A estrutura de escritório de advocacia está entre as decisões estratégicas que um profissional deve considerar ao entrar no mercado ou em um momento de reorganização do negócio.
E aqui não estamos falando de estrutura física, mas sim, da gestão e maneira como o negócio vai se posicionar com relação aos clientes, fornecedores, equipe interna e de forma global, no mercado.
Um planejamento do negócio é essencial para determinar qual a estrutura de escritório ideal para o modelo de atendimento que você pretende ter.
De maneira geral, podemos afirmar que há uma tendência com relação à estrutura de escritório voltada para o incentivo à autogestão dos advogados.
Mas, o que isso significa na prática? Podemos destacar que, ao contar com uma estrutura voltada para o incentivo à autonomia dos profissionais, o seu escritório se volta para uma importante tendência de mercado.
Quando falamos em escritórios com esse conceito, há uma maior possibilidade de reter advogados que estejam mais conectados às tendências atuais de gestão e, consequentemente, correspondendo às expectativas de um novo perfil de clientes.
Vamos entender juntos como se pode aplicar a estrutura de escritório voltada para a autogestão de acordo com a sua realidade?
Continue a leitura deste conteúdo!
Estrutura de escritório: o que muda na prática?
Desde a pandemia, em 2020, modelos de trabalho que incentivam a liberdade e autogestão ganharam ainda mais força quando se fala em estrutura de escritório.
A possibilidade de trabalhar a partir de qualquer lugar do mundo e expandir também os limites geográficos dos clientes é um grande incentivo à reorganização de processos.
Muitos escritórios estão aproveitando esse momento do mercado para fazer novas priorizações com relação às suas metas e, consequentemente, aos objetivos do negócio como um todo.
Aliás, é por isso que é importante enfatizar que esses modelos de estrutura de escritório não eliminam acompanhamentos e metas que se deve cumprir.
O que muda aqui é a forma como se entende a autonomia em um escritório e as estratégias que se deve criar para o alcance das metas.
Essas determinações devem ficar muito claras para as lideranças de um escritório de advocacia e repassadas de maneira efetiva para todo o time.
E mesmo que você trabalhe sozinho, ou sozinha, a sua estrutura precisa considerar processos claros com relação ao atendimento, gestão e resolução das demandas e atividades.
É essencial que se tenha clareza sobre o que deve se priorizar, independentemente do tamanho da estrutura de escritório que você atua.
Dar autonomia para a equipe e deixar de lado conceitos muito hierarquizados no atendimento pode ser estratégico.
É claro que isso vai depender muito do modelo de negócio definido para o escritório.
Porém, como já falamos no início deste texto, optar pelo incentivo à autonomia das equipes é uma importante estratégia para reter talentos.
Como estruturar um escritório?
De maneira prática, a estrutura de escritório de advocacia que está voltada para a autogestãoprecisa contar com tecnologia para funcionar de maneira integrada.
Considere que, se há a possibilidade de contar com profissionais em vários lugares diferentes, é essencial ter um ambiente único em que todas as informações estejam concentradas.
Aliás, essa questão vale, inclusive, com equipes que ainda atuam de maneira totalmente presencial. Afinal, o acompanhamento das tarefas de um escritório deve acontecer de forma organizada.
Por exemplo, na advocacia os prazos são muito importantes. E, por isso, não se pode correr o risco de perder uma visualização completa sobre o que deve ser entregue para garantir o bom andamento dos processos. E, como consequência, o sucesso com os clientes.
Para que esse acompanhamento aconteça de maneira eficiente, é importante ter uma metodologia que guie as equipes.
Clientes que contam com a tecnologia da ADVBOX em suas rotinas usufruem de uma metodologia exclusiva, a Taskscore.
Por meio dela, todas as tarefas que movimentam a estrutura do escritório são colocadas no sistema. E, para determinar a importância da realização de cada uma, de define uma pontuação.
Quanto mais importante, mais estratégica e necessitando de um profissional qualificado para resolver a atividade, mais pontos.
Por outro lado, tarefas mais simples e que tomam menos tempo recebem uma pontuação menor.
Fazer essa divisão das demandas do escritório auxilia na visualização completa sobre o que precisa ser feito.
Cada advogado e as lideranças do time têm a visualização completa das atividades. Isso estimula a autogestão entre os times.
Afinal, quando cada profissional sabe o que precisa ser entregue e qual o prazo, fica mais fácil compreender o que é determinante para o escritório.
Quais os setores de um escritório?
A estrutura de escritório de advocacia que privilegia a autonomia dos seus profissionais permite que os setores estejam muito mais interligados.
Como mencionamos anteriormente, ao visualizar de forma global as tarefas, cada advogado entende o que está sendo feito.
E o melhor, os pontos que são determinados para a entrega de cada tarefa podem ser utilizados para premiar e incentivar os profissionais.
A partir do alcance de uma quantidade de pontos é possível oferecer ao advogado folgas, incentivos para cursos, atividades de aprimoramento ou outros benefícios.
Esse tipo de ação é determinante para o estímulo à produtividade da equipe. Afinal, por meio das recompensas, há um comprometimento ainda maior com as entregas.
Aliás, outro grande benefício de permitir a autonomia dos times por meio de uma gestão integrada das tarefas de todos os setores da estrutura do escritório está no acompanhamento por meio das lideranças.
Na prática isso significa que líderes poderão entender o que está acontecendo em cada um dos processos. Isso sem a necessidade de solicitar informações de forma pessoal para cada advogado.
Ou seja, ainda mais rapidez para que as lideranças compreendam o andamento das entregas e, sem a necessidade de atuar de forma muito invasiva.
Com essa metodologia, os líderes do escritório podem buscar os advogados somente em casos específicos que precisam ser resolvidos de maneira pontual.
Reflexos da autonomia na estrutura de escritório
Ao determinar que a estrutura de escritório de advocacia terá como base a autonomia para os advogados, o reflexo também acontece no atendimento aos clientes.
Em resumo, quando um escritório de advocacia conta com o suporte de um software que é capaz de fazer a gestão das atividades, a percepção dos clientes com relação ao atendimento muda.
1. Produtividade da equipe
Isso está diretamente conectado à produtividade da equipe. Afinal, times que estão mais organizados e, consequentemente, mais atentos a cada etapa dos processos, reportam essas informações com qualidade aos clientes.
Escritórios que têm os serviços da ADVBOX, por exemplo, podem automatizar o envio de informações sobre o andamento dos processos para seus clientes.
Essa etapa é essencial para a comunicação direta e transparente e, acima de tudo, otimiza – e muito – o tempo despendido com o atendimento aos clientes.
Dessa maneira os advogados podem otimizar seu tempo, mantendo reuniões apenas para momentos em que os encontros com o cliente são determinantes para o andamento do processo.
2. Atendimento ao cliente
É importante destacar ainda que, ao utilizar a tecnologia, cada etapa do atendimento ao cliente dentro da estrutura de escritório de advocacia fica registrada em segurança.
Na ADVBOX toda a documentação dos processos é digitalizada e pode ser acessada a partir de qualquer lugar. Esse também é um recurso que garante uma importante autonomia para os advogados.
Afinal, qualquer consulta ou alteração na estratégia do processo pode ser consultada de maneira rápida, em uma única ferramenta.
E, quando falamos acima sobre integração de todos os setores da estrutura de escritório, isso também se aplica.
3. Setor financeiro
Por exemplo, quando o setor financeirodo escritório está conectado ao mesmo sistema que todos os advogados, fica muito mais fácil compreender quais as ações mais lucrativas, se há contas a receber, despesas extras que devem ser pagas.
Todo o controle, autonomia e visão da estrutura de escritório se conectam a partir da tecnologia. É por isso que os negócios que querem atrair mais clientes e reter seus talentos precisam buscar um software pensado exclusivamente para o setor.
Afinal, com uma tecnologia planejada e atualizada de acordo com as necessidades da advocacia, torna-se muito mais efetivo atingir metas e cumprir os objetivos destacados para o negócio.
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A advocacia é uma profissão que exige uma grande organização e eficiência. Para isso, é essencial contar com um software para advogados que possa ajudar a gerenciar o escritório e as atividades jurídicas.
No mercado, existem diversas opções de software para advogados disponíveis. Cada um deles oferece suas próprias funcionalidades e vantagens. Por isso, é importante escolher o software que melhor atenda às necessidades do seu escritório.
Neste artigo, falaremos sobre os principais fatores a serem considerados na hora de escolher um software para advogados. Também apresentaremos uma análise da ADVBOX, o único sistema que contempla todas as áreas do escritório!
Qual a importância de um sistema eficiente?
Um software para advogados completo e eficiente é importante para qualquer escritório jurídico. Pois, pode ajudar a automatizar tarefas, organizar informações e melhorar a produtividade dos advogados.
1. Automatização de tarefas
Um sistema completo e eficiente pode automatizar tarefas rotineiras, como o gerenciamento de clientes, processos e documentos. Ou seja, isso pode liberar tempo dos advogados para se concentrar em atividades mais estratégicas e importantes.
2. Organização de informações
Um sistema jurídico completo e eficiente pode ajudar a organizar informações de forma eficiente, facilitando o acesso e a consulta. Assim, auxilia os advogados a encontrar informações que precisam rapidamente, o que pode ser crucial para o sucesso de um caso.
3. Melhoria da produtividade
A automação de tarefas e a organização de informações podem ajudar a melhorar a produtividade dos advogados. Dessa forma, pode resultar em um aumento na quantidade de trabalho concluído, na redução de erros e no aumento da satisfação dos clientes.
Como escolher o melhor software jurídico?
A escolha do melhor software para advogados para o seu escritório depende de uma série de fatores, incluindo:
Tamanho do escritório: os softwares jurídicos são oferecidos em diferentes versões, adaptadas para escritórios de diferentes tamanhos, portanto ter uma software que se adapte a todas as situações é essencial;
Área de atuação: alguns softwares jurídicos são mais especializados em determinadas áreas do Direito;
Necessidades específicas: é importante considerar as necessidades específicas do seu escritório, como o volume de processos, o número de clientes e a complexidade das tarefas;
Disponibilidade de recursos financeiros: os softwares jurídicos podem variar bastante em termos de preço.
Como escolher um software jurídico?
Ao escolher um software para advogados, é importante considerar os seguintes fatores!
1. Funcionalidades
O software deve oferecer as funcionalidades que você precisa para gerenciar o seu escritório. Assim, algumas funcionalidades essenciais incluem gestão de clientes, gestão de processos, gestão de tarefas, gestão de documentos e gestão financeira.
2. Usabilidade
O software para advogados deve ser fácil de usar e intuitivo. Nesse sentido, isso é importante para os advogados poderem aproveitar ao máximo as funcionalidades do sistema.
Ou seja, o software deve ter uma interface de usuário simples e organizada, com menus e telas intuitivos. Além disso, deve oferecer suporte a diferentes dispositivos, como computadores, tablets e smartphones.
3. Preços
Os preços dos softwares para advogados variam bastante. Então, é importante comparar os preços de diferentes sistemas antes de tomar uma decisão.
Geralmente, os preços são cobrados por usuário ou por licença. Por isso, é importante considerar o número de usuários que irão utilizar o software, bem como as funcionalidades necessárias para o seu escritório.
Além disso, é importante que o software suporte o maior número possível de usuários sem que seja efetuada cobrança adicional.
4. Suporte
O software deve oferecer um bom suporte técnico. Nesse sentido, isso é importante para que você possa resolver problemas e tirar dúvidas.
O suporte técnico deve ser oferecido por telefone, e-mail ou chat. Além disso, deve ser rápido e eficiente, para que você possa resolver os problemas rapidamente e voltar a trabalhar.
Contudo, vale destacar que ao escolher um sistema completo e eficiente, você estará investindo no sucesso do seu escritório jurídico.
Diferencial da ADVBOX
A ADVBOX é um software para advogados que oferece uma série de funcionalidades. Assim também, o software é fácil de usar e intuitivo, e oferece um bom suporte técnico.
As principais funcionalidades da ADVBOX são as seguintes:
1. Gestão de clientes
O software permite que você registre e organize informações sobre seus clientes, incluindo dados pessoais, contatos, histórico de serviços prestados. Além disso, também é possível criar e enviar propostas de serviços, contratos e outros documentos.
2. Gestão de processos
O sistema permite que você registre e organize informações sobre seus processos judiciais, incluindo dados do processo, partes envolvidas, prazos, documentos, entre outros. Dessa forma, também é possível acompanhar o andamento dos processos e gerar relatórios.
3. Gestão de tarefas
O software permite que você registre e organize tarefas, atribuindo-as a membros da equipe e definindo prazos. Assim também, é possível gerar relatórios sobre o andamento das tarefas.
4. Gestão de documentos
O sistema permite que você armazene e organize documentos de forma segura e eficiente. Além disso, os documentos podem ser compartilhados com membros da equipe e clientes.
5. Gestão financeira
O software permite que você registre receitas e despesas, gere relatórios financeiros e acompanhe o fluxo de caixa.
Além dessas funcionalidades, a ADVBOX também oferece uma série de outras ferramentas que podem ser úteis para escritórios de advocacia, como:
Agenda: permite que você registre compromissos e eventos, envie lembretes e gerencie sua agenda de trabalho;
Atendimento ao cliente: permite que você registre e organize informações sobre os contatos com clientes, gerando relatórios de atendimento ao cliente;
CRM: o sistema permite o registro e a organização de todos os momentos de interação entre os clientes, seus processos individuais e os profissionais do escritório de advocacia;
Controladoria jurídica digital: o software permite que você acompanhe o desempenho financeiro do escritório, gerando relatórios de rentabilidade, lucratividade, etc.
Vantagens do uso da ADVBOX
O uso da ADVBOX oferece uma série de vantagens para escritórios de advocacia, como:
Eficiência: o software ajuda a organizar e automatizar tarefas, liberando tempo para os advogados se concentrarem em atividades mais estratégicas;
Redução de custos: o software ajuda a controlar custos, evitando desperdício de recursos;
Melhor atendimento ao cliente: o software ajuda a organizar informações sobre clientes, facilitando o atendimento e a resolução de problemas;
Aumento da produtividade: o software ajuda a automatizar tarefas, aumentar a produtividade dos advogados, otimizando o fluxo de trabalho;
Maior segurança: o software pode ajudar a proteger os dados dos clientes e do escritório.
Quanto custa um sistema jurídico?
O preço de um sistema jurídico varia de acordo com as funcionalidades oferecidas, o número de usuários e o modelo de contratação. É importante comparar os preços de diferentes sistemas jurídicos antes de tomar uma decisão.
A ADVBOX oferece um software jurídico completo e eficiente, que pode ajudar seu escritório a trabalhar de forma mais organizada e rápida.
Nossos planos são personalizados para atender às necessidades específicas de cada escritório. Para saber mais sobre nossos planos e preços, solicite um orçamento.
O software para advogados é uma ferramenta essencial para os profissionais que desejam otimizar seu tempo e aumentar sua produtividade.
A ADVBOX é uma solução completa e eficiente para o gerenciamento de escritórios jurídicos. O sistema conta com uma série de funcionalidades que atendem às necessidades dos advogados de todos os portes e especialidades.
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A gestão de escritório de advocacia é uma tarefa desafiadora que envolve muitos aspectos. Isso porque os advogados não apenas precisam ser especialistas em suas áreas de atuação, mas também devem gerenciar de maneira eficaz o seu negócio.
Assim, para garantir o sucesso e a sustentabilidade de um escritório de advocacia, é essencial adotar boas práticas de gestão.
Neste guia, exploraremos as principais estratégias e considerações para a gestão eficiente de um escritório de advocacia.
Qual é o papel da gestão?
A gestão de escritório de advocacia desempenha um papel fundamental no sucesso do negócio. Dessa forma, ela abrange aspectos como a administração de recursos humanos, a gestão financeira, o marketing e a conformidade legal.
Nesse sentido, uma gestão eficiente é crucial para garantir que o escritório esteja operando de maneira sustentável e oferecendo serviços de alta qualidade aos clientes.
Ou seja, uma boa gestão de escritório de advocacia é essencial para o sucesso do negócio. Ela envolve uma série de atividades, como:
Gestão financeira: controlar os gastos, fazer um planejamento tributário e avaliar os custos;
Gestão de pessoas: contratar, treinar e motivar os funcionários;
Gestão de processos: organizar e automatizar as tarefas;
Como funciona a estrutura de um escritório de advocacia?
É muito importante que gestores jurídicos se atentem às questões referentes à organização estratégica dos escritórios. Confira a seguir alguns pontos essenciais e que devem sempre ser postos como prioridade.
1. Estrutura organizacional
A primeira etapa na gestão de escritório de advocacia é estabelecer uma estrutura organizacional clara. Assim, isso envolve definir as funções e responsabilidades de cada membro da equipe, desde os advogados até os funcionários de suporte.
2. Gestão de recursos humanos
A contratação, treinamento e retenção de funcionários talentosos é essencial. Isso inclui advogados, estagiários, assistentes jurídicos e pessoal administrativo.
Assim, a gestão de recursos humanos deve enfocar a motivação e o desenvolvimento profissional, criando um ambiente de trabalho que promova o crescimento e o comprometimento da equipe.
3. Gerenciamento de casos
Uma parte significativa da gestão de escritório de advocacia é o gerenciamento eficiente de casos. Isso inclui o acompanhamento do progresso de cada caso, o cumprimento de prazos e a alocação adequada de recursos.
Dessa forma, a implementação de sistemas de gestão de casos pode facilitar esse processo.
4. Orçamento e finanças
Manter um controle rigoroso das finanças é crucial. Isso envolve a criação de um orçamento anual, o monitoramento das despesas e a avaliação do desempenho financeiro.
Além disso, a definição de preços e honorários adequados é fundamental para garantir a sustentabilidade do escritório.
Portanto, como não perder dinheiro e ter uma boa gestão financeira em um escritório de advocacia?
Estabeleça um orçamento e controle os gastos;
Faça um planejamento tributário e avalie os custos;
Invista em tecnologia e tenha uma equipe de gestão financeira qualificada.
Como atrair clientes para o escritório de advocacia?
Além disso, também é fundamental que os gestores pensem na estratégia de negócios de seus escritórios.
1. Identificação do público-alvo
A gestão de escritório de advocacia envolve a especialização e público-alvo. Identificar o seu nicho e adaptar sua estratégia de negócios para atender às necessidades desse público é essencial.
Além disso, inclui a definição de uma proposta de valor única e a construção de uma marca sólida.
2. Definindo metas e estratégias
Para uma gestão eficiente, é essencial definir metas claras e estratégias para alcançá-las. As metas podem incluir aumentar a base de clientes, melhorar a eficiência operacional ou expandir para novas áreas de prática.
Assim, as estratégias para atingir essas metas podem envolver aprimorar o marketing, otimizar os processos internos ou buscar parcerias estratégicas.
3. Desenvolvimento de clientes
A gestão de escritório de advocacia requer um foco significativo no desenvolvimento de clientes. Assim, isso envolve a criação e manutenção de relacionamentos com clientes atuais e a geração de novos negócios por meio de marketing, networking e estratégias de vendas.
4. Marketing jurídico
O marketing jurídico desempenha um papel crucial na aquisição de clientes. Isso inclui a criação de um site profissional, a participação em conferências, a produção de conteúdo jurídico de alta qualidade e o uso eficiente das redes sociais.
5. Gestão de riscos e conformidade
A gestão de riscos e a conformidade com as leis e regulamentos são fundamentais para a reputação e a integridade do escritório. Isso inclui a implementação de políticas de ética, a proteção de dados e a garantia de que todos os membros da equipe estejam cientes das obrigações legais.
Como a tecnologia ajuda na advocacia?
A tecnologia vem se tornando uma ferramenta essencial para a gestão de escritório de advocacia.
1. Gestão de documentos
O uso de sistemas de gerenciamento de documentos ajuda a organizar e a acessar facilmente os arquivos e informações necessários para casos jurídicos. Dessa forma, economiza tempo e melhora a eficiência.
2. Automatização de processos
A automatização de tarefas repetitivas, como agendamento de compromissos, faturamento e acompanhamento de prazos, pode reduzir a carga de trabalho administrativa e aumentar a produtividade.
3. Segurança de dados
A segurança de dados é crítica em escritórios de advocacia, que lidam com informações confidenciais. Por isso, a implementação de medidas robustas de segurança cibernética e backup de dados é essencial.
4. Comunicação eficiente
Ferramentas de comunicação, como videoconferências e softwares de colaboração, facilitam a comunicação interna e externa, permitindo a colaboração com clientes e colegas de maneira eficaz.
O que é hiperespecialização na advpcacia?
A hiperespecialização é uma estratégia eficaz para se destacar no mercado jurídico. Por isso, se concentre em áreas de atuação específicas, onde você e sua equipe têm domínio.
Assim, isso permite que você se torne um especialista reconhecido em seu nicho, atraindo clientes que buscam conhecimento profundo em áreas específicas do direito.
A ADVBOX pode auxiliar na gestão de escritório de advocacia
As funcionalidades da ADVBOX podem auxiliar na gestão de escritório de advocacia de diversas maneiras, incluindo:
Gestão de clientes: o software permite que os escritórios de advocacia armazenem informações completas sobre seus clientes, incluindo dados pessoais e empresariais. Isso facilita o atendimento aos clientes;
Gestão de processos: a ADVBOX permite que os escritórios de advocacia rastreiem todos os seus processos, incluindo datas de vencimento, prazos e documentos. Assim, ajuda a garantir que os processos sejam gerenciados eficientemente;
Gestão financeira: o software permite que os escritórios de advocacia registrem todas as suas receitas e despesas. Isso ajuda a manter o controle das finanças e a identificar oportunidades de melhoria;
Gestão de tarefas: a ADVBOX permite que os escritórios atribuam tarefas aos membros da equipe e rastreiem seu progresso. Isso ajuda a garantir que as tarefas sejam concluídas de forma oportuna.
Gestão de documentos: o software permite que os escritórios de advocacia armazenem e compartilhem documentos de forma segura. Isso ajuda a organizar os documentos e facilita o acesso a eles.
Além disso, a ADVBOX oferece uma série de recursos que podem auxiliar os escritórios de advocacia, como:
Automatização de tarefas: o software permite que os escritórios automatizem tarefas repetitivas, como o envio de lembretes ou a geração de relatórios. Dessa forma, libera-se tempo para os advogados se concentrarem em tarefas mais importantes.
Integrações com outros sistemas: a ADVBOX traz diversos sisemas integrados, como o CRM. Isso facilita o intercâmbio de informações entre diferentes sistemas e a centralização das informações do escritório.
Suporte técnico: a ADVBOX conta com profissionais qualificados e que estão sempre dispostos a resolver qualquer problema, além de auxiliarem na otimização da sua produção jurídica.
A prospecção de clientes é crucial para o crescimento do escritório. Por isso, algumas estratégias eficazes de prospecção para a gestão de escritório de advocacia, incluem:
Marketing Jurídico: promova seu escritório por meio de marketing online, como otimização de mecanismos de pesquisa (SEO), mídias sociais e marketing de conteúdo;
Networking: participe de eventos, reuniões de negócios e associações profissionais para estabelecer conexões e construir sua reputação;
Indicações: incentive seus clientes satisfeitos a indicar seus serviços a outras pessoas;
Publicações e palestras: escreva artigos, dê palestras e compartilhe seu conhecimento para se destacar como um especialista em sua área;
Participação em eventos jurídicos: se envolver em conferências, workshops e seminários pode expandir sua rede e atrair novos clientes.
Redes profissionais: esteja ativo em associações profissionais e grupos nas redes sociais para criar relacionamentos no setor.
O que é melhoria contínua?
Feedback e avaliação: coletar feedback de clientes e colegas de trabalho é uma parte importante da gestão de escritório de advocacia. Dessa forma, isso permite ajustar e melhorar os serviços oferecidos;
Treinamento e desenvolvimento: investir no treinamento e desenvolvimento da equipe é fundamental para mantê-la atualizada com as mudanças na lei e nas melhores práticas de gestão;
Acompanhamento de métricas: o acompanhamento de métricas de desempenho, como taxas de sucesso, satisfação do cliente e lucratividade, ajuda a avaliar o progresso e a identificar áreas que precisam de melhoria.
Dicas adicionais
Por fim, para garantir uma boa gestão de escritório de advocacia, separamos algumas dicas para te ajudar a ter sucesso no seu negócio:
Comece com um planejamento estratégico: o planejamento estratégico é essencial para definir os objetivos e as estratégias do seu escritório;
Esteja sempre atualizado: o mercado jurídico está em constante mudança, por isso é importante estar sempre atualizado sobre as últimas tendências;
Ofereça serviços de qualidade: o cliente é o foco do seu negócio, por isso é importante oferecer serviços de qualidade que atendam às suas necessidades.
Em suma, a gestão eficaz é a chave para construir uma reputação sólida no mercado jurídico e alcançar o sucesso sustentável.
Contudo, se você está buscando aprimorar a gestão de escritório de advocacia, considere a implementação dessas estratégias e práticas recomendadas. Elas podem fazer a diferença entre um escritório comum e um verdadeiramente bem-sucedido.
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O banco de petições funciona como um facilitador da prática jurídica na atualidade. Nos escritórios de advocacia, a demanda é frequentemente substancial devido à complexidade e ao volume de tarefas.
Nesse sentido, a automação de processos pode simplificar o dia a dia no escritório, aprimorar as entregas, otimizar o tempo e, consequentemente, elevar a qualidade do serviço prestado.
Sabe-se que as petições fazem parte de qualquer escritório de advocacia, sendo documentos fundamentais para formalizar demandas, apresentar argumentos e conduzir ações legais.
No entanto, graças à era digital, surgiram os bancos de petições online, que centralizam uma ampla variedade de modelos prontos para auxiliar advogados e profissionais do direito em suas atividades diárias.
O que é petições no processo?
As petições são documentos formais que apresentam solicitações, argumentações ou informações relevantes em processos judiciais. Através desses documentos, as partes envolvidas expressam suas demandas, defesas, recursos ou alegações de forma estruturada e embasada.
As petições são essenciais para o andamento e a organização dos processos legais, assegurando que todos os envolvidos estejam cientes das reivindicações e defesas apresentadas.
No entanto, é importante ressaltar que as petições devem ser redigidas de forma clara, objetiva e respeitando as normas gramaticais e jurídicas vigentes. Além disso, devem ser protocoladas no órgão judicial competente conforme os prazos e procedimentos estabelecidos pela lei.
Qual a estrutura de uma petição?
A estrutura e o conteúdo de uma petição podem variar de acordo com o país, o sistema jurídico e o tipo de processo.
Nesse sentido, um banco de petições pode facilitar todo esse processo, considerando que os modelos prontos contam com uma estrutura para uso facilitado pelo advogado.
No entanto, geralmente, uma petição contém os seguintes elementos:
Identificação das partes: Inclui informações sobre quem está entrando com a petição (autor ou requerente) e quem está sendo alvo da petição (réu ou requerido);
Qualificação e representação legal: dados sobre os advogados ou representantes legais das partes envolvidas;
Preliminares: introdução que contextualiza a petição, apresentando uma breve descrição dos fatos e a justificativa para o pedido;
Fatos e fundamentos jurídicos: apresentação detalhada dos fatos relevantes para o caso e sua fundamentação legal. Isso pode incluir referências a leis, jurisprudência, doutrina e outros documentos legais;
Pedidos: indicação clara dos pedidos feitos pela parte que está entrando com a petição. Esses pedidos podem ser a condenação da outra parte, a concessão de uma medida judicial, a realização de uma perícia, entre outros;
Provas: indicação das provas que a parte pretende apresentar para fundamentar suas alegações, como documentos, testemunhas, perícias, etc;
Requerimentos finais: solicitações finais, como a intimação da outra parte, a designação de audiência, o deferimento de liminares, entre outros;
Local e data: indicação do local e da data em que a petição está sendo elaborada;
Assinaturas: assinaturas do advogado ou representante legal da parte que está entrando com a petição.
Quais as principais vantagens de um banco de petições?
As vantagens de usar o banco de petições são diversas e impactam diretamente na eficiência e qualidade do trabalho advocatício. Ao contar com variedade de modelos de documentos prontos, os profissionais jurídicos podem dedicar mais tempo a outras tarefas igualmente importantes.
A pesquisa, elaboração e organização de petições, por exemplo, costumam consumir grande parte do tempo de um advogado. No entanto, com a utilização do software jurídico adequado, esse processo se torna significativamente mais eficaz.
Além disso, a qualidade técnica das petições também é aprimorada, uma vez que os modelos disponíveis no banco são revisados e validados, minimizando a ocorrência de erros e omissões.
Outro benefício significativo é a oportunidade de ampliação do conhecimento jurídico. O acesso a uma variedade de modelos expõe os advogados a diferentes casos, temáticas e argumentos jurídicos, contribuindo para o enriquecimento e a diversificação do seu repertório profissional.
Mais um exemplo de vantagem é a facilidade de acesso e organização proporcionada pelo banco de petições. A categorização eficiente dos modelos facilita a localização rápida dos documentos, otimizando o cotidiano do advogado.
Dessa maneira, o banco de petições se revela como uma ferramenta importante e indispensável para os profissionais do direito, promovendo eficiência, organização, economia de tempo e aprimoramento da competência na elaboração de documentos legais.
Como funcionam as petições online?
As petições online são criadas em plataformas online especializadas, como o banco de petições da ADVBOX, que oferecem uma extensa variedade de modelos prontos e personalizáveis.
Dessa forma, os advogados podem acessar esse banco de petições, selecionar o modelo mais adequado ao caso em questão e adaptá-lo segundo as particularidades do processo e as necessidades do cliente.
Como funciona:
Plataformas especializadas;
Customização e personalização;
Simplicidade e facilidade de uso;
Protocolo eletrônico.
1. Plataformas especializadas
Escolha uma plataforma de banco de petições especializada e confiável que atenda às necessidades do seu escritório para utilizar os modelos de petições online.
2. Customização e personalização
Além de oferecer modelos prontos, essas plataformas permitem que os advogados personalizem as petições conforme as especificidades do caso.
Dessa forma, os profissionais podem editar, adicionar ou excluir informações para garantir que a petição atenda perfeitamente aos requisitos legais e fatos do caso em questão.
3. Simplicidade e facilidade de uso
O banco de petições especializadas são projetadas para serem intuitivas e fáceis de usar, mesmo para aqueles com pouca experiência em tecnologia. Elas visam simplificar o processo de criação e submissão de petições, reduzindo a curva de aprendizado para os usuários.
4. Protocolo eletrônico
Uma das vantagens significativas das petições online é a possibilidade de protocolar eletronicamente os documentos diretamente nos sistemas dos tribunais. Isso elimina a necessidade de deslocamentos físicos até os fóruns para apresentação das petições, proporcionando economia de tempo e recursos.
Qual o melhor banco de petição?
Não existe um “melhor” banco de petições universalmente reconhecido, pois a escolha do melhor banco de petições pode variar conforme as necessidades individuais, o país de atuação, a área jurídica e outras preferências específicas.
Usar plataformas mais completas podem ser uma boa escolha para o uso do escritório de advocacia, isso porque é importante garantir que o mesmo seja eficiente no dia a dia do advogado,
É interessante considerar alguns de fatores importantes na hora da escolha, como:
Relevância jurisdicional: deve incluir modelos adequados à sua jurisdição, pois leis e regulamentos podem variar de um local para outro;
Diversidade de áreas jurídicas: verifique se o banco de petições abrange uma ampla variedade de áreas do direito;
Qualidade dos modelos: qualidade e precisão dos modelos de petições disponíveis, é indispensável. Eles devem estar bem elaborados, atualizados, e refletir as melhores práticas legais;
Atualizações e manutenção: o banco de petições deve ser mantido atualizado com as últimas mudanças na legislação e jurisprudência;
Integração e compatibilidade: verifique se o banco de petições pode ser facilmente integrado com outros sistemas ou softwares que você utiliza em sua prática jurídica;
Avaliações e recomendações: pesquise avaliações e opiniões de outros profissionais jurídicos sobre o banco de petições em questão.
ADVBOX: um Banco de Petições Completo
Com a plataforma da ADVBOX, além do acesso ao banco de petições com sua extensa coleção, contendo mais de 15 mil modelos de petições, o escritório pode optar por utilizar o software completo para uma gestão eficiente e ágil dos processos do escritório.
Uma característica marcante da plataforma é a capacidade de personalizar o layout do modelo ou até mesmo criar um modelo próprio, adicionando elementos como imagens, logotipos e marcas d’água para conferir um toque pessoal às petições.
Além do banco de petições completo, a ADVBOX faz uso da automação para agilizar processos cotidianos, incluindo o preenchimento automático de campos em formulários e cálculos de prazos, o que garante eficiência e precisão.
Outro exemplo, que garante mais eficiência no escritório, são as funcionalidades para o gerenciamento de casos e documentos, facilitando a organização de arquivos, o controle de prazos e a colaboração entre os membros da equipe.
Além disso, a ADVBOX, não se preocupa apenas com a qualidade e agilidade, a segurança dos dados é também uma das prioridades. Ou seja, o software atende às regulamentações legais relevantes, garantindo o armazenamento e a transmissão segura de informações sensíveis dos clientes.
Nesse sentindo, podemos dizer que a ADVBOX se destaca com seu banco de petições e software, sendo uma escolhe de destaque para os advogados. Isso, porque toda sua estrutura, personalização e automação de processos contribuem para a eficiência e qualidade do serviço jurídico oferecido pelos profissionais.
A utilização estratégica de bancos de petições, como a ADVBOX, pode, de fato, potencializar a atuação dos advogados no cenário jurídico.
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A gestão de escritório de advocacia é um processo essencial para o sucesso de qualquer negócio jurídico. Um bom gestor é capaz de garantir a eficiência e a rentabilidade do escritório, além de proporcionar um ambiente de trabalho agradável e produtivo para os colaboradores.
Neste artigo, abordaremos os principais aspectos da gestão de escritório de advocacia, com dicas para que você possa ter sucesso no seu negócio.
Para isso, vamos explorar estratégias e boas práticas que podem ser aplicadas na gestão de escritório de advocacia, visando otimizar processos, melhorar a produtividade da equipe e proporcionar um atendimento de excelência aos clientes.
Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?
O primeiro passo para uma boa gestão é definir os objetivos do escritório. Quais são os seus objetivos de curto, médio e longo prazo? Você quer aumentar a receita, expandir a atuação geográfica, ou melhorar a qualidade dos serviços prestados?
Uma vez que os objetivos estejam definidos, é importante elaborar um plano para alcançá-los. Esse plano deve ser realista e flexível, para poder ser adaptado às mudanças do mercado.
O que é um planejamento estratégico organizacional?
A estrutura organizacional de um escritório de advocacia é o arcabouço que suporta todas as operações. Ou seja, é uma hierarquia clara, com definição de cargos e responsabilidades, ajuda a distribuir tarefas eficientemente e a evitar redundâncias ou falhas de comunicação.
Além disso, o planejamento estratégico é vital para definir a direção do escritório a longo prazo, estabelecendo metas alcançáveis, alinhadas aos valores e à missão da empresa. Assim, é uma base que guia as decisões cotidianas e promove a coesão na equipe.
O que é a automação de processos?
O mundo está cada vez mais digital, e os escritórios de advocacia precisam acompanhar essa tendência. Dessa forma, a tecnologia pode ser uma aliada poderosa para otimizar a gestão de escritório de advocacia.
Existem diversas tecnologias que podem ser utilizadas por escritórios de advocacia. Algumas opções incluem:
Sistemas de comunicação: permitem que os colaboradores se comuniquem de forma eficiente;
Plataformas de assinatura eletrônica: permitem que os clientes assinem documentos digitalmente.
Essas ferramentas minimizam o tempo gasto em tarefas administrativas, permitindo que os advogados dediquem mais tempo ao trabalho estratégico e ao atendimento ao cliente, aumentando, assim, a produtividade.
Qual é a função de gestão de pessoas?
A equipe de um escritório de advocacia é seu ativo mais valioso. Por isso, investir no desenvolvimento profissional dos colaboradores é uma estratégia inteligente para garantir a excelência no serviço oferecido.
Para isso, treinamentos específicos, workshops e cursos de atualização mantêm os advogados atualizados com as mudanças no campo jurídico. Além disso, o estímulo ao trabalho em equipe e à comunicação eficaz é crucial para promover um ambiente de trabalho produtivo.
O que é o controle orçamentário?
O controle financeiro é essencial para a saúde financeira de qualquer negócio. Um bom gestor deve acompanhar de perto as receitas, despesas e investimentos do escritório, para garantir que ele esteja gerando lucro.
Dessa forma, um orçamento bem elaborado auxilia na tomada de decisões financeiras estratégicas. Além disso, a análise periódica dos resultados e a identificação de padrões de gastos possibilitam o ajuste de estratégias e a maximização dos recursos disponíveis.
Qual é a função do marketing?
O marketing e o atendimento são essenciais para a atração de novos clientes e a fidelização dos clientes existentes. Nesse sentido, um bom gestor deve investir em estratégias de marketing para promover o escritório e seus serviços.
Existem diversas estratégias de marketing que podem ser utilizadas por escritórios de advocacia. Algumas opções incluem:
Marketing de conteúdo: produção de artigos, e-books e outros materiais relevantes para o público-alvo;
Marketing de relacionamento: construção de relacionamentos com potenciais clientes por meio de e-mail marketing, redes sociais e outros canais;
Marketing digital: utilização de ferramentas e plataformas digitais para promover o escritório e seus serviços.
Por que a ética é fundamental na área da qualidade?
A gestão da qualidade deve ser uma prioridade, garantindo que os serviços jurídicos atendam aos padrões. Assim, auditorias internas e feedback dos clientes são ferramentas valiosas para aprimorar os processos e garantir a satisfação do cliente.
Além disso, a ética profissional, baseada na integridade e na responsabilidade social, é o alicerce sobre o qual a reputação e a credibilidade do escritório são construídas.
O que é mediação e gestão de conflitos?
A habilidade em gerenciar conflitos de forma eficaz é uma vantagem competitiva para qualquer escritório de advocacia. Ou seja, a mediação é uma alternativa que muitas vezes pode resolver questões de forma mais rápida e menos custosa do que litígios prolongados.
Como a ADVBOX e o escritório digital podem ajudar?
Um escritório de advocacia que deseja ser bem-sucedido deve ter uma gestão estratégica eficaz.
Nesse sentido, a ADVBOX é um software de gestão de escritório de advocacia que pode auxiliar os escritórios a melhorar sua gestão estratégica de diversas maneiras. Por exemplo:
Definir objetivos: oferece ferramentas para auxiliar os escritórios a definir objetivos claros e mensuráveis;
Monitorar o desempenho: ajuda os escritórios a monitorar seu desempenho em relação aos objetivos estabelecidos;
Tomar decisões: oferece ferramentas para auxiliar os escritórios a tomar decisões informadas com base nos dados.
O escritório digital também pode contribuir para a gestão estratégica dos escritórios de advocacia. O uso da tecnologia pode ajudar os escritórios a:
Aumentar a eficiência: os escritórios podem automatizar tarefas e processos, liberando tempo para os colaboradores se concentrarem em atividades mais estratégicas;
Melhorar a comunicação: os escritórios conseguem melhorar a comunicação entre os colaboradores e clientes;
Aprimorar o relacionamento com clientes: oferecer um atendimento ao cliente mais personalizado e eficiente.
A gestão de escritório de advocacia é um processo complexo, mas essencial para o sucesso de qualquer negócio jurídico. Por isso, um bom gestor é capaz de garantir a eficiência, a produtividade e o atendimento ao cliente.
A seguir, confira dicas para implementar uma gestão estratégica eficaz:
Defina objetivos claros e mensuráveis: o que você deseja alcançar com sua gestão estratégica?
Desenvolva um plano de ação: como você alcançará seus objetivos?
Monitore seu desempenho: como você saberá se está no caminho certo?
Faça ajustes conforme necessário: o mundo está sempre mudando, então esteja preparado para ajustar seu plano de ação conforme necessário.
1. Aplicações práticas
A ADVBOX e o escritório digital podem ser usados para melhorar a gestão estratégica de escritório de advocacia de diversas maneiras, como:
Definição de metas de crescimento de receita: pode ajudar os escritórios a definir metas de crescimento de receita com base em dados históricos e tendências do mercado;
Análise de desempenho: pode auxiliar os escritórios a analisar seu desempenho em relação às metas estabelecidas, identificando áreas de oportunidades de melhoria;
Tomadas de decisão: pode fornecer aos escritórios dados e insights que podem ajudar a tomar decisões mais informadas sobre como melhorar seu desempenho;
A adoção de uma abordagem estratégica para a gestão de escritório de advocacia é essencial para o sucesso. As funcionalidades da ADVBOX e o escritório digital podem auxiliar os escritórios a melhorar sua gestão estratégica de diversas maneiras, aumentando as chances de alcançar seus objetivos.
2. Gestão de escritório de advocacia
Em resumo, a gestão de escritório de advocacia é um desafio complexo que exige uma abordagem estratégica e integrada. Além disso, é um processo contínuo, ou seja, é importante que o gestor esteja sempre avaliando o desempenho do escritório e fazendo ajustes conforme necessário.
Contudo, seguindo as dicas deste artigo, os escritórios de advocacia estarão mais bem posicionados para oferecer um serviço de alta qualidade, superar expectativas e se destacar em um mercado altamente competitivo e aumentar as chances de sucesso.
Mais conhecimento para você!
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No cenário de gestão de escritórios de advocacia, a ameaça da falência é uma preocupação que assombra muitos empreendedores. No entanto, o conhecimento e as estratégias certas podem não apenas evitar a ruína financeira, mas também transformar seu escritório em um sucesso duradouro.
Imagine ter a capacidade de tomar decisões informadas, entender seu público-alvo, identificar áreas de lucro e ajustar as estratégias com base em dados precisos. É possível com o poder do Business Intelligence (BI) e ferramentas personalizadas.
Neste artigo, exploraremos como o BI pode ser seu aliado na jornada para evitar a falência do escritório de advocacia, garantindo sua estabilidade financeira, mesmo nos momentos de incerteza.
Descubra como prosperar, e não apenas sobreviver! Leia o artigo completo para obter insights valiosos e transformar o destino do seu escritório.
O que é falência?
Falência é um estado jurídico que ocorre quando uma empresa não consegue cumprir suas obrigações financeiras com os credores. Ela pode ser solicitada pelo próprio devedor, em um processo conhecido como autofalência, ou por um dos credores, através de uma requisição de falência.
Esse conceito e as regras que o regem estão definidos na Lei nº 11.101/2005, que regula a recuperação judicial, extrajudicial e a falência de empresários e sociedades empresárias.
O objetivo da lei é preservar a empresa, sua função social e incentivar a atividade econômica. Além disso, a compreensão desse conceito é essencial para empresários e credores entenderem os desdobramentos desse processo.
Principais causas de falência
A falência de uma empresa pode ser desencadeada por vários fatores, tanto internos quanto externos. Alguns desses elementos incluem a crise econômica, que abrange a recessão, a inflação, o desemprego e a alta dos juros.
Nesse sentido, todos esses fatores podem contribuir para afetar negativamente o desempenho financeiro das empresas e escritórios de advocacia.
Além disso, a competição feroz no mercado, a introdução de produtos ou serviços mais acessíveis ou de qualidade superior, bem como a inovação tecnológica, podem reduzir a participação da empresa e impactar sua lucratividade.
Uma gestão ineficiente também desempenha um papel crítico, à medida que a falta de planejamento, controle, organização e liderança pode resultar em uma série de erros operacionais, estratégicos e financeiros.
Como evitar a falência do escritório de advocacia?
A chave para evitar a falência do seu escritório de advocacia reside em tomar decisões fundamentadas desde o primeiro dia de operação. Essas decisões estão ligadas ao planejamento que você estabelece para o negócio.
Definir o público-alvo que deseja atingir, estabelecer metas de captação de clientes, elaborar um plano eficaz de divulgação do escritório e traçar objetivos financeiros claros são etapas essenciais.
A clareza nessas questões orientará todas as suas decisões à medida que a empresa cresce. No entanto, para obter respostas confiáveis e tornar o seu planejamento uma realidade, é essencial contar com dados precisos.
Sendo assim, a análise de dados e informações relevantes é um recurso valioso para entender o mercado, tomar decisões informadas e evitar os riscos associados à falência do escritório.
Quais são os desafios no escritório de advocacia?
A gestão financeira eficiente é um dos maiores desafios enfrentados pelos escritórios de advocacia. A habilidade de manter um equilíbrio financeiro sólido é essencial para evitar a falência e garantir a continuidade do negócio.
Para isso, o controle rigoroso de receitas e despesas é fundamental. Identificar e controlar os gastos não estratégicos é crucial. Isso envolve categorizar e distinguir os custos essenciais dos investimentos.
Ao ter um sistema de controle financeiro, é possível discernir receitas de despesas e entender a quais categorias elas pertencem. Esse é o primeiro passo para aprimorar o fluxo de caixa.
Além disso, a cobrança de honorários iniciais pode garantir uma receita constante e menor risco de falência, independentemente do tempo que um caso específico levará para ser concluído.
Para manter-se competitivo, compreenda a percepção de valor dos clientes em relação aos honorários cobrados. Portanto, uma análise eficaz permite estabelecer preços justos e remuneradores, considerando horas de trabalho, ações judiciais e desdobramentos futuros.
O que acontece com as dívidas de uma empresa falida?
Quando uma empresa entra em processo de falência, ainda é responsável por suas dívidas, mas a forma como a quitação ocorre é substancialmente diferente.
A empresa não possui mais recursos para manter suas operações ou pagar suas dívidas de maneira convencional.
A quitação das dívidas pode se dar de diversas maneiras. Um plano de recuperação judicial pode ser estabelecido, permitindo que a empresa pague seus credores de acordo com as possibilidades financeiras.
Outra opção é a venda dos ativos da empresa, com o objetivo de angariar recursos para quitar as dívidas. A distribuição do pagamento aos credores segue uma ordem específica estabelecida por lei.
Portanto, em casos de falência, o processo de quitação das dívidas é complexo e requer a aplicação de regras específicas para garantir que todos os credores sejam pagos de acordo com a lei.
Usar Business Intelligence pode ajudar a sair do vermelho
Para manter seu escritório de advocacia longe do perigo financeiro, é essencial tomar decisões embasadas em informações precisas desde o princípio. É aqui que entra o conceito de Business Intelligence, ou simplesmente BI.
Por meio do Business Intelligence, seu escritório pode realizar análises adequadas para avaliar se suas estratégias estão no rumo certo.
Um sistema de BI coleta e organiza os dados da empresa, permitindo a análise de cada área separadamente para embasar decisões assertivas.
Nesse sentido, uma abordagem baseada em dados pode ser o escudo que protege seu escritório da falência. Mas como você coloca o BI em prática? A resposta é simples: por meio da tecnologia.
A área jurídica tem se beneficiado cada vez mais da automação de processos, incluindo a coleta e organização de dados. Um software jurídico feito sob medida para o dia a dia de advogados e escritórios é a chave.
Coletar essas informações manualmente seria trabalhoso e demorado. Com um sistema de BI, esses dados estão ao seu alcance imediatamente e com precisão. Isso libera sua equipe para se concentrar na análise, encontrar soluções e implementá-las em seu planejamento estratégico.
Conectar todos esses pontos é o caminho para evitar a falência do escritório e garantir sua estabilidade financeira, mesmo nos momentos de incerteza. Com Business Intelligence, você não apenas sobrevive, mas prospera.
Devo investir no escritório em falência?
Diante do desafio de evitar a falência, investir no seu escritório é uma decisão crítica. A combinação de causas internas e externas torna a gestão financeira eficaz mais crucial do que nunca.
Mas, você não precisa enfrentar essa jornada sozinho. A chave para o sucesso está em tomar decisões embasadas em dados precisos.
Um software como a ADVBOX com recursos de Business Intelligence (BI) é sua chance de obter um respiro financeiro. O BI permite que você analise o perfil dos clientes, identifique processos lucrativos e áreas que precisam de ajustes, além de medir a produtividade da equipe.
A análise de dados é a sua ferramenta para evitar a falência, permitindo que você tome decisões informadas e mantenha seu escritório no caminho certo.
Portanto, a tecnologia é como um escudo que protege seu negócio contra os desafios da falência, oferecendo estabilidade financeira, mesmo nos momentos de incerteza. Investir no futuro do seu escritório com BI é uma escolha inteligente.
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A ADVBOX possui todas as funcionalidades úteis que um software jurídico pode oferecer!
Sendo assim, o nosso foco são escritórios de advocacia que atuam tanto para pessoas físicas quanto empresas.
Salas cheias de arquivos, anotações em cadernos e agenda com os contatos dos clientes causam mais problemas do que soluções e rendimentos. Isso porque são fáceis de perder, difíceis de organizar e trabalhosos de manter.
Ademais, aqui buscamos olhar além da digitalização e gestão de documentos e dados. Por isso, desenvolvemos o software de gestão ADVBOX orientado a proporcionar melhorias que vão da organização até a qualidade de vida do advogado.
Sendo assim, o nosso objetivo é possibilitar uma advocacia como os advogados não imaginaram ser possível ao escolherem sua profissão.
Assim, para provar o que estamos falando, iremos descrever todos os diferenciais que o software de gestão ADVBOX oferece aos seus clientes.
Sendo assim, cada tarefa tem uma pontuação relacionada – baseado na quantidade de tempo e esforço necessário para realizá-la, a qual irá somar-se aos pontos acumulados pela realização de outras tarefas.
Ou seja, se uma pessoa faz 1000 tarefas no mês e cada uma vale 1 ponto, no final ela terá 1000 pontos acumulados.
Assim, você terá um controle de produção média de cada pessoa.
Dessa forma, os membros da equipe conseguem registrar todas as suas tarefas no sistema, deixando disponível o acesso para o gestor ou setor de RH, por exemplo.
A ADVBOX proporciona ampla visão de todas as etapas do serviço prestado e possibilita a redução da carga de trabalho sem perder em produtividade.
Além disso, a versão 3.0 da ADVBOX trouxe a possibilidade de organizar squads, que permitem a divisão do trabalho em grupos especializados.
Por outro lado, também existe o workflow de tarefas, que possibilita a criação, o acompanhamento e a gestão de fluxos de trabalho personalizados.
Com o workflow de tarefas, é possível designar responsáveis por cada etapa do processo, coordenar prazos e definir fluxos de aprovação, garantindo assim uma gestão mais eficiente e organizada.
Com essa funcionalidade, os advogados podem organizar os processos por equipes, facilitando a distribuição de tarefas e permitindo um acompanhamento mais eficiente de cada etapa do processo.
Ou seja, se todos os meses determinada pessoa soma por volta dos 1000 pontos e, de repente, ela faz apenas 500, você consegue verificar que algum problema está acontecendo e trabalhar na resolução desse problema de imediato.
Ademais, essa pontuação também poderá auxiliar na constituição de bonificações e metas da equipe e com a calculadora de pontos é possível saber que a pontuação dada para cada tarefa é justa.
2. Financeiro
De maneira simples e fácil é possível fazer a gestão financeira com ADVBOX.
A plataforma fornece dados como expectativa de honorários a receber, folhas de pagamentos, cobrança de processos, gerenciamento de despesas, créditos e compras de suprimentos, dos mais básicos aos mais sofisticados que o seu escritório possa precisar.
Assim, tudo está organizado e discriminado no programa de gestão para advogados.
Dessa forma, é possível visualizar tudo que vai ser necessário pagar na semana corrente e também o que deve entrar no caixa na mesma semana, para cobrar os honorários no dia certo.
Vale salientar que, na ADVBOX, todas essas informações são visíveis e acessíveis com apenas 1 clique e que o software traz diversas possibilidades na integração com a ASAAS e nas configurações das notificações por SMS para que seu cliente fique sempre informado.
Por outro lado, também é necessário pensar a médio prazo, o que na advocacia pode representar um trimestre.
Previsão financeira
O advogado que planeja o futuro do escritório não pode basear as suas ações pensando apenas de forma imediatista. É necessário fazer análises periódicas sobre todos os setores da empresa e principalmente a previsão financeira a médio prazo.
À vista disso, um sistema que possa gerenciar todas essas informações é indispensável, pois o volume de informações que passam por um escritório é imenso e só aumenta a cada dia que passa.
Sendo assim, no Menu Financeiro ADVBOX, você pode visualizar através de gráficos de forma fácil e intuitiva a previsão financeira dos meses seguintes.
Ou seja, conferindo periodicamente o sistema, você poderá calcular e organizar os investimentos necessários para o crescimento do escritório, minimizando os riscos.
Ademais, além da fácil percepção de toda a situação do escritório, o gráfico oferece vantagens como:
Demonstrar o real desempenho do negócio dentro de um determinado período;
Apresentar uma perspectiva mais ampla dos resultados do escritório;
Permitir que os pontos que precisam ser melhorados fiquem em evidência;
Fornecer informações precisas sobre os pontos positivos do escritório;
Possibilitar que o escritório elabore um planejamento comercial eficiente, baseando-se em dados consistentes e não em suposições.
Previsão de custos fixos
A concorrência no mundo jurídico está ficando cada vez maior e isso impulsiona os escritórios a reduzirem seus honorários a todo momento para que seja possível ampliar sua base de clientes e (mesmo com redução), aumentar seu faturamento.
Entretanto, o maior problema é que a redução dos lucros geralmente não é feita com só com o aumento dos honorários, mas sim com a eliminação de custos, não importando se eles são fixos ou variáveis.
Todavia, para minimizar o impacto dos custos é necessário considerar os custos fixos, aqueles que não sofrem alteração de valor. Independem, portanto, do nível de atividade, conhecidos também como custo de estrutura. Como exemplos temos:
Limpeza e Conservação;
Aluguéis de Imóveis;
Equipamentos (parcelas);
Energia, água e internet.
Aliás, nesse quesito, o Menu Financeiro ADVBOX facilita a compreensão da relação entre os custo fixos do escritório x projeção de receita através de gráficos no mês atual e seguintes.
3. Atendimento ao cliente
Relacione-se com seus clientes de forma mais eficiente!
A base de dados do software armazena registros de clientes com processos encerrados e ativos, possibilitando consulta ao perfil completo do cliente e melhorando o diálogo com ele na hora do atendimento.
Além disso, sempre que o processo é movimentado, o cliente é notificado por SMS ou e-mail. Dessa forma, há uma demonstração de maior atenção e o faz sentir-se mais seguro.
No final, não é apenas ganhar o processo que fará o cliente satisfeito, mas também o atendimento diferenciado, que não acontece apenas na hora do contrato e da cobrança. Tudo isso sem dar mais trabalho para o advogado.
Ademais, a automação de relacionamento pode ser usada com diferentes funções: Envio de lembretes aos clientes, notificando prazos e informações sobre audiências, perícias, reuniões, atendimentos, etc.
Dessa forma, o cliente não precisa contatar o escritório para se manter informado, o que gera grande redução de custos de atendimento. De acordo com depoimentos de clientes que utilizam a ferramenta, a automação reduziu o número de ligações de clientes já contratados pelo escritório em torno de 80%.
Não perca a oportunidade de ficar reconhecido por um atendimento de qualidade e ganhar muitos novos clientes através das indicações!
4. CRMBOX
CRM é o sistema de gerenciamento do atendimento aos clientes antes e depois do fechamento de contrato de honorários.
Com o CRMBOX, o advogado tem um sistema totalmente online e digital para hospedar todas as informações necessárias para atender seus clientes com mais facilidade.
Ou seja, o CRM da ADVBOX permite gerenciar até mesmo os contatos de pessoas interessadas em contratar seus serviços e, assim, aumentar a sua base de clientes rapidamente.
Além disso, o CRMBOX possui único, mas com até 10 aparelhos simultâneos, a fim de facilitar o registro de compromissos.
5. Controladoria Jurídica Digital
A ADVBOX traz todas as funcionalidades necessárias para a implementação de uma Controladoria Jurídica capaz de transformar a produção jurídica do seu escritório.
Sistema de Prazo Fatal
A adoção do Sistema de Prazo Fatal demanda um software adequado para a operação funcionar dessa forma. Assim, na ADVBOX, o usuário que trabalha com produção jurídica pode priorizar as tarefas que envolvam o cumprimento de prazo.
Outrossim, o aviso para o usuário que atinge o prazo fatal é feito automaticamente através de um email, o qual também é enviado aos gestores:
Dessa forma, a efetividade da implementação do sistema de prazo fatal é mais assertiva, o gestor tem mais confiança para delegar as tarefas relevantes e, aos poucos, alivia sua carga de trabalho sem colocar o escritório em risco.
Menu Intimações
Com o Menu Intimações, o responsável pela Controladoria Jurídica tem total gerenciamento da sua demanda com fácil acesso, recebendo intimações e atribuindo as tarefas com facilidade.
Isso porque tudo foi pensado para agilizar o sistema RIDT (Recebe Intimação, Atribui Tarefa) ganhando tempo e agilidade para entregar um trabalho de qualidade e para levantar documentações, provas e outras demandas probatórias com mais tempo.
Ademais, é com os pequenos detalhes que o valor da ADVBOX na Controladoria se destaca:
Todas essas melhorias resultam em um aumento da qualidade do serviço jurídico, o que impacta na receita do escritório.
Estoque de processos
A ADVBOX também possui menus de gerenciamento dos estoques de processos: simples, ágeis e completos.
Além dos relatórios em excel ou pdf de estoque divididos por tipos ou grupos de ação (carteiras de processos), há também os relatórios de andamentos processuais.
Ademais, nenhuma informação é excluída na ADVBOX, mantendo total segurança da informações pelos escritórios de advocacia.
Modelos de petições para automatizar
A plataforma possui o campo de Modelos de Petições, onde as petições que o escritório produz ficam salvas, podendo serem usadas a qualquer tempo.
Além disso, a ADVBOX compõe variáveis que contém os dados dos cadastros dos clientes e faz o preenchimento automático ao abrir o modelo de petição escolhido.
Quando à segurança dos modelos de petições contidos na plataforma, estes estão seguros, pois utilizam uma extensão própria .advbox.
Ademais, esta extensão foi criada para impedir que alguém mal intencionado copie petições e dados dos clientes e utilize de forma indevida.
Além de possuir dados de clientes, os modelos de petições são a riqueza da advocacia, propriedade intelectual que carece de proteção. Essa gestão do conhecimento precisa ser zelada com primazia.
Com os modelos na nuvem a equipe pode produzir com mais rapidez, sendo as atualizações feitas para todos os membros da equipe em tempo real.
Usuários ilimitados
Além de todos estes recursos, na ADVBOX os usuários são ilimitados e a Controladoria pode liberar diferentes níveis de acesso a cada um dos usuários.
Os usuários ilimitados permitem que os históricos de interação na plataforma sejam preservados quando algum advogado ou colaborador é desligado, preservando as informações de ações ou omissões para o futuro.
6. Resultado de desempenho por fase processual e grupos de processos
Na ADVBOX, a dashboard de processos apresenta gráficos interessantes relativos às metas estabelecidas.
Essas metas podem ser configuradas a partir de grupos de processos (carteiras), ou seja, se você tem um grupo de processos trabalhistas e outro grupo de processos cíveis, é possível configurar uma meta diferente para cada um.
Além disso, você pode acompanhar o desenvolvimento de forma gradual ao longo do mês. Isso permite que, caso ocorra algo fora do planejado, uma ação imediata seja realizada para reverter o quadro.
Ademais, há também o resultado de desempenho por fase processual.
As fases padrão do software ADVBOX são:
Atendimento;
Consultoria e Serviços;
Administrativo ou Extrajudicial;
Judicial (instrução);
Recursal;
Execução e cobrança;
Arquivamento;
RH/financeiro.
Assim se torna muito mais simples de visualizar sucessos e problemas em cada uma das fases. Ao verificar dificuldades na fase administrativa, por exemplo, você poderá analisá-la em profundidade e solucioná-la.
Mas e se você esqueceu de incluir um processo no sistema logo de início ou assumiu uma causa que já estava em andamento? Na versão 3.0 da ADVBOX é possível incluir processos que estejam em qualquer fase.
Além disso, os processos agora contam com um Taskscore exclusivo, permitindo uma gestão focada em cada causa do escritório.
Ademais, para garantir que o trabalho realizado em cada processo seja sempre o mais bem feito possível, existem agora filtros no histórico de atividade e os andamentos manuais contam com campo de data, tudo para facilitar o trabalho do gestor jurídico no seu dia a dia.
Por fim, foram desenvolvidos novos relatórios e nova pauta de audiência, otimizando aquilo que já era eficaz!
7. Expectativa de honorários
Conforme o escritório alimenta o software com novos dados, valores de causas ganhas e resultados (indeferimentos e deferimentos), o Business Intelligence entra em ação.
Ele irá calcular automaticamente a média de honorários e de custos por tipo de ação ou por grupo de ação, o índice de processo ganhos por safra e o tempo médio de duração dos processos.
O cálculo é então cruzado com os tipos de ações que estão em andamento e a expectativa de quando elas serão encerradas. Esse cruzamento de informações resultará na expectativa de honorários a receber e os custos que houveram ao longo de todo processo.
Essa informação é extremamente valiosa porque é com base nesses dados que você poderá realizar um planejamento realista, o qual poderá ser executado por inteiro e com enorme segurança.
8. Law Business Intelligence
Tudo na advocacia são dados!
A matéria-prima da advocacia são os problemas das pessoas físicas e jurídicas transferidos em dados, o que transforma o Direito e a advocacia em um oceano de informações.
E como dar conta de centenas de processos em andamento, cada um deles com prazos e durações distintos?
A resposta para isso é o Business Intelligence aplicado à advocacia!
Com essa tecnologia é possível analisar milhares de dados de maneira rápida e eficiente, facilitando a compreensão de todas essas informações.
Assim, o gestor jurídico é capaz de encontrar sentido em meio a algo que inicialmente parecia um caos e transformar sua advocacia em um negócio previsível, recorrente e escalável.
Através de gráficos, indicadores, painéis e relatórios personalizados, é possível obter uma visão profunda do desempenho do escritório, identificar padrões, tendências e oportunidades de melhorias, tomando decisões mais embasadas e estratégicas.
Assim, a ADVBOX conta com um grande número de filtros dentro do Business Intelligence, garantindo que os gestores tenham uma atuação ainda mais ampla, além da possibilidade extrair dados em PDF e XLSL (Excel).
9. Integração com todos os Tribunais do Brasil
Para um escritório de advocacia conseguir os melhores resultados precisa ter a melhor tecnologia, automatizando ao máximo os processos.
É o que a ADVBOX possui com a integração total do EPROC, PJE E PROJUDI.
Agora todos os tribunais que atuam com estes sistemas de processo eletrônicos podem ser integrados com ADVBOX.
O advogado insere na ADVBOX seu login e senha dos tribunais que é mantida sigilosamente e com toda segurança contra ciber ataques. Sendo assim, o sistema faz o login no sistema do tribunal três vezes por dia e entrega no Painel de Intimações tudo organizado.
Inclusive, já insere o link dos documentos incluídos no evento que podem ser acessados com 1 clique, mesmo sem o advogado precisar fazer o login no sistema.
Dessa forma, o ganho de produtividade é imenso para todos.
10. Advocacia em Rede
A advocacia em rede é uma tendência de mercado que reflete os valores em processo de construção de uma economia colaborativa. A ideia de concorrente diminui e se instaura uma ideia de compartilhamento de conhecimento.
Assim, os clientes podem contar com os melhores advogados para cuidar de suas causas, atendimento qualificado e nenhum acréscimo de cobrança, enquanto os advogados aumentam a demanda e a produtividade sem se sobrecarregar ou aumentar os custos de trabalho.
Sendo assim, a ADVBOX possibilita o compartilhamento de processos e clientes entre advogados parceiros, os quais fornecem o que de melhor sabem fazer em prol da melhor realização dos processos.
A busca de advogados em outras localidades para realização de diligências com baixo custo também é uma possibilidade.
11. Contrate e seja contratado através da ADVBOX
A ADVBOX irá divulgar entre os gestores de escritórios uma lista de advogados que sejam também clientes com contas próprias e que ofereçam serviço de petições, audiências virtuais e diligências diversas.
A lista irá conter o nome, OAB e email do advogado que se oferece e mais 2 áreas de atuação, visando limitar esta atuação para incentivar a especialização e a hiperespecialização.
Contudo, a plataforma não irá intermediar nenhuma relação, nem cobrar por nenhum serviço ou se responsabilizar por qualquer tipo de entrega de trabalho, não sendo admitido o envolvimento no relacionamento entre os usuários.
O e-mail informado deve ser o de gestor da conta ADVBOX e servirá para adicionar o advogado como parceiro no sistema.
Critérios e requisitos para permanecer na lista
Todo cliente ADVBOX com a mensalidade em dia poderá estar na lista de colaboração, indicando apenas 2 especializações.
O advogado será excluído da lista se houver 2 reclamações sobre a qualidade da entrega do seu trabalho de diferentes contratantes ou em caso de inadimplência.
A lista será atualizada todo mês e reenviada para os gestores que solicitarem através do ticket de suporte para a consultora da conta.
12. Inteligência Artificial
A ADVBOX possui Inteligência Artificial!
Os nossos planos tem acesso à mais avançada inteligência artificial (IA) disponível no mercado jurídico, sem aumento na mensalidade.
Com ela, seu fluxo de tarefas será mais ágil e rápido, eliminando em até 43% o tempo gasto com a alimentação do sistema.
Com base no fluxo de trabalho que cada colaborador possui, a Inteligência Artificial realiza uma série de validações e interpretações a partir das tarefas finalizadas e distribuídas. Isto é, sempre que você concluir uma tarefa, a Inteligência Artificial vai sugerir as tarefas com maior probabilidade de você atribuir.
13. Gestão de Escritório de Advocacia
Todas as funcionalidades do software de gestão ADVBOX são orientadas para proporcionar as condições ideais para obter o melhor gerenciamento de escritório possível:
Coordenação de equipe facilitada, com confiança na produtividade e cumprimento de prazos do time;
Análise e planejamento financeiro bem fundamentados; qualidade de vida com redução do estresse;
Carga de trabalho sem prejudicar os resultados.
Cada passo, ação e cadastro realizados na ADVBOX irão enriquecer a sua base de informações. A análise desses dados trará diversos insights relevantes de negócio, orientando quais são os investimentos ou cortes necessários, onde se gasta muito, em que tipo de ação se ganha ou se perde.
Enfim, há uma infinidade de elementos que podem dar suporte ao planejamento do seu escritório.
E não precisa se preocupar: a ADVBOX disponibiliza essas informações com ótima visualidade a partir dos gráficos apresentados pela própria ferramenta, sendo possível projetar com muito mais facilidade os próximos passos e resultados do seu negócio.
14. Organização de processos com hashstags
Inúmeras são as formas que os advogados tentam organizar as suas petições.
Contudo, na prática todos fazem a mesma coisa: tentam lembrar o nome do cliente e procurar a petição antiga que elaborou para usar como modelo em um caso semelhante.
Pensando nisso, a ADVBOX utiliza o sistema de hashtags para marcação de processos modelo do escritório. Assim, incluímos no campo de anotações a opção para tag, sendo possível fazer qualquer tipo de marcação para organização dos processos, como por exemplo:
Marcação de casos modelos (para buscas de petição/sentença/acórdão);
Marcação de Pastas/casos;
Marcação de responsáveis do processo;
Marcação por expectativa de honorários.
Assim, para inserir a hashtag é muito fácil: Na aba dos dados do processo, basta anotar a palavra que você deseja.
Você também poderá pesquisar a sua lista de hashtags caso fique em dúvida qual tenha usado para fazer a marcação do processo.
Veja como é fácil:
Menu Pessoas
O primeiro passo é inserir o seu processo com a #.
Depois basta colocar a # escolhida para procurar o seu processo.
15. Menu Painel
Pensando no maior ‘temor’ dos advogados que é a perda de prazo, a ADVBOX possui o Menu Painelque mostra a data do término de um compromisso e, quando informado, controla o vencimento deixando a data em vermelho.
Além disso, o Menu Painel possui acréscimo de um botão para responder a tarefa. Isso faz com que a informação fique centralizada e todos se entendam. Quando uma tarefa é respondida fora da ADVBOX pode haver confusão. Dessa forma, é mais fácil o entendimento de ambas as partes.
16. Petições com QR Code
Seguindo as tendências tecnológicas para o mercado jurídico, a ADVBOX possui o gerenciamento de QR Code para petições.
O QR Code funciona como um código de barras que pode ser escaneado por câmeras de celulares. Esse código é convertido em textos ou endereços URL, que redirecionam o usuário para um conteúdo publicado na internet.
No caso do QR Code para petições, a ideia é encaminhar o juiz para um vídeo explicando a petição protocolada!
17. Método Kanban
Atualização já disponível do Método Kanban nos planos Banca Max e Elite na plataforma! É o único do mercado jurídico que possui quadro próprio de Kanban.
Método Kanban: Modelo intuitivo de gestão de projetos e tarefas através de cartões para acompanhar o andamento da produção jurídica de cada colaborador do escritório.
Com a praticidade e clareza do Método Kanban, onde o gerenciamento das demandas ocorre do começo ao fim, sua equipe se torna 45% mais eficiente!
Fale conosco!
São inúmeros os recursos que a ADVBOX possui para a advocacia.
É por isso que milhares de escritórios e advogados estão utilizando a ADVBOX no seu dia a dia, acelerando o crescimento com foco na qualidade!
Que tal experimentar nossa plataforma gratuitamente e aproveitar estes benefícios com a gente?
Basta clicar abaixo para testar grátis a plataforma ADVBOX por 7 dias gratuitos.
A gestão jurídica é uma atividade essencial, mas também complexa e desafiadora para os advogados. Por isso, os softwares para advogados, como a ADVBOX, podem facilitar o seu trabalho e otimizar os seus resultados.
Para facilitar o trabalho dos advogados e otimizar os resultados da gestão jurídica, os softwares para advogados são uma solução eficaz.
Além disso, esses softwares oferecem diversas funcionalidades que podem ajudar os advogados a gerenciar seus processos de forma mais eficiente, segura e prática.
Neste artigo, vamos mostrar como a ADVBOX pode ajudar você a gerenciar os seus processos com eficiência, segurança e praticidade.
Ficou curioso para saber as funcionalidades e benefícios da ADVBOX? Então, continue lendo este artigo e descubra qual pode ser a solução ideal para você e para o seu escritório.
O que é ADVBOX?
A ADVBOX possui um dos melhores softwares para advogados do mercado. Além disso, a ferramenta de gestão jurídica online oferece diversas funcionalidades para os advogados.
Com a ADVBOX, você pode gerenciar o seu escritório de advocacia de forma integrada, online e eficiente. Confira a seguir as principais funcionalidades:
Gestão de processos;
Controladoria jurídica digital;
Gestão de Intimações;
Gestão de Agenda;
Gestão de modelos;
CRM;
Pontuação por tarefas;
Gestão financeira;
Business Intelligence.
1. Gestão de processos
A ADVBOX é um softwares para advogados que oferece a funcionalidade de gestão de processos, que consiste em controlar e otimizar o fluxo de trabalho jurídico.
Essa funcionalidade traz diversos benefícios para os profissionais do direito, como melhorar a qualidade dos serviços jurídicos, reduzir os custos operacionais e aumentar a produtividade.
Com a gestão de processos, é possível acompanhar o andamento de cada processo por fase processual, desde a execução até os fechamentos, ajuizamentos e arquivamentos no mês atual.
Além disso, é possível ver em gráficos e tabelas o desempenho das metas de fechamento mensal por grupo de ação, avaliando a produtividade e identificando melhorias.
A gestão de processos também permite acessar relatórios de processos movimentados e fechados hoje, na semana ou no último mês, em diferentes formatos.
Esses relatórios podem ser escolhidos e filtrados por data, valor, status, cliente, advogado, entre outros critérios.
Assim, a gestão de processos facilita o acompanhamento das demandas, evita erros e atrasos, e garante a satisfação dos clientes e dos advogados.
Essa funcionalidade traz diversos benefícios, como centralizar os dados em um só lugar. Ou seja, facilita o acesso e análise, e garante a segurança e integridade dos dados, realizado por uma equipe de especialistas.
Com a controladoria jurídica digital, é possível cadastrar novos clientes e processos com facilidade, digitando o CPF ou o número do CNJ e conferindo os dados.
Também é possível cadastrar processos sem número do CNJ, marcando os campos “grupo de ação”, “tipo de ação” e “etapa de atendimento”, para organizar e segmentar o estoque de processos.
Assim, a controladoria jurídica digital facilita o gerenciamento dos dados dos escritórios de advocacia, otimizando o tempo e os recursos.
3. Gestão de Intimações
A gestão de intimações na ADVBOX é um sistema integrado que oferece agilidade e segurança na leitura, atribuição e controle de intimações.
Essa funcionalidade traz diversos benefícios, como receber as intimações de forma automática, sem precisar acessar os sites dos tribunais ou dos diários oficiais.
Com isso, é possível atribuir as intimações aos responsáveis, definir prazos e prioridades, e acompanhar o cumprimento das tarefas.
Com a gestão de intimações, o advogado pode evitar perda de prazos, multas e prejuízos aos seus clientes.
Nesse sistema, é possível ler as informações de processos eletrônicos e diários de todos os tribunais, trazendo a cópia da intimação completa para leitura.
Além disso, é possível atribuir todas as tarefas e prazos aos responsáveis, utilizando a mesma tela, e conferir se os documentos estão anexados no arquivo digital do cliente.
Outra funcionalidade é o sistema de prazo fatal, que tem alertas automatizados de proximidade de prazo e do dia do prazo, por e-mail e SMS, para o responsável e para os gestores configurados.
Assim, a gestão de intimações facilita o trabalho dos advogados, otimizando o tempo e os recursos.
4. Gestão de Agenda
A agenda da ADVBOX é uma ferramenta que permite ver e organizar todos os eventos relacionados aos seus clientes e processos.
Com a agenda, o advogado pode planejar melhor o seu tempo, evitar conflitos de horários e cumprir os seus compromissos.
A agenda da ADVBOX tem diversas funcionalidades, como ver a agenda de todo o escritório ou filtrar por colaborador, cliente, processo ou data, encontrando facilmente os eventos que te interessam.
Também é possível sincronizar a agenda integrada da ADVBOX com outras agendas externas, como Google, Apple e Outlook, mantendo todas as suas informações atualizadas e acessíveis.
Além disso, é possível criar lembretes, convites, anotações e documentos relacionados aos eventos, facilitando a sua organização e comunicação.
Logo, a agenda da ADVBOX é uma ferramenta que auxilia o advogado na gestão do seu tempo e dos seus compromissos.
5. Gestão de modelos
Entre os diversos softwares para advogados disponíveis no mercado, a ADVBOX se destaca pela funcionalidade de gestão de modelos, que facilita a criação, a organização e a emissão de documentos jurídicos.
Com essa ferramenta, o advogado pode preencher os documentos automaticamente, com poucos cliques, inserindo as variáveis do cadastro de processo e CPF.
Também é possível editar os documentos conforme as suas necessidades, seguindo a qualificação do artigo 319 do CPC, e usar a digitação por voz para transcrever o texto.
Nessa seção, é possível organizar os modelos de acordo com diferentes critérios, como tipos, áreas de direito e complexidade, facilitando a busca e o acesso aos modelos.
Além disso, é possível criar modelos semi-prontos para as ações mais comuns do seu escritório, unificando a fundamentação e atualizando as procurações, ações, contratos e peças jurídicas.
Outra funcionalidade é a emissão de documentos com dados preenchidos, que pode ser feita por meio da pesquisa de clientes na barra de buscas.
Essa funcionalidade otimiza a elaboração de petições e documentos, pois permite que o advogado crie um documento personalizado para cada cliente.
Por fim, é possível salvar os documentos na pasta digital do cliente na ADVBOX, mantendo tudo organizado e acessível.
Assim, a gestão de modelos da ADVBOX é uma ferramenta que auxilia o advogado na elaboração e na gestão dos seus documentos jurídicos.
6. CRM
O CRM da ADVBOX é um sistema de gestão do relacionamento com o cliente. Essa funcionalidade ajuda a aumentar os contratos fechados e a satisfação do cliente. Com esse sistema, o advogado pode se destacar no mercado.
Entre as diversas funcionalidades, destaca-se o cadastro de atendimentos e a abertura de processos rapidamente.
Além disso, essas ações aumentam a produtividade e a eficiência. Outra funcionalidade importante é a geração de contrato de honorários pré-configurados com dados da pessoa já cadastrados.
Ou seja, essa facilidade agiliza o fechamento de contratos. O CRM também permite segmentar clientes por origem, faixa etária e profissão.
Essa segmentação aperfeiçoa as estratégias de marketing e vendas. Assim, o advogado pode atingir o público-alvo mais adequado para o seu negócio.
Contudo, não é possível filtrar os clientes por renda ou gênero, o que poderia ser um diferencial para alguns segmentos de mercado.
Entretanto, há outras vantagens que compensam essa limitação. Uma delas é a integração com o WhatsApp Web que agiliza o atendimento e aumenta a satisfação do cliente.
Outra vantagem é a possibilidade de visualizar processos compartilhados com outros escritórios. Isso potencializa a prospecção e garante os honorários futuros.
7. Pontuação por tarefas
A pontuação por tarefas é uma ferramenta que ajuda a organizar e motivar a equipe do escritório. Para isso, permite escolher e atribuir tarefas por fase do setor jurídico e atribuir pontos para cada uma delas.
A funcionalidade também permite atribuir tarefas aos membros da equipe, definindo o responsável, o prazo e o status da execução.
Com isso, os membros da equipe ganham pontos ao cumprir as tarefas e têm acesso ao histórico de tarefas cumpridas.
A equipe pode visualizar tarefas pendentes e finalizadas, a pontuação individual e da equipe, o ranking, o gráfico de evolução e o mapa de calor das tarefas.
Essas informações ajudam a equipe a acompanhar o desempenho e identificar oportunidades de melhoria.
Por fim, a pontuação pode ser cruzada com a folha de pagamento para gerar dados sobre os custos do escritório por tarefa, por membro da equipe, por cliente e por processo.
Dessa forma, é possível identificar áreas que precisam de atenção para melhorar a eficiência e a produtividade.
8. Gestão financeira
O menu financeiro da ADVBOX é uma ferramenta completa e poderosa que permite gerenciar as finanças do escritório de advocacia de forma eficiente.
Para isso, é possível obter gráficos e relatórios financeiros atualizados em tempo real para acompanhar o desempenho do escritório.
Além disso, os advogados podem cobrar honorários à vista, parcelados ou recorrentes por boleto ou cartão de crédito. Com isso, o recebimento de pagamentos é agilizado e o fluxo de caixa do escritório é melhorado.
Essa funcionalidade também permite lançar receitas, despesas e transferências de valores entre contas e categorizá-las de acordo com os requisitos da contabilidade oficial.
Assim, a contabilidade do escritório é mantida organizada e em dia. Além disso, é possível configurar contas bancárias, cartões de crédito, categorias financeiras, centro de custos e setores do escritório.
Essas configurações permitem personalizar a ferramenta de acordo com as necessidades específicas do escritório.
Por fim, é possível integrar com a Gateway de pagamento da ADVBOX para receber pagamentos online de forma segura e eficiente.
Dessa forma, as opções de pagamento para os clientes são ampliadas e as vendas do escritório são aumentadas.
9. Business Intelligence
Business Intelligence é um sistema de análise de dados que permite cruzar informações do CRM, dos processos e financeiros, gerando insights para a gestão do escritório de advocacia.
Nesse sistema, é possível acompanhar a produtividade da equipe por advogado, área de atuação e tipo de ação.
Essa configuração também permite visualizar o andamento dos processos por fase, tipo de ação e grupo de ação. Com isso, é possível identificar tendências e oportunidades de melhoria.
Além disso, os advogados podem segmentar os honorários por grupo de ação e tipo de ação. Assim, é possível obter uma visão holística da gestão do escritório.
Esse sistema também permite ver o andamento dos processos por safras, desde o fechamento até o arquivamento. Dessa forma, é possível obter dados sobre o tempo de duração dos processos.
Além disso, é possível separar os custos por pessoal, mês de produção e custos externos ao escritório. Essas informações ajudam a identificar áreas de melhoria na gestão do escritório.
Por fim, é possível identificar os tributos e taxas bancárias relativos a cada grupo de ação. Esses dados são úteis para o planejamento financeiro do escritório.
Mais conhecimento para você!
Por aqui estamos sempre abordando assuntos quentes e relevantes para os profissionais do Direito. Confira outros textos que também podem te interessar:
O Software de gestão ADVBOX apresenta funcionalidades indispensáveis para escritórios de advocacia.
Afinal, a realidade de muitos escritórios ainda envolve salas repletas de documentos em papel, anotações em cadernos e agendas lotadas de contatos de clientes.
Esses métodos tradicionais de organização podem ser um verdadeiro obstáculo, consumindo tempo valioso, causando confusão e comprometendo a eficiência.
A ADVBOX, no entanto, vai além da mera digitalização e organização de documentos e dados. O objetivo principal deste software é promover melhorias que abrangem desde a organização até a qualidade de vida dos advogados.
Neste artigo, exploraremos minuciosamente as características distintivas do software de gestão ADVBOX, destacando como ele pode transformar a forma como os advogados abordam suas tarefas diárias.
Vamos descobrir como essa ferramenta inovadora oferece uma nova perspectiva sobre a prática da advocacia, tornando-a mais eficaz e eficiente.
Se você é um advogado, dono de um escritório de advocacia ou alguém interessado em entender como a tecnologia pode aprimorar o setor jurídico, continue lendo para descobrir as vantagens e os recursos que tornam a ADVBOX uma escolha notável.
Qual o melhor software para escritório de advocacia?
O software de gestão ADVBOX é uma solução tecnológica desenvolvida especificamente para atender às necessidades de escritórios de advocacia e profissionais do direito.
Sua principal finalidade é simplificar e otimizar a gestão de tarefas, documentos, prazos, clientes e processos jurídicos, tornando a prática da advocacia mais eficiente e organizada.
Este software oferece uma ampla gama de funcionalidades e recursos projetados para melhorar a qualidade de vida dos advogados e a eficácia de suas atividades diárias.
Entre as principais divisões que encontramos dentro dele, destacamos:
Clientes;
Processos;
Agenda;
Pessoas;
Gestão;
Financeiro.
1. Clientes
Projetou- se esta seção para que se simplifique o gerenciamento de informações sobre os clientes do escritório de advocacia.
Nela você pode registrar informações detalhadas sobre os clientes, acompanhar o histórico de atendimentos e interações com os clientes.
Dessa forma, permite-se uma abordagem personalizada e um melhor relacionamento com eles e manter a comunicação com os clientes, configurando registros de e-mails, mensagens e telefonemas para garantir a transparência e a rastreabilidade.
2. Processos
Ademais, ele possui um menu de processos, considerado um dos principais para o bom desempenho do trabalho.
Essa divisão é responsável por manter detalhes de cada caso, incluindo número de processo, partes envolvidas, histórico de ações e documentos associados.
Além de manter um controle rigoroso dos prazos processuais, evitando a perda de datas importantes.
3. Agenda
Através do menu de agenda, você consegue ver a disponibilidade da sua equipe e de todos os processos. Assim, é mais fácil conferir as atas de audiências, julgamentos e reuniões com os clientes.
Além disso, você consegue também configurar com gestores de agenda como Apple e Google.
4. Pessoas
Nessa divisão fica toda a lista de clientes do seu escritório, deste modo, pode segmentar por origem, faixa etária e profissão.
Esses são os principais dados utilizados em campanhas de marketing digital pago. No entanto, essas informações também são importantes para pesquisas
5. Gestão
Na divisão de gestão você tem acesso a uma visão completa do funcionamento do seu escritório.
Pode-se analisar o desempenho das equipes, a quantidade de clientes novos e até o andamento dos processos.
6. Financeiro
No menu financeiro, você consegue analisar visualmente uma previsão de quanto tem a receber nos próximos meses, o saldo e o valor a pagar por semana.
Também é possível cadastrar contas bancárias e cartões de crédito para fazer conciliação bancária. Os lançamentos das receitas, despesas e transferências são facilmente acessados na aba de “lançamento”, permitindo ver gráficos e relatórios robustos.
O software de gestão ADVBOX visa oferecer uma abordagem abrangente à gestão de escritórios de advocacia, ajudando a eliminar o uso de papel, a reduzir erros humanos e a melhorar a produtividade.
Essa ferramenta é uma solução para advogados e escritórios que desejam modernizar suas práticas, ganhar eficiência e proporcionar um serviço de alta qualidade aos clientes.
Quais as principais funcionalidades do software de gestão ADVBOX?
Confira a seguir as principais funcionalidades da ADVBOX!
Metas de fechamento mensal por grupo de ação;
Integração com Whatsapp Web;
Integração com o Poder Judiciário;
Pontuação por Tarefas;
Menu Gestão – Produtividade da Equipe;
Cobrança de Honorários Advocatícios;
Relatórios;
Business Intelligence.
1. Metas de fechamento mensal por grupo de ação
Um dos grandes pontos para uma boa gestão é o acompanhamento de métricas. Afinal, é através dele que conseguimos medir em “números” o nosso processo.
Com a ADVBOX você consegue colocar todas as suas metas e o plano de ação dentro da plataforma e utilizá-las para acompanhar as metas e fechamento mensal. Assim, todo mês você consegue entender onde estão os gargalos e em que pode melhorar o processo para atingir tal resultado.
2. Integração com Whatsapp Web
Outra funcionalidade que agiliza o processo é a integração com WhatsApp Web. Ou seja, dentro do software você consegue se redirecionar diretamente para o whatsapp e em apenas um clique já está no chat com o cliente.
3. Integração com o Poder Judiciário
Para um escritório de advocacia que trabalha em modelo remoto existem algumas coisas que são inegociáveis. Dessa forma, uma delas é a integração com as plataformas do poder judiciário.
Antes, em pensar que você tinha que ir presencialmente nesses espaços para acompanhar o andamento do processo, agora você consegue tudo virtualmente, permitindo uma aceleração na produtividade impressionante.
Dessa forma, a ADVBOX faz integração com: Justiça Federal, Tribunais de Justiça Estadual, Justiça do Trabalho, Justiça Eleitoral e Justiça Militar.
4. Pontuação por Tarefas
Quando o trabalho de toda equipe é remoto fica difícil acompanhar o desempenho nas atividades realizadas por cada colaborador.
Por isso, na ADVBOX, a gestão é baseada na entrega de tarefas e elas, por sua vez, podem ser pontuadas. Esse sistema eleva a produtividade de toda a equipe e sincroniza os processos.
Essas tarefas podem ser enviadas pela equipe, pelo cliente e até pelo poder judiciário.
Dessa forma, a pontuação eleva em torno 300% a produtividade pois ela padroniza a comunicação.
No entanto, para funcionar com excelência, o primeiro ponto é separar por fases todo o processo. Fragmente o seu serviço jurídico. Assim, dentro de cada etapa você pode adicionar as tarefas.
5. Menu Gestão – Produtividade da Equipe
A pontuação fica disponível no Menu Gestão. Assim, os sócios do escritório conseguem acompanhar o dia a dia e conferir segurança na delegação de tarefas e comprimento de prazo.
Essa pontuação pode ser cruzada com a folha de pagamento, permitindo informações sobre os grupos de ação e assim, facilitando a análise de custos do escritório de forma segmentada.
6. Cobrança de Honorários Advocatícios
Na ADVBOX, tudo é pensado para aproveitar ao máximo o tempo de todos.
Desse modo, pode ser feita no boleto ou no cartão de crédito com aviso de inadimplência e ficam registrados em uma aba dentro dos processos.
No entanto, para manter a segurança e privacidade dos dados, é possível bloquear o acesso de todos os funcionários ao financeiro e ainda assim permitir que eles lancem despesas no Menu Processos.
Como por exemplo, as custas processuais, cópias, deslocamento etc.
Nesse caso, é possível configurar como quiser as contas e cartões de crédito. As categorias financeiras, o centro de custos e os setores ou unidades do escritório e ainda integrar a gateway de pagamento parceira da ADVBOX.
Todas as despesas são categorizadas de acordo com os requisitos da contabilidade oficial. No padrão da receita federal.
7. Relatórios
Seguindo todas as configurações assertivas, este software de gestão consegue, com apenas um clique, obter relatórios completos de gestão.
Nesse caso, os relatórios financeiros DRE e DFC são emitidos em EXCEL já para visualização, categorizando as despesas para fácil compreensão dos sócios.
Além disso, você pode construir relatórios de processos e movimentos na plataforma e relatórios de fechamento de contrato, ajuizamentos e arquivamentos. Se precisar de opções de filtros, você também pode configurar e gerar a planilha em PDF.
8. Business Intelligence
Esse é um sistema de análise de dados dos serviços jurídicos. Assim, a ADVBOX cruza os dados do CRM com os dados de pessoas e financeiros para gerar informações necessárias para a gestão. Permitindo uma visão 360 graus do escritório.
Além disso, você consegue obter dados de pessoas, processos, taxas etc.
Quais as vantagens da ADVBOX?
Após conferir todas essas funcionalidades, é possível identificar o benefício de aderir a um software de gestão no seu escritório. No entanto, se ainda não está convencido, aqui estão algumas vantagens. Confira!
Gestão de Documentos;
Controle de Prazos;
Agenda e Contatos;
Automação de Tarefas;
Gestão Financeira;
Acesso Remoto;
Segurança e Conformidade.
1. Gestão de Documentos
Permite a organização, digitalização e indexação de documentos processuais, contratos, petições e outros tipos de arquivos jurídicos de forma centralizada e de fácil acesso.
2. Controle de Prazos
Ajuda a acompanhar e gerenciar prazos de processos judiciais e compromissos importantes, evitando, dessa forma, a perda de datas críticas.
3. Agenda e Contatos
Oferece uma agenda integrada para agendamento de compromissos, audiências e reuniões, bem como um sistema de gestão de contatos de clientes e partes envolvidas nos processos.
4. Automação de Tarefas
Automatiza tarefas repetitivas e rotineiras, permitindo, assim, que os advogados economizem tempo e se concentrem em atividades mais estratégicas.
5. Gestão Financeira
Ajuda a controlar as finanças do escritório, incluindo faturamento, controle de despesas e geração de relatórios financeiros.
6. Acesso Remoto
Permite o acesso a documentos e informações a partir de qualquer lugar com conexão à internet, tornando, dessa maneira, a advocacia mais flexível.
7. Segurança e Conformidade
Garante a segurança e a conformidade com regulamentações jurídicas, como o sigilo de informações dos clientes.
Teste agora o software ADVBOX
Se você é um advogado ou trabalha em um escritório de advocacia e está em busca de uma solução abrangente para melhorar a gestão de processos jurídicos, documentos e clientes, chegou o momento de experimentar o software de gestão ADVBOX.
Este software inovador foi projetado para simplificar a rotina dos profissionais do direito, proporcionando maior eficiência e organização.
A ADVBOX oferece a oportunidade de testar o software gratuitamente. Você pode acessar uma versão de demonstração ou um período de avaliação para explorar os recursos e funcionalidades que ele oferece.
Durante o teste, você terá a chance de conhecer em detalhes as funcionalidades disponibilizadas e avaliar como ela atende às necessidades específicas do seu escritório de advocacia. Portanto, aproveite a oportunidade para já fazer o seu teste com a plataforma ADVOX.
Mais conhecimento para você!
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A gestão digital é direcionada para negócios digitais. Ela apresenta especificidades e precisa ser bem executada para garantir eficientes resultados.
Logo, escritórios de advocacia que atuam no ambiente online e desejam bons resultados, precisam investir na gestão digital para otimizar a estratégia e os seus planos de ações.
Nesse sentido, é importante ressaltar que as ferramentas da ADVBOX são fundamentais para a inserção de uma gestão digital eficiente. Contar com boas soluções é essencial para garantir que as etapas e as tarefas dos colaboradores aconteçam com precisão e com o máximo de qualidade.
Continue a leitura e saiba mais informações a respeito da gestão digital e seu funcionamento!
Quais as principais características da gestão digital?
Atualmente, existem diversas inovações, métodos e soluções no mercado. Sendo assim, as mudanças exigem que os gestores realizem mudanças e consigam se adaptar à nova realidade, para que consiga oferecer o que existe de mais inovador aos clientes.
Dessa forma, o gerenciamento digital precisa ser uma prioridade em seu escritório, tendo em vista que ajuda melhorar o reconhecimento no mercado, conquistar novos clientes e garantir uma boa reputação online.
Estabelecer como ser reconhecido em mídias sociais e saber oferecer o serviço no online é fundamental para o sucesso de sua companhia.
Por essa razão, contar com as soluções da ADVBOX é essencial, pois ajuda a tomar decisões baseadas em dados e o gestor consegue encontrar com mais precisão os gargalos que precisam ser melhorados.
Como ter uma gestão digital de sucesso?
Com algumas estratégias é possível ter uma gestão digital de sucessos e, assim, um escritório de sucesso. Veja, a seguir!
1. Tenha um bom planejamento
Em toda empresa o planejamento é uma das primeiras etapas. Isso porque ele precisa apresentar importantes informações a respeito do negócio, como:
Criação do plano de negócios: formalize o plano de negócios da organização, entendendo os desafios, objetivos e possibilidade de crescimento;
Escolha plataformas: estabeleça as plataformas digitais que são utilizadas pelos funcionários. Nesse ponto deve-se estabelecer quais serviços são necessários para o escritório, e qual plataforma oferece esses serviços de forma segura;
Estabeleça público-alvo: entenda e estabeleça qual o público de interesse de marca e qual o perfil dos clientes que realmente consome os serviços. Conhecer suas dores e desejos é primordial para traçar as melhores ações.
2. Proporcione boas experiências para os clientes
Garantir uma eficiente experiência dos clientes deve ser o foco de uma boa gestão digital. Isso acontece porque o mercado está cada vez mais concorrido e competitivo.
Assim, a gestão digital deve incluir ações específicas de marketing, entendendo as plataformas e ferramentas que mais fazem sentido para seus colaboradores.
3. Invista em marketing digital
O marketing digital é um diferencial importante para conseguir destacar o escritório dos concorrentes. Isso ocorre porque o mercado está cada vez mais competitivo, por isso é preciso incluir estratégias específicas de marketing digital.
Saiba que para isso é preciso entender o funcionamento das plataformas e ferramentas utilizadas. Para que elas consigam oferecer bons resultados, é fundamental que elas sejam utilizadas de forma correta e adequada para o público. Logo, o gestor deve ficar atento.
4. Atente-se aos canais de atendimento ao cliente
Normalmente, um escritório digital tem uma elevada base de clientes, é preciso atentar-se aos principais canais de atendimento.
Nesse contexto, é preciso oferecer diversas opções de suporte, como chat em tempo real, e-mail e suporte telefônico para garantir que os clientes consigam acionar o time de forma rápida e fácil.
Saiba que ao fazer isso, o escritório constrói um relacionamento mais forte com os clientes e melhora sua satisfação com o público. Um atendimento de qualidade faz total diferença e ajuda no posicionamento do negócio.
5. Invista em boas soluções tecnológicas
Como já foi mencionado, é preciso investir em ferramentas e soluções tecnológicas para continuar competitivo no mercado. Contar com boas soluções, garante que o escritório consiga oferecer uma experiência positiva com seus clientes.
Na gestão como um todo, os sistemas de gerenciamento, como ERP, servem para otimizar e padronizar os processos de trabalho. Ou seja, ajudam para uma maior eficiência e produtividade de toda a equipe. As ferramentas da ADVBOX são importantes aliadas para esse processo.
O que faz um gestor de negócios digitais?
O gestor de negócios digitais é o responsável por assumir a função de gerir o negócio pela internet. É como se fosse um gerente de uma loja física, mas com preocupações e necessidades diferentes, tendo em vista que atua em um ambiente virtual.
Dentre as diferenças, podemos mencionar a forma como o profissional precisa buscar clientes, ele precisa traçar estratégias e objetivos para a construção do escritório na internet. Além do mais, precisa manter a equipe produtiva mesmo trabalhando em casa.
Para garantir sucesso no mercado, o gestor precisa saber como a companhia irá atuar no meio digital. Seja controlando as redes sociais, sites e outros canais de comunicação e as ferramentas internas. Logo, o gestor de negócios digitais é o responsável por cada passo do escritório na internet.
Dessa forma, ao decidir ter um escritório digital, é necessário um profissional de confiança e experiente para exercer essa função. O maior erro dos negócios é achar que não devem ter esse profissional.
Quais os benefícios de uma gestão digital do escritório?
Certamente, um dos principais benefícios da gestão digital é a elevação da produtividade dentro do escritório. Afinal, os profissionais passam a ter um acesso mais rápido dos dados, a comunicação fica mais otimizada e o tempo gasto realizado nas tarefas é minorado.
Além do mais, uma gestão de qualidade contribui na redução de gastos financeiros, seja pela redução de gastos com espaço físico ou até mesmo com papel. Outra importante vantagens é a flexibilização do trabalho, pois muitos acessos acontecem de forma remota.
Por meio de eficientes plataformas de comunicação e gestão, a comunicação ocorre de forma clara, rápida e eficiente. A interação entre os profissionais do escritório é mais eficiente. Sendo assim, é um benefício que tende a gerar diversas melhorias no engajamento e no ambiente de trabalho.
Por fim, outra vantagem que vale a pena mencionar é a segurança de dados O gestor escolhe recursos capazes de proteger e armazenar informações confidenciais, sem o risco de tornarem pública.
Como a ADVBOX pode ajudar você?
Ter um escritório digital é a real necessidade dos escritórios de advocacia no dia de hoje. Estamos vivendo a Era da Advocacia 4.0 e pessoas e empresas procuram cada vez mais profissionais no ambiente online.
Na advocacia o cliente sempre deseja o melhor advogado e prestar uma assessoria de qualidade sem uma tecnologia de ponta é comprometer a própria reputação.
Com a ADVBOX você terá orientação de especialistas em gestão e tecnologia jurídica durante a implantação do seu escritório vital.
A ADVBOX conta com o melhor software jurídico e ingressa no mundo facilitado pela tecnologia jurídica onde tudo está ligado com alta velocidade ficou simples e rápido. Com a nossa solução você terá o máximo de eficiência.
Portanto, a gestão digital se faz essencial em um escritório virtual, ela consiste em uma importante forma de se destacar no mercado e potencializar os resultados.
Com a ADVBOX isso se tornou ainda mais fácil, pois as ferramentas visam garantir a satisfação de toda a equipe. Gostou do conteúdo que preparamos para você? Então, aproveite para entrar em contato conosco para saber mais a respeito do assunto!
Mais conhecimento para você!
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