Vídeo descritivo sobre a Fórmula da Eficiência na Advocacia, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

O que é uma advocacia especializada?

Ter um mindset de crescimento, visão empreendedora, persuasão, conectados às novas tecnologias em um ambiente positivo pode até ser importante. No entanto, se você não tiver nada disso e manter uma alta eficiência diariamente, irá crescer na advocacia e alcançar o sucesso que busca.

É claro que para ser um bom advogado é preciso dominar muito bem uma área do Direito, saber à fundo o Direito material e processual. Afinal, esse é o seu produto.

Todavia, só isso não basta.

Qual é o conceito de eficiência?

Se a eficiência sua e de sua equipe for baixa, a pobreza estará sempre com você.

Sendo assim, eficiência significa produzir o máximo de resultados com os recursos que possui. Na advocacia, isso se resume a medir qual a capacidade do trabalho de uma equipe.

Vamos descobrir como medir isso?

Mede-se a métrica geral da produtividade pela seguinte fórmula:

Por outro lado, a produtividade dos advogados se dá pela seguinte fórmula:

Considerando que todos os casos do escritório tenham média complexidade ou que os mais complexos e mais simples se equalizem nessa média, podemos estabelecer os seguintes resultados:

Produtividade Geral:

Produtividade dos Advogados:

Esses são números genéricos que extraímos de escritórios que atuam em prol do autor.

No caso do escritório atuar só com casos complexos de alto valor de honorários, os números de processos por pessoa e por advogado serão menores. Caso sejam mais simples com menos honorários, serão maiores.

Há grandes escritórios que trabalham com o sistema de advogado responsável pelo processo. Isto corresponde a um aglomerado de advogados que atuam separados, mas em uma organização maior, dividindo os custos.

Nesses escritórios cada um consegue verificar facilmente se atua em baixa ou alta produtividade.

O mesmo acontece para quem trabalha sozinho.

No entanto, em escritórios que trabalham em equipe e em linha de produção fica mais complexo, tendo em vista que naturalmente eles possuem maior produtividade.

Como aumentar a eficiência?

Mas afinal, como aumentar a eficiência no trabalho? Separando o tempo de trabalho útil do tempo de trabalho ocioso.

Trabalho útil é o tempo em que a mão de obra está em atividade real, isto é, no trabalho jurídico efetivo.

Trabalho ocioso é aquele pago para o trabalhador jurídico estar disponível ao escritório, mas sem desenvolver trabalho jurídico propriamente dito.

O trabalho ocioso é causado na maioria das vezes pelo gestor que não disponibiliza equipamentos e softwares mais eficientes ao negócio ou não implanta as metodologias de trabalho mais adequadas.

Exemplo real

Exemplo: Pense em um dia de trabalho no escritório. Durante o trabalho o advogado ou trabalhador jurídico está na frente do computador pronto para trabalhar. Entretanto, o computador demora 15 minutos para inicializar ou trava várias vezes durante o dia.

Ao conseguir inicializar o notebook, o colaborador precisa parar para ir ao arquivo morto buscar documentos.

Após obter os documentos e começar a escrever, cai a internet.

Ao voltar a internet, ao conseguir se concentrar e estar focado produzindo a peça complexa, a secretária interrompe para perguntar sobre uma petição protocolada no dia anterior.

Ao retornar ao caso em tela, o colega interrompe para perguntar se a petição vai ser concluída hoje.

Somente às 17 horas, quando a maioria das pessoas vai embora, o colaborador consegue focar na petição, concluindo-a às 19 horas.

Com isso, pode-se concluir que durante o dia todo o colaborador teve mais período de trabalho ocioso do que de trabalho útil.

Apesar de não ter sido culpa desse advogado ou trabalhador jurídico, ele não está preocupado, tendo em vista que o escritório paga por hora trabalhada.

Isso corresponde a um prejuízo para o escritório e não para ele. O que é justo, pois o ambiente de trabalho, o software e equipamentos, bem como as metodologias adotadas, foram estabelecidas pelo gestor.

Sendo assim, é o gestor que deve pagar por este trabalho ocioso.

O que é interrupção?

As micro interrupções no horário de trabalho são a maior causa de ineficiência dos escritórios.

Estudos provaram que após perder o foco, quem trabalha em temas complexos demora em média 14 minutos para retornar a atenção profunda de onde parou.

Parece pouco 15 minutos pela manhã, 3 minutos a tarde, entre outras situações. No entanto, somando 10 interrupções por dia, consumindo 15 minutos cada uma, por exemplo, em uma equipe jurídica com 10 pessoas, são 2 horas e meia do dia de um colaborador que se perdem diariamente.

Isto corresponde a mais de 500 horas de trabalho desperdiçadas no mês.

Em casos mais tensos, o trabalho ocioso pode chegar a ser maior que o trabalho útil.

Imagine só mais da metade do custo da folha de pagamento indo para o lixo, pagando apenas trabalho ocioso.

Como ser um advogado de sucesso?

O advogado que quer alcançar o sucesso na profissão precisa manter sua eficiência lidando com 500 processos, resolvendo rápido os casos.

Isso auxilia muito nessa média, podendo assim alcançar uma renda altíssima mesmo trabalhando sozinho.

Entretanto, um advogado eficiente em um escritório ineficiente, sem uma equipe e equipamentos produtivos, com certeza irá preferir trabalhar sozinho. Mas atenção: isso é um erro!

Quais os setores de um escritório?

O mais comum para se alcançar alto nível de produtividade é trabalhar em equipe, com o modelo de linha de produção, setorizando o escritório em prospecção, produção e execução.

Além disso, a melhor maneira de medir o trabalho útil do seu escritório é o Sistema de Pontuação por Tarefas, pois nesse sistema é eliminado o tempo de trabalho ocioso da medição e apresentada a produtividade efetiva de cada advogado ou trabalhador jurídico.

Nesse caso é fácil identificar quando alguém está com muitas interrupções e trabalho ocioso, tendo em vista que esse colaborador terá que trabalhar mais horas que os demais para alcançar a mesma pontuação.

É nesse momento que o gestor deve para e identificar problemas, resolvendo as causas.

Fórmula da Eficiência na Advocacia

A ADVBOX trará novos conhecimentos sobre Direito, Tecnologia e Gestão, apresentando temas inovadores para advogados e advogadas pensarem na sua profissão com uma visão aprimorada de negócios.

O programa será composto por episódios que vão ao ar todas as terças-feiras, às 17h.

Para assistir o episódio 23 basta clicar aqui.

Não perca essa oportunidade de aprimorar seus conhecimentos, inscreva-se no Canal do Youtube da ADVBOX e ative o sino para ser notificado de todos os episódios!

Referências

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O método go horse é muito conhecido por pessoas de negócios e que gerenciam empresas. Apesar de ser uma metodologia, ela é extremamente questionada. Inclusive, grande parte dos administradores e conselheiros de companhias não aconselham a sua utilização.

Embora criado para que se aplique em uma área totalmente diferente, também pode-se utilizá-lo na advocacia. De certo modo,usa-se o go horse como exemplo do que não se deve fazer em uma empresa.

O que é a metodologia go horse?

O go horse, também conhecido como extreme go horse ou pelas siglas XGH, significa, em uma tradução literal, “vai cavalo”.

Dessa forma, trata-se de uma metodologia inventada por programadores. Ela iniciou como uma brincadeira com as piores práticas de desenvolvimento de software. Contudo, acabou se tornando um método conhecido.

A ideia consiste em trabalhar sem nenhum planejamento, análise ou reflexão sobre o que está sendo desenvolvido. Desse modo, assim que os problemas forem aparecendo, deve-se empurrá-lo, o que pode ocasionar mais prejuízos.

Ou seja, o go horse é basicamente um método que consiste em começar a realizar um projeto ou trabalho sem pensar antes sobre ele. É uma maneira simples de fazer qualquer coisa, envolvendo mais improviso e ação do que pensamento estratégico.

Como funciona o método go horse?

O go horse possui 22 mandamentos que explicam como essa metodologia funciona. Abaixo, veja todos eles na íntegra para ter noção do que se trata.

1 – Pensou, não é XGH.

O método XGH não pensa, faz a primeira coisa que vem à mente. Não existe segunda opção, a única opção é a mais rápida.

2 – Existem 3 formas de se resolver um problema, a correta, a errada e a XGH, que é igual à errada, só que mais rápida.

XGH é mais rápido que qualquer metodologia de desenvolvimento de software que você conhece (Vide Axioma 14).

3 – Quanto mais XGH você faz, mais precisará fazer.

Para cada problema resolvido usando XGH, cria-se mais uns 7. Mas se resolverão todos eles da forma XGH. XGH tende ao infinito.

4 – XGH é totalmente reativo.

Os erros só existem quando aparecem.

5 – XGH vale tudo, só não vale dar o toba.

Resolveu o problema? Compilou? Commit e era isso.

6 – Commit sempre antes de update.

Se der confusão, a sua parte estará sempre correta.. e seus colegas que levam a culpa.

7 – XGH não tem prazo.

Os prazos passados pelo seu cliente são meros detalhes. Você SEMPRE conseguirá implementar TUDO no tempo necessário (nem que isso implique em acessar o BD por um script malaco).

8 – Esteja preparado para pular fora quando o barco começar a afundar… ou coloque a culpa em alguém ou algo.

Pra quem usa XGH, um dia o barco afunda. Quanto mais o tempo passa, mais o sistema vira um monstro. O dia que a casa cair, é melhor seu curriculum estar cadastrado na APInfo, ou ter algo pra colocar a culpa.

9 – Seja autêntico, XGH não respeita padrões.

Escreva o código como você bem entender, se resolver o problema, commit e era isso.

10 – Não existe refactoring, apenas rework.

Se der confusão, refaça um XGH rápido que solucione o problema. O dia que o rework implicar em reescrever a aplicação toda, pule fora, o barco irá afundar (Vide Axioma 8).

11 – XGH é totalmente anárquico.

A figura de um gerente de projeto é totalmente descartável. Não tem dono, cada um faz o que quiser na hora que os problemas e requisitos vão surgindo (Vide Axioma 4).

12 – Se iluda sempre com promessas de melhorias.

Colocar TODO no código como uma promessa de melhoria ajuda o desenvolvedor XGH a não sentir remorso ou culpa pela cagada que fez. É claro que o refactoring nunca será feito (Vide Axioma 10).

13 – XGH é absoluto, não se prende à coisas relativas.

Prazo e custo são absolutos, qualidade é totalmente relativa. Jamais pense na qualidade e sim no menor tempo que a solução será implementada, aliás… não pense, faça!

14 – XGH é atemporal.

Scrum, XP… tudo isso é modinha. O XGH não se prende às modinhas do momento, isso é frescura. XGH sempre foi e sempre será usado por aqueles que desprezam a qualidade.

15 – XGH nem sempre é POG.

Muitas POG’s exigem um raciocínio muito elevado, XGH não raciocina (Vide Axioma 1).

16 – Não tente remar contra a maré.

Caso seus colegas de trabalho usam XGH para programar e você é um coxinha que gosta de fazer as coisas certinhas, esqueça! Pra cada Design Pattern que você usa corretamente, seus colegas gerarão 10 vezes mais código podre usando XGH.

17 – O XGH não é perigoso até surgir um pouco de ordem.

Este axioma é muito complexo, mas sugere que o projeto utilizando XGH está em meio ao caos. Não tente por ordem no XGH (Vide Axioma 16), é inútil e você pode jogar um tempo precioso no lixo. Isto fará com que o projeto afunde mais rápido ainda (Vide Axioma 8). Não tente gerenciar o XGH, ele é auto suficiente (Vide Axioma 11), assim como o caos.

18 – O XGH é seu brother, mas é vingativo.

Enquanto você quiser, o XGH sempre estará do seu lado. Mas cuidado, não o abandone. Se começar um sistema utilizando XGH e abandoná-lo para utilizar uma metodologia da moda, você estará fudido. O XGH não permite refactoring (vide axioma 10), e seu novo sistema cheio de funcionalidades entrará em colapso. E nessa hora, somente o XGH poderá salvá-lo.

19 – Se tiver funcionando, não rela a mão.

Nunca altere, e muito menos questione um código funcionando. Isso é perda de tempo, mesmo porque refactoring não existe (Vide Axioma 10). Tempo é a engrenagem que move o XGH e qualidade é um detalhe desprezível.

20 – Teste é para os fracos.

Se você meteu a mão num sistema XGH, é melhor saber o que está fazendo. E se você sabe o que está fazendo, vai testar pra que? Testes são desperdício de tempo, se o código compilar, é o suficiente.

21 – Acostume-se ao sentimento de fracasso iminente.

O fracasso e o sucesso andam sempre de mãos dadas, e no XGH não é diferente. As pessoas costumam achar que as chances do projeto fracassar utilizando XGH são sempre maiores do que ele ser bem sucedido. Mas sucesso e fracasso são uma questão de ponto de vista. O projeto foi por água abaixo mas você aprendeu algo? Então pra você foi um sucesso!

22 – O problema só é seu quando seu nome está no Doc da classe.

Nunca ponha a mão numa classe cujo autor não é você. Caso um membro da equipe morra ou fique doente por muito tempo, o barco irá afundar! Nesse caso, utilize o Axioma 8.

Conforme a leitura dos 22 mandamentos, é possível perceber que se trata de uma maneira bastante estranha para trabalhar e realizar qualquer projeto.

Na prática, quando uma pessoa atua dessa forma, ela não planeja algo efetivo, não prevê problemas e faz tudo sem análise. Desse modo, podem ocorrer equívocos, demora na finalização e entrega, retrabalho e, principalmente, grandes possibilidades de fracasso.

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Por que o go horse é ruim?

O go horse é considerado ruim por diversos motivos.

Por isso, imagine fazer tudo em uma empresa sem pensar e analisar antes? Seria caótico, não acha? Tudo exige planejamento e estudo para poder ser iniciado. Caso contrário, as chances da organização ir à falência é grande. 

Veja abaixo alguns motivos que tornam o go horse muito ruim.

1. Não respeita prazos

Conforme visto, o go horse não possui planejamento. Logo, as consequências disso são justamente ter dificuldades no cumprimento de prazos. Adaptando a ideia para um escritório de advocacia, que trabalha a todo instante com prazos processuais e compromissos, é claro o problema que isso pode causar.

2. Prejudica o relacionamento entre os colaboradores

O go horse, além de implementar a ideia de que tudo deve ser feito sem pensar, diz que, em caso de erros, o ideal é culpar algum colaborador. Isso é injusto, visto que apontar culpados não resolve o problema.

Ademais, além de atrasar todo o trabalho e causar conflitos, gera insatisfação e desconfiança entre os membros da equipe, tornando o ambiente negativo.

3. Torna o trabalho improdutivo

Fazer qualquer serviço, por menor que ele possa ser, sem analisar e pensar antes na solução, torna o processo mais lento e o trabalho mais improdutivo. Ademais, realizar qualquer coisa sem pensar ocasiona retrabalho e acumulação de erros que devem ser corrigidos. 

A produtividade é fundamental para qualquer empresa que deseja lucrar e ter uma boa performance. Sendo assim, o go horse deve ser considerado o inimigo de quem almeja bons resultados. 

4. Prejudica o relacionamento com o cliente

O go horse também prejudica o relacionamento com o cliente. Em empresas que prestam serviços, como os escritórios de advocacia, os atendidos poderão perceber o improviso dos colaboradores, o que poderá ser interpretado como despreparo. 

Além disso, eles irão sentir que o trabalho é mais lento e feito sem qualquer análise, fazendo com que o cliente procure outro escritório e não indique o seu para conhecidos. 

5. Prejudica a reputação da empresa

Aplicar o método go horse em qualquer escritório pode prejudicar a reputação do negócio e de toda a equipe.

Sendo assim, isso significa que, além de gerar insatisfação nos clientes, seus colaboradores podem ser vistos como maus profissionais, podendo ter dificuldades de se recolocarem em outras bancas caso precisem.

Como o go horse é adaptado para a advocacia?

Você deve pensar “mas nenhuma empresa utiliza o extreme go horse”. Por incrível que pareça, muitas pessoas acabam adotando as práticas do XGH, mesmo que as não conheça diretamente.

É fato que existem escritórios que realizam diversos trabalhos no improviso, apenas agindo e não pensando. Não é incomum ver negócios que não estruturam seus processos, deixando os seus colaboradores agirem da maneira que desejarem.

Infelizmente, é possível encontrar bancas que não estruturam e realizam o controle de processos, não idealizam um planejamento adequado da empresa e não utilizam programas para analisar dados antes de tomarem decisões ou implementarem melhorias. Além disso, a falta de controle dos prazos também é um fator comum neste tipo de escritório.

Questione-se por alguns minutos: o seu escritório possui processos e diretrizes para realizar as tarefas ou deixa que todos realizem da forma como bem entender, principalmente sem análise e planejamento? Se sim, está na hora de mudar isso.

O go horse é um excelente exemplo do que não se deve fazer em um escritório, principalmente pelo fato de lidar diretamente com o direito das pessoas.

Imagine iniciar uma ação sem estudar o direito material, analisar o caso e verificar as provas que possui. Além de despender mais tempo que o necessário, as possibilidades de retrabalho serão enormes. Ademais, você pode lotar o poder judiciário com ações desnecessárias e prejudicar seu cliente. 

Sendo assim, não seja um advogado que utiliza o método go horse, nem tenha um escritório de advocacia com uma equipe que age dessa maneira.

Método extreme go horse

O extreme go horse é um método que pode ensinar muitas empresas dos mais variados setores a entender o que não deve ser feito. Isso porque, mesmo quem queira utilizá-lo, precisará realizar análises, mesmo que seja de forma macro e rápida. 

Logo, ele não é aconselhável. Portanto, evite adotar qualquer um dos mandamentos, pois os prejuízos podem ser grandes.

Se você gostou desse artigo, aproveite e entenda como alguns processos podem trazer prejuízos para o escritório!

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A inveja na advocacia deveria ser um tipo de combustível que queima de forma positiva a nosso favor. Somos invejáveis a cada momento da trajetória das nossas vidas ao compartilhar nossos desejos e ideias com algumas pessoas através de uma simples aprovação.

Assim, ao invés de remoer introspectivamente e de forma negativa esses pensamentos, poderíamos usar como motivação. Isso aceleraria o processo de caminhada ao sucesso.

A aprovação não consiste na credibilidade de transformação humanística, mas sim na crença do ego. Afinal, o desejo tem o potencial de atrair, mover, e destruir. O princípio fundamental para obter resultados significativos é ter consciência disto e usarmos da maneira mais saudável possível.

Ou seja, o simples levantar da cama com o pensamento de tentar criar um dia diferente é uma atitude válida. Contudo, sempre mantendo em mente que nem todos os dias o sucesso será pleno. A plenitude se inicia na habilidade em agradecer pelo aprendizado que os erros nos traz.

Encarando a vida dessa forma, nos livramos na negatividade da inveja na advocacia. Socialmente, criamos essa ideia de que a inveja é uma característica atribuída a pessoas ruins. Entretanto, precisamos entender que a cobiça é um desejo involuntário que faz parte da existência humana.

Desse modo, como pode uma pessoa ser ruim por algo que ela não escolheu sentir? Esse é o primeiro passo da nossa reflexão. Compreender que a cobiça é o desejo de ter o que outros tem, e que isso é algo natural.

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A corrosão da inveja na advocacia e como evitá-la

O fator prejudicial da inveja é a partir do momento em que ficamos tristes pela felicidade do outro. Isso é o que cria mágoas internas, pensamentos hostis e um perigoso caminho à decadência e à mediocridade.

Excluindo esse fator, alegrando-se com as conquistas dos outros, iniciamos a caminhada em uma direção oposta. A de usar a cobiça como motivador para conseguirmos aquela vitória por nossos próprios méritos.

O desejo como motivador

E é a partir deste momento que transformamos essa situação em algo positivo. Gradativamente, a vontade de atingir o sucesso semelhante ao de outras pessoas, nos empurra para a frente. Com isso, nosso foco passa a ser menos na condição do outro e mais no nosso desempenho.

Com o fim das comparações, a realização se torna muito mais próxima. Escolhemos um vídeo bastante curto que aborda esse tema de uma maneira muito clara:

Em uma realidade onde há aproximadamente um milhão de advogados em atividade no país e centenas de milhares de escritórios ativos, essas comparações em algum momento serão inevitáveis.

Que você consiga passar por esse processo de maneira saudável e mantenha seu pensamento para essa transição saudável. Certamente, trará muito mais resultado e deixará mais leve sua perspectiva sobre seu dia-a-dia.

Fale conosco e saiba mais!

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