível implementar políticas para garantir que todos estejam felizes em atuar na companhia.

Como a influência do RH pode aumentar os resultados de uma empresa?

Conforme mencionado, o RH lida diretamente com gestão de pessoas, o que influencia diretamente no engajamento e na produtividade dos colaboradores em uma companhia. 

Esse setor é o responsável por pensar em estratégias para garantir que os funcionários se desenvolvam e apresentem uma boa produtividade.

Veja abaixo o que o RH pode fazer para aumentar os resultados da empresa!

Análise de falhas

O RH deve possuir meios para conseguir entender o que ocorre na empresa, bem como os motivos para a diminuição da produtividade dos colaboradores. Uma maneira de encontrar respostas é conversando com os gestores das equipes ou realizando avaliações de desempenho.

Nesses momentos, cabe ao setor verificar o que está errado e buscar soluções para o problema apresentado. A causa da baixa produtividade pode ser, por exemplo: funcionário em cargo errado, baixa motivação, dentre outras.

Sendo assim, o RH precisa estar sempre atento ao pessoal da empresa, buscando manter uma relação próxima a cada um deles para conhecê-los melhor. 

Melhora no clima organizacional

Em muitos casos, a falta de produtividade pode ser resultado de um ambiente de trabalho ruim. Nessas situações, os colaboradores podem se sentir desmotivados e até totalmente sem vontade de estar na companhia. 

O RH pode investir em um bom clima organizacional e garantir que ele esteja alinhado com a cultura organizacional da empresa. 

Evita que o trabalho seja exaustivo

Falando especificamente de escritórios de advocacia, a jornada de trabalho pode ser bem exaustiva. Isso pode prejudicar a produtividade dos colaboradores, principalmente se eles são multitarefas ou possuem uma sobrecarga de trabalho.

A verdade é que nenhuma pessoa consegue manter uma alta produtividade trabalhando por horas seguidas sem pausas. 

O RH pode buscar meios de incentivar o descanso, principalmente no horário de almoço. Dessa forma, o profissional consegue recuperar as energias para voltar ao seu trabalho. 

Implementação de novas maneiras de trabalho

O RH pode ter um papel essencial na implementação de mudanças relacionadas aos novos modos de trabalho, como no home office ou no estabelecimento de um horário de trabalho flexível. 

Mesmo que advogados precisem cumprir prazos, é possível implementar essas estratégias para aumentar a produtividade deles. Inclusive, já existem escritórios que permitem que os profissionais atuem totalmente online.

Existem pessoas que preferem trabalhar mais tarde. Por outro lado, há os que são produtivos de manhã cedo. Aprender a respeitar essas diferenças e dar liberdade para escolherem seus horários pode aumentar a motivação e o engajamento deles. 

Aprimoramento profissional dos colaboradores

O setor de RH, quando desempenha um papel ativo na empresa, consegue identificar as necessidades das equipes e buscar meios de aprimorar o trabalho dos colaboradores.

Ou seja, ao conversar com os setores ou com os seus respectivos gestores, ele pode identificar carências e buscar treinamentos para resolvê-las. 

Valorização dos profissionais

Esse talvez seja um dos principais trabalhos do setor de Recursos Humanos.

Tenha em mente que um trabalhador, quando se sente valorizado, tende a ser mais engajado e produtivo no seu trabalho. Isso porque ele buscará sempre dar o seu melhor na companhia. 

Por isso, é fundamental fazer com que eles mantenham esse sentimento. Além de um bom salário, o RH pode pensar em recompensas como: dia de folga, presente no final do ano, cursos, dentre outras. 

Como você pode ter visto, a relação entre RH e produtividade é muito mais próxima do que se imagina.

Quando esse setor atua ativamente na companhia, ele deixa de ter apenas um papel operacional, passando a ter também função estratégica para manter a empresa performando da maneira que ela deseja.

Portanto, não deixe de estruturar o RH do seu escritório para que ele auxilie no crescimento da sua advocacia! 

Aproveite para conferir outro artigo do blog! Escritório Digital: o que é e como performar melhor na advocacia? 

CTA ADVBOX CADASTRO 06

O dia a dia atual de advogados está muito conectado às ferramentas de comunicação à distância que existem.

Entre elas, o acesso ao e-mail está entre os meios mais utilizados pelos profissionais para manter o contato com clientes, fornecedores e equipe.

Entretanto, deixar de lado um gerenciamento de e-mail adequado pode levar a problemas sérios quando pensamos em produtividade e gestão de tempo.

Certamente o e-mail é uma ferramenta essencial para manter a comunicação com as pessoas de maneira organizada e assertiva.

Afinal, por mais que recursos como o WhatsApp e outros meios de comunicação do tipo sejam práticos, o e-mail permite mais segurança, além de se tornar um meio mais profissional para continuar a comunicação com os clientes.

Em recursos de chat, como é o caso do WhatsApp, muitas informações se perdem e pode ser complexo recuperá-las.

Quando é feito um gerenciamento de e-mail de forma adequada, essa ferramenta se torna uma importante aliada para organizar dados, ativar lembretes para respostas.

Você pode, até mesmo, aplicar conceitos de marketing jurídico com os clientes por meio de uma newsletter.

Se bateu a curiosidade para descobrir como ter mais produtividade e aproveitar as práticas de gerenciamento de e-mail para um dia a dia ainda melhor na advocacia, continue lendo esse texto.

produtividade na advocacia

Por que é importante fazer o gerenciamento de e-mail?

Você deve abrir a sua caixa de e-mail algumas vezes por dia, certo?

É indiscutível o quanto a ferramenta é importante, porém, sem um gerenciamento adequado, o uso do e-mail pode se tornar um vilão, causando estresse e reduzindo a produtividade. 

De acordo com um estudo da Universidade Católica de Louvain, na Bélgica, o excesso de e-mails pode causar riscos psíquicos para colaboradores de empresas.

A pesquisa comprovou que 90% das pessoas acreditam que o fluxo de informações que administram é excessivo e há uma saturação no manejo dos dados. 

Ao mesmo tempo que esse alerta é feito sobre os riscos da falta de um gerenciamento de e-mail adequado.

Outro dado também é importante ser destacado: somente em 2021, mais de 4 bilhões de pessoas em todo o mundo usaram de alguma maneira uma conta de e-mail.

E a previsão é que até 2024 esse número chegue a 4,48 bilhões de pessoas. Isso mostra a relevância da ferramenta, afinal, nenhuma plataforma de redes sociais tem um alcance como o e-mail apresenta. 

O alerta que fica depois de compreender esses dados é que o mau uso do e-mail pode ocasionar baixa produtividade e sobrecarga informacional, perda de informações importantes e de oportunidades de negócio.

Ou, até mesmo, distúrbios psicológicos-comportamentais, como o FOMO e a apneia por e-mail.

O que é um gerenciador de E-mail?

Como comentamos no início deste texto, quando não se realiza um gerenciamento de e-mail, o estresse aumenta e a produtividade cai.

Isso acontece porque, assim como outras ferramentas, o e-mail também é uma forma de interrupção e distração no trabalho. 

De acordo com um estudo, nós levamos cerca de 25 minutos para recuperar a concentração após uma interrupção. Além disso, após o boom dos smartphones, um profissional consegue trabalhar em um escritório durante 3 minutos sem ter interrupções.

Com base nesses dados, imagine o quanto você pode estar perdendo tempo de trabalho acumulando todas essas pequenas distrações todos os dias?

Para começar a ser mais produtivo e ter um gerenciamento de e-mail eficiente, o primeiro passo é organizar a sua caixa de e-mails.

Com essa tarefa simples você vai ter um controle maior do tipo de mensagem que você recebe e saberá identificar quais são as atividades que estão pendentes.

Com esse recurso inicial você perderá menos tempo procurando o que precisa e terá mais tempo para se dedicar para outras atividades, com muito mais concentração.

Mas essa foi só uma dica inicial! Vamos aos 3 insights que vão te fazer acelerar a produtividade no escritório de advocacia. 

1. Emails não lidos primeiro

O gerenciamento de e-mail inicia com a priorização das mensagens. Uma forma muito efetiva de se priorizar é fazendo a separação de mensagens pendentes de mensagens já respondidas.

Alguns serviços oferecem essa opção, como é o caso do Gmail, em que você pode visualizar no topo da caixa de entrada as mensagens que ainda não foram lidas.

2. Livre sua caixa dos spams

Quem nunca recebeu um e-mail de empresa que nunca ouviu falar é, no mínimo, um profissional sortudo. Quanto mais antigo é o e-mail utilizado, maior é o volume de propagandas indesejadas.

Nesses casos, algumas ferramentas como o Unroll.me podem auxiliar no descadastramento em massa de listas indesejadas.

3. Utilize um gerenciador de email mobile

Nos celulares a sincronização dos aplicativos de e-mails com os servidores pode ser lenta. Muitas vezes pode demorar dias para atualizar novos e-mails.

Além disso, realizar o gerenciamento de e-mails de diferentes serviços (Gmail, Hotmail, e-mail corporativo) também pode ser um impeditivo de produtividade.

Gerenciamento de email

Assim, gerenciadores podem ser aplicativos bastante úteis. Nós já testamos o INBOX, que traz agilidade na leitura, resposta e descarte de mensagens, além de uma atualização mais rápida no recebimento de mensagens.

Mas lembre-se que ter os e-mails no seu celular pode ser muito importante e garantir a produtividade, já que você pode acessá-los de qualquer lugar, porém, esse também pode ser um gatilho para aumentar sua ansiedade.

Checar e-mails durante o fim de semana, nas folgas do trabalho ou momentos de descanso pode se transformar num problema. Faça o gerenciamento de e-mail de maneira consciente e não extrapole seus limites. 

Dica bônus 1: Filtro de notificação para prazos fatais

Essa é uma dica que aplicamos aqui na ADVBOX e é essencial para quem quer fazer o gerenciamento de e-mail. 

Nossas tarefas configuradas com prazo fatal dentro do sistema são enviadas para nossos e-mails com um assunto padrão. “Você tem uma tarefa com prazo fatal previsto para amanhã”, o que possibilita a criação de um filtro.

Quem utiliza um endereço pessoal na conta ADVBOX, por exemplo, pode criar uma pasta “ADVBOX” e filtrar as mensagens com esse assunto.

E assim conferir elas nos dias úteis com mais rapidez, sem que elas se misturem com outros tipos de e-mails.

Você pode começar a aplicar essa estratégia de organização do seu e-mail hoje mesmo.

Para isso, basta fazer o teste gratuito de 7 dias da ADVBOX e tornar seu dia a dia muito mais produtivo com essa e outras funcionalidades do nosso software jurídico. 

Dica bônus 2: Use o e-mail como estratégia para conectar clientes e futuros clientes

Agora que você descobriu como ser mais produtivo deixando a sua caixa de e-mail organizada, chegou a hora da nossa segunda dica bônus desse conteúdo.

Que tal usar o seu e-mail como uma ferramenta para manter contato com clientes e futuros clientes a partir da educação sobre temas jurídicos?

Utilizar o e-mail para uma newsletter tem sido um recurso estratégico para advogados que querem oferecer conteúdos para seu público-alvo.

Nesse sentido, contar com uma ferramenta de software jurídico também é essencial. 

A partir dos recursos da ADVBOX, por exemplo, você pode entender o perfil da sua base de clientes e utilizar essas informações para construir conteúdos que serão assertivos quando entregues para as pessoas.

Por isso, lembre-se de incluir uma newsletter no seu planejamento de marketing jurídico e esteja ainda mais próximo dos seus possíveis clientes. 

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Se você quer saber como desenvolver uma gestão de excelência para o seu escritório jurídico, leia esse artigo até o final. Aqui você vai encontrar estratégias valiosas e comprovadas sobre a Gestão de Escritórios de Advocacia que podem alavancar o sucesso do seu escritório.

A eficácia da Gestão De Escritórios De Advocacia é fundamental para alcançar os melhores resultados. Isso envolve, além de uma boa liderança, o estabelecimento de processos claros, a definição de metas realistas e a promoção de uma cultura de excelência operacional. 

Dessa maneira, ao desenvolver uma gestão excepcional, é essencial ter uma compreensão profunda das necessidades e desafios específicos enfrentados pelo seu escritório. Visto que, cada empresa é única, iremos abordar práticas flexíveis e adaptáveis à qualquer circunstância. 

Então, prepare-se para embarcar em uma jornada de desenvolvimento de gestão que abrirá caminho para um futuro de sucesso no seu escritório de advocacia. E saiba como maximizar o potencial do seu escritório e se destacar no mercado jurídico cada vez mais competitivo. 

Quais são os principais problemas dos escritórios de advocacia?

A gestão de escritórios de advocacia enfrenta uma série de desafios únicos que exigem atenção e soluções estratégicas para solucioná-los sem afetar a qualidade dos serviços prestados, sendo eles:

Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?

A criação de uma cultura de eficiência no escritório de advocacia é essencial para garantir um alto desempenho e resultados positivos. Com isso, os membros da equipe são incentivados a otimizar seu tempo e recursos, aumentando a sua produtividade e diminuindo os desperdícios.

Uma cultura que valoriza a eficiência pode ser estabelecida por meio da definição de metas claras e realistas, estabelecendo prioridades e promovendo a organização e o planejamento adequado das atividades. Além de incentivar a colaboração e o trabalho em equipe.

Para isso é fundamental investir em tecnologia e em ferramentas que possam automatizar os processos e agilizar as tarefas. Isso permitirá que a equipe tenha mais tempo e energia para se dedicar a atividades mais importantes, aumentando a eficiência operacional do escritório.

Além disso, é importante incentivar os membros da equipe a sempre buscar melhorar suas habilidades e saberes. Isso não só aumentará a eficiência individual, mas também contribuirá para o bom desempenho do escritório, impulsionando o sucesso e a satisfação dos clientes.

1. Estratégias para a gestão financeira efetiva do escritório de advocacia

Com a crescente competição no mercado jurídico, é crucial adotar estratégias que garantam a saúde financeira do escritório. Isso envolve o controle rigoroso das despesas, a análise dos custos de operação e a precificação adequada aos serviços de advocacia que são oferecidos.

A construção de um orçamento claro e realista é uma das práticas-chave para uma boa gestão financeira. Isso inclui a definição de metas, a projeção de receitas e despesas, e a supervisão das finanças do escritório. Assim, é possível decidir e direcionar os recursos de forma eficiente.

Outro ponto importante, é manter um fluxo de caixa saudável, pois dessa forma, o escritório está preparado para imprevistos e/ou investimentos. Para isso, é necessário adotar práticas como o controle e organização rígidos de entradas e de saídas e alternativas de financiamento.

Ou seja, um sistema de gestão financeira eficiente e com o auxílio da tecnologia adequada, como o uso de software jurídico, facilita e otimiza os processos financeiros, tão importantes na Gestão De Escritórios De Advocacia. Garantindo a estabilidade e o crescimento do escritório.

2. Promovendo a liderança e o desenvolvimento de talentos no ambiente jurídico

A liderança eficaz e o desenvolvimento de talentos são essenciais para o crescimento e o sucesso de um escritório de advocacia. Isso porque, dentro do ambiente jurídico, inspiram e motivam as suas equipes, criando um ambiente de trabalho colaborativo e produtivo. 

No contexto jurídico, um bom líder é capaz de inspirar, definir estratégias de negócios e tomar decisões com precisão. Além disso, ele reconhece e nutre o potencial dos talentos individuais, motivando-os a buscar resultados excepcionais e a contribuir para o crescimento do escritório.

O desenvolvimento de talentos no ambiente jurídico envolve oferecer oportunidades de aprendizado contínuo. Com isso, um escritório de advocacia não apenas fortalece sua equipe, mas também melhora a sua reputação no mercado, por oferecer soluções de alta qualidade. 

Aliás, à medida que os advogados crescem em suas carreiras, se tornam exemplos inspiradores para os outros membros da equipe, que também buscam se destacar. E, dessa maneira, fomenta uma cultura de excelência, conquista a confiança dos clientes e se destaca no mercado.

3. Tendências tecnológicas e inovações na gestão de escritórios de advocacia

A Gestão De Escritórios De Advocacia está passando por inúmeras transformações significativas causadas pelas inovações tecnológicas. Atualmente, elas oferecem soluções diversas que otimizam os processos, melhoram a eficiência e aumentam a produtividade.

Uma das principais tendências é a adoção de softwares de Gestão De Escritórios De Advocacia. Os quais, permitem o gerenciamento eficiente de casos, de documentos, de prazos, de compromissos e tarefas, permitindo maior organização e controle sobre as atividades jurídicas.

Também, a inteligência artificial está desempenhando um papel importante na Gestão De Escritórios De Advocacia. Isso porque auxilia a análise de grandes volumes de dados, pesquisa jurídica, elaboração de contratos e identificação de padrões, economizando tempo e recursos.

Ainda há a implementação do trabalho remoto que, com a crescente demanda por mobilidade e por flexibilidade, faz com que os escritórios de advocacia busquem por soluções  baseadas em nuvem. O que permite o acesso de informações e de arquivos a partir de qualquer lugar.

Conclusão

Em suma, aprimorar a Gestão De Escritórios De Advocacia é um fator determinante para alcançar um sucesso excepcional. Ao identificar os principais desafios e implementar práticas e o software adequados, é possível superar obstáculos e otimizar o desempenho do escritório.

Nesse contexto, a ADVBOX é um software completo e ideal para a gestão jurídica, pois ele se destaca pela centralização de informações e processos, além de oferecer recursos de controle financeiro, auxiliando a tomada de decisões e na maximização da eficiência operacional.

Bem como, é possível, com ADVBOX, aprimorar o relacionamento com os clientes, fornecendo um atendimento individual, com um histórico de interações. E, ainda, permite a automação de tarefas repetitivas, possibilitando a liberação do tempo e o aumento da produtividade operacional.

Em resumo, adotar estratégias eficazes e ter a ADVBOX como aliado, melhoram a Gestão De Escritórios De Advocacia, permitem superar desafios e alcançar um sucesso de excelência. Não apenas na otimização, mas também no fortalecimento das relações e desempenho do escritório.

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No cenário empresarial em constante evolução de hoje, os advogados não estão imunes às mudanças. Advogados empreendedores estão surgindo como uma força a ser reconhecida, combinando as habilidades legais tradicionais com a mentalidade empreendedora necessária para ter sucesso nos negócios. 

Portanto, neste artigo, exploraremos estratégias e dicas essenciais para advogados que desejam empreender e prosperar em seus escritórios de advocacia.

Como advogar por conta própria?

O advogado empreendedor é aquele que não apenas entende a lei, mas também compreende as complexidades do mundo dos negócios. 

Eles possuem as habilidades necessárias para fornecer orientação jurídica de alta qualidade, mas também sabem como administrar e expandir seu escritório de advocacia como uma empresa.

Uma característica essencial do advogado empreendedor é a mentalidade voltada para o cliente. Eles compreendem as necessidades e expectativas dos clientes, priorizando a prestação de serviços excepcionais e o estabelecimento de relacionamentos de longo prazo.

Do mesmo modo, como o campo jurídico está em constante evolução, os advogados empreendedores devem estar dispostos a se adaptar e a evoluir com ele.

Isso significa manter-se atualizado sobre mudanças nas leis, regulamentos e tendências do mercado. 

Outra característica é ter flexibilidade e resiliência.A capacidade de se adaptar a desafios e mudanças é uma característica-chave do advogado empreendedor. 

O mercado legal pode ser volátil, e a capacidade de lidar com obstáculos e incertezas com flexibilidade e resiliência é essencial.

A última característica, e não menos importante, é ter ética e integridade. 

Independentemente de quão empreendedores sejam, os advogados sempre devem aderir aos mais altos padrões éticos e de integridade. 

Isso não apenas é uma obrigação profissional, mas também contribui para a construção de uma reputação sólida e confiável no mercado.

GERENCIAMENTO DE EQUIPES JURÍDICAS DE RESULTADOS

Como advogado pode empreender?

Além de um perfil adequado para empreender, existem estratégias que podem auxiliar no momento em que um advogado resolve empreender e montar o seu próprio negócio. 

São elas: 

1. Especialização estratégica

Identificar uma área de especialização pode ser uma estratégia poderosa para advogados empreendedores. 

Dessa forma, focar em um nicho específico permite construir uma reputação sólida e atrair clientes que buscam expertise em uma área particular do direito.

2. Tecnologia e automação

A tecnologia desempenha um papel crucial em escritórios de advocacia modernos. Então, investir em software de gerenciamento de casos, automação de processos e segurança de dados não apenas aumenta a eficiência, mas também melhora a experiência do cliente.

Além disso, os advogados empreendedores estão abertos à inovação.

Eles reconhecem a importância de adotar novas tecnologias e métodos de trabalho para melhorar a eficiência e a qualidade dos serviços prestados.

Um exemplo é a inteligência artificial, que pode ser usada para revisar documentos legais extensos em minutos, economizando tempo e reduzindo custos para o cliente.

3. Networking estratégico

Criar uma rede sólida de contatos é essencial.

Dessa maneira, participe de eventos da indústria, associações de advogados e grupos de networking locais para conhecer outros profissionais e potenciais clientes.

4. Marketing digital

Uma presença online sólida é fundamental. 

Assim, desenvolver um site atraente, otimizado para mecanismos de busca, e investir em marketing de conteúdo pode atrair clientes de forma consistente.

5. Gestão financeira inteligente

Gerenciar as finanças com cuidado é vital para o sucesso. Isso inclui precificar serviços de forma justa, controlar despesas e planejar para o crescimento futuro.

O que um advogado iniciante pode fazer?

Muitos advogados, após terminar a faculdade de direito e passar na prova da OAB, não sabem como começar a empreender e a maioria, tem muitas dúvidas em como dar o primeiro passo. 

Dessa maneira, existem algumas dicas que podem ajudar a suprir essas dúvidas e conseguir inserir um advogado, no mercado de advogados empreendedores.

São elas: 

1. Mentoria e educação continuada

Os advogados empreendedores podem se beneficiar da orientação de mentores experientes.

Desde já, ter alguém que já percorreu o caminho pode fornecer insights valiosos, ajudar a evitar armadilhas comuns e oferecer orientação prática.

Além disso, a educação continuada é essencial. Participar de cursos, workshops e conferências relevantes permite que os advogados empreendedores iniciantes adquiram novas habilidades e conhecimentos que podem ser aplicados diretamente em suas práticas.

2. Gestão de pessoal

Outro aspecto crítico para o sucesso de um advogado empreendedor iniciante é a gestão de pessoal. 

À medida que o escritório cresce, pode ser necessário contratar mais funcionários.

Portanto, a escolha de advogados e pessoal de apoio adequado é fundamental. 

Isso não apenas afeta a eficiência do escritório, mas também contribui para a reputação e a satisfação do cliente.

3. Expansão dos serviços

Uma estratégia comum para advogados empreendedores iniciantes é a expansão dos serviços oferecidos.

Isso pode envolver a incorporação de áreas de prática adicionais que complementam o foco principal do escritório.

Por exemplo, um escritório especializado em direito empresarial pode expandir para incluir direito imobiliário ou direito da família, dependendo das necessidades do mercado e das oportunidades identificadas.

Logo, a diversificação de serviços pode ajudar a atrair uma base de clientes mais ampla e a equilibrar a demanda ao longo do ano.

Além de ser uma estratégia eficaz para enfrentar desafios econômicos, já que diferentes áreas de prática podem ter demanda variável em momentos diferentes.

4. Educação do cliente e transparência

Advogados empreendedores reconhecem a importância da educação do cliente e da transparência. 

Portanto, explicar processos legais de maneira compreensível e manter os clientes informados sobre o progresso de seus casos é essencial para construir confiança e satisfação do cliente.

Isso não apenas melhora a experiência do cliente, mas também pode resultar em referências e avaliações positivas. 

Desse modo, a construção de relacionamentos sólidos com os clientes é uma das chaves para o sucesso a longo prazo.

5. Gestão do tempo

A gestão eficaz do tempo é fundamental para qualquer advogado, especialmente para aqueles que buscam empreender.

A carga de trabalho pode ser intensa, com prazos apertados e uma variedade de tarefas para lidar.

Visto isso, utilizar técnicas de gestão do tempo, como a criação de listas de tarefas, estabelecimento de prioridades e bloqueio de tempo para tarefas específicas, pode aumentar a produtividade e reduzir o estresse.

6. Saúde mental

O estresse é uma parte inevitável da vida de muitos advogados empreendedores, principalmente, os iniciantes.

No entanto, é crucial cuidar da saúde mental.

Isso inclui tirar férias regulares, praticar exercícios físicos, buscar apoio de colegas e considerar a consulta a um profissional de saúde mental quando necessário.

Uma mente saudável é um ativo valioso para qualquer advogado empreendedor.

Quais são as dificuldades que os advogados enfrentam?

Embora haja muitos benefícios em ser um advogado empreendedor, também existem desafios a serem enfrentados.

A concorrência é feroz, e manter-se atualizado com as mudanças legais e tecnológicas pode ser uma tarefa árdua. 

Somando-se a isso, a gestão de um escritório de advocacia bem-sucedido exige habilidades de liderança e gerenciamento que podem não ser parte da formação tradicional de um advogado.

Em resumo, ser um advogado empreendedor é uma jornada que combina habilidades legais, mentalidade empreendedora e um compromisso com a excelência.

Requer adaptação contínua, aprendizado, inovação e a capacidade de atender às necessidades dos clientes em um ambiente legal e empresarial em constante mudança.

E lembre-se de que, como advogado empreendedor, você está moldando o futuro da prática jurídica.

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Existem no mercado diversos softwares jurídicos acessíveis, ou seja, sistema com foco na advocacia. Eles apresentam diversas funções, como gestão de prazos e processos, controle financeiro, registro de clientes e acompanhamento das atividades internas e entre outros. 

Dessa forma, eles podem ser utilizados em escritórios e por profissionais autônomos, visto que eles deixam a rotina do ambiente de trabalho mais acessível. Mesmo que no momento você não consiga realizar um grande investimento, é possível encontrar no mercado opções acessíveis e de qualidade. 

A seguir, quanto custa um software jurídico, quais os planos da ADVBOX, como saber se precisa de um software de gestão, qual a plataforma ideal para advogados e qual melhor software jurídico de 2023. Continue a leitura e fique por dentro!

Quanto custa um software jurídico? 

Os softwares apresentam custos variados, visto que é preciso levar em consideração o valor da instalação, manutenção mensal, licenças e a marca. Assim, eles podem custar desde R$ 2.0000 e pode superar até R$ 50.000,00 dependendo dos recursos apresentados. 

Nesse sentido, é preciso entrar em contato com a ADVBOX para realizar o orçamento e obter o sistema que cabe em seu bolso.

A empresa conta com as melhores opções do mercado. No software em nuvem, por exemplo, é preciso pagar por uma assinatura e o seu escritório conta com diversos recursos, como backup, armazenamento, suporte técnico e atualização.

Antes de realizar a escolha do melhor software de gestão acessível, é fundamental avaliar as necessidades da sua empresa, pois não é interessante optar por algo mais barato e que não consiga cumprir com as suas demandas.

Para ter sucesso durante a realização de suas atividades, é preciso contar com uma ferramenta que garantirá excelentes resultados.  

arte de ebook de meios de produção na advocacia

Quais os planos da ADVBOX? 

A ADVBOX conta com diversos planos, pois a finalidade é que algum caiba no seu bolso e consiga ajudar em sua rotina. Veja a seguir os valores e os benefícios proporcionados! 

1. Banca jurídica 

Ele conta com para atendimento do cliente, gerenciamento de tarefas, gestão de modelos de petição, integração com Google Agenda, limite de 2.000 processos ativos, 5GB de armazenamento em nuvem criptografada, produtividade individual, financeiro e entre outras funcionalidades. 

2. Banca Max

A ferramental conta um com CRM otimizado para advocacia, relatórios financeiros avançados, produtividade da equipe, inteligência artificial, limite de 5.000 processos ativos, 15 GB de armazenamento em nuvem criptografada, análise de perfil do cliente ideal, suporte por e-mail e WhatsApp e captura automática de andamentos. 

3. Elite 

O advogado contará com diversos recursos, como taxas de conversão na prospecção, cálculo de honorários por tempo, atendimento personalizado, Business Intelligence, métricas de gestão Data Drive, intranet para filiais, captura automática de andamentos, processo ilimitados e 50 GB de armazenamento. 

4. Enterprise 

Para contratar o Enterprise é necessário consultar o valor da ADVBOX, visto que envolve serviços de migração e treinamento para equipe.

O software conta com Matriz com restrição de acesso, contas setorizadas simplificadas, tarefas em massa, movimentações processuais em massa, controladoria jurídica centra, integração com outros softwares, intimação de órgãos administrativos (à pedido). 

Como saber se preciso de um software jurídico? 

Muitos advogados não conseguem perceber a necessidade e a importância de automatizar as tarefas repetitivas realizadas em seu escritório. Isso porque a rotina é corrida e eles não param para analisar e para pensar que existem formas de reduzir a burocracia envolvidas em alguns processos. 

Desse modo, é preciso ficar atento a algumas situações da rotina de trabalho para perceber a necessidade da inserção de um software jurídico acessível em seu escritório. Veja quais são eles: 

Os problemas mencionados são recorrentes em diversos escritórios de advocacia e fazem com que eles não se desenvolvam no mercado. Contudo, eles podem ser solucionados com um eficiente sistema jurídico da ADVBOX. 

Qual a plataforma ideal para advogados? 

Ao escolher um software de gestão acessível, é primordial analisar suas características e levar alguns pontos em consideração. Para ajudá-lo durante a escolha, a ADVBOX separou importantes critérios que precisam ser analisados ao tomar a decisão. Confira! 

1. Funcionalidades 

As funcionalidades de um software jurídico não devem ser negligenciadas.

Saiba que a maioria dos sistemas disponíveis no mercado apresenta funções básicas. Por essa razão, existem mais de 100 disponíveis no mercado. Nesse contexto, para garantir que seu escritório atue de forma diferente, é preciso verificar se o escolhido por você apresenta: 

 2. Informações centralizadas e tudo digitalizado 

Uma característica que deve ser levada em consideração, é a possibilidade de manter o escritório acessível em qualquer lugar que apresente internet. Ou seja, é necessário que você consiga acessar qualquer informação de onde estiverem. 

Ao armazenar todos os processos e informações dos clientes, as atividades ficam mais otimizadas e não é preciso um espaço para armazenar as pastas físicas. Dessa maneira, o gestor consegue acessar todas as informações por meio de uma ferramenta tecnológica e as questões burocráticas são resolvidas sem maiores contratempos. 

Logo, não deixe de avaliar se a plataforma é online, digital e se não tem a necessidade de realizar um download ou instalação para que ela consiga funcionar em um determinado computador. Assim, na falta de seu notebook, você consegue realizar as funções que deseja. 

3. Layout amigável 

O layout do software jurídico acessível precisa ser amigável e adequado para seu escritório, para que os colaboradores consigam exercer suas funções com agilidade e com precisão. Desse modo, é preciso atenção e cuidado durante a escola. 

Ainda é preciso mencionar que o layout deixa claro a respeito dos processos de sua empresa. Ao contar um layout moderno e inovador, você deixa claro que seu escritório atua de forma atualizada e está sempre acompanhando as inovações do mercado. 

Qual o melhor software jurídico de 2023?

A ADVBOX conta com um dos melhores softwares jurídicos acessíveis do mercado. Isso porque consistem em plataformas online e que permitem os advogados realizarem suas atividades de forma flexível e remota sem maiores problemas. 

Além do mais, permite múltiplos usuários e atividades dentro do sistema. Esse diferencial permite que os profissionais e colaboradores consigam acessar a plataforma de maneira simultânea e, assim, acompanhando e registrando todas as tarefas de perto. 

Portanto, ao contar com um software jurídico acessível, é preciso ficar atento às funcionalidades apresentadas por ele. A ferramenta precisa contribuir nas atividades do seu escritório e ajudar na resolução das necessidades dos clientes. 

Gostou do conteúdo? Então, aproveite para entrar em contato conosco para conhecer melhor nossos planos!

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O advogado pode trabalhar de qualquer lugar sem ter maiores dificuldades? Essa pergunta causa dúvidas em diversos profissionais da área, por não ser tão simples de ser respondida. Isso porque, vai depender do advogado e também de suas necessidades.

Porém, de maneira geral, a resposta para essa questão e outras ligadas a essa área é simples. Apesar disso, alguns pontos precisam ser esclarecidos sobre modelos disponíveis e o que é necessário para se adaptar a essa nova rotina.

No texto a seguir, falamos um pouco mais sobre isso e outros pontos importantes sobre trabalhar de qualquer lugar. Confira!

O advogado pode trabalhar de qualquer lugar?

De maneira direta, podemos dizer que o advogado pode trabalhar de qualquer lugar, não existindo impeditivo para isso. Contudo, para que isso aconteça, é necessário que o próprio profissional consiga se adaptar a esse tipo de rotina, relativamente nova.

Antes da pandemia, eram raros os casos de pessoas que trabalhavam longe de suas empresas ou escritórios. Porém, isso se tornou comum, e, pelo que parece, acabou se tornando uma tendência que veio para ficar em nossa realidade.

Segundo matéria publicada pela Folha, diversas empresas mantiveram seus funcionários em regime home office. Caixa, Banco do Brasil e Correios são alguns bons exemplos de órgãos públicos que não voltaram 100% presencialmente com seus funcionários.

E para o advogado, isso também pode acontecer, já que não é necessária a sua presença física em boa parte dos casos. Dessa forma, o profissional pode ter mais tempo para organizar sua rotina, conciliar com outras áreas e ter maior qualidade de vida.

Quais são as formas de trabalho remoto no mercado jurídico?

Entre as formas de trabalho remoto, existem algumas alternativas interessantes para os advogados. Abaixo, vamos apresentar das opções mais comuns adotadas atualmente, e você, de acordo com suas necessidades, pode escolher a melhor para o seu caso. Confira!

1. Home office

O home office é a maneira de trabalhar de qualquer lugar mais famosa, desde que a pandemia teve início. De toda forma, ela consiste em o advogado utilizar o espaço de sua casa para realizar o seu serviço, por meio de aparelhos eletrônicos.

Ela conta com diversos benefícios, possibilitando uma maior conciliação do trabalho com outras áreas, por exemplo. Por esse motivo, é um dos modelos de serviço favoritos do público em geral, não ficando restrito apenas aos advogados.

Em todo caso, apesar de ser positivo, é preciso estar atento a alguns pontos quando falamos sobre home office, sendo eles:

2. Híbrido

O trabalho híbrido é outra modalidade comum de serviço, e é um meio termo entre o home office e o presencial. Aqui, o advogado precisa comparecer à empresa, ou ao local do seu cliente, com alguma frequência, que deve ser combinado entre as duas partes.

Por mais que o serviço do advogado possa ser feito de maneira remota, ainda assim, as relações pessoais são importantes. Manter um vínculo mais próximo, inclusive, pode te ajudar a fidelizar mais clientes, ajudando as finanças do seu escritório.

De toda forma, os escritórios híbridos estão ganhando cada vez mais espaço por conta de toda a sua praticidade. É possível trabalhar de qualquer lugar, porém, nesse modelo, você também precisa, às vezes, comparecer à sede apenas para fortalecer laços.

3. Coworking

O coworking é uma modalidade de home office diferenciada, pois você não trabalha de sua casa. Aqui, o seu escritório divide espaço com outros tipos de empresas, que alugam um espaço, de acordo com a sua necessidade, para realizar diversas atividades.

Aqui, você pode escolher uma sala própria, apenas uma mesa, seja para trabalhos longos ou apenas uma reunião. Dessa maneira, você não precisa manter os gastos de alugar um espaço físico fixo, e sim, apenas de acordo com a sua demanda.

Além disso, o modelo de trabalho em coworking pode ser importante para ajudar a conquistar clientes. Isso porque, outros modelos de negócios dividem o espaço com seu escritório, logo, pode ser que uma aproximação direta aconteça ali mesmo.

Sendo assim, além do ponto de vista econômico, o modelo em coworking também pode ajudar a aumentar os ganhos. Tudo isso é essencial para quem está precisando aumentar a sua cartela de clientes sem precisar investir muito nisso.

4. Nômade digital

Essa alternativa é para quem, realmente, está pretendendo trabalhar de qualquer lugar do Brasil ou do mundo. O nômade digital é aquele profissional, que pode ser um advogado, que não conta nem mesmo com um endereço fixo.

Se o seu desejo é trabalhar enquanto viaja, essa pode ser a alternativa perfeita, e saiba que isso é possível. Se isso não vai comprometer a realização do seu serviço, não existe motivo para não conseguir trabalhar em diversos locais do mundo.

Tudo vai depender das suas necessidades e dos seus clientes, e, se não for um problema, e for da sua vontade, é totalmente possível. Essa é uma boa alternativa para pessoas que querem continuar ativas no mercado, mas que, também, querem viajar.

GERENCIAMENTO DE EQUIPES JURÍDICAS DE RESULTADOS

O que é preciso para o advogado trabalhar de qualquer lugar?

Para trabalhar de qualquer lugar, o advogado precisa estar atento a alguns pontos básicos. Abaixo, vamos falar sobre três aspectos que não podem ser ignorados por quem pretende se manter produtivo independente do lugar. Confira! 

1. Organização

Ter organização no escritório, além da rotina, é algo essencial para não enfrentar dificuldades em trabalhar de qualquer lugar. É preciso ter um espaço totalmente voltado para o serviço, para garantir que vai manter a produtividade em alta.

Além disso, é preciso organizar a sua rotina para que outras áreas não sejam prejudicadas pelo home office. Realizar tarefas domésticas, não interromper seus estudos, entre outros pontos, precisam ser analisados com bastante cuidado.

De toda forma, é interessante fazer testes para checar como você consegue produzir melhor estando em qualquer lugar. Veja o que te distrai, o que prejudica o seu foco, entre outros aspectos, para que consiga se manter produtivo mesmo em locais diferentes.

2. Ferramentas poderosas

É muito importante que, para trabalhar de qualquer lugar, você tenha, pelo menos, alguma familiaridade com algumas ferramentas digitais. Leve em consideração que será por meio delas que você irá realizar o seu serviço e se comunicar com equipe e clientes.

Dessa maneira, é preciso conhecer ferramentas de videochamada, produtividade, gestão, entre outras. Todas elas são fáceis de serem encontradas, contudo, você precisa fazer a sua parte e buscar ter um maior conhecimento sobre o seu funcionamento.

Essa é uma tarefa básica para quem pretende trabalhar como advogado digital, por isso, não deixe de se qualificar. Não precisa se tornar um especialista no uso de todas elas, mas, pelo menos as funcionalidades básicas, precisam ser assimiladas.

3. Software jurídico

Um dos pontos para garantir que você consiga trabalhar de qualquer lugar é contando com um software jurídico de qualidade. Dessa maneira, você deve conseguir realizar todas as suas atividades sem maiores problemas, mantendo a sua produtividade em alta.

Caso trabalhe com uma equipe, isso se torna ainda mais necessário, pois facilita o compartilhamento de dados. Além disso, torna possível verificar se toda a sua equipe está sendo produtiva e batendo as metas que foram estabelecidas em conjunto.

O Taskscore ADVBOX, por exemplo, determina uma pontuação para a realização de determinadas tarefas. Esses pontos são calculados de acordo com o tamanho do que deve ser feito, além da complexidade do serviço a ser prestado.

A ferramenta atualiza automaticamente, e torna possível verificar o progresso de toda a equipe do escritório. Além disso, serve como motivador e aumenta o engajamento dos advogados, por notarem todo o seu progresso de acordo com as metas.

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Por aqui estamos sempre abordando assuntos quentes e relevantes para os profissionais do Direito. Confira outros textos que também podem te interessar:

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Vídeo descritivo sobre gratificação por resultados, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

Como funciona a jornada de trabalho?

Para que complicar? O caminho mais fácil é definir salário fixo e um horário para jornada de trabalho.

Cada colaborador sabe o que tem que fazer, afinal, todos são adultos.

Gratificação é um motivo que pode gerar incômodo, bem como dar trabalho para o setor financeiro e o contador.

Esse exemplo é de uma gestão que leva à estagnação, afinal de contas todas as pessoas querem crescer e ser valorizadas pelo seu esforço, tendo gratificação por resultados.

Qual a importância do sistema de recompensa?

O ramo da advocacia tem melhorado muito com indicadores de produtividade e gratificação por resultados.

Sendo assim, podemos citar dois casos reais:

Jeferson implantou um sistema de remuneração para recompensar o colaborador que trouxesse clientes. Essa gratificação corresponde à R$ 200,00 por cada contrato novo.

Ao implantar essa metodologia no seu escritório, o qual possui 21 colaboradores, no primeiro mês cada colaborador trouxe em média 3 clientes.

O número de contratos fechados progrediu de 25 para 80 no mês.

À vista disso, a equipe cresceu, chegando à 50 pessoas.

Ao invés de gastar com marketing, o gestor investiu na própria equipe e conseguiu valorizar o seu time, bem como desenvolver o crescimento do escritório.

Após um tempo, a responsável pelo financeiro, Ana, criticou a sua gestão, fundamentando que a folha de pagamento tinha praticamente dobrado e que seria preciso cortar as gratificações.

Todavia, Jeferson fez uma revisão nas contas e concluiu que era verdade, a folha de pagamento tinha dobrado. Contudo, a receita do negócio tinha triplicado.

Posto isso, tirar a gratificação seria um retrocesso para o escritório a longo prazo.

O segundo caso é referente a um escritório de advocacia atuante em Direito Previdenciário, o qual estava com sérios problemas na qualidade da produção jurídica.

Consultoria de gestão

À vista disso, foi feita uma consultoria de gestão que reuniu todos os colaboradores separadamente.

Como resposta, todos disseram que o gestor estava ganhando muito dinheiro, ostentando seu consumo pessoal, mas não proporcionava nenhuma chance de crescimento à sua equipe.

Dessa forma, foi feita uma reunião onde o gestor reconheceu o erro, justificando que a sua mentalidade era de que no início da sua carreira ele teria sofrido recebendo um valor baixo ao fim do mês.

No entanto, sabia que a forma certa de conduzir o negócio era compartilhando uma parte dos honorários de sucumbência com toda a equipe de advogados de acordo com a produtividade e o percentual de processos ganhos.

A qualidade do trabalho se elevou de forma imediata e os processos mais difíceis passaram a ser ganhos.

Deste modo, a equipe gerou uma enorme motivação nos litígios e cresceu de forma significativa.

Em suma, esses são dois casos muito comuns em escritórios de advocacia. Todavia, nem sempre terminam com um final feliz, como nos exemplos.

Quais são as necessidades humanas?

A tradição da advocacia atualmente é ignorar a necessidade de crescimento e perder os melhores talentos por mero desleixo e medo de não proporcionar a gratificação por resultados.

Abram Maslow e Clayton Alderfer, psicólogos de comportamento, estudaram as necessidades humanas.

Sendo assim, elas são divididas entre:

Ser uma versão melhor que a de ontem, progredir na vida, desafiar-se, constituem a natureza humana. Dessa maneira, proporcionar uma chance de gratificação por resultados pelo maior esforço é muito saudável e motivador.

O escritório só tem a crescer com isso, desde que obtenha de fato retorno em receita.

Quais os tipos de gratificação?

Os modelos de gratificação mais usados atualmente na advocacia são:

  1. Apenas dos honorários de sucumbência;
  2. Honorários contratuais;
  3. Todos os honorários em casos que atua;
  4. Todos os honorários que o escritório recebe.
  1. Gratificação fixa pelo mínimo;
  2. Gratificação fixa mais bônus com limite;
  3. Gratificação pela conversão de pontos por dinheiro.

As gratificações por percentual de honorários são restritas aos advogados, dificultando muito o crescimento do escritório, considerando que os advogados já estabelecidos ficam com receio de dividir o que já tem garantido, desequilibrando o ingresso de profissionais de outras áreas.

Essas áreas podem corresponder ao Marketing, Financeiro, RH, Administração, por exemplo.

Além do mais, os advogados podem gerar compromissos com a equipe em meses que o caixa fechar no vermelho.

Deste modo, a participação nos honorários de sucumbência é o menos prejudicial ao escritório, podendo ser um fator de engajamento na qualidade dos processos.

Já a participação em honorários contratuais, se for fixada a remuneração por processos que atua, o controle financeiro fica extremamente trabalhoso com o tempo, desestimulando a cooperação e gerando competitividade interna, bem como apego dos advogados aos processos em que tem direito a parte dos honorários.

Por outro lado, a gratificação sobre todos os honorários configura uma sociedade e tende a fazer deste advogado um sócio de serviço, o que não faz sentido para quem não é sócio do negócio.

O que é gratificação de desempenho?

Contudo, a gratificação por resultados pela pontuação por tarefas é mais dinâmica e eficiente, porque não adia para um futuro incerto o retorno pelo trabalho realizado no presente.

Ela permite uma satisfação imediata à equipe, sendo universal, pois é possível equilibrar o esforço de todos os colaboradores do escritório, sejam advogados, colaboradores jurídicos ou especialistas de outras áreas.

Dessa maneira, a pontuação por tarefas permite a máxima colaboração da equipe em todos os processos que tramitam no escritório, acabando com o apego a determinados casos, eliminando a competitividade.

Gratificação por resultados

A gratificação por um mínimo de pontos tem a vantagem de equilibrar a distribuição das tarefas entre todos na equipe, evitando o acúmulo de trabalho sobre poucas pessoas e gerando um ambiente de alta produtividade, mas sem pressão alguma.

Já a gratificação mínima com bônus por faixas de pontos cria um ambiente similar, mas que incentiva uma produtividade mais alta.

Apesar de não gerar pressão, permite aos mais intensos no trabalho um retorno sobre o aumento da entrega mínima e a gratificação pela conversão de pontos em dinheiro.

É o modelo mais agressivo de produtividade, ao qual recomendamos estipular um limite máximo de pontos no mês, sob pena de uma tendência à jornadas excessivas, o que compromete a qualidade de vida e do trabalho.

Como gerenciar tarefas de equipe?

É interessante estipular pontos para área de marketing e negociação de contratos com base nos resultados entregues, como por exemplo tarefas de convencimento, as quais são consideradas com nível 4 de complexidade e só são confirmadas com o fechamento do contrato.

Outro exemplo é a geração de oportunidade de contratação pelo marketing para as atividades de organização interna do escritório, como rotinas financeiras e de RH, assim como demandas de cobrança, pagamentos e idas ao banco também devem receber pontuação.

Da mesma forma, as demandas de atendimento aos clientes precisam ser pontuadas também, o que ajudará a medir a quantidade de trabalho investido nessas tarefas. Assim como tarefas de orientação dos mais experientes aos mais novos, as quais demandam tempo diariamente.

Essas tarefas são fundamentais para equilibrar a gratificação por tempo de trabalho, incentivando ainda mais a cooperação.

É válida também a criação de pontuação negativa para padronizar comportamentos equivocados ou algum erro no trabalho, como omissão ou desleixo.

O que é o ponto de negativa?

A pontuação negativa, mesmo que sejam pequenos pontos, gera um efeito importante para inibir comportamentos, recurso que sem a pontuação por tarefas o gestor não dispõe.

Em suma, o sistema de controle de horas é ineficiente e tende a improdutividade na advocacia. Muitos escritórios não percebem que estão imersos em uma rotina improdutiva e desmotivadora.

Caso o seu escritório viva esta realidade, proponha a mudança e a adoção da gratificação por resultados, seja pela participação nos honorários, mensal ou anualmente ou pela pontuação por tarefas.

Mas faça algo imediatamente, pois certamente você não irá se arrepender!

Gratificação por Resultados

A ADVBOX trará novos conhecimentos sobre Direito, Tecnologia e Gestão, apresentando temas inovadores para advogados e advogadas pensarem na sua profissão com uma visão aprimorada de negócios.

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