Tornou-se comum ouvir que recursos tecnológicos se tornaram indispensáveis no nosso dia a dia. Assim, se hoje você já contou com um GPS para chegar ao escritório, pediu comida por meio de um aplicativo ou pagou uma conta pelo telefone, certamente se beneficiou de inovações.
Todavia, você já parou para pensar quão decisiva a tecnologia da informação é para o trabalho dos advogados?
Se você está no mundo do Direito há algum tempo, deve se lembrar da quantidade de papelada que um único processo judicial exigia. As pilhas de papéis carregadas para todos os cantos…
Esse é apenas um dos pontos que se transformaram nos últimos tempos.
Mas com o avanço da tecnologia da informação a serviço da rotina dos advogados, o uso de recursos de armazenamento em nuvem se tornou mais popular e permitiu que possa se guardar os arquivos dos processos de maneira segura e com a possibilidade de acessá-los de qualquer lugar.
A digitalização dos documentos jurídicos é um dos benefícios da tecnologia da informação, mas existem muitos outros que você vai descobrir e entender como aplicá-los na prática do meio jurídico.
Quais são os recursos de tecnologia da informação?
Como falamos no início deste artigo, os recursos de tecnologia da informação estão revolucionando a maneira como os advogados atuam. Escritórios de advocacia que contam com softwares jurídicos dão um passo a mais quando o assunto é estar conectado às novas tecnologias.
Esses são apenas alguns dos pontos que a tecnologia da informação leva como benefício para escritórios de advocacia. Entretanto, é importante salientar que, antes de contratar um software para a empresa, você deve considerar pontos essenciais.
Qual o melhor software jurídico para advogados?
O principal é: conte com um software jurídico pensado especialmente para o mercado. Isso é importante porque você vai encontrar inúmeros softwares de gerenciamento de clientes, CRM, acompanhamento de projetos e de finanças no mercado.
Porém, quando um software é pensado para o público de advogados, ele já leva em consideração as características do mercado, as necessidades e, acima de tudo, oferece um atendimento especializado.
Assim, as pessoas que estão por trás do software saberão orientar sobre as configurações e treinamentos de uso.
Além disso, as atualizações do recurso também serão feitas a partir dos feedbacks dos usuários.
Os clientes que contam com a ADVBOX para realizar toda a gestão e organização do escritório de advocacia contam com todas essas vantagens.
O que é Advocacia Digital?
Um dos grandes ganhos que a tecnologia da informação trouxe para a área do Direito foi a possibilidade de acompanhar dados de produtividade e auxiliar equipes a serem mais produtivas.
Assim, profissionais que advogam à distância ou coordenam times que estão em home office precisam ter tranquilidade em saber que os prazos do escritório estão sendo cumpridos e que as tarefas estão sendo concluídas da maneira como foi previsto.
Por isso, a produtividade é tão importante. E a tendência na atual gestão de pessoas é o acompanhamento de tarefas feito a partir de entregas e não mais controlando o tempo que cada integrante da equipe passa no escritório.
Sistema de Pontuação por Tarefas
Na ADVBOX os clientes contam com o Sistema Taskscore, uma metodologia que divide as demandas em várias tarefas e, cada uma delas recebe uma pontuação diferente. Por meio da tecnologia da informação, compartilha-se as atividades e cada pessoa da equipe recebe pontos a partir das entregas.
Esse método é muito mais assertivo para a gestão de tarefas pois incentiva que as equipes entreguem as ações pendentes para acumular mais pontos que são convertidos em benefícios.
Um software jurídico é a melhor forma de realizar esse acompanhamento das tarefas tanto pela equipe de gestão quanto pelos advogados.
Além disso, a produtividade das equipes aumenta com outro recurso fundamental que só pode ser executado com a ajuda da tecnologia da informação: o acompanhamento automatizado de processos.
Com a ajuda de recursos de inteligência artificial, os mais de 280 robôs da ADVBOX fazem uma verdadeira varredura nos tribunais brasileiros em busca de informações sobre os processos cadastrados pelo seu escritório.
Esse acompanhamento acontece durante 24 horas e as atualizações ficam disponíveis automaticamente no software. Com esse recurso a equipe de advogados ganha em:
Produtividade e economia de tempo, já que não é necessário acompanhar manualmente os sites dos tribunais;
Evita erros e esquecimentos de prazos, já que o trabalho é automatizado e o software gera alertas para avisar os advogados sobre as novidades;
Credibilidade com os clientes que terão ainda mais segurança e confiabilidade nos seus serviços.
1. Benefícios para os clientes
E por falar em clientes, eles também são beneficiados pela tecnologia da informação aplicada ao meio jurídico.
Clientes que contam com advogados e escritórios que operam com recursos inteligentes têm muito mais informação e confiança à sua disposição.
Isso acontece porque, por exemplo, o escritório pode automatizar o envio de mensagens para os clientes sempre que houver alguma movimentação relevante sobre o processo.
Dessa forma, a pessoa se mantém informada e, ainda, tem a certeza que o advogado está atento aos prazos e acompanhamento da ação. Lembre-se: clientes bem atendidos costumam voltar e, acima de tudo, indicar seu trabalho para mais pessoas.
Qual a importância da informação para um escritório de advocacia?
No decorrer de todo o texto falamos sobre a importância da tecnologia da informação para escritórios de advocacia. E para finalizar nossa conversa, vamos destacar que softwares jurídicos podem auxiliar também na captação de novos clientes para o escritório.
A partir das informações cadastradas no CRM do escritório é possível identificar os perfis mais comuns de clientes e, a partir desses dados, prospectar outras pessoas com as mesmas características.
Você pode estabelecer ações de marketing de conteúdo utilizando as informações captadas a partir dos resultados do seu software jurídico.
A ADVBOX oferece essas e outras funcionalidades que vão levar muito mais inteligência para o seu negócio. Clique abaixo e faça o teste gratuito.
Encontrar o equilíbrio do custo benefício de um software jurídico é o primeiro passo para qualquer escritório que almeja alcançar sua saúde financeira. Afinal, essas ferramentas existem para otimizar a rotina de trabalho, não pesar na efetividade da produção do escritório.
Nesse sentido, é importante compreender que os benefícios trazidos por um software provêm principalmente das suas funcionalidades. Isto é, elas justificarão os custos de se obter determinada ferramenta.
Em outras palavras, um software jurídico com as funcionalidades adequadas se torna viável financeiramente. Principalmente devido ao acréscimo de produtividade que a equipe adquire com a sua utilização.
Da mesma forma, a gestão sofre um transformação que aumenta significativamente sua assertividade.
Dentre todas as possibilidades que um software jurídico pode apresentar, os usuários ilimitados estão entre aqueles que apresentam mais vantagens em relação ao custo benefício. Com efeito, ao não limitar o número de usuários, permite a facilitação da expansão das atividade do escritório.
Para saber mais sobre o assunto e descobrir qual software jurídico traz o melhor custo benefício do mercado, siga com a leitura desse post!
Qual a definição de custo benefício?
Custo benefício é um termo que diz respeito aos gastos e investimentos necessários para a realização de um determinado projeto. Em contrapartida são analisadas as vantagens trazidas por ele para a organização, equipe ou escritório que pretende executá-lo.
Dessa forma, ao contratar um software jurídico para otimizar a rotina de trabalho da equipe do seu escritório, o gestor precisar ter certeza que os custos necessários para a sua contratação sejam convertidos em investimento.
Ou seja, que as funcionalidades apresentadas por essa ferramenta são capazes de melhorar os fluxos de trabalho. Assim, ao fim da esteira da produção jurídica, os ganhos financeiros compensarem o valor aplicado para sua realização.
Qual o melhor software jurídico para advogados?
O melhor software jurídico será aquele que for capaz de atender as demandas do escritório que o contratou.
Isto é, se um escritório tem como objetivo a expansão das suas atividade jurídicas, o software jurídico não pode ser um empecilho para esse crescimento. Pode parecer óbvio, mas muita gente não lembra desse detalhe no momento da contratação de um sistema jurídico.
É provável que você já tenha visto muitas ofertas de softwares jurídicos enquanto navega pela internet, muitas vezes com valores muito interessantes. Contudo, há um detalhe que essas empresas buscam esconder em seus comerciais.
Grande parte desses sistemas limitam a quantidade usuários que cada escritório pode cadastrar. Desse modo, as equipes precisam muitas vezes compartilhar senhas ou o acesso ao software é limitado a apenas alguns usuários.
Essa situação tem um impacto direto e expressivo na eficácia da gestão da equipe do escritório. Uma das principais vantagens da utilização de um software jurídico é a centralização e o compartilhamento das informações, além do registro de ações para levantamento de dados.
Ambas são afetadas pela limitação de usuários.
Ou seja, ter usuários ilimitados é peça fundamental para uma expansão constante.
Quais os melhores softwares jurídicos?
A ADVBOX, software jurídico focado gestão de escritórios, permite a inclusão livre e ilimitada de usuários sem cobrar nada a mais por isso, resultando no melhor custo benefício do mercado.
A ADVBOX não vincula a sua lucratividade a uma onerosidade crescente e absurda do custo de TI pelos escritórios de advocacia, mas sim à sua própria capacidade de oferecer um software de gestão com as funcionalidades mais relevantes aos advogados e escritórios em geral.
Acima de tudo, sabemos que a realidade de todos os escritórios é um caixa refém de grande e constantes oscilações.
Nesse caso, é comum que gestores fiquem em dúvida sobra a viabilidade da tecnologia para seus escritórios. Não é incomum que os escritórios assinem algum software de gestão mais antigo, muitas vezes com apenas 1 ou 2 usuários, e dividam o login entre todos os colaboradores. Muitas vezes com mais de 20 pessoas compartilhando o mesmo usuário.
Assim, ocorre que realizar cobrança por número de usuário leva o software jurídico a abandonar uma das sua principais funcionalidades. A saber, a capacidade de registrar e organizar toda Gestão de Recursos Humanos.
Dessa maneira, a ferramenta de torna um incômodo para o dia adia de trabalho e perde totalmente o sentido. Além disso, essa estratégia impossibilita o equilíbrio do custo benefício, uma vez que os custos se elevarão conforme o crescimento da equipe do escritório.
Por outro lado, a ADVBOX permite que o gestor inclua todos os colaboradores do escritório no sistema, otimizando ainda mais o benefício trazido pela aquisição de um software jurídico.
Ademais, também é possível registrar informações e registros de RH, diferente da grande maioria dos softwares jurídicos disponíveis no mercado, como salários, jornada de trabalho, cargo, etc.
O que é RH jurídico?
Você sabe quais são as duas funções mais importante para administrar o RH do escritório?
A anotação e registro de atribuição, cumprimento e movimento do fluxo de trabalho, permitindo a manutenção do registro de todas as tarefas cumpridas dos usuários que saem da banca, consentindo a qualquer época a auditoria e comprovação de quem é o responsável por cada tarefa cumprida ou não;
possibilidade de controle de produtividade por tarefas e não apenas por horários, com a atribuição de pontuação mensal a ser controlada pelo gestor.
Em virtude de o setor do RH ter essas exigências tão específicas, é possível compreender como a limitação de usuários em um software jurídico afeta a sua rotina. Em outras palavras, como é possível fazer esse controle em escritórios com 15 ou 20 colaboradores, entre funcionários e advogados, com a limitação de usuários?
A resposta é simples: Não é possível!
Assim, nossa equipe de analistas vem percebendo cada vez mais como a possibilidade de ter usuários ilimitados trazida pela ADVBOX é capaz de auxiliar no que é preciso para ter um escritório escalável.
Ou seja, com o limite do número de usuários, a mensalidade do software tende a crescer junto com o aumento da sua equipe e antes mesmo de que o resultado financeiro seja beneficiado por esse crescimento. Isso se torna uma espécie de freio de produtividade.
É muito comum que, mesmo sem oferecer muitas funcionalidade, as mensalidades de tais softwares de gestão possam chegar a valores absurdos e que vão totalmente contra a realidade do mercado jurídico atual.
Quanto custa um software jurídico?
A maioria dos softwares jurídico apresentam planos de acordo com as necessidades de cada escritório de advocacia.
A grande diferença é que enquanto alguns softwares têm aumento escalonável de acordo com as funcionalidades disponibilizadas, a ADVBOX apresenta três planos fechados que se enquadram à realidade de qualquer escritório de advocacia brasileiro.
Ou seja, o gestor poderá se programar com antecedência para uma variabilidade na mensalidade, sem se preocupar com pequenos aumentos constantes.
Nenhum software tem elevação de custos caso seu cliente decida incluir mais usuários. Sendo assim, compreendemos como injusta essa cobrança, trata-se apenas de uma agregação de valor que tem como objetivo onerar a operação do escritório em questão.
Essa foi uma forma encontrada por algumas empresas para precificar o produto de maneira que ele vá onerando gradualmente o escritório cliente, a medida que possui mais dependência do sistema, garantindo que a empresa de software não se preocupe em melhorar o produto ou oferecer avanços e novas funcionalidades.
Entretanto, aqui na ADVBOX concordamos que esse aumento de receita não pode se dar de maneira imprevista, a gerar dependência entre o cliente e a empresa. Nossas mensalidade sofrem alteração apenas após apresentarmos melhoras que sejam aprovadas por nossos clientes.
Esse modelo proporciona a contratação de serviços suplementares opcionais, sem criar amarras amarras para o cliente.
Isso possibilita um alívio financeiro os escritórios, permitindo que eles tenham o tempo necessário para manter a organização interna e crescer, aumentando seu pessoal e receita, para que futuramente possam contratar mais serviços, de acordo com a sua necessidade e possibilidade.
Você pode abrir uma conta gratuita e aproveitar o período de teste para conhecer nossa plataforma!
É muito comum entre escritórios, principalmente os que estão iniciando no mercado, a prática de assinar um software de gestão jurídica e utilizar apenas um usuário entre toda a equipe.
A princípio, esse pode parecer uma boa opção para economizar dinheiro. Afinal, muitos softwares cobram um valor adicional por usuário cadastrado. Contudo, a longo, ou até mesmo médio, prazo essa atitude pode trazer diversos problemas.
Com apenas um usuário sendo utilizado é muito difícil que o gestor identifique quem são os responsáveis pela realização de cada tarefa. Assim, o que parecia uma boa solução acaba afetando diretamente a produtividade individual da equipe do escritório.
Além disso, com a dificuldade de gestão individual dos colaboradores, o escritório observará em pouco tempo a diminuição da qualidade da sua produção jurídica.
Nesse post vamos falar um pouco mais sobre os prejuízos trazidos por esse tipo de atitude e explicar como os software de gestão jurídica pode ser um grande aliado para o crescimento do seu escritório de advocacia.
Boa leitura!
O que são softwares jurídicos?
Softwares jurídicos são sistemas tecnológicos que otimizam o trabalho de produção jurídica realizados pelas equipes dos escritórios de advocacia.
Desse modo, tarefas que normalmente exigem muito tempo para serem realizadas como análise de dados ou elaboração de planilhas financeiras são facilitadas pela utilização de um software de gestão jurídica.
Contudo, a maioria desses sistemas são desenvolvidos para serem utilizados de forma individual, ou seja, com cada colaborador tendo um usuário específico. Quando mais de uma pessoa utiliza o mesmo usuário as funcionalidades desses sistemas ficam comprometidas.
Em outras palavras, essa atitude gera um sem fim de transtornos!
Esses transtornos refletem, principalmente, na falta de controle sobre a qualidade do trabalho realizado. Alguns dos mais comuns são:
Não saber quem cumpriu ou errou determinada tarefa;
Não conseguir medir a produtividade individual;
Não ter clareza sobre quem não deixou de realizar;
Não ser capaz de determinar quem foi o responsável pela perda de algum prazo;
Confusão de agenda por ela ser compartilhada por diversas pessoa.
Portanto, na intenção de fazer economia, alguns escritórios acabam por perder dinheiro em razão dos problemas ocasionados pela falta de organização que o compartilhamento de usuários no software de gestão jurídica causa.
Entretanto, muitos gestores não percebem esse prejuízo já que ele não é imediato e ocorre a longo prazo. É interessante notar que usuários individuais permitem tanto a análise individual quanto a coletiva de desempenho da equipe.
Confira a seguir como é o software de gestão individual pode auxiliar nessas duas análises!
1. Análise coletiva de desempenho
Com usuários individuais o gestor do escritório é capaz de analisar todas as falhas operacionais e corrigi-las rapidamente.
Ou seja, caso perceba que há alguma tarefa que demanda mais tempo do que está sendo dedicado a ela, o gestor pode tomar a iniciativa de realinhar o fluxo de trabalho a fim de que os colaboradores possam dedicar a ela o tempo necessário.
Da mesma forma isso pode ser realizado com relação à qualidade da produção. Caso seja percebida uma queda na qualidade do que é realizado pela equipe, o gestor pode identificar o fator determinante e buscar soluções.
2. Análise individual de desempenho
Do mesmo modo é possível identificar problemas ligados a indivíduos específicos.
Com usuário individuais o gestor pode ver o que cada um está produzindo e identificar quem está fora do ritmo dentro da equipe. Assim, é mais fácil perceber se o problema tem relação com esforço aplicado ou com algo mais geral que está afetando o desempenho do colaborador.
É sempre muito importante que o gestor lembre-se que seus colaboradores são humanos e, por isso, possuem problemas pessoais. Dessa forma, quando a queda na produtividade for percebida é crucial conversar com o indivíduo e compreender o que está causando isso.
Contudo, a identificação ágil dessas questões é capaz de modificar totalmente a dinâmica de produção do seu time jurídico.
Qual a função de um gestor jurídico?
O gestor jurídico é o responsável por garantir que o escritório de advocacia mantenha seu funcionamento eficiente e lidar com entraves a isso.
Assim, cabe a esse profissional verificar o que pode ser melhorado no fluxo de trabalho da equipe e, se for o caso, adequar algum colaborador que demonstre melhor desenvoltura em outra função.
As escolhas realizadas pelo gestor agora irão influenciar muito o futuro do escritório e da sua equipe. Ou seja, sempre que uma decisão parecer vantajosa no presente, é preciso realizar um exercício de previsão e analisar os impactos no futuro.
Caso o gestor não tenha esse tipo de atenção poderá precisar lidar com um bola de neve de problemas e prejuízos causada por um lapso do passado. A utilização de usuários compartilhados se enquadra nessa categoria.
Todo software de gestão jurídica é idealizado para ser usado em um fluxo de trabalho dinâmico. Dessa maneira, utilizá-los de maneira inadequada pode levar o gestor a imaginar que fez uma má escolha na contratação, mas a culpa pode não ser do sistema em si.
Ou seja, não caia na cilada de tentar baratear algo que certamente lhe trará muitos prejuízos no futuro. Para evitar isso faça o cadastro de todos os colaboradores para ter um sistema de distribuição de tarefas organizado e aproveitar todas as possibilidades trazidas pelo software contratado.
Mas você sabe como escolher o software de gestão jurídica adequado para o seu escritório?
Como escolher software jurídico?
Como gestor jurídico, você sabe que a escolha do software jurídico certo para o seu escritório é uma tarefa importante.
O software correto irá ajudar a melhorar a produtividade do seu time, a aumentar a eficiência no fluxo de trabalho e a garantir que seu escritório esteja sempre alinhado às melhores práticas no gerenciamento de documentos e processos.
Existem algumas dicas que podem ajudar até mesmo os gestores menos experientes a realizarem uma escolha de software de gestão jurídica acertada!
1. Analise suas necessidades
O primeiro passo é identificar quais são suas necessidades específicas. Analise quais áreas do seu escritório precisam de maior automação, o que o seu escritório faz melhor e quais são as áreas que precisam melhorar.
2. Pesquise seu mercado
Depois de ter definido suas necessidades, é hora de pesquisar os produtos do mercado. Examine como cada software se encaixa em suas necessidades e faça uma lista de possíveis opções. Não se esqueça de considerar os recursos, funcionalidades, preços e suporte.
3. Solicite demonstrações e testes
Peça demonstrações e testes dos produtos que você está considerando. Os testes oferecem uma ótima oportunidade para você ver como o software se comporta em seu próprio ambiente.
Muitos softwares têm período gratuito de testes, utilize esse período para testar todas as funcionalidades oferecidas e analisar como elas se enquadram na realidade do seu escritório.
4. Avalie o suporte
O suporte é uma parte importante de qualquer software. É importante que você escolha um fornecedor que ofereça suporte adequado para garantir que seu escritório esteja sempre funcionando corretamente.
5. Monitorar a atualização
Certifique-se de que o software que você está usando esteja sempre atualizado. Isso garantirá que você esteja usando as versões mais recentes e seguras do software.
Assim você evita atrasos na produção e problemas relacionados à segurança no tratamento de dados dos seus clientes. Esse é um aspecto ao qual muitos gestores não prestam atenção, mas que é crucial para a autoridade e bom funcionamento do escritório.
Qual é o melhor software jurídico?
O melhor software jurídico é aquele que oferece à sua equipe a melhor solução para suas necessidades jurídicas. É importante que o software seja fácil de usar, ofereça recursos avançados e seja intuitivo para que a gestão e os processos sejam simplificados.
O software de gestão jurídica deve fornecer às equipes as ferramentas e recursos necessários para gerenciar processos, organizar documentos, acompanhar andamentos e muito mais. Ele deve também se integrar com outras plataformas para simplificar ainda mais o trabalho.
Além disso, o software jurídico deve ser seguro para armazenar e gerenciar todos os dados relacionados aos processos jurídicos. A ferramenta deve também oferecer recursos de pesquisa, para que a equipe possa encontrar rapidamente informações relevantes e manter o controle de todos os processos.
O software de gestão jurídica deve oferecer ainda serviços de suporte ao cliente, para que a equipe possa obter assistência de qualidade a qualquer momento.
Ainda por cima, é importante que a ferramenta ofereça recursos avançados como análise de dados e Business Intelligence para que a equipe possa obter insights úteis para tomar melhores decisões.
Ao escolher a melhor solução de software jurídico, é importante verificar se a plataforma atende às necessidades do seu escritório. Assim, você pode assegurar que as informações estejam sempre seguras e que a equipe possa aproveitar ao máximo as funcionalidades oferecidas pelo software.
Contudo, pode ser que após ler todo esse artigo e perceber os diversos detalhes que precisam ser analisados você esteja se perguntando sobre a importância de utilizar tecnologia na produção jurídica. Saiba que ela é essencial.
Siga a leitura para saber mais!
O que é tecnologia jurídica?
A tecnologia jurídica é uma área de pesquisa que aproveita as últimas tecnologias para automatizar e melhorar os processos jurídicos.
Ela pode ser usada para melhorar a eficiência, a precisão, a segurança e a qualidade dos serviços jurídicos. A tecnologia jurídica ajuda os advogados e outros profissionais a se adaptarem ao rápido crescimento de informações e casos jurídicos.
Assim, a tecnologia torna possível o gerenciamento eficiente e seguro de documentos, dados e informações jurídicas.
Ela também oferece uma variedade de ferramentas tecnológicas, como sistemas de gerenciamento de documentos, gerenciamento de processos e inteligência artificial, para ajudar os profissionais a identificar e gerir casos com maior eficiência.
A tecnologia também permite que os advogados se mantenham atualizados sobre as leis e regulamentos, ajudando-os a tomar decisões informadas e orientar seus clientes de forma mais eficaz.
Ela também facilita a monitorização de casos e a obtenção de informações relevantes.
A tecnologia jurídica é uma área em rápido crescimento e é cada vez mais usada para melhorar o desempenho dos serviços jurídicos. Ela pode ajudar os advogados a se adaptarem às mudanças na área e aumentar a eficiência, a segurança e a qualidade de seus serviços.
Uma das grandes inovações referentes à tecnologia jurídica é o Business Intelligence. Com ele é possível automatizar o fluxo de trabalho do escritório e tornar mais eficiente o seu crescimento.
O que é um Business Intelligence?
Business Intelligence (também conhecido pela sigla BI) é uma abordagem estratégica muito utilizada no mundo empresarial e que está cada vez presente no mercado jurídico.
Sua função é ajudar os escritórios a obterem vantagem competitiva, tomando decisões mais inteligentes e baseadas em dados, métricas e estatísticas.
Ele fornece uma visão de análise de dados que permite que as organizações obtenham informações valiosas para melhorar suas operações, alcançar metas e tomar decisões que não sejam baseadas apenas na intuição.
A Business Intelligence realiza a coleta e análise de dados a partir de fontes internas e externas. Este processo de análise de dados ajuda os escritórios a identificarem tendências, desenvolver insights e prever resultados futuros.
Por exemplo, os gestores podem usar a Business Intelligence para acompanhar padrões de comportamento dos clientes, monitorar os desempenhos dos serviços oferecidos e entender como melhorar sua atuação jurídica.
Em resumo, a Business Intelligence oferece aos gestores um auxílio para a tomada decisões de negócios mais assertivas. Ela permite que eles, a partir da análise do dados apresentados, melhorem as operações internas, alcancem as metas e objetivos mais rapidamente e mantenha a competitividade no mercado.
Escolha o software de gestão jurídica mais adequado à realidade do seu escritório, faça a divisão de usuários de maneira adequada e desfrute de todas as possibilidades trazidas pela tecnologia jurídica.
Assim que um profissional na área do Direito se forma, várias possibilidades se abrem para o caminho na área jurídica.
Entre as tantas opções, empreender na área jurídica tem sido uma opção cada vez mais levada em consideração. No entanto, pouco ainda se fala sobre o empreendedorismo na advocacia na prática.
Esse tema pode até mesmo ser considerado um tabu entre advogados, visto que, por muito tempo, a palavra empreendedorismo se confundiu com uma ação mais mercantilizada.
Dessa forma, devido principalmente à função desempenhada pelos advogados em nossa sociedade, muitos profissionais têm receio até mesmo de estar burlando alguma norma. Afinal, até pouco tempo a OAB não permitia nem mesmo a prática do marketing jurídico, como bem sabemos.
O que é empreendedorismo na advocacia?
Porém, o conceito está muito mais relacionado à estratégias utilizadas para conduzir o próprio negócio dentro da advocacia. Muito mais do que abrir um escritório, o empreendedorismo na advocacia se conecta com a visão empreendedora.
Ademais, essa se relaciona com enxergar tendências e acompanhar as mudanças do meio jurídico. Fazer uma gestão completa do escritório, percebendo as necessidades do mercado e também dos profissionais.
Advogados que apostam nos conceitos de empreendedorismo na advocacia enxergam além dos processos. Há um cuidado para oferecer experiência aos clientes, uma aposta na tecnologia e na implementação de ideias novas para resolver desafios.
Aliás, neste post da ADVBOX vamos abordar quais os maiores desafios enfrentados por advogados que querem empreender no setor, quais os caminhos devem ser seguidos e de que maneira a tecnologia pode ser um suporte para a atuação neste mercado.
Vamos juntos?
Como empreender na área de Direito?
O primeiro passo para iniciar o empreendedorismo na advocacia na prática é compreender que o profissional jurídico que se pretende empreendedor precisa ter uma visão de negócios.
Os conhecimentos técnicos acerca do Direito são fundamentais, mas é necessário buscar especialização em áreas mais diversas e que normalmente não são abordadas nas faculdade de Direito do Brasil.
Conhecer, ainda que de forma superficial inicialmente, sobre gestão, administração e o próprio empreendedorismo em si é a chave para iniciar sua caminhada empreendedor e colher os primeiros frutos do seu esforço, a visão de quem quer empreender na área precisa ser de visão de negócio.
Isto é, não basta abrir um escritório e iniciar a captação de clientes de qualquer forma acreditando que vai ter ótimos resultados. Embora alguns números possam surgir inicialmente e dar a impressão de que está dando certo, isso não irá durar muito.
Ou seja, a recomendação dada a quem deseja iniciar o seu empreendedorismo na advocacia na prática é começar criando um planejamento estratégico. E isso vale não apenas para iniciantes, mas até mesmo para quem já abriu o escritório mas ainda sente que é necessário aprimorar a sua gestão e os seus resultados.
Em que consiste o planejamento estratégico no Direito?
Desse modo, para fazer o planejamento estratégico do seu escritório de advocacia e iniciar empreendedorismo na advocacia na prática com uma visão empreendedora, comece respondendo duas perguntas sobre o mercado em que você quer atuar:
Onde estão os principais gargalos?
Quais as necessidades latentes da região em que você está?
Certamente, com as respostas para essas duas questões você já terá informações suficientes para começar o seu planejamento estratégico de maneira bem estruturada.
Lembre-se que com todas as possibilidades trazidas pela advocacia digital o seu mercado pode se tornar ainda mais amplo. Quanto mais bem preparado o escritório estiver para atuar em seu nicho, tanto profissional quanto geográfico, maior o número de possibilidades que irão surgir.
Em resumo, basta que você inicie esse planejamento para observar as imensas vantagens que poderá alcançar com o empreendedorismo na advocacia na prática.
Como se faz um planejamento estratégico?
Porém, de forma geral, um bom planejamento para que você seja capaz de empreender na sua carreira jurídica pode começar com um plano de ação. Existem várias técnicas que já são muito conhecidas no mundo da administração e que podem ser aplicadas para o meio jurídico de maneira simples.
Uma das mais famosas e divulgadas atualmente e que traz muitas contribuições para uma visão completa do negócio é a ferramenta chamada de 5W2H. A partir dela é possível estruturar o planejamento com uma sequência de respostas para 7 perguntas. São elas:
What (o que será feito?);
Why (por que isso será feito?);
Where (onde isso será feito?);
When (quando isso será feito?);
Who (quem é a pessoa responsável por realizar isso?);
How (de que maneira isso será feito? Como isso será feito?);
How much (quanto isso tudo vai custar?).
A partir das respostas para essas perguntas e a aplicação prática da metodologia, fica muito mais fácil começar um planejamento para o escritório. Lembre-se: o empreendedorismo na advocacia precisa estar correlacionado ao estímulo por metas e objetivos que devem ser traçados.
Como ser empreendedor na advocacia?
Como já foi dito, pensar de maneira inovadora, sempre fora da caixa, é o principal diferencial de um empreendedorismo na advocacia na prática, ou seja, uma forma de empreender que saia da simples teoria e seja capaz de alcançar objetivos reais e concretos.
É por isso que indicamos a elaboração de um planejamento estratégico inicial. Afinal, ele será o responsável por definir as diretrizes que deverão ser seguidas futuramente.
Inclusive, é com base nesse planejamento estratégico que o gestor será capaz até mesmo de compreender qual é o momento adequado para realizar mudanças na direção tomada pelo escritório.
Com esse desenho estabelecido, todo o caminho que o escritório vai traçar ganha uma visão mais clara. Assim como, se você vai trabalhar com outras pessoas, sejam eles sócios ou colaboradores, é importante que todos os membros da equipe tenham essa visão estratégica do negócio.
Quanto mais as informação recolhidas a partir do seu planejamento forem compartilhadas, mais clareza todos os integrantes do escritório terão sobre como conduzir as rotinas do dia a dia, sempre mantendo o foco em alcançar os objetivos estabelecidos anteriormente.
Qual o perfil de um advogado empreendedor?
O advogado que deseja aplicar o empreendedorismo na advocacia na prática precisa é, portanto, um profissional capaz de compreender o nicho em que atua e as várias necessidades de seus clientes.
Assim, ele consegue, além de aplicar seus conhecimentos técnicos jurídicos, satisfazer todas as suas necessidades da melhor maneira possível.
E uma das visões mais importantes do empreendedorismo na advocacia precisa estar conectada à produtividade das equipes. Boas entregas das atividades relacionadas ao escritório estão conectadas à maneira como elas acontecem.
Como resposta à produtividade, aumentam os índices de satisfação dos clientes e se reduz de forma considerável os problemas com entregas atrasadas, perdas de prazos e, até mesmo, erros em processos.
Por essa razão, muitos escritórios estão mudando a maneira como conduzem a rotina dos advogados. Muito mais do que cobrar por horas de trabalho, a visão se volta para a gestão de tarefas.
Afinal, este modelo não foca simplesmente no cumprimento de horários. Mas sim, possibilita a implementação de home office e a flexibilização de jornada de trabalho para os funcionários e até para o advogado chefe.
Porém, para que uma gestão por tarefas aconteça de forma consciente e bem organizada, o suporte da tecnologia é essencial.
Nesse sentido, softwares jurídicos são primordiais para que o empreendedorismo na advocacia aconteça e esse acompanhamento seja feito de uma maneira saudável.
1. Metodologia para alavancar o empreendedorismo na advocacia
Por exemplo, clientes que contam com a ADVBOX têm à disposição uma metodologia exclusiva chamada Taskscore.
Com ela, os advogados podem fazer a divisão de tarefas executadas diretamente no software. Cada tarefa ganha uma pontuação. Quanto mais pontos mais importante e mais atenção deve ser colocada na sua condução.
A partir da visão de entrega, os advogados que atuam no escritório sabem exatamente o que precisa ser feito e os prazos para cumprir.
Essa organização se conecta diretamente aos conceitos de empreendedorismo na advocacia. Afinal, todas as pontas do escritório se unem para atingir objetivos quando há uma metodologia ou um processo a ser seguido.
Há uma distribuição de tarefas que permite aos gestores do escritório o acompanhamento pontual sobre cada entrega. Tudo isso sem precisar consultar pessoalmente cada integrante para descobrir como estão as atividades.
A metodologia garante autonomia e segurança, tanto para líderes quanto para os advogados. Todos entendem exatamente o que deve ser feito e conduzem suas tarefas dessa maneira.
Como consequência, além da organização interna, há um reflexo externo: os clientes do escritório são os principais beneficiados por essa divisão de tarefas.
Afinal, como mencionamos anteriormente, ao seguir uma metodologia, os prazos são cumpridos, os erros diminuem e a satisfação de quem contrata o escritório aumenta.
2. Visão empreendedora: otimize os recursos
Neste texto já abordamos conceitos muito importantes para os profissionais que pretendem iniciar o empreendedorismo na advocacia.
Iniciando pelo planejamento estratégico, conhecendo as necessidades do mercado em que vai atuar e, também, apostando em uma visão de negócio por meio da organização de tarefas.
No entanto, é fundamental falar sobre planejamento financeiro. O empreendedorismo na advocacia precisa caminhar ao lado de uma visão de cuidado com os recursos do escritório.
Afinal, durante a faculdade de Direito, pouco se fala a respeito de finanças para os futuros advogados. E esse conhecimento, muitas vezes superficial, leva a erros graves durante a condução do escritório.
O mais comum entre todos eles é a falta de divisão entre as finanças pessoais do gestor do escritório e os recursos que estão ligados ao negócio em si.
Essa mistura é grave e pode prejudicar – e muito – o andamento do negócio. Afinal, sem conhecer exatamente o fluxo de caixa do escritório, pode-se ter uma visão muito obscura sobre a real situação.
É por isso que, ao pensar em começar com o empreendedorismo na advocacia, é essencial contar com a ajuda de um contador ou, ainda, buscar informações sobre como fazer o fluxo de caixa e fazer divisões com relação à folha de pagamento.
E, mais uma vez, a tecnologia pode auxiliar na organização de todo o financeiro do escritório de advocacia. Softwares jurídicos, que são desenvolvidos observando as necessidades do setor, são essenciais para o acompanhamento financeiro.
3. Tecnologia para a área financeira
A ADVBOX, por exemplo, permite que todas as informações de fluxo de caixa sejam cadastradas e acompanhadas pelo sistema. Relatórios financeiros podem ser vistos em tempo real.
Além disso, é possível receber alertas a respeito de pagamentos, horários que devem ser recebidos e enxergar os setores do escritório que estão gerando as maiores despesas e receitas.
Com uma visão completa sobre o financeiro, torna-se muito mais fácil para os advogados e lideranças entenderem se as metas estabelecidas serão cumpridas. Além de colocar no planejamento as necessidades de investimentos para determinados setores.
4. Empreendedorismo na advocacia e advocacia digital
Para fechar esse conteúdo a respeito de empreendedorismo na advocacia, é necessário falar sobre a advocacia digital. O tema é considerado por advogados e donos de escritórios nos mais variados segmentos.
E engana-se quem pensa que a advocacia digital é só para os grandes escritórios. Os de pequeno porte também têm feito parte desta mudança. Afinal, os conceitos estão muito mais ligados ao empreendedorismo na advocacia do que, necessariamente, à necessidade de investimentos muito altos.
Pode-se obter resultados importantes a médio prazo e com alto custo benefício. A ADVBOX, por exemplo, oferece todas as ferramentas para a advocacia digital e a visão empreendedora dos profissionais.
Em resumo, o conceito de advocacia digital se traduz como:
Escritórios que focam em alta performance;
Prospecção de clientes por meio do marketing jurídico digital com conteúdo rico e orgânico;
Uso de plataformas digitais, auto-gerenciáveis e sistemas de automação para o atendimento com o objetivo de oferecer uma experiência completa aos clientes.
Aliás, todos esses pontos se conectam diretamente ao que o software jurídico pode oferecer. Desde a prospecção ao acompanhamento dos clientes que já fazem parte do escritório.
É por isso que, se você está pensando em começar a empreender na advocacia e, talvez, iniciar um escritório digital, não pode deixar de lado a contratação de um software eficiente.
A ADVBOX oferece um teste gratuito da ferramenta durante 7 dias. Nesse período é possível testar as funcionalidades e perceber, na prática, o quanto o seu escritório vai evoluir a partir do acompanhamento realizado pelo software.
Comece agora mesmo!
Com o desenvolvimento de software para advogados, a análise de métricas se tornou uma ferramenta essencial para alavancar os resultados dos escritórios de advocacia sem que seja necessário um aumento na carga de trabalho.
Ainda que seja fundamental que qualquer gestor de escritório tenha conhecimento sobre as práticas de gestão e negócios, os cursos de Direito no Brasil não fornecem aprendizado voltado para essa área.
Dessa forma, essa falta de saber molda um cenário em que os problemas de produtividade das equipes são frequentes e a sua resolução escassa. Contudo, o que muitos não sabem é que um software para advogados adequado é capaz de solucionar essa questão.
Como medir a produtividade de um advogado?
Existem diversas técnicas para aumentar a produtividade das equipes dos escritórios de advocacia, algumas delas são eficazes e outras não. Contudo, o que é compartilhado entre todas as que trazem resultados satisfatórios é a utilização de dados e métricas na sua estruturação.
Se o escritório não conta com um trabalho sério de orientação da gestão a partir de métricas, as chances da sua equipe sofrer com baixa produtividade e sobrecarga aumentam de forma significativa.
A análise de métricas traz a segurança necessária para que o escritório elabore um fluxo de trabalho capaz de aumentar a produtividade dos colaboradores. Isso ao mesmo tempo que diminui a quantidade de tarefas pelas quais cada um é responsável.
Com efeito, existem muitas opções de software para advogados disponíveis no mercado atualmente. Mas os que apresentam os melhores resultados na produtividade dos escritórios são os que contam com o sistema Taskscore, ou Pontuação por Tarefas.
Uma das grandes vantagens desse sistema é a sua elasticidade. Ele permite que cada escritório desenvolva sua própria rotina de trabalho sem precisar se enquadrar em modelos que não levam em conta as singularidades de cada equipe.
Quais são os passos para uma boa gestão de escritório?
Para evitar desgastes e improdutividade, é fundamental que o gestor acompanhe a produtividade dos colaboradores do escritório de forma séria e comprometida. Ele deve ter consciência de tudo referente ao fluxo de trabalho que acontece no escritório.
Assim, é através da análise de produtividade que o gestor pode compreender a fonte dos problemas da produção jurídica. Ou seja, sejam eles relacionados ao baixo engajamento em determinadas tarefas, sobrecarga de trabalho ou falta de treinamento.
É muito fácil determinar a origem de qualquer problema com uma análise de métricas eficaz. Desse modo, a dificuldade para encontrar a origem da improdutividade da equipe do seu escritório deixa de existir.
Em outras palavras, para realizar essa análise de forma adequada, basta registrar todas as tarefas realizadas pelo seu time e mapear os resultados de produção utilizando um software para advogados. Desse modo, o gestor é capaz de ter acesso aos dados necessários de forma simples e rápida.
Como informatizar escritório de advocacia?
Um dos aspectos que mais chama a atenção quando utilizamos um sistema de gestão do trabalho baseado em dados e métricas e com o suporte de um software para advogados é a possibilidade de produzir mais trabalhando menos.
Dessa forma, ao invés de aumentar muito a carga de trabalho da equipe ou do próprio advogado, em casos de advogados que trabalham sozinhos ou apenas com sócios, com tarefas e aumento na carga horária, é possível identificar os pontos exatos na performance e otimizar diretamente a produção.
Uma das métricas úteis nesse caso é o percentual de receita por serviço. Sobretudo porque achar os serviços que trazem mais retorno e investir neles gera um resultado muito positivo sem o aumento de tarefas ou carga horária.
Em outras palavras a melhor forma de fazer isso é com o auxílio de um software para advogados. É sempre mais simples realizar tarefas se temos em nossas mãos as ferramentas adequadas, ao contrário é como tentar descascar uma laranja com uma colher.
Afinal, com ele as dificuldades específicas da equipe são facilmente identificadas. com a rápida percepção, pode-se realizar treinamentos e cursos com mais precisão e menos erros de qualificação, acelerando a resolução de problemas gerenciais e de conhecimento jurídico propriamente dito.
Software para advogados: Produzindo mais, trabalhando menos
Uma nova realidade para o seu escritório
Trabalhar com estratégias tecnológicas para o empreendedorismo da advocacia pode levar seu escritório a resultados que você nem mesmo esperava. Inclusive, conforme os resultados crescem, o bem estar individual dos colaboradores, do gestor ou dos sócios, também aumenta.
Do mesmo modo, as fontes das falhas de produtividade são encontradas com muita facilidade. Aliás, aplicando a análise de métricas de produtividade na gestão, é possível obter retornos em um período de 15 até 30 dias.
Como montar um escritório digital?
Pensando em levar um pouco do conhecimento adquirido em nossos anos de atuação, a ADVBOX preparou um guia completo com diversos materiais que vão auxiliar seu escritório a atingir seus objetivos através da tecnologia digital.
Confira a seguir!
1. Software Jurídico: 16 critérios fundamentais para encontrar o melhor software para advogados!
O primeiro material indicado trata-se de um guia completo para o momento de escolha do software para advogados que será utilizado no seu escritório. Afinal, é fundamental que todo investimento realizado no escritório seja certeiro.
Gastar dinheiro com um software que não será capaz de suprir as necessidades básicas da gestão do escritório representa um grande retrocesso na busca pelos objetivos almejados.
O crescimento de um escritório deve ser entendido como uma escalada, todos os passo dados devem ser certeiros ou corre-se o risco de dispensar energia em algo que será prejudicial em um futuro breve.
Acima de tudo, esse é um momento essencial e que muitas vezes é menosprezado pelos gestores. Nesse post apresentamos os 16 critérios fundamentais que devem ser levados em consideração no momento da escolha do software para advogados para que surpresas desagradáveis não surjam no futuro.
2. DropBox ou ADVBOX: qual sistema oferece melhor custo benefício em armazenamento digital?
Nesse post você encontrará uma análise criteriosa entre dois softwares muito utilizados nos escritórios de advocacia da atualidade: Dropbox e ADVBOX.
A análise é realizada de forma técnica, demonstrando os benefícios trazidos por cada um dos sistemas para a gestão dos escritórios e quais seus pontos fracos. Desse modo o gestor tem em mãos um material valioso que irá ajudar no planejamento de investimentos futuros.
Conhecer as diversas possibilidades trazidas por cada software disponível é essencial para que se realize bons investimentos e se garanta o crescimento do escritório de advocacia.
3. Como a gestão digital é decisiva na produtividade do escritório e fundamental para qualquer software para advogados
Trazendo uma importante relação entre as novas formas de gestão possibilitadas pela tecnologia digital e as novas modalidades de trabalho também possibilitadas pelas inovações tecnológicas, esse post avalia como a gestão jurídica digital é fundamental no novo cenário da advocacia.
Com as mudanças trazidas pela popularização da tecnologia digital surgiram diversas técnicas inovadoras para aumentar a produtividade das equipe jurídicas, conhecer esse cenário é muito importante para que busca relevância no mercado.
4. Integradas todas as Intimações eletrônicas do Eproc Projudi e PJE com ADVBOX
Centralização é a palavra chave para uma advocacia otimizada e capaz de atingir resultados cada vez melhores! Na verdade, podemos entender que a centralização de dados se tornou central na nossa sociedade como um todo, principalmente devido ao protagonismo que a internet alcançou.
E é sobre a integração de intimações proporcionada pela ADVBOX que esse post fala, não perca a chance de se manter informado sobre as possibilidades trazidas por essa inovação e compreender melhor as vantagens que a tecnologia proporciona à sua advocacia.
5. 3 funções fantásticas da ADVBOX para otimizar escritórios
Todo gestor busca a otimização do seu escritório, afinal, no mundo em que vivemos atualmente é preciso sempre fazer mais em menos tempo.
Mas nem sempre essa é uma tarefa simples e as implicações dessa busca incansável pode nem sempre ser agradáveis. Por esse motivo reunimos nesse artigo 3 funções de otimização que a ADVBOX proporciona para o seu escritório.
6. O diferencial da ADVBOX
Sabemos que existem muitos que só acreditam no que dizemos quando encontram evidências que comprovem.
É por isso que nesse post trazemos as 15 funcionalidades disponíveis na ADVBOX que a tornam o melhor software para advogados disponível no mercado!
7. Mudar de software para advogados ficou muito simples com os 4 produtos de ativação da ADVBOX
Para os escritórios que já utilizam algum software para advogados mas não estão satisfeitos surge sempre a dúvida se o investimento vale a pena, afinal pode ser um tarefa um tanto ingrata.
Pensando nisso, desenvolvemos esse artigo para demonstrar como a ADVBOX desenvolveu 4 produtos de ativação para simplificar a mudança de software para advogados e garantir a otimização dos seus resultados.
8. O escritório digital e o software para advogados viabilizando o home office na advocacia
As mudanças trazidas pela tecnologia digital foram intensificadas com a pandemia de Covid-19. Uma das principais delas é a banalização do home office no mercado de trabalho mundial.
Nesse post, analisamos como a migração para o escritório digital torna a possibilidade do home office algo simples de ser implementado.
9. Advocacia na Era Digital: Como utilizar ferramentas do software para advogados para potencializar seu escritório
Como falamos até o momento, a advocacia digital traz diversas oportunidades para potencializar os resultados dos escritórios de advocacia. Porém, nem sempre é claro como realizar isso.
Desse modo, produzimos esse artigo que aborda a utilização das ferramentas tecnológicas na advocacia e a melhor forma de usufruir de todas as possibilidades trazidas pela tecnologia para o mercado jurídico.
10. Advocacia Digital permite obter métricas de performance de todos os setores do seu escritório
Dando continuidade ao processo de otimização através da utilização de dados e métricas, preparamos esse post para mostrar as melhores estratégias para obtê-los através da utilização do software para advogados.
Leia para garantir uma gestão jurídica eficaz e obter os resultados almejados para o escritório.
11. Maturidade Digital do Escritório
Entraremos agora na seção recomendação de vídeos.
Você já parou para pensar sobre como anda a maturidade digital do seu escritório? Contar com uma equipe com alta maturidade digital é a chave para ter um escritório escalável, afinal estamos na era da tecnologia digital.
A Maturidade Digital é uma qualidade tanto individual quanto um índice metrificável que pode servir para orientar empresas, escritórios ou organizações, atualmente não é possível gerenciar uma equipe eficiente sem que essa conte com maturidade digital.
Nesse vídeo, o CEO da ADVBOX, Eduardo Koetz, ensina como aumentar a Maturidade Digital do seu escritório, individual e coletivamente. Assista para se surpreender com as possibilidades de otimização para seu escritório.
12. Advogue com robôs na equipe
Falar em trabalhar com robôs pode parecer algo utópico e distante da realidade, mas isso é um engano.
É cada vez mais comum que empresas e escritórios contem com sistemas que utilizam robôs, também conhecidos como bots, para otimizar processos.
Na advocacia isso não é diferente. A maior parte dos softwares para advogados já contam com esse tipo de otimização e até mesmo o judiciário brasileiro já os utiliza para garantir maior eficiência em seus sistemas.
Assista o vídeo para entender melhor como os robôs funcionam e como ees podem auxiliar seu escritório.
13. Engajamento da Equipe no Escritório Digital – Fase de Engajamento
O engajamento digital é a primeira fase para que um escritório de advocacia comum se torne um Escritório Digital.
Compreender como esse processo se estabelece é fundamental caso o gestor busque otimizar seu escritório e garantir relevância no mercado jurídico.
Assista o vídeo para saber como preparar sua equipe para iniciar a migração digital da melhor maneira possível.
14. Transição para o Escritório Digital – Fase de Adoção
Nossa última recomendação é uma sequência da anterior.
Aqui já saímos da fase de engajamento e adentramos na fa de adoção, momento em que a transição já se iniciou e a tecnologia já faz parte do dia a dia da equipe, mas ainda há muito a se trabalhar.
Confira no vídeo as vantagens trazidas por essa fase e como se preparar para as próximas.
Mais conhecimento para você!
Por aqui estamos sempre abordando assuntos quentes e relevantes para os profissionais do Direito. Confira outros textos que também podem te interessar:
Com o avanço de tantos meios de inovação, a ideia de um escritório virtual pode passar por algumas confusões. Esclareceremos aqui do que se trata um escritório virtual e quais vantagens ele pode trazer para o seu crescimento profissional.
O que é um escritório virtual?
Primeiro, precisamos falar sobre as interpretações equivocadas a respeito do escritório virtual. Engana-se quem acha que é simplesmente tornar seu ambiente de trabalho totalmente digitalizado.
Contudo, também engana-se quem pensa que é apenas oferecer serviços na internet.
Entretanto, um escritório virtual é uma soma desses dois elementos de forma funcional, ágil e integrada. Isoladamente, essas características mencionadas são conhecidas como escritório digital e web service.
Ou seja, independentemente da área em que você atue, todas as suas ferramentas de trabalho estão armazenadas dentro de um servidor ou computador online e todas as pessoas do seu escritório tem acesso de onde quer que elas estejam.
Então, para digitalizar o seu escritório, você precisa ter as informações dos clientes e processos disponíveis na nuvem.
Além disso, dos documentos e depoimentos envolvidos nos casos que atuam à disposição de toda a sua equipe que pode localizada geograficamente em diferentes lugares do mundo.
Portanto, o Escritório Digital é aquele que permite uma advocacia por equipes não presenciais.
2. Web Service
Em contrapartida, o web service diz respeito aos produtos ou serviços que você pode oferecer na internet. Ou seja, é a transformação do seu trabalho presencial em algo online que possa ser estendido a qualquer lugar do mundo.
E isso pode englobar praticamente qualquer setor, de restaurantes a escritórios de advocacia. Lógico que sempre haverá a utilização de trabalho humano, mas o web service diz respeito à contratação de um serviço ou compra de um produto por meio da internet.
No caso do restaurante, pode ser o pedido de uma entrega feita por chat. Mas no caso da advocacia, pode ser o fechamento de um contrato e envio de documentos eletrônicos para entrada com uma ação.
Como criar escritório de advocacia virtual?
Montar um escritório virtual não precisa ter custos adicionais envolvidos, basta unir o escritório digital ao web service.
Desse modo, a partir do momento que você digitalizou todos os seus documentos e fluxos de trabalho e conseguiu adaptar seu atendimento para a internet, você possui um escritório virtual (ou escritório online).
Mais do que isso, você pode alavancar seu sucesso com um escritório virtual se utilizar de ferramentas e plataformas específicas para gestão digital.
Quem pode ser escritório virtual?
Como dito antes, qualquer profissional jurídico pode ter um escritório virtual, basta estar conectado às tecnologias necessárias. A principal mudança para uma melhor organização de um escritório virtual é aprender a trabalhar com o conceito de nuvem.
A nuvem é um termo usado para falar de armazenamento de documentos na internet.
Ao invés de manter arquivos salvos no seu computador – que podem ser perdidos caso queime o seu HD ou podem ser inacessíveis caso você esteja longe dele – você tem opções para manter esses arquivos salvos em uma plataforma segura na internet.
Dessa forma, eles estarão intactos mesmo que seu computador estrague e você pode os acessar de qualquer dispositivo que tenha conexão à internet, sem depender apenas do seu computador para poder usá-los.
O Google Drive é um bom exemplo de nuvem. Lá você consegue criar documentos em texto, planilhas, salvar fotos, áudios e vídeos, e ainda compartilha com quem quiser ou mantém os arquivos privados apenas para acesso com o seu login.
Quando você se adaptar plenamente a uma plataforma de gestão de tarefas e processos, conseguirá produzir muito mais em menos tempo.
Como conseguir clientes para escritório?
Outra vantagem do escritório virtual é promover um atendimento online. Se você conseguir estabelecer um atendimento virtual que seja organizado e que mantenha um histórico de cada contato com cada cliente, você nunca perderá nenhuma informação dada pelo cliente.
Mais do que isso, mesmo que o cliente passe a ser atendido por outra pessoa, as informações estarão armazenadas ali. Independente de quem der continuidade, poderá retornar do mesmo ponto onde o anterior parou.
Mas o importante do atendimento virtual é a possibilidade de automatizar algumas coisas. Um exemplo muito interessante no caso da advocacia, são sistemas que automaticamente mandam SMS para os clientes quando há alguma movimentação de processo.
Dessa forma, o cliente sempre será notificado, o que afasta a sensação de desamparo. Um cliente bem informado sempre será um cliente satisfeito.
Isso sem contar a agilidade e economia. Os custos reduzidos com a diminuição de ligações são expressivos. Bem como o tempo (e combustível) economizado pelo cliente ao não precisar se deslocar até o seu escritório.
Quais são os tipos de escritório?
Bom, podemos classificar os escritórios entre os virtuais e os físicos. Poré, é interessante observar as mudanças que vem ocorrendo com todas as facilidades trazidas pela tecnologia e pela internet.
Muitos profissionais obtém tanto sucesso com escritório virtual que acabam abandonando o escritório físico e passam a trabalhar de suas casas ou de onde quer que estejam (salas de co-working, cafés, bibliotecas ou qualquer ambiente com acesso à internet).
Há também a opção de continuar com um local físico de trabalho, mas restringir as contratações dos serviços apenas ao público que chega até seu escritório pela internet.
Um exemplo disso é a Koetz Advocacia, primeiro escritório de advocacia 100% digital do Brasil. Embora ainda exista um escritório físico onde a equipe trabalha, atualmente recebe exclusivamente clientes que contrataram através da internet.
Entretanto, a proposta do escritório virtual não é tornar o físico em algo obsoleto, mas sim expandir o atendimento à internet, o que é uma tendência mundial que cresce em alta velocidade.
A opção de se lançar no empreendedorismo online vem para somar ao seu método tradicional de trabalho, e não substituí-lo.
Como funcionam os escritórios virtuais?
Como mencionamos, o uso da internet para contratação de serviços e compra de produtos está crescendo agressivamente. E existem alguns exemplos muito claros de mudanças no mercado por causa desse crescimento.
O táxi, por exemplo, por muitas décadas foi consolidado como o único meio popular de transporte de pessoas com carro particular.
Até que aplicativos como Uber e Cabify revolucionaram isso por completo, alterando bruscamente o mercado e criando uma nova tendência.
Outro exemplo é a videolocadora. Mais de uma década atrás, abrir uma videolocadora era um investimento com alta probabilidade de retorno.
Com o surgimento de serviços de filmes e séries via streaming (como Netflix, Globoplay, Now, HBO GO e muitos outros), elas se tornaram verdadeiras raridades.
Para encerrar, podemos falar da indústria fonográfica. Ainda com mais velocidade que o streaming de filmes e séries, planos de assinaturas de serviços como Spotify, Deezer e Apple Music derrubaram violentamente as vendas de CDs no mundo inteiro.
Como trabalhar com direito online?
Dependendo do ramo que você atue, pode pensar que será exceção à regra. Mas chegamos ao ponto em que escritórios de advocacia conseguem ter sucesso (e vantagem no mercado) se digitalizando. Até mesmo psicólogos fazem atendimento online, via Skype.
Talvez nem todas as áreas do mercado consigam se digitalizar 100%, mas é muito provável que não haverá espaço para aqueles que ficarem no 0%.
Na dúvida, não deixe o futuro do seu escritório depender da sorte. Dentro das possibilidades, é importante começar imediatamente e de maneira progressiva uma transformação para se adaptar a essa tendência. Principalmente por causa da geração digital.
Como abrir um escritório de advocacia home office?
Para dar esse passo é preciso ter em mente como a sociedade se organizou após a chegada da internet.
Pessoas que hoje estão com 25 a 45 anos provavelmente possuem uma memória muito vívida de quando a internet estava começando a surgir no Brasil. Para esse grupo de pessoas, existiu um processo de adaptação à internet e às tecnologias atuais.
Já pessoas abaixo dessa idade, estão muito mais próximas de terem tudo isso em seu DNA. De fato, jovens que possuem hoje 15 anos de idade não conhecem um mundo offline. A internet já era algo amplamente difundido quando eles nasceram.
Tratam-se de pessoas que talvez não conheçam tão bem (ou nem sabem quem é) Antônio Fagundes, mas são fãs de Whindersson Nunes. Talvez nunca tenham parado para assistir Zorra Total ou A Praça é Nossa, mas maratonam os vídeos do Porta dos Fundos.
Essa é a geração que, dentro de 10 ou 15 anos, serão os futuros advogados, engenheiros, médicos, professores… E clientes. Ou seja, estar apto a atender virtualmente não é apenas uma questão de ter mais oportunidades no presente. Mas sim de sobreviver no mercado no futuro.
Como abrir escritório de advocacia virtual?
Para iniciar sua adaptação ao Escritório Virtual, um breve resumo passo a passo para organizar sua jornada.
1. Digitalização do Escritório: aos poucos, traga para um ambiente digital tudo o que for possível da sua rotina de trabalho.
2. Nuvem: armazene esses documentos em local seguro que seja acessível de qualquer lugar com internet, e não apenas através do seu computador. Preferencialmente, encontre uma plataforma de gestão ou fluxo de trabalho que já conte com a possibilidade de armazenamento digital.
3. Web Service: faça com que seu produto ou serviço possa ser comprado ou contratado através da internet.
4. Atendimento: certifique-se de que o atendimento online será tão eficaz quanto o presencial. O ideal é uma boa forma de automação para que o atendimento seja proativo.
5. Fluxo de trabalho e gestão: procure e teste plataformas digitais de organização do seu fluxo de trabalho e controle de estoque, fianças, etc.
Quanto mais elementos você conseguir concentrar em uma mesma plataforma, melhor. Se você encontrar uma que tenha todos esses itens em um só sistema, vale a pena até mesmo utilizar uma versão paga para ampliar e eficácia do uso das ferramentas.
Você está esperando o que para fazer uma advocacia melhor? Inicie hoje essa mudança!
Saber responder a respeito do caminho que o negócio precisa atingir para obter sucesso é desafiador. Somente líderes que entendem a importância da gestão estratégica de escritórios de advocacia é que conseguem estabelecer um plano consistente que vai chegar aos objetivos.
No entanto, para advogados e sócios de negócios jurídicos, nem sempre é fácil estabelecer um planejamento com estratégia. Muitas vezes isso acontece porque esse não é um tema abordado costumeiramente nos cursos de Direito.
Como consequência, o tema não é familiar aos advogados que muitas vezes precisam aprender, na prática, sobre gestão estratégica de escritórios de advocacia e as melhores maneiras de criar planejamentos que vão orientar o negócio como um todo.
Pontos como estes são respondidos quando há um planejamento adequado:
Qual o momento atual do escritório?
Para onde o escritório está caminhando?
Quais as maneiras de chegar até o que está no planejado?
Agora pense se essas três perguntas podem ser respondidas considerando a atual realidade do escritório em que você trabalha. Se ainda não é possível ter respostas para as questões, então continue acompanhando este conteúdo.
Vamos abordar os desafios que são enfrentados para elaborar uma gestão estratégica e como obter sucesso no negócio ao realizar essa organização. Descubra como a tecnologia e os recursos inteligentes podem ser tornar decisivos para um planejamento efetivo.
Continue a leitura para compreender cada um desses pontos.
Como fazer a gestão estratégica de escritórios de advocacia?
O caminho que não deve ser seguido pelo negócio precisa estar presente no planejamento. Por essa razão, uma gestão estratégica de escritórios de advocacia permite que lideranças, sócios e gestores compreendam tudo o que deve ser evitado.
Fazer estudos de mercado, descobrir tendências e estabelecer metas fazem parte dos pontos cruciais nessa trajetória de sucesso de um negócio jurídico. No entanto, talvez você esteja se perguntando sobre como descobrir as informações que serão pertinentes ao seu planejamento.
Analisar o mercado, observar o que a concorrência está fazendo e analisar a realidade da região em que o escritório atua pode ser uma tarefa complexa. Porém, com a ajuda de recursos tecnológicos, essa atividade pode ser assertiva em diferentes pontos.
Escritórios jurídicos que contam com softwares desenvolvidos exclusivamente para o mercado já estão à frente quando o assunto é gestão estratégica. Isso porque algumas dessas ferramentas disponibilizam recursos de business intelligence (ou inteligência de negócios, em português).
Talvez você ainda não tenha ouvido falar a respeito desse conjunto de práticas que capta, reúne, trata e analisa dados. Em resumo, uma ferramenta com business intelligence transforma informações que serão relevantes para o negócio.
Ter esses dados consistentes auxilia a gestão estratégica de escritório de advocacia no planejamento. Assim, se destaca a melhor maneira de colocar o negócio no caminho a ser percorrido com o objetivo de alcançar resultados.
Aliás, muito se fala que os dados são o novo petróleo. As informações que podem ser captadas do mercado consolidam o escritório como competivivo. Ao enxergar tendências que, talvez, os concorrentes ainda não tenham percebido.
Agilidade é a chave para conseguir se destacar e, somente com o suporte da tecnologia e do cruzamento de dados inteligentes é que esse planejamento pode ser consolidado.
Mas afinal, como funciona o business intelligence?
Mais do que conhecer na teoria o que as práticas de inteligência de negócios são capazes de fazer, é importante ter segurança para aplicá-las na realidade do seu escritório de advocacia.
De forma resumida, podemos afirmar que ao utilizar business intelligence, todos os setores do negócio se beneficiam. Da recepção, até o financeiro, passando pela gestão estratégica de escritórios de advocacia.
Os recursos inteligentes da ferramenta – que no caso de clientes da ADVBOX estão disponíveis na versão Elite – fazem uma verdadeira varredura de dados que poderão ser usados no planejamento e no dia a dia do escritório.
Por exemplo, ao utilizar business intelligence você tem vantagens como:
Analisar o comportamento dos clientes;
Identificar tendências de mercado;
Encontrar problemas ou necessidade de investimento em determinados setores do negócio;
Coletar dados a respeito de concorrentes;
Acompanhar em tempo real o desempenho do escritório;
Identificar oportunidades para aumentar os rendimentos.
Esses são apenas alguns dos pontos que podem ser mapeados pela ferramenta e incluídos no planejamento.
Isso só acontece quando o escritório entende a necessidade de centralizar todas as informações em um único ambiente. Fazer a gestão dos dados e utilizá-los a favor do crescimento do negócio é essencial para que a organização se mantenha viva em um mercado tão concorrido.
Por exemplo, imagine um cenário em que o escritório passa a atender mais a processos de determinada área do Direito. No entanto, sem consultar os dados, não percebe que aquele segmento precisa de mais atenção e investimentos.
Sem colocar os esforços necessários para a área, talvez o escritório perca novos clientes ou, até mesmo, diminua a qualidade do atendimento para dar conta de um volume não planejado de processos.
A importância do planejamento e da gestão estratégica de escritórios de advocacia
O que é missão no planejamento estratégico do escritório de advocacia?
No entanto, a partir do exemplo anterior, sabe-se que quando há uma análise feita por meio de recursos tecnológicos, como é o caso de business intelligence, torna-se mais efetiva a observação do que é tendência e para onde devem ser aplicados os recursos e investimentos do negócio.
O planejamento acontece com mais segurança quando se utilizam dados de forma inteligente. Além disso, outro fator que permite uma gestão estratégica de escritórios de advocacia se conecta com a automação dos negócios.
Ou seja, o uso cada vez mais frequente de softwares jurídicos abre oportunidades para que gestores possam ser muito mais eficientes no acompanhamento e organização dos escritórios.
De modo geral, ferramentas de automação garantem que as equipes possam agilizar as tarefas que podem ser automatizadas, como por exemplo, questões relacionadas a agendas e monitoramento de dados dos processos. Com isso, os profissionais ganham tempo para se dedicar aos processos em si.
Como consequência, os negócios e advogadosganham tempo e produtividade. Aliás, esse é um dos temas mais recorrentes quando se fala em gestão estratégica de escritórios de advocacia.
Cada vez mais profissionais de relevância no mercado têm buscado escritórios que permitam uma jornada de trabalho flexível, que considere mais as entregas do que propriamente o tempo trabalhado.
Para que gestores possam oferecer essa prática e, ao mesmo tempo, tenham controle a respeito do que acontece no escritório, a automação é decisiva. Metodologias de produtividade e tecnologia para acompanhamento de tarefas são importantes para garantir a qualidade e o bom atendimento.
Como aplicar a automação para a produtividade dos escritórios?
Ao incluir todas as tarefas que precisam ser realizadas em um software jurídico, quem faz parte da gestão estratégica de escritórios de advocacia consegue visualizar com exatidão o que deve ser feito. Prazos, cronogramas e relevância de cada tarefa estão disponíveis para que todos acompanhem.
Dessa maneira, os advogados e outros membros da equipe podem realizar suas atividades de acordo com a prioridade estabelecida pelas lideranças. Com isso, é possível evitar que prazos sejam perdidos ou que tarefas que não têm o mesmo nível de urgência ou relevância sejam realizadas antes de outras.
A facilidade de incluir todas as atividades em um único ambiente também passa pela agilidade no acompanhamento dos gestores. Não é necessário, por exemplo, fazer acompanhamentos individuais com a equipe. Afinal, todas as informações sobre o status da demanda e como a atividade está sendo realizada estão disponíveis em poucos cliques.
Para os advogados os benefícios também vão além da organização. Ao utilizar a metodologia de pontuação por tarefas da ADVBOX – chamada de Taskscore – cada atividade recebe uma pontuação.
O escritório de advocacia pode determinar que, ao acumular determinada quantidade de pontos, o profissional é beneficiado com premiações que podem ir desde folgas a outros prêmios.
A partir dessas medidas, ganha a cultura organizacional do negócio e, como consequência, a retenção de talentos também acontece no escritório.
A longo prazo, esse tipo de ação beneficia diretamente a gestão estratégica de escritórios de advocacia. Afinal, os profissionais se mantém motivados, não há uma alta rotatividade e os clientes conseguem perceber os benefícios na prática, com um bom atendimento e processos que são atendidos com excelência.
O que é estratégia de gestão?
Anotados todos os pontos que citamos no texto, é necessário colocá-los em prática. Estabelecer uma gestão estratégica de escritórios de advocacia é determinante para o sucesso do negócio.
Sempre é tempo para começar. Mesmo que a organização esteja no mercado há muito tempo ou se não há um planejamento neste sentido. Por outro lado, se o seu escritório está dando os primeiros passos, aproveite esse momento para começar com um entendimento geral do mercado, garantindo decisões muito mais estratégicas.
Aliás, contar com um software jurídico deve ser a medida inicial. A tecnologia precisa fazer parte da rotina com o objetivo de facilitar e promover inteligência para o negócio. Não há estratégia de gestão sem automação e recursos inteligentes.
Por essa razão, a ADVBOX quer que você experimente de maneira prática os benefícios de contar com o melhor software jurídico do mercado.
Os recursos da ADVBOX estão disponíveis para teste gratuito durante 7 dias. Comece agora mesmo a verdadeira revolução de dados, organização e produtividade no seu escritório.
As modalidades de trabalho híbrido ou 100% home office ganharam ainda mais espaço no último ano por causa da pandemia de Coronavírus. Com os escritórios de advocacia não foi diferente.
Mas a adaptação aos novos modelos exige desafios que antes não estavam na rotina. Entre eles, a gestão remota das equipes.
Entender como manter a produtividade dos times com o trabalho em home office está na lista de preocupações de líderes e gestores de qualquer área.
E, no caso de advogados, essa nova rotina ainda exige cuidados especiais para evitar falhas graves como a perda de prazos de processos e a manutenção da qualidade no atendimento de clientes.
Esses e outros pontos, como a manutenção do clima organizacional, a preocupação com as pessoas que fazem parte da equipe e as estratégias de comunicação, entraram na lista de trabalho de líderes que precisam fazer uma gestão remota.
Acompanhar esse novo momento não é simples e exige atualização constante. Contar com metodologias específicas que vão auxiliar na condução de uma gestão remota são primordiais para um trabalho de sucesso.
Por isso, continue nesse post para entender como manter a sua equipe produtiva mesmo que trabalhando de forma remota.
Como fazer gestão remota?
Ainda que estejamos falando sobre fazer a gestão remota dos times, é importante lembrar que tudo que vamos falar engloba a gestão de pessoas. E isso vale para qualquer área de trabalho.
Mas, nesse conteúdo vamos focar no trabalho remoto com os escritórios de advocacia.
Ao contar com um time de advogados trabalhando no regime híbrido ou em home office, entenda que você precisará ter um líder ou gestor com os olhos voltados para essa missão.
Contar com esse profissional é indispensável para um melhor acompanhamento da equipe, e acima de tudo, garantir a produtividade de todos. Mesmo a distância.
Esse profissional precisa considerar a capacidade de cada integrante do time, observar suas habilidades e competências e estabelecer uma comunicação direta com as equipes.
Além de acompanhar os prazos e demandas de cada pessoa e estabelecer ritos para o compartilhamento de informações, é importante observar como cada advogado está lidando com esse novo cenário.
Por outro lado, a equipe de advogados também precisa fazer adaptações na sua estratégia de trabalho, aprendendo mais sobre autogestão.
Profissionais que trabalham tanto no modelo híbrido, no tradicional ou no 100% home office precisam estar aptos para realizar a melhor gestão do tempo possível.
E a autogestão conectada à gestão remota de equipes tem muita relação com entregas de valor para suas lideranças.
Como fazer gestão remota na prática?
Por isso, se você é um advogado e precisa adaptar o seu dia a dia à nova realidade do trabalho home office, anote as dicas que vamos passar agora:
Tenha uma rotina
Trabalhar a partir de casa pode ser um grande motivo para tornar mais difícil manter uma rotina. Afinal, são muitas distrações e tarefas em um único espaço.
Por isso, para fazer uma autogestão inteligente, comece investindo em estratégias para ter uma rotina. Escolha qual o formato que faz sentido para você e comece a aplicar no seu dia a dia para evitar distrações e ter uma rotina eficiente.
Autogestão
Autogestão também se conecta com a organização física e virtual:na advocacia a perda de um prazo pode se tornar um problema gravíssimo.
É por isso que os advogados precisam ter consciência sobre a importância da organização das tarefas para que nada passe despercebido.
Organização física
E essa dica nós podemos dividir em duas etapas. A primeira é sobre a organização física. Seja a mesa do escritório ou, ainda, a mesa que você utiliza para trabalhar em casa, mantenha o espaço organizado.
Aquelas pilhas e mais pilhas de processos impressos que marcaram o imaginário de quem se interessava pela área do Direito estão cada vez mais distantes da realidade de um advogado que se preocupa com o futuro.
É por isso que recomendamos que você mantenha sempre a sua estação de trabalho organizada. Deixe de lado a bagunça e, para isso, aposte na tecnologia como aliada.
Digitalização de arquivos
Os advogados que utilizam o serviço de digitalização dos arquivos, oferecido pela ADVBOX, podem incluir todos os documentos que precisam no software e acessá-los sempre que precisar, de qualquer lugar do mundo.
E o principal: todos os arquivos são salvos em ambientes extremamente seguros que conferem a confidencialidade necessária para os processos.
Taskscore (Pontuação por Tarefas)
Ainda falando sobre autogestão para advogados que estão trabalhando no sistema remoto, é importante que esses profissionais tenham uma organização sistêmica de suas tarefas.
É aqui que entra em cena a metodologia Taskscore para o dia a dia de quem lida com o meio jurídico.
O método, disponível para clientes da ADVBOX permite que os advogados tenham uma visão completa sobre quais são suas tarefas.
Conseguem acompanhar o status de projetos, receber alertas sobre prazos e, ainda, recebem pontuações de acordo com a entrega de cada atividade.
Com um sistema que considera a produtividade da equipe a partir das entregas – e não das horas trabalhadas – fica muito mais fácil saber como está o trabalho da equipe.
Além disso, o recebimento de pontos a partir de atividades concluídas torna-se um estímulo para que os advogados busquem entregar suas demandas para receber benefícios.
E esses benefícios vão desde folgas, até a incentivos para a realização de cursos e participação em eventos.
Benefícios da tecnologia
Para que um advogado possa fazer uma boa autogestão é fundamental contar com o apoio da tecnologia.
Softwares jurídicos que estão no mercado permitem que os advogados acompanhem em tempo real todas as suas ações.
Clientes que contam com a ADVBOX, por exemplo, recebem informações atualizadas sobre processos. Tudo isso com a ajuda de recursos de inteligência artificial.
Além disso, um bom software jurídico vai ajudar o advogado a manter seus clientes sempre bem informados a respeito das ações, tudo isso de maneira automatizada.
Como liderar de forma remota?
Depois de ler mais sobre como os advogados podem lidar melhor com a gestão remota, talvez agora você esteja se perguntando como, de forma prática, os gestores devem preparar o escritório de advocacia para esse modelo de trabalho?
Acompanhe na lista algumas ações que podem ser aplicadas:
Dê feedbacks
Se o seu escritório ainda não conta com uma rotina de feedbacks entre advogados, experimente começar com algumas ações nesse sentido.
Explique a importância de receber e também de dar feedbacks e favoreça para que esse ambiente seja empático e – acolhedor.
Documente processos
Se a documentação já era importante antes do trabalho remoto ganhar mais força, agora ela tornou-se indispensável. Estabeleça processos transparentes e compartilhe com toda a equipe.
Organize as rotinas internas, o fluxo de trabalho e compartilhe com todos.
Mas lembre-se que a gestão remota exige uma constante atualização, nem sempre um processo que funcionava muito bem até o ano passado ainda faz sentido agora.
Incentive a comunicação
Hoje contamos com uma infinidade de serviços que permitem a comunicação entre os times.
WhatsApp, Telegram, Skype, Slack, entre tantos outros, estão disponíveis para a troca de informações.
A plataforma da ADVBOX também oferece recursos ideais para que aconteça a comunicação interna e também com os clientes.
Como gestor, você precisa entender qual método funciona melhor no seu escritório e definir qual será o canal oficial de comunicação.
Evite que as equipes utilizem canais diferentes, afinal isso pode se tornar um problema com a perda de informações que foram compartilhadas fora dos canais determinados como os oficiais.
Conte com ferramentas apropriadas
Para manter a organização do escritório e acompanhar prazos, metas e até mesmo dados financeiros da empresa, lembre-se de contar com um software jurídico.
Com uma ferramenta adequada e criada a partir das necessidades de escritórios de advocacia, você e o seu time conseguem ter uma visão sistêmica do que está acontecendo em cada área.
A ADVBOX, por exemplo, oferece inúmeros recursos que vão manter seu escritório sempre organizado e acessível em qualquer lugar do mundo.
Como formar equipes remotas?
Formar e manter equipes que vão trabalhar em home office também estão entre os desafios de quem faz a gestão remota.
Por isso, observe o quanto os advogados do seu escritório estão conseguindo estabelecer prioridades e realizar a autogestão.
Ao perceber dificuldades em alguma pessoa, demonstre empatia e busque auxiliar nas dúvidas que possam surgir.
Lembre-se que nem todas as pessoas vão se acostumar totalmente com o trabalho remoto.
Por isso, considere se o escritório pode oferecer um modelo híbrido, com advogados trabalhando alguns dias da semana de casa e outros do escritório.
E com relação às tarefas que precisam ser realizadas pelas equipes, uma maneira muito eficaz de realizar o acompanhamento durante a gestão remota é contando com uma metodologia, como é o caso do Sistema Taskscore.
Com ele, você realiza uma gestão dos colaboradores com base em índices de produtividade. As tarefas que devem ser realizadas são pontuadas, o que permite a metrificação do trabalho intelectual de cada advogado.
Utilizando a metodologia há um aumento na produtividade, na autonomia e autogestão das equipes. Além disso, o escritório pode definir recompensas a partir do atingimento de pontos no sistema, o que reflete na motivação dos colaboradores.
Como mencionamos no início deste texto, é possível, por exemplo, definir folgas ou outros benefícios como reconhecimento ao trabalho desenvolvido.
Outra vantagem de contar com a metodologia de Taskscore no seu escritório é que líderes conseguem ter uma visão completa de como está o andamento das atividades sem serem invasivos.
A ferramenta é o recurso perfeito para auxiliar a gestão remota, afinal, é possível acompanhar de qualquer lugar os resultados de cada integrante da equipe. Tudo isso em tempo real.
Business Intelligence
Utilize os recursos de business intelligence(ou inteligência de negócios) para ter informações reais sobre como está o andamento de cada etapa dos processos vinculados ao seu escritório.
A partir de dados que são consistentes e reais, torna-se muito mais fácil tomar decisões e orientar a sua equipe, mesmo fazendo a gestão remota.
Líderes que buscam suporte nos recursos de business intelligence ganham muito em produtividade, na mensuração de resultados, além de aumentarem os insights para tornar o escritório muito mais competitivo no mercado.
A ADVBOX pode fazer parte dessa etapa de tomada de decisão da sua empresa.
Se você se interessou por nossa metodologia de Taskscore e também quer conhecer mais sobre nossos recursos de BI para a sua gestão remota ficar ainda mais eficiente, teste durante 7 dias gratuitos.
Você vai conhecer todos os benefícios de contar com um software completo para o seu escritório de advocacia.
Gestores de escritórios de advocacia têm em suas mãos grandes desafios. Entre eles, está a necessidade de controlar a jornada de trabalho da equipe e garantir, por consequência, que a produtividade dos times seja alta.
A legislação aponta que a jornada de trabalho máxima de um advogado é de quatro horas diárias ou 20 horas semanais. Entretanto, existem exceções no caso de acordos, convenções coletivas ou, ainda, quando há dedicação exclusiva.
No caso de exclusividade, o artigo 12 do Regulamento Geral do Estatuto da Advocacia e da OAB, dispõe que serão remuneradas as horas trabalhadas que excederem a jornada de 8 horas diárias.
Por isso, mais do que destacar a questão legal sobre a jornada de trabalho, este post tem como objetivo auxiliar gestores e áreas de controladoria a compreenderem como utilizar o período de trabalho dos colaboradores da melhor forma.
Nos últimos anos, as tendências na administração de negócios e recursos humanos têm ganhado outras vertentes. E uma delas é o incentivo aos colaboradores a considerar as entregas mais valiosas do que propriamente a quantidade de horas trabalhadas.
Em um cenário em que o trabalho pode acontecer em qualquer lugar do mundo, é decisivo que o escritório comece a olhar para possibilidades como a metodologia de trabalho que leva em consideração as entregas e não as horas da jornada de trabalho.
Por isso, quer entender como operacionalizar um escritório de advocacia que prioriza a mensuração do trabalho intelectual é a grande chave deste post.
Continue a leitura para compreender como fazer com a ajuda da tecnologia.
Qual a jornada de trabalho?
A jornada de trabalho que considera uma metodologia de produtividade é diferente se comparada com um negócio que busca basicamente o cumprimento das horas trabalhadas.
Sendo assim, ao estimular a realização das atividades por meio de uma pontuação, os gestores permitem que a equipe tenha mais autonomia e flexibilidade de horários.
Além disso, o método garante mais rendimento e facilidade no controle da equipe sem que as lideranças tenham que ser invasivas.
Portanto, vamos entender como funciona a pontuação de tarefas e como ela se destaca em relação ao acompanhamento tradicional, feito por horas da jornada de trabalho.
Metodologia Taskscore
Um estudo confirmou que, em média, um processo judicial pode ser dividido entre 30 e 70 tarefas.
Na prática isso significa que, ao aplicar uma metodologia que considera a pontuação por atividades, esse processo será dividido de forma que as tarefas recebam um peso diferente.
Sendo assim, pessoa responsável pela atividade de cadastro das tarefas no escritório poderá realizar a divisão. E, dessa maneira, cada uma das ações recebe uma pontuação.
Para isso, o peso dado para cada uma das atividades leva em consideração a dificuldade para executar e tempo para ser realizada.
A partir da pontuação estabelecida e os processos cadastrados inicia-se a verdadeira gestão feita por meio da metodologia Taskscore.
A jornada de trabalho do advogado com Taskscore
Assim, o profissional passa a ter a sua jornada de trabalho acompanhada por meio da entrega das suas tarefas, ou seja, por meio de produtividade.
Na advocacia, quando o controle da jornada de trabalho é feito de forma exclusiva pelo tempo, a produtividade cai. Advogados que são limitados ao horário e não possuem chances de aumentar seus ganhos com entregas feitas de acordo com a importância, se desmotivam.
Na divisão por tarefas o advogado tem benefícios como:
Conhecer exatamente o volume de trabalho que terá em determinado período;
Receber recompensas a partir da entrega das tarefas. Ao atingir determinada pontuação o advogado pode receber benefícios como folgas, horários flexíveis de trabalho e até a realização de cursos ou participação em eventos;
Motivação para manter a produtividade em alta e receber reconhecimentos pelas entregas bem-sucedidas.
Benefícios de acompanhar a jornada de trabalho por Taskscore: visão de gestores
Para gestores, acompanhar a jornada de trabalho por meio da metodologia de Taskscore também traz inúmeros benefícios.
O fato de poder dividir as atividades entre todos os advogados e saber exatamente o que cada profissional precisa fazer permite um acompanhamento pontual, sem ser invasivo.
Além disso, em uma era que os dados são valiosos, ter informações precisas sobre como está o andamento de cada uma das ações é fundamental.
Assim, com o Taskscore, gestores evitam que prazos sejam perdidos, conseguem responder às dúvidas de clientes, além de evitar a sobrecarga de colaboradores.
Ao contar com ADVBOX, advogados e gestores podem realizar o acompanhamento de todas as tarefas em um único dashboard, o qual é atualizado em tempo real e de fácil entendimento.
Sendo assim, faça o o teste de 7 dias gratuitos para compreender como a ADVBOX pode transformar a maneira como seu escritório lida com as atividades e a jornada de trabalho.
O trabalho e suas relações têm mudado muito nas últimas décadas. Com o avanço da tecnologia, a maneira como os negócios e seus funcionários realizam atividades sofreu alterações importantes. E para os advogados não é diferente, com o home office na advocacia.
A possibilidade de trabalhar a partir de qualquer lugar do mundo cresceu junto com as ferramentas tecnológicas. Por exemplo, muitos órgãos judiciais agora disponibilizam consultas on-line e em tempo real de processos.
Além deles, o crescimento do uso de softwares de gestão, logística e administração para escritórios tem permitido que o home office na advocacia aconteça de maneira segura.
Esses são apenas dois pontos que permitem às lideranças de escritórios de advocacia o trabalho além das paredes dos escritórios físicos.
No entanto, existem alguns desafios quando o assunto gira em torno do clima organizacional e da manutenção das experiências com o time. Talvez você esteja se perguntando:
Como implantar de fato o home office na advocacia?
Quais os cuidados a serem tomados e quais os benefícios que o trabalho remoto oferece para o escritório?
Continue lendo esse conteúdo da ADVBOX para compreender, na prática, como deve ser feita a implantação do home office na advocacia.
Home office na advocacia e a ligação com a produtividade
É fato que as possibilidades de home office na advocacia oferecem ganhos e desafios para as lideranças dos escritórios. Afinal, desde que o trabalho remoto tornou-se realidade, muitas mudanças aconteceram nas concepções de empregados e gestores.
Por exemplo, passou-se a falar muito mais a respeito da produção por tarefas e da produtividade propriamente dita.
Com essa visão de entrega de demandas, a cobrança exacerbada no controle de horários e na pressão em cima da equipe são revistas e, em alguns casos, deixadas de lado.
A partir de um sistema que acompanha os colaboradores a partir de sua produtividade e determina o que é prioridade, fica muito mais fácil saber se o escritório está mais próximo de alcançar seus objetivos e metas.
Por exemplo, pesquisas em universidades e experiências em negócios de diferentes países derrubam a crença da ociosidade entre aqueles que oferecem o home office como possibilidade.
Aliás, apenas reduzindo tempo e energia com deslocamento até o trabalho já se contribui – e muito – com a produtividade.
Além disso, advogados em home office ganham com a possibilidade de trabalhar no silêncio de casa, evitando distrações e ambientes agitados.
Tais condições de trabalho na advocacia home office aumentam diretamente a produção individual e, consequentemente, coletiva.
Home office parcial na advocacia
Como trabalhar em casa como advogado?
Talvez você esteja se perguntando de que maneira, na prática, deve ser implementado o home office na advocacia. A resposta é: depende do modelo que se encaixar melhor para a realidade de cada negócio jurídico.
Existe a opção de oferecer o home office integral. Neste caso, o escritório pode – ou não – manter uma sede física que vai receber os advogados somente se eles desejarem.
A contratação já determina que o trabalho acontece a partir das casas de cada pessoa, sem a obrigação de comparecer à sede.
No entanto, para muitos gestores de escritórios essa não é a melhor opção. Afinal, com ela há uma redução significativa do contato presencial entre lideranças e liderados.
Por outro lado, para muitos escritórios essa é uma vantagem competitiva. Isso porque é possível contratar advogados que estejam atuando a partir de qualquer lugar.
Imagine que você pode ter um especialista em determinada área que não está, necessariamente, na mesma cidade que a sede do escritório.
Formato híbrido
Mas, além do home office integral, também se popularizou o modelo de gestão híbrido. Com ele, os advogados podem mesclar entre o trabalho na sede com os benefícios de trabalhar de casa.
As vantagens deste formato de home office na advocacia são:
Existem todos os benefícios do home office, como o aumento de produção, otimização do tempo e melhoria na qualidade de vida dos funcionários;
A sede física do escritório continua recebendo pessoas para trabalhar. Dessa maneira, não se compromete as interações e experiências entre as pessoas no ambiente de trabalho.
É possível determinar dias para que toda a equipe trabalhe a partir da sede do escritório ou, ainda, deixar para que cada advogado escolha um ou dois dias da semana para atuar presencialmente.
A implementação de um modelo híbrido consiste em selecionar as tarefas possíveis de se realizar a distância e que exigem mais aprofundamento individual.
Petições iniciais, contestações, recursos e outras peças processuais são algumas das tarefas que podem ser realizadas durante o home office entre os advogados.
A realização desses serviços em casa libera tempo para focar em problemas mais estruturais do dia a dia de trabalho.
O ensino jurídico, reuniões e treinamento da equipe, por exemplo, podem ser feitos com mais tempo e atenção.
Prevenção ao trabalho em excesso
É possível que você esteja se questionando a respeito da efetividade do home office na advocacia.
Porém, contrariando a crença de que o trabalho remoto abre espaço para a ociosidade, relatos de negócios com atuação mundial, como é o caso do Trello, apontam que o home office pode ser motivador para trabalho em excesso.
Esse ponto deve ser considerado como atenção para gestores de negócios da advocacia. Afinal, há pesquisas que apontam para um aumento de uma síndrome chamada FOMO (em inglês, Fear of Missing Out). Ou ainda, em português, o medo ou sensação de estar perdendo algo importante.
Além disso, são identificados casos de ansiedade de informação e estresse por sobrecarga para compensar o fato de não trabalhar presencialmente.
Assim, é preciso que gestores estejam atentos a esses possíveis problemas para que eles não causem um colapso nas equipes remotas. Para isso, é preciso manter o acompanhamento da produtividade, garantindo índices saudáveis de performance.
Estratégias de integração da comunicação e solicitação de tarefas deve acontecer de forma centralizada, por meio de um único canal que todos entendam e possam acompanhar.
Como advogar a distância?
Por meio de uma divisão de tarefas, em função da economia de tempo, a produção cresce sem aumento de carga horária e sem o risco de sobrecarregar algum funcionário. Dessa maneira, cria-se uma rotina cada vez mais tranquila para todos.
No entanto, para que a implementação do home office na advocacia funcione e contribua de fato para o aumento da produtividade do escritório, é necessário a digitalização de dados completa dos arquivos.
E isso só acontece com a ajuda de um sistema de gestão de tarefas integrado, organizado e eficiente. Dessa maneira a remuneração pelos serviços prestados em casa pode ser feita de forma justa e proporcional.
Como montar um escritório de advocacia virtual?
Talvez você esteja se perguntando como permitir que todas as informações do escritório estejam disponíveis para que o home office na advocacia aconteça de maneira efetiva.
Neste caso, uma plataforma de gestão de escritórios pensada também para o trabalho remoto.
Assim é possível implementar no escritório a realidade home office e aproveitar todos os seus benefícios.
Além disso, um sistema de gestão auxilia na prevenção de eventuais problemas psicológicos causados pela necessidade de supercompensação dos colaboradores remotos.
A digitalização dos documentos precisa ser o primeiro passo. Afinal, somente com todas as informações reunidas em um ambiente seguro é que o home office na advocacia pode acontecer sem grandes desafios.
Softwares como a ADVBOX permitem que todos os dados, documentos e informações dos clientes estejam seguros na nuvem.
Com todas as informações em mãos, os advogados conseguem ter acesso aos processos e atuar a partir de qualquer lugar.
Além disso, gestores dos escritórios de advocacia podem acompanhar as entregas e visualizar o que está sendo realizado, em tempo real.
Essa é uma questão fundamental para quem vai acompanhar a produtividade dos advogados durante as estratégias de implementação do home office.
Aliás, como mencionamos anteriormente, a produtividade precisa ser um ponto de grande atenção durante o home office na advocacia.
Gestão por tarefas: entenda como começar
Da mesma maneira que a digitalização dos documentos precisa ser implementada nos escritórios que vão oferecer a possibilidade de home office, a organização das tarefas também deve ser prioridade.
Fazer a gestão de cada detalhe que está sendo entregue pelos advogados é essencial. Aliás, esse é um ponto importante porque está vinculado à satisfação dos clientes.
Sabe-se que um dos motivos mais recorrentes de perda de processos está vinculado a problemas com a entrega e cumprimento de prazos.
Imagine que, com a ajuda da tecnologia, é possível acompanhar de perto se todos os prazos dos processos de cada cliente estão sendo cumpridos.
A ADVBOX criou uma metodologia exclusiva, chamada Taskscore, que permite aos gestores dos escritórios de advocacia e aos advogados esse acompanhamento direto.
Cada atividade que precisa ser realizada é cadastrada no software e, além de designar a pessoa responsável, ainda recebe uma pontuação.
É a quantidade de pontos que determina a prioridade e importância da realização de cada ação. Ou seja, com isso fica visualmente muito mais fácil entender quais demandas são mais importantes e que têm prazo próximo para se realizar.
Com a organização do escritório por demandas e seus pontos, fica muito mais fácil administrar o home office na advocacia.
Afinal, todos têm a noção exata do que está acontecendo, independentemente do lugar físico onde gestores e advogados estão atuando.
O escritório home office na advocacia e a qualidade de vida
Sabemos bem como não é fácil ser advogado e como a rotina dentro do escritório pode apresentar desafios, mesmo com o home office na advocacia.
Com problemas de produtividade se repetindo no escritório, a desmotivação costuma dar as caras, inclusive para os gestores.
O ambiente de trabalho e as relações entre os colegas podem acabar ficando turbulentas.
Dessa forma, se compromete diretamente o bem estar coletivo, elemento tão decisivo para uma produtividade relevante e duradoura. E uma das soluções possíveis é o escritório home office.
Portanto, lembre-se que o trabalho remoto torna a vida pessoal e profissional dos funcionários bem mais ajustada às suas necessidades.
A sensação de imobilidade e desgaste é substituída por bons resultados, flexibilidade e possibilidade de equilibrar trabalho e vida pessoal.
Teste a ADVBOX gratuitamente
A ADVBOX fornece todos os elementos necessários para implementação do home office na advocacia.
Isso porque ele integra os setores do escritório, oferece análise de desempenho, projeção de métricas e produção em rede.
Assim, mais uma vez, a ADVBOX permite que escritórios saiam na frente aderindo às inovações do mercado de trabalho.
O seu negócio pode fazer parte dessa transformação que vem mudando a vida de milhares de pessoas na atualidade.
Teste gratuitamente durante 7 dias para entender, na prática, como a ADVBOX pode auxiliar com o home office na advocacia.
